CHARTE FACTURE. Formalisme des factures adressées à SNCF

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1 CHARTE FACTURE Formalisme des factures adressées à SNCF Juin 2018

2 Ce document s adresse aux fournisseurs et précise les dispositions et conditions de forme des facturations adressées au Groupe Public Ferroviaire (GPF). Depuis le 01/07/2015, le Groupe Public Ferroviaire est constitué de trois EPIC (Etablissement Public Industriel et Commercial) distincts : SNCF (société tête de groupe), SNCF RESEAU, SNCF MOBILITES. Les recommandations énoncées cidessous visent à améliorer le processus de dématérialisation et d acquisition des factures reçues au Centre de Comptabilité Fournisseurs de Lyon et ainsi faciliter leur traitement et leur règlement. Nous vous prions de bien vouloir prendre connaissance de ce document et d appliquer les consignes qui y sont prescrites. À défaut du respect de ces dispositions, le Groupe Public Ferroviaire se réserve le droit de ne pas traiter la facture. 2

3 FORME DES FACTURES Depuis que le GPF dématérialise ses factures, certaines conditions de forme permettent une meilleure lecture automatique des factures et une optimisation de leur prise en charge pour le règlement. 1. Réception de la facture 2. Émission de la facture 3. Édition de la facture 4. Police 5. Présentation des champs 6. Contenu des factures L adresse de facturation L en-tête de facture Le pied de facture Le corps de facture 7. L envoi de la facture 8. Autres recommandations 9. Formats préconisés 3

4 1. RÉCEPTION DES FACTURES Le Groupe Public Ferroviaire privilégie la réception de factures sous format électronique, dématérialisées fiscalement. D ici 2020, selon la loi du 06/08/2015, la dématérialisation fiscale sera obligatoire. Trois solutions sont proposées à l ensemble des fournisseurs : un portail internet de saisie des factures, une solution d Échange de Données Informatisées, Une solution de pdf natif en passant par notre plateforme KISS. Toute demande d information doit être adressée par courriel à l adresse mafacture@sncf.fr 2. ÉMISSION DE LA FACTURE Émettre les factures en un seul exemplaire 4

5 3. ÉDITION DE LA FACTURE Editer la facture en format «Portrait» plutôt que «paysage» Imprimer le document sur des imprimantes type Laser plutôt que matricielles Utiliser du papier standard (80g/m²) plutôt que du papier glacé ou du papier autocopiant Éviter les images ou les couleurs en fond de page qui peuvent altérer la qualité de la numérisation Éviter impérativement les surfaces grisées, qui empêchent la capture des champs au moment de la lecture automatique N utiliser aucune agrafe dans les envois 5

6 4. POLICE Utiliser si possible la police Arial ou Times New Roman La taille de la police doit être comprise entre 10 et 18 Éviter l italique et/ou le gras 5. PRÉSENTATION DES CHAMPS Le logo du fournisseur doit figurer en haut de page, de préférence à gauche Le titre des champs doit être placé à proximité de la valeur, à gauche ou au dessus de la valeur Exemple : Titre : Montant HT TVA 20% Net à Payer Dev. Valeur : , , ,00 EUR L adresse et la raison sociale doivent apparaître «en clair», de préférence en pied de page 6

7 La date de la facture est présentée en haut de page sous un format européen (ex : JJ/MM/AAAA soit 31/12/2015 Attention il ne faut pas d espace entre les caractères!) et précédée des titres : date, date de facture, du, le. Le numéro de document doit être précédé du titre «numéro» ou «n» ou «avoir» ou «facture» ou «acompte» avec chiffres et/ou lettres et/ou caractères spéciaux (il ne faut surtout pas espacer les caractères) Le numéro de commande SNCF est présenté en haut de page et non dans le corps, reprenant obligatoirement 15 caractères numériques. Le numéro de contrat cadre (si application unique d un contrat cadre - Cf. le deuxième alinéa du paragraphe «L entête de facture» ci-après) est présenté en haut de page et non dans le corps. Le numéro de contrat cadre commence systématiquement par CTR et comporte 8 caractères numériques. Les titres pour les montants doivent être : TVA : TVA/ total TVA/ 20% Hors Taxe : HT/base HT/montant HT/total HT Net à payer : TTC/montant TTC/total TTC. 7

8 6. CONTENU DE LA FACTURE Outre l objet détaillé repris sur la facture, des mentions sont nécessaires et/ou obligatoires pour permettre l identification de l entité du GPF facturée et faciliter ainsi le traitement et la mise en règlement des factures. Un libellé de facture strict et une seule adresse de facturation par société du Groupe Public Ferroviaire : Si votre facture concerne SNCF MOBILITÉS, SNCF MOBILITÉS TSA LYON CEDEX 20 Si votre facture concerne SNCF RÉSEAU, SNCF RÉSEAU TSA LYON CEDEX 20 Si votre facture concerne SNCF, SNCF TSA LYON CEDEX 20 Il est indispensable de respecter les règles ci-dessus. Leur non-respect entraînera l impossibilité de traiter la facture. 8

