LE GUIDE BSA DE LA GESTION LOGICIELLE

LE GUIDE BSA DE LA GESTION LOGICIELLE

BSA (Business Software Alliance) est le porte-parole des éditeurs de logiciels et fournisseurs de technologies pour l internet et le commerce électronique. 0800 912 723 (appel gratuit) www.bsaentreprise.org BSA - BP 405-92103 Boulogne-Billancourt Cedex Sommaire 03 Introduction 04 Les bénéfices d une gestion efficace du parc logiciels 05 Les risques liés à l utilisation de logiciels illicites 08 Comment améliorer la gestion logicielle 10 Prévenir les pratiques illégales dans l entreprise Annexes : 14 Le contrat de licence 15 Les outils de communication interne 18 Le logiciel d inventaire Check-up BSA 20 Adresses utiles

Introduction Pour l ensemble des acteurs économiques, de l ancienne comme de la nouvelle économie, les logiciels sont aujourd hui des outils indispensables. A tous les niveaux de l entreprise et dans tous les secteurs, ils sont les alliés de la qualité et de la productivité du travail. A l heure où les évolutions technologiques liées à Internet mettent en lumière le caractère central de l information pour l entreprise, il est indispensable pour les dirigeants d entreprise d intégrer la gestion du parc de logiciels dans leurs préoccupations stratégiques. Comme l ensemble des actifs d une entreprise, l outil logiciel doit être l objet d une gestion efficace, pour une adéquation aux besoins et une efficacité optimisées. Pourtant, la gestion de l outil logiciel est souvent négligée, laissant le champ à des disfonctionnements voire à des pratiques illégales. Leurs conséquences fragilisent l entreprise dans sa totalité, pouvant remettre en cause jusqu à la pérennité même de son activité. L objectif de cette brochure est de vous aider à améliorer la gestion de votre parc de logiciels en exposant : Les bénéfices d une gestion efficace du parc de logiciels Les risques liés à l utilisation de logiciels illicites Les moyens d améliorer la gestion du parc de logiciels Les moyens de prévenir les pratiques illégales dans l entreprise LE GUIDE BSA DE LA GESTION LOGICIELLE 3

Les bénéfices d une gestion efficace du parc de logiciels Le parc de logiciels de l entreprise est un actif stratégique. Le gérer efficacement permet d améliorer la gestion globale de l entreprise : Meilleure maîtrise des coûts d acquisition Les logiciels peuvent représenter jusqu à 25 % du budget informatique. Il est donc indispensable de veiller à leurs coûts d acquisition, à l adéquation avec les matériels sur lesquels ils seront utilisés, et enfin à la formation adaptée des utilisateurs. Planification et réduction des coûts de maintenance et de mise à jour Un plan de gestion adéquat permet à l entreprise d acheter uniquement les logiciels dont elle a véritablement besoin, de payer les seules mises à jour nécessaires, d anticiper sur les besoins et de bénéficier de meilleures conditions d achat et de mise à jour. Impact sur les coûts du parc informatique global En installant des logiciels uniquement en fonction des besoins des utilisateurs, l entreprise peut limiter ses besoins en matière d équipement, et notamment de capacité des postes de travail (mémoire, puissance, capacité de stockage). Amélioration de la productivité du travail Faire l état des lieux des besoins en formation permet d optimiser l utilisation de l outil informatique, d accroître la productivité et d optimiser les retours sur investissements. Suivi des acquisitions Possibilité d identifier les éventuelles introductions de logiciels illicites (contrefaits, dupliqués, ou téléchargés sans autorisation) 4 LE GUIDE BSA DE LA GESTION LOGICIELLE

Les risques liés à l utilisation de logiciels illicites L utilisation illicite de logiciels fait encourir 2 types de risques à l entreprise : des risques techniques et des risques juridiques qui peuvent remettre en cause la pérennité même de l entreprise. Les risques techniques L utilisation de logiciels contrefaits expose à l introduction de virus, à des disfonctionnements (pertes d informations et de fonctionnalités) dus à des copies incomplètes ou incompatibles entre elles. De plus, cette pratique prive l entreprise des mises à jour et formations prévues par les éditeurs. Ainsi l entreprise, loin d optimiser son outil informatique, fragilise l ensemble de son organisation. Les risques juridiques : Les logiciels sont des œuvres de l esprit et à ce titre, ils sont protégés par le régime juridique des droits d auteur. Il est illicite de copier ou d utiliser des copies de logiciels sans l autorisation du titulaire des droits. LE GUIDE BSA DE LA GESTION LOGICIELLE 5

