Enjeux du signalement des ressources numériques produites
LES ENJEUX Les universités et les consortiums universitaires produisent de plus en plus de ressources numériques (pédagogiques, articles, thèses ou documents administratifs). Très souvent l'accès à ces documents est pour de multiples raisons (droits d'auteurs, confidentialité de certains documents,...) réservé à quelques initiés détenteurs du bon chemin d'accès réseau, des bons paramètres de connexion (identifiant/ mot de passe) ou de la bonne adresse internet. La mise en valeur du patrimoine numérique d un établissement par l établissement lui-même constitue un enjeu majeur dans la compétition nationale et internationale : par exemple, le signalement d une publication dans des archives ouvertes augmente sa visibilité (il n y pas que le classement de Shangaï) Ce patrimoine a vocation à être référencé et indexé dans l'établissement pour être affiché, archivé, utilisé, valorisé, exploité à l'intérieur et à l'extérieur de l'établissement dans le cadre de coopérations (UNR, PRES, UNT) ou en accès libre.
LA MISE EN VALEUR Mettre en valeur signifie : faciliter la consultation de ces ressources par le plus grand nombre d usagers (autorisés si nécessaire) en les rendant visibles tout en assurant la pérennité de leur diffusion. Pour cela deux points essentiels sont à soulignés : - Des droits d accès doivent pouvoir être associés à chaque ressource permettant d en limiter la diffusion à une population définie ; - Chaque ressource doit comporter un ensemble structuré d'informations (métadonnées) la décrivant, permettant ainsi son indexation. Cette problématique est l objet des «archives ouvertes» : archive au sens réservoir ou entrepôt d information, ouverte au sens d interopérabilité. Cette interopérabilité va permettre à une archive ouverte d être consultée (moissonnée) par d autres archives. La ressource enregistrée et indexée dans l archive institutionnelle d un établissement peut donc être référencée dans toutes les autres archives qui viennent la «moissonner» valorisant et rendant visible le patrimoine numérique de l établissement
LA SITUATION, L HISTORIQUE A BORDEAUX 1 La thèse électronique : L'Université Bordeaux 1 a validé le choix de la version électronique de la thèse comme version officielle pour la rentrée 2008/2009 Le Service Commun de la Documentation, avec les différents services impliqués, s est employé à élaborer, le nouveau circuit de dépôt de la thèse Outre la redéfinition des modalités administratives liées au dépôt et au diplôme, il s'agissait également de prévoir le référencement, l'indexation et la diffusion de ces travaux universitaires Le signalement des publications de la recherche : Parallèlement, le Vice-Président du Conseil Scientifique avait demandé au SCD d étudier la mise en œuvre d une archive ouverte institutionnelle à Bordeaux 1, qui pourrait être notamment dépositaire des publications, prépublications, actes de congrès et autres productions scientifiques des enseignants-chercheurs de l'établissement.
LA SITUATION, L HISTORIQUE Le signalement et la production de ressources pédagogiques : Aujourd'hui les polycopiés numériques, les ressources pédagogiques multimédia, les énoncés et corrigés d'exercices sont hébergés sur des supports aussi divers que celui du disque dur partagé d'un ordinateur sur le réseau, un site d'hébergement gratuit extérieur à l'université, l'intranet d'une composante ou d'un laboratoire et bien entendu sur le serveur multimédia de formation de l'université Bordeaux 1 Ulysse (avec une intention de l AMIE de procéder à son remplacement).
DÉPÔT, RÉFÉRENCEMENT ET DIFFUSION : DES SOLUTIONS TECHNIQUES DÉJÀ TESTÉES Une première solution testée par le SCD avec le logiciel Open Source Eprints de l'université de Southampton. Simplicité d'utilisation pour les producteurs de ressources, mais nécessité de développements complémentaires pour assurer une gestion des droits de publication corrects ou des importations massives de fichiers Pas d interopérabilité avec la plate-forme HAL, désignée comme archive nationale suite au protocole d'accord de septembre 2006 signé par la CPU, le CNRS, l'inria, la CGE,... Autre solution basée sur le logiciel ORI-OAI évaluée par le CRED de l'iut Bordeaux 1 dans le cadre du projet UNIT 2005 : mise en place d une solution d'indexation des ressources pédagogiques qui composent la médiathèque EEA (Club des enseignants et des chercheurs en Electronique, Electrotechnique et Automatique).
