ANNEXE 3.3 Organisation internationale de la Francophonie Construction du système d'information globale Génération 2 Expression des besoins
EXPRESSIONS DES BESOINS SIG 2G «Services collaboratifs» 1 EXPRESSION DE BESOINS DE LA GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS... 5 1.1 Le contexte de la GED à l'oif... 5 1.2 Les enjeux et objectifs... 5 1.3 Le constat de l'existant... 5 1.4 Description des besoins... 6 1.4.1 Synthèse des besoins... 6 1.4.2 Le fond documentaire... 7 1.4.3 Les utilisateurs... 8 1.4.4 Fonctionnalités attendues de la GED... 9 2 EXPRESSION DE BESOINS DE LA DEMATERIALISATION... 10 2.1 Le contexte... 10 2.2 Les enjeux et objectifs... 10 2.3 Le constat de l'existant... 11 2.4 Description des besoins... 11 2.4.1 Synthèse des besoins... 11 2.4.2 Les documents à dématérialiser... 11 2.4.3 Mode de fonctionnement... 13 2.4.4 Fonctionnalités attendues de l application... 14 3 EXPRESSION DE BESOINS DES WORKFLOW... 15 3.1 Le contexte... 15 3.2 Les enjeux et objectifs... 15 3.3 Parapheur électronique... 15 3.3.1 Présentation... 15 3.3.2 Principes de fonctionnement... 16 3.3.3 Avantages attendus du parapheur électronique... 16 3.4 Description des besoins de workflow par processus métier... 16 3.4.1 Processus «Elaborer la programmation quadriennale et son budget»... 16 3.4.1.1 Workflow : «Valider la programmation quadriennale et son budget»... 17 3.4.2 Processus «Elaborer la planification opérationnelle»... 19 3.4.2.1 Workflow : «Valider la planification opérationnelle»... 19 3.4.2.2 Workflow : «Réajuster la planification opérationnelle»... 21 3.4.2.3 Workflow : «Lancer des opérations non planifiées»... 21 3.4.3 Processus «Intégrer les modifications de budget»... 22 3.4.3.1 Workflow : «Affecter budget exceptionnel»... 22 3.4.3.2 Workflow : «Reporter budget exceptionnel»... 23 3.4.3.3 Workflow : «Prélever sur fond de réserve»... 23 3.4.3.4 Workflow : «Modifier le budget»... 24 3.4.4 Processus «Elaborer le budget rectificatif annuel»... 25 3.4.4.1 Workflow : «Elaborer et valider un budget rectificatif»... 25 3.4.5 Processus «Exécuter les interventions»... 27 3.4.5.1 Workflow : «Valider un protocole d'accord»... 27 3.4.5.2 Workflow : «Elaborer une convention de cofinancement»... 28 3.4.5.3 Workflow : «Régler une tranche, un achat de bien ou une prestation de service».. 29 3.4.5.4 Workflow : «Validation de la facture fournisseur»... 36 3.4.6 Processus «Gérer les EB, les EJ et les BPP»... 37 3.4.6.1 Workflow : «Valider des EB et des EJ»... 37 3.4.6.2 Workflow : «Contrôle des dossiers par le service CF»... 38 3.4.7 Processus «Arrêter un exercice comptable et réédition des comptes»... 41 2
3.4.7.1 Workflow : «Clôture budgétaire»... 41 4 EXPRESSION DE BESOINS DE GESTION DES MISSIONS... 43 4.1 Le contexte... 43 4.2 Les enjeux et objectifs... 43 4.3 Description des besoins... 43 4.3.1 Gestion des calendriers de mission... 44 4.3.2 Gestion des demandes de missions... 44 4.3.3 L Ordre de Mission... 44 4.3.4 Gestion des plans de vol... 45 4.3.5 Gestion des rapports de mission... 45 5 EXPRESSION DE BESOINS DE GESTION DES ACHATS... 48 5.1 Le contexte... 48 5.2 Les enjeux et objectifs... 48 5.3 Workflow : «achats en dessous de 5 000 euros»... 48 5.4 Workflow : «achats entre 5 000 et 25 000 EURO»... 50 5.5 Workflow : «Appels d'offres»... 52 6 EXPRESSION DE BESOINS DES ANNUAIRES (ORGANISATION & TIERS)... 58 6.1 Le contexte... 58 6.2 Les enjeux et objectifs... 58 6.3 Le constat de l'existant... 58 6.4 Description des besoins... 59 6.4.1 Synthèse des besoins... 59 6.4.2 Fonctionnalités attendues de l application... 59 6.4.2.1 Principales fonctions de gestion souhaitées... 59 7 EXPRESSION DE BESOINS DE LA GESTION DU COURRIER... 61 7.1 Le contexte... 61 7.1.1 Courriers entrants... 61 7.1.2 Courriers sortant... 61 7.1.3 Courriers internes... 62 7.1.4 Gestion des colis entrants... 62 7.1.5 Gestion des colis sortants... 62 7.1.6 Courriers électroniques... 62 7.2 Les enjeux et objectifs... 63 7.3 Le constat de l'existant... 63 7.4 Description des besoins... 63 7.4.1 Synthèse des besoins... 63 7.4.2 Fonctionnalités attendues de l application... 64 7.4.2.1 Courriers entrants... 64 7.4.2.2 Courriers sortants... 65 7.4.2.3 Courriers internes... 65 7.4.3 Mode de fonctionnement... 65 7.4.3.1 Courriers entrants... 65 7.4.3.2 Courriers sortants... 68 7.4.3.3 Fonctions des courriers internes... 70 7.4.3.4 Fonctions des dossiers... 70 3
