La généralisation de l entretien professionnel

La généralisation de l entretien professionnel Réunions d information Septembre décembre 2015

Intervenantes du CDG 38 Sylvie FUGIER Responsable de la direction Gestion des personnels Sophie LESREL Responsable du service Conseil en GRH et CT départemental Céline CHAUSSEPIED Chargée du conseil en GRH cchaussepied@cdg38.fr

1 Le contexte réglementaire et la démarche d accompagnement du Cdg38 2 L entretien professionnel : pour quoi faire? 3 Quels avantages par rapport à la notation? 4 Comment exploiter les informations? Plan de l intervention 5 L entretien professionnel : qui est concerné? 6 L entretien professionnel : comment ça marche?

Plan de l intervention 7 L entretien professionnel : ce qu il n est pas 8 Comment mettre en place l entretien professionnel 9 Comment conduire l entretien professionnel? 10 Les bons conseils ou écueils à éviter 11 Les facteurs de réussite 12 Le portail Carrus 13 Références

1 Le contexte réglementaire Loi 84-53 du 26 janvier 1984 Pour la généralisation à compter du 1 er janvier 2015 : Loi 2014-58 du 27 janvier 2014 (art. 69) Décret 2014-1526 du 16 décembre 2014 La notation est définitivement abrogée à compter du 1 er janvier 2016

2 L entretien professionnel : pour quoi faire? Ilpermet: o d évaluer le travail effectué par l agent durant l année écoulée, o defairelepointsursesconditionsdetravail, o de fixer de manière concertée les objectifs pour l année àvenir, o de définir les besoins en formation pour l acquisition ou le développement de ses compétences, et pour le projet professionnel de l agent, o d envisager ses perspectives d évolution professionnelle.

Les enjeux managériaux : 2 L entretien professionnel : pour quoi faire? Collaboration S exprimer sur l équipe, la hiérarchie Instaurer une relation de confiance Efficacité Contrôler les tâches, les objectifs Evaluer l investissement Motivation Reconnaître les efforts, évoquer les difficultés Proposer des objectifs Compétence Adapter le poste Evaluer les besoins en formation

3 Quels avantages par rapport à la notation? o Plusjusteetplusrigoureux o Plus individualisé o Plus complet o Plus constructif o Plus projectif o Plus impliquant donc plus motivant L entretien professionnel est au service de l efficacité et du bien-être au travail

4 Comment exploiter les informations? o L évolution de carrière o La mobilité o Leplandeformation o L organisation des services (fiches de poste et organigramme) o Le régime indemnitaire o La discipline

o L évaluateur: le supérieur hiérarchique direct Celui qui connait le mieux l activité de l agent évalué o L agent évalué: le titulaire 5 L entretien professionnel, Qui est concerné? o Quid des stagiaires et des non-titulaires? Recommandation d une évaluation trimestrielle pour les stagiaires Pour les non-titulaires en cas d une durée de présence suffisante Pour les CDI, évaluation obligatoire au moins tous les 3 ans

5 L entretien professionnel, Qui est concerné? o Cas particuliers Les ATSEM Les policiers municipaux Les agents ayant deux responsables hiérarchiques Les agents ayant plusieurs employeurs publics

6 L entretien professionnel, comment ça marche? o La périodicité: annuelle Pas de précision concernant la période des entretiens o Les critères les résultats professionnels obtenus par l agent et la réalisation des objectifs Les compétences professionnelles et techniques Les qualités relationnelles La capacité d encadrement ou d expertise ou, le cas échéant, à exercer des fonctions d un niveau supérieur

7 L entretien professionnel : ce qu il n est pas o Uneévaluationexpressesuruncoindetable o Unlieupourparlerdelapluieetdubeautemps o Untribunalquisertàréglerlescomptes o Un entretien formel où l on discute de tout sauf de ce qui fâche o Unpapierdeplusàremplir,unefoisparan

8 Comment mettre en place l entretien professionnel? La FICHE DE POSTE est devenue obligatoire pour conduire l entretien professionnel Contenu : - Intitulé et raisons d être du poste - Positionnement(grade, service, temps de travail ) - Missions et activités - Données relatives au poste (conditions d exercice et moyens mis à disposition, autonomie et responsabilité, relations fonctionnelles, risques professionnels) - Compétences requises (formations et qualifications, compétences professionnelles et techniques, qualités relationnelles)

8 Comment mettre en place l entretien professionnel? o Préparer la démarche Saisine du Comité technique pour la détermination des critères Délibération o Accompagner le changement

8 Comment mettre en place l entretien professionnel? Convocation L évaluateur convoque l agent 8 jours au moins avant la date de l entretien Entretien Rédaction du CR et notification Visa de l autorité territoriale Clôture La convocation est accompagnée de la fiche de poste de l intéressé et de la trame du compte-rendu L évaluateur dispose de 15 jours pour rédiger le compterendu et le notifier à l agent qui, le cas échéant, le complète de ses observations Pas de délai pour la signature du CR par l autorité Délai d 1 mois pour la réponse à une demande de révision Le compte-rendu est versé au dossier de l agent et communiqué à l agent Une copie est communiquée au CDG pour la CAP

9 Comment conduire l entretien professionnel? Accueil de l agent Bonnes pratiques: - S assurer que l agent a préparé son entretien - S il s agit d un premier entretien, présenter les rubriques de la fiche d entretien - Veillerànepasêtredérangé - Prévoir un créneau large

9 Comment conduire l entretien professionnel? Bilan général de l activité Bonnes pratiques: - Laisser l agent parler le premier - Réserver suffisamment de temps de parole à l agent - Mettreàjourlafichedepostedel agent - Faire le point sur les conditions matérielles de travail

Valeur professionnelle et manière de servir (démarche validée par le CTP départemental) Critères: - Compétences professionnelles - Qualités relationnelles - Capacités d expertise et/ou d encadrement Barème: - Non conforme aux attentes - En voie d amélioration - Conforme aux attentes - Supérieur aux attentes 9 Comment conduire l entretien professionnel?