Ce que dit le Code de la Propriété Intellectuelle Est ( ) un délit de contrefaçon la violation de l un des droits de l auteur de logiciel ( ). - Article L.335-3 Est un délit de contrefaçon toute représentation, reproduction ou diffusion par quelque moyen que ce soit, d une œuvre de l esprit faite sans le consentement de l auteur. - Article L.335-3 La contrefaçon en France ( ) est punie de deux ans d emprisonnement et de 1 000 000 F d amende. - Article L.335-2 La personne physique ou morale qui utilise des logiciels contrefaits s expose également à des sanctions civiles Lors d une procédure civile, le tribunal fixe librement le montant des dommages et intérêts que le contrefacteur doit payer à l auteur, en fonction de la gravité du préjudice subi par ce dernier. Il n y a pas d échelle de peine prévue par les textes, mais le montant des dommages et intérêts peut atteindre plusieurs millions de francs. Le contrefacteur peut également se voir contraint à des sanctions pénales Pour une personne physique Les sanctions pénales encourues par une personne physique du fait d actes de contrefaçon sont une peine d emprisonnement maximale de deux ans et une amende maximale de 1 000 000 F. Pour une personne morale Depuis le 1 er mars 1994, les personnes morales sont également punissables au titre d actes de contrefaçon perpétrés pour leur compte par leurs organes, représentants ou employés. 6 LE GUIDE BSA DE LA GESTION LOGICIELLE

Les sanctions prévues par la loi Une amende maximale de 5 000 000 F. La dissolution, si la personne morale a été créée pour commettre l acte de contrefaçon. L interdiction définitive ou temporaire d exercer, directement ou indirectement, une ou plusieurs activités professionnelles ou sociales. Le placement sous surveillance judiciaire. Dès la première infraction, la fermeture définitive ou temporaire des établissements de l entreprise ayant servi à commettre l infraction. L exclusion définitive ou temporaire des marchés publics. L interdiction définitive ou temporaire de faire appel public à l épargne. L interdiction d émettre des chèques pour une durée de cinq ans. La confiscation des matériels ayant servi à commettre l infraction. L affichage de la décision dans la presse. LE GUIDE BSA DE LA GESTION LOGICIELLE 7

Comment améliorer la gestion logicielle Une meilleure gestion de l outil informatique s appuie sur 3 actions complémentaires : 1 Définir la politique de l entreprise en matière de logiciels et la faire connaître en interne. 2 Clarifier les procédures d achat. 3 Effectuer un inventaire régulier de son outil informatique et de sa composante logiciel. 1 BSA recommande aux entreprises de communiquer aux nouveaux entrants la charte logicielle (voir en annexe II : Les outils de communication interne), et que cette charte soit connue de tous et visible au sein de l entreprise, sur les panneaux d affichage et les sites internes. En menant cette action, vous contribuez à faire de la gestion du parc de logiciels une composante de votre gestion d entreprise. 2 Centraliser l ensemble des achats au sein du service achats ou tout autre service compétent. N acheter qu à des revendeurs agréés. Ne travailler qu avec des ASP connus et garder l ensemble des licences (Voir en annexe I : le contrat de licence) et de la documentation délivré par l ASP Exiger les documents originaux accompagnant les logiciels (licences, reçus, manuels) Eviter que vos employés achètent directement les logiciels utilisés dans l entreprise S assurer qu aucun logiciel ne soit téléchargé sur Internet sans autorisation Conserver l ensemble des factures 8 LE GUIDE BSA DE LA GESTION LOGICIELLE

3 L inventaire du parc de logiciels permet de lister les logiciels présents sur l ensemble des équipements informatiques de l entreprise (postes de travail, ordinateurs portables) et de répondre ainsi aux questions suivantes : L entreprise utilise-t-elle les versions les plus récentes ou les plus adaptées à ses besoins? L entreprise utilise-t-elle des logiciels dépassés ou inutiles? D autres logiciels que ceux actuellement utilisés peuvent-ils accroître la productivité et l efficacité? Chaque employé dispose-t-il des outils adéquats? Les employés sont ils correctement formés aux logiciels qu ils utilisent? L entreprise est-elle en possession de logiciels sans licence ou dupliqués sans autorisation? Des outils existent pour aider l entreprise à effectuer l inventaire de son parc, BSA met à la disposition des entreprises un programme gratuit d audit (le logiciel d inventaire Check-up BSA) téléchargeable sur son site www.bsaentreprise.org ou disponible sur simple appel au 0800 912 723 (appel gratuit) (voir en annexe V). L inventaire doit faire apparaître : Le nom du produit Le numéro de version Le numéro de série Il doit inclure pour être exhaustif : Les disquettes et CD Roms et tout support de stockage de données numériques Les manuels et documents originaux accompagnant les logiciels Les licences Les factures et justificatifs d achat, incluant les factures d ordinateurs équipés de logiciels Ces documents doivent être conservés pour permettre à l entreprise de bénéficier des services et mises à jour offerts par les éditeurs, et pouvoir en cas de problème remplacer les logiciels endommagés. LE GUIDE BSA DE LA GESTION LOGICIELLE 9

