GUIDE D UTILISATION POUR LES CLUBS RELATIONS AVEC LES MÉDIAS
TABLE DES MATIÈRES Introduction...3 Le communiqué de presse...4 L invitation de presse...5 Les médias sociaux...6 Annexe 1 : Exemple du communiqué de presse...10 Annexe 2 : Mise en page du communiqué de presse...11 Annexe 3 : Exemple de l invitation de presse...12 Annexe 4 : Mise en page de l invitation de presse...13 2
GUIDE D UTILISATION Relations avec les médias Synchro Québec Introduction À l aide de ce guide, vous serez en mesure de communiquer avec les médias et ainsi de promouvoir la nage synchronisée à travers le Québec. Cet outil vous permettra d en apprendre davantage sur l utilisation à bon escient du communiqué de presse et de l invitation de presse. Afin que ce sport rayonne à travers la province, nous avons besoin de votre collaboration. Si certains clubs bénéficient déjà d une couverture médiatique, d autres ignorent probablement comment faire parler de leur club dans les médias. Préférablement, il serait bien de désigner une personne responsable des relations publiques au sein de votre club. Une liste de médias par région vous aidera entre autres à cibler les journaux et les médias électroniques. Dans ce document, vous trouverez également une section qui traite de l utilisation des médias sociaux pour votre club. 3
Le communiqué de presse En nage synchronisée, lorsqu on parle de nouvelles, c est souvent : - Lorsqu un club monte sur le podium lors de compétitions - Lorsqu un club est sélectionné pour participer à une compétition d envergure - Lorsque des athlètes sont choisies dans une équipe de plus haut niveau - Lorsqu un club participe à un spectacle important - Lorsqu un événement majeur est organisé - Lorsque des entraîneurs reçoivent des prix ou sont nommés comme entraîneurs au sein d une équipe du Québec ou nationale Rédiger un communiqué de presse Quand? Lorsque la nouvelle est pertinente et d intérêt public Comment? - Sans faute d orthographe - Sous forme d un texte, avec des phrases courtes et bien structurées - Pas plus long qu une page à 1,5 interligne - Avec un titre choisi avec soin et qui décrit explicitement la nouvelle - En relatant les faits avec exactitude - En mentionnant les noms des entraîneurs Envoyer un communiqué de presse Quand? Le plus tôt possible après l événement dont il est question À qui? À des médias de la région concernée par la nouvelle Où? Directement dans le courriel, pas en pièce jointe Comment? - Fournir des coordonnées fiables afin d être rejoint rapidement (ex : cellulaire) - Répondre rapidement aux journalistes s ils ont besoin de photos, de renseignements ou de précisions 4
- Envoyer des photos où on distingue bien le visage de l athlète préférablement en action ou avec médaille au cou (éviter les photos démontrant des uniquement jeux de jambes) - Fournir les coordonnées des athlètes ou des entraîneurs pour d éventuelles entrevues Voir annexes 1 et 2 pour des exemples du communiqué de presse L invitation de presse Veuillez noter que vous pouvez également envoyer une invitation de presse lorsque vous êtes le club hôte d une compétition ou d un événement important. Toutefois, si vous invitez un journaliste, assurez-vous : - qu il y ait une personne de votre club désignée pour l accueillir - que cette personne soit disponible pour répondre à ses demandes tout au long de l événement - d aviser les membres de votre club et les invités de la présence possible de journalistes - de la disponibilité des athlètes pour d éventuelles entrevues en prenant soin de les identifier à l avance et de leur demander au préalable leur collaboration Rédaction de l invitation de presse Comment? - Indiquer la raison de l invitation - Spécifier très clairement le lieu, la date et l heure de la convocation de même que des renseignements pertinents relatifs à la porte d entrée ou au stationnement - Mentionner quelles athlètes seront présentes - Inviter le ou la journaliste à prendre des photos lors de l événement - S il y a des changements de lieu ou de date, aviser les journalistes convoqués même s ils n ont pas répondu à votre invitation - Soyez professionnels, polis et précis en tout temps avec les journalistes - Répondez rapidement aux journalistes s ils ont des questions 5
