Archives de l'université de Fribourg Procédure d'archivage et de versement

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1 Archives de l'université de Fribourg Procédure d'archivage et de versement Coordonnées des Archives de l'université Les Archives de l'université se trouvent à Miséricorde dans les locaux Christine Fracheboud, archiviste Miséricorde, bureau 60 0, av. de l'europe CH 700 Fribourg Tél. +4 (0) christine.fracheboud [at] unifr.ch Base légale Directives Directives du Rectorat du 6 juillet 00 concernant l'archivage des documents (les articles mentionnés dans cette procédure font référence à ces directives). Rôle des Archives de l'université En mars 00, une convention a été passée entre l'université de Fribourg et les Archives de l'etat de Fribourg qui prévoit que, en dérogation au règlement du mars 99 sur les Archives de l'etat, l'université conserve ses archives. Cette convention s applique aux documents produits ou reçus par l'université - ses organes centraux, qui assurent la direction de l'institution et les relations avec l'etat et les autres Hautes Ecoles, ses facultés, qui constituent les unités principales d'enseignement et de recherche, ainsi que ses corps universitaires, qui regroupent les membres de la communauté universitaire - dans le cadre de ses activités, quels que soient leur date, leur nature et leur support. Archives de l'université Les Archives de l'université accueillent les dossiers d'archives des organes centraux, des facultés et des corps universitaires, ainsi que des unités qui en dépendent, lorsqu'ils n'en ont plus l'utilité (art. 8). Elles en assurent la conservation et la consultation (art. 7). L'archiviste responsable des Archives de l'université est la personne de référence au sein de l'université pour l'archivage et la conservation des documents. Elle est consultée pour tout ce qui touche à ces questions et peut intervenir en matière d'archivage auprès des organes centraux, des facultés et des corps universitaires, ainsi que des unités qui en dépendent (art. 9). Les Archives de l'université, de même que les Archives de l'etat, contrôlent que les dispositions en matière d'archivage sont respectées au sein de l'université (art. 0). Conservation des documents A l'exception de ceux qui font double emploi ou qui, à l'évidence, ne présentent aucun intérêt comme source de renseignement ou moyen de preuve, les documents doivent être conservés (art. ). Plan de classement Les organes centraux, les facultés et les corps universitaires, ainsi que toutes les unités qui en dépendent, sont responsables du classement de leurs documents et établissent des plans de classement (art. ). Le plan de classement est une liste qui présente l'organisation du classement

