FONCTIONS CLEFS. Gestion documentaire. Chaîne de validation des documents. Espaces de travail collaboratif. Gestion des accès basée sur des rôles

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1 Nuxeo Collaborative Portal Server 1 FONCTIONS CLEFS Gestion documentaire Chaîne de validation des documents Espaces de travail collaboratif Gestion des accès basée sur des rôles Sécurité Suivi des versions Support des métadonnées Recherche plein texte et multicritères Archtitecture adaptable à votre organisation Multi plateformes

2 Nuxeo Collaborative Portal Server 2 SOMMAIRE INTRODUCTION...3 COLLABORATIVE PORTAL SERVER?...4 Organisation générale...4 Portail web intégré...4 Espace de travail personnel...4 Espace de travail collaboratifs...4 Espaces de navigation...4 Groupes...5 Gestion et publication des documents...6 Création de documents...6 Suivi des versions...6 Métadonnées...6 Chaîne de validation...6 Conversations...7 Gestion de l accès à l information basée sur des rôles...7 Publication de documents...7 Navigation virtuelle...8 Intégration avec l existant...8 Intégration LDAP...8 Intranet / extranet...8 Documents bureautiques...8 Recherche et indexation...9 Moteur de recherche plein texte et en fonction des métadonnées...9 Annuaire...9 Personnalisation du portail...10 Personnalisation de l apparence...10 Personnalisation du contenu...10 CAS D UTILISATIONS DE COLLABORATIVE PORTAL SERVER...11 Processus élémentaire d édition de documents...11 Édition collaborative de document...12 Chaîne de validation documentaire...13 CONFIGURATION RECOMMANDÉE...14 Matériel...14 Logiciels serveur...14 Extensions conseillées...14 POUR EN SAVOIR PLUS...14

3 Nuxeo Collaborative Portal Server 3 INTRODUCTION Nuxeo Collaborative Portal Server est un logiciel libre fonctionnant sur tous les systèmes d exploitation, réalisé au dessus de la plate forme Zope. Il permet aux organisations de mettre en place simplement, rapidement et efficacement des portails collaboratifs à grande échelle de type intranet, extranet ou internet. Collaborative Portal Server offre de nombreuses fonctionnalités pour réaliser des applications de travail collaboratif à haute valeur ajoutée. Il s agit d un outil puissant et particulièrement simple d utilisation permettant de gérer la publication de nombreux documents sur le web et de fédérer vos collaborateurs autour d axes de travail pertinents. Il place les producteurs de contenus au centre de la stratégie web en leur permettant d interagir directement avec le système d une manière efficace, intuitive et cohérente. Il s agit d un outil idéal pour les organisations désirant unifier et optimiser leur présence sur le réseau. En effet, il propose des modules de recherche, de gestion et de validation documentaire et de travail en groupe afin de mettre en oeuvre une infrastructure éditoriale pérenne et évolutive. L essai de Collaborative Portal Server vous permettra de vous familiariser avec ce nouvel outil et de l utiliser pour réaliser des applications web correspondant réellement à vos besoins. Vous serez certainement surpris de la facilité et de la rapidité avec lesquelles vous pourrez mettre en place des solutions de haut niveau. Il vous sera également particulièrement aisé d étendre Collaborative Portal Server en fonction de l évolution de vos besoins puisqu il s agit d un logiciel modulaire permettant d intégrer de nombreux composants métiers. Ce livre blanc est destiné à vous présenter les différentes fonctionnalités de Collaborative Portal Server pour vous permettre d en tirer le meilleur parti en déployant des applications collaboratives évolutives à grande échelle.

