LIGUE REGIONALE NORD PAS DE CALAIS DE LA FEDERATION FRANCAISE DE CYCLOTOURISME COMPTE RENDU DE LA REUNION DU COMITE DIRECTEUR DU 20 juin 2012 Présents : Philippe CARPENTIER, Louis DELOBEL, Alain DUMORTIER, Paulette DUPONCHEL, Bernard DUPONT, Jean- Christian LOSER, Claude MEURISSE, Christian THERON. Absents excusés : Francis BOULAS, Jean-Marie DRELON, Robert DUPONCHEL, Daniel FLAMBARD, Claude HAUSTRAETE, Jean-Claude HENNEBICQ, Jean-Claude LOIRE, Jean-Claude MEYRE, Yves YAU. 1. Mot d accueil du Président Remerciements aux présents. 2. Validation du dernier compte-rendu de la réunion du Comité Directeur Après une dernière modification, le compte rendu est validé. 3. L Olympiade et le Comité Directeur 2013-2016 Tour de table pour connaître le positionnement de chacun quant à la représentation ou non pour les élections de la prochaine olympiade. Se représentent : Christian T (si une équipe se décide), Christian L, Paulette. Ne se représentent pas : Claude M (mais ), Louis, Bernard, Alain. Ne se prononce pas : Philippe. La demande sera faite auprès des membres absents lors de la prochaine réunion. Un appel aux bénévoles sera diffusé dans le Flash Info Ligue. 4. Les demandes d inscription à l ordre du jour faites par les élus 4.1. Claude H. : Vital Sport 2012 Par message, Claude H prévient les membres que pour le "Vitalsports" du 9 septembre, il y aura, en complément du circuit d'initiation VTT, un autre circuit d'initiation (1 er brevet d éducation routière) en lieu et place de l'information sur les angles morts. Il recherche donc des bénévoles pour une journée, une demijournée, voir quelques heures pour ce week-end. Christian L précise que pour l information sur les angles morts, la maison départementale d éducation routière peut proposer un appui. 4.2. Claude M. 4.2.1. Le pot de la Ligue à la SF de Niort Alain en prend la charge. Louis le conseillera. 4.2.2. Le garage Un garage a été trouvé à Marcq-en-Baroeul pour 55 par mois. Cellule situé dans un bâtiment, il est donc bien étanche. L accès est aisé. Le Codep Nord à pris à sa charge la location. Il est néanmoins précisé que le garage sera déjà trop petit. Il sera donc équipé d étagères afin de maximaliser son utilisation. La mutualisation avec la Ligue se fera en cas de besoin. Le but est de regrouper le matériel selon son utilisation temporelle (exemple : organisation d un camp). Paulette signale que le matériel prêté n est plus systématiquement rendu de suite. Il transite parfois entre structures sans repasser par la Ligue, ce qui perturbe le suivi des prêts. 4.2.3. Point sur sa rencontre avec Guy Decok d A2B Sports Suite à un message reçu pour solliciter les clubs du Nord pour organiser des cyclo-familles dans le cadre de la Ch ti Bike Tour. La 1 ère réaction à été de le diriger vers le CoDep Nord, mais Claude a reçu Me Decok pour parler de 2013. Il dit nous donner l occasion de communiquer Une réponse lui sera donnée en septembre après discussion lors de notre prochaine réunion. 4.3. Francis (aux bons soins de Claude) : 4.3.1. Compte rendu financier au 12 juin 2012. Pré-bilan des ressources
CNDS : Attribution et ventilation des subventions, les dotations ne répondent pas à nos attentes. La plupart des actions sont déjà «consommées». Virement en compte le 12/06. CONSEIL REGIONAL : La demande de subvention pour LLO auprès du C.R. a été refusée. Motif évoqué «ne rentre pas dans les critères d attribution» RISTOURNES FEDERALES : La première partie de la dotation a été versée 10.035,80 le solde est estimé à 4k, versement en août? Pré-bilan dépenses FRAIS DE FONCTIONNEMENT : Les prévisions ont été réajustées à la hausse suite à l ajout de «lignes» Pot SF, Assurances, cotisation CROS. Néanmoins la part importante des LIBERALITES réduit considérablement les dépenses. Les «frais administratifs» ayant été intégrés nous devrions finir pour l ensemble des «frais de fonctionnements» à une dépense réelle de 9.300. ETAT DE LA TRESORERIE AU 12/06 actions engagées d'ici fin septembre 2012 - clôture d'exercice 2011-2012 frais de gestion et frais administratif du Comité de Ligue à engager total 9127,68 TRESORERIE DISPONIBLE A CE JOUR 16136,52 MINIMUM DE TRESORERIE DISPONIBLE A LA FIN D EXERCICE POUR LA GESTION DU SEMESTRE SUIVANT >> 7008,84 IL FAUT