Ecole Certifiée ISO 9001 version 2000 par BVQI L IPAC est composé de 3 instituts IPAC Commerce, Tourisme, Gestion, Management IMSA Santé & Accompagnement IMNE Nature & Environnement ISO 9001 - MANUEL QUALITE Le manuel présente le système de management de la qualité de l IPAC, IMSA et IMNE. Seule la version disponible sur le site Internet de l IPAC www.ipac-france.com est mise à jour régulièrement. Il est destiné : aux entreprises, étudiants, stagiaires et apprentis et aux fournisseurs à l organisme certificateur (BVQI) aux collaborateurs (formateurs, responsables pédagogiques, ). Qui sommes nous? L IPAC existe de par la volonté d entreprises et d institutions des Pays de Savoie : banques, entreprises industrielles, entreprises du travail temporaire, syndicats professionnels, Certaines sont associées et présentes au sein du comité de direction d autres s impliquent activement dans le développement au travers de contrats de chaire. L IPAC fait également parti d un réseau ERASMUS de 15 universités européennes Angleterre : University of Gloucestershire, University of Central Lancashire. Ecosse : University of Paisley Belgique : Hogeschool Anterwerpen. Irlande : Dundalk Institute of Technology. Pays-Bas : Hogeschool 's- Hertogenbosch, Hogeschool Zeeland. Pologne : Wyzsza Szkola Kupecia. Allemagne : Fachhochschule Kempten. Espagne: Tenerife-Canaries: Université de la Laguna L IPAC est également présent dans des réseaux : Membre de la Chambre de Commerce Suisse en France Membre de la Fédération Européenne des Ecoles. Partenaire CNAM Partenariat avec l université de Marne La Vallée Les parcours de formation Révision : K du : 28/08/03 Page 1 / 7
ENGAGEMENT DE LA DIRECTION "L'implication constante des équipes de l IPAC vis à vis de la démarche Qualité entamée depuis 1998 est la garantie d'apporter à nos partenaires (entreprises, familles, étudiants, stagiaires, apprentis et institutionnels) un niveau de qualité optimum." "L'évolution naturelle de notre métier nous amène à rechercher de façon permanente les meilleurs moyens pédagogiques et techniques pour assurer à nos partenaires les services les mieux adaptés à leurs besoins propres." "Ainsi, je m'engage à assurer une écoute permanente des besoins de nos partenaires et à ce que chacun des collaborateurs de l IPAC dispose des moyens les plus adaptés, que chaque responsable pédagogique veille à ce que les informations et les formations soient régulières au sein des équipes de manière à apporter à nos partenaires les solutions les mieux adaptées à leurs souhaits et volontés, dans le respect de notre politique Qualité." "Je m'engage également à ce que l'ensemble de nos équipes soit sensibilisé à l'importance de satisfaire les exigences de nos partenaires ainsi que les exigences réglementaires et légales." "Je donne au Responsable Qualité, Gérard Pont, toute latitude pour assurer le suivi, l'application et l'évolution de notre système de management de la qualité." Jean-Michel Delaplagne Président LA CERTIFICATION ISO 9001 - Version 2000 En récompense de sa politique "Qualité", l IPAC a obtenu, la Certification ISO 9002 en mars 2000 ainsi que la Certification ISO 9001 - version 2000 en mai 2003 par BVQI. Notre système de management de la Qualité Il s appuie sur un manuel ainsi que des processus, procédures, instructions, informations et des enregistrements : Manuel Qualité M Q Q Procédures Générales & Descriptions de fonction P G D F Textes Réglementaires T R Des procédures décrivent de façon pratique les règles de fonctionnement à appliquer. Elles permettent de capitaliser le savoir-faire de l IPAC, de faciliter l adaptation des nouveaux collaborateurs, et elles facilitent la polyvalence au sein de l IPAC. Des descriptions de fonctions précisent les missions respectives des différents intervenants (salariés ou non) de l IPAC. Les textes réglementaires : Lois, décrets, circulaires, référentiels que chacun doit veiller à respecter dans l exercice de sa mission. Révision : K du : 28/08/03 Page 2 / 7
