Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des sexologues NOTE IMPORTANTE Conformément à l alinéa 2 de l article 12 des Lettres patentes constituant l Ordre professionnel des sexologues du Québec : «12. À la date de la constitution de l Ordre professionnel des sexologues du Québec, les règlements suivants de l Association des sexologues du Québec et du Regroupement des sexologues du Québec s appliquent, avec les adaptations nécessaires, aux membres de l Ordre dans la mesure où ils sont compatibles avec les dispositions du Code des professions et des présentes lettres patentes : 2 Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des sexologues, adopté par l Association des sexologues du Québec; Ainsi, les articles du présent Règlement sur la tenue de dossier et des cabinets de consultation qui sont incompatibles avec les dispositions du Code des professions du Québec sont indiqués dans le texte à l aide d une référence de bas de page. Il faut lire ce document en remplaçant Association des sexologues du Québec par Ordre professionnel des sexologues du Québec. Il faut également lire ce document en considérant que le sexologue est celui qui rencontre les conditions de délivrance du permis de sexologues à l article 5 des Lettres patentes. Ce Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des sexologues est transitoire. Il sera éventuellement remplacé par celui de l Ordre professionnel des sexologues du Québec. 1
RÈGLEMENTS SUR LA TENUE DES DOSSIERS ET DES CABINETS DE CONSULTATION DES SEXOLOGUES. Association des sexologues du Québec Le présent document a comme objectif principal d établir des normes relatives au contenu des dossiers, à leur conservation, leur accessibilité et leur destruction, de même que la tenue de cabinet de consultation. A Nécessité de la tenue du dossier Le dossier sexologique, constitué dès qu un service professionnel est rendu à un client, doit être le reflet fidèle de tous les gestes posés à l endroit de l'usager et de tout événement le concernant qui survient lors des consultations. On ne saurait donc trop insister auprès des sexologues 1 sur la nécessité de tenir leurs dossiers de façon impeccable puisqu il constitue un document appelé à jouer de multiples rôles. Le dossier doit permettre la compréhension des motifs de la consultation, un résumé de l évaluation, des moyens d investigation, des indications thérapeutiques et des notes d évolution de l'usager. Le dossier doit également indiquer clairement les raisons qui motivent la fermeture du dossier et les données concernant les sources de référence, s il y a lieu. Le dossier est une source importante de renseignements pour le sexologue (aide- mémoire) et il constitue un outil indispensable pour communiquer les renseignements concernant l'usager: à d autres sexologues, qu il s agisse de consultants, de remplaçants appelés à assurer le suivi de l'usager après son congé. On comprend l importance que revêt le dossier sexologique lorsqu il s agit d une équipe d intervenants; aux autres professionnels appelés à intervenir auprès de l'usager; à d autres établissements; à tout autre organisme ou personne: compagnies d assurances, avocat; à la Cour. Le dossier est un précieux document pour l enseignement, la recherche et la compilation de statistiques. Enfin, le dossier est instrument privilégié de l évaluation de la qualité des services fournis aux usagers et, par conséquent, des connaissances et de la compétence des sexologues. 1 Les conditions de délivrance du permis de sexologues sont celles définies à l article 5 des Lettres patentes 2
B Généralités Toute inscription au dossier sexologique doit comporter la date où elle est effectuée. Tous les sexologues doivent s astreindre à assurer la lisibilité de leurs dossiers. Seuls les éléments pertinents à l évaluation et au plan de traitement sexologique de l'usager doivent être consignés au dossier. 1. LA TENUE DES DOSSIERS 1.1 Le sexologue inscrit au répertoire de l Association des sexologues du Québec 2 doit tenir un dossier pour chacun de ses usagers. 1.2 Rien dans le présent règlement ne doit être interprété comme excluant l utilisation de l informatique ou de toute autre technique reconnue pour la constitution et la tenue des dossiers, à condition que la confidentialité soit respectée. 1.3 Le sexologue doit assurer la mise à jour de chaque dossier. 1.4 Le sexologue doit inscrire dans le dossier de l'usager les renseignements suivants: 1.4.1 lorsque l'usager est une personne physique: nom, prénom, sexe, date de naissance, adresse et numéro de téléphone; 1.4.2 lorsque l'usager est une société ou une personne morale: nom, raison sociale de cet usager, adresse de son établissement, numéro de téléphone, de même que noms et prénoms, adresse, numéro de téléphone et titre de la fonction d un représentant autorisé; 1.4.3 lorsque l'usager est un groupe: nom de chacun des membres du groupe et une attestation écrite de l acceptation de participer et de respecter la confidentialité lors de cette intervention; 1.4.4 la date d ouverture du dossier et la date de chacune des rencontres subséquentes; 1.4.5 une description sommaire des motifs de la consultation; 1.4.6 un résumé de l évaluation, le ou les objectifs thérapeutiques, les moyens d intervention envisagés et les recommandations faites à l'usager; 1.4.7 une description sommaire des services professionnels rendus et leur date; 1.4.8 les rapports d autres professionnels obtenus avec l autorisation de l'usager; 1.4.9 les notations sommaires sur l évolution de l'usager à la suite des services rendus, les notes de fermeture (dates, raisons, recommandations); 1.4.10 tout document relatif à la transmission de renseignements à des tiers et, notamment, tout document signé par l'usager autorisant la transmission de tels renseignements; 2 Lire Ordre : Ordre professionnel des sexologues du Québec 3