La lecture préalable du document "Contexte technique du projet" est requise pour une meilleure compréhension du présent document. 4
1 EXPRESSION DE BESOINS DE LA GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS 1.1 Le contexte de la GED à l'oif Les besoins en termes de gestion électronique de documents concernent toutes les unités administratives de l'oif y compris les unités hors siège, pour la gestion de la documentation liée aux activités de mise en œuvre de la programmation et du fonctionnement. Dans le cadre de ces activités, les différents acteurs travaillent avec de nombreux partenaires internes et/ou externes à l OIF. Cette collaboration implique un échange volumineux d informations et de documents. 1.2 Les enjeux et objectifs Actuellement, le patrimoine documentaire de l OIF est géré essentiellement de façon manuelle et décentralisée dans ses différentes unités administratives. Il en résulte d énormes difficultés d exploitation et de partage dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités. C est pourquoi l'oif souhaite acquérir un outil commun qui lui permettra de centraliser, d échanger et de gérer de manière rationnelle et intelligente l information et la documentation qu elle reçoit, crée, traite et stocke. Pour atteindre ces objectifs, l OIF souhaite mettre en place un système de gestion électronique de documents (GED) qui deviendra la principale source documentaire pour, d une part, alimenter le parapheur électronique et tous les autres workflow métiers (voir les chapitres suivants) et, d autre part, mettre à la disposition des membres du personnel de l OIF toutes les données et les informations nécessaires à la réalisation de leurs tâches. Les objectifs de la mise en place d une GED sont les suivants : Centralisation et mutualisation du patrimoine documentaire de l'organisation ; Disponibilité et accès facilité à l'information à toutes les unités administratives, aux unités hors siège et aux personnels itinérants ; Traçabilité des échanges et des traitements des documents ; Meilleure gestion de la sécurité et de la confidentialité des documents ; Amélioration de la productivité. Les enjeux sur le plus long terme seraient de : Optimiser les échanges en interne et en externe avec les Instances de la Francophonie et les partenaires ; Constituer une véritable mémoire des actions de l OIF. 1.3 Le constat de l'existant Les différentes unités administratives de l'oif gèrent et échangent actuellement la documentation au moyen des outils traditionnels à leur disposition tels que les ordinateurs individuels, disques externes, disques réseaux, sites web, messagerie, etc Or ces outils inadaptés à la collaboration et à la gestion partagée de la documentation évolutive, présentent plusieurs inconvénients : 5
Lourdeur dans la gestion quotidienne et le suivi des procédures documentaires pour l acquisition, le référencement, la mise à jour, la diffusion et l archivage de la documentation projet (actions manuelles et répétitives) ; Problèmes de sécurité des données (doublons, écrasement de données, suppressions involontaires) ; Manque de visibilité lié à l éparpillement des données sur différents supports, à l impossibilité de rechercher des fichiers sans savoir où ils sont classés et à une structuration très limitée induisant parfois un manque d information ; Gestion des droits d accès limitée ; Ergonomie restreinte. 