Interaction des processus Procédures en vigueur Chapitres de la norme ISO 9001 Référence des Procédures existantes 4 Organisation IPAC-PG-40 Liste des procédures IPAC-PG-41 Organisation système qualité IPAC-PG-42 Sauvegarde des données informatiques 6 Ressources IPAC-PG-61 Mise à disposition des moyens 7 Métiers Conception de formation : IPAC-PG-71 Projets Recrutement étudiants / apprentis / stagiaires : IPAC-PG-73 Accueil et gestion des inscriptions Pédagogie : IPAC-PG-75 Pédagogie ; IPAC-PG-08 Gestion des textes et informations réglementaires 8 Améliorations IPAC-PG-81 Processus mesures analyse et amélioration Nos Objectifs qualité Nos objectifs qualité sont définis au sein du comité de direction en cohérence avec le projet le plan de développement à 3 ans. Le plan de développement à 3 ans est la clé de voûte du processus d amélioration et de planification du système de management de la qualité. C est au cours des comités de direction que sont présentées et planifiées les modifications du système de management de la qualité. Leur efficacité est aussi examinée. Révision : K du : 28/08/03 Page 3 / 7
Notre organisation Un comité de direction travaille en collaboration avec le Comité d Orientation (composé de dirigeants d entreprises associées ou partenaires) et avec le Comité Pédagogique (composé de responsables de recrutement). Il gère le processus d amélioration du système de management de la qualité et de sa planification ; à ce titre il revêt une grande importance. Le comité de direction se réunit régulièrement. (5 à 6 réunions par an). Il permet de s'assurer que le système de management de la qualité est pertinent, adéquat et efficace par le suivi des indicateurs Qualité. Les fonctions pédagogiques et administratives Une revue de direction est organisée chaque semestre (en Mars et en Novembre. Le Directeur de l IPAC, les Directeurs de site, les Directeurs des études et le Coordonnateur Qualité et l ensemble du personnel de l IPAC participent à cette réunion. Sont examinés à cette occasion: Les résultats des audits ; Les retours d information des utilisateurs et des partenaires ; L évolution des procédures ; L état des actions correctives et préventives ; Les actions des revues de direction précédentes ; Les changements pouvant affecter le système de management de la qualité ; Les recommandations d améliorations. A l issue de la revue de direction il est défini : des actions et décisions relatives à l amélioration de l efficacité du système de management de la qualité et l amélioration du service par rapport aux exigences des utilisateurs et des partenaires. Les besoins en ressources. Révision : K du : 28/08/03 Page 4 / 7
Nos processus Vision stratégique à long terme Plan de développement à 3 ans Comité de direction Comité d orientation Comité pédagogique Conception et mise en œuvre de formation et suivi de projets Projets : IPAC-PG 71 Comité de direction Comité pédagogique Mise à disposition des ressources (équipes pédagogiques) Mise à disposition des ressources : IPAC-PG-61 (recrutements, formation,...) Gestion des candidatures (étudiants, apprentis et stagiaires) Accueil et gestion des inscriptions : IPAC-PG-73 (traitement des demandes, sélections, suivi dossiers, ) Pédagogie Accueil et gestion des inscriptions : IPAC-PG-75 (mise en place du cours, responsabilités pédagogiques, suivi étudiants, apprentis et stagiaires, tests et partiels ) Management de la Qualité Processus mesures analyse et amélioration : IPAC-PG-81 (moyens de surveillance et indicateurs, traitement des anomalies et des suggestions, satisfaction de l utilisateur, audits internes) Organisation Organisation système Qualité : IPAC-PG-41 Sauvegarde des données informatiques : IPAC-PG-42 Révision : K du : 28/08/03 Page 5 / 7
