SERVICES INTÉGRÉS LEMAY GUIDE D ADHÉSION EMPLOYÉS ACCUEIL Bienvenue dans le programme d assurance collective de Services intégrés Lemay (Lemay). Vous trouverez dans ce guide tout ce dont vous avez besoin pour comprendre les régimes offerts, les règles qui s y rattachent et effectuer les choix nécessaires. Ce nouveau programme a été conçu expressément pour vous donner plus de flexibilité et refléter les différents besoins de chacun, et évoluer en même temps que vous. ADMISSIBILITÉ Tous les employés de Lemay deviennent admissibles au programme d assurance après 3 mois de service continu, et ce pour tous les régimes. DESCRIPTION GLOBALE DU PROGRAMME Protections obligatoires : assurance vie, assurance décès et mutilation accidentels, assurance salaire de courte et de longue durée, soins de santé et soins dentaires. Vous devez aussi couvrir vos personnes à charge en assurance vie, soins de santé et soins dentaires. Protections facultatives : assurance vie supplémentaire pour vous et votre conjoint. FONCTIONNEMENT GÉNÉRAL Vous n avez aucun choix à effectuer pour les régimes suivants : assurance vie de base assurance vie des personnes à charge assurance décès et mutilation accidentels assurance maladies graves assurance invalidité de courte duré assurance invalidité de longue durée En soins de santé et soins dentaires, deux choix de régime vous sont offerts : le régime de base ou le régime enrichi. Votre sélection s appliquera à la fois en santé et en dentaire, vous ne pouvez choisir le régime de base en santé et le régime enrichi en dentaire, par exemple. L employeur paie 60% du coût des soins de santé et dentaires, selon le régime de base, ainsi que le coût du régime d assurance invalidité de courte durée. Vous payez le solde du coût. En plus, l employeur met également à votre disposition une enveloppe annuelle de 1 000$ par employé, que vous pouvez utiliser d une des manières suivantes: l appliquer pour réduire le coût du régime enrichi 1
le verser dans un compte de gestion santé (CGS) le verser dans un compte de mieux-être le verser dans votre régime d épargne retraite collectif Des explications supplémentaires sur chacun de ces choix vous sont données plus bas. RÈGLES Le régime choisi (base ou enrichi) doit être le même en santé et dentaire. Il y a quatre protections possibles : individuelle, monoparentale, couple ou familiale. La protection peut être différente en santé et dentaire. Par exemple, vous pouvez avoir une protection individuelle en soins de santé et une protection familiale en soins dentaires. Vous pouvez vous exempter si vous désirez plutôt être couvert par le régime de soins de santé ou de soins dentaires de votre conjoint. Vous pouvez vous exempter d un seul des régimes (santé ou dentaire) si vous le désirez. Une preuve de couverture par le conjoint sera toutefois demandée pour que l exemption soit acceptée. En santé et dentaire, vos personnes à charge (conjoint et enfants) doivent être couvertes dans le programme de Lemay ou dans celui de votre conjoint, car ces 2 régimes sont obligatoires pour toute la famille. Par exemple, vous ne pourrez prendre une protection individuelle en soins dentaires que si vos personnes à charge sont couvertes en dentaire par le programme de votre conjoint. Vous pourrez modifier vos choix (régime de base ou enrichi et choix sur la distribution de l enveloppe supplémentaire) le 1 er novembre 2017 et aux deux ans par la suite. Vous pouvez toutefois effectuer un changement de régime et/ou de protection lors d un évènement de vie : o Mariage, union civile ou conjoint de fait o Séparation ou divorce o Décès d une personne à charge o Naissance ou adoption d un premier enfant o Terminaison de l admissibilité du dernier enfant à charge o Perte involontaire du programme du conjoint Dans tous les évènements de vie, vous avez 31 jours après la date de l évènement pour refaire vos choix, qui seront rétroactifs à la date de l évènement. A tout moment durant l année, vous pourrez effectuer les modifications suivantes (veuillez noter que ces modifications ne vous permettent pas de changer de régime ou de protection) : o Changer de bénéficiaire o Ajouter ou enlever un enfant à charge (en excluant le premier et le dernier) o Inscrire ou terminer le statut d étudiant de vos enfants o Modifier votre adresse o Vous inscrire au dépôt direct Régime par défaut : si vous ne faites aucun choix (base ou enrichi), vous serez placé dans le régime de base selon votre protection actuelle (individuelle, couple, etc ) et l enveloppe supplémentaire sera entièrement déposée dans le CGS. Vous ne pourrez pas modifier ces choix avant la prochaine adhésion. 2