1.4 Description des besoins 1.4.1 Synthèse des besoins Les principaux besoins à couvrir par la GED sont les suivants : 1) Centraliser l ensemble de la documentation sur une même plateforme ; 2) Accéder à la documentation à distance via le web (en mode portail documentaire) ; 3) Interfacer la solution avec les outils existants ; 4) Différencier les droits d accès aux informations (aux dossiers voire aux documents), selon des profils d utilisateurs prédéterminés, permettant d effectuer des actions différentes (consultation, dépôt, modification, suppression ) ; 5) Stocker et gérer un volume important de fichiers ; 6) Structurer des informations et des documents ; 7) Décrire finement les documents ; 8) Référencer de manière unique les documents ; 9) Faciliter la recherche des informations et des documents ; 10) Prévoir un thésaurus (thématiques et mots clés de l'organisation) ; 11) Conserver les différentes versions de documents, et effectuer l'historique des modifications ; 12) Travailler à plusieurs sur les documents (commentaires, verrouillage, notifications, historique des actions) ; 13) Faciliter les procédures documentaires pour l acquisition de documents (création de document, dépôt de fichier), le référencement et le contrôle documentaire ; 14) Gestions des statuts des documents (nécessité de définir les différents statuts exemple: proposition, collaborative, adopté) ; 15) Gestions des délais de communication, avec spécification de la date à partir de laquelle un document peut être ouvert à la communication (optionnel) ; 16) Lien avec les documents hors GED, quel que soit le support, le format et la nature, notamment via des références ; 17) Mise en place d'alerte pour la transmission des documents habituellement archivés en format papier au service d'archivage. 6
Par ailleurs, l OIF possède des systèmes existants avec lesquels il est nécessaire d interfacer la solution de GED : Site Internet de l OIF ; Sites Intranet (L Intranet, Suivi GAR, DRH, CIVITAS, PGS, ) ; Sites Extranet (plateforme de travail des Instances). 1.4.2 Le fond documentaire Le fond documentaire de l OIF est constitué de différentes typologies et formats de documents, parmi lesquels on a répertorié dans le périmètre SIG 2G les documents suivants classés par activité ou processus métier : Budget Contrats Accord d'ouverture de crédit ; Annonce validée (montant & affectation) ; Budget annuel ; Budget quadriennal ; Demande de prélèvement sur fonds de réserve ; Demande de modification budgétaire ; Nomenclature budgétaire ; Ouverture de crédit ; Plan d'exécution annuelle ; Recettes prévisionnelles ; Résolution sur fond de réserve. Arrêté de subvention ; Contrat d'expertise ; Contrat de prestation de services ; Convention de financement ; Protocole d'accord ; Convention de partenariat (objectifs communs et gestion séparée) ; Accord-cadre ; Accord de coopération. Bilan d Opérations Bilan détaillé ; Bilan global ; Compte-rendu financier ; Compte-rendu pédagogique ; Compte-rendu technique ; Résultats liés aux indicateurs GAR (produits et services). 7
Exécutions d Opérations Bon Pour Paiement (BPP) ; Engagement Budgétaire ; Engagement Juridique ; Fiche d'opération ; Rapport de mission. Textes de référence Documents généraux de l'institution ; Orientations, programmation et évaluation ; Discours et communiqués ; Ressources Humaines ; Documents financiers ; Documents relatifs à la structure ; Présentation et iconographie ; Règles d'usage ; Modèles de courriers administratifs ; Modèles de documents financiers ; Archives. Contractualisation Formulaire de requêtes ; Formulaires de candidature. Evaluations et audits Rapport d'audit ; Rapport d évaluation. 1.4.3 Les utilisateurs Profils Localisation géographique Volume approximatif Internes à l OIF : membres du personnel titulaires, agents temporaires, stagiaires et consultants du siège et des unités hors siège, Répartis partout dans le monde Environ 400 utilisateurs au total 8
