(octobre 2015) Règlement des expositions Généralités 1. Les agents du Conseil de l Europe ou des représentations permanentes peuvent demander à exposer leurs oeuvres ou parrainer des artistes venus de l extérieur. 2. Les espaces d exposition du Club des Arts de l Amicale du Personnel comprennent les couloirs à proximité du Centre de contrôle, où deux ou trois expositions peuvent avoir lieu simultanément, les vitrines qui se trouvent à la cafétéria, le long mur (26,5 m) au Niveau 0 à l Agora et l espace dédié à la DEQM. L ensemble constitue ce qu on peut appeler les «Galeries des Arts». 3. Le Conseil de l Europe n est pas ouvert au public. L accès aux expositions se fait au moyen de badges délivrés directement par les services de sécurité aux personnes concernées. Des publicités extérieures des expositions ne sont pas souhaitables. 4. Les œuvres proposées sont soumises à une procédure de sélection. La décision du Comité de sélection du Club des Arts est sans appel. Le Comité de sélection du Club des Arts est composé de 5 membres, et est défini chaque année au moment de l Assemblée Générale. Procédure de sélection 1. Les parrains déposent les dossiers relatifs aux artistes au mois de mai pour l année suivante. Le parrainage est limité à un ou deux artiste(s) par an. Les artistes qui ont déjà exposé ne peuvent plus être proposés pendant deux ans. Les artistes inscrits sur liste d attente seront réintégrés au processus de sélection pour l année suivante. 2. Les dossiers des artistes proposés sont exposés (à la date et à l endroit annoncés sur Intranet), et les agents sont invités à manifester leur intérêt en votant. Ce vote a une simple valeur indicative. Les dossiers sont conservés jusqu à la fin de la procédure de sélection afin d assurer une cohérence entre les expositions. 3. Au cours de l été, le Comité du Club des Arts parachève la sélection des artistes et contacte les parrains/marraines pour fixer les dates appropriées. Il établit également une liste d attente. 4. Le programme est annoncé en automne pour l année suivante. L artiste 1. Les artistes venus de l extérieur doivent être parrainés par un agent du Conseil de l Europe ou d une représentation permanente ; le parrain/la marraine sera responsable de tout contact avec le Club des Arts. 2. L artiste doit remettre au parrain/à la marraine un dossier papier contenant au moins cinq photos d œuvres typiques récentes. Ce dossier accompagnera la demande et sera restitué à l artiste le moment venu. 3. Une fois l artiste retenu, et les dates de l exposition fixées, il lui sera demandé de signer une déclaration d acceptation, mentionnant les dates d exposition proposées (formulaire A Annexe I), ainsi qu une décharge dégageant le Conseil de l Europe et le Club des Arts de toute responsabilité en cas de perte ou de dommage (Formulaire D - Annexe II). Cette décharge est à renvoyer avec les Club des Arts de l Amicale du Personnel du Conseil de l Europe F 67075 Strasbourg Cedex
droits de participation et le formulaire d acceptation précité signé par l artiste et le parrain/la marraine. 4. Les droits de participation sont forfaitaires et représentent un montant de 90 euros par espace d exposition dans la Galerie des Arts, 60 euros pour les expositions à l Agora et à la DEQM et de 50 euros pour les vitrines, payables par chèque à l ordre du Club des Arts ou par virement bancaire. Le produit des ventes revient intégralement à l artiste. 5. A ce stade du processus, un coordinateur/une coordinatrice sera désigné(e) par le Club des Arts pour fournir des renseignements sur toute question relative à l organisation de l exposition. 6. Une réunion jointe des co-exposants et des parrains/marraines et coordinateurs/coordinatrices sera organisée au plus tard 1 mois avant le début de l exposition. 7. Toutes les œuvres doivent être convenablement présentées et prêtes à être exposées. Les oeuvres pesant plus de 10 kg par mètre courant ne peuvent être suspendues aux tringles de la Galerie des Arts du Palais, mais doivent être placées sur des supports. 