UTILISATION DE l ENVELOPPE SUPPLÉMENTAIRE PAYER LE COÛT DU RÉGIME ENRICHI Vous avez la possibilité d utiliser votre enveloppe supplémentaire pour vous aider à payer le coût du régime enrichi de soins de santé et dentaires. À cet effet, veuillez noter les éléments suivants : Vous devez absolument vous servir du simulateur de coût (disponible sur www.gfaga.com/lemay) pour déterminer le montant maximum que vous pouvez utiliser pour payer le régime enrichi. o le montant maximum permis correspond à la différence entre le coût des soins de santé et dentaires de base et le coût des régimes enrichis, selon votre niveau de protection. Les montants utilisés à cet effet seront un avantage imposable au niveau provincial. Un avantage imposable est un montant ajouté à votre revenu et sur lequel vous paierez de l impôt. COMPTE SANTÉ Vous pourrez utiliser l argent de votre compte santé pour payer ce qui n est pas couvert par le régime que vous avez choisi en soins de santé ou en soins dentaires, comme par exemple : lunettes, visite chez le dentiste ou chez le massothérapeute, partie du coût des médicaments non remboursée, montants dépassants les maximums permis, etc.. Voici quelques règles qui s'appliquent au compte santé : Le compte santé peut être utilisé pour rembourser vos frais et ceux de vos personnes à charge, et ce, même si vous avez une protection individuelle ou si vous êtes couverts par le régime de soins de santé et de soins dentaires de votre conjoint. La définition de personnes à charge est également élargie aux fins du compte santé : toute personne que vous pouvez déclarer comme étant à votre charge sur votre rapport d impôt peut faire l objet d un remboursement de frais sur votre compte santé. Vous aurez une période maximum de 60 jours après la fin de l année contractuelle (1 er novembre) pour réclamer des frais engagés durant l année précédente dans votre compte santé. L argent inutilisé peut être reporté sur la période suivant le dépôt seulement. Les sommes non utilisées après seront perdues. Les montants utilisés seront ajoutés à votre revenu imposable provincial. NOTE IMPORTANTE : L année contractuelle étant du 1 er novembre au 31 octobre, la première application du compte de gestion santé s effectuera du 1 er juillet 2015 au 31 octobre 2015. Le tiers du montant que vous aurez choisi sera donc tout d abord déposé le 1 er juillet 2015. Le montant total sera ensuite déposé à nouveau les 1 er novembre 2015 et 2016. Par exemple, si vous choisissez de déposer 1 000$ dans votre CGS : 3
Dépôt au 1 er juillet 2015 = 1 000$ / 3 = 333$ Dépôt au 1 er novembre 2015 = 1 000$ Dépôt au 1 er novembre 2016 = 1 000$ Au 1 er novembre 2017, vous pourrez refaire vos choix et modifier le montant déposé dans votre CGS si vous le désirez. Exemple d utilisation Un montant de 1 000$ est déposé dans votre compte santé le 1 er novembre 2015. En juin 2016, vous demandez un remboursement en provenance de votre compte santé de 300$ pour des lunettes. Le solde de 700$ sera reporté après le 1 er novembre 2016, en plus de votre nouveau montant de 1 000$. Si vous ne faites aucune demande entre le 1 er novembre 2016 et le 31 octobre 2017, le 700$ reporté de 2015 sera automatiquement effacé au 1 er novembre 2017. Pour réclamer dans votre compte santé, vous procédez de la même manière que pour les réclamations assurées, soit en soumettant vos reçus en ligne par le portail adhérents AGA, soit en faisant une réclamation avec un formulaire papier. COMPTE DE MIEUX-ÊTRE Vous pouvez utiliser l argent déposé dans le compte mieux-être pour payer les dépenses suivantes : Titres mensuels de transport en commun Frais d abonnement à des activités structurées telles que : centres d entraînement, cours de yoga, cours de pilates, cours de danse, etc. : Exclusions : Équipement sportif, tel que souliers de course, vélo, tapis roulant etc. Voici