3. Le cycle budgétaire et financier

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Jean-Christophe Pageau
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1 3. Le cycle budgétaire et financier Le but de cette section est de présenter les principaux processus et de faire ressortir les dates importantes de réception ou de transmission d informations avec le ministère de l Éducation. Au cours d un exercice financier débutant le er juillet et se terminant le 30 juin, les collèges doivent réaliser trois processus financiers, à savoir : La production du rapport financier annuel (RFA) de l année précédente (année t-) La gestion du budget de l année en cours (année t) La préparation de la prévision budgétaire de l année suivante (année t+) Par ailleurs, ces processus doivent être alimentés par la réception d informations et de documents de la part du ministère de l Éducation. Enfin, la transmission d informations et de données financières au ministère permet de compléter le transfert d informations. Sur le calendrier d une année financière, nous pouvons résumer le cycle comptable ainsi :

2 Le cycle budgétaire et financier MOIS DATE PROCESSUS ENVOI RECEPTION ANNEE T- ANNEE T ANNEE T+ (DATE LIMITE) (DATE APPROXIMATIVE) Juil. Août Sept. Oct Nov. 30 Déc. Préparation RFA Déclaration clientèle automne pour année t Prévisions budgétaires pour année t Demande de modification des surfaces pour année t+ Données du RFA pour année t- RFA approuvé par le CA pour année t- Allocations d investissement pour année t Paramètres réseau pour année t+ Janv. Fév. 5 Mar s Révision budgétaire Déclaration clientèle hiver pour année t Projet de RFA modifié pour année t- Avril Mai Juin Prévision budgétaire Allocations initiales pour année t+ RFA final pour année t- 2

3 Les processus Le rapport financier annuel (RFA) Le processus de production des états financiers inclut la préparation des états financiers, la vérification externe, la préparation du rapport financier annuel, l'envoi du RFA sous forme de disquette et l'obtention de l'approbation par le conseil d'administration. La révision budgétaire La révision budgétaire n'est plus obligatoire mais elle est recommandée. Les prévisions budgétaires Le processus des prévisions budgétaires s'échelonne habituellement sur plusieurs semaines et des informations pertinentes sont reçues tout au cours du processus (résultat des admissions, révision des paramètres réseau du MELS et réception des allocations initiales du MELS). Le budget normalisé des investissements doit aussi être déposé au conseil d administration qui donne l'autorisation de dépenser. Informations à envoyer au MELS Les prévisions budgétaires En règle générale, le budget est déposé avant le 30 septembre de chaque année. Le budget doit être approuvé par le conseil d'administration de l'établissement et transmis au MELS dans un format prescrit. La demande de modification des surfaces À la suite de travaux d'aménagement, de transformation ou d'agrandissement, les collèges doivent remettre à jour les surfaces déclarées afin d'ajuster principalement l'enveloppe du B. Le rapport financier annuel (RFA) Le RFA est un rapport de forme prescrite par le MELS dans lequel on retrouve de l'information financière sommaire et détaillée sur le fonds de fonctionnement et le fonds des investissements. 3

4 Fonds de fonctionnement : le bilan la conciliation du solde de fonds les affectations du solde de fonds les résultats le détail des allocations du MELS et les certifications de crédit les revenus et dépenses par champ d activités les allocations spéciales le calcul de la sous-embauche ou de la surembauche (masse salariale des enseignants) le calcul du financement du personnel enseignant et des coûts de convention divers renseignements supplémentaires, notamment en ce qui a trait à la formation continue et aux congés sociaux le chiffrier des intérêts Fonds des investissements: le bilan la conciliation du solde de fonds l'évolution de la situation financière le détail des immobilisations le détail des obligations par rapport au parc immobilier le détail des sources de financement du parc immobilier le suivi des allocations On comprend que le contenu peut varier selon les exigences du ministre. C'est à partir de ce rapport que les représentants du ministre puisent l'information pour répondre à des demandes de toutes parts. La transmission de ce rapport financier se fait par voie électronique mais on doit également envoyer une copie de la résolution du conseil d'administration du collège qui approuve le RFA. La déclaration de la clientèle Les collèges sont tenus de déclarer leur clientèle à deux moments durant l'année, soit le 20 septembre et le 5 février. Compte tenu qu'une partie importante de la subvention gouvernementale aux collèges est calculée sur les PES (période/élève/semaine), ces déclarations sont importantes et le MELS exige une vérification des données intégrée à la vérification externe annuelle. 4

5 Informations à recevoir du MELS Les allocations d'investissement Depuis quelques années, les allocations d investissement sont connues après le début de l exercice financier. Les liquidités nécessaires sont assurées par un financement temporaire sur autorisation de marge de crédit qui, suite à une émission d obligations, se transformera en dette à long terme. Les paramètres réseau Les paramètres réseau sont les données qui serviront à la répartition des enveloppes entre les collèges pour l'année suivante. Il s agit entre autres, des données sur la clientèle, les espaces, la consommation énergétique. Les collèges doivent vérifier ces paramètres et aviser le MELS de toute divergence entre les données qui y figurent et la réalité. Le rapport financier annuel (RFA) avec projet de modifications Le RFA qui est envoyé au MELS à la fin d octobre est analysé par les représentants du ministère, et à la suite de cette analyse, le MELS fait parvenir une lettre expliquant les modifications qu'il s'apprête à faire. Ces modifications peuvent être de plusieurs ordres : soit des ajustements faits chaque année, par exemple les écritures servant à enregistrer les corrections sur la clientèle déclarée à la suite de la vérification externe, les certifications de crédit, l enregistrement des taxes municipales. Certaines écritures sont également nécessaires parce que l information est transmise trop tard aux collèges. Enfin, il y a des corrections d erreurs à la suite de l analyse du RFA faite par le MELS. Les collèges ont une quinzaine de jours pour répondre à la correspondance du ministère avant que celui-ci ne donne suite aux ajustements. 5

6 Les allocations initiales Les allocations initiales sont calculées à partir du budget de l'éducation de l'année à venir et réparties en fonction des paramètres réseau. Certaines données peuvent être modifiées en cours de route. Par ailleurs, des ajustements peuvent également être faits pour tenir compte des résidus d'exercice du MELS. Les certifications de crédit Tout au cours de l année, le ministère fait parvenir aux cégeps des certifications de crédit qui sont des ajouts aux subventions déjà annoncées lors du dépôt des allocations initiales. Ces certifications de crédit constituent des confirmations d allocations additionnelles dans des programmes spécifiques. Le rapport financier annuel (RFA) final de l'année antérieure Le RFA corrigé parvient au collège en début mai. Les collèges doivent alors apporter les corrections nécessaires pour refléter les ajustements majoritairement aux soldes de fonds et aux subventions à recevoir. 6

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