ENVIRONNEMENT BI POUR ORACLE DISCOVERER/FINANCIALS 11I PRESENTATION DES DOMAINES FONCTIONNELS Versions Date Auteurs Commentaires V.1.0 23-JUN-2007 Pierre-Yves BOUIS Création du document V.1.1 05-SEP-2007 Stéphane RUAULT Mise à jour V.1.2 04-JAN-2008 Thu Hang HO Mise à jour
PREFACE Ce document est une présentation des domaines fonctionnels fournis avec l environnement BI pour Oracle Discoverer/Financials 11i Ce document a aussi pour objectif de rappeler le périmètre d implémentation : c est à dire de détailler le contexte technique et fonctionnel défini pour l environnement BI pour Oracle Discoverer/Financials 11i. Page ii of 34
Ce manuel se divise en trois sections L environnement BI pour Oracle Discoverer/Financials 11i, Les Domaines Fonctionnels, Les Analyses. A qui s adresse ce manuel Ce manuel est destiné aux futurs utilisateurs et administrateurs de L Environnement BI Discoverer, ainsi qu aux consultants chargés de son implémentation et de ses modifications si nécessaire. Comment utiliser ce manuel Comme un support d information sur le contenu de L Environnement BI et comme un moyen pour documenter les modifications effectuées répondant plus précisément au métier ou à l activité. Documents rattachés Document d installation de L Environnement BI Discoverer, Document sur les spécifications des Domaines Fonctionnels, Document standard pour les utilisateurs et administrateurs d Oracle Discoverer. Page iii of 34
Contenu A qui s adresse ce manuel... iii Comment utiliser ce manuel... iii Documents rattachés... iii C H A P I T R E 1 L ENVIRONNEMENT BI POUR ORACLE DISCOVERER/FINANCIALS 11I... 5 DESCRIPTION... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. Périmètre, Approche et méthode... 6 Les principaux besoins... 8 Procédures Utilisateur... 15 Le point de vue technique... Erreur! Signet non défini. C H A P I T R E 2 LES DOMAINES FONCTIONNELS... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. ORACLE GENERAL LEDGER ET AX... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. Périmètre... 19 Les principaux besoins... 19 ORACLE PAYABLES... 20 Périmètre... 20 Les principaux besoins... 20 ORACLE RECEIVABLES... 21 Périmètre... 21 Les principaux besoins... 21 C H A P I T R E 3 LES CLASSEURS D ANALYSES... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. Les Classeurs d analyses pour Oracle Payables... 24 Les Classeurs d analyses pour Oracle Receivables.... 28 BALANCES ANALYTIQUES ORACLE GENERAL LEDGER... 31 Page iv of 34
CHAPITRE 1 L ENVIRONNEMENT BI POUR ORACLE DISCOVERER/FINANCIALS 11I
DESCRIPTION Ce Chapitre présente et décrit l Environnement BI pour Oracle Discoverer/Financials 11i. Périmètre, Approche et méthode L Environnement BI pour Oracle Discoverer/Financials 11i livré avec des Domaines Fonctionnels standards permet d appréhender le produit, ses possibilités et ses limites au travers d une solution proposée. Le périmètre La définition des domaines fonctionnels s appuie sur une hypothèse Multi Organisations, L Environnement BI Discoverer permet de gérer les accès par entité et par operating unit pour un utilisateur Disco. La sécurité applicative des produits Oracle est donc disponible dans cette version de l Environnement Discoverer. Néanmoins, dan un besoin d une vision tranverse, les vues fonctionnelles limitées à une entité opérationnelle à travers la sécurité n a pas été mise en œuvre. Les dossiers s appuyent sur les tables %_ALL. Afin d implémenter une vision uni-org, il sera nécessaire de recréer les dossiers de données dans l environement Administateur efin qu ils pointent sur les vues du même nom que la table sans le _ALL. La version utilisée d oracle application est une 11.0.3, La version du SGBDR est une 8.0.6 Les modules concernés par la solution présentée sont : I. Oracle General Ledger, II. Oracle Payables, III. Oracle Receivables IV. Global Accounting Engine (AX), La version de Discoverer est une 10gR1 (9.0.4 en fait). Une adéquation fonctionnelle strictement réservée à la localisation française, ceci implique que AX soit installé. Les principales caractéristiques de la localisation française sont les suivantes : Page 6 of 34
