Pour vous aider, consultez le guide : «Comment enquêter dans les entreprises et passer les barrages».

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1 Comment contacter une entreprise, un employeur par téléphone? Savoir contacter avec habileté un employeur par téléphone, vous permet : d accéder à des emplois pour lesquels l embauche se fait souvent par contacts téléphoniques, d utiliser un moyen de communication plus direct qu une lettre et de «décrocher» un entretien plus sûrement, d avoir tout de suite une réponse et parfois de précieux éléments d information. L essentiel à retenir Contacter des entreprises par téléphone peut être très efficace. Le téléphone permet : d'avoir un contact direct, de présenter les arguments de votre candidature, d avoir en même temps les réactions de votre interlocuteur. L usage du téléphone suppose une technique Il faut vous y préparer. Vous pouvez vous entraîner. Pour vous aider, consultez les pages: "Comment contacter avec succès un employeur par téléphone?", et l exercice "préparez vous". Quels sont les inconvénients ou les raisons d avoir peur du téléphone? 1. Cela va très vite, vous devez «être bon» d emblée. D'où la nécessité de vous préparer. 2. Vous avez peur de déranger, d être éconduit, rejeté. Il vous faut être «prêt à tout». 3. Vous craignez même de ne pas arriver à joindre votre interlocuteur. «Passer les barrages» s apprend. Pensez à : être souriant, expliquer votre démarche de façon nette et brève, transformer les secrétaires et standardistes en alliés : par le ton respectueux, la considération, l humour... En cas d obstacle, proposez une alternative : «Est-ce mieux de l appeler en fin d après-midi ou tôt le matin?» «Sera-t-il plus disponible jeudi, ou vendredi?» 1

2 Pour vous aider, consultez le guide : «Comment enquêter dans les entreprises et passer les barrages». Préparez soigneusement votre entretien téléphonique Assurez-vous de disposer de toutes les informations nécessaires : le nom de la personne à appeler, sa fonction, des précisions sur l entreprise (activité, taille, implantation...), les contacts précédents que vous avez eus, le nom de la personne qui vous a donné les coordonnées, etc. Mettez-vous dans les conditions optimales de concentration, et de confort Ayez, avec vous, par écrit : des formules pour «accrocher», retenir tout de suite l attention, des formulations pour présenter votre argumentaire, des réponses possibles aux questions que vous pouvez prévoir. L'objectif de votre prise de contact par téléphone, c'est un rendez-vous pour un entretien. Cependant votre interlocuteur va peut-être vous proposer un poste immédiatement!... Posez-lui alors deux ou trois questions, proposez-lui une rencontre après un temps de réflexion. Conseils pratiques Gardez une trace de vos appels, tenez à jour des fiches ou un cahier : pour noter les informations obtenues, pour savoir quand il est préférable d'appeler, pour respecter les délais annoncés avant le contact suivant, afin de ne pas oublier de «relancer». Pour en savoir + Que représente le téléphone pour un employeur? Un outil quotidien aux qualités indiscutables Facile d utilisation. Rapide. Economique : le téléphone évite des déplacements, des voyages. Interactif : les deux interlocuteurs échangent, en temps réel, et peuvent négocier, décider. Souple : pendant une conversation téléphonique, rien n empêche d écrire, de consulter un document, un écran. 2

3 Convivial : le téléphone permet un vrai contact ; la voix, le sourire, les intonations «passent». Toutes ces raisons expliquent pourquoi les entreprises utilisent cet outil dans leurs procédures de recrutement. L'usage du téléphone dans les procédures de recrutement. Les employeurs se servent du téléphone à divers stades d'une procédure de recrutement et notamment pour : 1. Prendre des rendez-vous avec les candidats sélectionnés. 2. Demander un complément d informations à un candidat dont le courrier est jugé intéressant. 3. Recevoir des candidatures spontanées. Lorsque des candidats appellent pour proposer leurs services, l accueil qui leur est réservé varie selon : la taille et les habitudes de l entreprise contactée, le choix des responsables concernés, la période de l année, la charge de travail Et même, parfois, mener l entretien d embauche. Comment les appels téléphoniques sont-ils traités? Parfois, les appels sont «filtrés» par les secrétaires. Le décideur a déterminé à l avance les appels auxquels il souhaite répondre. La secrétaire peut cependant juger bon de lui passer certains appels, par exemple ceux de candidats pouvant intéresser l entreprise... Certains décideurs prennent, en revanche, les communications sans connaître la personne qui appelle : ils pensent ainsi pouvoir gagner du temps (plutôt que de devoir répondre à un courrier, par exemple...). Comment contacter avec succès un employeur au téléphone 1. Utilisez efficacement les 20 premières secondes Ayez un ton aimable, souriant et dynamique. Saluez, nommez-vous, et donnez une brève information à votre sujet : «J appelle de la part de Madame Y...» «Je sais que vous cherchez en ce moment un (...).» «Nous nous étions rencontrés lors de la (réunion, manifestation professionnelle).» «Je travaillais jusqu à ces derniers mois chez Z..., votre fournisseur en (...).» Vérifiez que votre interlocuteur est le bon : «Vous êtes bien le responsable du personnel?» «Vous dirigez bien l agence de (...)?» «Vous vous occupez bien des recrutements de (...)?» 3

4 Expliquez brièvement l objet de votre appel : «J aimerais vous rencontrer pour discuter avec vous de vos projets de développement et de la façon dont je peux vous aider.» «Je souhaiterais vous présenter mon expérience qui, je crois, peut intéresser votre service de (...).» «Vous cherchez un collaborateur pour faire face au succès de votre (...), et je pense pouvoir être ce collaborateur.» 2. Suscitez l'intérêt de votre interlocuteur Utilisez le «vous», «votre», «vos». Donnez des preuves. Montrez que vous avez déjà des renseignements sur votre interlocuteur, son entreprise. «Au dernier salon de (...), votre stand m a frappé par (...).» «Quand je passe devant votre boutique, je constate que vous (...).» «Vos petites annonces publiées régulièrement dans (...) montrent que votre (...).» «Dans votre publicité sur (...), vous expliquez que vous (...).» Montrez que vous connaissez et que vous comprenez la situation, les besoins, les problèmes de l entreprise. «Les nombreuses commandes de X... doivent (...).» «Le succès de votre (...) exige sûrement (...).» Faites parler votre interlocuteur tout de suite. Posez-lui des questions et ne monopolisez pas la conversation. «Votre équipe est-elle au complet actuellement?» «Avez-vous trouvé l assistant(e) de votre (...)?» «Pour continuer à vous développer, n allez-vous pas investir dans (...)?» Pour vous aider, consultez le guide : «Comment réussir un entretien» Soyez vigilant et attentif au ton des réponses. Si vous sentez que vous dérangez, proposez une alternative, sans être agressif. «Je ne veux pas abuser de votre temps, mais pourrions-nous poursuivre cette conversation... plutôt ce soir ou demain matin?» «Votre temps est sûrement précieux... A quel moment pourrais-je vous rappeler : cette semaine ou la semaine prochaine?» 3. Présentez de façon dynamique quelques arguments forts N'entrez pas dans les détails : donnez à l autre l envie d en savoir plus. Donnez des faits, des actions menées, des résultats obtenus, des missions réussies, etc. Pour vous aider, consultez le guide : 4

