ATELIER COMMENT COMMUNIQUER AVEC SES ADHERENTS?

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1 ATELIER COMMENT COMMUNIQUER AVEC SES ADHERENTS? 1

2 Animateurs : Jean-Marc Dien : Secrétaire général et animateur du groupe de travail «communication» Bérengère Blaize : Chargée de communication et salariée rattachée au groupe de travail «communication»

3 Sommaire Définition Stratégie de l Association Les moyens de communication Evaluation et efficacité de la communication 3

4 Qu est ce que la communication? D après vous, qu est-ce que la communication? 1) Communiquer une information à quelqu un 2) C est l ensemble des moyens destinés à : Sensibiliser les publics de l Association Promouvoir ses messages 3) C est avant tout être à l écoute des autres 4

5 La stratégie doit répondre à 3 questions Selon vous, quels sont ces 3 questions? Pour qui? : Populations cibles Que voulons-nous faire passer? : Messages Pourquoi? : Objectifs 5

6 Populations cibles Selon vous, quels sont les cibles de l AFH? Interne : Adhérents (patients et non patients ) Bénévoles Comités Externe : Patients (non-adhérents) Sympathisants Professionnels de santé Institutions publiques Institutions privées et l industrie pharmaceutique Grand public Presse locale et régionale 6

7 Quel message à faire passer? Quel est le message de l AFH? Quel est son slogan? Plusieurs types de messages : - Le message institutionnel => message général de l Association - Les messages spécifiques aux projets 7

8 Quels sont les objectifs? Quels sont les objectifs de l AFH? Plusieurs types d objectifs : - Les objectifs généraux de l association, par ex : Informer, défendre, aider, représenter - Les objectifs spécifiques aux projets mais reprenant les objectifs généraux 8

9 Quelle communication en région? A votre avis, quelle différence y-a-t-il entre la communication nationale du siège et celle des comités régionaux? - Le siège : grand public, pouvoirs publics, adhérents, sympathisants, presse nationale, relais des régions - Les comités régionaux : relais du siège, communication locale vers les adhérents et les professionnels/institutions de la région, presse locale => communication de proximité => COMMUNICATION RECIPROQUE 9

10 Exercice Voici 4 événements : - Journée mondiale de l hémophilie en intercomité - Journée d intégration scolaire événement local - Journée d information sur les seniors en intercomité - Conférence sur les avancées de la recherche dans le domaine des troubles rares de la coagulation événement local Choisissez 1 événement par groupe et définissez : - Les publics cibles - Le message - Le ou les objectifs 10

11 Les moyens de communication Charte graphique et éditoriale Outils de communication Presse 11

12 Charte graphique et éditoriale Importance d une unité graphique et éditoriale pour la notoriété et l unité de l association Selon vous, que doit comprendre une charte graphique et éditoriale? Le slogan Le logo Des mots clefs Une palette de couleurs 12

13 Outils de communication Selon vous, quels sont les outils de communication que nous pouvons utiliser : en régions? au national? Siège Oral : réponse aux demandes des adhérents Print : Affiche, plaquette, flyer, revue Web : site Internet, Facebook, Twitter, newsletter Vidéo : chaînes youtube, vimeo, écrans publicitaires Audio : podcast => réalisés en régions Région Oral : La première des communications doit être orale notamment en région où la proximité est le 1 er atout => nouvel adhérent => appeler pour le connaître / patient hospitalisé => prendre de ses nouvelles / Pro de santé => une à 2 rencontre par an pour faire le point sur prise en charge et difficultés ATTENTION de ne pas brouiller les messages entre ceux du siège et ceux du comité Print : Plaquette régionale de présentation + affiche/flyer pour les événements régionaux + diffusion des campagnes d affichage et autres brochures du siège Web : Site Internet => communiquer les mêmes messages généraux du siège + informations régionales. Newsletter : tous les 3 ou 4 mois => actions passées ou à venir, infos de santé publique, etc. Twitter/Facebook => attention de ne pas proposer court-circuiter les messages entre siège et régions Vidéo : chaînes youtube, vimeo, écrans publicitaires => diffusion ou annonce des actions régionales Audio : podcast => enregistrement sonore des interventions (AG, JMH, etc.) Autres : kakémono, drapeau, stylos, stickers, tee shirt 13