Envoi un communiqué de presse Quand? Une semaine avant l événement pour les journaux et les quotidiens Plusieurs semaines à l avance pour une couverture télévisuelle (exemple : RDS, Radio-Canada, etc) À qui? Àux journalistes des médias de la région concernée par la nouvelle ou par l athlète (exemple : médias du lieu de résidence l athlète, de la communauté culturelle, etc) Où? Directement dans le courriel, pas en pièce jointe Voir annexes 3 et 4 pour des exemples de l invitation de presse Les médias sociaux Les médias sociaux constituent de bons moyens de communication. En tant que club de nage synchronisée, ces outils vous permettront de diffuser des messages aux publics internes de votre organisation. Par exemple, vous pouvez utiliser Facebook afin de rappeler un événement à vos nageuses. Ces sites peuvent constituer un bon complément d information à votre site web. Pour les clubs qui n ont pas de site web, une page Facebook est un moyen gratuit de diffuser de l information via Internet. Choisir le bon média social Facebook Comme Facebook est très populaire, il s agit d un bon moyen d y diffuser des informations au public interne de votre organisation. C est aussi une bonne manière de diffuser des liens vers d autres pages intéressantes telles que la page de votre site web officiel. Vous devez faire un choix à propos de la page que vous voulez créer puisque trois options s offrent à vous. 6
Fanpage Facebook Ce type de page Facebook est utilisé par les artistes, les entreprises, les productions artistiques, etc. Comme son nom l indique, l utilisateur devient «fan» de la page afin de démontrer qu il aime une activité, une organisation ou un athlète. Il s agit d une page qui permet aux «fans» de communiquer avec l organisation ou la personne, évidemment ces derniers peuvent aussi répondre aux messages de leurs membres. Ce type de page offre toutes les fonctionnalités Facebook telles que les photos, les vidéos et les nouvelles en direct. Toutefois, avec ce type de page, on ne peut pas identifier les autres détenteurs d un compte de Facebook qui adhèrent à cette page. Ainsi, on y favorise la communication utilisateur-organisation en laissant un peu de côté les conversations des «fans» entre eux. Pour les clubs de nage synchronisée, il s agit d un bon moyen de signaler votre présence sur Facebook et de diffuser des messages à toute votre communauté. Il y a plusieurs moyens de sécuriser les Fanpages. Par exemple, on peut filtrer les renseignements pour faire en sorte que ceux qui n y adhèrent pas ne puissent pas voir le contenu diffusé. Toutefois, le contenu de la plupart des pages est ouvert à tous. Groupe Facebook Le groupe Facebook permet d unir les gens qui ont un intérêt en commun. Il faut faire partie du groupe afin de voir le contenu qui y est diffusé. Les groupes sont faciles d accès par les utilisateurs grâce à une icône située à la gauche de votre page d accueil. Par contre, ces groupes ne permettent pas de publier des albums photos. On peut seulement diffuser des photos qui proviennent d autres albums des membres du groupe. Le groupe est davantage propice à la discussion qu à la création de contenus. Les notifications permettent de savoir si quelqu un a répondu à votre message ou si quelqu un d autre a joint la discussion qui a été lancée. Contrairement à la page Facebook, les statuts et messages des groupes n apparaissent pas dans le fil d actualité des utilisateurs. Le membre doit aller dans le groupe afin de voir ce qui s y passe. Il y a plusieurs manières de sécuriser les groupes. Vous pouvez, par exemple, faire des groupes secrets qui ne sont visibles que par les membres. 7
Ami Facebook Enfin, vous pouvez concevoir une page pour votre club en lui créant une identité Facebook. Par exemple, Synchro Québec utilise ce type de page. De cette manière, le profil de votre club sera configuré comme s il s agissait d une personne et non d une entreprise. Avec ce type de page, les membres de votre club doivent être vos amis Facebook afin d interagir avec vous. Votre organisation peut communiquer directement avec ses amis via le mur ou la boîte de messagerie. Il s agit d un avantage de ce type de page. Ce profil offre beaucoup de fonctionnalités, mais comporte un caractère moins officiel que la Fanpage puisque plusieurs éléments tels que des jeux ou des spam peuvent se retrouver sur votre profil. Twitter Twitter est un site de microblog sur lequel l utilisateur peut diffuser des messages comptant au maximum 140 caractères. Il s agit d un bon moyen de diffuser des nouvelles, mais n est pas l idéal pour la rétroaction. Par exemple, si vous voulez émettre en direct les résultats des compétitions, Twitter est un bon outil, mais si vous voulez créer une discussion avec les membres de votre club, cela se révèle plus compliqué. Avec ce réseau social, vous ne pouvez pas malheureusement pas répondre à tout le monde en même temps et ainsi suivre le fil de la conversation. Vous pouvez créer une page Twitter si vous savez que la plupart des membres de votre club se retrouvent sur ce site. Si certaines personnes ont de la difficulté avec la technologie, Twitter peut s avérer quelque peu complexe à utiliser. Twitter demeure néanmoins un bon outil afin de faire connaître une entreprise à un large public, puisque son contenu est accessible à partir des différents moteurs de recherche. En tant que club, votre public est constitué de parents et d enfants et ce média social n est pas la meilleure manière de les atteindre puisque que seulement 3% des québécois détiennent un tel compte. Enfin, le choix d un type de page dépend grandement de l utilisation que vous voulez en faire au regard des forces et des faiblesses exposées. Il est surtout important de créer une seule page Facebook, votre page officielle. Si vous en créez plus d une, cela sera difficile pour vous 8
