CLOUDWATT-BOX POUR BIEN DEMARRER. Vos premiers pas avec Cloudwatt-box

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1 CLOUDWATT-BOX POUR BIEN DEMARRER Vos premiers pas avec Cloudwatt-box

2 Sommaire Introduction Découverte : ce que voient vos invités Accéder à vos espaces Créer et configurer un espace Gérer vos fichiers Utiliser la synchronisation Gérer les utilisateurs Le reporting

3 INTRODUCTION Espaces et utilisateurs : administrateurs, gestionnaires et invités

4 «Espaces» et utilisateurs Compte Cloudwatt-box Admin Gestionnaires L Administrateur crée les Gestionnaires

5 «Espaces» et utilisateurs Compte Cloudwatt-box Admin Gestionnaires Espace Un Le Gestionnaire crée des Espaces Gestionnaire

6 «Espaces» et utilisateurs Compte Cloudwatt-box Admin Gestionnaires Espace Un Le Gestionnaire ajoute des Invités et définit leurs droits : contributeurs ou simples visiteurs Gestionnaire Contributeurs Visiteurs

7 «Espaces» et utilisateurs Compte Cloudwatt-box Admin Gestionnaires Espace Un Les Gestionnaires et Contributeurs mettent à jour les fichiers. Les Visiteurs peuvent seulement les voir ou les télécharger sur leurs postes. Gestionnaire Contributeurs Visiteurs

8 «Espaces» et utilisateurs Compte Cloudwatt-box Admin Gestionnaires Les Espaces sont isolés les uns des autres. Les utilisateurs peuvent être les mêmes ou d autres Espace Un Espace Deux Gestionnaire Contributeurs Visiteurs

9 DECOUVERTE: CE QUE VOIENT VOS INVITÉS L espace de partage de l invité Visualiser des documents Visualiser des images Télécharger des fichiers (vers son poste)

10 Découverte : ce que voient vos invités Comment vos invités voient vos espaces Disposition simple avec 3 zones principales : entête, navigation et contenu 1. En-tête personnalisable 2. Barre de navigation 3. Recherche Fichiers et dossiers partagés 5. Cliquer sur le nom du fichier pour le visualiser 6. Mini-icônes pour télécharger ou sélectionner Cliquer sur les aperçus pour voir les versions 7

11 Découverte : ce que voient vos invités Visualiser les documents Cliquer sur le nom du document pour le visualiser dans le navigateur La visionneuse en ligne de Cloudwatt-box permet la vue multi-pages, le zoom et la recherche plein texte, La visualisation en ligne peut être activée ou désactivée. Les documents Office, TIFF (fax) et PDF sont immédiatement convertis dans un format visualisable. 1. Zoom avant/ arrière, 2. Navigation de la page 3. Recherche de texte Teddy-Riner.pdf 1 2 3

12 Découverte : ce que voient vos invités Visualiser des images Cliquer sur le nom de l image pour la visualiser en ligne Diaporama des images listées dans une visionneuse intégrée à la page Les fichiers photoshop sont immédiatement convertis afin d être visionnables également 1. Naviguer entre les images 2. Démarrer et mettre en pause le diaporama Teddy-Cloudwatt-box.jpg 1 2

13 Découverte : ce que voient vos invités Télécharger des fichiers Cliquer sur les mini icônes pour les téléchargements individuels Selection multiple de fichiers pour téléchargement dans un fichier zippé Les dossiers peuvent être inclus et seront zippés de la même façon

14 ACCEDER A VOS ESPACES L onglet Espaces pour les Gestionnaires

15 Accéder à vos espaces L onglet Espaces pour les Gestionnaires L onglet Espaces montre la liste des espaces auxquels vous avez accès En tant qu Admin, vous pouvez visualiser la liste des espaces du compte 1. Gérez et accédez à tous vos espaces depuis cet onglet 2. Créez un nouvel espace 1 2

16 AJOUTER ET PARAMETRER UN ESPACE Créer un nouvel espace Les onglets des espaces Définir les permissions et autres paramètres Personnaliser l espace

17 Ajouter et paramétrer un espace Créer un nouvel espace De nouveaux espaces peuvent être ajoutés par n importe quel Gestionnaire Tout autre Gestionnaire invité dans un espace en devient co-gestionnaire Créer un nouvel espace en cliquant sur le bouton Créer dans l onglet Espaces 1. Tapez le nom de l espace et ajoutez une description si vous le souhaitez 1 2. Choisissez la taille de l espace afin de maîtrise votre quota global 2

18 Ajouter et paramétrer un espace Les onglets d un espace Lorsque vous êtes connecté en tant que Gestionnaire, les onglets sont affichés dans l entête : Fichiers : gérer le contenu d un espace Partage: inviter et gérer les invités et autres gestionnaires de l espace Réglages : définir l apparence visuelle, les droits d accès et les tags Rapports : accéder au tableau de bord et aux rapports d activités Admin: retourner au niveau du compte, où vous pouvez visualiser la liste des espaces et en ajouter de nouveaux