5 «Comment trouver de bons arguments à sa candidature». 4. Concluez en gardant l'initiative Evoquez l intérêt d une rencontre entre votre interlocuteur et vous-même. Proposez les modalités du prochain contact. «Je serai de passage à (...) dans une quinzaine de jours. Je me permettrai de vous appeler à ce moment-là.» «En attendant de pouvoir vous rencontrer, je vous envoie mon C.V.. Je vous recontacterai dans quelques jours. Par exemple, à la fin de la semaine prochaine?» Remerciez de l attention accordée. Les erreurs à éviter Etre prêt à raccrocher au moindre obstacle, à la moindre résistance. Etre discourtois ou hostile avec les standardistes et les secrétaires. Parler plusieurs secondes d affilée sans donner l occasion à votre interlocuteur de s exprimer. Parler uniquement de vous. Hésiter, vous excuser, donner à votre interlocuteur l impression que vous ne savez pas ce que vous voulez. Employer des formulations trop timides. «J espère que je ne vous dérange pas!...» «Est-ce que vous voudriez bien m accorder un rendez-vous?» Expliquer longuement le motif de votre appel, sans être sûr de vous adresser à la bonne personne. Parler très vite, d un seul trait, comme pour vous débarrasser d une corvée. Raccrocher sans avoir fixé avec votre interlocuteur le moment du prochain contact. Les sept règles d or 1. Téléphonez au calme, bien installé, avec de quoi noter à portée de main. 2. Ayez, avec vous, quelques formules à utiliser et les principaux arguments à exposer. 3. Soyez dans une situation de dialogue : parlez, mais faites parler aussi. Ecoutez attentivement. 5

6 4. Exposez aux secrétaires qui vous êtes et pourquoi vous appelez, en très peu de mots mais avec chaleur. 5. Profitez des tous premiers instants de la conversation pour formuler des phrases «accrocheuses». Parlez à votre interlocuteur de son entreprise. 6. Incitez votre interlocuteur à répondre, par des questions précises et par des propositions d alternatives. «Préférez-vous (...) ou (...)?» 7. Enoncez clairement ce que vous voulez (un rendez-vous...) et annoncez le délai pour le prochain contact dont vous prendrez l initiative. Préparez-vous Vous êtes maintenant en mesure de préparer efficacement votre premier appel téléphonique. Voici une grille pour vous aider Nom de la personne à appeler :... N de tél :... Fonction :... Nom de la personne de la part de qui vous appelez :... ou origine du contact, précédente rencontre :... Formules d introduction adaptées : Formules pour argumenter : Rendez-vous pris le :... à :... Lieu :... avec M. ou Mme :... Conclusion :... Rappeler le :... plutôt vers :... Envoyer :

7 Aide-mémoire Avant de décrocher le combiné Je suis dans un endroit calme et je ne vais pas être dérangé. L heure pour appeler me paraît favorable (ou bien, c est l heure que l on m a conseillée). J ai de quoi noter (papier, stylo) et mon agenda. J ai préparé mes arguments, et des formules que je pourrai utiliser pour «accrocher», rebondir. J ai le nom et la fonction de la personne que j appelle. J ai en tête le nom de la personne qui m a conseillé d appeler, je sais comment j'ai obtenu le nom de mon interlocuteur. Si j'en éprouve le besoin, je m'entraîne avant (avec un magnétophone, des amis...). J ai des informations précises sur l entreprise que j appelle. Je me prépare à demander un rendez-vous, c est mon but. Attention Si un seul de ces éléments fait défaut, mieux vaut appeler plus tard, en mettant toutes les chances de votre côté. 7

8 Faites le point Vous avez suivi les conseils de ce guide. Vos premiers contacts téléphoniques ont eu lieu. Qu en pensez-vous? Evaluation Votre opinion oui non pas tout à fait 1. Mon «accroche» s est révélée efficace : mes interlocuteurs ont réagi avec intérêt. 2. J ai pu parler facilement de ce qui intéressait mes interlocuteurs : ils ont visiblement apprécié mon niveau d information. 3. J ai senti que mon ton «sonnait» juste, j étais à l aise, ou à peu près. 4. J ai trouvé le bon moment pour glisser mes arguments. 5. Mes interlocuteurs m ont relancé, m ont questionné à leur tour. 6. Face à des petits obstacles ou à des objections, j ai trouvé des réponses adaptées. 7. L objet de mes appels me paraît avoir été bien compris, et bien ressenti. 8. A la fin de l entretien téléphonique, c est moi qui ai gardé, à chaque fois, l initiative du prochain contact. Demandez l avis d une personne de votre entourage qui vous écoute en silence 9. Le rythme des conversations était bon : ni trop hésitant, ni trop pressé. Les interlocuteurs ont pu parler eux aussi sans fermer la discussion. 10. Les conversations ont été de vrais échanges : les employeurs ont dû sentir quelqu un de dynamique, convaincant. 8

9 Quelles conclusions tirez-vous de votre évaluation? Vous et votre «témoin» avez répondu «oui» à la plupart des questions. votre utilisation du téléphone est de qualité. Pensez maintenant aux entretiens en «face à face». Lisez le guide : «Comment réussir un entretien» Vos réponses ont parfois été hésitantes, («non» ou «pas tout à fait») mais votre témoin a été, lui, positif. Vous n'êtes pas encore à l'aise au téléphone mais vous parvenez à «donner le change». Lisez le guide : «Comment enquêter dans les entreprises et passer les barrages» Votre témoin a été hésitant lui aussi. N'hésitez pas à vous faire aider. Retravailler ce guide. Demandez conseil à un professionnel de la Direction de l Emploi 9