Prévenir les pratiques illégales dans l entreprise Pour prévenir les pratiques illégales dans l entreprise, il est nécessaire de savoir identifier les différentes formes de piratage de logiciels. Le piratage de logiciels recouvre les pratiques dans lesquelles la copie ou l utilisation d un logiciel n est pas autorisée par l auteur. Les formes les plus répandues sont : La duplication de logiciel L utilisateur final d un logiciel acquis légitimement en fait une ou plusieurs copies sur plusieurs ordinateurs sans l accord du titulaire des droits et, le cas échéant, diffuse les copies ainsi obtenues à l intérieur ou à l extérieur d une entreprise. Le piratage sur Internet A côté des éditeurs qui diffusent par Internet des versions autorisées de leurs logiciels, il existe des centaines de milliers de sites proposant à la vente des produits piratés. Sites proposant le téléchargement gratuit ou payant de logiciels. Sites de ventes aux enchères vendant des logiciels contrefaits. Echange de logiciels sur Internet. 10 LE GUIDE BSA DE LA GESTION LOGICIELLE

Les 8 règles pour éviter les logiciels piratés sur Internet LA VENTE SUR INTERNET PRÉSENTE UN RISQUE DE PIRATAGE SI : Le prix est très inférieur aux prix du marché. Le logiciel est vendu sans manuel d utilisation et sans documentation. Le disque porte des mentions manuscrites. Le site propose de faire vos copies de sauvegarde. Le logiciel porte les mentions éducation, OEM, NFR, CDR Le même disque compile des logiciels de plusieurs éditeurs, ou des programmes qui ne constituent pas un ensemble. EN CAS DE DOUTE : Ne pas laisser ses coordonnées bancaires. Vérifier auprès des éditeurs ou d associations telles que BSA. LE GUIDE BSA DE LA GESTION LOGICIELLE 11

La copie de logiciels sur le disque dur d ordinateurs offerts à la vente Cette forme de piratage à des fins commerciales provient de la pratique, totalement illicite, de certains revendeurs. Utilisée comme un argument de vente, cette pratique vise à convaincre le consommateur d acheter l ordinateur équipé gratuitement de copies illicites. Ce dernier se retrouve alors avec une copie contrefaite de logiciels, sans licence, ni disques originaux, ni documentation et ne peut pas bénéficier d un support technique. La contrefaçon de logiciels Le logiciel est purement et simplement recopié, à l identique, à grande échelle, dans un but commercial, sans la moindre autorisation de la part du titulaire des droits du logiciel, et naturellement sans payer ces droits. Il s agit de copie servile, reproduisant la documentation, les disquettes ou les CD-ROM et l emballage du logiciel, parfois même l hologramme. 12 LE GUIDE BSA DE LA GESTION LOGICIELLE

Les 9 règles pour éviter les logiciels contrefaits UN LOGICIEL PRÉSENTE UN RISQUE DE CONTREFAÇON SI : Le prix est très inférieur aux prix du marché. Le logiciel n est pas dans un emballage cartonné. Le logiciel ne comprend pas les dispositifs de sécurité prévus par l éditeur. Le logiciel n est pas accompagné de sa licence et autres documents tels que la carte d immatriculation. La qualité d impression de l emballage est mauvaise. Le logiciel est proposé sur un site de vente aux enchères. Le disque est doré au lieu d être argenté. Le même disque contient des logiciels de plusieurs éditeurs, ou des programmes qui ne constituent pas un ensemble. Le logiciel est vendu par correspondance ou par Internet par des vendeurs ne présentant aucune garantie de fiabilité. LE GUIDE BSA DE LA GESTION LOGICIELLE 13

