Manuel d'utilisation Postes 4038IP/4039/4068IP

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1 Manuel d'utilisation Postes 408IP/409/408IP

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3 Manuel utilisateur How Introduction Comment utiliser ce guide En choisissant un téléphone de la gamme 408IP/408IP/409, vous faites confiance à France Télécom : nous vous en remercions. Votre poste vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une communication plus performante. Un grand écran graphique permet, à l'aide des touches et du navigateur, de téléphoner, configurer et programmer votre téléphone, Actions Décrocher. Raccrocher. Clavier Clavier numérique. Clavier alphabétique. un combiné confort : forme ergonomique et zone de maintien en matière souple, Touche spécifique du clavier numérique. des touches audio (écoute amplifiée, mains libres...) pour vous faciliter la vie, un clavier alphabétique confortable pour appeler vos correspondants par leur nom. Navigateur Déplacer la touche de navigation vers le haut, le bas, la gauche ou la droite. Pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long) ; en cours de communication, permet d'accéder aux différentes pages (Menu, Perso,...) et de revenir aux écrans de téléphonie. Afficheur et touches afficheur Dupond Guy Vue partielle de l afficheur. Touche afficheur. Touches audios Écoute amplifiée, mains libres. Réglage moins. Réglage plus. Touches programmables et icones Touche d appel. Icone associée à une touche. Autres touches fixes Touche fixe. Touche MENU. Touche d'accès à la messagerie. Autres symboles utilisés Signifie que la fonctionnalité est accessible depuis la page Menu. Signifie que la fonctionnalité est accessible depuis la page Perso. Signifie que la fonctionnalité est accessible depuis la page Info. Signifie que la fonction est soumise à programmation. Si nécessaire, consulter votre installateur. De petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles.

4 How

5 Sommaire Toc Découvrir votre téléphone p. 1. Description d écrans p Ecrans d accueil p Ecran de gestion des appels p Ecran d application p. 8. Téléphoner p. 9.1 Etablir un appel p. 9. Recevoir un appel p. 9. Téléphoner en mode "Mains libres" p. 9.4 Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) p. 9. Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l entreprise) p. 10. Appeler par touches d appels programmées p Appeler un numéro du répertoire collectif p Filtrage d appel via la messagerie vocale p Rappeler p Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occupé... p Recevoir un appel interne en interphonie p Émettre en fréquences vocales p Vous isoler de votre correspondant (secret) p. 1. En cours de communication; p. 1.1 Appeler un second correspondant en cours de communication p. 1. Recevoir un second appel en cours de communication p. 1. Passer d un correspondant à l autre (va et vient) p. 1.4 Transférer un appel p. 14. Converser simultanément avec correspondants (conférence) p. 14. Mettre votre correspondant en attente (garde) p Mettre un correspondant externe en attente (parcage) p. 1.8 Entrer en tiers dans une communication interne p. 1.9 Mémoriser un numéro p Régler le niveau sonore p L Esprit d Entreprise p Recevoir la sonnerie des appels supervisés p Répondre à la sonnerie générale p Filtrage patron/secrétaire p Intercepter un appel p Répondre momentanément à la place de l opératrice p Groupement de postes p Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) p Répondre au bip sonore de votre récepteur portatif p Appeler un correspondant sur son haut-parleur p Envoyer un message écrit à un correspondant interne p Envoyer une copie d un message vocal p Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion p Diffuser un message sur les haut-parleurs d un groupe de postes p. 19. Rester en contact p. 0.1 Choix des appels à renvoyer p. 0. Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) p. 0. Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale p. 0.4 A votre retour, consulter votre messagerie vocale p. 0. Activer/désactiver l assistant personnel p. 0. L assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre p. 1.7 Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne p. 1.8 Faire suivre vos appels à partir d un autre poste p. 1.9 Effectuer un renvoi sélectif p Renvoyer les appels de votre groupement p Annuler tous les renvois p..1 Annuler un renvoi particulier p..1 Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation).... p..14 Ne pas être dérangé p..1 Laisser un message d absence à vos appelants internes p..1 Consulter les messages écrits laissés en votre absence p..17 Notification des messages p.. Gérer vos coûts p. 4.1 Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients p. 4. Connaître le coût d une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste p Votre poste s ajuste à vos besoins p. 7.1 Initialiser votre messagerie vocale p. 7. Personnaliser votre accueil vocal p. 7. Modifier votre mot de passe p. 7.4 Configurer votre sonnerie p. 7. Régler le contraste de votre écran (408IP/409) p. 7. Sélectionner la page d'accueil p. 7.7 Choisir la langue p. 7.8 Programmer les touches d appel direct p. 7.9 Programmer les touches d appel direct p Programmer un rappel de rendez-vous p Connaître le numéro de votre téléphone p Diffuser une musique d ambiance sur votre haut-parleur p Verrouiller / Déverrouiller votre poste p Configurer la prise audio de votre poste p Activer/désactiver le mode "casque forcé" p Installation d'un casque Bluetooth Wireless Technology (appairage) p Utilisation d'un casque Bluetooth Wireless Technology p Suppression d'un casque Bluetooth Wireless Technology p. 8 Garantie et clauses p. 9

