POLITIQUE SUR LE HARCÈLEMENT AU TRAVAIL SOCIÉTÉ AGIL obnl

G aménagement - gestion - innovation - legs SOCIÉTÉ OBNL POLITIQUE SUR LE HARCÈLEMENT AU TRAVAIL SOCIÉTÉ AGIL obnl Cette Politique sur le harcèlement au travail résulte de la révision et de l actualisation des versions 2004 et 2009.

2 PRÉAMBULE La Société AGIL obnl est la gardienne et l héritière des réalisations de la Société QIM (Société du Quartier international de Montréal, fondée en 1999), dont elle a pris la relève en 2015 et dont elle a conservé la mission, les valeurs, les grandes politiques et le conseil d administration. L adoption du nouveau nom Société AGIL obnl vise à lui faciliter l accès à de nouveaux marchés où elle fera valoir l expertise acquise depuis maintenant seize ans. La Société AGIL obnl reconnaît les conséquences négatives associées au harcèlement psychologique, discriminatoire et sexuel au travail (ci-après appelé «harcèlement au travail»). Elle reconnaît également qu il est de sa responsabilité de mettre en place les moyens nécessaires pour favoriser un milieu de travail sain. Pour la Société AGIL obnl, les manifestations de harcèlement au travail : constituent une violation des droits de la personne, détériorent le climat de travail et peuvent avoir des effets néfastes pour les individus. Pour ces raisons, le harcèlement sous toutes ses formes ne peut être toléré dans les relations de travail. Cela s applique autant aux conduites adoptées dans le milieu de travail qu à celles qui peuvent être tenues en d autres circonstances et lieux, si elles portent préjudice à la personne dans le cadre de son emploi. La présente Politique s inscrit dans une vision d ensemble et concorde avec les valeurs fondamentales de la Société AGIL obnl et les autres codes et politiques, notamment en ce qui a trait au respect de la dignité humaine et à une saine qualité de vie au travail. Ainsi, le code d éthique des dirigeants et employés de la Société AGIL obnl prescrit notamment que : Toute information personnelle concernant un collègue, un dirigeant ou un administrateur, est considérée a priori comme confidentielle et relevant de la vie privée. Si un employé accède sans le vouloir à ce type d information, il ne doit pas la consulter et doit en aviser sans délai son supérieur immédiat (art. D4). Un employé doit entretenir des relations professionnelles fondées sur l honnêteté ainsi que sur le respect des personnes et de l organisation en vue de l établissement d une relation d emploi ou d affaires durable et équitable. Il doit notamment encourager le respect d autrui, la coopération et le professionnalisme entre collègues, indépendamment du titre et de la hiérarchie (art. C8). La présente Politique vise aussi à favoriser les meilleures relations interpersonnelles dans le contexte du travail, et le meilleur climat de travail : Les relations interpersonnelles au sein de la Société AGIL obnl seront d autant plus harmonieuses et agréables si chaque personne fait preuve de courtoisie à l égard de ses collègues, indépendamment du titre et de la hiérarchie. L humour fait partie des relations interpersonnelles et peut contribuer à les rendre plus agréables et détendues. Cependant, si un propos exprimé sous le couvert de l humour est perçu comme intentionnellement déplacé ou offensant par un collègue, il revient à celui-ci de l exprimer sur le champ à l auteur du propos, pour dissiper tout malentendu, plutôt que de laisser faire et de garder pour soi un sentiment négatif, susceptible d affecter les relations entre collègues et le climat de travail.

3 1. OBJECTIFS 1) La présente Politique vise à prévenir les phénomènes de harcèlement psychologique, discriminatoire et sexuel dans les relations de travail par la mise en place de mesures raisonnables de nature préventive, curative et, le cas échéant, corrective. 2) La présente Politique vise à favoriser le respect de la dignité humaine et de l intégrité physique et psychologique dans les relations de travail. 2. CHAMPS D APPLICATION 1) La présente Politique s applique aux membres du conseil d administration ainsi qu à l ensemble du personnel de la Société AGIL obnl, notamment les employés, les contractuels, les stagiaires et les supérieurs de tous les niveaux hiérarchiques (ci-après globalement appelés «les employés»). 2) La présente Politique s applique en tout temps, en tout lieu et en toute occasion, à toute relation liée à l exercice des fonctions et l accomplissement de tâches pour la Société AGIL obnl, y compris avec des tiers. 3. DÉFINITIONS Dans la présente Politique, le sens commun des mots s applique et, à moins que le contexte ne s y oppose, les définitions particulières suivantes s imposent : «harcèlement au travail» : Dans le cadre de la présente Politique, la définition de «harcèlement au travail» intègre le «harcèlement discriminatoire», le «harcèlement psychologique» et le «harcèlement sexuel». Cette définition intègre toutes les formes de comportements violents, de paroles, de menaces, d intimidation, de chantage ou de propos injurieux, de gestes déplacés et répétés, de gestes brutaux commis à l endroit d objets ou d une ou de plusieurs personnes. Cette définition intègre également tout comportement préjudiciable ou toute forme d ostracisme ou de représailles visant la personne ayant, de bonne foi, porté plainte ou fait une demande d intervention conformément à la présente Politique. «harcèlement discriminatoire» : Toute conduite vexatoire à connotation discriminatoire selon un des motifs énumérés dans l article 10 de la Charte des droits et libertés de la personne (L.R.Q., chapitre C-12). Ces motifs sont notamment la race, la couleur, le sexe, la grossesse, l orientation sexuelle, l état civil, l âge sauf dans la mesure prévue par la loi, la religion, les convictions politiques, la langue, l origine ethnique ou nationale, la condition sociale, le handicap ou l utilisation d un moyen pour pallier ce handicap.

