renseigner un touriste n a jamais été
Renseigner un touriste n a jamais été Créez rapidement des paniers d informations touristiques et offrez un accueil multicanal : au comptoir, par téléphone, par mail, par envois postaux. Captez les demandes à l accueil, sur le web ou depuis des écrans tactiles... Développez votre relation client (GRC, CRM) : qualification, stockage, ciblage et animation des contacts, envois groupés par emails, par courrier, par SMS... Gérez votre activité de conseillers en séjours : gestion des brochures papier, statistiques d accueil, personnalisez vos modèles, gérez vos utilisateurs... Connectez Welcotour à vos systèmes d informations touristiques : pas besoin de changer de SIT pour disposer d un nouvel outil d accueil. Welcotour est né du besoin d utilisateurs réels (conseillers et touristes), il est sans cesse amélioré pour augmenter le confort et la productivtié. Il a été testé, comparé et évalué en conditions réelles d accueil depuis 2012, et il a obtenu les résultats suivants dans nos retours utilisateurs : Rapide Facile Précis Séduisant Utile 2
Welcotour, c est quoi, pour qui? Welcotour, c est quoi? Welcotour est donc une application on-line d accueil touristique et de GRC. Welcotour permet de concevoir rapidement des paniers d informations composés des données touristiques de votre territoire et de les communiquer à vos clients et prospects. www.welcotour.com À qui s adresse Welcotour? Welcotour est une application web Laëtis spécialement conçue pour : les Comités Régionaux et Départementaux du Tourisme (CRT, CDT), les Offices de Tourisme (OT), les professionnels et fédérations touristiques, les portails marchands et diffuseurs des secteurs des loisirs, de la culture et du tourisme. Welcotour leur permet d améliorer à faibles coûts, leur accueil touristique et le conseil en séjour. 3
L accueil performant avec Welcotour Etape 1 : rechercher rapidement les bonnes informations touristiques Que fait welcotour, en bref? Welcotour se connecte à votre base de donnée touristique et en extrait les informations touristiques Welcotour associe en temps réel vos données touristiques à des données tierces : réservation / disponibilité, avis consommateurs... Welcotour génère un outil d accueil avec vos données touristiques qui est composé : moteurs de recherche par mots clés, moteurs à facette pour la recherche par critères, cartes interactives, gestion de listes de résultats, fiches de détails, vidéos et diaporamas, traductions, etc. Ci-dessus : un exemple de recherche d hôtels 3 étoiles disponibles à certaines dates 4
L accueil performant avec Welcotour Etape 2 : construire des paniers «Séjours» en 1 clic Welcotour, réaliser très vite des séjours, circuits ou paniers sur mesure Welcotour a pour but d être l applicatif on line, orienté professionnels, qui fournit le plus rapidement un panier «Séjour» pour le touriste : une liste d objets touristiques géolocalisés (visites, hébergements, événements, loisirs, circuits,...). Ci-dessus : un exemple de panier avec des objets hôtels, événements et visites, juste avant envoi au client. 5
L accueil performant avec Welcotour Etape 3 : diffuser des paniers «Séjours» sur plusieurs canaux Welcotour, l outil multicanal de «tous» les accueils touristiques Welcotour permet de prendre en charge l accueil touristique. Ainsi quand un séjour Welcotour est réalisé, il peut être diffusé : Au comptoir d accueil (avec 1 seul écran ou avec un double écran en vis à vis), Par email (sur mac et sur PC), Par courrier postal (génération du papier à entête, avec liste des brochure jointes) Sur le site web (formulaires walk-over prêts à intégrer sur votre site web), Par téléphone (sur mac et sur PC), Sur des salons (sur PC, sur ipad, sur Androïd...) Sur des écrans numériques 24h/24h (pilotage des contenus d écrans plasmas ou d écrans tactiles). Ci-dessus : un exemple de séjour issu du panier, modifiable par le conseiller en séjour, et imprimable suivant plusieurs formats spéciaux : imprimante, pdf, ou courrier papier. 6