PREVOIR POUR LE PREMIER SEMESTRE DE L EXERCICE 2012/2103 - EN FRAIS DE GESTION ET ANIMATIONS DES COMMISSIONS >>>>> - 5000,00 POTENTIEL DE TRESORERIE AU 31/03/2013 (pour mémoire 9 K au 31/03/2012) >>>> 2008,84 PRET FFCT : La première échéance de 900 du prêt de 2.700 sur 3 ans, a été payée le 12/06 COMMISSIONS : Je laisse le soin à chaque «animateur de commission» de diffuser et de commenter, si nécessaire, son budget selon l état que je lui ai envoyé. A la suite de l attribution du CNDS, 3 actions sont déjà «bouclées». La Commission Sécurité : La Commission Tourisme : La Commission Communication : La Commission Formation : à transmettre le bilan financier du stage Moniteur La Commission Santé : à réaliser, «Sensibilisation et information risque cardio» budget disponible 2k = 1k CNDS + 1k Fonds Propres, cette action sera probablement réalisé sur le 4 éme trimestre 2012, soit sur le prochain exercice. La Commission Jeunesse : à réaliser, l action «stages sportifs de perfectionnement» 4000. Cette action sera à réaliser en utilisant la subvention à hauteur de 2.700 (ce qui correspond aux années précédentes), cela permettrait de financer les dépenses du régional 700 et contrairement à ce que j ai écrit le 04/06, indirectement le déficit de la SNJ 600 (encadrement participation 80 - coût moyen 180 ). Il m est difficilement concevable et je ne m y risquerai pas, d intégrer cette subvention dans LLO, il est impossible de justifier deux actions dans les mêmes temps et mêmes lieux. Il y aussi l option d annuler cette action en alourdissant la trésorerie de 1.300
SIMULATION SUR BASE 60 PARTICIPANTS DEPENSES projet RECETTES Projet restauration-hébergement* 8600 participation jeunes (100 *48) 4800 Divers 300 participation adultes (50 *12) 600 CNDS 2700 FFCT PLJ 800 TOTAL 8900 TOTAL 8900 L.L.O. : Les non-réponses aux demandes de subventions (évoquées en première page), nous amène à un déficit («trou») de près de 14k, (13k alourdi par l accroche du fourgon le dimanche soir à Lille, l aller-retour de virements en Angleterre et le taux de change pas du tout avantageux en cette période), il n y pas 36 solutions, ce déficit sera absorbé par les fonds propres. Je me permets de rappeler que sur l Olympiade 2009-2012, hormis L.L.O., les actions de la Commission Jeunesse n ont jamais été déficitaires ceci par la mutualisation des subventions «jeunesse». S.N.J. : La Semaine National des Jeunes n est financée par aucune subvention du CR ou CNDS, nous obtenons de la FFCT les frais de déplacements des sélectionnés, voir pour un (ou deux) trajet(s) pour l ensemble des CNER et une part de PLJ variable selon le nombre de jeunes. Les dossiers d inscription ont été envoyés avec un coût de 200 pour les prestations (inscription, animation, restauration et déplacement) sur ce même profil il a été demandé 180 en 2010 (voyage compris). Je ne reviendrai pas sur l historique et le contenu de ma lettre du 04/06 adressé par @ à chaque élu et délégué de la Ligue, j en assume l entière responsabilité, si la procédure n est pas administrative elle est tout au moins, pour moi, efficace et accompli dans l intérêt de la Ligue. Certes les clubs doivent faire face à une dépense supplémentaire pour aller à la S.N.J. Le Codep62, puis le Codep59 ont réagit en ajoutant une «rallonge» aux aides initialement prévues. Jusqu à présent la participation «financière» de la Ligue pour le déplacement et l organisation de la SNJ était possible, par la mutualisation de la subvention du CNDS (subvention obtenue pour les actions «en région», répartition = mutualisation des actions «régionales» + SNJ. Et cette aide est «tombée» à 4.000 cette année, le coût engagé pour la S.N.J. est de l ordre de 3.000. Nous allons vers le «prix coûtant». SEMAINE FEDERALE pot de la Ligue : Attribution d un budget «à consommer avec modération» de 400 (idem 2011) A.N.C.V. Suite à une suggestion de J.Cl. Loire, j ai établi une convention avec l Agence Nationale Chèque- Vacances n 342647. Ce qui permet aux participants aux actions tourisme et jeunesse de payer par Chèque- Vacances, frais de gestion 1%. IMMOBILISATIONS Sortie des Immobilisations à valider MOBILIER DE BUREAU ET MATERIEL INFORMATIQUE Libellé Date Valeur achat d'acquisition VIDEO PRESENT BELL & HOWELL 31/03/1995 1676,94 DETRUIT RETROS PORT ELITE 2500P/NOBO 30/09/2000 1 177,30 DETRUIT MATERIEL ET OUTILLAGE justificatif de destruction justificatif de destruction Libellé Date Valeur achat d'acquisition TENTE HOLYSON 6 20/06/2000 152,30 DETRUIT DEPUIS 2003/2004 MATERIEL POUR FORMATION 30/10/2001 956,63 CONCERNE 2 ECRANS SUR PIED ET DES CONSOMMABLES les consommables sont "consommés" - 1 écran a été cédé (reçu)- 1 écran à "disparu" CURVIMETRES 29/03/2001 57,93 INTROUVABLES A LA PERMANENCE considérés comme "perdus" CASQUES OFFERTS PAR CNJC 15/07/2001 457,35 RESTE 3 CASQUES conservés mais sortie des Immobilisations