4 Nuxeo Collaborative Portal Server 4 COLLABORATIVE PORTAL SERVER? ORGANISATION GÉNÉRALE Portail web intégré Toute organisation utilisant Collaborative Portal Server dispose d un portail prêt à l emploi lors du déploiement de l application. Ce portail web intégré peut être utilisé tel quel pour des sites intranet ou extranet, représentant ainsi un point d accès centralisé aux informations et aux services de Collaborative Portal Server. Il est également possible de personnaliser ce portail et de modifier totalement son apparence pour une mise à disposition sur internet. De plus, chaque utilisateur du portail dispose d une page d acceuil personnelle qu il peut personnaliser. Espace de travail personnel Chaque utilisateur de Collaborative Portal Server dispose d un espace personnel au sein duquel il peut créer, éditer, modifier et organiser ses propres documents. Cet espace lui est strictement réservé et les documents qui y sont stockés totalement privés. En revanche, chaque document peut être mis en commun au sein d espaces de travail collaboratifs afin de favoriser le travail en équipe. Espace de travail collaboratifs Collaborative Portal Server propose des espaces de travail pour créer, éditer et modifier des documents d une manière collaborative. Un espace de travail est géré par un ou plusieurs responsables, ces derniers coordonnent les différents contributeurs du portail fédérés de manière hiérarchique ou fonctionnelle. Ainsi, chaque membre d un espace de travail a la possibilité de contribuer en fonction de ses compétences et de ses droits au travail commun. L accès aux espaces de travail est strictement réservé aux membres désignés des espaces en question. Le travail collaboratif et la notion d espace de travail sont des concepts fondamentaux de Collaborative Portal Server. Ils permettent de mener à bien des stratégies de portail critiques pour le organisations. Espaces de navigation Les espaces de navigation se définissent comme les différentes rubriques du portail. Ils permettent aux utilisateurs de l application de visualiser le contenu produit au sein des espaces de travail. Il s agit du principal outil de navigation de Collaborative Portal Server. Chaque espace de navigation est géré par un responsable éditorial. Ce dernier décide du contenu qui sera publié au sein de son espace et des lecteurs qui y auront accès. Les espaces de navigation de Collaborative Portal Server constituent un moyen efficace pour gérer d une manière cohérente la publication des documents d une organisation.

5 Nuxeo Collaborative Portal Server 5 Groupes Les groupes au sein de Collaborative Portal Server représentent des ensembles d utilisateurs fédérés de manière hiérarchique ou fonctionnelle. Rassembler des utilisateurs au sein d un groupe permet d affecter des autorisations, des rôles et des droits d une manière globale. Les groupes sont donc particulièrement utiles pour autoriser l accès au contenu d un espace de navigation ou gérer un espace de travail. Chaque groupe est administré par un gestionnaire qui en coordonne les membres.

6 Nuxeo Collaborative Portal Server 6 GESTION ET PUBLICATION DES DOCUMENTS Création de documents Collaborative Portal Server offre la possibilité de créer des documents au sein des différents espaces de travail à la disposition des utilisateurs. Chaque membre d un espace de travail peut alors contribuer au site de deux manières : Le contributeur télécharge un fichier bureautique présent sur son disque dur au sein de Collaborative Portal Server en utilisant une interface web. Chaque document est alors restitué au format HTML pour visualisation sur le portail. Collaborative Portal Server supporte tous les formats bureautiques (MS Office, Open Office, RTF, PDF, HTML, XML, txt, etc.). Le contributeur crée un document selon un type prédéterminé par le biais d interfaces web intuitives et conviviales. Il n a ainsi besoin que de son navigateur web habituel pour collaborer au site d une manière rapide et efficace. Suivi des versions Collaborative Portal Server permet de travailler d un manière collaborative sur les documents publiés sur le portail. Bien souvent, un même document est modifié par plusieurs membres d un groupe de travail de manière concomitante. Collaborative Portal Server sauvegarde et hiérarchise l historique des actions effectuées sur chaque document et permet ainsi d éviter que le travail réalisé ne soit perdu ou écrasé par une autre modification. Les différentes versions des documents sont archivées et consultables à tout moment. Cette fonctionnalité permet également aux contributeurs du portail de continuer à travailler sur un document sans que la version publiée n en soit affectée. Chaque membre d un espace de travail accède par défaut à la dernière version du document, sauf s il décide de travailler à partir d une version antérieure. Métadonnées Collaborative Portal Server supporte les métadonnées et est compatible avec le standard Dublin Core. Il permet de qualifier les documents, en accord avec la taxonomie définie par l organisation, afin de faciliter leur indexation et la navigation au sein du portail. Chaîne de validation Collaborative Portal Server permet de contrôler le cycle de vie d un document de sa création à sa publication sur le portail par le biais d une chaîne de validation. Ainsi, un document créé de manière collaborative au sein d un groupe de travail est directement soumis est soumis aux responsables des rubriques au sein desquelles le document doit être publié. Chaque responsable valide ou rejette le document pour publication dans sa rubrique (et non globalement), en y ajoutant des commentaires justifiant son choix. Tous les documents à valider apparaissent sur la page d accueil personnalisée des responsables éditoriaux concernés.