6 Telephone Combiné téléphonique Découvrir votre téléphone Réglage de l'inclinaison de l'écran Voyant lumineux Vert clignotant : arrivée d un appel. Rouge clignotant : alarme. Afficheur et touches afficheur Comporte plusieurs lignes et pages donnant des informations sur les communications et les fonctions accessibles par les 10 touches associées aux lignes de l'écran. Icone renvoi : l'appui sur la touche associée à cet icone permet de programmer ou de modifier la fonction renvoi. Casque branché. Mode silence activé. Rendez-vous programmé. Poste verrouillé. Touches afficheur : l'appui sur une touche afficheur active la fonction qui lui est associée sur l'écran. Navigation Touche OK : permet de valider les différents et options proposés en cours de programmation ou de configuration. Navigateur Gauche-Droit : permet de passer d'une page à une autre. Navigateur Haut-Bas : permet de défiler le contenu d'une page. Touche Retour/Sortie : pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long) ; en cours de communication, permet d'accéder aux différentes pages d'accueil (Menu, Info, ) et de revenir aux écrans de téléphonie. Pages d accueil 408IP Page menu : contient l'ensemble des fonctions et applications accessibles à l'aide des touches associées aux libellés. Page perso : contient des touches de ligne ainsi que des touches d appel direct à programmer. Page info : contient des informations sur le téléphone et l'état de fonctions : nom, numéro de téléphone, nombre de messages, état du renvoi, rappel de rendez-vous, Prise pour la connexion d'un casque, d'un équipement mains libres ou d un haut-parleur Touches audios Clavier alphabétique Présentation des appels Appel entrant. Communication en cours. Touche Raccrocher : pour terminer un appel. Touche Mains libres/haut-parleur : pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher. Allumée fixe en mode mains libres ou en mode casque (appui court). Clignotement en mode haut-parleur (appui long). Touche Interphonie/Secret En conversation : appuyer sur cette touche pour que votre correspondant ne vous entende plus. Poste au repos : appuyer sur cette touche pour répondre automatiquement aux appels sans avoir à décrocher. Pour augmenter ou diminuer le volume du haut-parleur, du combiné ou de la sonnerie Appel en attente. Dans le cas de deux appels simultanés, il est possible de passer d'un appel à un autre en appuyant sur les touches afficheur associées à chacun des appels. Navigateur Gauche-Droit : permet de consulter les appels. Touche OK : permet de prendre l'appel consulté. Boîtier d'extension Un boîtier d'extension peut équiper votre poste. Il dispose ainsi de touches supplémentaires configurables en touches de fonction, touches de ligne, touches d'appel Pour mettre en place les étiquettes : ramener la languette de maintien du cache de touches vers soi et soulever le cache. Installer l'étiquette sous le bloc de touches, dans le logement prévu à cet effet, et mettre à nouveau le cache en place. Touches de fonction et touches programmables Touche Information : pour obtenir des informations sur les fonctions de la page et pour programmer les touches de la page 'Perso'. Touche Messagerie pour accéder aux différents services de messagerie : le clignotement de cette touche signale la présence d'un nouveau message vocal ou d'un nouveau message texte. Touche 'Bis' : pour rappeler le dernier numéro émis. Touche programmable (touches f1 et f) : le voyant est allumé lorsque la fonction associée à la touche est activée.

7 1 Description d écrans 1.1 Ecrans d accueil Other Page perso : contient des touches de ligne ainsi que des touches d appel direct à programmer. Le navigateur haut-bas permet d'accéder à l'ensemble des touches d'appel direct (autres que celles affichées par défaut). La programmation ou la modification d'une touche d'appel direct se fait par l'intermédiaire de la touche Information. Page menu Page perso Page info Heure et icone d'états Date Barre de défilement : indique la position dans une page Icone renvoi d'appel Fixe : pas de renvoi activé. En rotation : renvoi activé Affichage du contenu de la page sélectionnée Page info : contient des informations sur le téléphone et l'état de fonctions : nom, numéro de téléphone, nombre de messages, état du renvoi, rappel de rendez-vous, Page menu : contient l'ensemble des fonctions et applications accessibles à l'aide des touches associées aux libellés. Depuis cette page, il est entre autre possible de régler la sonnerie et le contraste de l'écran, de programmer une heure de rendez-vous, de verrouiller le poste, de définir la page affichée par défaut, de configurer la messagerie, et d'accèder à des fonctions téléphoniques telles que le rappel de l'un des 10 derniers numéros ou l'interception d'appels. Navigateur Gauche-Droit : permet de passer d'une page à une autre. Navigateur Haut-Bas : permet de défiler le contenu d'une page. 7

