Meeting No. C Séance n o C Wednesday, January 23, 2013 Le mercredi 23 janvier 2013

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1 Board of Directors Conseil d administration Meeting No. C Séance n o C Wednesday, January 23, 2013 Le mercredi 23 janvier Elgin Street, Ottawa 40, rue Elgin, Ottawa PUBLIC MEETING SÉANCE PUBLIQUE DRAFT MINUTES ÉBAUCHE DU PROCÈS-VERBAL The Board did not yet approve these minutes. Le conseil n a pas encore approuvé ce procès-verbal. Board Members in Attendance: Membres du conseil présents : Chair of the board of directors and the Executive Committee (EC) Chief Executive Officer Member of the Advisory Committee on Planning, Design and Realty (ACPDR) Member of the Governance Committee (GC) Russell Mills Jean-François Trépanier Premier dirigeant Peter Burgener Jacquelin Holzman Président du conseil d administration et du Comité directeur (CD) Membre du Comité consultatif de l urbanisme, du design et de l immobilier (CCUDI) Membre du Comité de la gouvernance (CG) Member of the Audit Committee (AC) Richard Jennings Membre du Comité d audit (CA) Member of the EC and the Advisory Committee on Communications, Marketing and Programming (ACCMAP) Eric MacKenzie François Paulhus Michael Poliwoda Member of the AC André Rioux Membre du CA Chair of the AC, member of the EC and the GC Jason Sordi Member of the AC Kay Stanley Membre du CA Membre du CD et du Comité consultatif sur les communications, le marketing et la programmation (CCCMP) Président du CA, membre du CD et du CG Chair of the GC and member of the AC Brent Stefanson Président du CG et membre du CA Member of the GC and the ACPDR Robert Tennant Membre du CG et le CCUDI Members of the Executive Management Committee in attendance: Membres du Comité de la haute direction présents : Vice-President, Capital Lands and Parks Stephen Blight Vice-président, Terrains et parcs de la capitale C NCC-CCN

2 General Counsel and Commission Secretary Senior Vice-President, Finance and Information Technology Services and Chief Financial Officer Mark Dehler Pierre Désautels Avocat général et secrétaire de la Commission Vice-président principal des services des finances et des technologies de l information et chef des services financiers Executive Vice-President Diane Dupuis Vice-présidente administrative Chief of Staff to the CEO Maureen Hayes Chef de cabinet du premier dirigeant Director, Audit, Research, Evaluation and Ethics, and Chief Audit Executive Senior Vice-President, Capital Experience and Official Residences Vice-President, Capital Planning and Environmental Management Jayne Hinchliff-Milne Guy Laflamme François Lapointe Directrice d'audit, de recherche, d évaluation et d'éthique, et dirigeante de l'audit interne Vice-président principal, Expérience de la capitale et résidences officielles Vice-président, Aménagement de la capitale et gestion de l environnement Director, Corporate Planning Louise Mignault Directrice, Planification corporative Vice-President, Real Estate Management, Design and Construction Roland Morin Vice-président, Gestion de l immobilier, du design et de la construction Vice-President, Human Resources Manon Rochon Vice-présidente, Ressources humaines Vice-President, Public Affairs, Communications and Marketing Diane Plouffe-Reardon Vice-présidente, Affaires publiques, communications et marketing NCC Secretariat: Secrétariat de la CCN : Chief, Commission Secretariat Chantal Bédard Chef, Secrétariat de la Commission Committee Secretary Karel Aelterman Secrétaire de comités Opening of the Public Meeting 1 Ouverture de la séance publique Russell Mills called the public meeting of the board of directors to order at 9:00 p.m. Russell Mills déclare la séance publique du conseil d administration ouverte à 9 h. Adoption of the Agenda (D) 2 Adoption de l ordre du jour (D) On a motion from Brent Stephenson, seconded by Robert Tennant, the agenda WAS ADOPTED unanimously as follows: Sur une motion de Brent Stephenson, appuyée par Robert Tennant, l ordre du jour EST ADOPTÉ à l unanimité comme suit : Declaration of Conflicts of Interest 3 Déclaration de conflits d intérêts Adoption of Minutes of the Previous Meeting (D) 4 Adoption du procès-verbal de la dernière séance (D) Business Arising from the Minutes 5 Affaires découlant des procès-verbaux Chief Executive Officer Activity Report (I) 6 Rapport d activités du premier dirigeant (I) C NCC-CCN