9 L en-tête de la facture Le numéro de commande du GPF de référence est obligatoire à partir de 600 euros HT. Le numéro de commande est composé de 15 caractères numériques du type « » (les 5 premiers caractères représentant la BU PO (Business Unit Purchase Order) et les 10 derniers le numéro de commande). Lorsque la commande n est pas obligatoire, il est impératif d indiquer le code à 5 chiffres (ou BU PO du type «12345») correspondant à l entité SNCF donneuse d ordre (à demander à l acheteur qui doit impérativement le communiquer) Si cette facturation est réalisée en application d un contrat cadre, le numéro du contrat doit être référencé en plus du numéro de la BU PO (en lieu et place du numéro de commande). En l absence de numéro de commande ou de BUPO, la facture ne pourra pas être traitée. 9

10 Votre facture doit impérativement être libellée au nom de la société du GPF qui vous a passé commande, c est à dire : Soit SNCF Mobilités (n TVA intracommunautaire : FR ) Soit SNCF Réseau (n TVA intracommunautaire : FR ) Soit SNCF «tête de groupe» (n TVA intracommunautaire : FR ) Le nom de la société qui vous a passé commande est toujours repris sur le bon de commande qui vous a été transmis. En cas de doute, rapprochez-vous de votre donneur d ordre. Une facture émise doit correspondre à une seule commande. Une facture ne peut faire référence à plusieurs commandes ou à plusieurs sociétés du GPF (SNCF, SNCF MOBILITES ou SNCF RESEAU). Le code SIREN du site émetteur de la facture est obligatoire (en l absence de code SIREN, la facture ne pourra pas être traitée) Le numéro de TVA intracommunautaire de l entreprise émettrice de la facture est obligatoire 10

11 Le pied de la facture Il est obligatoire d indiquer : Le montant HT, Le montant TVA et/ou autres taxes, Le montant TTC, La devise. Le corps de la facture Le numéro de poste (ou n de ligne) de la commande doit figurer sur la facture. Le numéro du bon de livraison doit également figurer ou être joint Les rabais, remises et ristournes dont le principe est acquis et le montant chiffrable lors de la vente ou de la prestation de services sont à intégrer en déduction du prix de chaque produit ou prestation concerné Dans le cadre de marché avec sous-traitance, indiquer sur la facture le nom du ou des sous-traitants et le montant TTC à régler à chacun d eux. Les copies des factures des sous-traitants libellées à l ordre du titulaire doivent nous parvenir en pièce jointe de la facture originale du titulaire 11

12 7. ENVOI DE LA FACTURE Ne pas anticiper l envoi des factures. La facture doit être envoyée après la livraison des biens ou la réalisation de la prestation (toute facture envoyée prématurément sera retournée) Ne pas faire de facturation partielle. La facture doit être envoyée lorsque la livraison ou la prestation a été entièrement réalisée (sont exclues de ce périmètre les commandes estimatives annuelles). Objectif : 1 commande = 1 facture. Respecter les échéanciers prévus au contrat ou à la commande. Dissocier vos envois par société destinatrice Un même envoi ne doit contenir que des factures destinées à une seule et unique société (SNCF, SNCF MOBILITÉS ou SNCF RÉSEAU). 12

13 8. AUTRES PRÉCONISATIONS Toute modification relative à la structure juridique de votre société ou à votre adresse ainsi qu à vos coordonnées bancaires doit impérativement être portée à la connaissance de l acheteur. SNCF met à la disposition des fournisseurs un portail extranet de consultation de leurs factures enregistrées dans les comptes du GPF : e-consult Factures. Toute réclamation relative au paiement des factures doit se faire via ce portail. Toute demande d information doit être adressée par courriel à l adresse : mafacture@sncf.fr 13

14 9. FORMATS PRÉCONISÉS Retrouvez ci-après les formats préconisés pour les marchés de fournitures ou de prestations. 14

15 Modèle de facture "fournitures" Logo de l'entreprise Raison Sociale Code SIREN : xxxxxxxxx N de TVA Intraco : xxxxxxxxx FACTURE N : xxxxxx Date Facture : jj/mm/aaaa 1 Tel. n : xx xx xx xx xx SNCF MOBILITES Fax n : xx xx xx xx xx TSA xxxx@xxxx LYON CEDEX 20 Affaire suivie par : XXXXXX Code TVA SNCF : FR Bordereau livraison : Lieu de livraison : Date d'expédition : Code Client : Référence commande : Code BU PO : xxxxxx adresse du service SNCF jj/mm/aaaa xxxxxx xxxxx xxxxx xxxxxxxxxx 3 2 DESCRIPTION Prix unitaire Quantité Tx TVA Total HT Objet de la facturation : 4 Acomptes ou cumul des situations précédentes 5 6 Particularités (voir CCCG ) Adresse de l'entreprise Lieu de règlement : adresse du service de recouvrement Références bancaires : code BIC/IBAN Page 1/n 15

16 Légende Modèle de facture «Fournitures» ❶Indiquez le type de document : Facture, acompte, avoir. ❷Un numéro de commande est indispensable pour les factures > à 600. Si vous ne détenez pas cette information, rapprochez-vous de votre donneur d ordre. ❸Si vous ne détenez pas cette information, rapprochez-vous de votre donneur d ordre. ❹Désignation des articles livrés. ❺Indiquez, le cas échéant, le montant des acomptes facturés précédemment. ❻Précisez le taux et le montant retenu de garantie contractuelle. 16