2 des documents actifs au sein des unités. Tout en étant simple et efficace, le plan de classement est représentatif de l'activité de l'unité concernée et découle de sa mission, de son fonctionnement et de ses besoins. Il permet de clarifier le classement pour l'ensemble des collaborateurs (voir annexe ). Dossiers d'archives Description du contenu Documents informatiques Les documents qui ne présentent plus d'utilité immédiate doivent être constitués en dossiers d'archives (art. ). En principe, ils sont mis, en respectant l ordre chronologique et le classement, dans des enveloppes en papier ou des chemises en carton, si possible non acides (matériel d'archivage disponible auprès de l'economat), glissées dans des boîtes d archives. Quelques remarques d'ordre matériel : le plastique ne convient pas à la conservation, car il entraîne des transformations chimiques; les étiquettes collées avec des colles courantes ou du ruban adhésif se décollent très rapidement; le crayon à papier (graphite), contrairement à la plupart des encres de stylos et de feutres, ne s'efface pas à la lumière. 4 Sur les enveloppes, ainsi que sur les boîtes d archives, sont mentionnés, au crayon papier, leur contenu et les dates extrêmes (la date du document le plus ancien et la date du document le plus récent). Ces données seront reportées sur une liste (sous forme de tableau Word ou Excel) qui permettra d'établir le bordereau de versement lorsque les dossiers d'archives seront transmis aux Archives de l'université et de faciliter la recherche de documents, en répondant ainsi à l'art. 8, al. de la loi du 9 septembre 009 sur l'information et l'accès aux documents, qui recommande que "Les organes publics veillent à ce que leurs systèmes de classement facilitent l'exercice du droit d'accès". 5 Les documents élaborés par des programmes informatiques de bureautique destinés à l impression, tels que procès-verbaux, rapports ou correspondance, doivent être conservés sur support papier et non sous format électronique. Pour l'archivage des documents purement informatiques (comme les banques de données), une solution doit être trouvée en collaboration avec les services informatiques et les Archives de l'université (art. 4). 4 Elimination de documents Toute élimination de documents doit être autorisée par les Archives de l'université, sur accord des Archives de l'etat (art. ). Documents qui peuvent être éliminés Les documents ne présentant pas d intérêt comme source de renseignement ou comme moyen de preuve, dont la liste jointe au présent document a été approuvée par les Archives de l'etat, peuvent être éliminés sans autre (voir annexe ). Pour les services et unités de l'administration centrale, la décision d'éliminer certains documents peut être prise par le calendrier de conservation. Si l'accord des Archives de l'etat y est explicitement mentionné, les dossiers peuvent être détruits sans autre; si ça n'est pas le cas, un bordereau d'élimination sera établi (voir al. 4). Bordereau d'élimination 4 Préalablement à toute élimination qui n'aurait pas fait l'objet d'une approbation par les Archives de l'etat, un bordereau d'élimination sera établi, qui devra être validé par les Archives de l'université avec l'accord des Archives de l'etat (voir annexe ). 5 Versements aux Archives de l'université 5a Publications Textes législatifs Versements courants Les organes centraux, les facultés et les corps universitaires, ainsi que les unités qui en dépendent, versent aux Archives de l'université, lors de leur parution, un exemplaire des publications qu ils éditent ou auxquelles ils participent (rapports annuels, brochures, bulletins d information, plaquettes, etc.) (art. 4). Les publications antérieures aux directives pourront également être confiées aux Archives de l'université, d entente avec son archiviste. Dès leur authentification, les textes législatifs concernant l Université, ainsi que les originaux signés des conventions sont versés aux Archives de l'université (art. 5).

