LIVRET D ACCOMPAGNEMENT DU TUTEUR

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1 LIVRET D ACCOMPAGNEMENT DU TUTEUR Nom de l étudiant(e) : Structure d accueil : Nom du tuteur : STAGE BTS AM Lycée Marie Curie 70 avenue de Paris VERSAILLES

2 Documents consultables sur le site du lycée Formation dispensée Assistant Manager o Fiche filière Stages STS o Livret d accompagnement du tuteur o Convention de stage o Textes officiels sur les périodes en entreprise o Modalités des conventions de stage en entreprise o Préambule à la charte des stages étudiants en entreprise o Charte des stages en entreprise Résultats aux examens Sections de Techniciens Supérieurs o Résultats au BTS Assistant de Direction 2004 à 2008 Page 1

3 Les intervenants Lycée Représenté par Monsieur Le Proviseur Etudiant Nom :.. Prénom :... Adresse :... CP / / / / / / Ville :... Téléphone / / / / / / Portable / / / / / / Courriel :... Structure d accueil Nom :... Adresse :... CP / / / / / / Ville :... Tuteur Nom :.. Fonction :... Téléphone / / / / / / Portable / / / / / / Courriel :... Responsables pédagogiques Françoise BERGER Francoise.Berger@ac-versailles.fr Michelle LANFRANCHI Michelle.Lanfranchi@ac-versailles.fr Chef De Travaux Tertiaires En charge des relations avec les entreprises Jean-Pierre MAILLET ctx s@ac-versailles.fr Fax : Page 2

4 Quel est le rôle des intervenants? L étudiant S adapte à la culture d entreprise de la structure d accueil le plus rapidement possible. Connaît avec précision les missions à mener dans le cadre du stage. Informe le tuteur de son niveau de connaissances et des difficultés rencontrées. Fait preuve d initiatives et assume progressivement les responsabilités qui lui sont confiées par le tuteur. Comprend le lien entre les missions et les compétences à acquérir. S engage à ne pas diffuser les informations confidentielles. Le tuteur Propose au stagiaire des activités représentatives du référentiel d activités professionnelles et du niveau d exigences du diplôme. Diffuse ses savoirs et savoir-faire, s assure de leur compréhension et de leur mise en œuvre. Rencontre régulièrement le stagiaire afin de connaître l avancement des missions et définir les points à approfondir. Confie au stagiaire des responsabilités avec progressivité. Prend en compte les initiatives du stagiaire, les suscite et les encadre. Assure une co-responsabilité de formation en partenariat avec les responsables pédagogiques. Informe les responsables pédagogiques des difficultés rencontrées. Evalue les compétences acquises par l étudiant pendant le stage. L équipe pédagogique Encadre, conseille, met en cohérence et coordonne les différentes modalités d appropriation des compétences et des savoirs. Assure une co-responsabilité de formation en partenariat avec le tuteur. Vérifie l adéquation des missions confiées à l étudiant avec le référentiel. Evalue les compétences et les savoirs acquis par l étudiant au cours du stage. Le chef de travaux Coordonne les relations entre les intervenants internes et externes de l établissement. Page 3

5 Pour quelle structure d accueil? L Assistant(e) de Manager exerce son activité au sein de tout type d organisation (entreprises, associations, administrations et autres organismes publics et privés, nationaux ou internationaux). L Assistant(e) de Manager exerce ses fonctions auprès d un responsable, d un cadre ou d une équipe (un service, un projet, un groupe de travail). Il exerce principalement : Des activités de soutien (collaborer avec le manager) Des activités déléguées (seconder le manager) Des activités ponctuelles d encadrement Page 4

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7 Actions pouvant être confiées au stagiaire dans le cadre du stage Recueillir des consignes de travail du manager Rendre compte, informer, faire le point avec le manager Instaurer et entretenir la relation avec le(s) manager(s) Accueillir et informer en français et en langues étrangères Créer, entretenir et activer un réseau relationnel (à l interne, à l externe, à l international) Identifier un problème ou un besoin et proposer des solutions Assurer la gestion électronique des données (GED) Assurer la gestion administrative des ressources humaines Gérer une réunion Animer un travail collaboratif Installer les conditions favorables d un climat de travail de groupe Négocier en langues française et étrangères Organiser un événement Page 6

8 Les stages en milieu professionnel Modalités 2 périodes de stage (12 semaines) Obligation d un stage à l étranger ou dans un environnement international (service export ) impliquant l usage d une langue étrangère. Les stages à l étranger doivent permettre de donner un aperçu des spécificités culturelles, langagières et organisationnelles de l activité de l Assistant(e) de Manager. Le stage de 1 ère année (mai-juin) doit être une opportunité pour les étudiants d être confrontés, ne serait-ce que par l observation, à des activités déléguées simples, inhérentes au métier d assistant. Le stage de 2 ème année (novembre-décembre) est un moment privilégié pour prendre en charge un dossier spécialisé sous le contrôle d un tuteur dans un service des Ressources Humaines, Commercial, Juridique, de Communication L étudiant pourra ainsi approfondir ses connaissances et mettre en œuvre les compétences acquises. Chaque période de stage fait l objet d une convention entre l établissement scolaire fréquenté par l étudiant et la structure d accueil. Cette convention est établie conformément aux dispositions en vigueur (cf. support à consulter sur le site du lycée). Page 7

