DOSSIER. SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES dans le second degré

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1 DOSSIER SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES dans le second degré Bruxelles, le 27 juin

2 INTRODUCTION Les voyages et sorties scolaires participent par nature à la mission d un établissement scolaire. Leurs organisations et leurs financements doivent être approuvés par la direction de l établissement et répondre à des règles validées par le conseil d établissement. Sortie scolaire : déplacement d'une seule journée, à caractère pédagogique, effectué par une classe ou un groupe d'élèves encadrés par leurs accompagnateurs hors de l'établissement scolaire, avec l'autorisation du chef d'établissement ou de son représentant. D une façon générale, toute sortie sur temps scolaire est financée par l établissement. On sera vigilent sur le nombre de jours de sorties par classe et par professeur. Pour cela on privilégiera comme accompagnateur supplémentaire un volontaire civique. Les sorties seront évitées sur la période précédant les deux semaines du conseil de classe de la classe. Aucune sortie ne sera organisée en Première après les vacances de Pâques. Voyage scolaire : un voyage scolaire est un déplacement à caractère pédagogique, effectué par une classe ou un groupe d'élèves encadrés par leurs accompagnateurs, comprenant au moins une nuitée hors de l'établissement, avec l'autorisation du chef d'établissement. Avant d organiser son voyage : L organisateur d une sortie scolaire ou d un voyage scolaire doit prendre en compte quelques recommandations : - l objet de la sortie ou du voyage doit s inscrire dans les programmes officiels ou dans le projet d établissement - tout doit être mis en œuvre afin que la sortie ou le voyage entraine le moins possible de désagréments aux élèves et aux enseignants non concernés par l action - Sera toujours choisie la destination la plus proche permettant de répondre à l objectif pédagogique - La charge financière demandée aux familles pour ces sorties ou voyages, doit être la plus réduite possible - La sécurité des participants doit être une préoccupation permanente. - L ensemble des élèves concernés par une sortie ou un voyage doivent d une façon générale y participer - Les élèves ne peuvent pas participer à deux voyages par an si la durée totale excède cinq jours ouvrés. - Le nombre de professeurs accompagnateurs doit être limité à deux pour 25 élèves. L appel aux volontaires civiques doit être privilégié. - Un professeur ne peut accompagner plus de deux voyages si la durée totale excède cinq jours de cours. - Les voyages doivent tous avoir été votés en conseil d établissement (principe et montant maximum) - Ils doivent se dérouler de préférence entre novembre et mai. - Une période de voyages et un type de voyages (soit voyage-classe, soit voyage linguistique, soit lié à un enseignement d exploration etc) seront réservés par niveau d enseignement 2

3 Pour organiser son voyage sur le plan comptable : L organisateur doit - finaliser le budget avec l agent comptable sur la base d un document type dûment signé (voir annexe) - prévoir un prestataire unique pour gérer le voyage qui détaillera les prestations, notamment ne plus prendre les billets d avion en direct - ce prestataire doit réserver un maximum de choses pour qu il n y ait pas d avance faite aux accompagnateurs - ne demander aux familles que deux versements (avec nom du voyage, nom de l élève) - planifier les versements avec l intendance en fonction de la facturation des frais de scolarité (année : 5 octobre, 15 janvier, 6 avril) - prévoir l assurance annulation individuelle dans le budget - prévoir dans le budget une marge de 10 euros de plus par élève pour les aléas - Dans le cadre des échanges, prise en charge des frais lors de l accueil des correspondants et inversement. Pendant la préparation du voyage : L organisateur doit - Informer les familles de la possibilité d une aide par la Caisse de solidarité - remplir un formulaire type pour les voyages en avion (horaires, bagages, lieu du RV) - demander les documents d identité dès l inscription au voyage - prévoir la List of travellers et son coût pour les voyages en Grande-Bretagne. - Informer l équipe pédagogique du voyage. - Communiquer les listes d élèves aux collègues et à la Vie scolaire dans les meilleurs délais Calendrier retenu pour l année : Niveau Date Type Pré-projets 6 Juin 2012 Voyage de classe La Marlette 5-4 Du 7 au 11 mai 2012 Voyages sur projets Devon, Rome, Cologne, Trier 3 Début avril avec retour impératif le jeudi 5 avril au soir 2 Début avril avec retour impératif le jeudi 5 avril au soir 1ère Début avril avec retour impératif le jeudi 5 avril au soir Voyages linguistiques Voyages sur projets Voyages sur projets Echange Madrid (départ novembre retour avril), séjour à Vienne Grèce, Turquie, Rome, Londres Londres, Naples, Berlin 3

4 VOYAGES SCOLAIRES Les étapes : - Le programme prévisionnel des voyages scolaires est présenté au premier conseil d établissement de l année scolaire (début octobre) : principe, date, montant maximum demandé aux familles. - Quand le chef d établissement a le retour des familles et le dossier complet, il prend sa décision. A. DOSSIER A PRESENTER AU PROVISEUR-ADJOINT ( au moins 2 semaines avant une réunion du conseil d établissement) FICHE 4 B. APRÈS L AVIS FAVORABLE DU CONSEIL D ETABLISSEMENT Communication avec la famille : - présentation du projet aux parents après avis du conseil d établissement DOC 5 - autorisation DOC 6 - fiche santé DOC 7 C. UNE FOIS L ACCORD DES FAMILLES OBTENUES : Accord du proviseur Communication avec la vie scolaire et l administration : - Fiche L à remettre à la vie scolaire D. AU MOMENT DU DEPART : Communication avec la vie scolaire et l administration : - Aucun départ ne peut avoir lieu sans communication à la vie scolaire ou au secrétariat du Proviseur-adjoint de la liste des élèves inscrits absents. 4