3 2013-P83e 1996 Greenbelt Master Plan Amendment 401 Corkstown Road (D) 2013-P84e Proposed protocol for removal of Ottawa Macdonald-Cartier International Airport Authority controlled lands from a Capital Greenbelt designation (D) 2013-P51e Capital Urban Lands Master Plan Phase 1 (I) 2013-P18e City of Ottawa Light Rail Transit from Tunney s Pasture to Blair Station Stations Preliminary Design (D) P83f Modification au plan directeur de la Ceinture de verdure de , chemin Corkstown (D) P84f Demande présentée par l Administration de l aéroport international Macdonald-Cartier d Ottawa en vue de retirer la désignation «Ceinture de verdure de la capitale nationale» aux terrains de l aéroport (D) P51f Plan directeur des terrains urbains de la capitale Phase 1 (I) P18f Projet de transport en commun par train léger sur rails de la Ville d Ottawa du pré Tunney à la station Blair Conception préliminaire des stations (D) 2013-P81e Ottawa Convention Centre (D) P81f Centre des congrès d Ottawa (D) Adjournment 12 Levée de séance Declaration of Conflicts of Interest 3 Déclaration de conflits d intérêts Robert Tennant declared a conflict of interest with respect to the Ottawa Light Rail Transit project. Robert Tennant déclare un conflit d intérêt en lien avec le projet du train léger sur rails d Ottawa. Russell Mills declared a potential conflict of interest with respect to the Greenbelt Master Plan Amendment. Adoption of the Minutes of the Previous Meeting (D) On a motion from Jason Sordi, seconded by André Rioux, the minutes of November 21, 2012 were adopted. Russell Mills déclare un conflit d intérêt potentiel en lien avec la modification au plan directeur de la Ceinture de verdure. 4 Adoption du procès-verbal de la dernière séance (D) Sur une motion de Jason Sordi, appuyée par André Rioux, le procès-verbal du 21 novembre 2012 est adopté. Business Arising from the Minutes 5 Affaires découlant du procès-verbal In response to a question with respect to the Rideau Canal maintenance contract it was responded that the NCC would not have been able to express a concern about the increase of fees by Parks Canada. En réponse à une question ayant trait au contrat d entretien pour le canal Rideau, on répond que la CCN n aurait pas été en mesure d exprimer une préoccupation au sujet de l augmentation des frais par Parcs Canada. Chief Executive Officer Activity Report (I) 6 Rapport d activités du premier dirigeant (I) Jean-François Trépanier submitted a written activity report and gave a verbal update on the following issues: Jean-François Trépanier soumet un rapport écrit et fait une mise à jour verbale abordant les sujets suivants : C NCC-CCN

4 - Governor in Council Approvals - Approbations du gouverneur en conseil - Winter Storms and Impact on Gatineau Park - Les tempêtes hivernales et l impact sur le parc de la Gatineau - School Programs in Gatineau Park - Programmes scolaires dans le parc de la Gatineau - Winter Camping Program in Gatineau Park - Programme de camping d hiver dans le parc de la Gatineau - Canada s Capital Museums Passport - Passeport des musées de la capitale du Canada - Christmas Lights Lumières de Noël The Rideau Canal Skateway - Patinoire du canal Rideau - Winterlude - Le Bal de Neige - Canada s 150 th Anniversary e anniversaire du Canada - War of 1812 Monument - Le monument de la guerre de Greenbelt Master Plan Review - Révision du Plan directeur de la Ceinture de verdure - Gatineau Park Ecosystem Conservation Plan - Plan de conservation des écosystèmes du parc de la Gatineau - Gamelin Street - Rue Gamelin - Environmental Strategy - Stratégie environnementale A member underlined the importance for the NCC to have clear liability rules for people using the Gatineau Park trails and that these should be well communicated to the public. Another member emphasized the need for clear and efficient communications on trail closures in Gatineau Park given the immense