Universités Lille 1 Lille 2 Lille 3 Convention d association Université de Lille Entre : L Université Lille 1, Sciences et technologies Etablissement Public, à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel, siret n 19593559800019 Situé Cité Scientifique 59655 Villeneuve d'ascq Cedex Représenté par son Président, Monsieur le Professeur Philippe Rollet, L Université Lille 2 Droit et Santé Etablissement Public, à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel, siret n 19593560600010 Situé 42 rue Paul Duez 59800 Lille Représenté par son Président, Monsieur le Professeur Xavier Vandendriessche, L Université Sciences humaines et sociales Lille 3 Charles de Gaulle Etablissement Public, à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel, siret n 19593561400014 Situé Domaine Universitaire du Pont de Bois BP 60149 59653 Villeneuve d Ascq Cedex Représentée par sa Présidente, Madame le Professeur Fabienne Blaise, Considérant la volonté des Universités Lille 1, Lille 2 et Lille 3 de s associer aux fins de préfigurer la création de l Université de Lille, Considérant le souhait des Universités Lille 1, Lille 2 et Lille 3 d une co- construction de l Université de Lille en mode s, Considérant l objectif d une fusion entre les Universités Lille 1, Lille 2 et Lille 3, Considérant la volonté des Universités Lille 1, Lille 2 et Lille 3 de mettre en œuvre un commun, pour que l Université de Lille soit une grande université de recherche, portant avec un très haut niveau d exigence ses autres missions de service public, notamment la formation tout au long de la vie et la réussite étudiante, internationalement reconnue et attractive. 1
Considérant la volonté de mobiliser leur personnel pour la réalisation de ces objectifs, Considérant la démarche de rapprochement engagée par les trois universités depuis janvier 2013 et les compétences que les trois universités entendent partager dès à présent et pour l avenir, Considérant la volonté des trois universités d inscrire cette convention en complémentarité des travaux menés dans le cadre de la Communauté d universités et d établissements Lille Nord de France. Considérant la volonté des trois universités de permettre à d autres établissements et écoles de s associer à l Université de Lille. Article 1 : Objet Il est convenu ce qui suit : La présente convention a pour objet : - de déterminer la gouvernance de l Université de Lille en mode s dans la perspective de la fusion des trois universités lilloises ; - de définir les modalités d'organisation et d'exercice des compétences que les Universités Lille 1, Lille 2 et Lille 3 entendent partager entre leurs établissements. Article 2 : Gouvernance Article 2.1 : Comité stratégique Il est créé un comité stratégique chargé d accompagner et de conseiller les Universités dans leur démarche de construction de l Université de Lille. Il est consulté pour avis et formule des recommandations et des voeux. Le comité stratégique est une émanation des conseils des universités. Il assure une représentation égalitaire des trois universités. Il est composé de 45 membres, chaque université y étant représentée par son président et par 12 membres : - 6 représentants des enseignants- chercheurs et des personnels assimilés, des enseignants et des chercheurs, en exercice dans l établissement ; - 2 représentants des étudiants et des personnes bénéficiant de la formation continue inscrits dans l établissement ; - 2 représentants des personnels ingénieurs, administratifs, techniques et des bibliothèques, en exercice dans l établissement ; - le Directeur Général des Services ; - le Premier Vice- Président. Hormis les Directeurs généraux des services, les membres représentant les 3 universités sont issus de leurs conseils. Six personnalités extérieures sont proposées au comité stratégique par les présidents. Les directeurs des sept écoles suivantes sont invités permanents au comité stratégique : - Ecole Centrale de Lille - Ecole Nationale Supérieure des Arts et Industries Textiles - Ecole Nationale Supérieure de Chimie de Lille - Ecole Supérieure de Journalisme de Lille 2
- - - Sciences Po Lille Télécom Lille Ecole Nationale Supérieure d Architecture et de Paysage de Lille Le comité stratégique est présidé et animé par les présidents. Il se réunit au moins une fois par trimestre. Article 2.2 : Bureau Le bureau est composé des trois présidents d universités. Assisté par le comité opérationnel, il prépare les s de recommandations ou les vœux proposés aux conseils d administration des trois universités. Il assure le bon déroulement de la co- construction de l Université de Lille. Article 2.3 : Comité opérationnel Le comité opérationnel est composé des trois Premiers Vice- Présidents et des trois Directeurs généraux des services des universités. Il est responsable de la déclinaison opérationnelle des orientations arrêtées par le bureau. Article 2.4 : Compétence des conseils des Universités Les conseils (conseil d administration et conseil académique) des trois universités sont régulièrement tenus informés des travaux menés par le Comité stratégique et le Bureau. Les compétences exercées en commun et leurs modalités d exercice doivent être approuvées par les conseils et instances internes des trois universités selon