Global Accounting Engine (AX), Le lettrage et les comptes collectifs, La DAS2, Les formats de paiement Les autres localisations ne sont pas gérées par l Environnement BI pour Oracle Discoverer/Financials 11i. N est reprise dans ce document que l information que nous avons jugée la plus pertinente et la plus couramment utilisée par les clients d Oracle Applications. Le but est de couvrir des besoins fonctionnels assez larges pour que L Environnement BI soit exploité par la plupart des utilisateurs concernés par le périmètre. L objectif est de restreindre une surcharge liée à une gestion de besoins plus ciblés. L aspect fonctionnel est donc large, les principales informations gérées par les modules financiers sont utilisables. Ceci ne veut pas dire que la totalité des fonctions et informations disponibles sur chaque module soit présente. Mais les utilisateurs sont libres d enrichir cette base de travail pour répondre à des besoins spécifiques de leur métier ou de leur activité. Le découpage fonctionnel a été effectué selon la méthode OBM (Oracle Business Models). La Documentation Utilisateur est un support qui permet de comprendre la démarche utilisée pour l élaboration de la solution, c est à dire que l utilisateur doit devenir suffisamment autonome pour maintenir et faire évoluer la solution lui-même. L Environnement BI pour Oracle Discoverer/Financials 11i contient : Les Domaines fonctionnels concernés par les thèmes suivants : Entête et site fournisseur, Entête et ventilation de facture, Les statuts et les blocages, Les paiements et les échéanciers, Les classes et profils client, Entête et adresse client, Les territoires et vendeurs pour les clients, Les ajustements client, Les banques, Les entités comptables, Les devises, Les périodes, Les segments et jeux de valeurs, Page 7 of 34
Les comptes de synthèses et les regroupements, Les pièces comptables et les lots associés, L affectation des écritures comptables et budgétaires, Le lettrage, Les soldes de comptes (généraux et auxiliaires), Les scripts des objets nécessaires à la création des différentes entités (Ces scripts sont sous forme software non documentées). 6 états illustrants l utilisation des ces entités. Voici ci dessous des copies d écran de l Environnement BI pour chaque module: Page 8 of 34
MODULE GL Page 9 of 34
MODULE AP (Comptes Fournisseurs) Page 10 of 34
MODULE AP-AX (Comptabilité Fournisseur) Page 11 of 34
MODULE AR (Comptes Clients) Page 12 of 34
MODULE AR-AX (Comptabilité Client) Page 13 of 34
FA (Oracle Assets) Page 14 of 34
LES PRINCIPAUX BESOINS L Environnement BI pour Oracle Discoverer/Financials 11i répond aux besoins suivants : Attente des clients d Oracle Applications en terme d outil d analyses et de contrôles complémentaires. L Environnement BI pour Oracle Discoverer/Financials 11i fournit un environnement permettant de faciliter la réalisation d analyses autour des modules AP, AR, GL et AX. Les évolutions futures : possibilité d intégrer de nouveaux besoins fonctionnels ; en effet de futurs dossiers ou de futurs éléments pourront être additionnés. Le traitement d informations liées à la gestion des factures et des paiements pour les clients et les fournisseurs. La gestion du suivi comptable et la traçabilité des opérations. Procédures Utilisateur Pour assurer l évolution future de L Environnement BI Discoverer : par exemple ajouter de nouvelles fonctionnalités, il faudra suivre les étapes ci-dessous : Définition de l aspect fonctionnel : Quelle fonction veut-on ajouter? Quel objet correspond à cette fonction dans Oracle Application? Quelle est la table la plus adéquate pour rechercher l information? Exemple : Fonction : Le Nom du fournisseur Objet correspondant : VENDOR_TYPE_LOOKUP_CODE Table Oracle Applications : PO_VENDORS Définition de l aspect technique : Faut-il gérer des liens supplémentaires? Quelle est la vue la plus adaptée pour obtenir l information? Si l information n est pas disponible dans une des vue, comment la rajouter? Page 15 of 34
Exemple : (Pour rajouter un élément) Création/Régénération du dossier basé sur la table pour intégrer le nouvel élément. Créer les liens avec les autres dossiers simples. Copier coller dans le dossier fonctionnel (complexe) voulu l élément à rajouter. Les entités fournies doivent être adaptées par l Administrateur de Discoverer afin de répondre aux besoins spécifiques du client. Pour les procédures à suivre, se référer à la documentation d installation de L Environnement BI Discoverer et aux manuels Discoverer. Page 16 of 34
LE POINT DE VUE TECHNIQUE Considérations Si des tables d Oracle Applications changent dans les futures versions d Oracle Applications, les composants de L Environnement BI Discoverer 11i peuvent ne plus fonctionner correctement. Il est de la responsabilité du client du présent Environnement BI de faire la mise à jour. Les Business Area livrées avec l Environnement BI Disco peuvent être décomposées en trois groupes : Les dossiers techniques : calqués sur le modèle OA, ils présentent le contenu des tables principales de OA. L Environnement BI pour Oracle Discoverer/Financials 11i contient les principaux liens entre ces dossiers techniques. Les dossiers fonctionnels : créés à partir de ces dossiers techniques ils présentent les données sous une forme plus adéquate pour l utilisateur, qui ne connaît pas le modèle de données OA. Les principaux liens entre ces dossiers fonctionnels sont inclus dans les Business Area. Le rôle de l administrateur est d adapter ces différents dossiers afin de répondre au mieux aux besoins de l utilisateur de Discoverer. Page 17 of 34