Tableau de concordance norme ISO 9001 version 2000 et Système Qualité IPAC 1 DOMAINE D APPLICATION 1.1 généralités Formation et Préparation aux examens de BTS à Bac+4 1-2 périmètre d application Le système de management de la Qualité mis en place au sein de l IPAC prend en compte toutes les exigences de la norme ISO 9001 - version 2000, sauf celles relatives au chapitre 7.6 de la norme 2 REFERENCE NORMATIVE Le système de management de la Qualité de l IPAC est conforme à la norme internationale ISO 9001 version 2000 3 TERMES ET DEFINITIONS La norme ISO 9000 (principes essentiels et vocabulaires) a servi de référence 4 SYSTEME DE MANAGEMENT DE LA QUALITE 4-1 exigences générales Le système de management de la qualité s appuie sur un manuel ainsi que des processus, procédures, instructions, informations et des enregistrements 4-2-1 Généralités Politique Qualité (Lettre d engagement de la Direction) / MQ / procédures 4.2.2 Manuel qualité Mise à jour du Manuel Qualité / procédure documentées / interaction entre les processus 4-2-3 Maîtrise des documents Processus de mise ne place de mise en place et de révision des documents Qualité (IPAC-PG-41) 4-2-4 Maîtrise des enregistrements Enregistrement conservation des documents (IPAC-PG-41), 5 RESPONSABILITE DE LA DIRECTION 5-1 Engagement de la direction Les Responsables Qualité et la Direction de l IPAC démontrent leur engagement par : La présence du Directeur au côté du personnel et du RQ La Communication sur les exigences : clients, réglementaires et légales. La définition des objectifs qualité Le suivi de la planification qualité L établissement et le maintien du système de management de la qualité La tenue des revues de direction La mise à disposition des ressources nécessaires (IPAC-PG 61) 5-2 Ecoute clients La compréhension de l environnement et «l écoute utilisateur» sont la base de notre savoir-faire. Il s agit pour nous : - De renforcer notre partenariat avec le monde professionnel, et les familles ; - De renforcer notre écoute afin de diversifier nos différents potentiels. Détermination et respect des exigences clients (IPAC-PG 71) 5-3 Politique qualité Adaptation aux finalités de l IPAC Engagement à satisfaire les exigences Engagement d amélioration de l efficacité du système Communication au sein de l IPAC 5-4 Planification 5-4-1 Objectifs qualité Les objectifs qualité sont : définis en comité de direction confirmé dans le plan de développement à 3 ans établis avec des indicateurs examinés en comité de direction et à chaque revue de direction 5-4-2 Planification du système de management de la qualité Le plan de développement à 3 ans est la clé de voûte du processus d amélioration et de planification du système de management de la qualité. C est au cours des comités de direction que sont présentées et planifiées les modifications du système de management de la qualité. Leur efficacité est aussi examinée. 5-5-Responsabilité, autorité, et communication 5-5-1 Responsabilité et autorité Voir organigramme du présent manuel qualité 5-5-2 Représentant de la direction Le responsable qualité (Gérard PONT gpont@ipac-france.com) est assisté d un coordonnateur qualité, et d animateurs qualité sur les différents sites. Il assure l élaboration du manuel qualité, la mise en place et le suivi du système de management de la qualité et la sensibilisation des exigences des utilisateurs. 5-5-3 Communication interne La communication interne s effectue lors des réunions de pré rentrée des revues de direction au moyen de courriers d informations qui mettent l accent notamment sur l efficacité du système qualité. 5-6 Revue de direction 5-6-1 Généralités Un comité de direction travaille en collaboration avec le Comité d Orientation (composé de dirigeants) et avec le Comité Pédagogique (composé de responsables de recrutement). Il gère le processus d amélioration du système de management de la qualité et de sa planification ; à ce titre il revêt une grande importance. Le comité de direction se réunit régulièrement. (5 à 6 réunions par an). Il permet de s'assurer que le système de management de la qualité est pertinent, adéquat et efficace par le suivi des Révision : K du : 28/08/03 Page 6 / 7