9 Objectifs Acquérir et/ou approfondir des compétences professionnelles en situation réelle de travail. Améliorer la connaissance du milieu professionnel. Mettre en œuvre des méthodes d observation et d analyse. Le but de ces stages est de permettre aux étudiants de s imprégner de contextes organisationnels et informationnels, en observant et en agissant dans des situations de travail concrètes. Ces situations doivent intégrer : une dimension managériale une dimension technique une dimension relationnelle Les stages doivent permettre de : Construire une image représentative du métier Développer des compétences professionnelles Adopter un comportement relationnel adapté à un contexte donné Réaliser des activités mobilisant les connaissances et les compétences citées dans les finalités du référentiel d activités professionnelles Appréhender les spécificités culturelles, langagières, organisationnelles de l activité de l assistant à l étranger ou dans un contexte international Se repérer et agir au sein d un système réel d information Faire face aux aléas et imprévus qui caractérisent la plupart des situations de travail rencontrées par l assistant Se familiariser avec une situation de communication professionnelle dans ses différentes dimensions Contribuer aux activités du Manager Les stages doivent conduire l étudiant à gérer ou observer 4 situations de communication, dont 2 en langue étrangère. Page 8

10 Evaluation A la fin du stage, une attestation, précisant les dates et la durée du stage est remise à l étudiant ou transmise au(x) responsable(s) pédagogique(s) par le responsable de la structure d accueil (ce document sera transmis ultérieurement). Le tuteur sera amené à évaluer le stagiaire, en complétant le bilan des aptitudes et compétences mobilisées par l étudiant (document joint au livret). Les stages servent de support direct à deux épreuves professionnelles évaluées en CCF (Contrôle en Cours de Formation) : - Communication professionnelle en français et en langue étrangère - Action professionnelle Ces épreuves orales se dérouleront dans l établissement de formation, dans le courant de la 2 ème année. Pour la constitution des jurys d interrogation, la présence de professionnels est conseillée. Les responsables pédagogiques ou le Chef De Travaux seront amenés à vous solliciter. Par ailleurs, l étudiant doit compléter un livret informatique, au cours des deux années de formation. Ce document est le support permettant la certification des compétences informatiques et bureautiques et sera évalué à l examen. Les compétences mobilisées dans le cadre de situations professionnelles réelles, peuvent être déclarées dans le livret informatique. A ce titre, il peut constituer un instrument de liaison avec le tuteur et ainsi permettre un complément de formation. Page 9

11 SOMMAIRE Documents consultables sur le site du lycée P. 1 Les intervenants P. 2 Quel est le rôle des intervenants? P. 3 Pour quelle structure d accueil? P. 4 Les compétences à développer par l étudiant P. 5 Actions pouvant être confiées au stagiaire P. 6 Le stage en milieu professionnel Modalités P. 7 Objectifs P. 8 Evaluation P. 9 Evaluation du stage : bilan des aptitudes et compétences

12 EVALUATION DU STAGE Document à compléter par le tuteur de stage Bilan de stage établi par Mme ou M Fonction : Structure d accueil : Nom Prénom de l étudiant : BILAN DES APTITUDES ET COMPETENCES INDICATEURS D EVALUATION Qualités comportementales Intégration en milieu professionnel Présentation (comportement tenue) Motivation Réactivité Créativité Dynamisme Confidentialité Disponibilité Investissement degré d implication Sens de l effort Persévérance Confiance en soi Curiosité ouverture d esprit Comportement non verbal Assiduité - ponctualité Qualités relationnelles Adaptabilité Amabilité Patience Pondération Résistance au stress Qualités langagières Qualités langagières écrites en français Qualités langagières écrites en langue étrangère Qualités langagières orales en français Qualités langagières orales en langue étrangère Niveau de culture générale

13 INDICATEURS D EVALUATION Qualités organisationnelles Autonomie Responsabilité Rigueur Méthode Anticipation Prise d initiatives Organisation dans son travail Efficacité dans son travail Conviction Force de propositions Prise en compte et respect des consignes et des contraintes Ecoute (respect des conseils et des remarques) Respect des objectifs Prise de recul Esprit d analyse Esprit critique Réflexivité Pertinence des choix Mise en place d une démarche Qualité du travail Capacité de travail Gestion du temps Faculté d adaptation Aptitude au travail en équipe Autres observations du tuteur : Conseils pour progresser : Tampon de la structure d accueil Signature du Tuteur A le