19 Ajouter et paramétrer un espace Définir les permissions et autres réglages Cliquez sur l onglet réglages 1. La fréquence des notifications peut être modifiée par chaque utilisateur dans son profil (via un clic sur le nom de l utilisateur en haut et à droite des pages) 1 2. Le téléchargement peut être désactivé pour n autoriser que la visualisation en ligne 3. Vous pouvez autoriser les utilisateurs contributeurs à envoyer des liens de téléchargements publics, avec une période limitée de validité 4. Activer la synchronisation automatique et l accès smartphone Afficher les conditions d accès à votre espace

20 Ajouter et paramétrer un espace Personnaliser l espace Vous pouvez changer l apparence visuelle de l espace en quelques clics Si vous changez les réglages visuels au niveau du compte (onglet Admin puis onglet Réglages ) ils seront appliqués par défaut aux nouveaux espaces. 1. Vous pouvez personnaliser l espace avec un logo 1 2. Et une couleur d arrière plan 2

21 GÉRER LES FICHIERS Télécharger des fichiers Ajouter et accéder aux dossiers Opérations sur les fichiers Recherche de fichiers

22 Gérer les fichiers Ajouter des fichiers Accédez au téléchargement en cliquant sur Ajouter des fichiers 1. Parcourez votre ordinateur pour y sélectionner vos fichiers 2. Cliquez sur envoyer 3. La fenêtre de chargement présente l évolution du téléchargement Les documents sont automatiquement convertis pour être visionables en ligne. Des vignettes d aperçu sont générées dans différentes tailles

23 Gérer les fichiers Ajouter et accéder aux dossiers Une arborescence des fichiers est affichée dans la barre latérale dès l ajout d un nouveau dossier 1 - Ajoutez un dossier en cliquant sur le bouton Nouveau dossier 2 - Ouvrez un dossier en cliquant sur son nom 1 2

24 Gérer les fichiers Opérations sur les fichiers Sélectionnez les fichiers en cliquant sur la mini-icône de sélection, ou bien n importe où sauf sur le nom et l aperçu Les opérations disponibles apparaissent dans le panneau du bas de page : Si vous avez sélectionné un seul fichier, vous pouvez le renommer en cliquant sur son nom dans le panneau. Vous pouvez changer les tags et statuts, modifier, copier, déplacer, télécharger ou envoyer un lien de téléchargement pour un ou plusieurs fichiers en même temps.

25 Gérer les fichiers Rechercher des fichiers 1/2 Recherche simple : tapez dans le champ de recherche en haut et à droite de la zone principale, ou cliquez sur les tags dans la barre latérale : Lorsque vous visualisez les résultats d une recherche simple, vous pouvez combiner plusieurs critères supplémentaires en cliquant sur le lien modifier les critères

26 Gérer les fichiers Rechercher des fichiers 2/2 Le panneau de recherche vous permet d ajouter des critères supplémentaires. Vous pouvez aussi sauvegarder vos recherches pour un accès ultérieur, via les VUES de la barre latérale.

27 UTILISER LA SYNCHRONISATION Synchronisation sous Windows - Installation et connexion - Menu du client de synchronisation - Accès à votre compte Synchronisation sous Mac OSX - Installation et connexion - Menu du client de synchronisation - Accès à votre compte

28 Utiliser la synchronisation sous WINDOWS Installation et connexion Rendez-vous sur et téléchargez le client Cloudwatt-box adapté à votre système d exploitation (Windows 7, Vista, XP) Installez l application Une fois l application installée, une boite de dialogue s affiche. Entrez le même et mot de passe utilisés pour l application Web.

29 Utiliser la synchronisation sous WINDOWS Le menu du client de synchronisation Lorsque le client est actif, l icône Cloudwatt-box s affiche dans la barre de notifications en bas de l écran Si vous ne le voyez pas, cliquez sur le petit triangle pour afficher les icônes masquées; vous pouvez cliquer sur Personnaliser pour l afficher de manière permanente: Faites un clic droit sur l icône afin d ouvrir le menu du client de synchronisation. Si vous utilisez un proxy, vous pouvez configurer votre connexion en modifiant les Préferences :

30 Utiliser la synchronisation sous WINDOWS Accéder à votre compte Cloudwatt-box Votre compte Cloudwatt-box apparait en tant que lecteur réseau dans l explorateur de fichiers Windows (ou dans Mes Documents) Les nouveaux «espaces» peuvent uniquement être ajoutés par le biais de l application Web, mais vous pouvez ajouter des dossiers dans un «espace» existant, déplacer, modifier, mettre à jour, renommer, supprimer et copier des fichiers: toutes vos opérations seront synchronisées avec votre compte et les autres utilisateurs.