5 ANNEE SCOLAIRE : FICHE 4 Lycée Français Jean Monnet - Bruxelles I Nature du projet (à préciser) II Intitulé du projet et lieu de réalisation (à préciser) III Elèves concernés Cycle(s) : Classe(s) : Nombre d élèves : IV Coordonnateur du projet Nom : Prénom : Fonction : V Projet pédagogique détaillé Le projet pédagogique doit être joint à cette demande sur papier libre. Il doit faire apparaître ; - les actions envisagées, - les champs disciplinaires concernés, - les objectifs pédagogiques visés (domaine des savoirs, des savoirs-être, du savoir-faire), - la cohérence éducative, en particulier l articulation de l action présentée avec le(s) projet(s) d école(s) et la place de l action présentée dans le programme de l année, - la production envisagée des élèves, - les modalités d évaluation présentée. VI Accompagnement du projet Encadrement Enseignant(s) concerné(s) : Accompagnateurs ou intervenants extérieurs : Nom Qualité Nom Qualité Partenaires associés (autres que financiers) ex : musée, parc national... VII Modalités pratiques du projet Calendrier Date du départ (heure, jour) : Date du retour (heure, jour) : Destination Lieu du séjour, de la sortie ou du stage : Transport Moyen utilisé : Hébergement Lieu(x) envisagé(s) Assurances Nature du contrat et mesures prises : 5

6 VIII Financement du projet Budget prévisionnel présenté en équilibre (gestion inscrite dans la comptabilité de l établissement) Dépenses en euros Hébergement (avec repas si compris dans la facture d hébergement) Transport Assurance annulation Prestations des intervenants Recettes en euros Participation des familles (en 2 versements maximum) : Subventions (à préciser) Autres recettes Ou «package» global des activités TOTAL TOTAL A titre indicatif (montant et objets des sommes demandées aux familles pour les autres petits frais n entrant pas dans ce budget) : IX Avis et autorisation Avis préalable du directeur du primaire ou du proviseur-adjoint: Date et signature Avis préalable de l intendant : Date et signature Avis du Conseil d établissement : Date et signature Décision du proviseur : Voyage ACCEPTE/REFUSE Date et signature du chef d établissement 6

7 Présentation du projet Madame, monsieur, DOC 5 Sous réserve de la décision du proviseur, un voyage pédagogique sera organisé par M. / Mme..., Professeur de (discipline) :..., Classe concernée :... Effectif :... Date du voyage : du...au... Destination (adresse exacte) Heure de départ :... Heure de retour :... Lieu de départ :... Lieu de retour :... Moyen de transport utilisé :... Participation financière des familles à régler au lycée :... à prévoir pour les frais annexes Objectif pédagogique du voyage : Programme (y compris temps libre laissé aux élèves) :. Liste des accompagnateurs (1 pour 15 élèves) : - M. / Mme... - M. / Mme... - M. / Mme... - M. / Mme... Numéros de téléphone, en cas d'urgence : sur le lieu de séjour... Portable (éventuellement)... Une réunion d'information concernant ce voyage aura lieu le (date)... Tout problème médical susceptible de toucher votre enfant pendant cette sortie (allergie, asthme, contre-indication, etc.) doit nous être signalé. Date, signature de l enseignant responsable : 7

8 Autorisation de participation au voyage (à compléter par le responsable légal de l'élève) DOC 6 Je soussigné (nom du parent / tuteur légal)..., demeurant (adresse)..., Tél fixe et GSM :..., autorise mon enfant (nom et prénom de l'élève)..., élève en classe de..., durant l'année scolaire..., à participer au voyage organisé dans le cadre du projet... Je l'autorise donc à se rendre à (ville / pays)... Du... au... (dates). Nom de(s) accompagnateurs M. / Mme... J atteste avoir pris connaissance des conditions de l assurance scolaire contractée par le lycée et en accepter les clauses... Je confirme que pour le voyage à l'étranger, mon enfant sera muni d une pièce d identité autorisée du visa éventuel demandé par le pays visité. Date et signature du responsable légal : FICHE SANTÉ (à compléter par le responsable légal de l'élève) DOC 7 Je soussigné (nom du parent / du tuteur légal)..., demeurant..., demande à M et/ou Mme..., responsables du voyage, de prendre toutes les dispositions qu'il(s) ou elle(s) jugerai(en)t utiles, EN CAS D'URGENCE, lors de son séjour à... en (nom du pays)..., qui se déroulera du... au Renseignements médicaux concernant l'élève NOM / Prénoms... Date de naissance... Références de l 'Assurance Maladie... Précisions complémentaires et importantes concernant l'état de santé, les contre-indications médicales, éventuelles allergies ou problèmes de santé, la prise de médicaments (pour ce dernier cas, indiquer le nom du produit, la manière de le prendre, le moment et le rythme de la prise)... Je fournis, par ailleurs, pour compléter le dossier une copie - des certificats de vaccination - éventuellement de la carte de groupe sanguin - de l'ordonnance pour la prise des médicaments (si nécessaire), A,... le Signature du responsable, le

9 FICHE L Liste des élèves participant au voyage ( ) à la sortie ( ) ( ) rayer les mentions inutiles Professeurs accompagnateurs : Nom prénom Nom prénom Liste des élèves inscrits : Nom Prénom Classe 9