popularity of these trails P83e 1996 Greenbelt Master Plan Amendment 401 Corkstown Road (D) Russell Mills abstained from participating in the discussion and decision on this item. Un membre souligne l importance pour la CCN d avoir des règles de responsabilité claires pour les personnes utilisant les sentiers au parc de la Gatineau et que celles-ci devraient être communiquées au public de façon adéquate. Un autre membre rappelle le besoin de mettre en place des communications claires et efficaces au sujet des fermetures de sentiers du parc de la Gatineau étant donné l immense popularité de ces sentiers P83f Modification au Plan directeur de la Ceinture de verdure de , chemin Corkstown (D) Russell Mills s abstient de participer à la discussion et à la prise de décision en ce qui concerne ce sujet. David Malkin presented the context and the proposed plan amendment that would permit the proposal to include sports fields and Forest School Canada project. David Malkin présente le contexte et la proposition de modification du plan qui permettrait d ajouter des terrains de sport et le projet du programme de la Forest School Canada. C NCC-CCN

5 Having considered a recommendation by François Lapointe, on a motion of Kay Stanley, seconded by Peter Burgener, IT WAS AGREED UNANIMOUSLY that Federal Land Use Approval BE GRANTED pursuant to the National Capital Act (sections 10 and 11), for the amendment as described in Appendix 1 to the Greenbelt Master Plan to permit the Greenbelt Stables and Outdoor Recreational Centre and Learning Centre Proposal, National Capital Greenbelt, Ottawa, as submitted to the NCC in September 2012, to permit: Ayant pris en considération une recommandation de François Lapointe, sur une proposition de Kay Stanley, appuyée par Peter Burgener, IL EST CONVENU À L UNANIMITÉ que l approbation fédérale pour l utilisation du sol SOIT ACCORDÉE en vertu de la Loi sur la capitale nationale (articles 10 et 11), pour la modification, telle qu elle est décrite à l'annexe 1 du Plan directeur de la Ceinture de verdure de 1996, afin de permettre la mise en œuvre de la proposition concernant les écuries, le centre récréatif extérieur et le centre d'apprentissage de la Ceinture de verdure de la capitale nationale, à Ottawa, telle que la proposition a été présentée à la CCN en septembre 2012 afin de permettre : for 401 Corkstown Road: pour le 401, chemin Corkstown : a major renewal and expansion of the equestrian centre facility, the addition of seven full and nine mini sized sports fields as a new complementary use to the equestrian centre; d'importants travaux de rénovation et d agrandissement de l'installation du centre équestre; l ajout de sept terrains de sport de pleines dimensions et de neuf «mini» terrains de sport qui constituent une nouvelle utilisation complémentaire du centre équestre; for 411 Corkstown Road: pour le 411, chemin Corkstown : renewal and addition to the municipal campground site including the Forest School Canada components of the Wesley Clover Foundation Greenbelt Stables Outdoor Recreation and Learning Centre Proposal; les rénovations et les ajouts au site du terrain de camping municipal, y compris les composantes de la Forest School Canada de la proposition de la Wesley Clover Foundation concernant les écuries, le centre récréatif extérieur et le centre d interprétation de la Ceinture de verdure ; The above are subject to the conclusions of an environmental effects analysis to fulfil the requirements of the Canadian Environmental Assessment Act, Ces éléments sont assujettis aux conclusions d une analyse sur les effets environnementaux afin de respecter les exigences de la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale (2012) P84e Proposed protocol for removal of Ottawa Macdonald-Cartier International Airport Authority controlled lands from a Capital Greenbelt designation (D) P84f Demande de retrait de la désignation «Ceinture de verdure de la capitale nationale» sous la responsabilité de l Administration de l aéroport international Macdonald-Cartier d Ottawa (D) C NCC-CCN