10 Comment faire des candidatures spontanées? Entreprendre des démarches spontanées vous permet : d avoir accès à des postes pour lesquels les recrutements se font rarement par annonce, de vous faire connaître des entreprises qui ont un besoin mais n ont pas encore entamé une procédure de recrutement, de multiplier vos chances de trouver un emploi. L essentiel à retenir Vos démarches spontanées de recherche d emploi ont toutes les chances d aboutir si vous savez : - ce que fait l entreprise, sa taille, son organisation, ses problèmes, ses projets, etc., - à qui vous adresser, c est--dire repérer le meilleur interlocuteur, son nom, sa fonction, ses horaires ou rythmes de présence dans l entreprise, - à quel besoin concret de l entreprise vos compétences peuvent répondre. Les sources d information sont nombreuses et variées. Pensez en particulier : - à l accueil de l entreprise elle-même (standardistes, hôtesses, secrétaires), - aux centres de documentation et aux lieux qui peuvent vous fournir des informations sur les entreprises (Chambre de Commerce, fédérations et syndicats professionnels), - à vos relations. Vous pouvez ainsi : - adapter vos messages à vos interlocuteurs et donc les personnaliser, - déterminer la forme la plus efficace de votre démarche spontanée auprès de chaque entreprise : envoi d un courrier, d un fax, d une carte de visite, appel téléphonique, rencontre (visite, porte-à-porte...), présentation de travaux, projets, dossiers, maquettes, plans... Choisissez la façon de faire acte de candidature : 10

11 dans laquelle vous êtes le plus à l aise, adaptée au secteur professionnel, au domaine d activité qui vous intéresse, en cohérence avec votre message, ce que vous voulez mettre en avant : votre dynamisme, vos capacités rédactionnelles, vos réalisations antérieures... avec l objectif de toucher directement l interlocuteur souhaité. Une démarche de candidature spontanée est une entrée en contact. Elle vous permet d en savoir plus sur l entreprise, sur ses besoins, sur l intérêt éveillé par votre candidature dans ce secteur, etc. Elle peut être la première étape vers d autres démarches : - rencontrer ou appeler une autre personne, - contacter une autre agence, une filiale, - modifier C.V. ou documents pour mieux adapter votre candidature auprès des entreprises du même type. Elle doit être suivie d une relance : appel téléphonique envoi d un C.V., d une pièce complétant votre dossier, d une lettre de motivation... prise de rendez-vous auprès d un secrétariat Les candidatures spontanées dans un processus de recrutement Comment présenter vos candidatures spontanées et explorer ainsi le marché caché? Il existe diverses façons de faire acte de candidature auprès d une entreprise : le porte-à-porte, les visites ou contacts dans le cadre de salons professionnels, expositions, réunions..., l appel téléphonique, l'envoi d une lettre personnalisée (par courrier, par fax), l envoi d un dossier de candidature (C.V. + lettre), le dépôt d une carte de visite, d un dossier montrant des réalisations..., le message sur Internet, le mailing (envoi en nombre d un même courrier à plusieurs entreprises), la cassette audio ou vidéo, la publication de son profil professionnel ou de sa demande d emploi (dans la presse, par Minitel, Internet), la recommandation, la mise en contact par un tiers. Près d une embauche sur deux se fait hors du marché ouvert C est la preuve que les entreprises sont sensibles à des démarches spontanées, qu elles ne les traitent pas comme un démarchage pénible et inopportun. Beaucoup d entre elles comptent même sur ces candidatures afin de pourvoir une partie de 11

12 leurs postes. Lorsqu une entreprise reçoit une candidature spontanée, elle a un a priori plus favorable sur la motivation du candidat, et elle perçoit mieux les atouts qu il lui présente. Que font les entreprises des candidatures spontanées qu elles reçoivent? Plusieurs cas de figures et plusieurs attitudes peuvent se présenter. 1.La candidature correspond à un emploi pour lequel - l entreprise est en cours de recrutement, cette candidature est alors intégrée aux autres. - l entreprise a un projet de recrutement, la candidature est mise de côté en attendant. U ne rencontre se fera peut-être plus tard ou bien le candidat est reçu «pour voir». 2.La candidature est séduisante par son originalité (compétences rares, parcours atypique...), une idée qu elle donne à l entreprise (monter un nouveau service, ouvrir un nouveau site, développer un produit...). Le candidat est reçu «pour voir». 3. La candidature n intéresse pas l entreprise. erreur de ciblage, candidat «surdimensionné». La réponse est négative. Pour réussir une candidature spontanée, voici quelques conseils à suivre : attirer l attention, donner à votre interlocuteur l envie d en savoir plus sur vous, obtenir un entretien. 12

13 Pour atteindre ces objectifs, la candidature spontanée doit donc : être correctement ciblée, c est-à-dire parvenir à une entreprise qui peut avoir besoin de vos services. s adresser au bon interlocuteur de façon, si possible, nominative (il s agit souvent du responsable du service ou de la fonction concernée par votre profession), et au «bon moment», par rapport à sa charge de travail, son besoin de main-d œuvre avoir une présentation «accrocheuse» dans la forme, ou dans la mise en valeur des arguments présentés. Pour préparer votre candidature spontanée, recherchez : Les entreprises directement concernées par votre candidature. Pour vous aider, consultez le guide : «Comment sélectionner les entreprises». Des informations précises sur l entreprise qui vous intéresse et sur l'interlocuteur le plus concerné par votre candidature. Pour vous aider, consultez le guide : «Comment s'informer sur les métiers et sur les entreprises». Un argumentaire valorisant votre candidature dans cette entreprise Pour vous aider, consultez le guide : «Comment trouver de bons arguments à sa candidature». Sachez quand vous avez entrepris telle démarche, pour relancer, interroger sur la suite donnée. Pour présenter votre candidature spontanée, quelle forme adopter? Un courrier? Un coup de fil? Un dossier de réalisations? Une visite? Décider de la forme à donner à votre candidature, c est : 1.Choisissez la technique dans laquelle vous vous sentez le plus à l aise : L écrit, le contact direct, le téléphone... 2.Adaptez-vous aux usages de l entreprise par exemple : Envoyer par exemple une cassette vidéo peut être habile dans le secteur de la publicité, de la mode, des produits culturels, mais pas dans la banque... Se présenter directement est efficace dans les petites entreprises de transport, du BTP, ou dans la grande distribution, mais pas dans l industrie. 13