8 1 Description d écrans 1. Ecran de gestion des appels 1. Ecran d application Date Icone arrivée d'un appel Heure et icone d'états Date Nom de l application Lun 1 août 004 Heure et icone d'états Icone appel en garde Icone appel en cours Affichage contextuel des fonctions accessibles en cours de communication Ecran de présentation d'un appel entrant. Cet écran s'affiche temporairement à l'arrivée d'un appel et présente le nom et/ou le numéro de l'appelant. Ecran d évènements Ecran d application A chaque onglet correspond un appel dont l'état est symbolisé par son icone ((en cours, en garde, arrivée nouvel appel). En cours de communication, utiliser le navigateur gauche-droit pour consulter les appels en garde ou entrant. Ecran d application : affichage d'informations utiles à la programmation ou la configuration du poste. Ecran d évènements : affichage d'évènements liés à la programmation ou la configuration en cours, confirmation, refus, erreur,... Utiliser le navigateur haut-bas pour afficher les fonctions accessibles. Ces fonctions (transfert, conférence, ) sont directement liées à l'état de l'appel consulté. Par exemple la fonction transfert ne sera pas disponible entre un appel en cours ou en garde et un appel entrant. Touche Retour/Sortie : pour passer d'un écran téléphonique à un écran applicatif. Permet, par exemple, en cours de communication de chercher un numéro, de programmer un rappel de rendez-vous,... Il est également possible de gérer ses appels à partir de la page Perso. En cours de communication, appuyer sur la touche Retour/Sortie et afficher la page Perso. Les communications en cours ou en attente s'affichent sur les différentes touches de ligne. Il est alors possible de converser avec le correspondant de son en appuyant sur la touche qui lui est associée. 8

9 Téléphoner Other.1 Etablir un appel. Téléphoner en mode 'Mains libres' Poste au repos : numéroter directement décrocher nº de votre correspondant mains libres nº de votre correspondant appui court vous êtes en position mains libres En cours de communication : touche d appel programmée nom du destinataire vous êtes en communication Pour un appel à l extérieur, composer le numéro d'accès à l'extérieur avant le numéro de votre correspondant. 0 est le code par défaut pour accéder au réseau téléphonique public. vous êtes en communication appui court En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre combiné sans interrompre l appel. Pour le standard, composer le '9' (par défaut). Si le correspondant interne ou externe ne répond pas :.4 Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) - Écoute amplifiée Interphonie Rappeler Texte passer un message sur le haut-parleur du poste libre demander le rappel du poste occupé transmettre un message écrit vous êtes en communication activer le haut-parleur (appui long) la touche Haut-Parleur clignote. Recevoir un appel La touche s'éteint appelle décrocher mains libres appuyer sur la touche associée à l'icone 'appel entrant' régler le volume (7 niveaux) désactiver le haut-parleur (appui long) un appui court sur la touche haut-parleur permet de passer en mode main-libre (voyant allumé fixe). 9

10 Téléphoner. Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l entreprise).7 Appeler un numéro du répertoire collectif premières lettres du nom de votre correspondant si le nom convient : OK propose un nom suivi de son numéro de téléphone et de son numéro d ordre dans une liste appeler votre correspondant Si le nom du correspondant ne vous convient pas : Annuaire 001/00 Votre poste a accès à un répertoire collectif de numéros externes programmés. nº abrégé.8 Filtrage d appel via la messagerie vocale Ce service permet de filtrer les appels arrivant sur votre messagerie vocale. Lorsque la personne dépose son message vous pouvez entrer en communication avec elle. Activer le filtrage : Prénom 0 étendre la recherche effacer la dernière lettre saisie afficher le nom suivant touche programmée entrer votre mot 'filtrage de passe messagerie vocale' A la réception d un appel : même touche pour arrêter l écoute et désactiver le filtrage afficher le nom précédent revenir au menu principal est filtré nom ou nº de l appelant vous entendez la personne déposer son message mains libres pour prendre l appel. Appeler par touches d appels programmées Hélène pour arrêter l écoute seulement 'Perso' rechercher votre correspondant parmi les touches d appels programmées appeler le correspondant de votre 10

11 Téléphoner.9 Rappeler.11 Recevoir un appel interne en interphonie Rappeler le dernier numéro composé (bis) : Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu un correspondant interne appelle, vous êtes alors directement connecté en mode mains libres. L afficheur indique l identité de l appelant. Pour activer - poste au repos : rappel du dernier numéro touche 'Bis' (appui court) Rappeler l'un des 10 derniers numéros : la diode associée s allume Lorsque votre correspondant raccroche, le mode interphonie est toujours activé. Liste de bis Pour désactiver - poste au repos : touche 'Bis' (appui long) La diode associée s'éteint Appeler sélectionner le n parmi les 10 derniers émis.10 rappeler le numéro de votre Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occupé correspondant interne occupé WRappeler l acceptation du rappel s affiche.1 Émettre en fréquences vocales En cours de communication, vous devez parfois émettre des codes en fréquences vocales, par exemple dans le cadre d un serveur vocal, d un standard automatique ou d un répondeur consulté à distance. vous êtes en communication Fréq vocale désactiver 'FV' Fréq vocale activer 'FV' Annuler la demande de rappel : La fonction est automatiquement annulée avec l arrêt de la communication. WRappeler l'acceptation de l'annulation du rappel s'affiche 11

