LE TABLEAU DE BORD DE GESTION
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- Véronique Lamarche
- il y a 8 ans
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1 Institut supérieur du Génie Appliqué LE TABLEAU DE BORD DE GESTION Encadré par: Mme LKHOUYAALI Bouchra
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3 PLAN Partie I : Approche théorique des Tableaux de Bord Chapitre 1 : INTRODUCTION AUX TABLEAUX DE BORD Chapitre 1.1 Définition 2 : LES du TABLEAUX tableau de DE bord BORD: OUTILS Chapitre DE 1.2 GESTION Pourquoi 3 : CONCEPTION utilise-on le DES tableau TABLEAUX de bord? DE BORD 2.1 DE Fonctionnalités GESTION Chapitre 4 : MISE EN ŒUVRE du tableau ET SUIVI de DES bord TABLEAUX DE 2.2 BORD 3.1 Préalable Elément constituant à la conception un tableau des de bord tableaux de bord 4.1 Lancement du tableau de bord 3.2 Identification des indicateurs 3.3 Construction Objectifs Démarrage de l opération des tableaux de bord Test du projet Variables Formalisation d action des procédures 4.2 Règles d utilisation Indicateurs Utilisation par action Préparation du dialogue 4.3 Mise à jour des tableaux de bord
4 Chapitre 1 : INTRODUCTION AUX TABLEAUX DE BORD Schéma représentant les différents outils de gestion Hervé Allegre François Mouterde : Le contrôle de gestion/méthode et outils des tableaux de bord Page 23
5 Plan stratégique Vocation Ambition Objectif global Plan d investissem ent Plan opérationnel Plan de financement Comptes de résultat prévisionnels Long terme 5 à 10 ans Moyen terme 2 à 5 ans Budget d investissem ent Budgets Budget de trésorerie Budget d exploitatio n Court terme 1 ans Tableau de bord et reporting Comptabilité Générale Analytiqu e Contrôle budgétaire Résultats estimés J+1 à j+10 Résultats réels J+15 à
6 Par rapport au budget, le tableau de bord apparait: Plus synthétique et plus sélectif, Plus rapide, Périodicité rapprochée. Le tableau de bord se distingue des comptabilités car: Retient que les indicateurs, Informations approximatives,
7 Chapitre 1 : INTRODUCTION AUX TABLEAUX 1.1 DE Définition BORD du tableau de bord D après Michel Gervais «Le tableau de bord correspond à un système d information permettant de connaître, le plus rapidement possible, les données indispensables pour contrôler la marche de l entreprise à court terme et faciliter dans celle-ci l exercice des responsabilités»
8 Chapitre 1 : INTRODUCTION AUX TABLEAUX 1.1 DE Définition BORD du tableau de bord D après Claude ALAZARD et Sabine SEPARI «Un tableau de bord est un ensemble d indicateurs organisés en système suivis par la même équipe ou le même responsable pour aider à décider, à coordonner et à contrôler les actions d un service.»
9 Chapitre 1 : INTRODUCTION AUX TABLEAUX 1.1 DE Définition BORD du tableau de bord D après Michel LEROY «Le tableau de bord est un ensemble d indicateurs et d informations essentielles permettant d avoir une vue d ensemble, de déceler les perturbations et de prendre des décisions d orientation de la gestion pour atteindre les objectifs issus de la stratégie. Il doit aussi constituer un langage commun aux différents membres de l entreprise.»
10 structure organisationnelle bien définie. Les tableaux de bord sont des instruments d information à court terme: Etablis dans des délais précis Centrés sur les facteurs clés de succès; Construits pour chaque domaines d activités; Répondre au besoin que ressent chaque responsable; Chaque responsable à sa disposition un tableau de bord; Chapitre 1 : INTRODUCTION AUX TABLEAUX 1.2 DE Pourquoi BORD utilise -t-on les Tableaux de Bord La mise en œuvre des tableaux de bord exige une
11 Chapitre 2 : LES TABLEAUX DE BORD : OUTILS DE 2.1 GESTION Fonctionnalités des Tableaux de Bord de Gestion Un instrument de mesure qui procède par comparaison Valeurs réelles Références Elément Objectif Réalisatio n Part de marché Ecart 25% 20% 5%...facilitant la prise de décision Ecarts Analyse des causes Connaissances des moyens de correction Moyens d action Décision d agir
12 Chapitre 2 : LES TABLEAUX DE BORD : OUTILS DE 2.1 GESTION Fonctionnalités des Tableaux de Bord de Gestion...un outil de motivation et de communication Communication écrite des réalisations / Objectifs; TB des gestionnaires : de l analytique au synthétique; Information filtrée à travers les relais hiérarchiques; Le tableau de bord est un miroir reflétant les performances des managers et leurs aptitudes à relever les défis posés
13 Chapitre 2 : LES TABLEAUX DE BORD : OUTILS DE 2.1 GESTION Fonctionnalités des Tableaux de Bord de Gestion...un système d alerte Diagnostic des dysfonctionnements et écarts Par rapport à une situation escomptée
14 Chapitre 2 : LES TABLEAUX DE BORD : OUTILS 2.2 DE Eléments GESTION constituants les tableaux de bord de gestion Objectifs Une performance (résultat à atteindre) Conditions de cette performance Le niveau de performance Clair, précis Quantitatif, qualitatif Que veut-on atteindre? Quels sont les moyens pour y parvenir? Comment saurons-nous que nous l avons vraiment atteint?