quelques règles qui s'appliquent au compte mieux-être : Les sommes inutilisées sont reportables sur la prochaine période seulement et seront perdues par la suite. Les montants utilisés dans le compte de mieux-être sont considérés comme du salaire et ajoutés à votre revenu imposable aux 2 paliers de gouvernement. NOTE IMPORTANTE : L année contractuelle étant du 1 er novembre au 31 octobre, la première application du compte de mieux-être s effectuera du 1 er juillet 2015 au 31 octobre 2015. Le tiers du montant que vous aurez choisi sera donc tout d abord déposé le 1 er juillet 2015. Le montant total sera ensuite déposé à nouveau les 1 er novembre 2015 et 2016. Pour réclamer des dépenses dans votre compte mieux-être, apportez vos reçus deux fois par année (octobre et avril) aux Ressources humaines. RÉGIME D ÉPARGNE RETRAITE COLLECTIF Les dépôts dans votre régime d épargne retraite collectif seront mensuels. Les dollars de l enveloppe supplémentaire que vous choisirez d y mettre seront déposés dans un Régime de participation différé aux 4
bénéfices (RPDB). Un RPDB est un véhicule de placement conçu pour verser d une manière fiscale plus avantageuse pour vous l argent qu un employeur désire verser pour la retraite de ses employés. Vous pourrez aussi contribuer à votre épargne retraite. Vos dépôts seront à ce moment versés dans un REÉR collectif. Veuillez noter les éléments suivants : Un dépôt annuel minimum de 50$ est exigé dans le régime d épargne retraite collectif. S il vous reste moins de 50$ après distribution de votre enveloppe de 1 000$, vous devrez l attribuer dans une des 3 autres possibilités (coût du régime enrichi, CGS, compte de mieux-être). Vous bénéficiez d économies d impôt immédiates sur tous les montants déposés, que ce soit dans le RPDB ou le REÉR collectif. Vous trouverez de plus amples informations sur votre régime d épargne retraite collectif dans le document à cet effet sur le site www.gfaga.com/lemay 5
DESCRIPTION DES RÉGIMES OFFERTS Assurance vie, DMA, Assurance vie des personnes à charges et assurance maladies graves gravessonnes à RÉGIMES BASE ENRICHI ADMISSIBILITÉ Condition Délai ASSURANCE VIE & DMA - adhérent Montant Réduction Exonération 30 heures / semaine 3 mois de service 1 X salaire 50% à 65 ans Jusqu'à 65 ans Terminaison 70 ans ou retraite ASSURANCE VIE - personnes à charge Montant (Conjoint) 5 000 $ Montant (Enfants) 2 500 $ Terminaison ASSURANCE MALADIES GRAVES Montant (Adhérent) Période moratoire 70 ans ou retraite 6000$ (AVC, infarctus, insuffisance rénale, cancer) 90 jours ASSURANCE VIE FACULTATIVE Montant (Adhérent & Conjoint) Tranches de 10 000 $ Minimum 20 000 $ Maximum 500 000 $ Terminaison 65 ans de l'adhérent RÉGIMES BASE ENRICHI Invalidité Courte Durée Prestation Délai de carence Statut fiscal Durée des prestations Invalidité Longue Durée Prestation Statut fiscal Assurance emploi plus prestations supplémentaires = 60% du salaire Aucun Imposable 15 semaines 66,67% du 1er 2 250$ de salaire mensuel plus 50% de l'excédent Non imposable Maximum sans preuve 7 500 $ Maximum avec preuves 15 000 $ Délai de carence Période de paiement Maximum de toutes sources Terminaison Assurance invalidité courte et longue durée 15 semaines Jusqu'à 65 ans 85% du salaire net 65 ans 6
Assurance soins de santé RÉGIMES BASE ENRICHI SOINS DE SANTÉ Hospitalisation 100% semi-privée 100% semi-privée Courte durée pas de limite pas de limite Longue durée (convalescence, réadaptation) 20 $ / jour, 90 jours 20 $ / jour, 90 jours Voyage 100% 100% Durée du voyage 180 jours 180 jours Assistance Inclus Inclus Maximum viager 5 000 000 $ / assuré 5 000 000 $ / assuré Médicaments Franchise 5 $/ prescription 5 $/ prescription Carte de paiement Directe Directe Coassurance 80% 90% Substitution générique Obligatoire Obligatoire Liste médicaments Liste régulière Liste régulière Coassurance sur tous les autres frais 80% 90% Autres frais couverts Paramédicaux Psychologue et travailleur social 800 $ / année Chiropraticien (1) 800 $ / année (2) Physiothérapeute 800 $ / année Orthophoniste 800 $ / année (3) Naturopathe 800 $ / année (2) Acupuncteur 800 $ / année Audiologiste Non couvert 800 $ / année (3) Diététiste Ergothérapeute n.d. 800 $ / année Ostéopathe (1) 800 $ / année (2) Podiatre Massothérapeute Orthothérapeute Cure de désintoxication Non couvert n.d. 800 $ / année (2) 80 $ / jour 2 500 $ viager Services diagnostiques Non couvert 1 000 $ / année Soins infirmiers 10 000 $ / année 10 000 $ / année Soins visuels Examen de la vue Lunette et lentilles ou chirurgie laser Autres frais Bas de contention Chaussures orthopédiques Cristallin artificiel Fauteuil roulant conventionnel Glucomètre Non couvert Non couvert s.o. 300 $ / 24 mois 100 $ / année 300 $ / année 200 $ / année 1 500 $ viager 200 $ / 36 mois 7