8. L artiste ainsi que toute personne qui l aide pour l exposition doivent respecter les consignes de sécurité du Conseil de l Europe en ce qui concerne les badges d identité et l accès. Le coordinateur du Club des Arts renseignera sur les conditions en vigueur. L accès des personnes extérieures au Conseil est interdit le week-end et en-dehors des heures de bureau (de 8 à 20 heures). 9. L artiste est responsable du montage et du démontage de l exposition et doit convenir du moment (de préférence le lundi, premier jour, et le vendredi, dernier jour de l exposition) avec le parrain/la marraine et le coordinateur/la coordinatrice. Le Club des Arts fournit fils et crochets pour les tableaux et peut également fournir quelques socles pour les sculptures. Ce matériel doit être remis dans son coffret/dans le local d origine à la fin de l exposition. 10. L artiste ne doit pas endommager (ne pas couper les fils, etc.) ni emporter le matériel fourni. Il est formellement interdit de fixer les œuvres directement sur les murs avec des clous, d apposer sur les murs des pastilles, etc. 11. L artiste établit une liste des œuvres. L en-tête du Club des Arts ne doit pas figurer sur l éventuelle liste de prix, qui ne peut mentionner que le parrain/la marraine et l artiste. 12. L artiste fournit par mail quelques éléments biographiques ainsi qu une information sur son travail accompagnée d une photo illustrant son œuvre (format jpeg), en vue d une publication sur le site du Club des Arts. Des copies de ces informations pourront être mises à disposition dans la Galerie du Club des Arts lors de l exposition. 13. En cas de désistement, l artiste prévient le coordinateur/la coordinatrice au moins deux mois à l avance, afin qu on puisse pressentir un autre artiste. Faute de quoi les droits de participation ne seront pas remboursés. Le parrain/la marraine 1. Tout artiste externe doit être parrainé par un agent du Conseil de l Europe ou d une représentation permanente qui dispose d un accès autorisé au Conseil. Le parrain/la marraine s occupe de tous les contacts avec le Club de Arts. 2. Le parrain/la marraine adresse au Président du Club des Arts une demande écrite accompagnée d un dossier de l artiste (5 photos au moins d œuvres récentes, quelques mots de présentation du travail de l artiste et une biographie de l artiste. 3. Ce dossier est soumis à une procédure de sélection (cf. le chapitre correspondant). Si l artiste est retenu, son parrain/sa marraine est informé(e) de l identité du coordinateur/de la coordinatrice chargé(e) de suivre son exposition. 4. Une réunion jointe des co-exposants et des parrains/marraines et coordinateurs/coordinatrices sera organisée au plus tard 1 mois avant le début de l exposition. 5. Le parrain/la marraine doit signer avec l artiste le formulaire d acception et le formulaire de décharge de responsabilité (Formulaires A et D, Annexes I et II), signalant son acceptation des dates d exposition proposées. 6. Il appartient au parrain/à la marraine de demander au coordinateur un badge donnant accès au bâtiment pendant toute la durée de l exposition pour l artiste (dénommé «badge flottant» par le service d accueil), ainsi que pour toute personne l aidant à la monter et démonter. Les demandes (accompagnées de photocopies des cartes d identité) doivent être faites au moins une semaine avant le début de l exposition. En même temps, le parrain/la marraine doit demander à l artiste Page 2