1.4.11 tout document signé par l'usager autorisant l enregistrement audio et vidéo des entrevues; 1.4.12 une copie de tout contrat de service ou la description de toute entente particulière concernant la nature et les modalités d une intervention; 1.5 Le sexologue date et signe (art. 1.4) ce qu il dépose dans un dossier. 1.6 Le sexologue doit tenir un dossier unique de l intervention sexologique de groupe en indiquant les renseignements pertinents mentionnés à l article 1.4. 1.7 Le sexologue évite de verser dans un dossier toute donnée brute qui n a pas fait l objet d un traitement ou toute information non vérifiée susceptible de porter préjudice à l'usager. 1.8 Le sexologue doit tenir à jour chaque dossier jusqu au moment où il cesse de rendre des services professionnels à l'usager concerné par ce dossier. 2. CONSERVATION DES DOSSIERS 2.1 Le sexologue doit conserver ses dossiers dans un local ou un meuble auxquels le public n a pas librement accès, pouvant être fermés à clef ou autrement. 2.2 Le sexologue doit conserver ses dossiers pendant au moins cinq (5) ans suivant la date du dernier service professionnel rendu. 2.3 Lorsque le sexologue fait partie d une équipe multidisciplinaire, il doit s assurer de la confidentialité du dossier avant d y déposer un document qu il a daté et signé. 2.4 Sous réserve de l article 2.2, le sexologue doit s assurer du respect de la confidentialité lorsqu il procède à la destruction d un dossier. 2.5 Lorsqu une copie d un document du dossier qui le concerne est transmise à l'usager ou lorsque ce dernier demande qu une telle copie ou des renseignements contenus au dossier soient transmis à une tierce personne, le sexologue doit insérer dans ce dossier une note d autorisation à cet effet, signée par l'usager et datée de même qu une copie du document transmis. 2.6 Lorsque le sexologue exerce dans un établissement au sens de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., c. S-5), le dossier de l'usager au sens de cette loi et de ses règlements est considéré, aux fins du présent règlement, comme le dossier de ce sexologue s il peut y inscrire ou y faire inscrire, sous forme de rapport ou autrement, les renseignements mentionnés à l article 1 pourvu que soit assurée la confidentialité de ce dossier. Les articles 2.2 et 2.4 ne s appliquent pas à ce sexologue. 2.7 Lorsque le sexologue est membre ou à l emploi d une société ou lorsqu il est à l emploi d une personne physique ou morale, il peut inclure dans les dossiers de cette société ou de cet employeur tout ou une partie des renseignements mentionnés à l article 1, relativement aux clients à qui il dispense ses services pourvu que soit assurée la confidentialité de ces dossiers. Si ces renseignements ne sont pas ainsi inclus dans les dossiers de cette société ou de cet employeur, il doit tenir un dossier pour chacun de ses usagers. Le sexologue doit 4
signer toute inscription ou tout rapport qu il introduit dans un dossier de cette société ou de cet employeur. 2.8 En cas d incapacité physique et psychologique qui l empêcherait de respecter ses obligations professionnelles et pour éviter que la famille du sexologue se questionne sur les mesures à prendre avec les dossiers lors d une mort subite, l association des sexologues du Québec suggère à ses membres de prévoir avec un(e) collègue ou un membre de sa famille des mesures raisonnables visant à respecter la conservation des dossiers. 3. SERVICES D EXPERTISE SEXOLOGIQUE Dans le contexte d une expertise sexologique, le sexologue pourrait tenir compte des éléments suivants lors de la rédaction de son rapport: définition du mandat, dates et durée et lieu des interventions (incluant les appels téléphoniques), source d informations (personnes rencontrées et documents consultés) et, les conclusions et recommandations de l expertise, date et signature. 4. LA TENUE DES CABINETS DE CONSULTATION 4.1 Le cabinet de consultation d un sexologue doit être aménagé de façon à ce que l identité ou les conversations des personnes qui s y trouvent ne puissent être perçue de l extérieur de ce cabinet. Ce cabinet de consultation ne comprend pas la salle d attente, ni la salle de travail du sexologue ou des employés de ce sexologue. 4.2 Le sexologue doit prévoir, près de son cabinet de consultation que ce soit dans un édifice à bureau ou dans sa résidence, une salle d attente pour ses usagers. Celle-ci peut être utilisée par des usagers de d autres professionnels comme cela est le cas dans une clinique médicale. 4.3 Le sexologue doit afficher son permis de l A.S.Q. à la vue du public. 4.4 Outre les objets décoratifs et utilitaires, le sexologue ne peut afficher dans son cabinet de consultation et dans la salle d attente que les diplômes qui se rapportent à l exercice de sa profession. 4.5 Le sexologue qui n exerce pas à son propre compte ou qui n est pas associé, doit, après en avoir informé son employeur, aviser l A.S.Q. si l aménagement de son cabinet de consultation ou de salle d attente n est pas conforme aux articles 4.1 et 4.2. 4.6 Le sexologue doit mettre à la vue du public à l endroit mentionné à l article 4.2 une copie du Code de déontologie de l Association des Sexologues du Québec. 4.7 Le sexologue qui s absente de son cabinet de consultation pour plus de cinq (5) jours ouvrables consécutifs doit prendre les mesures nécessaires pour informer les usagers qui tentent de le rejoindre de la durée de cette absence et de la procédure à suivre en cas d urgence. 5