3 5b Versements des dossiers d'archives Préalablement à tout versement de dossiers d'archives, un contact doit être pris avec les Archives de l'université afin de régler les modalités de dépôt. En fonction de la quantité de dossiers à déposer, un délai peut être demandé par les Archives de l'université pour un versement (art. ). Calendrier de conservation Evaluation Sur la base de son plan de classement, un calendrier de conservation est établi par chaque service et unité de l'administration centrale, en collaboration avec l'archiviste de l'université, (voir annexe ). Il définit la durée de conservation des documents et prévoit si, à la fin de ce délai, les documents doivent être versés aux Archives de l'université ou pourront être éliminés (art. 0). Les dispositions et délais prévus par les calendriers de conservation sont respectés. S'il n'a pas été précisé dans le calendrier de conservation, le délai à prendre à compte est de 0 ans. Lorsque les autres organes centraux, les facultés et les corps universitaires, ainsi que les unités qui en dépendent, désirent se dessaisir de dossiers d'archives dont ils n'ont plus l'utilité, une évaluation des dossiers concernés est établie en collaboration avec l'archiviste de l'université, afin de définir ce qui sera versé aux Archives de l'université et ce qui pourra être éliminé. 4 Les documents versés aux Archives de l'université doivent avoir été constitués en dossiers d'archives (voir ci-dessus, Conservation des documents, al. ). Pour les documents qui peuvent être éliminés, les dispositions prévues doivent être respectées (voir ci-dessus, 4 Elimination de documents). Bordereau de versement 5 Chaque versement de dossiers d'archives aux Archives de l'université est accompagné d'un bordereau de versement (art. ), dans lequel sont mentionnés le contenu des dossiers et les dates extrêmes. Ces données sont introduites dans un tableau dont le modèle est mis à disposition par les Archives de l'université lors de la prise de contact en vue du versement (voir annexe 4). 6 Sur la base de ce bordereau, les dossiers versés sont classés par les Archives de l'université dans le respect des différents fonds (art.). 6 Consultation des documents d'archives Les personnes qui désirent consulter des documents d'archives s'adressent aux Archives de l'université. La consultation se fait en principe dans ses locaux (art. 7). Unités versantes Tiers Recherches historiques Loi sur l'information et l'accès aux documents Les organes centraux, les facultés et les corps universitaires, ainsi que les unités qui en dépendent, peuvent consulter et reproduire sans restriction les documents qu'ils ont versés aux Archives de l'université (art. 6). Pour la consultation des documents par des tiers, les dispositions prévues à l'article 5 des directives sont respectées. Les documents sont en principe accessibles à l'expiration d'un délai de 0 ans (qui peut être prolongé jusqu'à cent ans pour les dossiers contenant des données personnelles). Tout ce qui peut être consulté selon ces dispositions doit avoir été déposé aux Archives de l'université par les organes centraux et l'administration centrale (art. ). Les facultés, les unités d'enseignement et de recherche interfacultaires et les corps universitaires, qui n'ont pas déposé leurs archives aux Archives de l'université, accueillent les personnes qui désirent les consulter (art. 8 et ). 4 Sur préavis favorable des organes, facultés, corps ou unités concernés, le Rectorat peut accorder que ces délais soient exceptionnellement réduits pour des recherches historiques (art. 5). 5 Par analogie à l'art. 7, al., de la loi du 9 septembre 009 sur l'information et l'accès aux documents, les organes, facultés, corps ou unités qui ont versé des documents aux Archives de l'université restent compétents pour traiter les demandes d'accès relatives à ces documents jusqu'au terme de la réserve de consultation prévue par l'art. 5 des directives sur l'archivage des documents. Archives de l'université Christine Fracheboud

4 4 Annexe Plan de classement Plan de classement Le plan de classement est une liste qui présente l'organisation du classement des documents actifs au sein de chaque unité. Il précise la structure du classement et énumère les subdivisions à l'intérieur de cette structure. Tout en étant simple et efficace, le plan de classement est représentatif de l'activité de l'unité concernée et découle de sa mission et de son fonctionnement. Il peut être modifié en tout temps en fonction des besoins. Il permet de clarifier le classement pour l'ensemble des collaborateurs et est respecté pour la constitution des dossiers d'archives. Exemple fictif et schématique de plan de classement Dossiers généraux Correspondance envoyée (ordre chronologique) Procès-verbaux Règlements et conventions Rapports d activité Personnel Activités Programme des cours Recherche Colloques Relations au sein l Université Rectorat Facultés Instituts Services Relations extérieures Universités Fondations Institutions Comptabilité Budget Comptes Factures, récépissés et relevés bancaires