Autres frais (suite) Injections sclérosantes Neurostimulateur T.E.N.S. Orthèse podiatrique ou support plantaire Prothèse auditive Prothèse capillaire Prothèse mammaire externe 20 $ / visite 700 $ viager 300 $ / année 500 $ / 36 mois 150 $ / année 150 $ / 24 mois Stérilet 50 $ / année Ambulance Inclus Inclus Terminaison Retraite Retraite (1) Incluant 50 $ / année pour technique d'imagerie (2 ou 3) Combiné pour l'ensemble des spécialistes indiqués Assurance soins dentaires RÉGIMES BASE ENRICHI SOINS DENTAIRES Franchise Aucune Aucune Soins préventifs (examens, nettoyages) Non couvert 80% Soins de base (obturations, traitement canal, traitement gencive, etc..) Non couvert 80% Soins majeurs (ponts, couronnes, prothèses) 60% 60% Soins orthodontiques Non couvert Non couvert Maximum annuel 1 500 $ 1 500 $ Examen rappel s.o. 6 mois Cédule Année courante Année courante Terminaison Retraite Retraite COÛTS Un fichier Excel est disponible pour vous aider à calculer votre coût selon les choix effectués et pour déterminer quel montant vous avez le droit d utiliser pour vous aider à payer une partie du coût du régime enrichi. Il est disponible sur le site www.gfaga.com/lemay. IMPORTANT : Vous devez absolument utiliser ce fichier avant de donner vos choix pour la distribution de l enveloppe car c est le seul endroit où vous pouvez obtenir le montant maximum permis en provenance de votre enveloppe supplémentaire pour payer le régime enrichi. AIDE RÉFLEXION Examinez la couverture et le coût du programme offert par l employeur de votre conjoint. 8
Faites la somme des montants réclamés en soins de santé et dentaires des 12 derniers mois pour l ensemble de la famille. Considérez la possibilité de prendre une couverture moindre en utilisant le compte santé pour couvrir certaines dépenses (lunettes, visites chez le dentiste, etc.) Comment adhérer? Aller sur le site www.gfaga.com/lemay Télécharger le formulaire d adhésion, le remplir et le signer. Les informations suivantes doivent absolument être incluses dans le formulaire : o Votre choix de protection (exemptée, individuelle, couple, monoparentale ou familiale) o Si vous avez des personnes à charge, leurs informations (nom, lien et confirmation qu elles sont couvertes ou non dans un autre régime) doivent être fournies même si vous choisissez une protection exemptée ou individuelle. o Votre désignation de bénéficiaire pour votre assurance vie. Utiliser le simulateur de coût pour vous aider à choisir et vous indiquer quel est le montant maximum de l enveloppe de 1 000$ vous pouvez utiliser pour réduire votre contribution. Utiliser l outil internet pour indiquer votre choix de régime (base ou enrichi) et indiquer où vous voulez que vos dollars soient déposés. Envoyer le formulaire original rempli et signé à : o Julie D. Rivard - pour les employés des bureaux Brewster et St-Joseph, o Aude Robert pour les employés des bureaux de Peel, Grande-Allée et Saguenay. Si vous demandez un montant d assurance vie facultative, vous devez également remplir le formulaire de preuves d assurabilité de l assureur. Ce formulaire est également sur le site et doit être envoyé chez AGA Assurances collectives (voir adresse dans la section Contacts). Si vous ne nous faites pas parvenir vos choix, vous serez automatiquement placés dans le régime de base selon votre protection actuelle (adhésion initiale du 1 er juillet 2015) ou dans la protection individuelle (futurs employés) et l enveloppe supplémentaire de 1 000$ sera versée dans le compte gestion santé. Vous ne pourrez changer de régime et de choix quant à la distribution de l enveloppe qu à la prochaine adhésion. Que se passe-t-il si? 1. J ai un évènement de vie me permettant de refaire mes choix : Aller sur le site www.gfaga.com/lemay, télécharger et remplir le formulaire de changement de régime et de protection. Il ne sera pas possible de modifier en cours d année la distribution de votre enveloppe supplémentaire, même si vous avez un évènement de vie. Vous devrez attendre la prochaine réadhésion pour le faire. 