7 Nuxeo Collaborative Portal Server 7 Conversations Collaborative Portal Server offre la possibilité aux membres des groupes de travail d entamer des conversations lors de l élaboration d un document. Cette fonction permet de gagner un temps précieux durant l élaboration d un document et favorise le travail collaboratif. En effet, elle offre de nouveaux points de contact entre les membres d un groupe de travail. Les différents commentaires constituant les conversations sont consignés en bas de page de chaque document à la manière d un forum. Gestion de l accès à l information basée sur des rôles Collaborative Portal Server utilise la notion de rôle pour gérer les permissions des utilisateurs authentifiés sur le portail. Un rôle au sein de Collaborative Portal Server représente un ensemble de permissions dans un espace défini, par exemple : Administrateur : il possède tous les droits au sein de Collaborative Portal Server Gestionnaire d espace de travail : il gère les membres d un espace de travail Contributeur : il participe à la création de contenu au sein d un ou plusieurs espaces de travail Lecteur : il lit les documents de certains espaces de travail Responsable de rubrique : il crée des sous rubriques, gère les documents qui paraissent au sein de sa rubrique et l accès des visiteurs Chaque utilisateur dans les limites de son rôle (permissions qui lui sont attribuées) peut alors consulter les rubriques du portail. Il est particulièrement facile de réserver l accès de certaines rubriques à certains utilisateurs ou groupes d utilisateurs du portail. Les rôles permettent de gérer les différents niveaux d interaction des utilisateurs avec l application sur le portail et dans les espaces de travail. Ainsi, un utilisateur peut très bien être gestionnaire d un espace de travail, contributeur dans un autre et responsable d une rubrique de l espace de navigation. Publication de documents Les documents sont publiées au sein des différentes rubriques de l espace de navigation, auxquelles ces derniers ont été soumis, après approbation du responsable éditorial. Les documents publiés sont directement disponibles sur la partie front office de Collaborative Portal Server. De plus, il est possible de conserver des documents au sein des espaces de travail collaboratifs et de les publier à une date différée.

8 Nuxeo Collaborative Portal Server 8 Navigation virtuelle Les documents du portail sont consultables dans des rubriques, et un même document peut apparaître au sein de rubriques différentes. Cette opération est rendue possible en attribuant aux documents des catégories correspondant aux différents espaces de travail au sein desquels ils sont affectés. INTÉGRATION AVEC L EXISTANT Intégration LDAP Le service d annuaire basé sur une base de données interne d utilisateurs peut être interfacé avec un serveur LDAP existant. Les utilisateurs présents dans l annuaire LDAP peuvent alors s authentifier dans Collaborative Portal Server (en utilisant leur mot de passe habituel) et l annuaire LDAP est consultable depuis Collaborative Portal Server. Collaborative Portal Server s interface facilement avec votre système d information pour en exploiter les données existantes et les avantages. Il offre, en outre, la possibilité de créer de nouvelles entrées et de gérer les données existantes par le biais d interfaces web. Un module de recherche intégré permet de naviguer simplement, efficacement et sans perdre de temps parmi la masse d information contenue dans l annuaire. Intranet / extranet Collaborative Portal Server intègre les informations déjà présentes au sein de vos applications intranet ou extranet. Il peut, en effet, s interfacer avec toutes sources de données externes, qu il s agisse de bases de données documentaires ou relationnelles. Documents bureautiques Collaborative Portal Server permet d intégrer les documents bureautiques existants, il dispense ainsi les utilisateurs de fastidieuses opérations de saisie. Cette fonction permet de mettre en place rapidement et simplement des applications denses réunissant des documents déjà mis en forme. Les documents ainsi intégrés sont automatiquement indexés et supportent des recherches plein texte ou en fonction de métadonnées.