d entretenir plusieurs pages à la fois. Vous pouvez toutefois vous positionner sur différents médias sociaux sans problème par exemple en créant une page Facebook et un compte Twitter. D ailleurs, certains logiciels gratuits tels que Tweetdeck permettent de diffuser des messages sur plusieurs réseaux sociaux en même temps. Éléments importants lorsque vous utilisez les médias sociaux - Votre page et les messages qui s y trouvent représentent l image votre organisation. Il importe donc de toujours vérifier le contenu qui y est diffusé afin que cela soit toujours respectueux et en lien avec la mission de votre club. - Entretenez souvent vos pages et vos profils en y diffusant des messages pertinents sans faute d orthographe. - Répondez aux membres qui vous écrivent, interagissez avec eux. - Recrutez de nouveaux membres de votre page. - Restez en lien avec le sujet principal de votre page, la nage synchronisée. - Supprimez de votre page tout ce qui vous semble inapproprié. - Sécurisez votre page surtout si vous y diffusez du contenu vidéo confidentiel comme des routines avant une compétition. 9
ANNEXE 1 : Exemple d un communiqué Pour diffusion immédiate GABRIELLE BERNIER SÉLECTIONNÉE POUR PARTICIPER À UN SPECTACLE D ENVERGURE AU TEXAS Montréal, le 27 janvier 2011 Nageuse synchronisée et actuelle entraîneure-chef du secteur récréatif de Synchro Élite, Gabrielle Bernier a été sélectionnée afin de participer au spectacle Azul qui aura lieu au parc d attractions Sea World, à San Antonio, au Texas. C est au début du mois de février que l athlète originaire de Charlesbourg s envolera vers les États-Unis afin de débuter les répétitions de cette production pour laquelle elle a signé un contrat d un an. Seulement quatre nageuses synchronisées ont été choisies sur une base annuelle à travers la planète pour faire partie de ce spectacle auquel participeront également des acrobates, des plongeurs de même que des bélugas et des dauphins. Afin de joindre cette équipe, Gabrielle Bernier a dû démontrer son talent à l équipe de casting américaine à laquelle elle a soumis un dossier visuel accompagné de son curriculum vitae. - 30 - Source : Annabelle Dufour, stagiaire en communication Synchro Québec Téléphone : 1 866 537-3164 adufour@synchroquebec.qc.ca www.synchroquebec.qc.ca 10
ANNEXE 2 : Mise en page du communiqué Pour diffusion immédiate TITRE Lieu de la rédaction, date texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte - 30 - (code obligatoire qui indique la fin du communiqué) Source : Prénom et nom de la source, Fonction dans le club Nom du club Numéro de téléphone Courriel Site Internet s il y a lieu 11
ANNEXE 3 : Exemple d une invitation de presse À l attention des journalistes Montréal, le 10 février 2011 - Le club de nage synchronisée Synchro En Beauté vous invite à assister à la compétition provinciale qui aura lieu à la piscine du stade olympique les 2 et 3 mars prochain. Une centaine d athlètes de niveau Performance seront présentes lors de cette compétition d envergure. OBJET : Compétition provinciale de nage synchronisée DATE : Les 2 et 3 mars 2011 HEURE : 9 h à 16 h30 LIEU : Piscine du Parc olympique, 4545, avenue Pierre-de-Coubertin, Montréal, H2E 2K3 Entrée principale stationnement souterrain gratuit A-4 Anne Tremblay vous attendra à l entrée. - 30 - Pour plus de renseignements: Annabelle Dufour, stagiaire en communication Synchro Québec Téléphone : 1 866 537-3164 adufour@synchroquebec.qc.ca www.synchroquebec.qc.ca 12
ANNEXE 4 : Mise en page d une invitation de presse À l attention des journalistes Lieu de la rédaction, date raison de la convocation et texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte texte Objet : Nom de l événement Date : Date de la convocation Heure : De quelle heure à quelle heure Lieu : Adresse, ville, code postal, stationnement, porte, indications, nom de la personne à l accueil - 30 - (code obligatoire qui indique la fin de l invitation) Pour renseignements : Prénom et nom de la source, Fonction dans le club Nom du club Numéro de téléphone Courriel Site Internet s il y a lieu 13