14 3.Connaissez les besoins de l entreprise : L utilisation du fax est pertinente si l entreprise a un problème d emploi urgent que vous avez repéré ou dont on vous a parlé. Rencontrer des responsables sur les stands d une foire-exposition ou d un salon permet de sonder les projets et perspectives de l entreprise, de mesurer l intérêt que suscitent vos divers savoir-faire. Maintenez le contact, suivez vos candidatures Dans une démarche d approche spontanée des entreprises, le premier contact doit être suivi par d'autres : après une lettre, il est bon de «relancer» au téléphone (8 à 10 jours après). après un entretien téléphonique, vous pouvez avoir intérêt à envoyer votre C.V. avec un petit mot pour rappeler la conversation que vous avez eue. lors d un contact direct, vous avez peut-être promis l envoi d un dossier, d un projet, d une maquette, etc. Notez les engagements que vous avez pris, les délais pour rappeler ou prendre rendez-vous. Les erreurs à éviter Les démarches «standard», les approches identiques pour des entreprises différentes. Les formes inadaptées à la «culture» de l entreprise : l excentricité dans des secteurs «austères», le porte-à-porte dans les milieux où l on ne reçoit que sur rendez-vous. La candidature qui ne parle que de vous (ce que vous êtes, ce que vous faites) en omettant d expliquer en quoi vous pouvez être utile à l entreprise. L oubli d un engagement pris : rappeler le vendredi alors que votre interlocuteur avait proposé le milieu de semaine. L agressivité ou la plainte : «Vous n avez pas répondu à mon courrier», «Accordez-moi au moins un entretien!». Abuser du temps de votre interlocuteur : un courrier trop long, un contact téléphonique au cours duquel vous vous «racontez» trop. 14

15 Les sept règles d or 1. Soignez la présentation quelle que soit la forme d approche retenue : présentation physique, vestimentaire, qualité du papier, de l écriture, des photocopies, courtoisie, réserve, sourire Informez-vous toujours sur l entreprise avant de lui adresser une candidature spontanée. N hésitez-pas à appeler les standards et secrétariats pour obtenir les renseignements nécessaires (un nom, un détail sur l organisation de l entreprise...) 3. Personnalisez votre message : en recherchant le nom de la personne à contacter, en lui parlant d elle, de son besoin, de son activité Adoptez une attitude «commerciale» : vous ne quémandez pas un emploi, un entretien, vous proposez vos services, vos compétences. 5. Préférez la forme : dans laquelle vous êtes à l aise la plus adaptée à votre interlocuteur. 6. Soyez direct, concret : illustrez vos arguments en évoquant des faits, des résultats, des chiffres N'abandonnez pas le terrain après une première initiative : relancez, suivez vos candidatures. Préparez-vous Vous êtes maintenant en mesure de préparer votre «campagne» de candidatures spontanées. Voici une grille pour vous aider. 1. Vous cherchez un emploi dans le secteur de (du)... Que savez-vous des habitudes de ce secteur? (Ex. Existence de salons professionnels, usage répandu du fax, importance des relations par contacts directs...)

16 2. Votre interlocuteur s appelle Sa fonction s intitule :... Que savez-vous... de ses horaires? des outils qu il utilise? Vous pensez répondre aux besoins suivants :... Niveau d urgence :... Vous êtes surtout à l aise : dans l écriture dans le contact direct au téléphone en présentant des travaux, des réalisations Conclusion : votre démarche sera... A vous d agir! 16

17 Aide-mémoire Avant de choisir votre mode d approche des entreprises Je sais que je suis plus à l aise soit pour écrire, soit pour téléphoner, soit pour me présenter physiquement. Je sais comment mettre mes arguments en valeur (avec mon C.V., avec un dossier...). Je connais les habitudes du secteur, du milieu auquel je m adresse. Je suis informé de l urgence éventuelle du besoin auquel je pense répondre. Conseils pratiques : si, par exemple, vous vous sentez mal à l aise au téléphone, avant de contacter l entreprise sélectionnée : entraînez-vous..consultez le guide : «Comment contacter une entreprise, un employeur par téléphone». Si vous avez du mal à rédiger :.Consultez le guide : «Comment rédiger une lettre de motivation». 17

18 Comment identifier vos savoir-faire, vos qualités vous permet : Identifier vos savoir-faire, vos qualités vous permet : de faire le point sur vos savoir-faire, vos qualités, d'augmenter vos chances d intéresser des employeurs, de chercher efficacement, de façon plus «ciblée», d'engager une recherche dynamique, rédiger clairement votre C.V. et vos lettres de candidature et vous valoriser en entretien. L essentiel à retenir Chercher un emploi, c est chercher les entreprises où peuvent s exercer vos savoir-faire, vos qualités Même un débutant peut avoir de multiples savoir-faire et qualités : des travaux personnels ou des connaissances acquises au cours de stages pratiques... Une personne qui a occupé des emplois variés, dans des secteurs différents, a forcément accumulé des savoir-faire susceptibles d intéresser un employeur. Vous pouvez aussi acquérir des savoir-faire en dehors de l école et du travail : ils peuvent s utiliser dans un emploi par la suite. Pour trouver l emploi qui vous convient sans vous cantonner à chercher celui que vous avez toujours exercé, établissez un inventaire détaillé de ce que vous savez faire grâce à : votre formation, vos précédents emplois, vos activités extra-professionnelles. Un employeur ne cherche jamais «n importe quel» employé ayant telle qualification. Il cherche une personne présentant une série d aptitudes, un potentiel. Vous ne devez donc pas chercher «n importe quel» emploi, mais celui pour lequel vous utiliserez justement tous vos savoir-faire spécifiques et vos qualités. Créez une fiche par type d activité, par emploi différent, par cycle de formation, et notez tous vos savoir-faire et toutes vos qualités Cherchez les verbes que vous pouvez utiliser. J ai : préparé analysé rassemblé communiqué dirigé monté modifié interrogé appris défendu traité contrôlé fabriqué élaboré développé supervisé amélioré créé étudié réfléchi traité enquêté mis en place vendu 18