31 Utiliser la synchronisation sous MAC OSX Installation et connexion Rendez-vous sur et téléchargez le client Cloudwatt-box adapté à votre système d exploitation (Mac OSX) Installez l application Une fois l application installée, une boite de dialogue s affiche : Entrez le même et mot de passe utilisés pour l application Web.

32 Utiliser la synchronisation sous MAC OSX Le menu du client de synchronisation Lorsque le client est actif, l icône Cloudwatt-box s affiche dans la barre de menu en haut de l écran Cliquez l icône afin d ouvrir le menu du client de synchronisation. Si vous utilisez un proxy, vous pouvez configurer votre connexion en modifiant les Préferences :

33 Utiliser la synchronisation sous MAC OSX Accéder à votre compte Cloudwatt-box Votre compte Cloudwatt-box apparait en tant que dossier dans l explorateur de fichiers Mac OSX, le «Finder». Les nouveaux «espaces» peuvent uniquement être ajoutés par le biais de l application Web, mais vous pouvez ajouter des dossiers dans un «espace» existant, déplacer, modifier, mettre à jour, renommer, supprimer et copier des fichiers: toutes vos opérations seront synchronisées avec votre compte et les autres utilisateurs.

34 GÉRER LES PARTICIPANTS Inviter de nouveaux participants Gérer les participants

35 Inviter des participants dans votre espace Inviter des participants Partagez vos espaces avec vos collègues, prestataires ou autre 1 1. Entrez dans la zone de partage avec l onglet idoine 2. Invitez des participants 2 3. Indiquez les s et noms complets de vos invités 4. Choisissez leur niveau de participation. N auront-ils accès qu en lecture de document ou seront-ils contributeurs de l espace? 3 4

36 Gérer les participants Inviter de nouveaux participants Ciquez sur l onglet Partage, puis sur le bouton Inviter des participants Importez ensuite des utilisateurs d un autre espace, ou tapez simplement leur (le nom est optionnel), et décidez s ils sont Visiteurs (lecture seule) ou Contributeurs:

37 Gérer les participants Gérer les participants L onglet Partage affiche la liste des participants d un espace Cliquez sur le nom du participant pour afficher plus d information. 2. Vous pouvez modifier les droits d accès des invités à tout moment. 3. Cliquez sur Retirer l accès afin de supprimer le droit d accès à l espace. 4. Les visiteurs et contributeurs sont indiqués comme étant des invités. Les gestionnaires ont tous les droits sur l espace. Les Admin sont des gestionnaires spéciaux, qui peuvent en plus ajouter de nouveaux gestionnaires (Les gestionnaires sont ajoutés à l aide de l onglet Utilisateurs au niveau du compte - cliquez sur l onglet Admin pour y accéder depuis l espace ).

38 RAPPORTS Accéder aux rapports Le tableau de bord Utilisation des espaces Historique des fichiers Audit d activité

39 Rapports Accéder aux rapports Accédez au compte (Onglet Admin ) si vous êtes dans un espace et cliquez sur l onglet Rapports : Chaque lien du volet latéral donne accès à un rapport différent : tableau de bord, utilisation des espaces, historique des fichiers et audit d activité

40 Rapports Le tableau de bord 1. Définir la période des graphiques en barres (semaine, mois, semestre, année) et spécifier les espaces ou la totalité du compte 2. Le premier diagramme à barres montre les quantités de fichiers transférés Le second diagramme à barres affiche les volumes de données transférés 3 4. Le premier diagramme circulaire permet de visualiser l activité par contributeur 5. Le second diagramme circulaire montre l espace utilisé par espace 4 5

41 Rapports Utilisation des espaces Le rapport sur l utilisation des espaces donne une information générale sur chacun des espaces 1. Cliquez sur le nom d un espac e pour accéder à une information détaillée sur le nombre et le volume de fichiers transférés par mois 2. Nombre d invités et de gestionnaires La barre est rouge lorsque 80% de la capacité d un espace est utilisée 4. Passez votre souris sur la ligne pour voir cette icône qui permet aux administrateurs de modifier la capacité de l espace 3 4

42 Rapports Historique des fichiers Le rapport des fichiers présente le cycle de vie de chaque fichier (versioning et historique d accès) 1. Multiples critères de sélection 2. Emplacement, nom, taille, versions, nombre d opérations de téléchargements et de visualisation L aperçu n est pas disponible afin de préserver la confidentialité des contenus 4. L historique des versions et les opérations de visualisation et de téléchargements est accessible via les liens correspondants 4

43 Rapports Audit d activité Accédez ici à l information la plus détaillée de l activité de chaque espace 1. Filtrer l audit par événement, espace, utilisateurs et dates 1 2. La légende et la couleur affichées indiquent la catégorie de l événement 2 3. Développez l événement en cliquant sur la ligne 3 4. Cliquez sur le nom du fichier pour afficher son historique dans le rapport correspondant 4

44 MERCI