15 Chapitre 2 : LES TABLEAUX DE BORD : OUTILS 2.2 DE Eléments GESTION constituants les tableaux de bord de gestion Variables d action Eléments essentiels sur lesquels le responsable peut agir Dont l évolution conditionne le succès ou l échec de la stratégie Exemple Délai de livraison, SAV, Réunions Clients /utilisateurs
16 Chapitre 2 : LES TABLEAUX DE BORD : OUTILS 2.2 DE Eléments GESTION constituants les tableaux de bord de gestion Indicateurs Information ou regroupement contribuant à l appréciation d une situation par le décideur Prise de décision
17 Chapitre 2 : LES TABLEAUX DE BORD : OUTILS 2.2 DE Eléments GESTION constituants les tableaux de bord de gestion Indicateurs de performance La performance : Ce que l intéressé peut être capable de réaliser Il va être : Efficace quand il atteint ou dépasse les résultats attendus Efficient quand il ajoute au résultat attendu un atout non prévu
18 Chapitre 2 : LES TABLEAUX DE BORD : OUTILS 2.2 DE Eléments GESTION constituants les tableaux de bord de gestion Indicateurs de pilotage L indicateur de performance, seul, n explique pas pourquoi la performance a été obtenue ou non, et sur quel levier il faut agir; La mise en place d indicateurs de pilotage relèvent d une analyse «Cause effet»; L activité associée à l indicateur est un ensemble de tâches enchainées; Elle prend appui sur des ressources : humaines, financières et matériels.
19 Chapitre 2 : LES TABLEAUX DE BORD : OUTILS 2.2 DE Eléments GESTION constituants les tableaux de bord de gestion Indicateurs d «éclairage» Performance est atteinte ou non; Le responsable n a pas de contrôle, et ne peut pas agir; Indicateurs pour le responsable du centre, qui portent sur des facteurs externes au centre de responsabilité (indicateurs en provenance d autres services);
20 Les indicateurs doivent : Etre personnalisés, utilisables en temps réel; Mesurer un ou plusieurs objectifs; Induire l action; Etre cohérents entre eux;
21 Chapitre 3 : CONCEPTION DES TABLEAUX DE BORD DE GESTION Etape 1: Préalable à la conception du tableau de bord Etape2: Identification des indicateurs Etape 3: Construction de Tableau de bord
22 Chapitre 3 : CONCEPTION DES TABLEAUX DE BORD DE 3.1 GESTION Préalable à la conception du tableau de bord Etablissement d un organigramme de gestion Obligation de l élaboration de l organigramme de gestion Découpage des tableaux de bord Mécanisme gigogne TB Direction Générale TB Direction Commerciale TB Magasin 2 TB Magasin 1
23 Chapitre 3 : CONCEPTION DES TABLEAUX DE BORD DE 3.1 GESTION Préalable à la conception du tableau de bord 2.Analyse des conditions de succès Vérifier si les conditions favorables sont réunies au départ; Repérer les problèmes des systèmes d information et procéder aux corrections nécessaires; Procéder à une analyse Cout/Bénéfices.