19 découvert réparé géré administré dessiné conçu établi harmonisé complété organisé compilé cherché maintenu observé lancé négocié construit entretenu mis en oeuvre surveillé coordonné construit conduit trouvé équipé agrandi imaginé Pour décrire vos tâches, vos responsabilités Vous avez, par exemple, occupé des emplois de secrétariat, précisez les tâches accomplies :Frappe, traitement de textes, classement, système d organisation, conception de fichiers, gestion de fichiers, montage de dossiers, accueil de clients, préparation de réunions, organisation de déplacements... Vous êtes, par exemple, trésorier d une association, détaillez vos responsabilités : comptabilité, bilans, relances, règlements, contacts avec les pouvoirs publics, avec les banques, dossiers de demandes de subventions, plans de financement, présentation des rapports... Comment identifier vos atouts? Vos atouts sont : 1 L ensemble de vos connaissances, ce que vous avez appris : en formation initiale, à l école, à l université, et aussi en formation continue, en exerçant un métier (même en stage), en dehors de votre vie professionnelle. 2. L expérience pratique d un métier, d une fonction : ce que vous savez réaliser, effectuer vous-même, ce que vous avez vécu de spécifique dans l exercice d une profession, ce que vous savez faire avec d autres, en équipe. 3. Toutes les aptitudes ou qualités nécessaires dans un emploi donné : comportements, façons d être...votre savoir-être en somme. 19

20 Pour les identifier, quelques repères simples sur : Votre expérience professionnelle : Notez, pour chaque employeur, même en cas de stage ou d emploi bref, toutes les tâches qui vous ont été confiées. Votre formation : Répertoriez tout ce que vous avez appris au cours de vos études : les matières enseignées, les thèmes de vos cours et les sujets de vos travaux personnels. Vos activités extra-professionnelles : vie associative, sport, loisirs... listez vos activités ainsi que les qualités requises pour les exercer. A ce stade, ne vous souciez pas de ce qui peut vous être utile dans la vie professionnelle. Notez tout ce que vous savez faire, sans vous censurer. Quelques astuces pour vous aider Utilisez des verbes d action comme : «monter...», «réparer...», «conduire...», «construire...», «mettre en place...», «servir...», «préparer...», «modifier...», «enregistrer...»,etc. Demandez conseil à d anciens collègues ou à des personnes qui ont une activité similaire à la vôtre (professionnelle ou extra-professionnelle). Ces personnes peuvent dresser la liste des compétences, des tâches et des savoirfaire correspondant à l activité en question. Comment utiliser les informations recueillies? En reprenant votre liste de verbes, d activités, de connaissances, cherchez dans quels métiers, à votre avis, les entreprises ont besoin : de vos capacités, de vos savoirs, de vos qualités. Demandez à vos proches leur avis : A quels métiers pensent-ils en lisant votre liste? Quels types d entreprises ont besoin de ces savoir-faire, de ces qualités? Ils vont sûrement penser à des emplois auxquels vous n avez pas songé. Pour vous aider, consultez les guides : «Comment s'informer sur les métiers et les entreprises», «Comment enquêter dans les entreprises et passer les barrages». 20

21 Que recherchent les employeurs? Les entreprises ne recherchent jamais quelqu un qui correspond à un simple intitulé : «secrétaire», «conducteur de travaux», «vendeur», «informaticien», «cuisinier»... Ces postes ou ces métiers ont des caractéristiques bien précises selon... l activité exacte de l entreprise, sa taille, son organisation interne, sa clientèle... Souvent, les entreprises exigent un diplôme, ou une qualification pour s'assurer d un minimum de savoirs théoriques et de savoir-faire concrets. Parfois, elles demandent une expérience d une certaine durée pour s'assurer des capacités à exercer un emploi dans tous ses aspects. Mais ces précautions ne suffisent pas. Un diplôme garantit un certain niveau d'études et d'aptitudes, mais : Que sait vraiment la personne diplômée? S est-elle spécialisée? Où a-t-elle fait des stages pratiques? Que lui ont-ils apporté? Que recherchent les employeurs? Une expérience dans un poste similaire prouve que la personne a été jugée apte à tenir ce poste, mais : Comment l a-t-elle tenu? De qui dépendait-elle, ou qui encadrait-elle? Quelles étaient ses tâches précises? Quelles difficultés a-t-elle rencontrées? Quels résultats a-t-elle obtenus? C est la réponse à toutes ces questions qui permet de distinguer un candidat d un autre. Car deux postes peuvent paraître similaires mais se révéler très différents, en fonction de l entreprise, de son activité, de son organisation, mais aussi de la personne même qui occupe ce poste. Au total, les entreprises cherchent : des savoirs, des connaissances, des savoir-faire, des compétences pratiques, mais aussi des qualités humaines, des goûts, des motivations. 21

22 Sachez-le! L employeur recrute une personne avec ses aptitudes, son vécu, ses qualités et ses défauts, ses traits de caractère et sa culture propre... Il est donc important pour lui de : savoir à qui il a affaire, connaître en détail vos compétences et vos savoir-faire. Les sept règles d or (il n y en a que six) Prenez le temps de tout détailler. Faites par écrit l inventaire de vos savoirfaire et de vos qualités. Ne mettez rien de côté : toute expérience, même brève, vous a demandé et apporté un certain savoir-faire, certaines aptitudes... Notez des tâches précises et non des activités professionnelles, des noms de métiers ou des intitulés de fonctions. Décrivez vos expériences non-professionnelles : elles peuvent parfois représenter des savoir-faire ou des qualités plus intéressantes que les expériences acquises dans l'exercice d'un emploi. Ne négligez pas les éléments qui vous paraissent les plus évidents : ils ne le sont pas forcément pour d autres. Réfléchissez ensuite sérieusement aux emplois éloignés, a priori, de ceux auxquels vous pensiez. N'hésitez pas à demander l avis de tiers : amis, proches, anciens collègues... Aide-mémoire J ai repris tout mon parcours, année après année. J ai pris en compte mes expériences professionnelles, même les plus courtes. J ai relevé des verbes d action. Pour compléter mon inventaire, j ai interrogé des personnes ayant ou ayant eu la même activité. J ai même noté des éléments «évidents». J ai pensé à évoquer le travail en équipe, seul, avec ou sans responsabilités. Attention! Avant d analyser votre inventaire Aide-mémoire Vous n avez pas coché les 6 points de l aide-mémoire? 22

