COMPTE RENDU COMITE DE DIRECTION

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1 COMPTE RENDU COMITE DE DIRECTION Présents : FAUCHON Patrick, CANOVILLE Michel, COTTEBRUNE Bruno, AUCHER Philippe, CHEVEREAU Gérard, BONNISSENT Yves-Marie, BEAUMONT Denis, CAUVIN Christian Excusé : LEROUVILLOIS Gérard, LESCALIER Jean-Marie, Gilles FOSSARD, DELSERIES Martine Absente : PRUNIER Monique, Florence d'harcourt Réunion du 5 mars 2014 Compte administratif 2013 Compte de gestion 2013 Affectation du résultat 2013 Budget Supplémentaire 2014 Actions BS 2014 Prorata TVA 2014 Création postes 2014 Animation Hague rando festival Questions diverses

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3 Compte administratif 2013 Voir document joint Le comité de direction, à l unanimité valide le compte administratif 2013 Voir document joint 1. Compte de gestion 2013 Le comité de direction, à l unanimité valide le compte de gestion Affectation du résultat 2013 Le Président propose au comité de direction d affecter l excédent de fonctionnement à hauteur de ,85 pour combler le besoin de financement de la section d investissement de 5 119,94. Le reste de l excédent de fonctionnement, soit ,91 est reporté au compte 002 du Budget Supplémentaire. 3. Actions BS 2014 Ce budget supplémentaire finance les actions inscrites au plan d actions 2014 sur lequel le comité de direction à délibéré à l unanimité le 27 novembre En complément de ces actions précédemment inscrites, il est proposé de réaliser en 2014 les actions suivantes : Investissement Logiciel de caisse enregistreuse et matériel Afin de gérer plus facilement les différents points de vente ainsi que les stocks, il Compte rendu Comité de Direction OTH / 5 mars 2014 / NM Page 3

4 proposé d acquérir un logiciel de caisse et le petit matériel nécessaire. Budget global : 2000 Affichages dynamiques Diélette Installation d un écran extérieur à Diélette Cette solution d affichage dynamique, identique à celle déjà présente aux points d information de Goury et des Pieux, permet d afficher sur les écrans l ensemble des informations que l on souhaite : - Evénements / agenda - Affiches - Vidéos - Météo - Marée - Disponibilités des hébergements Budget global : Salon nautique d Hiswa En accord avec le port de Diélette et la CCP, il est proposé de financer un stand sur le nautique d Hiswa (Pays Bas) afin que les agents du port de Diélette puisse réaliser la promotion de la destination. Budget global : Accueil numérique. Afin de mettre en place un accueil numérique de qualité, il est nécessaire de compléter notre parc informatique de 3 tablettes ainsi que de mettre en place une application ipad dédiée au territoire. Budget global : Appareil photo numérique. Afin de réaliser nous-mêmes des prises de vues (photo et vidéo) de qualité, il est proposé d acquérir un reflex numérique et les accessoires nécessaires (pied, carte mémoire, sacoche ) Budget global : Fonctionnement : Compte rendu Comité de Direction OTH / 5 mars 2014 / NM Page 4

5 Boucles vélo. Dans le cadre de la promotion des boucles vélo du territoire, il est proposé d éditer un topoguide dédié à cette activité pour les différentes boucles du territoire. Budget global : Achat de mots clé et publicité en ligne Initialement seul le référencement payant de nos sites Internet étaient effectuées en France. Afin de développer cette présence en Allemagne, en Belgique et aux Pays- Bas, il est nécessaire de développer l achat de mots clé sur ces pays et de se faire accompagné par une agence spécialisée dans ce domaine. Coût : Location immobilière Dans le cadre des travaux d aménagement de notre bâtiment, nous allons déménager pour une période de 8 mois environ au Centre Socio Culturel de la Mairie de Beaumont Hague qui nous le met à disposition contre participation financière. Etant donné que nous avons aussi besoin d espace de stockage, il est nécessaire de louer un container. Coût des locations : 5000 Action presse Allemagne Les allemands sont notre première clientèle étrangère. Afin de développer encore leur présence sur notre territoire, il est proposé d organiser une action presse spécifique à ce pays. Dans ce cadre il est proposé de se faire accompagner par une agence presse spécialiste du marché allemand. Coût : 5500 Organisation d un jeu concours L objectif d un jeu concours est d animer, de fidéliser et de conquérir de nouveaux prospects ou de nouveaux fans facebook. Ce jeu concours se déroulera en ligne et dans nos points d accueil Coût : 5500 Compte rendu Comité de Direction OTH / 5 mars 2014 / NM Page 5