1.4.4 Fonctionnalités attendues de la GED La GED doit couvrir tous les processus visant à gérer et organiser des documents de manière informatisée. Il doit prendre en compte toutes les étapes du cycle de vie d'un document, de l'acquisition à l'archivage. Acquisition L'acquisition doit concerner aussi bien les documents existants que produits, aussi bien les documents papier (via numérisation) qu'électroniques. Classement Lorsqu'un document entre dans le système de gestion, il doit pouvoir être retrouvé. Il doit donc être indexé selon ses métadonnées (type de fichier, date d'ajout, responsable de l'ajout, ) et son contenu (recherche en texte intégral). Stockage Il est impératif de garantir l'intégrité et l'authenticité, la sécurité et la sauvegarde des documents du système de GED. Il faut donc s'intéresser au stockage initial des documents et à leurs sauvegardes. Diffusion Les documents ont souvent vocation à être diffusés, sous forme électronique ou après impression. Il faut dans certains cas les transformer et les faire valider avant cette diffusion. Le système de GED doit donc gérer des circuits d approbation en mode parapheur électronique ou en simple workflow de validation. Archivage Certains documents doivent légalement être conservés même s'ils n'ont plus de pertinence pour les opérations courantes. Ils deviennent alors des candidats à l'archivage, ce qui peut avoir des conséquences sur leur accès et leur indexation. Le système de GED doit donc gérer l étape d archivage des documents en prenant en compte les normes archivistiques en vigueur. 9
2 EXPRESSION DE BESOINS DE LA DEMATERIALISATION 2.1 Le contexte Dans le cadre des activités de mise en œuvre de la Programmation, du Fonctionnement et des Investissements, les différentes unités administratives de l'oif collaborent avec de nombreux partenaires internes ou externes. Cette collaboration implique un échange volumineux de documents au format papier qui induit une lourdeur dans le fonctionnement en termes de : Temps de traitement et de gestion de la relation avec les partenaires et les fournisseurs ; Tâches de classement et d archivage des documents entrants ; Complexité de recherche d information par manque d indexation des documents ; Multiplication des photocopies ; Circulation des originaux papiers avec le risque d altération physique (déchirure, tâche etc.) des documents ; Perte de documents dans les circuits administratifs complexes de validation. 2.2 Les enjeux et objectifs Dans le cadre de l amélioration continue de ses processus métiers l OIF souhaite automatiser certaines étapes, notamment par la mise en place de workflow métiers et par la numérisation des documents associés à ces workflow. C est pourquoi elle projette d'acquérir un outil de dématérialisation qui lui permettra de mettre en place : Une gestion modernisée et simplifiée de son patrimoine documentaire, Un espace de stockage unique et centralisé, destiné à accueillir aussi bien les documents existants que produits, aussi bien les documents papier (via numérisation) qu'électroniques, Une politique de gestion de la valeur probante des documents depuis leur numérisation jusqu à leur archivage ou leur destruction, Un traitement automatisé des documents numérisés, incluant la lecture automatique et la reconnaissance optique des données (LAD/RAD), Les enjeux principaux de la dématérialisation se résument en quelques points : Accélérer le traitement de l information ; Intégrer les flux documentaires dans le SIG ; Retrouver l'information au moment opportun ; Sécuriser et tracer l information ; Partager l information plus facilement ; Supprimer des tâches fastidieuses ; Réduire les coûts de gestion. 10
2.3 Le constat de l'existant Excepté quelques documents qui sont scannés dans certaines unités administratives, la quasitotalité des documents non électroniques sont échangés dans l OIF au format papier. Ces documents sont ensuite archivés dans ce même format. 2.4 Description des besoins 2.4.1 Synthèse des besoins Les principaux besoins à couvrir par l outil de dématérialisation sont les suivants : Gérer un volume important de documents ; Référencer de manière unique les documents ; Rechercher facilement des informations et des documents ; Interagir avec les autres systèmes existants (ex. la GED et le système de gestion des courriers) pour échanger avec eux des informations sur les documents dématérialisés. 2.4.2 Les documents à dématérialiser Budget Accord d'ouverture de crédit ; Annonce validée (montant & affectation) ; Budget annuel ; Budget quadriennal ; Demande de prélèvement sur fonds de réserve ; Demande de modification budgétaire ; Nomenclature budgétaire ; Ouverture de crédit ; Plan d'exécution annuel ; Recettes prévisionnelles ; Résolution sur fond de réserve. Contrat Arrêté de subvention ; Contrat d'expertise ; Contrat de prestation de services ; Convention de financement ; Protocole d'accord ; Convention de partenariat (objectifs communs et gestion séparée) ; Accord-cadre ; Accord de coopération. 11