23 Prenez le temps de reprendre les points manquants. Plus votre inventaire est détaillé, fouillé, plus il va «parler», c est-à-dire vous faire penser à des emplois précis, ou inattendus. Il vous permettra d'être clair et précis dans vos argumentations. 23

24 Comment réaliser un bon C.V.? Avoir un bon C.V. vous permet de : faciliter la compréhension de ce que vous avez fait, mais surtout de ce que vous pouvez faire, vous présenter auprès d employeurs potentiels comme une personne ayant des qualités et des compétences qui vous sont propres, convaincre l employeur de l intérêt de vous rencontrer. L essentiel à retenir Un C.V efficace, doit : Etre clair, agréable à lire, mais surtout facile à lire, comporter des renseignements utiles à vos lecteurs : - le contenu détaillé de votre expérience, - vos compétences, connaissances, savoir-faire, - les points forts de votre parcours professionnel, vos atouts pour exercer l emploi, pour répondre à un besoin de l entreprise. En lisant votre C.V, l employeur doit comprendre ce que vous voulez faire, ce que vous proposez. Pour présenter votre C.V., choisissez la disposition qui convient à ce que vous voulez mettre en valeur. Qu attendent les employeurs des C.V. qu'ils lisent? Responsable de PME, chargé de recrutement dans une grande entreprise, chef d ONG, etc., reçoivent quotidiennement de très nombreux C.V. Ils apprennent donc nécessairement à les lire vite. Plus un C.V. est clair, lisible, bien structuré, plus leur travail s en trouve facilité. Pour un employeur : Lire un C.V. n est pas lire l ensemble du document. C est rechercher certains éléments dont il a besoin pour repérer : - les candidats à convoquer en entretien immédiatement, - les candidatures pouvant être intéressantes plus tard et celles pour lesquelles il va demander un avis à une autre personne de l entreprise, - les candidatures qui n intéressent pas l entreprise. 24

25 Quels sont les éléments dont a besoin un employeur pour traiter un C.V.? Connaître le détail des tâches que vous avez effectuées, vos responsabilités exactes (encadrement, position hiérarchique), les résultats que vous avez obtenus (chiffres, dates). Repérer rapidement votre diplôme le plus élevé, ou celui qui intéressera l entreprise. Identifier l activité précise, la taille des entreprises dans lesquelles s est déroulée votre expérience, et pas seulement «Société Alpha», si c est une PME peu connue. Trouver vos coordonnées, avec un numéro de téléphone lui permettant de : - vous interroger pour avoir des informations supplémentaires, - vous proposer un rendez-vous. Deux cas de figure se présentent : 1 L entreprise vient de passer une annonce. Le tri va se réaliser sur les critères de l annonce : un niveau ou une filière de formation, des compétences particulières, une certaine durée d expérience dans tel domaine, telle fonction, tel type d entreprise... Parfois, le premier tri s effectue sur des critères très précis comme la possession d un permis de conduire, la maîtrise d un logiciel, la connaissance d une langue étrangère, la pratique d une clientèle, etc. Il faut donc que ces données apparaissent clairement sur votre C.V. 2 L entreprise n a pas prévu un recrutement précis dans l immédiat. Votre candidature spontanée peut l intéresser tout de même. Dans ce cas, le C.V. doit permettre de comprendre rapidement quel type de poste vous pouvez et voulez tenir. Ecrire simplement ce que vous avez fait ne suffit pas forcément à comprendre ce que vous pourriez et voudriez faire, ni à connaître vos atouts pour réussir dans un poste. Il faut donc que votre C.V. soit clair sur ces points. Les rubriques d'un C.V. 1. Etat civil et coordonnées La seule obligation est de donner vos prénom, nom, adresse et téléphone. Quant aux âge, situation familiale, nationalité : indiquez-les seulement si vous les estimez être des atouts pour l emploi que vous cherchez. 25

26 2. Formation Le diplôme le plus élevé obtenu et les autres diplômes d enseignement supérieur. - La formation continue si elle a été qualifiante. - La liste des établissements scolaires fréquentés est inutile. - De même les stages s ils ne concernent pas directement l emploi recherché. 3. Expérience professionnelle Par ordre chronologique si vous voulez surtout montrer l évolution de votre parcours professionnel. Vous donnez la liste de vos emplois successifs dans l ordre, du plus ancien au plus récent. Si vous avez une expérience encore courte, vous pouvez utiliser ce type de C.V. Par ordre anti-chronologique, c est-à-dire de la dernière expérience à la plus ancienne, si vous voulez un emploi dans le dernier secteur où vous avez travaillé, si vous avez changé de secteur... Votre dernière expérience, présentée en premier, sera davantage mise en valeur. Classement fonctionnel ou thématique, si vous avez intérêt à valoriser de nombreuses compétences différentes. Vous présentez les différentes fonctions occupées, et pour chacune d elles, le détail de vos activités et les savoir-faire acquis. Ce type de C.V. peut être intéressant si vous avez eu de nombreux emplois semblables, de courte durée, (ex. : en intérim), ou des fonctions semblables mais dans des secteurs d activité différents, etc. C.V. mixte : comme dans le C.V. fonctionnel, vous présentez vos domaines de compétences en détaillant vos activités. Puis, vous indiquez brièvement les entreprises et les dates de vos emplois. Les «jobs» alimentaires de début de carrière ne sont pas forcément à indiquer, sauf pour un débutant. Inutile de préciser la nature du contrat (CDD, CDI..) sauf pour expliquer la brièveté de l emploi. Autres rubriques, selon les cas : - Vos loisirs, «hobbies», centres d intérêt : s ils vous distinguent vraiment, s ils sont importants pour vous ou pour l emploi visé. - Vos activités associatives, bénévoles : si elles montrent des savoir-faire utiles dans l emploi visé. Pratique de langue(s), d'outils informatiques, possession d un permis de conduire : si ces renseignements peuvent intéresser votre futur employeur. Les erreurs à éviter - Le fouillis, la surcharge, le texte sans titre de rubriques, ni élément mis en valeur. - L énumération simple d emplois successifs : Ex. : «de 1993 à 1995 : Secrétaire chez X.» «de 1995 à 1998 : Secrétaire chez Y.» 26