Fonctionnalités de gestion de la relation client (GRC) Welcotour, faire de la qualification client (GRC) sans s en rendre compte Les conseillers séjours, concentrés sur leur mission d accueil, qualifient le contact prospect, ne serait-ce que pour fournir au touriste son offre personnalisée. Ces professionnels font alors de la GRC sans le savoir. L info client est directement mutualisable entre plusieurs structures. Les modèles de documents : email, envoi postal, impression à la demande Welcotour, comme la plupart des outils de GRC, optimise le travail de la relation client. Avec Welcotour, les actions suivantes sont intégrées : envoyer un panier séjour dans un mail formaté aux couleurs de la structure d accueil, générer un courrier automatique pour un envoi postal mentionnant (et comptabilisant) les brochures fournies, imprimer au comptoir, l offre personnalisée, en version liste ou détail, avec ou sans cartographie. Gestion de la diffusion des brochures papiers (ou numériques) Via la donnée de votre base de données SIT, ou via les paramètres personnalisés de la structure, Welcotour intègre la gestion de la diffusion des documents papiers (ou numériques). Cela permet la génération de courriers postaux adaptés, la comptabilisation des brochures diffusées (pour qui, à quelle date?...) Demandes d informations et statistiques d accueil de la structure Welcotour, comme la plupart des outils de GRC, permet d enregistrer et de traiter les demandes d informations touristiques d où qu elles viennent. Ces demandes d informations sont stockées en bases de données. A tout moment, chaque structure peut analyser ses statistiques d accueil : nombre d appels, trafic comptoir par date, nombre de brochures diffusées, lieu de provenance des touristes, activité de chaque conseiller séjour... Critères de qualification des clients touristes Certaines structures se limitent au code postal de provenance de leur client, d autres souhaitent des qualificatifs très précis (centre d intérêt, type d hébergement préféré...). Chaque structure peut personnaliser les champs qu elle souhaite renseigner lors d une relation avec un touriste. Exploitation des contacts saisis : emailing,... Welcotour permet l import des données contacts qualifiées dans le format de votre choix (XML ou csv). Vous pouvez exploiter vos contacts dans le logiciel d emailing de votre choix. Welcotour peut aussi directement venir remplir votre outil habituel de gestion de contacts. Welcotour utilise la CRM (GRC) OpenSource leader dans le monde Avec Welcotour, Laëtis propose le logiciel opensource Sugar CRM. Ce logiciel vous donne la possibilité d aller très loin pour gérer mieux la relation client, faire des emailings automatiques, suivre une relation dans la durée, établir des procédures de traitement... 7
Fonctionnalités optimisées pour chaque conseiller séjour Une application pour répondre vite aux questions récurrentes du quotidien Welcotour permet à chaque utilisateur de mémoriser des demandes très spécifiques mais très fréquentes : La recherche stockée et partagée Ex. d usage : «Quels sont les feux d artifice à 20km à la ronde au mois de juillet?» L OT, lorsqu il a ce type de demande, peut faire une recherche multicritères : /entre le 1er et 31 juillet/, / événement/, /contenant les mots clés feux artifice/, /à 20km de ma Ville/. Mais saisir ces 4 critères prend du temps à chaque fois. Il peut donc enregistrer ces critères de recherche et les stocker dans ses favoris. En 1 clic, il peut alors remplir le panier d un autre touriste. Ses collègues peuvent profiter de cette recherche stockée qui est partagée. Le panier stocké et partagé Ex. d usage : «Que puis-je faire aujourd hui, s il pleut?» L OT, lorsqu il a ce type de demande, ne peut souvent pas faire une recherche multicritères (le critère /quand il pleut/ est rare dans les SIT). Connaissant le territoire, il crée un panier, dans lequel il met les objets d information compatibles avec la pluie. Ce panier, il peut l