12 Téléphoner.1 Vous isoler de votre correspondant (secret) Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entendra plus : vous êtes en communication désactiver le micro La touche s'allume La touche s'éteint reprendre la conversation 1

13 En cours de communication Other.1 Appeler un second correspondant en cours de communication. Recevoir un second appel en cours de communication Un second correspondant cherche à vous joindre : Nouvel appel vous êtes en communication nº du second correspondant vous êtes en communication appelle nom ou n de l'appelant pendant secondes Liste de bis sélectionner le n pour appeler un le premier correspondant parmi les 10 derniers numéro du répertoire est mis en attente émis si votre poste l'autorise Autres méthodes pour appeler un second correspondant Fréq vocale Numéroter directement. Répertoire John Répondre à l appel affiché :: Répondre John touche d appel le premier correspondant dont l icone est mis en attente clignote Pour retrouver votre premier correspondant et mettre fin à la conversation en cours Nom du second correspondant. - Pour rappeler le dernier numéro émis (appui long). - Rappeler l'un des 10 derniers numéros (appui court). Touche d appel programmée. John touche associée à l'icone 'appel en attente' Pour annuler votre second appel et retrouver le premier :. Passer d un correspondant à l autre (va et vient) John touche associée à l'icone 'appel en attente' En cas de fausse manœuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez votre premier correspondant. En communication, un deuxième correspondant est en attente. Pour le reprendre : John touche associée à l'icone 'appel en attente' votre premier correspondant est mis en attente 1

14 En cours de communication.4 Transférer un appel. Mettre votre correspondant en attente (garde) Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre poste : Fréq vocale vous êtes en désactiver 'FV' communication Si le destinataire du transfert répond : Transfert n du ème poste John le premier correspondant est mis en attente Mise en garde exclusive : Vous êtes avec un correspondant. Vous voulez le mettre en attente et le reprendre ultérieurement sur le même poste. Attente vous êtes en communication Reprendre le correspondant en garde : en attente votre correspondant est mis en attente Vous pouvez aussi transférer votre appel immédiatement, sans attendre la réponse de votre correspondant. Le transfert entre deux correspondants externes n est généralement pas autorisé (dépend du pays concerné et de la programmation du système). en attente touche associée à l'icone 'appel en attente' Mise en garde commune (soumis à programmation) : Pour retrouver votre correspondant, à partir de n importe quel poste de votre installation qui supervise la ligne.. Converser simultanément avec correspondants (conférence) En communication avec un correspondant, un deuxième est en attente : Attent en attente vous êtes en votre correspondant est communication mis en attente Reprendre le correspondant en garde à partir de n importe quel poste : John WConférence sélectionner la fonction 'conférence' Annuler la conférence et reprendre votre premier correspondant (si la conférence est active) : touche associée à l'icone 'appel en attente' WConférence Raccrocher avec tous vos correspondants (si la conférence est active) : Si à l issue de la conférence, vous voulez laisser vos deux correspondants en liaison : WConférence Transfert annuler la conférence 14

15 En cours de communication.7 Mettre un correspondant externe en attente (parcage).9 Mémoriser un numéro Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre à partir d un autre poste : En cours de communication, pour enregistrer le numéro sur une touche d'appel : Parquer com. Vers repert vous êtes en communication Pour retrouver votre correspondant parqué : vous êtes en communication Intercepter Reprise parc nº du poste à l origine du parcage appuyer sur une touche d'appel de la page Perso saisir le nom de votre correspondant valider Si la communication mise en parcage n est pas reprise dans un temps donné (1mn 0 par défaut), elle est aiguillée vers l opératrice..10 Régler le niveau sonore En communication, pour régler le niveau sonore du haut-parleur ou du combiné :.8 Entrer en tiers dans une communication interne Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n est pas protégé, vous pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans la conversation en cours : WIntrusion WIntrusion vous êtes en communication Régler le niveau sonore même touche pour sortie Se protéger contre l entrée en tiers : touche programmée 'protection d'une communication' entrer le numéro La protection disparaît lorsque vous raccrochez. 1

16 4 L Esprit d Entreprise Other 4.1 Recevoir la sonnerie des appels supervisés Pour percevoir les bips correspondant aux appels destinés à un autre poste : 4.4 Intercepter un appel Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau où personne ne peut répondre. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez répondre à partir de votre poste. Si le poste qui sonne appartient au même groupe d interception que vous : touche programmée Sonnerie d appel supervisé même touche pour annuler 4. Répondre à la sonnerie générale touche programmée 'interception d'appel de groupe' Si le poste n appartient pas au même groupement que vous : En l absence de l opératrice, les appels externes qui lui sont destinés peuvent aboutir à une sonnerie générale. Pour répondre : Intercepter AppelGénéral Intercepter Poste nº du poste qui sonne 4. Filtrage patron/secrétaire touche programmée 'interception d'appel de poste' nº du poste qui sonne La programmation du système permet de constituer des groupes patron/secrétaire permettant de diriger les appels du patron vers une ou plusieurs secrétaires. A partir du poste patron ou secrétaire : Par programmation du système, certains postes peuvent être protégés contre l interception. touche programmée Filtrage vos appels sont filtrés par la personne choisie (secrétaire, ) 4. Répondre momentanément à la place de l opératrice A chaque communication externe destinée au standard, votre poste sonnera et vous pourrez répondre à l appel : votre poste sonnera en même temps que le standard même touche pour annuler touche programmée Aide opératrice A chaque appel pour le standard : même touche pour annuler Le filtrage est indiqué sur l afficheur du poste patron et par l icone associée à la touche programmée filtrage. un appel pour le standard sonne sur votre poste touche programmée Aide opératrice 1