Il sera procédé lors de la prochaine réunion à une nouvelle mise à jour des «immobilisations», suite manque ou perte d outillage, je ne suis pas à ce jour en possession de l inventaire définitif. France TELECOM : Suite à une remarque auprès de Ch. Théron sur le coût élevé de la téléphonie, il s est avéré que nous payons encore une ligne dont la suppression a été demandée en mars 2011, suite à l intervention de Ch. auprès de FT, nous avons reçu 6 avoirs de 32. ARCHIVAGE des documents comptables : Après renseignements auprès de J-M Piette, j ai demandé à P. Duponchel de détruire les archives comptables antérieures à 2001. Action en cours. PROJET DE BUDGET 2012-2013 : Je vous rappelle que pour la plupart vous devez présenter pour la prochaine réunion, même si vous ne vous représentez pas, même si vous n êtes pas réélu. La règle : 1 dépensé = 1 subvention, fonds propres, participants, etc 1 CNDS = 1 fonds propres «avec modération», participants, etc 4.3.2. validation du budget du séjour jeunesse d'automne Ayant obtenu une subvention pour ce stage, il est difficile et imprudent de ne pas le réaliser. Ayant les moyens financiers de l organiser, il est décidé, par 7 voix «pour» et 1 abstention de le réaliser. En cas de peu de participation, il sera annulé. Lieu : non déterminé mais serait dans le Pas de Calais, sur la côte. 4.3.3. validation de la mise à jour des amortissements sera mis à l ordre du jour de la prochaine réunion. 4.4. Jean Claude L. (aux bons soins de Claude) : Séjour aux Pays Bas 26 inscrits. Toutefois, deux couples ont des problèmes, d'un côté une personne gravement malade dans la famille proche, de l'autre les Réunionnais qui ont des soucis d'avion. Ils souhaitent se désister à une semaine du départ mais n'ont pas souscrit l'assurance annulation et demandent si on peut leur trouver des remplaçants. Un appel a été lancé, sans succès. 4.5. Daniel Signale la dotation par la Fédé de module de pilotage VTT Contenu du mail envoyé par Julien David, responsable VTT : ``En 2012, le partenariat FFCT GRDF a défini un plan d action concernant le VTT. Le choix s est porté sur une dotation à chaque ligue de modules «mobiles» de pilotage VTT pour une somme globale de 33 500 euros (pour nos 23 ligues). Ces modules de pilotage que vous recevrez seront au nombre de 4, deux «arceaux» bosse, un tremplin (photo en pièce jointe) et un tunnel. Ces éléments vous seront adressés en Septembre 2012 sur une palette. Nous vous demandons de nous indiquer le lieu de livraison souhaité (ainsi que le téléphone et le nom de la personne qui réceptionne la marchandise : pour le transporteur). Nous espérons que ce matériel vous sera utile pour organiser des stages de pilotage dans vos clubs ou écoles cyclo. 5. Tour de table par membres élus présents 5.1. Alain 5.1.1. Challenge de la Ligue (en partenariat avec Daniel) Une seule réponse a été donnée par JC H pour le Codep nord 5.1.2. Autres points Relevé de matériel : 7 caisses d outillage au lieu de 8 dont 1 non complète. Une carcasse de VTT et son matériel n est pas retrouvé. Vétuste, il a du être détruit. Il est proposé une fiche de sortie du matériel de la Ligue. 5.2. Bernard : Effectifs 2012 avec les derniers connus