enregistrer pour une prochaine utilisation. En 1 clic, il peut alors remplir le panier d un autre touriste. Ses collègues peuvent profiter de ce panier stocké qui est partagé. Une application paramétrée pour chaque utilisateur OT/CDT/CRT Welcotour est personnalisable suivant les besoins de chaque utilisateur, grâce aux paramètres du compte structure d accueil : Liste des brochures diffusées, de manière numérique et/ou papier (avec comptage statistique) Liste des utilisateurs accueil autorisés, avec login et mot de passe Modèles emails avec entêtes propres à la structure d accueil : texte, logo... Modèles d impression comptoir personnalisés : listes ou détails avec logo Gérez votre activité d accueil et l envoi de brochures Au même titre que des hôtels, les brochures diffusées sur le territoire sont des objets d informations. Dès que vous distribuez une brochure, vous pouvez la mettre dans un panier et envoyer par mail son «doublon» en pdf. Au même moment, nous stockons cette info et sommes donc capables de générer des rapports d activités sur la distribution de brochures. 8
Welcotour se connecte à vos données, à votre SIT. Il agrège l information qui existe déjà! L accueil/grc le plus rapide du marché sans changer de base de données SIT Comme Welcotour est autonome et sait se brancher à une ou plusieurs bases de données SIT, vous pouvez enfin proposer un outil d accueil universel, le plus rapide du marché, sans être obligé de changer tous vos SIT (Systèmes d Informations Touristiques). Une seule application qui agrège plusieurs SIT Welcotour permet d agréger en une seule application homogène plusieurs SIT. Contrairement à la plupart des applicatifs GRC/accueil, qui sont, soit déconnectés des SIT, soit «soudés» à eux, Welcotour est pensé comme une application web unique universelle connectée à plusieurs sources d informations. Ex : une région est constituée de plusieurs départements avec différents Tourinsoft, un SIT LEI, un SIT Constellation, un SIT Caravelis, une base de données tierce,... Laëtis connecte Welcotour à ces 5 sources différentes et vous livre une application homogène, immédiatement déployable vers toute structure de votre territoire. Welcotour se connecte à votre SIT Welcotour est déjà connecté aux principaux systèmes d informations touritiques (SIT) : LEI (Proximit) Tourinsoft (Faire Savoir) Caravelis (Laëtis) DMS Constellation Sitra Systèmes Tourinfrance ACVS Autres SGBD/SIT e-tourisme Une seule application qui agrège plusieurs systèmes de résa/dispo Welcotour étant basé sur Diffusio, il agrège en temps réel l information résa/dispo provenant de systèmes tiers. Nous nous connectons déjà aux systèmes : OpenSystem, CToutVert, Ingénie, Gîtes de France, CityBreak... Une seule application qui agrège plusieurs systèmes d avis consommateurs Welcotour étant basé sur Diffusio, il agrège l information des avis consommateurs provenant de systèmes tiers. Nous nous connectons déjà aux systèmes : Tripadvisor, Vinivi, Zoover, Trivago... 9
Fonctionnalités avancées de Welcotour Calculer l avis des professionnels «conseillers de séjours» Welcotour contient un module d ORM (Online Reputation Management), qui permet de détecter de manière anonyme, les meilleurs produits prescrits par les conseillers de séjours l utilisant. A l instar des sites d avis de consommateurs, chaque objet a une note liée à l avis des professionnels du territoire. Cet indicateur, qui est un des plus fiables, peut être exploité (en web service), par les sites web partenaires qui exploitent votre information touristique. Navigation ipad/tablettes tactiles et mode wifi Welcotour est 100% compatible tablettes tactiles ipad/androïd et connexion WiFi... Il vous permet d optimiser votre accueil en mobilité, lors de salons ou en mouvement dans votre structure d accueil. Assistant de saisie : Welcotour, un plugin dans votre CRM ou CMS existant Welcotour gère des paniers personnalisés, mémorise des recherches, à partir de n importe quel SIT. Ces recherches personnalisées, ces