DÉPÔT, RÉFÉRENCEMENT ET DIFFUSION : DES SOLUTIONS TECHNIQUES DÉJÀ TESTÉES Le SCD s'est orienté vers l'outil ORI-OAI pour la diffusion des thèses ORI-OAI implémente ou va implémenter des formats nationaux de métadonnées (TEF -Thèses Electroniques Françaises-, LOM FR -Learning Object Metadata pour la France-, AO.FR pour les publications) ORI-OAI est interopérable avec HAL Il est souhaitable de disposer au sein de l'université d'un outil unique pour la gestion des ressources numériques Aujourd hui, le serveur «ORI-OAI», hébergé à la DRIMM diffuse les premières thèses électroniques déposées depuis la rentrée 2008/2009 Cette expérimentation est suivie avec intérêt par les autres SCD bordelais collaborant dans le cadre du PRES et qui réfléchissent à l opportunité d adopter une plate-forme commune et/ou des outils interfacés Réunions de travail regroupant les représentants de l AMIE, du CRED, de la DRIMM et du SCD
LE PROJET ORI-OAI : SITUATION, OBJECTIFS Projet ORI-OAI issu des travaux de plusieurs établissements d'enseignement supérieur adhérents à divers groupes de travail et réseaux (AFNOR, universités numériques, consortium Esup,...). Développement en open source d un outil permettant de gérer tous les documents numériques produits par les établissements, de les valoriser par une indexation professionnelle (Dewey), de les partager et de les rendre accessibles, à distance et selon des droits définis, dans des interfaces ergonomiques Développement assuré par quatre établissements universitaires adhérents à des Universités Numériques Thématiques. ORI-OAI dispose de financements publics issus des projets des établissements moteurs, et qui ont notamment pour origine la sous direction des bibliothèques de la DES/MEN et la sous-direction des TICE de la DT/MEN et également de financements mutualisés (développement pour les thèses). La version 1.6 vient de sortir : formats de métadonnées implémentés (DC, LOM, TEF installés, AO.Fr en cours), workflow complet également
LE PROJET ORI-OAI : FONCTIONNALITÉS La suite de logiciels ORI-OAI doit permettre d'offrir, à terme : un référentiel unique pour les ressources numériques pédagogiques, scientifiques, documentaires et administratives, un système de recherche avancée multicritères, un système de référencement et de publication des ressources intégrant la gestion des droits d'accès, un accès profilé aux ressources numériques en s'appuyant sur des interfaces configurables et intégrées à l'ent, l'accès à des moteurs de recherche spécialisés (nationaux, internationaux, thématiques...), des échanges avec des plateformes de diffusion de publications scientifiques (HAL), de diffusion des thèses (STAR) et d'e-formation(moodle, Claroline, Dokeos...). et bien sûr la fonction de moissonnage.
LA SUITE A BORDEAUX 1 La version 1.6 doit être installée. Elle permettra de mettre en place un workflow et une organisation Inversion du workflow pour le dépôt des thèses : ORI vers ABES/STAR Signalement des publications de la recherche soit directement soit par moissonnage d HAL (un travail préliminaire d analyse de l existant sur HAL est en cours, et nous allons bientôt entamer une démarche de rencontres des directeurs de laboratoires) Pour chaque type de document, il sera nécessaire de définir un circuit de validation (définition des acteurs, du rôle et du périmètre de chacun, des actions engendrées...). Dans chaque analyse, il faudra évidemment tenir compte de la notion de droits : droit d'auteur et droits d'accès. Pour les ressources qui doivent être mises à disposition de la communauté, celle-ci devra déterminer quelles ressources moissonner, comment profiler les recherches, etc.