s il/elle a besoin d emprunter un autre accès que l entrée principale pour livrer ou enlever des œuvres ; dans ce cas l indication du type de véhicule et le numéro de la plaque d immatriculation devront être fournis au coordinateur. Pour les expositions au Palais, le(s) badges flottant(s) sont à retirer à l accueil allée Spach (PC Ouest), à l arrière du bâtiment (Formulaire C, Annexe III). 7. Lors du montage et du démontage de l exposition, le parrain/la marraine doit être présent(e) à l arrivée de l artiste. Il/elle doit également rester disponible pendant toute la durée de l exposition. 8. Le parrain/la marraine doit signaler au coordinateur/à la coordinatrice un agent du Conseil/d une Représentation Permanente qui le/la remplacera lors de toute absence (mission, etc.). 9. Le parrain/la marraine doit veiller à ce que la biographie de l artiste et des catalogues/listes de prix soient toujours disponibles sur l aire d exposition. 10. C est également au parrain/à la marraine qu il appartient de restituer les fils, crochets, etc., en bon état, aux responsables du Club des Arts avant 9h00 le lundi qui suit la fin de l exposition, et de ranger les socles. 11. Le parrain/la marraine et l artiste peuvent organiser un vernissage. L aire d exposition n étant pas ouverte au public, il faut respecter les règles de sécurité du Conseil de l Europe (voir les règles s appliquant aux vernissages). Le parrain/la marraine est personnellement responsable de la transmission de la liste d invités et du bon déroulement du vernissage. La liste d invités doit parvenir au coordinateur sous format Excel (une colonne pour le nom, une colle pour le prénom, le tout sans accent) au plus tard une semaine avant l exposition. 12. Toujours pour des raisons de sécurité, les visiteurs externes n ont normalement pas accès aux expositions hors les vernissages. Tout visiteur admis à un autre moment doit obligatoirement être accompagné par le parrain/la marraine ou un agent qu il/elle désigne à cette fin. NB : Voir également la «Note aux sponsors» figurant au dos de la feuille de coordination (Formulaire C, Annexe III) Le coodinateur 1. Le travail du coordinateur d une exposition consiste à veiller à ce que l exposition se passe à la satisfaction de l ensemble des acteurs concernés. 2. Le coordinateur devra prendre contact avec le parrain ou la marraine afin d organiser au plus tard 1 mois avant l exposition une réunion conjointement avec les autres parrains/marraines et coordinateurs/coordinatrices afin de les informer du déroulement des expositions et des procédures à suivre ; les artistes sont également bienvenus à cette réunion préalable. 3. Lors de cette réunion, il sera défini une date commune pour un vernissage (éventuellement finissage) et la feuille récapitulative Coordination / vernissage sera complétée (Formulaire C, Annexe III). 4. Lors de cette réunion de coordination, les règles en matière d accès aux bâtiments, d accrochage, et d organisation du vernissage seront précisées. 5. Le coordinateur devra adresser au Secrétariat de l Amicale (en vue de leur transmission aux responsables de l accueil) les noms de l artiste et de son aide au plus tard une semaine avant le vernissage, et éventuellement les numéros de la plaque d immatriculation de leur véhicule qui sera autorisé à entrer dans la cour intérieure pour décharger les œuvres. Un «badge flottant» sera établi par l accueil pour l artiste et un badge visiteur pour son aide et devra être retiré à l entrée Allée Spach (sur présentation d une pièce d identité) et remis à ce même endroit à la sortie. 6. Le coordinateur devra veiller à obtenir du parrain ou de la marraine la liste des invités sous format Excel et respectant les éléments suivants : par ordre alphabétique, une colonne pour le nom, une colonne pour le prénom et ne comportant aucun accent, et ce impérativement au plus tard 1 semaine avant la date du vernissage. 7. Le coordinateur devra veiller aux règles de montage et de démontage des expositions et au respect du matériel du Club des Arts. 8. Le coordinateur devra veiller à ce que des tables en nombre suffisant soient commandées pour le vernissage. 9. Le coordinateur devra veiller à ce que le vernissage se termine dans le respect des horaires fixés. Page 3