6 Voir document joint 4. Budget Supplémentaire 2014 Le comité de direction, à l unanimité valide le Budget supplémentaire Prorata TVA 2014 Une partie de l activité de l OTH doit être soumis à la TVA. Par conséquent il est nécessaire de délibérer, chaque année, sur l assujettissement de notre activité commerciale à la TVA. L activité commerciale comprend l ensemble des dépenses et recettes inhérentes à l activité commerciale de l OTH qui s élève en 2013 à TTC. Afin de mieux estimer les dépenses liées à cette activité (frais de personnel, frais généraux ), il est nécessaire d établir un ratio d assujettissement à la TVA. CALCUL DU PRORATA TVA / Total des Recettes et des Produits (classe 7) / Déduction des Recettes et des Produits assujettis à la TVA (classe 70) TOTAL DU NUMERATEUR / Total des Recettes et des Produits (classe 7) TOTAL DU DENOMINATEUR PRORATA DE TVA (Total du dénominateur - total du numérateur) x % Total du dénominateur Compte rendu Comité de Direction OTH / 5 mars 2014 / NM Page 6

7 RATIO d'assujettissement prorata de TVA 9% RATIO D'ASSUJETTISSEMENT (arrondi inférieur) 9% 6. Actions «fléchées» Taxe de séjour La taxe de séjour a été instaurée par le Syndicat Mixte Tourisme de la Hague depuis le 1 er janvier Comme le prévoit le Code Général des Collectivité Territorial, l intégralité du montant collecté par le Syndicat Mixte est reversée à l Office de Tourisme de la Hague constitué sous la forme d un EPIC En 2013, le montant collecté est de Ce montant sera porté en recette du budget 2014 de l Office de Tourisme (compte 757) La loi impose à la collectivité qui a instauré la taxe de séjour, d indiquer quelle utilisation est faite de cette taxe. Par conséquent, normalement, seul le Syndicat Mixte est contraint de justifier son utilisation, mais dans un souci de transparence, l OT de la Hague souhaite identifier les actions financées par cette taxe de séjour. En 2014, il est proposé que les actions financées par la taxe de séjour soient : Actions (coût de l action + personnel) Montant Aménagement de boucles de randonnées Relations presse Vidéos Webcam de Siouville Hague 5000 Traduction en Néerlandais et Italien du site Internet Référencement naturel et payant des Compte rendu Comité de Direction OTH / 5 mars 2014 / NM Page 7

8 sites Internet TOTAL Création postes saisonniers 2014 Vu les besoins supplémentaires de personnel pendant la saison estivale pour l accueil des touristes, Il est proposé de créer les postes saisonniers suivants 1 poste du 2 mai au 30 septembre 2014 à temps complet, conseiller(e) en séjour. Echelon 1.1-indice poste du7 juillet au 24 août 2014 à temps complet, conseiller(e) en séjour. Echelon 1.1-indice poste du 7 juillet au 31 août 2013 à temps complet, conseiller(e) en séjour. Echelon 1.1-indice Animations Hague Randos Festival Présentation du festival Le festival sera est organisé par l office de tourisme avec le soutient des différentes associations du territoire proposant une activité de pleine nature. La philosophie du Hague randos festival c est : La pratique et la découverte de la randonnée sous toutes ces formes Compte rendu Comité de Direction OTH / 5 mars 2014 / NM Page 8