27 - L information trop floue : «Anglais» : parlé? Lu? Ecrit? Quel niveau? «Comptable» : comptabilité clients? Fournisseurs? Dans une équipe? Seul? Bilan inclus? «Serveur» : de café? Brasserie? Restaurant?... «Contremaître» : avec quelle équipe? Quelles responsabilités? - Les données inutiles : «BFEM» ou «Brevet des collèges», si vous avez le Bac. «Nationalité sénégalaise», sauf si vous postulez à un emploi de service public, ou si vous le jugez utile. «Marié» ou «Divorcé». - L absence de justification de «trous» dans la chronologie : Si vous ne travaillez pas depuis 2 ans, parlez de vos activités extraprofessionnelles, d une formation suivie, de vos enfants. - Votre C.V. écrit recto-verso, des photocopies ou du papier de mauvaise qualité. Comment rédiger un bon C.V.? Un «bon C.V.» : - reflète fidèlement ce que vous êtes, - est adapté à ce que vous cherchez, - vous permet d obtenir un rendez-vous, - se limite à l essentiel : ce qui vous caractérise, ce qui donnera envie à votre (vos) lecteur(s) de vous recevoir, pour en savoir plus sur vous. De quoi avez-vous besoin avant de rédiger votre C.V.? Rassemblez tous les «matériaux» avec lesquels vous allez le construire Dans un premier temps, au brouillon, notez tout ce que vous avez fait : formation, expérience professionnelle, activités extraprofessionnelles, loisirs, passions... Sélectionnez les informations que vous retiendrez en vous demandant pour chaque donnée : est-ce utile à un employeur? Déterminez les aspects que vous allez souligner : - le déroulement de votre expérience professionnelle dans le même secteur, ou - la rapidité de la progression de votre carrière, ou - votre dernier emploi, et ce que vous y avez appris, ou - la cohérence entre vos passions personnelles, vos loisirs, et vos emplois successifs... Cherchez les éléments qui permettent de vraiment faire comprendre : - ce que vous avez fait, réalisé, obtenu, 27

28 - ce que vous avez réussi, ce qui vous distingue, - ce que vous avez aimé. Les sept règles d'or 1. Mettez en évidence votre compétence principale ou votre objectif professionnel. 2. Visez la clarté maximum, la lisibilité avant tout. 3. Parlez d activités et de tâches (plutôt que de statuts, de fonctions...). 4. Soyez précis sur : des missions ou des réalisations concrètes, des résultats obtenus, des indications de niveau pour les savoir-faire, etc. 5. Soyez synthétique et concis : une page suffit la plupart du temps (en particulier pour un débutant), deux pages maximum. 6. Soignez autant la forme, la présentation, que le contenu. Sachez qu un C.V. doit être dactylographié. 7. Donnez toutes les informations qui vous permettront d être contacté : prénom et nom, un ou des numéros de téléphone, répondeur, ou fax, ou téléphone portable, adresse complète, heures auxquelles vous pouvez être joint à coup sûr. Préparez-vous Vous pouvez maintenant préparer votre C.V. et rédiger un premier jet. Suivez les indications données dans cette grille. Je note tous les éléments de mon parcours : Ma formation (à l école, depuis) diplômes, dates : Mes expériences professionnelles : Employeur : Durée (dates) : Fonction : Tâches effectuées : Missions accomplies, responsabilités, résultats obtenus... : Position dans l entreprise (seul dans la fonction, en équipe, responsable d une équipe...) : 28

29 Mes activités extraprofessionnelles : Mes autres compétences, mes goûts, mes loisirs : Je réfléchis sur les données recensées à l aide de ce guide et je pense à l emploi que je recherche : Je supprime : tout ce qui me dessert, tout ce qui n est pas utile dans l emploi que je cherche. Je mets en valeur : tout ce qui montre mes compétences pour l emploi recherché. J explique ce que j ai vraiment fait avec : des verbes d action, chiffres, résultats, détails. Je choisis les rubriques de mon C.V. et l ordre dans lequel je fais figurer les informations. AIDE MEMOIRE Je sais quel type d emploi je recherche. Je connais les compétences, les expériences, les savoir-faire recherchés dans ces emplois. J ai recensé tous mes savoir-faire, toutes mes qualifications, toutes mes compétences. J ai sélectionné les qualités et aptitudes qui sont adaptées aux emplois recherchés. J ai choisi ce que je vais mettre en avant, l ordre dans lequel je vais présenter mon C.V. J ai sélectionné des verbes d action, ou des détails, des réalisations concrètes, des travaux précis que j indique pour chacune de mes expériences. J ai trouvé dans mes activités extraprofessionnelles, ma situation personnelle, mes connaissances et mes goûts, des éléments qui peuvent être des arguments pour ma candidature. Je dispose d une machine à écrire, ou mieux, d un traitement de texte, ou bien je sais à qui m adresser pour taper mon C.V. Attention Si vous n êtes pas sûr de vous pour l'un ou plusieurs de ces points : faites-vous aider par quelqu un qui vous connaît bien. demandez conseil à un Conseiller en Emploi de la Direction de l Emploi. 29

30 Comment rédiger une lettre de motivation? Une bonne lettre de motivation vous permet : - d intéresser le lecteur, de «l accrocher», - de donner des informations complémentaires qui ne sont pas dans le C.V., et qui précisent votre candidature, - de mettre en avant vos atouts pour un poste, une fonction, une entreprise. L essentiel à retenir A quoi sert une lettre de motivation? Vous savez qu il ne suffit pas d envoyer un C.V. pour postuler à un emploi (ou à une formation, un stage, etc.). Mais vous vous demandez ce qu il faut écrire dans la lettre jointe au C.V.? Peut-être pensez-vous que les employeurs ne lisent pas les lettres... Ce n est pas le cas si votre lettre est efficace et n est pas une simple lettre «d accompagnement du C.V.». Ce guide a été conçu pour vous aider à rédiger efficacement vos courriers de candidature avec un objectif : donner envie à votre lecteur de vous proposer un entretien. Ce guide vous propose des conseils pour rédiger une lettre qui soit lue, qui exprime clairement ce que vous savez faire, pourquoi vous postulez, l intérêt de votre candidature pour l entreprise, qui donne envie à son lecteur de vous proposer un entretien. Suivez ce guide page par page, vous y trouverez informations et conseils pour rédiger une lettre de motivation efficace. Vous pouvez aussi choisir d utiliser ce guide selon vos priorités. Une lettre efficace complète l'information donnée dans le C.V., lorsque celui-ci est joint Elle fait apparaître : votre compréhension du besoin de l'entreprise, vos atouts pour le poste visé, votre motivation, c'est-à-dire les raisons précises pour lesquelles vous postulez ici, maintenant. 30