Les vernissages 1. Le parrain/la marraine et l artiste peuvent organiser un vernissage, qui sera ouvert à des invités externes au Conseil. Ils doivent en informer le coordinateur/la coordinatrice au début de l organisation et la date doit être confirmée le plus tôt possible (Formulaire C, Annexe III). 2. En principe, le vernissage a lieu au début de l exposition, le lundi ou le mardi de 17h30 à 19h30. De préférence, l organisation des vernissages est assurée en commun par les co-exposants au Palais. 3. Pour des raisons pratiques et de sécurité, le nombre d invités extérieurs est limité à 200 (50 par artistes lorsqu il y a 4 exposants) qui peuvent être invités à l ensemble des vernissages (voir la note «Instructions aux artistes et aux Parrains/marraines»). Pour les invités qui sont agents du Conseil, il n y a pas de limite. 4. Hors les vernissages, les visiteurs externes n ont, normalement, pas accès aux expositions. Tout visiteur admis à un autre moment doit obligatoirement être accompagné par le parrain/la marraine ou par un agent désigné à cette fin. 5. La liste alphabétique complète des invités extérieures (noms et prénoms) pour le vernissage devra être préparée par le parrain/la marraine (ou l'artiste) sur un formulaire électronique Excel et transmise au Secrétariat du Club Arts une semaine avant le vernissage. Seules les personnes sur cette liste recevront des badges (sur présentation de leur papier d identité) qui leur donnera accès au bâtiment du Conseil de l'europe. 6. Les invitations doivent porter la mention suivante : «Ce carton d invitation est strictement personnel et n est pas un droit d accès. Merci de confirmer votre présence au parrain/la marraine de l artiste au plus tard 10 jours avant l exposition, faute de quoi l accès au bâtiment ne pourra vous être autorisé. Veuillez vous munir d une pièce d identité qui sera exigée à l entrée du Conseil de l Europe», ainsi que le logo du Club des Arts. 7. Le coordinateur/la coordinatrice fera le nécessaire pour que deux ou trois tables soient mises à disposition. Les assiettes, verres, gobelets, fleurs, nappes, boissons, canapés, sacs poubelle etc. sont fournis par le parrain/la marraine et/ou l artiste, qui pourra à cette fin faire appel au service restauration du Conseil. 8. Il est d usage d inviter les membres du Comité du Club des Arts et un représentant de l Amicale du Personnel aux vernissages. Le coordinateur/la coordinatrice fournira toute indication utile à ce propos. 9. A la fin du vernissage (19h30 au plus tard), les lieux doivent être entièrement débarrassés. Les visiteurs doivent quitter les lieux avant la fermeture à 20h. 10. Le parrain/la marraine restera jusqu à la fin du vernissage pour s assurer que tous les invités ont quitté le bâtiment. Page 4
ANNEXE I Formulaire A (Acceptation) Galerie du Palais Vitrines du Palais Galerie de l Agora Galerie de la Pharmacopée Nom de l artiste : Adresse et coordonnées téléphoniques : Nom du parrain / de la Marraine : Coordonnées téléphoniques : Périodes souhaitées : 1/ 2/ Périodes impossibles : 1/ 2/ Remarques : Ce formulaire est à retourner avant le 11 septembre 2015 à : Mme Véronique Freund, Vice-Présidente du Club des Arts APCE Cabinet du Président Conseil de l Europe - 67075 STRASBOURG Cedex Page 5
ANNEXE II Formulaire D (Décharge) Réponse et décharge à remplir par l artiste et par son parrain/sa marraine. Les chèques seront libellés au nom du Club des Arts de l Amicale du Personnel du Conseil de l Europe. a) Je soussigné(e)... Tél.:... artiste parrainé(e) par... accepte les conditions d exposition indiquées dans le règlement et les dates proposes, du... au... Pour les droits d exposition je vous envoie ci-joint un chèque de euros Fait à... le Signature b) Je soussigné(e)... Poste... parrain/marraine de l artiste... accepte les conditions d exposition indiquées dans le règlement et les dates proposées, du... au.. Fait à Strasbourg, le... Signature. c) Nous souhaitons un vernissage: OUI / NON Décharge, à remplir par l artiste d) Je soussigné(e) Certifie par la présente que je dégage le Conseil de l'europe et l'amicale du Personnel de cette Organisa l'encontre du Conseil de l'europe et de l'amicale du Personnel en cas de sinistre. Fait à... le... Signature... La signature doit être précédée de la mention "lu et approuvé" Page 6