4 3. DÉFINITIONS (suite) «harcèlement psychologique» : Conformément à la Loi sur les normes du travail (L.R.Q., c. N-1.1), toute conduite vexatoire se manifestant soit par des comportements, des paroles, des actes ou des gestes répétés, qui sont hostiles ou non désirés, laquelle porte atteinte à la dignité ou à l intégrité psychologique ou physique de la personne et qui entraîne, pour celle-ci, un milieu de travail néfaste. Une seule conduite vexatoire grave peut aussi constituer du harcèlement psychologique si elle porte atteinte à la dignité et à l intégrité physique et/ou psychologique et produit un effet nocif continu pour une personne. Toutefois, un conflit au travail entre deux personnes, un stress relié au travail, des contraintes professionnelles difficiles ou encore, l exercice normal des droits de gérance ne constituent pas du harcèlement psychologique. «harcèlement sexuel» : Toute conduite à connotation sexuelle se manifestant notamment par des paroles, des gestes, des actes non désirés, des allusions, qu ils soient ou non de nature répétitive. «plaintes de mauvaise foi et fausses déclarations» : Plaintes dont les renseignements fournis par les personnes concernées (y compris les témoins), de manière intentionnelle, se révèlent partiellement ou complètement faux, mensongers, abusifs ou frivoles et dont le seul but est de nuire et de porter atteinte à l intégrité d une autre personne ou d en retirer un avantage de quelque nature que ce soit. 4. ENGAGEMENTS DE LA SOCIÉTÉ AGIL obnl & MOYENS D ACTION 1) La Société AGIL obnl s engage à prendre les moyens raisonnables pour: a) diffuser et faire connaître l existence de la présente Politique. À cet effet, la direction générale de la Société AGIL obnl doit remettre une copie de la présente Politique à tous les employés et le cas échéant, y faire référence, lorsque requis, dans les ententes conclues avec les tiers. b) promouvoir des rapports respectueux entre les employés de la Société AGIL obnl et les tiers avec lesquels ces derniers interagissent. À cet effet, les employés de la Société AGIL obnl, y compris la personne de bonne foi qui croit subir du harcèlement au travail, la personne à qui l on reproche une conduite de harcèlement au travail et les témoins de harcèlement au travail, doivent respecter toute personne avec qui ils interagissent dans le cadre de leur travail pour la Société AGIL obnl. c) responsabiliser chaque personne pour qu elle contribue par sa conduite à un milieu de travail sain et harmonieux, exempt de harcèlement. À cet effet, les employés de la Société AGIL obnl doivent notamment : 1. décourager toute forme de harcèlement au travail; 2. indiquer à la personne qui subit du harcèlement au travail qu ils peuvent témoigner de la situation; 3. inviter la personne qui subit du harcèlement au travail à réagir en recourant à une procédure informelle interne (article 5) et/ou à la procédure formelle externe (article 6) pour le dépôt d une plainte ou d une demande d intervention; 4. offrir tout le soutien nécessaire et collaborer discrètement, lorsqu ils sont interpellés à un titre ou à un autre, dans le règlement d une situation identifiée à risque, dans l étude d une plainte ou d une demande d intervention ou encore, dans la conduite d une enquête effectuée en vertu de la présente Politique et/ ou d un recours judiciaire.