2. Je suis en congé de maternité, paternité ou parental : Si un évènement de vie ou une période d adhésion annuelle survient durant un congé de maternité, de paternité ou un congé parental, vous pourrez procéder de la même manière que si vous étiez au travail, en remplissant le formulaire de changement de régime et de protection ou le formulaire de réadhésion que vous trouverez sur le site www.gfaga.com/lemay. 9
3. Je suis en invalidité : Pendant les périodes d invalidité de courte ou de longue durée, seules les modifications de protection causées par un évènement de vie seront permises. Vous aurez 31 jours lors de votre retour au travail pour refaire vos choix si un évènement de vie ou une réadhésion est arrivée durant votre période d absence du travail. 4. Je veux ajouter ou enlever une personne à charge, ou modifier son statut d étudiant : Remplissez les sections appropriées du formulaire de changement de régime/protection. IMPORTANT : i. aucune réclamation pour les personnes à charge ne sera acceptée tant que l information les concernant n aura pas été transmise. ii. vous devez aussi renvoyer une preuve de statut étudiant temps plein pour vos enfants de plus de 21 ans à chaque année. Les réclamations seront refusées tant que la preuve de statut étudiant n aura pas été transmise. 5. J ai un changement d adresse, j aimerais demander le dépôt direct de mes remboursements, j aimerais consulter le solde de mon compte santé ou soumettre électroniquement mes demandes de remboursement : Allez sur le site www.gfaga.com/lemay et inscrivez-vous au portail adhérents, où vous pourrez effectuer toutes ces transactions. Les formulaires doivent être envoyés aux endroits suivants. Dans tous les cas, seuls les formulaires originaux doivent être envoyés. Formulaires d adhésion (adhésion initiale, nouvel employé, réadhésion) : o Ressources humaines Formulaires de changement de régime/protection : o Ressources humaines Formulaires de changement de bénéficiaires : o Ressources humaines Formulaires de preuves d assurabilité : o AGA Assurances collectives TRANSITION ENTRE L ANCIEN PROGRAMME ET LE NOUVEAU Frais engagés avant le 30 juin 2015 Vous avez 90 jours pour réclamer vos frais de soins de santé ou de soins dentaires engagés avant le 30 juin 2015 à votre ancien assureur. Employés de Lemay : envoyer ces demandes de remboursement à Desjardins Sécurité financière 10
Employés du groupe IBI : envoyer ces demandes de remboursement à la Green Shields. Frais engagés à compter du 1 ER juillet 2015 Votre nouvel assureur est la Great West Life. Toutes les réclamations devront toutefois être soumises à AGA, qui administre votre programme d assurance. Vous recevrez votre certificat d assurance et votre carte de paiement direct dans les premières semaines de juin. Les numéros inscrits sur cette carte sont ceux que vous devez fournir à votre pharmacien et à votre dentiste pour que les frais couverts par le plan d assurance choisi soient payés directement (voir illustration). Pour tout autre frais, vous pouvez envoyer vos reçus électroniquement en vous inscrivant au portail adhérents de AGA au www.gfaga.com/lemay. Des formulaires papiers sont également disponibles sur le portail adhérents d AGA. CONTACTS Votre nouvel assureur est la Great West Life. Cependant, AGA Assurances collectives est l administrateur qui gère le contrat et paie toutes les réclamations de soins de santé et de soins 11
dentaires. Toutes vos demandes d information doivent donc être adressées à AGA Assurances collectives, aux numéros suivants : 514-935-5444 1-800-363-6217 Les heures d ouverture sont de 8 :30 à 20 :00, heure de l est. Le service est offert en français et en anglais. Vous pouvez aussi communiquer avec AGA Assurances collectives par courriel : service.client@gfaga.com, ou par la poste à l adresse suivante : AGA Assurances collectives 3500 boulevard Maisonneuve Ouest Bureau 2200 Westmount (Québec) H3Z 3C1 12