CHAPITRE 2 LES DOMAINES FONCTIONNELS Ce chapitre décrit les domaines fonctionnels par module intégrés dans cette solution. Page 18 of 34
ORACLE GENERAL LEDGER ET AX Périmètre L Environnement BI pour Oracle Discoverer/Financials 11i permet au niveau de General Ledger et d AX d utiliser les informations correspondantes aux domaines suivants : La structure organisationnelle avec l obtention d information sur les entités, sur les plans comptables, sur les clés flexibles ainsi que sur les segments et jeux de valeurs associés, La hiérarchie des valeurs entre elles, la notion de compte de synthèse et de regroupement, Les écritures comptables et les lots avec le suivi du statut, les écritures auxiliaires provenant du module AX sont aussi gérées, les périodes des différents calendriers avec le suivi du statut, Les budgets, Les soldes de comptes, leur valorisation en devise fonctionnelle et en devises étrangères, les devises. Voici la présentation des entités disponibles dans l Environnement Discoverer: Les principaux besoins Les principaux besoins comblés par les différents domaines fonctionnels de General Ledger concernent les services comptables, financiers et de contrôle de gestion. La possibilité de lier ces différentes informations financières et structurelles entre elles permet à chaque service, à chaque utilisateur de s offrir des analyses personnalisées. Ainsi on tente de répondre au mieux à leur mode de fonctionnement interne. Page 19 of 34
ORACLE PAYABLES Périmètre L Environnement BI pour Oracle Discoverer/Financials 11i permet, pour le domaine Accounts Payables, d utiliser les informations correspondantes aux différents domaines suivants : La gestion des fournisseurs aux 2 niveaux d information (entête et site) avec les principales caractéristiques attenantes : catégorie, condition de paiement... Les factures avec toujours 2 niveaux d information (entête et ventilations) et leur suivi en terme de blocage et de statut (approbation, centralisation), Les paiements et leurs échéances, ainsi que les titres de paiement associés, Les principaux besoins Les principaux besoins auxquels répondent les différents domaines fonctionnels d Accounts Payables concernent le service comptable et le service des achats. Les éléments disponibles au niveau des domaines fonctionnels d Accounts Payables permettent d établir des analyses avec les différentes informations provenant : des conditions de paiement, des modes de paiement, des codes de TVA, des codes honoraires, des codes de blocage et de leur raison, des devises de facturation et de paiement, des escomptes obtenus, des projets, des comptes imputés, des statuts, des titres de paiement, des règlements et de leur apurement, des comptes bancaires... Pour gérer les fournisseurs l utilisateur a la possibilité d élaborer des analyses personnalisées en utilisant les principales informations d oracle Payables. Page 20 of 34
ORACLE RECEIVABLES Périmètre L Environnement BI pour Oracle Discoverer/Financials 11i permet au niveau d Accounts Receivables d utiliser les informations correspondant aux différents domaines suivants : La balance âgée client La gestion des clients sur 2 niveaux d information (entête et adresse) avec les principales caractéristiques attenantes : classe, profil,conditions de règlement... Les factures avec toujours 2 niveaux d information (entête et lignes) et leur suivi en terme de statut, d échéancier, de règle de facturation, de règle comptable... Les ajustements, Les banques de remises, Les règlements et leur lettrage, Les principaux besoins Les domaines fonctionnels regroupés autour du module Accounts Receivables sont destinés au service comptable, aux ventes, au service de recouvrement... De la même façon que pour le module Accounts Payables on peut combiner les éléments relatifs aux classes client, aux conditions de règlements, aux catégories de clients, aux vendeurs, aux lieux, aux codes TVA, aux devises de facturation et de règlement, aux codes de blocage, aux codes risque, à la clé territoire, aux types de factures, aux échéances et mode de règlement, aux comptes d imputation, aux règles de facturation, aux règles comptables, aux commissions, aux remises et escomptes accordés, aux frais, aux ajustements, au lettrage des règlements... Pour gérer les clients l utilisateur a la possibilité d élaborer des analyses personnalisées en utilisant les principales informations d oracle Receivables. Page 21 of 34