5 4. ENGAGEMENTS DE LA SOCIÉTÉ QIM & MOYENS D ACTION (suite) La direction générale de la Société AGIL obnl doit notamment, en collaboration avec les employés, tenter de détecter les facteurs de risque, prendre les mesures pour éviter que les situations identifiées ne conduisent au harcèlement au travail et le cas échéant, exercer un suivi. Les employés de la Société AGIL obnl peuvent, au besoin, mettre en place et participer à un mécanisme de concertation pour la prévention du harcèlement au travail. d) favoriser, préalablement à tout recours judiciaire, le règlement à l amiable des différends. À cet effet, la direction générale de la Société AGIL obnl et/ou les employés peuvent intervenir de façon informelle pour résoudre et empêcher l aggravation des cas de harcèlement au travail ou corriger des situations à risque et au besoin, pour consolider l équipe de travail. Par ailleurs, un employé peut recourir à une procédure informelle interne (article 5) et/ou à la procédure formelle externe (article 6) pour le dépôt d une plainte ou d une demande d intervention. e) faire cesser le harcèlement au travail. À cet effet, la direction générale de la Société AGIL obnl doit intervenir de façon diligente, impartiale, discrète, respectueuse et équitable envers les personnes concernées par un cas de harcèlement au travail porté à son attention. L individu à qui il est reproché une conduite de harcèlement au travail doit immédiatement cesser la conduite reprochée à l égard de la personne. Le cas échéant, il doit collaborer au traitement de la plainte ou de la demande d intervention dont il fait l objet et respecter les mesures mises en place pour corriger la situation. f) sanctionner et appliquer des mesures correctives, administratives et/ou disciplinaires. À cet effet, la direction générale de la Société AGIL obnl décide des sanctions et des mesures correctives, administratives et/ou disciplinaires et voit à leur application. g) évaluer et mettre à jour la présente Politique au besoin. À cet effet, la direction générale de la Société AGIL obnl peut notamment s assurer de la compréhension, du respect et de l utilisation à bon escient de la présente Politique et le cas échéant, recommander des modifications au conseil d administration de la Société AGIL obnl. 2) Chaque personne a le droit d être assistée ou conseillée par une personne de son choix. 3) Une intervention n a pas pour effet de priver les personnes visées de leurs recours en vertu d une loi en vigueur. 4) Les personnes visées ne sont pas qualifiées, jusqu à preuve du contraire, de «victime» ou d «auteur» de harcèlement au travail. 5) En raison des torts qui pourraient être causés aux personnes visées, les plaintes, les demandes d interventions, les accusations et les témoignages ne doivent pas, pour être valides : a) reposer sur de fausses allégations ; ni b) être faits de mauvaise foi ; ni c) provenir d une personne anonyme.

6 5. PROCÉDURES INFORMELLES INTERNES 1) Démarche personnelle informelle interne Dans la mesure où elle se sent capable de le faire, la personne de bonne foi qui croit subir du harcèlement au travail peut personnellement communiquer, verbalement ou par écrit, avec la personne à qui elle reproche sa conduite afin de lui faire connaître le malaise provoqué par son comportement et lui signifier son non-consentement. Cette dernière doit alors répondre pour s expliquer et, le cas échéant, s excuser et mettre fin aux actes reprochés. 2) Demande d intervention informelle interne Si la précédente démarche personnelle s avère infructueuse ou si la personne de bonne foi qui croit subir du harcèlement au travail se sent incapable d affronter la personne à qui elle reproche sa conduite, elle peut aviser son supérieur hiérarchique immédiat et faire une demande d intervention. À cet effet, ce dernier : a) rassure la personne de bonne foi qui croit subir du harcèlement au travail sur la discrétion de la démarche jusqu à ce que, d un commun accord, une marche à suivre soit déterminée pour résoudre le problème; b) invite la personne de bonne foi qui croit subir du harcèlement au travail à lui exposer sa version des faits et ses éléments de preuve; c) étudie la demande d intervention; d) expose à la personne à qui l on reproche sa conduite de harcèlement au travail, la nature de la demande d intervention et la marche à suivre qui a été déterminée; e) invite la personne à qui l on reproche sa conduite de harcèlement au travail à lui exposer sa version des faits et ses éléments de preuve; h) si requis, dirige les parties en cause vers des ressources spécialisées pour de l aide ou du soutien; i) invite les parties en cause à chercher une solution mutuellement satisfaisante; j) prend la décision la plus susceptible de régler de façon permanente la situation de harcèlement au travail; k) voit à l application et au suivi de ladite solution; l) rédige et conserve un rapport d interventions détaillé dont copie ne peut être transmise qu à la personne de bonne foi qui croit subir du harcèlement au travail et/ou à la personne à qui l on reproche sa conduite de harcèlement au travail et/ou leurs représentants légaux. f) conduit une enquête le cas échéant; g) rappelle aux parties en cause les grands principes et recours énoncés dans la présente Politique;