17 4 L Esprit d Entreprise 4. Groupement de postes 4.7 Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) Appel de postes d un groupement : Certains postes peuvent faire partie d un groupement, vous pouvez les joindre en composant le numéro du groupement. Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu il dispose d un récepteur portatif : n du groupement à appeler Sortir temporairement de votre groupement de poste : est libre votre correspondant ne répond pas touche programmée 'recherche de personne' touche Nº de votre programmée groupement 'sortie de groupement' Réintégrer votre groupement : Affichage de la recherche en cours Votre correspondant peut répondre à partir de n importe quel poste de l entreprise. touche programmée 'retour dans le groupement' Nº de votre groupement L appartenance d un poste à un groupement n a aucune incidence sur la gestion de ses appels directs. Vous pouvez toujours joindre un poste précis du groupement par son propre numéro. 4.8 Répondre au bip sonore de votre récepteur portatif Vous pouvez répondre au bip sonore en utilisant n importe quel poste de l entreprise. votre récepteur portatif sonne touche programmée 'réponse à la recherche de personne' nº de votre groupement 4.9 Appeler un correspondant sur son haut-parleur Votre correspondant interne ne répond pas. Vous pouvez, si vous y êtes autorisé, décrocher son poste à distance : est libre votre correspondant ne répond pas Interphonie vous êtes connecté sur le haut-parleur du poste de votre correspondant (s il possède la fonction mains libres) 17

18 4 L Esprit d Entreprise 4.10 Envoyer un message écrit à un correspondant interne 4.11 Envoyer une copie d un message vocal EnvoyerTxt Voix affichage du nombre de nouveaux et d anciens messages Consulter Message prédéfini : nº du poste destinataire saisir les premières lettres du nom mot de passe Envoi copie MsgFixe Mess Texte rappelez 01/7 premier message de la liste sélectionner le message à envoyer (01 à 7) Alleràmsg entrer le n du message à envoyer (01 à 7) valider votre choisir le message à copier par appuis successifs nº du poste destinataire nom du destinataire Langue changer la langue du message Message personnel : valider votre Envoi Enregistrer envoyer le message enregistrer un commentaire* *Pour enregistrer un commentaire : NouveauMsg Mess voix Prêt à enreg. Enregistrer Mess voix enregistrement créer un message personnel temporaire (clavier alphabétique) Les 7 messages sont les suivants : valider votre 1 RAPPELEZ 1 REUNION LE xx xx xx (*) RAPPELEZ DEMAIN 1 REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*) RAPPELEZ A xx : xx (*) 17 ABSENT UN INSTANT 4 RAPPELEZ LE xx xx xx (*) 18 ABSENT POUR LA JOURNEE RAPPELEZ LE STANDARD 19 ABSENT, RETOUR A xx : xx (*) APPELEZ SECRETAIRE 0 ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*) 7 JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) 1 EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*) 8 JOIGNEZ PAR BIP RENDEZ-VOUS EXTERIEUR 9 PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES A L EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*) 10 PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER 4 JE SUIS EN SALLE Nº xxxx (*) 11 VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI EN REUNION - NE PAS DERANGER 1 VISITEURS EN ATTENTE EN PAUSE DEJEUNER 1 VOUS ETES ATTENDU A L ACCUEIL 7 MALADE 14 REUNION A xx : xx (*) (*) Messages à compléter via le clavier numérique Stop fin de l enregistrement démarrer l enregistrement du commentaire Enregistrer réenregistrer un commentaire Ecouter réécouter le commentaire enregistrement en cours envoyer le message 18

19 4 L Esprit d Entreprise 4.1 Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion Voix Envoyer msg mot de passe Ajouter nº du destinataire ou de la liste (00 à 0) nom du destinataire ou de la liste (00 à 0) autres destinataires si nécessaire valider Mess voix Prêt à enreg. Enregistrer Mess voix enregistrement démarrer l enregistrement du message enregistrement en cours Stop Ecouter fin de l enregistrement valider réécouter le message Enregistrer réenregistrer un message valider 4.1 Diffuser un message sur les haut-parleurs d un groupe de postes Ce message, ne nécessitant pas de réponse, est diffusé sur les haut-parleurs des postes de votre groupe de diffusion : parlez, vous disposez de 0 secondes nº du groupe de diffusion Seuls les postes au repos et équipés de haut-parleurs entendent le message. 19

