INTRODUCTION au TABLEUR La principale utilisation d un tableur est le calcul automatique de formules. Il est utilisé dans différents domaines de la gestion... Il est destiné à de multiples applications, tableaux, calculs, tris de données, graphiques Un tableur, l'on ne parle pas de fichier, mais de classeur. Un classeur est un document tableur comportant plusieurs feuilles de calculs (3 par défaut). Les tableurs les plus utilisés sont : Excel (Extrait de la suite Pack Office/Microsoft) et Calc en version logiciel libre de la suite bureautique Open Office. Par défaut, le format de fichier sur Excel est.xls. Calc, en logiciel libre permet d enregistrer également à ce même format. Cela présente l intérêt de pouvoir travailler ses fichiers sur les 2 applications. Notion de classeur et de feuille de calcul Présentation des éléments essentiels d une fenêtre Excel 1 le nom du fichier (appelé classeur sur un tableur) 2 fermeture de l application 3 fermeture du fichier 4 la barre des menus : elle permet l accès à l ensemble des fonctions du logiciel 5 la tête de colonne : elle indique les Lettres des colonnes : de A à Z 6 la tête de ligne : elle indique les Numéros des lignes : de 1 à 1000 7 la cellule active : c est la cellule sélectionnée que l on veut modifier 8 l adresse de la cellule active : cette zone donne les coordonnées de la cellule sélectionnée 9 onglet affichant les feuilles de calcul il est possible de les classer, les renommer 10 boutons de défilement des feuilles de calcul 11 quadrillage des cellules (les traits gris n apparaîtront pas à l impression 12 la barre de formule : cette ligne affiche les informations contenues dans la cellule active Il est possible de modifier le contenu de la cellule en cliquant sur cette ligne. 1
13 1 Barre - Le nom d outils du fichier «dessins : classeur» 2 - Fermeture de l application 4 - La barre des menus 8 - L adresse de la cellule active 12 - La barre de formule 3 - Fermeture du classeur 7 - La cellule active 5 - La tête de colonnes 6 - La tête de ligne 11 - Quadrillage des cellules 10 - Boutons pour faire défiler les feuilles de calcul 9 - Onglet affichant les feuilles de calcul 13 - Barre d outils «dessins» 2
Repères essentiels de la barre d outils «standard» - Excel Impression et aperçu Correcteurs Annuler / Rétablir Tri croissant et décroissant Barre d outils «dessins» Découper Copier -Coller Reproduire la mise en forme Fonctions de calcul de base Graphiques Zooms 3
Repères essentiels de l écran d accueil «standard» - Calc Fonctions de calcul de base 4
Les barres d outils Les barres d outils sont accessibles par le menu «affichage/barres d outils». Elles permettent d afficher à portée de clic les commandes les plus courantes sous formes de «boutons». Ces barres sont proposées par thèmes. 5
Clic droit sur feuille de calcul Cette opération permet d accéder à des fonctions essentielles : copier, coller, insérer ou supprimer des lignes ou des colonnes, effacer le contenu de la cellule, mettre en former, insérer un lien hyper texte (Attention : sur Calc, certaines fonctions d insertion sont disponibles uniquement dans le menu d insertion). 6
Les cellules A partir du clic droit, dans l option format de cellule, le logiciel propose de nombreuses fonctionnalités permettant de définir : - la nature des données de la cellule : nombre, monnaie, date, texte ce paramètre est important pour lancer des calculs, pour faire apparaître les symboles des monnaies,... - d aligner les caractères ou nombres, - le style des caractères (polices, couleurs), - le style des lignes du tableau à tracer (bordures), - et de protéger éventuellement certains éléments du document (données fixes, modèle) REMARQUE : on peut retrouver, dans Excel, une partie de ces fonctions en passant également à partir du menu «format/cellules» 7
Quadrillage en lignes et colonnes Colonnes, lignes : des paramétrages sont possibles. En plaçant son curseur sur la ligne qui sépare des colonnes, la largeur nous est indiquée. Il en est de même pour les lignes. Il est possible de paramétrer ou modifier la largeur de la colonne à partir du menu : format. (idem pour la hauteur de ligne).. 8
Autre méthode : Ici, visiblement, la largeur de la colonne D est trop étroite pour le mot qu elle contient. En double-cliquant sur la tête des colonnes précisément entre D et E (zone grise), le logiciel réajuste automatiquement la largeur de la colonne D en fonction du mot «septembre». Par cette opération, le logiciel recherche le mot le pus long de toute la colonne. 9
Tableaux Toutes les présentations reposent sur un quadrillage. Le fait de tracer des lignes horizontales ou verticales plus ou moins longues au travers des cellules permet de structurer cette grille comme un tableau. Vous pourrez choisir des lignes d aspect très divers (style, longueur, épaisseur, ). Il sera également possible de mettre certaines zones en couleur. ATTENTION : bien dissocier les lignes grises du quadrillage de fond et les lignes noires des bordures : seules les secondes apparaîtront l impression sur papier. 10
Effectuer des calculs Le tableur est capable d effectuer les calculs de base de type : addition, soustraction, moyenne, mais également des formules mathématiques ou indices statistiques plus complexes. Pour effectuer un calcul, il faut créer ou insérer une formule. Par la fonction «somme automatique» Cette fonction permet rapidement d obtenir la somme des chiffres d une ligne ou d une colonne. Il faut placer le curseur à la fin la série de nombres dont on veut calculer la somme (attention, pas de ligne ou colonne vides entre chaque nombre. Le logiciel effectue le calcul sur les cellules adjacentes à celle où est placé au dessus du curseur pour les lignes, à gauche du curseur pour les colonnes). Il faut ensuite cliquer sur le bouton «Somme» La plage de nombres pris en compte apparaît alors en surligné de couleur. Validez en appuyant sur «Entrer» On peut lire alors dans la barre de formule l opération effectuée et les coordonnées des cellules concernées par le calcul, séparées par un point virgule et entre parenthèses. 11
En créant une formule Pour créer une formule, il faut : - cliquer dans la cellule devant afficher le résultat de calcul, - taper = pour indiquer que l on va créer une formule - construire la formule par exemple : =(D3+D4+D5) - appuyer sur Entrée Une formule est composée de : - de références aux cellules (ex : A1, B10) - et d opérateurs : Addition : + Soustraction : - Multiplication : * Division : / Pour indiquer une cellule, il est possible de cliquer dans la cellule et ses références s inscrivent automatiquement. Pour indiquer un opérateur, taper son signe. Pour indiquer une valeur, taper le chiffre. 12
Imprimer Avant d imprimer, il faut toujours définir une zone d impression. Il faut tout d abord sélectionner et mettre en surbrillance la zone à imprimer sur la feuille de calcul. Puis il faudra passer : - par le menu «Fichier/Zone d impression/définir» avec Excel, - par le menu «Format/Zones d impression/définir» avec Calc. Cela permet de visualiser et travailler avant l impression la mise en page (format papier, taille du document, orientation), uniquement à partir de l élément sélectionné. Champ sélectionné au préalable 13
Paramétrages de la page Il est possible d affiner ses mises en pages en passant par le menu «Fichier/mise en page» sur Excel, et le menu «Format/page» sur Calc. L on accède ainsi à une boîte de dialogues : des onglets permettent d accéder à des fonctions relatives à : - la page (orientation, échelle du tableau, format du papier, les marges), - le centrage du tableau sur la page, l entête et le pied de page (date, nom du fichier, nombre de page, etc.), - et des options diverses, comme : répéter les titres du tableau à chaque page, quadriller systématiquement toute la feuille, etc. 14