Prise de licences : à ce jour, 5244 licences sont enregistrées - N-1 : 5265 licences enregistrées (99.60%). Vous avez un retard de 21 licences. Nouveaux licenciés : A ce jour, 692 nouveaux licenciés - N-1 : 650 nouveaux licenciés (106.46%). Renouvellement de licenciés : A ce jour, 4552 renouvellements - N-1 : 4615 renouvellements (98.63%) Affiliations enregistrées : A ce jour, 165 affiliations sont enregistrées - N-1 : 169 affiliations enregistrées (97.63%). Vous avez un retard de 4 affiliations. Nouvelles structures affiliées : A ce jour, 3 nouvelles affiliations - N-1 : 2 nouvelles affiliations (150.00%) Renouvellement d'affiliations : A ce jour, 162 renouvellements - N-1 : 167 renouvellements (97.01%) Structures non ré-affiliées : A ce jour, 8 structures (4.71%) - N-1, 3 structures (1.76%). 5.3. Christian L. 5.3.1 Jeunesse 5.3.1.1. Lille Londres 70 jeunes participants de 9 à 18 ans 27 adultes encadrant dont 2 chauffeurs avec les remorques, 1 interprète, 2 infirmières, 3 accompagnateurs non diplômés. 2 chauffeurs de bus Communication : Reportage Grand Lille TV, Nord Eclair, La Voix des Sports, petit article de JCL dans Cyclotourisme, un article à paraître dans la Revue Cyclotourisme en Juillet. Bonne participation, bonne communication, bonne organisation menée par une équipe soudée et le bon comportement des jeunes. Un seul regret, les subventions accordées n ont pas été celles escomptées. A l avenir, ne faudra-t-il pas faire les budgets sans inclure les subventions qui viendraient ensuite diminuer la participation financières des jeunes? 5.3.1.2. Critérium Régional à Gravelines 35 participants au CER (9 écoles de cyclotourisme présentes) 4 participants au Critérium Route (3 écoles de cyclotourisme présentes) 19 participants au Critérium VTT (6 écoles de cyclotourisme présentes Très bon accueil de l U.S. Gravelines, de Michel Bernard et de la municipalité de Gravelines. 5.3.1.3. Semaine Nationale des Jeunes à BESSAIS LE FROMENTAL (18) 6 sélectionnés au CNJC (3 route, 3 VTT) 3 accompagnateurs officiels 26 inscrits (20 jeunes et 6 encadrant) 4 écoles de cyclotourisme participantes 5.4. Christian T. Communication : Guide régional La consultation des imprimeurs est lancée. Commencer à démarcher les publicitaires. Rappel de la hausse des tarifs de 10%. 5.5. Jean Claude H (aux bons soins de Louis) Demande que son courrier lui soit envoyé plutôt que déposé dans sa case à la Ligue. 5.6. Louis A propos de la Semaine Jeunes (CODEP59) : Le souci est que le club de Marcq-Rando ne peut envoyer que les jeunes sélectionnés et non les autres (représentant 2/3), faute de temps (1 seul mois) pour s organiser dans la recherche d un véhicule 9 places avec attache-remorque. Note à propos de la S.N.J. : «La Semaine National des Jeunes n est financée par aucune subvention du CR ou CNDS, nous obtenons de la FFCT les frais de déplacements des sélectionnés, voir pour un (ou deux) trajet(s) pour l ensemble des CNER et une part de PLJ variable selon le nombre de jeunes. Les dossiers d inscription ont été envoyés avec un coût de 200 pour les prestations (inscription, animation, restauration et déplacement) sur ce même profil il
a été demandé 180 en 2010.» Louis précise 180 mais voyage compris alors que cette année, c est 200 voyage non compris. Les récompenses fédérales : peu de réponses. Les demandes de cette année : Lambres les Douai mais la personne citée a déjà le «mérite», Lapugnoy et Toufflers. Les demandes de l année dernière : Marcq rando, UCLN Dunkerque et Haumont qui sont à faire passer par le Codep Nord. 5.7. Paulette : RAS 5.8. Philippe 5.8.1. A propos de Lille-Londres Vis-à-vis des jeunes, il faudrait être plus sûr de la recette des subventions, une réserve financière devrait donc être prévue. Réponse de Christian L. : Il est impossible de connaître à l avance le montant des subventions. Elles sont accordées pour l année en cours. Dans le cas de Lille Londres, une demande avait été faite l année dernière, ceci sans résultat. Les résultats pour l année 2012 étant fournis fin mai, début juin, nous avons été mis sur le fait accompli. Nous avions d ailleurs bien précisé, lors de la précédente réunion de Comité, qu une des actions de la Commission serait revue à en cas de réponse négative. 5.8.2. Longues Distances Consensus obtenus des clubs pour l élaboration du calendrier lors de la réunion de juin. Facilité par le fait que l objectif des clubs organisateurs n est pas de faire du nombre. La Commission voulait emmener 2 jeunes nouveaux sur une diagonale, 1 seul a participé (26 ans), l autre n est pas venu. 6. Rappel des réunions à venir : 12 septembre, 07 novembre ; 21 novembre : préparation AG Ligue ; 1er décembre : AG de Ligue à Carvin