9 Un carrefour d échanges entre professionnels, associatifs, acteurs locaux et grand public Un moment d animations, de festivité et de convivialité L occasion de promouvoir la Hague Déroulement du Festival? Le Festival se déroulera sur un week end : le juin 2014 Les journées du samedi, dimanche seront consacrées aux randonneurs avertis et novices, mais aussi aux familles, aux amis Pour la première édition, le Festival se déroulera en 2014 sur Sciotot Le programme des randonnées : L offre de randonnées lors de cette manifestation devra être suffisamment large pour répondre à toutes les envies et à tous les goûts! Ainsi l objectif est de proposer sur un week end les différents types de randonnées suivants : Compte rendu Comité de Direction OTH / 5 mars 2014 / NM Page 9

10 Le village Le village sera implanté soit au Centre de vacance Le Sciotot, soit sur l espace d animation de la plage de Sciotot. Il comprendra principalement : - Un espace inscription - un espace restauration en partenariat avec les commerçants présents sur le site - un espace exposition (matériel, produits du terroir ) 9. Questions diverses 9.1- Stagiaire communication Il est proposé d accueillir un stagiaire, Simon Huaux du 10 mars 2014 au 13 juin 2014 qui suit actuellement une formation de licence professionnelle de développement et protection du patrimoine culturel, option multimédia et réalité virtuelle. Ces principales missions pendant ces 3 mois de stages seront les suivantes : - Mise en place de circuits rando jeu : création graphique, déploiement sur une application mobile - Création d un jeux concours en ligne en s appuyant sur une maquette 3D - Mise en place d un circuit 70 ème anniversaire du débarquement Conformément aux dispositions réglementaires des articles L à L du code de l éducation, une convention de stage sera établie entre l OTH, l université et le stagiaire, et une gratification sera de 436,05 sera versée mensuellement au stagiaire Tarifs Exposants et Publics Plantes et Saveurs d Automne Il est proposé de renouveler les tarifs 2013 exposants et public de la manifestation plantes et Saveurs d Automne à savoir : Compte rendu Comité de Direction OTH / 5 mars 2014 / NM Page 10

11 LES TARIFS / STANDS en TTC SURFACE EMPLACEMENT TARIFS 18 m 2 COUR / ALLÉE / CHAMP 45,00 36 m 2 COUR / ALLÉE / CHAMP 65,00 54 m 2 COUR / ALLÉE / CHAMP 85,00 75 m 2 COUR / ALLÉE / CHAMP 90,00 MÉTRAGE 4 ml CHAPITEAU 40,00 6 ml CHAPITEAU 60,00 8 ml CHAPITEAU 80,00 DÉJEUNERS DU SAMEDI ET DU DIMANCHE 26,00 LE TARIF EST PROPOSÉ PAR STAND ET POUR 1 EXPOSANT CE TARIF COMPREND : Le métrage / surface demandé(e), le matériel, l'électricité, 1 badge, les invitations gratuites, l'accès libre au parking et à la buvette des exposants. CE TARIF NE COMPREND PAS : Les déjeuners du samedi et du dimanche qui sont un supplément à la charge de l'exposant. Il est proposé de maintenir les tarifs d entrée pour Plantes et Saveurs d Automne à 2,50 TTC / adulte et gratuit pour les enfants. Compte rendu Comité de Direction OTH / 5 mars 2014 / NM Page 11

12 9.3- Réservation de billets de transports Dans le cadre de nos accueils de journalistes, les billets de transports sont pris en charge par l OTH. Afin de faciliter la gestion de ces réservations, il est proposé de retenir le devis proposé par l agence Sylver Tours pour cette prestation. (Proposition ci-dessous) : Compte rendu Comité de Direction OTH / 5 mars 2014 / NM Page 12

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