31 Accompagnement au C.V., avec une formule politesse Il faut que votre lettre «parle» de vous et de votre candidature (vous ne demandez pas un emploi, vous offrez vos services...). La lettre n'est pas jointe au C.V. (c'est le C.V. qui est joint à la lettre). Avant d'écrire, réfléchissez aux critères demandés par l'entreprise, à ce qui vous plaît vraiment dans l'entreprise, le métier recherché, les conditions de travail... aux aspects de votre candidature qui compensent le manque de qualification ou d expérience : votre passion, vos expériences non-professionnelles, vos envies d'apprendre et de vous former. Faites un brouillon, ou au moins notez quelques idées pour préparer votre argumentaire Sachez que : votre lettre doit donner envie au lecteur d'en savoir plus, donc de vous proposer un entretien, la lettre compte autant que le C.V. (elle peut même être déterminante!) parce qu'elle est personnalisée, la lettre sera votre ambassadeur, votre tout premier contact avec un employeur : elle doit donner une bonne image de vous. Que font les employeurs des lettres qu ils reçoivent? Deux types de candidatures écrites arrivent chez un employeur : celles qu il reçoit après avoir passé une annonce à la Direction de l Emploi ou dans un journal, celles qu il reçoit tout au long de l année : les candidatures spontanées. Sachez que : les candidatures sont en général nombreuses : l employeur doit donc faire un tri. Ce tri s effectue sur des critères précis, une formation, une expérience, des savoirfaire, etc., qui correspondent aux besoins de l entreprise. Si le C.V. donne l essentiel de l information sur les candidats, seule la lettre l accompagnant permet de préciser des atouts, une expérience, des résultats, la motivation, etc. Que cherchent les employeurs dans les lettres de réponses aux offres d emploi? 31

32 Les points communs entre l expérience antérieure et l emploi offert : matériels ou techniques connus, relations avec des clients, travail en équipe ou solitaire, etc. Les raisons qu a tel candidat de répondre à l offre : le poste est nouveau pour lui, ou ressemble à ce qu il avait avant, le poste correspond à une promotion ou pas, l entreprise lui plaît, pourquoi? La disponibilité du candidat. Que font les employeurs des lettres de candidatures spontanées? Selon son importance, sa renommée ou sa faible notoriété, l entreprise reçoit beaucoup ou très peu de candidatures spontanées. Même s ils n ont pas de postes à pourvoir immédiatement, les employeurs regardent et trient les candidatures qu ils reçoivent pour satisfaire des besoins futurs, ne pas «laisser passer» une candidature intéressante, aux qualités rares sur le marché. Mais lire des C.V. est fastidieux, et parfois le C.V. ne parle pas à l employeur : que pourrait faire cette personne? Que veut-elle faire? Comment rédiger une lettre de motivation efficace? Une lettre de motivation efficace doit: donner envie de lire le C.V., s'il est joint, aider à la lecture de ce C.V., en soulignant les aspects forts de votre expérience (formation, emplois antérieurs, activités extraprofessionnelles) en lien avec l emploi visé, faire comprendre ce que vous recherchez exactement, donner des arguments sur vos qualités, vos goûts, vos compétences, tout ce qui représente des atouts pour l entreprise à laquelle vous écrivez. De quoi avez-vous besoin avant de commencer à écrire? 1. Vous procurer le plus d informations possible sur l entreprise ou l organisme auquel vous adressez une candidature (son activité, ses métiers, sa taille, ses clients, ses problèmes, ses projets, etc..), si possible le nom et/ou la fonction de votre correspondant. Pour vous aider, consultez les guides : «Comment s informer sur les métiers et sur les entreprises», «Comment enquêter dans les entreprises, passer des barrages». 32

33 2. Bien repérer les caractéristiques de votre candidature : vos spécialités, vos savoir-faire, vos centres d intérêt et passions, la façon dont vous aimez travailler.... Pour vous aider, consultez le guide : «Comment identifier ses savoir-faire, ses qualités». 3. Savoir démontrer tous les atouts de votre candidature pour l'entreprise. Pour vous aider, consultez le guide : «Comment trouver de bons arguments à sa candidature?». Exemples de formules d introduction «Le poste de (...) que vous proposez correspond exactement à mon désir de (...).» «Votre annonce a retenu mon attention. J y vois en effet l opportunité de travailler (en..., avec..., dans...).» «Vous recherchez un (collaborateur,...) qui puisse (...). Mon expérience (chez..., dans...) m a permis de (...).» «La maîtrise de (telle technique..., tel matériel...) est indispensable pour (...). Au cours des (... ans) que j ai passés (à..., dans la société...), j ai pu me familiariser avec (...).» Exemples de formules de conclusion Pour suggérer, proposer une rencontre : «Je suis à votre disposition pour...» «Je serais heureux de vous rencontrer pour développer devant vous mon intérêt pour ce poste..., vous présenter de façon plus approfondie les expériences mentionnées dans mon C.V. joint...» Formules de politesse : «Je vous prie de croire (Madame, Monsieur), à l assurance de mes sentiments respectueux.» «Veuillez agréer (Madame, Monsieur), l expression de ma considération.» Exemples de formulations de vos atouts «Mes qualités de (...) et de (...) sont des atouts pour (...).» «Mon expérience de (... mois,... années) dans (une usine, un magasin, une entreprise...) dont l activité est proche de la vôtre me permet d être immédiatement opérationnel...» «La connaissance de (tel produit, telle pratique) que j ai acquise dans (...) me rend apte à (...).» «Dans mon dernier emploi, j ai particulièrement aimé (...) et je suis donc très attiré par (...) qu offre votre entreprise.» 33