14 Outils de communication Il est important de choisir le bon support print : Affiche Plaquette Brochure Flyer Annoncer un événement, diffuser un message => temporaire Présentation par ex du comité => durable et intemporelle Information détaillée par ex sur la prise en charge en régions : CTH / ARS / MDPH / CNAM Annonce d un événement / complémentaire de l affiche 14

15 Outils de communication Comment faire? Méthodologie 15

16 Outils de communication Affiche : se lit en diagonal de haut gauche a bas droit => message important en haut Doit comporter pour un évènement : - le nom de l évènement - le lieu exact - la date - un contact - le site - le les logos - un visuel pour attractif symbolisant l action => affiche déclinera les autres supports 16

17 Outils de communication Flyer: Même information que sur l affiche mais en format plus petit (1/3 d un A4) 17

18 Outils de communication Brochure : à adapter selon les publics : - grand public : message simple, facile à retenir avec un vocabulaire facile. - patient éclairé : possibilité d entrer plus dans le détail - institutions ou privés => surtout rappel des missions, objectifs, projets et résultats 18

19 Outils de communication Facebook : Différences entre groupe et page : - Page : actualités de l Association - Groupe : discussion entre les membres / public restreint publier fréquemment des news / idem pour twitter ATTENTION aux paramètres de confidentialité Bien modérer ses réseaux sociaux => filtrer notamment pour les groupes 19

20 Outils de communication Site Internet : Reprendre les grands thèmes / axes de l association pour ses grandes rubriques Actualiser régulièrement les informations Dater les informations et si possible, donner les sources Ne pas hésiter à retirer les articles trop anciens Utiliser les visuels attrayants Privilégier un contenu rapide à lire. Pour plus d informations, vous pouvez mettre le détail en téléchargement Choisir une adresse internet représentative et facile à épeler 20

21 Outils de communication Newsletter : Choisir une fréquence d envoi et s y tenir (mensuels, trimestriels, etc) Doit traiter de l actualité Le contenu doit être très bref => si possible, renvoi vers site Importance d avoir les adresses s de ses adhérents et autres publics Outils gratuit : mailchimp / payant Rapidmail (10 par envoi) 21

22 Outils de communication Les outils de communication doivent être complémentaires les uns des autres Toujours croiser la communication : Exemple = on publie une brochure print diffusée aux patients, hôpitaux, etc, => annonce sur site web/newsletter/réseaux avec possibilité de téléchargement, on informe la presse (selon l info = spécialisée ou généraliste) 22

23 Presse et média Qui sont-ils selon vous? La presse écrite La presse Internet, les blogs La télévision La radio 23

24 Presse et média Comment les informer? Communiqué de presse Dossier de presse Teaser 24

25 Presse et média Structure d un communiqué de presse Ne doit pas excéder 1 page Doit avoir un fil conducteur Doit être paginé, aéré et sans faute d orthographe Doit comprendre : - Le nom et le logo de l association - La date à laquelle est envoyé le CP - Le titre du CP : le nom de l événement par exemple - Une accroche de 2/3 lignes qui résume le CP - Le corps rédigé à l impersonnel reprenant les détails - En pied de page : le contact presse, si possible une présentation de l association dans un encadré 25

26 Presse et média Structure d un dossier de presse Doit comprendre : - La couverture : titre, date, nom de l organisateur + logo(s) - Un sommaire - Une présentation de l association - Le contenu : reprendre le message, les objectifs, le public ciblé - Des ressources : outils de communication en format électronique, des interview, des chiffres clés, des présentations de la pathologie - Présentation des partenaires - Les contacts 26

27 Exercice Reprenez l événement que vous avez choisi plus tôt et rédiger rapidement un communiqué de presse 27

28 Presse et média Création d un fichier et diffusion Création du fichier presse : le siège de l AFH ayant un abonnement à un service de création de fichiers presses, il vous suffit d en faire la demande au siège tous les 6 mois environ Quand et comment diffuser mon communiqué de presse? - Eviter les périodes électorales ou grands événements - Prendre en compte les dates de bouclage - Privilégier les envois en fin de matinée - Pour les hebdomadaires, envoyer l information 15 jours avant l événement puis 5 jours avant - Cibler la presse selon l évènement ou l actualité = ex : JMH => presse généraliste / Actualité sur un traitement => presse spécialisée 28

29 Evaluation et efficacité de la communication Comment mesurer l effet des actions de communication? Veille Internet et papier Fréquentation du site Questionnaire de satisfaction 29

30 Fin de l atelier Merci 30