6 Lori Thornton and Fred Gaspar informed the board of directors about recent discussions with the Ottawa Macdonald-Cartier International Airport Authority to remove airport lands from the Greenbelt and presented optional scenarios for the future status of the airport as well as a recommended scenario. Having considered a recommendation by François Lapointe, on a motion of Eric Mackenzie, seconded by Robert Tennant, IT WAS AGREED UNANIMOUSLY that: - the recommended scenario BE APPROVED whereby the airport lands are removed from Greenbelt designation and authority, and that an agreement-in-principle be granted to this removal, subject to terms and conditions to be set under formal agreement to be negotiated between the NCC and the Ottawa Macdonald-Cartier International Airport Authority regarding the achievement of the natural link south and west of the airport; and - the continued discussion BE APPROVED towards the signing of the protocol described in the Framework of an agreement approved by the board of directors in November P51e Capital Urban Lands Master Plan Phase 1 (I) Lori Thornton and Madeleine Demers presented a progress report for the Capital Urban Lands Master Plan including the planning process and steps, the results to date and the next steps. Lori Thornton and Fred Gaspar informent le conseil d administration des discussions récentes avec l Administration de l aéroport international Macdonald-Cartier d Ottawa et visant à retirer la désignation «Ceinture de verdure» aux terrains de l aéroport, et présentent des scénarios optionnels aux fins du futur statut de l aéroport, ainsi qu un scénario recommandé. Ayant pris en considération une recommandation de François Lapointe, sur une proposition d Eric Mackenzie, appuyée par Robert Tennant, IL EST CONVENU À L UNANIMITÉ que : - le scénario recommandé SOIT APPROUVÉ, selon lequel la désignation «Ceinture de verdure» et les pouvoirs connexes seront retirés aux terrains de l aéroport, et que l on donne un «accord de principe» à ce retrait, sous réserve des conditions à déterminer en vertu d une entente officielle, qui sera négociée entre la Commission de la capitale nationale et l Administration de l aéroport international Macdonald-Cartier d Ottawa, en ce qui concerne la création du lien naturel au sud et à l ouest de l aéroport ; et - la poursuite des discussions SOIT APPROUVÉE dans le but d une signature du protocole décrit dans une «entente-cadre» que le conseil d administration a approuvée en novembre P51f Plan directeur des terrains urbains de la capitale Phase 1 (I) Lori Thornton et Madeleine Demers présentent un rapport d avancement du Plan directeur des terrains urbains de la capitale y compris la démarche et les étapes de planification, les résultats à ce jour et les prochaines étapes. C NCC-CCN

7 In response to questions and comments from Board members regarding the length and results of the planning process to date, NCC staff explained that this was partly due to the numerous consultations that took place with various stakeholders and also due to the fact that other projects had to proceed in parallel. The sector plans should be able to respond to the request for more substance and concrete ideas for planning the capital. One member suggested that the NCC s planning should be kept simple, and efforts should focus on the core area of the Capital, on the Gatineau River, the Ottawa River and Rideau Canal, and on their shorelines. The question was raised whether more mixed use could be stimulated through this planning exercise. One member suggested that the evolution of local transportation with the addition of an interprovincial bridge and a light rail system will have an impact on some of the parkways which will require the clarification of the role of the NCC parkways in this reconfigured transportation scenario. En réponse aux questions et observations formulées par les membres du conseil concernant la durée du processus et les résultats obtenus jusqu à maintenant, le personnel de la CCN a expliqué que c était t dû à la tenue de nombreuses consultations avec divers intervenants mais aussi parce que d autres projets ont dû avancer en parallèle. Les plans de secteur devraient pouvoir répondre à la