24 Chapitre 3 : CONCEPTION DES TABLEAUX DE BORD DE 3.1 GESTION Préalable à la conception du tableau de bord 3.Plan de réalisation Définir Les intervenants L implantation Le suivi et la mise à jour du tableau de bord Le calendrier des étapes Les encaissements et décaissements prévus
25 Chapitre 3 : CONCEPTION DES TABLEAUX DE BORD DE GESTION 3.2 Identification des indicateurs Les décisions prises dans le cadre d un système de tableau de bord Objectifs Activités Points clés Indicateurs
26 Chapitre 3 : CONCEPTION DES TABLEAUX DE BORD DE 3.2 GESTION Construction des Tableaux de Bord de Gestion L élaboration d un Tableau de bord Mission du centre de responsabilité Points clés de la gestion Paramètres exprimant les points clés Définir les objectifs de l unité utilisatrice du tableau de bord Retenir les éléments importants permettant d atteindre l objectif, influençant le résultat. Recenser tous les indicateurs possibles et imaginables. Choix des indicateurs les plus représentatifs Tester l indicateur ou les indicateurs pour en retenir les plus pertinents.
27 Comment définir les objectifs? L objectif doit être : Clairement rédigé et précis Quantitatif ou qualitatif Concrétisé par une seule action Réaliste, réalisable et relativement souple Les objectifs sont à définir avec les responsables Ils porteront sur les résultats attendus de l unité et sur les activités et les ressources critiques pour atteindre ces objectifs Exemple Dans le cadre du développement de l entreprise, L objectif majeur sera de dégager les marges
28 Chapitre 3 : CONCEPTION DES TABLEAUX DE BORD DE GESTION 3.2 Construction des Tableaux de Bord de Gestion L élaboration d un Tableau de bord Mission du centre de responsabilité Points clés de la gestion Paramètres exprimant les points clés Définir les objectifs de l unité utilisatrice du tableau de bord Retenir les éléments importants permettant d atteindre l objectif, influençant le résultat. Recenser tous les indicateurs possibles et imaginables. Choix des indicateurs les plus représentatifs Tester l indicateur ou les indicateurs pour en retenir les plus pertinents.
29 Comment définir les points clés de la gestion? Repérer le processus dont la finalité cadre avec les objectifs recherchés Dresser pour chaque processus retenu l ensemble des activités qui le composent Rechercher parmi ces activités celles qui contribuent à l amélioration des performances et à l atteinte des objectifs Exemple Les points clés seront le service production et le service commercial
30 Chapitre 3 : CONCEPTION DES TABLEAUX DE BORD DE 3.2 GESTION Construction des Tableaux de Bord de Gestion L élaboration d un Tableau de bord Mission du centre de responsabilité Points clés de la gestion Paramètres exprimant les points clés Définir les objectifs de l unité utilisatrice du tableau de bord Retenir les éléments importants permettant d atteindre l objectif, influençant le résultat. Recenser tous les indicateurs possibles et imaginables. Choix des indicateurs les plus représentatifs Tester l indicateur ou les indicateurs pour en retenir les plus pertinents.
31 Comment retenir les paramètres de gestion? Identifier les éléments relevant du champ d activité du responsable et conduisant à la réalisation des objectifs ; Définir et choisir des critères pour produire un ensemble synthétique. Exemple Prix de vente Temps de préparation Charges fixes et variables Charges directes et indirectes
32 Chapitre 3 : CONCEPTION DES TABLEAUX DE BORD DE 3.2 GESTION Construction des Tableaux de Bord de Gestion L élaboration d un Tableau de bord Mission du centre de responsabilité Points clés de la gestion Paramètres exprimant les points clés Définir les objectifs de l unité utilisatrice du tableau de bord Retenir les éléments importants permettant d atteindre l objectif, influençant le résultat. Recenser tous les indicateurs possibles et imaginables. Choix des indicateurs les plus représentatifs Tester l indicateur ou les indicateurs pour en retenir les plus pertinents.
33 Comment choisir les indicateurs? Identification des variables Que peut-on mesurer sur la variable dont on veut suivre l évolution? Choix des paramètres mesurables Test d indicateur Comment combiner les paramètres mesurables? Sélection des indicateurs Suis-je vraiment capable de faire le point sur le champ choisi? Validation des indicateurs sélectionnés Comment visualiser les indicateurs? Elaboration du Tableau de Bord
34 Comment Tester un indicateur? Analyse de sa signification Étude des actions qu il induit Étude de son équité Étude de sa fiabilité
35 Types d indicateurs Ecarts budgétaires = Différence entre réalisations et prévisions Ratios = Rapport entre deux grandeurs significatives de la structure d organisation de l entreprise Graphiques = Ils servent à visualiser rapidement et directement les évolutions, et appréhender directement les changements de rythme ou tendance Types de graphiques: simple, en banderole, circulaire, en bâtonnets, tuyaux d orgue, courbe cumulative.. Clignotants = Ce sont des seuils limites, des normes(correspondant le plus souvent à l objectif) : o Pour attirer l attention des responsables par le fait qu ils s allument. o Pour témoigner d une anomalie, d une dégradation ou d un écart par rapport à l objectif ; o Pour concentrer l action sur l urgent et l essentiel.