20 Rester en contact Other.1 Choix des appels à renvoyer. Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale Lors de l activation d un renvoi, vous pouvez choisir le type d appels que vous souhaitez renvoyer : externes, internes, tous,... Immédiat l acceptation du renvoi s affiche Ext/Int Renvoi Renvoi - Externe selectionner le type d'appel Ext/Int le type d appel renvoyé s affiche.4 A votre retour, consulter votre messagerie vocale Choix Renvoi : Ext / Loc Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages. si le type d'appel ne convient pas tous les appels Voix affichage du nombre de nouveaux et d anciens messages mot de passe Renvoi : Local Renvoi : Externe appels internes ou externes valider. Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) Consulter sélectionner le message de votre affichage du nom de l émetteur, de la date, de l heure et du rang du message Ce numéro peut être celui d un domicile, d un portable, d un téléphone de voiture, de votre messagerie vocale ou bien celui d un poste interne (opératrice, etc.). Ecouter Effacer Appeler Envoi copie Immédiat Liste de bis écouter le message effacer le message rappeler l auteur du message copier le message nº du destinataire. Activer/désactiver l assistant personnel Répertoire l acceptation du renvoi s affiche Réglages Assistant Réglages Assistant : OFF Vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste destinataire peut vous joindre. ON/OFF Choix Réglages Assistant : ON valider 0

21 Rester en contact. L assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre.8 Faire suivre vos appels à partir d un autre poste Réglages Assistant Menu Vous souhaitez que vos appels vous suivent : Vous devez activer la fonction à partir du poste destinataire du renvoi. choisir le type de renvoi Suivez-moi nº de votre poste N Interne N externe N mobile saisir le nº d un collègue ou de votre assistante ou autre saisir un numéro externe saisir le nº de votre téléphone mobile ou de votre DECT touche programmée 'faire suivre ses appels' nº de votre poste l acceptation du renvoi s affiche Opérateur activer / désactiver le transfert vers le standard valider.9 Effectuer un renvoi sélectif Vous pouvez renvoyer sélectivement vos appels en fonction de l identité de l appelant :.7 Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne l acceptation du renvoi s affiche Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans l entreprise : Sur bip touche programmée 'renvoi sur la recherche de personne' l acceptation du renvoi s affiche touche programmée 'sélection renvoi'.10 Renvoyer les appels de votre groupement Vous pouvez renvoyer tous les appels destinés à votre groupement vers un destinataire interne : l acceptation du renvoi s affiche touche programmée 'Renvoi des appels de groupement' nº du destinataire du renvoi 1

22 Rester en contact.11 Annuler tous les renvois.1 Laisser un message d absence à vos appelants internes Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoyé sur l écran-afficheur du poste qui vous appelle. Annul renvoi programmer un autre type de renvoi : Texte touche programmée 'Annulation de tous les renvois' Message prédéfini :.1 Annuler un renvoi particulier MsgFixe Mess Texte rappelez 01/7 Alleràmsg touche programmée 'sélection renvoi" premier message de la liste Sélectionner le message à envoyer (01 à 7) entrer le n du message à envoyer (01 à 7) valider votre.1 Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation) Vos correspondants pourront ainsi joindre un autre poste lorsque vous êtes déjà en ligne. Langue changer la langue du message Message personnel : valider votre Si occupé l acceptation du renvoi s affiche NouveauMsg touche programmée 'Renvoi sur occupation'.14 Ne pas être dérangé nº destinataire du renvoi nº destinataire du renvoi Vous pouvez rendre votre poste momentanément inaccessible à tout appel. Pas déranger touche programmée 'Ne pas déranger' l acceptation du renvoi s affiche créer un message personnel temporaire (clavier alphabétique) Les 7 messages sont les suivants : valider votre 1 RAPPELEZ 1 REUNION LE xx xx xx (*) RAPPELEZ DEMAIN 1 REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*) RAPPELEZ A xx : xx (*) 17 ABSENT UN INSTANT 4 RAPPELEZ LE xx xx xx (*) 18 ABSENT POUR LA JOURNEE RAPPELEZ LE STANDARD 19 ABSENT, RETOUR A xx : xx (*) APPELEZ SECRETAIRE 0 ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*) 7 JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) 1 EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*) 8 JOIGNEZ PAR BIP RENDEZ-VOUS EXTERIEUR 9 PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES A L EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*) 10 PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER 4 JE SUIS EN SALLE Nº xxxx (*) 11 VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI EN REUNION - NE PAS DERANGER 1 VISITEURS EN ATTENTE EN PAUSE DEJEUNER 1 VOUS ETES ATTENDU A L ACCUEIL 7 MALADE 14 REUNION A xx : xx (*) (*) Messages à compléter via le clavier numérique Le message 'Ne pas déranger' s'affiche sur le poste des correspondants qui cherchent à vous joindre.