7 6. PROCÉDURE FORMELLE 1) Procédure formelle Dans tous les cas où la démarche personnelle informelle et la procédure informelle interne n apporteraient ou ne sauraient apporter les résultats escomptés (pour quelque raison que ce soit), la personne de bonne foi qui croit subir du harcèlement au travail a la possibilité de faire une demande d intervention ou de déposer une plainte écrite auprès de la personne-ressource désignée par le conseil d administration. Le cas échéant, la demande d intervention ou la plainte doit être accompagnée du rapport d intervention détaillée du supérieur hiérarchique immédiat, prévu à l alinéa 5.2 l) de la présente Politique. À cet effet, le conseil d administration de la Société AGIL obnl désigne un administrateur qui agira comme personne-ressource, étant considérée, impartiale, compétente et soumise à un devoir de confidentialité (ci-après appelée «personne-ressource désignée»), et lui confie un mandat pour l application de la présente procédure (ANNEXE #1 : Coordonnées de la personneressource désignée). Ledit mandat doit notamment définir le nombre maximal d heures pouvant être facturées à la Société AGIL obnl à la suite d une demande d intervention ou d une plainte, compte tenu de la nature des faits reprochés et de l intervention requise. 2) La personne-ressource désignée : a) reçoit les demandes d intervention ou les plaintes au nom de la Société AGIL obnl; b) traite de façon diligente et avec discrétion la demande d intervention ou la plainte portée à son attention. À cet effet, elle doit rencontrer le plaignant dans les 3 jours ouvrables suivant un premier appel pour une situation d urgence et dans un délai maximum de 5 jours ouvrables pour les autres situations; c) décide de la nature de l intervention à réaliser et, le cas échéant, agit comme médiateur (médiatrice) et/ou enquêteur (enquêteuse); d) remet au directeur général de la Société AGIL obnl ou, le cas échéant, au président du conseil d administration, un rapport d intervention détaillé contenant notamment : 1. les engagements pris en vertu d un règlement qui serait intervenu entre les parties et devant faire l objet d un suivi périodique; 2. les recommandations motivées quant aux mesures correctives, administratives et/ou disciplinaires à prendre à l encontre des personnes ayant contrevenu à la présente Politique; 3. l accord ou l opposition écrite et détaillée de chacune des parties à ces dernières recommandations.

8 6. PROCÉDURE FORMELLE (suite) 3) Autres recours a) La personne de bonne foi qui croit subir du harcèlement au travail peut en tout temps retirer sa plainte. Les parties demeurent libres, à toute étape de la démarche formelle, d utiliser d autres recours ou de revenir à l une des procédures informelles internes. b) Si la personne de bonne foi qui croit subir du harcèlement au travail décide d utiliser d autres recours, l étude de la plainte est suspendue, sauf dans le cas d une réclamation auprès de la Commission de la santé et de la sécurité au travail (CSST). Toutefois, la Société AGIL obnl peut poursuivre en tout temps l analyse des faits et adopter, s il y a lieu, des mesures correctives ou disciplinaires. 7. SANCTIONS Des sanctions administratives et/ou disciplinaires, pouvant aller du simple avis jusqu à la suspension ou au congédiement, peuvent être prises à l endroit de toute personne qui contrevient à la lettre ou à l esprit de la présente Politique, notamment : a) une personne faisant preuve de harcèlement au travail; b) une personne ayant fait une plainte de mauvaise foi ou une fausse déclaration; c) une personne ayant entravé, directement ou indirectement, l application de la présente Politique. Aucune information n est consignée au dossier personnel de la personne de bonne foi qui croit subir du harcèlement au travail. En ce qui concerne la personne trouvée responsable de harcèlement au travail, ces informations ne sont consignées à son dossier personnel que lorsqu une décision administrative, disciplinaire ou autre est prise à son endroit. 8. PLAINTES DE MAUVAISE FOI ET FAUSSES DÉCLARATIONS Les plaintes ou les demandes d interventions de mauvaise foi, les fausses déclarations et les déclarations anonymes ne peuvent être tolérées. Les auteurs sont donc passibles de sanctions administratives, disciplinaires ou légales selon la gravité des conséquences pour les personnes mises en cause et pour la Société AGIL obnl.

9 ANNEXE 1 COORDONNÉES DE LA PERSONNE-RESSOURCE DÉSIGNÉE Me Lise Rochette Fasken Martineau 800, place Victoria, Bureau 3400 Montréal (Québec) H4Z 1E9 (514) 397-7660 lrochette@fasken.com 1 er octobre 2015