les règles en vigueur. Article 3 : Compétences exercées en commun La liste des compétences et des établissements pilotes est approuvée par chaque Conseil d administration. Des s sont mis en œuvre dans ces différents champs de compétence. Une première liste apparaît dans le document présenté et adopté dans les trois conseils d administration (annexe A). Les compétences sont progressivement exercées en commun dans tous les domaines relevant des missions des universités. Chaque compétence est assurée par un établissement pilote avec et au nom des autres universités. Des groupes de travail sont constitués pour établir des états des lieux et formuler des préconisations sur la mise en place des compétences exercées en commun. Le bureau, assisté du comité opérationnel, décide de leur création, de leur composition, de leurs missions, et de leur modalité d organisation. Dans chaque groupe de travail, le nombre de représentants de chaque université doit être identique. Les groupes de travail associent les personnels concernés par la thématique abordée par le groupe de travail. Les écoles sont associées au fonctionnement des groupes de travail. Article 4 : Signature unique L ensemble des publications scientifiques des trois établissements porte la signature unique «Université de Lille». Article 5 : Appellation commune Les trois universités communiquent sous l appellation «Université de Lille». 3
Article 6 : Fondation Université de Lille Les trois universités décident de créer sur l année universitaire 2014/2015 une fondation commune «Université de Lille». Article 7 Durée- Renouvellement - Résiliation - Différends La présente convention est établie pour une durée qui ne pourra excéder l échéance du prochain contrat quinquennal conclu avec l Etat. La convention peut être résiliée par l une ou l autre des parties, par lettre recommandée avec accusé de réception, à chacune des parties, moyennant le respect d un préavis de 2 mois. La convention pourra être dénoncée à tout moment en cas de force majeure. Toutes difficultés, à l occasion de l interprétation ou de l exécution de la présente convention, qui n auraient pu faire l objet d un règlement amiable, seront soumises au Tribunal administratif de Lille. Lille, le (en trois exemplaires originaux) Pour l Université Lille 1, Pour l Université Lille 2, Pour l Université Lille 3, Pr. Philippe Rollet Président Pr. Xavier Vandendriessche Président Pr. Fabienne Blaise Présidente 4
Annexe A Université de Lille : Point d avancement sur la stratégie du et les actions communes 5
Projet «Université de Lille» Introduction Le rapprochement des trois universités de Lille associant six écoles (Ecole Centrale de Lille; Ecole Nationale Supérieure des Arts et Industries Textiles; Ecole Nationale Supérieure de Chimie de Lille; Ecole Supérieure de Journalisme de Lille; Sciences Po Lille; Télécom Lille) se poursuit afin de mener avec à la fois une plus grande efficacité et une plus grande ambition les missions de service public de l enseignement supérieur et de la recherche. Une meilleure lisibilité et une plus grande attractivité en sont les enjeux majeurs. Cette démarche portée par les neufs établissements est celle d un rapprochement sans exclusion, en lien avec le processus de construction de la Communauté d universités et établissements Lille Nord de France. L engagement des universités et écoles est formalisé dans un texte commun inséré dans les orientations stratégiques de chaque établissement demandées par l AERES pour le 15 octobre 2013. Un tel rapprochement constitue une réelle opportunité non seulement pour affirmer une politique de site et de territoire mais aussi dans le cadre du prochain programme national d investissement d avenir. Le «processus de co- construction en mode s» approuvé par le Conseil d Administration de chaque établissement (premier trimestre 2013) et mis en pratique par le biais de groupes de travail, permet aujourd hui de proposer un ensemble d actions tangibles et à forte valeur ajoutée. Vous trouverez dans ce document l ensemble des actions présentées sous forme de «Fiche», mettant en avant leurs objectifs et les bénéfices attendus. Un processus sous forme de s Concrètement, ce processus sous forme de s se traduit par l identification de cinq thématiques clés : la recherche, la formation, les relations internationales, les conditions de vie et de travail, et les fonctions supports. Pour chaque domaine, des groupes de travail ont donc été organisés, en charge de définir des s communs puis de les mettre en œuvre, répondant à des enjeux préalablement définis : - - - - La recherche : Inscrire l Université de Lille dans la compétition mondiale et répondre aux ambitions de la métropole et de la région en matière de recherche. L Université de Lille couvre quasiment tous les domaines de recherche et peut à ce titre développer des programmes scientifiques très largement pluridisciplinaires. La formation : Proposer à tous les étudiants une offre de formation pluridisciplinaire, adaptée à leurs s. La plus- value de l Université de Lille est également de pouvoir développer des parcours et des diplômes communs, de permettre aux étudiants d aller compléter leur cursus dans un autre établissement, de mutualiser des services communs comme, par exemple, la formation en langues ou les plateformes d insertion professionnelle. Les relations internationales : Renforcer la visibilité et l attractivité de l Université de Lille à l international tout en développant l internationalisation de ses activités et des profils de tous ses étudiants. Les conditions de vie et de travail : Grâce au caractère multi- campus, faciliter l accès aux services universitaires, améliorer le cadre de vie et développer l offre médicale, sportive, associative et culturelle au bénéfice des étudiants et des personnels. 6