23 Rester en contact.1 Consulter les messages écrits laissés en votre absence.17 Notification des messages Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages. Un message est déposé dans votre boîte vocale mais vous n'êtes pas à votre bureau. Vous pouvez configurer votre poste de façon à recevoir une notification de message sur un autre poste. Messagerie Messages voix:: 0 Messages texte:: LireTexte affichage du message, de l'émetteur à l'écran Réglages Notification Suite nombre de messages reçus Affichage de la suite du message ainsi que la date et l'heure de dépôt Activer/désactiver la notification des messages : ON/OFF Choix Effacer Appeler Message suivant. Message précédent. Effacer le message. Rappeler l auteur du message. appuis successifs pour valider activer/désactiver Pour interrompre momentanément l'enregistrement : Numéro entrer le numéro valider Modifier la plage horaire : Il est possible de modifier la plage horaire pendant laquelle la notification est active. Envoyer msg Envoyer un message écrit à un correspondant interne. Horaires Vers repert Enregistrer le numéro de l'émetteur dans votre répertoire. modifier les horaires valider Quitter la consultation.

24 Gérer vos coûts.1 Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients Vous pouvez imputer le coût de vos communications externes sur des numéros de comptes associés à vos clients. touche programmée 'code affaire' entrer le numéro du destinataire mot de passe de ce poste interne entrer le numéro du correspondant Pour ajouter ou modifier un code affaire en cours de communication : touche programmée Code affaire en cours de communication Other. Connaître le coût d une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste en communication avec le correspondant interne touche programmée 'Rappel de taxation' Transfert nº externe transfert de l appel à votre demandé correspondant en attente En fin de communication, vous êtes rappelé et vous pouvez : 1. Lire les informations relatives à la communication (coût, durée, nombre de taxes...). votre correspondant est mis en attente OK nom de l usager interne et coût de la communication. Imprimer un ticket de taxation.. Terminer la consultation. Imprimer OK 4

25 7 Votre poste s ajuste à vos besoins Other 7. Modifier votre mot de passe 7.1 Initialiser votre messagerie vocale Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone. Réglages Mes Options Mot de passe Le voyant lumineux clignote Entrer votre mot de passe puis enregistrer votre nom selon les instructions du guide vocal Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone. 7. Personnaliser votre accueil vocal ancien code (4 chiffres) nouveau code (4 chiffres) Vous pouvez remplacer l annonce d accueil par défaut par une annonce personnelle. Tant que votre messagerie vocale n a pas été initialisée, le mot de passe est 11. Réglages Boîte vocale Message pers 7.4 Configurer votre sonnerie Mess voix Prêt à enreg. Enregistrer Mess voix enregistrement Réglages Mon poste Sonnerie pour démarrer l enregistrement enregistrement en cours Choisir la mélodie : Stop Pause fin de l enregistrement pour interrompre momentanément l'enregistrement valider Mélodie sélectionner la mélodie de votre (1 mélodies) valider votre Régler le volume de la sonnerie : Volume sélectionner le volume de votre (10 niveaux) valider votre

26 7 Votre poste s ajuste à vos besoins Activer/désactiver le mode silence : 7. Sélectionner la page d'accueil Silence Activer Désactiver Cette fonctionnalité permet de choisir la page qui s'affiche par défaut sur le poste. pour désactiver pour activer valider votre Réglages Mes Options Page accueil Activer / désactiver le mode réunion (sonnerie progressive) : Progressive Activer Désactiver Choix Activer/désactiver le mode sonnerie discrète : pour désactiver pour activer valider votre sélectionner la page par défaut (appuis successifs) 7.7 Choisir la langue valider votre Bips Activer Désactiver pour désactiver pour activer valider votre Régler le volume de la sonnerie pendant la présentation d'un appel : Réglages Mes Options Langue Choix appelle votre poste sonne régler le volume de la sonnerie sélectionner la langue de votre valider votre 7. Régler le contraste de votre écran (408IP/409) 7.8 Programmer les touches d appel direct (Page perso) Réglages Mon poste Contraste Label Ecran Touches augmenter ou diminuer le contraste de l'écran ou des touches (du boîtier d'extension) par appuis successifs sur les touches correspondantes Numéro appuyer sur une touche d'appel de la page Perso saisir le numéro saisir le nom

27 7 Votre poste s ajuste à vos besoins 7.9 Programmer les touches d appel direct (touches f1 et f) Pour annuler votre demande de rappel : Rendez-vous Choix Effacer Numéro appuyer sur une touche programmable (F1 ou F) saisir le numéro Label saisir le nom 7.10 Programmer un rappel de rendez-vous sélectionner le type de rendez-vous (temporaire ou permanent) L'icone 'Rendez-vous programmé' disparaît de la page d'accueil Connaître le numéro de votre téléphone Le numéro de votre poste est affiché sur la page 'Info'. Accéder à la page Info à l aide du navigateur. Vous pouvez définir l heure d un rappel temporaire (une fois dans les 4 heures) ou d un rappel permanent (tous les jours à la même heure). 7.1 Diffuser une musique d ambiance sur votre haut-parleur Rendez-vous Choix Vous pouvez bénéficier de la diffusion d une musique d ambiance sur le haut-parleur de votre poste (selon configuration) : sélectionner le type de rendez-vous (temporaire ou permanent) (appui long) poste au repos, vous entendez la musique composer l heure valider l'heure de du rendez-vous rendez-vous L'icone 'Rendez-vous programmé' s'affiche sur la page d'accueil. A l heure programmée votre poste sonne : même touche pour annuler (Appui long) La diffusion de musique s arrête dès que vous êtes en communication et reprend dès que vous avez raccroché. 7.1 Verrouiller / Déverrouiller votre poste Si vous êtes en ligne, l afficheur clignote et une tonalité est émise. Après un troisième rappel sans réponse, une demande temporaire est annulée mais une demande permanente reste en mémoire. Si votre poste est renvoyé sur un autre poste, le rappel de rendez-vous ne suit pas le renvoi. 7 Verrou suivant les instructions affichées à l écran, entrer votre mot de passe ou valider votre poste est verrouillé/déverrouillé