Bilan Opérations Bilan détaillé ; Bilan global ; Compte-rendu financier ; Compte-rendu pédagogique ; Compte-rendu technique. Exécution d Opération Bon Pour Paiement (BPP) ; Engagement Budgétaire ; Engagement Juridique ; Fiche d'opération ; Rapport de mission ; Résultats liés aux indicateurs GAR (produits et services). Directives, Textes de référence Documents généraux de l'institution ; Orientations, programmation et évaluation ; Discours et communiqués ; Ressources Humaines ; Documents financiers ; Documents relatifs à la structure ; Présentation et iconographie ; Règles d'usage ; Modèles de courriers administratifs ; Modèles de documents financiers ; Archives. Contractualisation Formulaire de requêtes ; Formulaire de candidature. Evaluation et audit Rapport d'audit ; Rapport d évaluation. 12
2.4.3 Mode de fonctionnement La dématérialisation des documents pourrait se faire soit par le service des courriers soit par un service «Dématérialisation» ad hoc. Deux scénarios sont alors possibles : Scénario n 1 : Traitement par le bureau d ordre Ce scénario est centré sur la numérisation des documents dès l arrivée du courrier dans l organisation. Il se décompose en trois grandes étapes : Traitement des documents entrants Réception du courrier entrant ; Tri des documents par service ; Tri des documents à numériser ; Distribution du courrier non numérisé dans les services. Numérisation Préparation des documents pour le scanner ; Reconnaissance automatique de documents (RAD) ; Lecture automatique de documents (LAD) ; Contrôle Intégration dans l outil de GED avec distribution des documents aux services concernés. Vidéocodage dans les services concernés ; Intégration définitive des documents dans la GED. Dans ce scénario le service des courriers prend en charge les documents à numériser depuis leur arrivée dans l organisation jusqu à leur intégration dans la GED dans un statut «En attente de contrôle». Ensuite, ce sont les services qui contrôlent les documents numérisés qui leur sont destinés avant de passer leur statut à «Contrôlé». Il traitera aussi les documents internes qui nécessitent d'être dématérialisés selon les mêmes procédures. Scénario n 2 : Traitement par le service «Dématérialisation» Ce scénario décrit la numérisation des documents par un service «Dématérialisation» ad hoc qui reçoit les lots de documents à numériser du bureau d ordre ou de la part d'autres unités administratives. Il se décompose en deux grandes étapes : Numérisation Préparation des documents pour le scanner ; Reconnaissance automatique de documents (RAD) ; Contrôle Lecture automatique de documents (LAD). Vidéocodage dans le service «Dématérialisation» ; Intégration définitive des documents dans la GED. Dans ce scénario le service «Dématérialisation» reçoit les documents à numériser du bureau d ordre ou de la part des unités administratives. Il prend en charge leur traitement depuis la numérisation jusqu à leur intégration définitive dans la GED en passant par une étape de contrôle via un vidéocodage. 13
2.4.4 Fonctionnalités attendues de l application La solution doit couvrir toute la chaine de traitement des documents numériques : Numérisation des documents en lots avec séparateurs ; Regroupement des documents par dossiers (documents du même dossier ou annexes) ; Reconnaissance automatique des destinataires internes ; Distribution automatique et/ou manuelle des documents à leurs destinataires ; Tampons, annotations, commentaires et signature numérique ; Classement sécurisé dans la GED ; Recherches par le contenu plein texte, la date, les métadonnées, etc. ; Interaction avec la GED et le système de gestion des courriers. Les trois systèmes devront être capables d échanger des données entre eux, notamment pour autoriser la saisie des informations d identification (la référence du courrier, référence d un dossier, le numéro de la facture si le document est une facture, ). 14