indicateurs Qualité. Les actions déterminées lors de ces réunions sont identifiées et suivies par les responsables. La revue de direction est semestrielle (en Mars et en Novembre), le Responsable Qualité de l IPAC réunit en Revue de Direction l ensemble du personnel de l IPAC. 5-6-2 Eléments d entrée de la revue Les résultats des audits ; Les retours d information des utilisateurs et des partenaires ; L évolution des procédures ; L état des actions correctives et préventives ; Les actions des revues de direction précédentes ; Les changements pouvant affecter le système de management de la qualité ; Les recommandations d améliorations 5-6-3 Eléments de sortie de la revue Les actions et décisions relatives à l amélioration de l efficacité du système de management de la qualité et l amélioration du service par rapport aux exigences des utilisateurs et des partenaires. Les besoins en ressources. 6 MANAGEMENT DES RESSOURCES 6-1 mise à disposition des ressources IPAC-PG-61 6-2 Ressources humaines 6-2-1Généralités La formation est le moyen de valoriser la richesse interne de l'école. Elle permet l'entretien de notre capital de compétence IPAC-PG-61 Elle favorise l adhésion du personnel au projet qualité. 6-3 Infrastructures IPAC-PG-61 et IPAC-PG-75 6-4 Environnement de travail IPAC-PG-61 et IPAC-PG-75 7 REALISATION DU PRODUIT 7-1 Planification de la réalisation du produit La planification à long terme est définie par le plan de développement à 3 ans. Le plan de développement est ensuite piloté par le comité de direction qui en assure sa mise en œuvre. La mise en œuvre de nouveaux cycles de formations fait l objet d un «suivi projet» afin d intégrer les attentes des entreprises et autres partenaires. 7-2 Processus relatif aux entreprises, étudiants, stagiaires et apprentis 7-2-1 Détermination des exigences relatives au produit La mise en œuvre d une nouvelle formation fait systématiquement l objet d un projet avec pré-étude auprès des :entreprise, syndicats professionnels etc 7-2-2 Revue des exigences relatives au produit Les exigences relatives au produit IPAC-PG-73, les demandes des entreprises, étudiants, stagiaires et apprentis sont enregistrées par le responsable accueil et traitées par les chargés des relations avec les entreprises et par les directeurs des études. Elles font l objet d une convention de formation ou d un dossier d inscription qui valide le contenu. 7-2-3 Communication avec l entreprise, l étudiant, le stagiaire et l apprenti a) L offre de formation est disponible sur le site internet : www.ipacfrance.com les panneaux d affichage et sur les fiches techniques diffusées sur simple demande b) Le traitement des consultations, des contrats et de leur avenant sont de la responsabilité du chargé des relations avec les entreprises et du directeur des études. c) Les retours d informations sont traités par ces mêmes personnes 7-3 Conception et développement IPAC-PG-71 7.4 Achats Ce chapitre n est pas applicable à notre activité pour ce qui concerne la matière première. - Pour les prestataires de formation l évaluation s effectue suivant les mêmes modalités que pour le recrutement de personnels salariés. - Pour les fournisseurs d équipement (informatique notamment) le responsable ressource assure la qualification et la gestion. 7.5 Production et préparation du service IPAC-PG-73 IPAC-PG-75 7-6 Maîtrise des dispositifs de surveillance et de mesure 8 MESURE ANALYSE ET AMELIORATION IPAC-PG-81 Notre activité de prestations fait que nous ne disposons pas d équipement de mesures et il n existe pas dans le domaine de la formation d étalons de mesure (internationaux ou nationaux). Révision : K du : 28/08/03 Page 7 / 7