36 Le choix des indicateurs Exemple Rentabilité brute moyenne des affaires traités CA-Charges directes CA Exprimé en pourcentage minimum de 95%
37 Chapitre 3 : CONCEPTION DES TABLEAUX DE BORD DE 3.3 GESTION Construction des Tableaux de Bord de Gestion Maquette d un tableau de bord type Rubrique 1 Tableau de bord du centre Résultats Objectifs Ecarts Indicateur A Indicateur B Indicateur C Rubrique2
38 Chapitre 4 : MISE EN ŒUVRE ET SUIVI DES TABLEAUX DE BORD Lancement du tableau de bord Règles d utilisation Mise à jour des tableaux de bord
39 Chapitre 4 : MISE EN ŒUVRE ET SUIVI DES TABLEAUX 4.1 DE Lancement BORD des Tableaux de Bord Démarrage de l opération Test du projet Formalisation des procédures
40 Chapitre 4 : MISE EN ŒUVRE ET SUIVI DES TABLEAUX 4.1 DE Lancement BORD des Tableaux de Bord Démarrage de l opération Présentation des buts de l opération Participation des responsables aux analyses Les Association principaux des cadres principaux seront responsables réunis par le aux maitre analyses d œuvre L accord L objet et des l intérêt responsables de l outil les solutions envisagées Les modalités d utilisation du nouvel outil les objectifs principaux La mise à jour d estimation des charges les indicateurs de résultat
41 Chapitre 4 : MISE EN ŒUVRE ET SUIVI DES TABLEAUX 4.1 DE Lancement BORD des Tableaux de Bord Test du projet Publication d une première esquisse Résultat du premier essai Nécessité Avis et suggestions de tester le des tableau cadres de impliqués bord: dans le tenue de tableau bord: Absence Améliorer d indicateurs le document importants; avant d officialiser son emploi Les Entretenir indicateurs à la ne mise font au pas point double définitive emploi entre eux; Reconstruction de l ensemble de gestion.
42 4.1.3 Formalisation des Procédure Procédure procédures de révision d établissement Fixation Le tableau par de écrit: bord = instrument vivant Rôle de chaque responsable L examen Dates auxquelles peut être fait les informations chaque année doivent parvenir Chapitre 4 : MISE EN ŒUVRE ET SUIVI DES TABLEAUX 4.1 DE Lancement BORD des Tableaux de Bord Modalités de fourniture des données Confier la tenue des documents à des exécutants Faciliter le fonctionnement et rapide du système
43 Chapitre 4 : MISE EN ŒUVRE ET SUIVI DES TABLEAUX DE BORD 4.2 Règles d utilisation Utilisation par action TB = instrument de contrôle des responsables délégués Fixation des délais de mise à jour TB de chaque responsable comportera une page de garde: Disponibilité des TB en même temps L information * Informations manquant sur l activité : blanc Préparation du dialogue A l échéance: * Indicateurs sur les causes d écarts **Dialogue Origine interne constructif et externe entre qui niveau affecte la hiérarchique gestion *Réunion mensuelle * Impact estimé sur les résultats * Trame de dialogue entre déléguant et délégataires Dialogue efficace fondé sur les mêmes bases.
44 Chapitre 4 : MISE EN ŒUVRE ET SUIVI DES TABLEAUX 4.3 DE Mise BORD à jour des Tableaux de Bord Existence en stock Consommation de matières premières Niveau de trésorerie Ce contrôle porte sur : Révision des indicateurs Evolution indispensable
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46 BIBLIOGRAPHIE OUVRAGES : «Le Tableau de Bord au service de l entreprise», Michel LEROY, Edition l organisation «Le contrôle de gestion/méthode et outils des tableaux de bord», Hervé Allegre François Mouterde «DECF7», Manuel et Application Contrôle de Gestion «Contrôle de Gestion», Michel Gervais «Les clés de la Gestion», Michel Leroy «Contrôle de Gestion», Claude Alazard et Sabine Separi MÉMOIRES ET THÈSES : «Mise en place d un système de tableaux de bord», PFE (IGA) WEB :
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