3 EXPRESSION DE BESOINS DES WORKFLOW 3.1 Le contexte Un workflow, littéralement «flux des tâches», est la représentation sous forme de flux, des tâches à réaliser par une personne ou un groupe de personnes pour accomplir l'ensemble ou une partie des tâches regroupées en un même processus ou procédure métier. La plupart des processus métiers de l OIF contiennent une ou plusieurs étapes d approbation. L OIF souhaite transformer ces étapes en workflow gérant des circuits de validation et/ou de visa et de signature. Ces workflow doivent gérer un ou plusieurs documents à valider. Ces documents sont importés depuis la GED et peuvent être dans un format numérique dès leur création ou provenir de la dématérialisation des documents papier. Ces workflow doivent décrire le circuit d approbation, les tâches à répartir entre les différents acteurs d'un processus les délais et les modes de validation. 3.2 Les enjeux et objectifs Dans le cadre de l amélioration continue de ses processus métiers l OIF souhaite automatiser les circuits d approbation par la mise en place d'un système de Workflows qui lui permettra de : Augmenter l'agilité des processus ; Améliorer la traçabilité et réduire le temps de traitement des circuits d approbation ; Automatiser les tâches à faible valeur ajoutée (envoi d'email) ; Contrôler et suivre l'avancement des circuits d approbation ; Automatiser la circulation des documents ; Impliquer les intervenants dans les circuits d approbation. Par ailleurs, il existe au sein de l OIF trois types de circuit d approbation que le système de workflow doit couvrir : Circuits d information : nécessite un simple accusé de réception de lecture qui ne conditionne pas la suite des actions ; Circuits de validation simple (sans certificat électronique) : nécessite une action de type «Accepté/Refusé» ; Circuits de visa et/ou de signature (avec certificat électronique) : nécessite une authentification par un certificat électronique en plus de l action «Accepté/Refusé». 3.3 Parapheur électronique 3.3.1 Présentation Le parapheur électronique, ou e-parapheur est un outil de gestion des visas et des signatures électroniques qui implémentent les circuits d approbation de type «visa et signature électroniques» et qui reprend à minima les fonctionnalités d un parapheur papier, mais sous forme électronique. L e-parapheur doit faciliter l action de visa et de signature d'un ou plusieurs documents organisés sous forme de dossiers. Un dossier peut contenir plusieurs documents et leurs annexes. Le visa ou la signature peut concerner un ou plusieurs documents à la fois. 15
3.3.2 Principes de fonctionnement L agent sélectionne un ou plusieurs documents dans la GED, puis l importe dans le parapheur électronique dans un circuit d approbation préalablement défini. Cette action déclenche l envoi d un e-mail de notification vers le responsable qui doit approuver les documents. Ce dernier peut alors se connecter au parapheur électronique pour visualiser les documents et les approuver ou les refuser. Chaque intervenant doit pouvoir récupérer à tour de rôle les documents déposés dans le circuit et les approuver en fonction du profil et du rôle qui lui est assigné (validation, visa, signature, etc.) Le document ainsi approuvé est placé dans la GED sous une nouvelle version (validé, visé, signé) d où il pourra être visualisé ou téléchargé. Dans le cas où plusieurs personnes doivent signer le même document, le parapheur électronique les fera intervenir successivement, selon l ordre défini dans le circuit d approbation. 