paniers sur mesures, ce sont aussi des listes spécifiques que l on veut exploiter parfois sur une page de son site web, ou dans sa CRM (GRC) existante. Welcotour s intègre comme un plugin dans la plupart des CMS connus et CRM connus. Le plug-in Welcotour, permet aux utilisateurs d intégrer rapidement des listes d objets spécifiques dans leur site web existant. Autres atouts de welcotour L application est multiutilisateur : chaque utilisateur de structure a son compte et peut piloter son activité. L application est conçue pour pouvoir traiter simultanément plusieurs clients ( ex : je traite un email mais quelqu un arrive au comptoir.) L utilisation quotidienne par les structures d accueil leur fait très vite prendre conscience des lacunes de saisie : «il faut saisir des horaires précis pour répondre à la question Quels sont les restos ouverts ce soir?». La base de données progresse très vite qualitativement. Il est à noter qu un outil de suggestion de modification par fiche est mis à disposition de chacun. 10
L atout ergonomie, performance et productivité Deux fois plus rapide! Par rapport aux outils d accueil concurrents audités en 2014, le temps nécessaire pour donner une réponse au client et le qualifier est divisé par deux en moyenne. En termes de performance, l outil est très rapide et met en cache les données le matin pour accélérer son utilisation pendant toute la journée. Ci-dessus, illustration des outils de recherche qui se synchronisent en temps réel : par exemple la liste et les critères se mettent à jour en temps réel dès que l on déplace la carte. Comment ça marche? Sélection rapide du type d objet à trouver (onglets en haut) Filtrer par critères : le moteur à facette, synchronisé en temps réel avec la cartographie, indique par avance les critères qui ont des objets correspondants en temps réel. Filtrer par zone géographique : lieu, lieu dit, ou zoom rapide sur la cartographie avec la molette. Filtrer par date d ouverture et de disponibilité Filtrer par mots clés. Vos recherches sont stockées dans l historique du navigateur. A tout moment vous pouvez garder en mémoire une recherche, revenir en arrière, retrouver une ancienne recherche souvent demandée pour aller encore plus vite. 11
L atout ergonomie, performance et productivité Imprimer, envoyer, qualifier un contact... Une fois que votre séjour est ok, vous pouvez choisir de le fournir à votre interlocuteur. En un clic, vous indiquez la provenance de la demande (mail, tel, comptoir ) De manière facultative vous saisissez des données le concernant (email,.) Vous choisissez ensuite de fournir ce séjour suivant plusieurs canaux : - Email / Imprimable / Carnet de route + email Pour chaque canal vous disposez de plusieurs modèles de présentation et vous pouvez même modifier vous-même le texte d intro et le descriptif de chaque objet avec vos commentaires. Bien entendu, chaque demande est enregistrée. Vous pouvez ensuite importer vos contacts au format excel pour les exploiter comme bon vous semble. Vous pouvez aussi exploiter vos données clients via Sugar CRM : emailing, envoi SMS, suivi de l historique client. 12
Welcotour : coûts & démo... Quel coût, quel modèle économique? Laëtis propose différents modèles économiques : abonnement, achat de licence,... Laëtis propose différents type de supports utilisateurs : en partenariat ou en autonomie complète... Pour trouver le modèle qui vous convient, contactez-nous! Demandez la démonstration La compréhension rapide de Welcotour passe par une mise en situtation réelle accompagnée d un support téléphonique de 30 mn. Cette façon de procéder est bien plus éloquente que nos documentations papier. En effet, vous devenez vite capable d évaluer l ergonomie, les temps de réponse, et la simplicité de l outil qui font de welcotour l outil d accueil le plus rapide et le plus productif d après nos derniers comparatifs. «C est mieux en vrai» Connectez-vous sur www.welcotour.com demandez votre mot de passe, puis accédez aux démos et testez l outil.