5 5 Annexe Elimination L'archivage implique non seulement la conservation, mais également l'élimination de documents. L'élimination comporte certains risques, mais elle est indispensable pour éviter d'être submergé par la masse des documents. Liste des documents ne présentant pas d intérêt comme source de renseignement ou comme moyen de preuve Peuvent être éliminés les documents qui font double emploi ou qui, à l'évidence, ne présentent aucun intérêt comme source de renseignement ou moyen de preuve (art.) : - les doubles et multiples copies inutiles (après s'être assuré que ce sont bien des doubles) - les documents reçus pour information - les documents ne servant pas au traitement des affaires (revues, publicités, circulaires, rapports ou autres documents émanant d'autres organismes) - les pièces inutiles à la compréhension d'un dossier (avis d'envoi après accusé de réception de la réponse ou ordre du jour après réception du procès-verbal) - les courriers sans importance pour l'activité de l'unité (fiches de transmission, lettres d'accompagnement, invitations ou lettres d'excuse) - les versions intermédiaires de documents dont un exemplaire de la version finale est conservé (brouillons, tirages intermédiaires, épreuves ou notes qui ont été retranscrites) - les doubles de procès-verbaux émis par d'autres unités administratives - les doubles de procès-verbaux émanant de l'unité (après contrôle que l'exemplaire original est bien conservé) - les textes législatifs lorsque l'unité n'en a plus l'utilité (le Service juridique archive le Recueil chronologique (recueil original signé); les Archives de l'université (art. 5) archivent dès leur authentification les textes législatifs (Recueil systématique et copie du Recueil chronologique)). En ce qui concerne les publications, dont un exemplaire aura été versé aux Archives de l'université lors de leur parution (art. 4), le service producteur en gardera un exemplaire, à moins que d'autres dispositions ne soient prises d'entente avec les Archives de l'université. Liste adoptée par les Archives de l'etat de Fribourg en août 00. Bordereau d'élimination Préalablement à toute élimination qui n'aurait pas fait l'objet d'une approbation par les Archives de l'etat, un bordereau d'élimination sera établi, qui devra être validé par les Archives de l'université avec l'accord des Archives de l'etat. Ce bordereau permet de conserver une trace de l'existence de ces documents et de leur élimination. Il mentionne l'unité concernée, le sujet et les dates extrêmes des documents à détruire, ainsi que la quantité de documents que cela représente (en mètre linéaire ou en nombre de boîtes ou de dossiers) et les raisons pour lesquelles ces documents sont à éliminer (plus de valeur comme source de renseignement ou moyen de preuve / protection des données personnelles / etc.).

6 6 Annexe Calendrier de conservation Calendrier de conservation Sur la base du plan de classement, un calendrier de conservation est établi par chaque service et unité de l'administration centrale en collaboration avec les Archives de l'université. Pour chaque "rubrique de classement", il détermine la durée durant laquelle l'unité conserve les documents. A l'échéance de cette période, il définit si les documents seront versés aux Archives de l'université ou pourront être détruits. A moins qu'il y soit précisé qu'ils pourront être détruits sans autre, les documents à éliminer feront l'objet d'un bordereau d'élimination (voir annexe ). Cet outil de sélection doit être respecté. Si aucune durée n'a été précisée dans le calendrier de conservation, un délai de 0 ans est à prendre en compte. Il est à noter cependant que le délai ou la durée d'utilité représente une valeur indicative, ne serait-ce que parce que les dossiers d'archives n'auront probablement pas été constitués annuellement Exemple fictif et schématique d'un calendrier de conservation Rubrique de classement Durée utilité Sort final Remarque Dossiers généraux Correspondance envoyée (ordre chronologique) 0 ans AU Procès-verbaux 0 ans AU Règlements et conventions Durée validité E E sans autre (accord AEF) Rapports d activité 0 ans AU Personnel 0 ans (suite à démission) E E sans autre (accord AEF) Activités Programme des cours 0 ans AU Recherche 0 ans AU Colloques 0 ans AU Relations au sein de l Université Rectorat 0 ans E Bordereau E Facultés 0 ans E Bordereau E Instituts 0 ans E Bordereau E Services 0 ans E Bordereau E Relations extérieures Universités 0 ans E Bordereau E Fondations 0 ans E Bordereau E Institutions 0 ans E Bordereau E Comptabilité Budget 0 ans AU Comptes 0 ans AU Factures, récépissés et relevés bancaires 0 ans E E sans autre (accord AEF) AU = Archives de l'université E = élimination AEF = Archives de l'etat de Fribourg

7 7 Annexe 4 Bordereau de versement Bordereau de versement Le contenu des dossiers d'archives versés aux Archives de l'université est reporté dans un bordereau de versement. Ce bordereau sert de pièce justificative de l'opération de versement et permet aux Archives de l'université de classer les dossiers reçus dans le respect des fonds. Le bordereau de versement détaille le contenu des dossiers versés et les dates extrêmes correspondantes. Ces données sont introduites dans un tableau (document Excel) dont le modèle sera mis à disposition par les Archives de l'université lors de la prise de contact en vue du versement.