3.3.3 Avantages attendus du parapheur électronique La mise en place du parapheur électronique doit permettre à l OIF d optimiser et de pérenniser ces circuits d approbation et apporter une plus-value en termes de : Rigueur : les documents doivent effectivement suivre le parcours de validation qui leur est assigné ; Rapidité : après chaque étape, le document doit être immédiatement disponible pour le ou les acteurs intervenant dans le circuit de validation ; Fluidité : les documents doivent être disponibles en permanence, chaque intervenant peut y accéder au moment de son choix ; Ubiquité : le parapheur électronique doit être accessible et utilisable depuis n importe quel poste ; Traçabilité, horodatage : toutes les actions doivent être enregistrées à chacune des étapes ; Sécurité : l'accès aux documents doit être restreint aux personnes autorisées après authentification forte par certificat électronique. 3.4 Description des besoins de workflow par processus métier 3.4.1 Processus «Elaborer la programmation quadriennale et son budget» Ce processus contient deux phases importantes pouvant donner lieu à deux workflows : Elaboration de la contribution de l OIF dans la construction du CSMT (possibilité) ; Elaboration de la programmation quadriennale et son budget. 16
3.4.1.1 Workflow : «Valider la programmation quadriennale et son budget» Description du workflow Ce workflow fait intervenir la DPE, les directions de programme, le bureau de l Administrateur et les Instances pour élaborer et valider la programmation quadriennale et coordonner la répartition et la ventilation de son budget. Cette élaboration va permettre à ce stade de déterminer : Les Domaines d'action, Les Programmes Les Projets, A ce stade, la DPE, la DAF et le bureau de l Administrateur vont déterminer les montants budgétaires globaux, puis en collaboration avec les autres directions de programmes ils vont déterminer le budget prévisionnel par mission, par Domaine d'action, Programme et Projets. La programmation quadriennale et son budget prévisionnel sont ensuite soumis à l Administrateur pour validation avant d être présentés aux Instances (CCP, CAF, CPF et CMF) pour validation et adoption. Si nécessaire, la programmation et son budget sont retournés à la DPE, la DAF et au bureau de l Administrateur pour être révisés puis représentés une nouvelle fois aux Instances pour validation et adoption. Fonctionnement du workflow Etape 0 1 Données en entrée CSMT Budget global Enveloppe budgétaire par mission Action Qui Résultats Remarques Elaboration du budget prévisionnelle par Mission Elaboration du projet de l architecture de la programmation et des résultats ADM et Conseil de direction Directions de projets (DIRPRO), avec l appui de la DPE Enveloppe budgétaire par Mission Architecture prévisionnelle de la programmation et des résultats Identification des grands éléments de la programmation quadriennale : Domaines d'actions, Programmes Projets. Résultats de ces unités d'action sont identifiés en même temps 2 3 4 Architecture prévisionnelle de la programmation et des résultats Architecture prévisionnelle de la programmation et des résultats VALIDEE Architecture de la programmation et des résultats Validation interne Conseil de direction Architecture prévisionnelle de la programmation et des résultats VALIDEE Adoption de l'architecture Elaboration de la proposition de programmation et Instances (CCP : recommandation -> CPF : recommandation -> CMF : adoption) DIRPRO avec appui de la DPE Architecture de la programmation et des résultats ADOPTEE La proposition de programmation Cadres logiques Adoption du budget global 17
Etape 5 Données en entrée ADOPTEE La proposition de programmation Cadres logiques Cadres de suivi des résultats Action Qui Résultats Remarques cadres logiques et cadres de suivi des résultats Validation interne de la proposition de programmation, cadres logiques et cadres de suivi des résultats Conseil de direction Cadres de suivi des résultats La proposition de programmation Cadres logiques Cadres de suivi des résultats VALIDES 6 7 La proposition de programmation Cadres logiques Cadres de suivi des résultats VALIDES Partie programmation de la nomenclature budgétaire prévisionnelle Partie fonctionnement de la nomenclature budgétaire prévisionnelle Répartition des enveloppes budgétaires sur les Domaines d'action, les Programmes les Projets de la Programmation, du Fonctionnement et des Investissements Elaboration de la nomenclature budgétaire prévisionnelle DIRPRO, DPE DAF, directions de support (DIRSUP) DAF (DPE->DAF) Partie programmation de la nomenclature budgétaire prévisionnelle Partie fonctionnement de la nomenclature budgétaire prévisionnelle Nomenclature budgétaire prévisionnelle 8 9 Nomenclature budgétaire prévisionnelle La nomenclature budgétaire VISEE (VCF) Validation de conformité de la nomenclature budgétaire prévisionnelle Signature et publication de la nomenclature budgétaire et de la décision d ouverture de crédit CF Administrateur La nomenclature budgétaire VISEE (VCF) Nomenclature budgétaire SIGNEE Décision d ouverture de crédit Décision de désignation des ordonnateurs délégués Intégration de la nomenclature budgétaire dans le SIG Ouverture des crédits dans le SIG Si refus, retour à l étape 6 pour modification 10 Nomenclature budgétaire SIGNEE Mise à jour dans le SIG DAF 18
Modélisation du workflow voir Lot2-Annexe-3.4.1.1-1_Valider_programmation_quadriennale 3.4.2 Processus «Elaborer la planification opérationnelle» 3.4.2.1 Workflow : «Valider la planification opérationnelle» Description du workflow Ce workflow fait intervenir la DPE, les directions de programmes et le bureau de l Administrateur pour coordonner la mise en œuvre de la planification quadriennale et préciser les activités et les opérations. Ce workflow concerne à la fois les directions du siège et des unités hors siège (UHS). Les étapes de ce workflow sont : Collecter les informations de planification des Activités et des Opérations par les directions de programme ; Mettre en forme, pré-valider la planification des Activités et des Opérations par la DPE ; Préparer et ventiler le budget annuel (DPE, la DAF et les Directions de Programmes) ; Présenter la planification quadriennale pour validation à l Administrateur ; Si nécessaire, réviser la planification quadriennale et la resoumettre pour validation par l Administrateur ; Valider la planification quadriennale par l Administrateur. Fonctionnement du workflow Etape 0 Données en entrée Cadres logiques des projets Nomenclature budgétaire Action Qui Résultats Remarques Identification des Opérations et des missions urgentes Affectation des budgets et des crédits associés aux Opérations et missions urgentes DIRPRO Liste des opérations et des missions urgentes Propositions des DIRPRO 1 Liste des Opérations et des missions urgentes Cadres logiques des projets Nomenclature budgétaire Validation de la liste des Opérations et des missions urgentes Administrateur Note d autorisation de mise en œuvre Liste des Opérations et des missions urgentes VALIDEES 2 Cadres logiques des projets Nomenclature budgétaire Identification des Activités, des Opérations et des missions DIRPRO Tableau de planification des Activités, des Opérations et des missions Concertation et arbitrage interne au sein des DIRPRO. 3 Cadres logiques des Projets Nomenclature Pré-validation de la planification des Activités, des DPE DAF DIRPRO Tableau de planification des Activités, des Echanges entre les DIRPRO, la 19
Etape 4 Données en entrée budgétaire Tableau de planification des Activités, des Opérations et des missions Tableau de planification des Activités, des Opérations et des missions PREVALIDE Action Qui Résultats Remarques Opérations et des missions Préparation et ventilation des budgets annuels Opérations et des missions PREVALIDE Crédit ventilé sur l année n et le budget ventilé sur les années suivantes du quadriennum Analyse DPE Tableau de planification des Activités, des Opérations et des missions PREVALIDE Note d analyse par UA adressé à l Administrateur DPE et la DAF 5 Tableau de planification des Activités, des Opérations et des missions, accompagnés des analyses de la DPE Validation de la planification quadriennale Administrateur Note d autorisation de mise en œuvre Tableau de planification des Activités, des Opérations et des missions VALIDE Si nécessaire, le tableau de planification des Activités, des Opérations et des missions est révisé par la DPE, la DAF et les DIRPRO et soumis de nouveau à l Administrateur pour validation Modélisation du workflow Voir Lot2-Annexe-3.4.2.1-1_Planification_stratégique_de_la_programmation 20