ANNEXE III Formulaire C (Coordination) FORMULAIRE A RETOURNER AU COORDINATEUR / A LA COORDINATRICE Au plus tard deux semaines avant l exposition DE LA PART DU SPONSOR (nom et poste) DE L ARTISTE (nom) qui exposera ses œuvres du au.. à la Galerie des Arts au Palais / dans les Vitrines / à l Agora / au DEQM (rayer la mention inutile) à l invitation du Club des Arts. Pour la préparation des badges de sécurité, j envoie / j ai déjà transmis (rayer la mention inutile) au Secrétariat du Club des Arts (yann.privat@coe.int) des copies scannées des cartes d identité à jour de l artiste et de ceux qui l aideront dans le montage de l exposition le (date) et le démontage le.. Un badge flottant valable pour la durée de l exposition (pour l artiste) est à retirer individuellement par la personne concernée à l entrée Allée Spach (PC Ouest) (expositions au Palais) ou à l entrée Quai Jacoutot (expositions à l Agora) et sera délivré contre remise d une pièce d identité de l artiste le... (date et si possible heure) Le badge flottant valable pour la journée (pour l accompagnateur) est à retirer individuellement par les personnes concernées à l entrée Allée Spach (PC Ouest) (expositions au Palais) ou à l entrée Quai Jacoutot (expositions à l Agora) et sera délivré contre remise d une pièce d identité de l accompagnateur le..(date et si possible heure) -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Il n y aura pas de vernissage (rayer si inutile) Pour le vernissage le (date et heure) Je transmettrai sur le formulaire électronique approprié la liste des invités extérieurs au Conseil de l'europe au Secrétariat du Club des Arts (yann.privat@coe.int). Cette liste doit nous parvenir au plus tard une semaine avant le jour du vernissage. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Biographie et invitation J envoie une biographie de l artiste, quelques photos des œuvres (format jpeg) et une copie de l invitation* au vernissage au Secrétariat du Club des Arts (yann.privat@coe.int) pour la mise à jour du site intranet du Conseil de l Europe et pour le site web du Club des Arts. * L invitation doit impérativement porter la mention suivante : «Ce carton d invitation est strictement personnel et n est pas un droit d accès. Merci de confirmer votre présence au parrain/marraine de l artiste avant le [J-10 jours] sans quoi l accès ne pourra vous être autorisé. Veuillez vous munir de votre pièce d identité qui vous sera exigée à l entrée du Conseil de l Europe.» Strasbourg, Date Signature Veuillez garder une copie de ce formulaire pour référence Page 7
ANNEXE IV Note aux sponsors (parrains et marraines) Le Club des Arts du Conseil de l Europe (section de l Amicale du Personnel) fonctionne grâce à la participation active de son comité, ses sponsors (parrains/marraines) et ses coordinateurs. Il est constitué d agents (ou de conjoints d agents), en exercice ou retraités, ou d agents des Représentations Permanentes, tous bénévoles, qui dédient leur temps et leur dynamisme à l organisation des expositions. Tous - ainsi que les artistes et les visiteurs- se doivent de respecter les règles strictes de sécurité de l organisation. Les sponsors (parrains/marraines) ont un rôle essentiel dans le succès de l exposition : ils sont le point de contact entre les coordinateurs et les artistes parrainés. Les coordinateurs/coordinatrices aident au montage / démontage des expositions, et à l organisation des vernissages. Ils conseillent les sponsors et les mettent en relation avec l administration pour l établissement des badges ainsi qu avec les sponsors des autres artistes exposant en même temps. Chaque sponsor, agent du Conseil de l Europe ou membre d une Représentation Permanente, connaissant les contraintes liées à la sécurité et à l organisation, se doit de bien expliquer à son artiste les règles et les délais. A cette