Annexes 1 Le contrat de licence Parmi tous les documents qui vous sont fournis avec un logiciel, le contrat de licence est la preuve légale que vous êtes titulaire du droit d utiliser ce logiciel. C est pourquoi il est indispensable de le conserver tant que vous détenez le logiciel. Le contrat de licence (communément désigné comme la licence) est conclu entre l éditeur du logiciel concerné et l utilisateur de ce logiciel, concédant à ce dernier le droit d utiliser le logiciel dans les conditions déterminées par l éditeur. Il doit toujours vous être fourni avec le logiciel que vous achetez, quel que soit le canal de vente. Les termes du contrat de licence varient selon les éditeurs qui peuvent prévoir des conditions d utilisation différentes de leurs logiciels. Aussi, une lecture attentive du contrat de licence est nécessaire. En effet, tous vos droits et obligations concernant l utilisation du logiciel y sont indiqués. Vous ne pouvez en aucun cas utiliser le logiciel dans des conditions qui ne sont pas expressément prévues dans le contrat de licence. En cas de cession ultérieure du logiciel, si celle-ci est autorisée par l éditeur, le contrat de licence sera transféré au nouvel acquéreur du logiciel. L ancien utilisateur perd tout droit et ne peut par conséquent conserver légitimement de copie du logiciel ainsi cédé. En cas de mise au rebut du logiciel, du fait de sa vétusté par exemple, l utilisateur pourra soit détruire tous les exemplaires du logiciel ainsi que le contrat de licence, soit conserver en un même endroit tous les exemplaires du logiciel et le contrat de licence correspondant. Pour toute information complémentaire sur une utilisation particulière du logiciel, il est indispensable de vous renseigner auprès de l éditeur concerné. 14 LE GUIDE BSA DE LA GESTION LOGICIELLE

2 Les outils de communication interne Diffusez et affichez à l intérieur de l entreprise comme à l extérieur, votre Charte Logicielle. Cette charte est un élément constitutif du règlement intérieur et figure parmi les documents à signer par les nouveaux entrants dans l entreprise. Elle doit être distribuée et signée par les utilisateurs, affichée dans l entreprise et disponible sur l Intranet. LE GUIDE BSA DE LA GESTION LOGICIELLE 15

Charte Logicielle (exemple) 1 L utilisation de logiciels informatiques au sein de [Nom de l entreprise/organisation] est soumise à l obtention de licences d utilisation accordées par des entreprises extérieures. [Nom de l entreprise/organisation] n est pas propriétaire des droits de ces logiciels ou de leur documentation et, sauf autorisation expresse de l éditeur, ne dispose pas du droit de les reproduire. 2 L utilisation de ces logiciels sur des réseaux ou sur des machines indépendantes, se fera dans le respect des termes de la licence d utilisation. 3 Les employés de [Nom de l entreprise/organisation] apprenant toute utilisation illicite de logiciels ou de leur documentation à l intérieur de l entreprise doivent en informer le responsable de leur division ou le responsable juridique de [Nom de l entreprise/organisation]. 4 Selon le Code de la Propriété Intellectuelle, les personnes impliquées dans la reproduction et/ou l utilisation illicite de logiciels s exposent à des poursuites judiciaires pouvant entraîner des amendes, voire des peines d emprisonnement. [Nom de l entreprise/organisation] condamne la copie illégale de logiciels. Les employés qui réaliseront, acquerront ou utiliseront des copies illégales de logiciels seront sanctionnés. La sanction pourra aller jusqu au licenciement. Je déclare avoir pris connaissance des règles de [Nom de l entreprise/ organisation] sur l utilisation des logiciels et m engage à les respecter et à les soutenir. 16 LE GUIDE BSA DE LA GESTION LOGICIELLE