demande pour plus de substance et d idées concrètes pour planifier la capitale. Un membre a suggéré que le processus de planification de la CCN devrait rester simple. Les efforts devraient cibler le secteur du cœur de la capitale, la rivière Gatineau, la rivière des Outaouais, le canal Rideau et leurs berges. La question de savoir si une plus grande mixité des usages pourrait être favorisée durant l exercice de planification a été soulevée. Un membre a suggéré que l évolution des transports locaux, incluant un nouveau pont interprovincial et un réseau de trains légers sur rails, aura des répercussions sur certaines promenades ce qui demandera qu on précise le rôle de la CCN. La CCN devra préciser le rôle des promenades dans ce scénario de réaménagement des transports. C NCC-CCN

8 2013-P18e City of Ottawa Light Rail Transit from Tunney s Pasture to Blair Station Stations Preliminary Design (D) Robert Tennant abstained from participating in the discussion and decision on this item. Isabel Barrios, Fred Gaspar and Martin Barakengera presented the preliminary design for the City of Ottawa Light Rail Transit stations from Tunney s Pasture to Blair. Having considered a recommendation by François Lapointe, on a motion of Jason Sordi, seconded by Richard Jennings, IT WAS AGREED UNANIMOUSLY: - that the site plans and preliminary design for the City of Ottawa Light Rail Transit stations on federal lands (Tunney s Pasture, Bayview, LeBreton, Hurdman and Train) BE APPROVED subject to the conditions outlined below being implemented by the City of Ottawa ( the Proponent ) or by any agent acting on its behalf, without cost to the NCC, and to the complete satisfaction of the NCC Vice-President, Capital Planning and Environmental Management; and - that the implementation of the developed design approval(s) of the City of Ottawa Light Rail Transit stations on federal lands BE CONFIRMED by the Vice-President, Capital Planning and Environmental Management, should those designs be deemed to be consistent with and building upon the preliminary design identified in this submission. These recommendations follow and are consistent with: - the decision taken by the NCC board of directors on April 18, 2012, in relation to the revised alignment of the City of Ottawa Light Rail Train project; - the feedback provided by NCC staff during P18f Projet de transport en commun par train léger sur rails de la Ville d Ottawa du pré Tunney à la station Blair Conception préliminaire des stations (D) Robert Tennant s abstient de participer à la discussion et à la prise de décision en ce qui concerne ce sujet. Isabel Barrios, Fred Gaspar et Martin Barakengera présentent le design préliminaire des stations du train léger sur rails de la Ville d Ottawa, du pré Tunney à Blair. Ayant pris en considération une recommandation de François Lapointe, sur une proposition de Jason Sordi, appuyée par Richard Jennings, IL EST CONVENU À L UNANIMITÉ : - que les plans de site et la conception préliminaire des stations du train léger sur rails de la Ville d Ottawa sur les terrains fédéraux (Pré-Tunney, Bayview, LeBreton, Hurdman et Train) SOIENT APPROUVÉS, sous réserve que les conditions présentées ci-dessous soient appliquées par la Ville d'ottawa («le proposant») ou par tout mandataire agissant en son nom, sans frais imputables à la CCN et à l entière satisfaction du vice-président, Aménagement de la capitale et gestion de l environnement de la CCN; et - que la mise en œuvre de la ou des approbations des designs détaillés des stations du train léger sur rails de la Ville d'ottawa sur les terrains fédéraux SOIT CONFIRMÉE par le vice-président, Aménagement de la capitale et gestion de l environnement, dans la mesure où ces designs sont considérés comme conformes à la conception préliminaire indiquée dans la présente proposition et prenant appui sur la conception préliminaire. Ces recommandations respectent ce qui suit et y sont conformes : - la décision prise par le conseil d'administration de la CCN le 18 avril 2012 relative au nouveau tracé du projet de train léger sur rails de la Ville d'ottawa; - les commentaires formulés par les C NCC-CCN