Valeur professionnelle et manière de servir Bonnes pratiques: - Évaluercequefaitl agentetnonsapersonne - Tenir compte du contexte - Valoriser les réussites et les points positifs - Expliquer et justifier les critiques 9 Comment conduire l entretien professionnel?

9 Comment conduire l entretien professionnel? Comment déterminer les objectifs? Plan de mandat Stratégie globale DGS Secrétaire Objectifs collectifs des services Objectifs individuels du service Agents Objectifs opérationnels Maire Président Chefs d équipe

Comment déterminer les objectifs? Ilspeuventportersur: - Laconduitedesmissionsduposte - L acquisition et le renforcement des connaissances et des compétences - Des missions ponctuelles 9 Comment conduire l entretien professionnel?

9 Comment conduire l entretien professionnel? Objectifs à réaliser Bonnes pratiques: - Co-élaborer les objectifs avec l évalué - S assurer qu ils sont compris et acceptés - Vérifier la cohérence des objectifs et des appréciations - Donner les moyens nécessaires pour y parvenir (locaux, personnel, formation, matériel )

Positionner des objectifs S.M.A.R.T. - Spécifique - Mesurable - Atteignable - Réaliste - Temporel 9 Comment conduire l entretien professionnel?

9 Comment conduire l entretien professionnel? Formations envisagées Bonnes pratiques: - Rappeler les formations suivies durant l année et évaluer leur impact sur le travail - Faire le point sur les formations professionnelles obligatoires et facultatives - Informer sur le DIF (modalités, crédit d heure disponible )

9 Comment conduire l entretien professionnel? Evolution professionnelle Bonnes pratiques: - S être informé auprès de la DRH des perspectives de carrière de l agent, pour pouvoir le renseigner et répondre à ses questions - Sensibiliser à la mobilité les agents affectés à des tâches«pénibles»,dansunelogiquedepréventiondu reclassement pour inaptitude physique

9 Comment conduire l entretien professionnel? Appréciation Bonnes pratiques: - Rédiger avec soin en ayant présent à l esprit que l appréciation a un impact direct sur la carrière de l agent Deuxécueilsàéviter: - Unexcèsdecomplaisanceoudesévérité - Une tendance à évaluer tous les agents de la même manière

10 Les bons conseils ou écueils à éviter

La posture : il est primordial de mettre l'agent à l'aise : - rendez-vous convenu plusieurs jours à l'avance, dans un lieu neutre, - respect de l'heure de l'entretien, - prise de contact et accueil positif, 10 Les bons conseils ou écueils à éviter - rappel des objectifs de l entretien professionnel, - présentation du déroulé de l'entretien et des documents supports(compte-rendu et fiche de poste). Il est conseillé de veiller à ne pas être dérangé au cours de l'échange.

10 Les bons conseils ou écueils à éviter Entretien professionnel et bien-être au travail : l enjeu des signes de reconnaissance o Les signes de reconnaissance négatifs Pour mettre à plat tout ce qui est insatisfaisant dans la tenue du poste, avec un diagnostic et des pistes d amélioration o Mais surtout les signes de reconnaissance positifs Pour valoriser les réussites, pour faire prendre conscience des mécanismes du succès (pourquoi tu réussis ce que tu réussis)

11 Les facteurs de réussite Le bon déroulement de la démarche d entretien exige une organisation structurée : Un organigramme cohérent Des objectifs ciblés Des fiches de postes actualisées Des critères adaptés aux situations professionnelles

12 Le Portail Carrus Le Centre de gestion de l Isère assure le suivi de la carrière de vos agents. Pour en améliorer la qualité et l efficacité, nous vous ouvrons l accès de notre logiciel carrières via le portail CARRUS. Il vous permettra de manière plus souple et plus rapide de : mettre à jour les données administratives des dossiers des agents, de gérer les procédures d avancement d échelon et de grade : éditer les tableaux et les arrêtés d éditer les fiches d entretien professionnel Pour accéder au portail, prendre contact avec Pierre Eymarpour obtenir l adresse et le mot de passe : peymar@cdg38.fr Pour plus de renseignements, joindre le service carrières : carrieres@cdg38.fr

12 Le Portail Carrus Portail via notre nouveau site Internet : www.cdg38.fr

13 Références Documents remis : Support d intervention Trame de l entretien professionnel Sélection de formations CNFPT Note pour les documents téléchargeables Fiche d évaluation

13 Références Fiche MET L entretien professionnel (CDG 38) Guide de l entretien professionnel (CDG 38) Vidéo CNFPT sur l entretien annuel : http://cnfptembed.libcast.com/widget/entretienannuel Fiche MET Fiche de poste (CDG 38) Guide d élaboration des fiches de poste (CDG 38)

13 Références Documents disponibles sur notre nouveau site Internet : www.cdg38.fr