fin, le sponsor s engage personnellement à les faire respecter. En outre, il doit impérativement assurer son remplacement par un collègue s il ne peut assumer ses tâches de sponsor ou en cas d absence au moment de l événement (montage, démontage, vernissage..). A défaut, l exposition sera remise en question. L accès au Conseil de l Europe étant strict, un badge est nécessaire pour toute personne externe. Chaque sponsor devra veiller à ce que son artiste, ses accompagnants et surtout les invités aux vernissages, soient munis de badges au préalable. Une liste des invités devra être adressée par le sponsor au coordinateur de l exposition une semaine avant celle-ci. Toute personne ne figurant pas sur cette liste ne pourra pas accéder à l exposition. Tous les détails de la procédure pourront être trouvés sur le site du Club des Arts, et notamment la mention à faire figurer obligatoirement sur les invitations de l artiste (*). Les locaux d exposition mis à disposition des artistes devront être respectés, tout comme la cuisine près de la galerie du Palais, prêtée le temps du vernissage par les services de sécurité. Le succès de l exposition et du vernissage dépend du respect de ces règles. (*) «Ce carton d invitation est strictement personnel et n est pas un droit d accès. Merci de confirmer votre présence au parrain/marraine de l artiste avant le [J-10 jours] sans quoi l accès ne pourra vous être autorisé. Veuillez vous munir de votre pièce d identité qui vous sera exigée à l entrée du Conseil de l Europe.» Page 8
ANNEXE V AMICALE DU PERSONNEL DU CONSEIL DE L EUROPE F-67 075 Strasbourg Cedex Téléphone: +33 (0)3 90 21 54 95 Courriel : amicale@coe.int www.coe.int/amicale Consignes à l attention des artistes et parrains/marraines dans le cadre de leur exposition au Conseil de l Europe L Amicale a le plaisir de s associer au Club des Arts et d accueillir votre exposition au Conseil de l Europe. Afin que cet évènement se déroule dans les meilleures conditions, tant pour les artistes que pour les différents services du Conseil de l Europe, il vous est demandé de prendre connaissance des consignes suivantes : 1. Installation de l Exposition : Merci d adresser au Club des Arts le ou les nom(s) et prénom(s) des personnes qui vous accompagneront, ainsi que les dates auxquelles ces personnes se présenteront au Conseil de l Europe. Si vous souhaitez décharger vos œuvres dans l enceinte du Conseil de l Europe, merci d indiquer la plaque d immatriculation du véhicule lors de votre demande auprès du Club des Arts ; 2. Vernissage : Le nombre d invités extérieurs est limité à 200 (50 par artistes lorsqu il y a 4 exposants) dans le cas où le nombre excède ce chiffre, veuillez contacter le secrétariat de l Amicale (amicale@coe.int) pour une répartition appropriée. Dans ce cas, une contribution financière (88 ) vous sera demandée par l Administration du Conseil de l Europe. La liste des invités doit être communiquée au Club des Arts au plus tard 1 semaine avant la date du vernissage. Aucun ajout ne pourra être effectué ultérieurement. Veuillez noter que les personnes qui se présenteront à votre vernissage sans figurer sur la liste ne seront en aucun cas admis à passer le poste de sécurité. 3. Parrains/marraines : Nous remercions les parrains/ marraines de bien vouloir être présent au moment du vernissage et de se tenir à la disposition du service d accueil/sécurité en cas de besoin. Pour ce faire, il est demandé aux parrains/marraines de bien vouloir transmettre leur numéro de téléphone portable à l équipe d accueil/sécurité. Par ailleurs, les parrains/marraines doivent se tenir à la disposition du Club des Arts pour la mise en place de l exposition. L Amicale se tient à votre entière disposition pour toute question relative à l accès aux bâtiments ou l organisation du vernissage. Nous nous réjouissons de votre sélection et de votre exposition à venir pour laquelle nous vous souhaitons beaucoup de succès. L Amicale du Conseil de l Europe Page 9