9 the design consultation process and associated design presentation meetings with the three prequalified bidders in regards to compliance of their design development with the NCC Capital Principles, between January and November 2012; - the recommendation of the NCC Advisory Committee on Planning, Design and Realty on December 13, The board of directors wished to receive regular updates on the future evolution of the transit oriented development projects in the neighbourhood of the new stations. NCC staff advised that the City of Ottawa had confirmed that the downtown area would be free of construction for the 2017 festivities. employés de la CCN pendant le processus de consultation sur la conception et les réunions de présentation de la conception associées, tenues entre janvier et novembre 2012 avec les trois soumissionnaires présélectionnés en ce qui concerne la conformité de leur design détaillé aux principes de la capitale de la CCN; - la recommandation du Comité consultatif de l urbanisme, du design et de l immobilier de la CCN du 13 décembre Le conseil d administration souhaite recevoir des mises à jour régulières sur l évolution future des projets d aménagement liés au transport à proximité des nouvelles stations. Le personnel de la CCN précise que la Ville d Ottawa a confirmé qu il n y aura pas de construction au centre-ville pendant les festivités de P81e Ottawa Convention Centre (D) P81f Centre des congrès d Ottawa (D) Fred Gaspar and Christopher Hoyt presented a work strategy in view of the approval of the Ottawa Convention Centre s south wall. Fred Gaspar et Christopher Hoyt présentent une stratégie de travail en prévision de l approbation du mur sud du Centre des congrès d Ottawa. Having considered a recommendation by François Lapointe, on a motion of Jacquelin Holzman, seconded by André Rioux, IT WAS APPROVED UNANIMOUSLY THAT: - the NCC establish, in conjunction with the Ottawa Convention Centre, the terms for the Level 3 Federal Approval: o by developing design and content principles for the south facade of the Ottawa Convention Centre to include in their request for proposals; o by confirming a detailed schedule for the process as follows: Advisory Committee on Planning, Design and Realty review Public engagement process Federal and municipal partners involvement Final approval of approach to Ayant pris en considération une recommandation de François Lapointe, sur une proposition de Jacquelin Holzman, appuyée par André Rioux, IL EST APPROUVÉ À L UNANIMITÉ QUE : - la CCN établisse, de concert avec le Centre des congrès d Ottawa, le mandat pour l approbation fédérale de niveau 3 : o en élaborant des principes de conception et de contenu pour la façade sud du Centre des congrès d Ottawa afin de les inclure dans leur demande de propositions ; o en confirmant un échéancier détaillé pour le processus, comme suit : examen par le Comité consultatif de l urbanisme, du design et de l immobilier processus d engagement du public participation de partenaires fédéraux et municipaux C NCC-CCN

10 architecture, urban design, signage, and digital screens element; and - the above mentioned process replace the pilot project process that had been endorsed by the board of directors in June 2011 and reconfirmed with the lifting of the moratorium in June approbation finale pour la démarche liée aux éléments d architecture, d aménagement urbain, d affichage et d écrans numériques ; et - le processus susmentionné remplace le processus de projet pilote approuvé par le conseil d administration en juin 2011 et reconfirmé par la levée du moratoire en juin Adjournment 12 Levée de la séance On a motion par Richard Jennings, seconded by Brent Stefanson, the public meeting of the board of directors was adjourned at 1:40 p.m. Committee Secretary Sur une proposition de Richard Jennings, appuyée par Brent Stefanson, la séance publique du conseil d administration est levée à 13 h 40. KAREL AELTERMAN Secrétaire de comités ~ Chief, Commission Secretariat CHANTAL BÉDARD Chef, Secrétariat de la Commission ~ General Counsel and Commission Secretary MARK DEHLER Avocat général et secrétaire de la Commission C NCC-CCN