CHAPITRE 3 LES CLASSEURS D ANALYSE Ce chapitre décrit quelques analyses possibles à titre d exemple. Il permet notamment de faire connaissance avec le produit et d en comprendre les principales fonctionnalités. Page 22 of 34
Les analyses proposées peuvent évoluer suivant le besoin client. Discoverer est un outil dynamique, et non un produit de reporting présentant des états figés. La représentation fonctionnelle est donc assurée sur ce document par des copies d écrans provenant des différentes analyses proposées en exemple. L édition de ces analyses est possible. Page 23 of 34
LES CLASSEURS D ANALYSES POUR ORACLE PAYABLES Le CA fournisseurs permet d obtenir pour chaque fournisseur un détail des factures et de leurs paiements par site : les factures dans Oracle Payables sont gérées au niveau site ainsi que les paiements associés. Un cumul de chaque site du fournisseur permet d obtenir une situation comptable complète de ce fournisseur. Un cumul général permet de visualiser la charge représentée par la totalité des factures et le niveau de paiement de celles-ci. Une situation transversale est également disponible afin d avoir une vision de l ensembles des unités opérationnelles. Page 24 of 34
L échéancier des règlements permet sur une échelle de temps de visualiser le total des décaissements à venir. L utilisateur peut effectuer un tri sur les factures payées ou partiellement payées pour isoler les factures restantes à payer. L utilisateur peut modifier l échelle de temps par exemple passé d une échelle de temps en jours à un échelle de temps en mois ou semaines. L Etat des factures bloquées permet de visualiser la totalité des factures fournisseurs bloquée par société, par date de blocage. Ce blocage est du à plusieurs raisons possibles : Absence de validation Annulation facture Budget insuffisant etc Vous pouvez choisir un type de blocage précis ou plusieurs types à la fois grâce au choix multiples. Page 25 of 34
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La balance âgée fournisseur pour les sociétés actives uniquement permet de repérer les factures et avoirs non encore réglés en fonction des dates d'échéance. Page 27 of 34
LES CLASSEURS D ANALYSES POUR ORACLE RECEIVABLES. L analyse en synthèse des clients permet d obtenir pour chaque client un détail des factures et de leurs paiements par adresse. En effet les factures dans Oracle Receivables sont gérées au niveau adresse ainsi que les paiements associés. Un cumul de chaque site (adresse) du client permet d obtenir une situation comptable complète de ce client. Un cumul général permet de visualiser la charge représentée par la totalité des factures et le total des encaissements liés. Page 28 of 34
La facture client permet de visualiser les détails des factures pour chaque client tel que la date de mouvement, la date d'échéance et le solde comptable. L'utilisateur peut choisir un client précis ou plusieurs clients, une période. Page 29 of 34
La balance âgée client pour les sociétés actives uniquement permet d identifier rapidement les créances par échéances successives (des créances non encore échues aux créances les plus anciennes) et de calculer les provisions pour risque constituées en fonction de leur ancienneté. Page 30 of 34
BALANCES ANALYTIQUES ORACLE GENERAL LEDGER Les Balances Analytiques permettent d utiliser tous les segments de la clé comptable comme axes d analyses. Pour chacun de ces axes, elle permet de visualiser la hiérarchie associée (parent & grand parent), ce qui permet de réaliser une balance analytique de synthèse suivant 3 dimensions. Les drills ou pivots permettent de d afficher les hiérarchies associées aux segments de la clé, soit ligne par ligne, soit sur l intégralité des colonnes. La Balance Analytique GL permet de consulter les soldes réels sur tous les segments de la clef comptable. On peut ainsi connaître les soldes d ouverture, les mouvements et le solde de fin d une période comptable choisie. En outre, la Balance Analytique permet de choisir la devise, la période et le type de solde (cumul depuis le début du projet, depuis le début de l exercice ou sur la période). Page 31 of 34
La Balance Analytique Budgétaire permet de consulter les soldes budgétaires, les engagements et les soldes réels. On peut ainsi accéder au disponible pour chaque valeur de segments de la clef comptable. La Balance Analytique budgétaire se construit selon un budget, pour une période donnée. Trois types de calculs sont autorisés: -cumul depuis le début du projet, -depuis le début de l exercice -cumul sur une période Page 32 of 34
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AUTRES WORKBOOKS Liste des clients permet de visualiser l'ensemble des clients, leurs coordonnées ainsi que leurs caractéristiques telles que: - Prépaiement - Crédit Client - Autres Page 34 of 34