9 Nuxeo Collaborative Portal Server 9 RECHERCHE ET INDEXATION Moteur de recherche plein texte et en fonction des métadonnées Collaborative Portal Server propose un service de recherche particulièrement puissant prenant en compte tous les documents contenus au sein de l application. Ces documents sont indexés selon deux critères. Le moteur de recherche s appuie aussi bien sur les métadonnées attribuées aux documents que sur le texte intégral lorsqu il analyse les requêtes des utilisateurs. L indexation d un document est effectuée automatiquement lors de sa mise en ligne et suite à chaque modification. Ainsi, il n est plus nécessaire de lancer périodiquement des indexation complète du site pour que le moteur de recherche soit à jour : l indexation des documents est effectuée automatiquement lors de leur mise en ligne. De plus, lors d une recherche, un utilisateur ne reçoit en résultat que les documents qu il peut consulter (qu ils soient privés ou publics). Annuaire Collaborative Portal Server met à la disposition de ses utilisateurs un service d annuaire permettant de localiser et les ressources propres aux organisations. Il est possible de d effectuer des recherches sur l annuaire et de consulter les fiches des personnes qu il contient en fonction de leurs attributs (service, fonction, adresse,etc.) et de leurs noms et prénoms. C est ce service d annuaire qui permet de gérer les utilisateurs de l application et notamment leur authentification et la mise en place de groupes.

10 Nuxeo Collaborative Portal Server 10 PERSONNALISATION DU PORTAIL Personnalisation de l apparence L apparence générale de Collaborative Portal Server repose sur des boîtes au sein desquelles est présenté le contenu. Chaque utilisateur identifié peut modifier l apparence de ces boîtes ou leur position dans la page par le biais d une interface web. Cette fonction est particulièrement utile pour créer un véritable espace de travail personnel et convivial au sein duquel tout membres de collaborative Portal Serber se sent à son aise. Chaque utilisateur a donc le choix entre plusieurs apparences de boîtes et différents modes d affichage du contenu à l intérieur de ces boîtes. Il est également très facile de réduire ou de rendre invisibles des boîtes qui ne sont pas utiles sur le moment. Personnalisation du contenu Collaborative Portal Server propose un système de personnalisation du contenu présent sur la page d accueil privée de chacun de ses utilisateurs. La personnalisation du contenu se caractérise par l affichage de l information contenue sur le site en fonction de critères définis par l utilisateurs. Ainsi, un membre d un groupe de travail peut, par exemple, décider d afficher les derniers documents publiés en provenance de ce groupe. Il est également possible pour un utilisateur d afficher sur la page d accueil des textes personnalisés, ou des mémos pour mettre en avant des informations particulièrement importantes.

11 Nuxeo Collaborative Portal Server 11 CAS D UTILISATIONS DE COLLABORATIVE PORTAL SERVER PROCESSUS ÉLÉMENTAIRE D ÉDITION DE DOCUMENTS L utilisateur s identifie Il se rend dans l un des groupes de travail auquel il appartient Il crée un document Il publie un document

12 Nuxeo Collaborative Portal Server 12 ÉDITION COLLABORATIVE DE DOCUMENT L utilisateur s identifie Il se rend dans l un des groupes de travail auquel il appartient Il crée un document Les autres membres du groupe modifient le document Le document est soumis pour validation Le document est publié dans un espace de publication

13 Nuxeo Collaborative Portal Server 13 CHAÎNE DE VALIDATION DOCUMENTAIRE L utilisateur s identifie Il se rend dans l un des groupes de travail auquel il appartient Il crée un document Les autres membres du groupe modifient le document Le document est soumis pour validation Le responsable d espace de publication accepte ou rejette le document À la suite d un refus le document est retourné à l espace de travail Après acceptation le document est publié au sein de la rubrique en question

14 Nuxeo Collaborative Portal Server 14 CONFIGURATION RECOMMANDÉE MATÉRIEL Processeur : 500 Mhz + (en fonction du nombre d utilisateurs) RAM : 128 Mo au minimum (256 recommandé) Disque Dur : dépend du volume de données LOGICIELS SERVEUR Systèmes d exploitation : Linux, Mac OSX, MS Windows 2000 / NT4 / XP, Solaris Zope Python EXTENSIONS CONSEILLÉES Serveur LDAP : LDAP v3 (OpenLDAP, iplanet Directory Server, etc.) Serveur Mail : ESMTP (Postfix, Sendmail, MS Exchange, etc.) POUR EN SAVOIR PLUS Site web : contact@nuxeo.com Tel : Livre blanc : Gestion de contenu web, l exemple de Zope (disponible sur nuxeo.com) Livre blanc version 1.1

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