Mémorandum interne (exemple) A : [destinataires] De : [P.D.G. ou autre responsable de haut niveau] Sujet : Politique de [Nom de l entreprise/organisation] concernant l utilisation des logiciels Date : [préciser] Toute copie d un logiciel sous licence, sauf dans un but de sauvegarde, constitue une violation de la loi sur les droits d auteur et des règles de [Nom de l entreprise/ organisation]. Chaque programme informatique pour lequel [Nom de l entreprise/organisation] dispose d une licence d utilisation, ne doit être utilisé à un moment donné que sur un seul ordinateur. Si le disque dur de l ordinateur comporte un programme, ce programme disposant d un numéro de série spécifique ne doit en aucun cas être installé sur un autre disque dur. Une division disposant par exemple de 10 micro-ordinateurs, tous équipés de [Nom du produit], devra donc posséder également 10 exemplaires de la documentation et des disques programmes. Tous les ordinateurs acquis par l entreprise sont équipés de logiciels sous licence [insérez le(s) nom(s)] régulièrement acquis. [Insérez le nom du responsable ou du service] est chargé de s assurer que chaque programme est bien enregistré auprès de l éditeur du logiciel. Notre entreprise ne tolérera pas qu un de ses employés réalise des copies non autorisées d un logiciel. La copie d un logiciel par un employé dans un but autre que la sauvegarde constitue une faute qui pourra conduire à son licenciement sans préavis. Tout employé fournissant un logiciel à un élément extérieur à l entreprise, y compris à un client ou à un fournisseur, s expose à un licenciement sans préavis. Si vous souhaitez utiliser à votre domicile un logiciel pour lequel [Nom de l entreprise/organisation] détient une licence d utilisation, consultez [Nom du responsable ou du service] avant d emporter les disques programmes en dehors de nos locaux. [Responsable] se rendra dans vos locaux la semaine prochaine pour dresser un inventaire du contenu de votre disque dur et vérifier que la documentation originale et les disques programmes existent pour chaque copie des programmes installés. Si la documentation et/ou les disques programmes manquent, ils seront commandés et facturés à votre division. Veuillez classer vos documentations et les disques systèmes en prévision du passage de [Responsable]. Je serai heureux de répondre à vos questions. N hésitez pas à me contacter. LE GUIDE BSA DE LA GESTION LOGICIELLE 17

3 Le logiciel d inventaire BSA Cet outil développé pour BSA vous permet de réaliser très simplement un inventaire de la plupart des logiciels présents sur les disques durs des micro-ordinateurs de votre entreprise. Vous pouvez soit le télécharger à partir du site www.bsaentreprise.org, soit l installer à partir du CD-Rom BSA. Retrouvez sur le CD-Rom le guide de la gestion logicielle : Sur PC, insérer le CD-Rom dans votre micro-ordinateur, l application démarre automatiquement. Sur Macintosh, insérer le CD-Rom dans votre micro-ordinateur, double clic sur l icône du CD-Rom puis double clic sur BSA_MAC Sous Windows 9x ou Windows 2000 : Activer le bouton Démarrer/programme/Explorateur Windows dans le gestionnaire Sélectionner le lecteur de CD ROM Double clic sur Check-up_BSA.exe Pour les utilisateurs Macintosh, il existe une procédure d'inventaire que vous pouvez consulter sur le CD-Rom ou sur le site www.bsaentreprise.org. Le premier tableau vous permettra de compléter les informations collectées en saisissant la localisation du matériel, le nom de l utilisateur, Renseignement utilisateur Société : Nom et prénom : Service : Bâtiment : Etage et numéro de bureau : Le second tableau présente, à titre d exemple, une liste de logiciels des membres de BSA identifiés sur votre poste avec leur nom, leur version et l éventuel numéro de série. Logiciels installés du disque C : Nom du logiciel N de série Taille % Adobe Photoshop 6 Clarisworks 3.0 18 LE GUIDE BSA DE LA GESTION LOGICIELLE

Le dernier tableau donne la localisation des programmes non reconnus, et/ou altérés, et/ou spécifiques. Autres logiciels du disque C : Programme Répertoire Le logiciel Check-up BSA possède trois atouts majeurs. Il permet au responsable qui effectue un inventaire du parc logiciels de vérifier la présence des logiciels des membres BSA sur un disque dur, ainsi que la présence d autres logiciels. Il offre la possibilité de laisser apparaître les éventuels numéros de série présents. Enfin, la simplicité de son fonctionnement permet à n importe quel employé d effectuer son inventaire lui-même. Pour plus d informations, n hésitez pas à contacter vos conseillers BSA au 0 800 912 723 (appel gratuit) ou connectez-vous sur notre site www.bsaentreprise.org LE GUIDE BSA DE LA GESTION LOGICIELLE 19

Adresses utiles BSA France : Business Software Alliance BP 405 92103 Boulogne-Billancourt Cedex Tél. : 0 800 912 723 (appel gratuit) www.bsaentreprise.org UF : Union des Fabricants 16, rue de la Faisanderie 75782 Paris Cedex 16 Tél. : 01 56 26 14 00 S.E.L.L. : Syndicat des Editeurs de Logiciels de Loisirs 5, rue des Orties 92500 Rueil-Malmaison Tél. : 01 55 47 00 00 APP : Agence pour la Protection des Programmes 119, rue de Flandres 75019 Paris Tél. : 01 40 35 03 03 CNAC : Comité National Anti-Contrefaçon Le Bervil 12, rue Villiot 75012 Paris