28 7 Votre poste s ajuste à vos besoins 7.14 Configurer la prise audio de votre poste 7.17 Utilisation d'un casque Bluetooth Wireless Technology Par défaut, la prise audio de votre poste permet la connexion d un casque, d un kit mains-libres ou d un haut-parleur. Se reporter à la documentation utilisateur livrée avec le casque. Réglages Mon poste Jack 7.18 Suppression d'un casque Bluetooth Wireless Technology Casque Mains-libres Haut-parleur Réglages Mon poste Bluetooth 7.1 Activer/désactiver le mode 'casque forcé' (408IP/408IP) Mes équipts affichage des différents équipements appairés Le mode 'casque forcé' est à activer dès lors qu'un casque est installé à la place du combiné. Réglages Mon poste Casque forcé sélectionner l'équipement à supprimer Supprimer message d'acceptation de la suppression de l'équipement Activer Désactiver valider votre activer/désactiver le mode 'casque forcé' 7.1 Installation d'un casque Bluetooth Wireless Technology (appairage) Avant de pouvoir utiliser un casque Bluetooth, celui-ci doit être appairé au poste. Afin de réaliser cet appairage, le casque doit être en mode découvrable*. Réglages Mon poste Bluetooth Ajout équipt Recherche des équipements Bluetooth, attendre l'affichage du type d'équipement détecté et de l'adresse sélectionner l'équipement valider votre entrer le code PIN du casque * * Se reporter à la documentation utilisateur livrée avec le casque. message d'acceptation et affichage de l'icône casque sur l'écran du poste 8

29 Garantie et clauses howtoc Indépendamment de la garantie légale dont il bénéficie, cet appareil est garanti un an, pièces et main-d œuvre, à compter de la date figurant sur votre facture. La présentation de la facture sera exigée lorsque la garantie sera invoquée. Toutefois, cette garantie ne s applique pas : en cas d utilisation non conforme aux instructions figurant dans ce manuel utilisateur, de défauts ou détériorations provoqués par l'usure naturelle, de détériorations provenant d une cause extérieure à l appareil (ex : choc, chute, exposition à une source d'humidité, etc.), d une installation non conforme ou de modifications ou de réparations réalisées par des personnes non agréées par le fabricant ou le revendeur. Attention, ne mettez jamais votre poste téléphonique en contact avec l'eau. Toutefois, pour nettoyer votre poste, vous pouvez utiliser un chiffon doux légèrement humidifié. N'utilisez jamais de solvants (trichloréthylène, acétone, etc.) qui risquent d'endommager les surfaces plastiques de votre poste. Ne jamais vaporiser de produits nettoyants. L'écouteur du combiné peut attirer des objets métalliques pouvant être dangereux pour l'oreille. Les libellés ne sont pas contractuels et peuvent être soumis à des modifications. Certaines fonctions de votre poste dépendent de la configuration du système et de l activation d une clé logicielle. Déclaration de conformité Nous, France Télécom, déclarons que le poste 408IP, 409 ou 408IP est présumé conforme aux exigences essentielles de la Directive 1999//CE du Parlement Européen et du Conseil. Toute modification non autorisée des produits annule cette déclaration de conformité. Au titre de cette directive parue au journal Officiel de la Communauté Européenne du 07 Avril 1999, ces équipements peuvent être utilisés dans l'ensemble des pays de la communauté Européenne, en Suisse et en Norvège. Puissance consommée en veille =, W. Poste 408IP Cet appareil utilise un spectre de fréquences radio dont l'utilisation n'est pas harmonisée dans l'ensemble des pays de la CE. Le spectre de fréquences peut être partagé par d'autres applications et son utilisation est soumise aux deux conditions suivantes : (1) cet appareil ne doit pas provoquer d'interférences nuisibles, () cet appareil doit accepter toute interférence reçue, y compris les interférences pouvant entraîner un fonctionnement non souhaité. Puissance moyenne électromagnétique rayonnée < 1 mw, DAS (Débit d Absorption Spécifique) < 0,01 W/kg (limite autorisée W/kg). Pour contacter votre service après-vente, composez le France Télécom, place d Alleray - 70 Paris Cedex 1 S.A. au capital de RCS Paris 9 MU19001ZEAB-O400ed01-110

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