- Les fonctions supports : Renforcer la qualité de l offre de services internes grâce à une mutualisation de grandes fonctions supports (achats, systèmes d information ) et développer de nouvelles opportunités en matière de formation et de mobilité des personnels. 7
LA RECHERCHE 8
Nom du Organisation d une Journée Scientifique Interdisciplinaire Université de Lille L objectif est d organiser une journée pour valoriser la recherche au sein de l'université de Lille, avec pour thème : «Sciences, Santé, Société», soit «les 3 S». L enjeu est de mettre en avant les travaux de recherche communs et inciter les s pluridisciplinaires. La journée se déroulera ainsi : Matin : présentation de trois s pluridisciplinaires de recherche avec des temps de questions/réponses qui permettent un retour d expérience Après- midi : organisation d ateliers avec une thématique affectée à chaque groupe qui travaille dessus pendant 45min/1h, à l aide d une grille de questions. Les établissements et disciplines sont mélangés. Chaque groupe thématique fait ensuite une rapide restitution de son travail en séance plénière. Conférence de clôture sur la communication entre les champs disciplinaires. Le public visé est celui des chercheurs et enseignants chercheurs des établissements de l Université de Lille, ainsi que les responsables administratifs qui souhaiteraient participer et qui sont proches du monde de la recherche. Bénéfices attendus Favoriser le montage et portage de s communs pluridisciplinaires Créer des échanges entre chercheurs de disciplines différentes et qui pourraient travailler ensemble. Il s'agit de favoriser une meilleure connaissance interdisciplinaire. Bien organiser les tables rondes pour qu elles soient efficaces Attirer un nombre suffisant de chercheurs et enseignants chercheurs des établissements pour participer à cette journée. Vendredi 4 avril 2014 9
Nom du Favoriser le montage et portage de s européens Quatre propositions d'actions sont faites pour favoriser le montage de s européens grâce à un échange d'information et d'expertise accru entre les établissements : 1) Organiser les Infodays Université de Lille avec invitation des tutelles et autres partenaires 2) S appuyer sur les compétences thématiques qu il y a dans chaque établissement : les personnes en charge des appels à s échangent l expertise et la relecture des dossiers en fonction de la thématique et de la spécialisation de chacune. Les parties techniques et scientifiques sont échangées mais pas les parties administratives et budgétaires «qui restent à la charge de l établissement porteur». Par ailleurs, les dossiers déposés dans l établissement d origine sont toujours prioritaires. 3) Proposer des formations communes au montage de s et à la communication scientifique, car il y a des problématiques récurrentes. 4) Mettre en place un système d'informations générales commun concernant les s européens à destination des enseignants- chercheurs (ex: infodays, informations sur les MSCA, ERC, liens vers les sites, appels en cours, formations). Echange d'expertise entre les établissements favorables au montage de s européens Partage d'information et communication accrue entre les services de recherche des établissements Organisation d'événements d'information en commun Respecter les contraintes de délais lors des relectures Créer et diffuser une liste des personnes en charge des appels à dans les différents établissements. Mettre en place un outil de communication pour la transmission d'informations 1er semestre 2014 10
Nom du Instaurer un dialogue de gestion pour les laboratoires en co- tutelles L objectif est de mettre en place un accompagnement commun des laboratoires en co- tutelles afin de faciliter leur gestion. Voir les possibilités de mise en place d'un dialogue de gestion dans ces laboratoires. Cela permettra de réduire les difficultés liées à un manque de communication entre les tutelles ainsi qu'à des budgets et campagnes d'emplois séparés. Un état des lieux a été fait avec l ensemble des directeurs de laboratoires en co- tutelles (périmètre Université de Lille). Les trois actions suivantes sont proposées : - - - Favoriser une meilleure communication avec le DU, tant à l interne qu à l externe du laboratoire Mise en place d un dialogue de gestion partagé avec un comité de suivi annuel associant l ensemble des tutelles (mutualisation des budgets, coordination des campagnes d'emplois, mutualisation de postes, BQR et allocations de thèse ) Soutien récurrent annuel aux laboratoires : harmoniser les règles d attribution de la dotation 2015 Gestion plus efficace et coordonnée des laboratoires en co- tutelles Le DU du laboratoire aura une vision globale sur tous les aspects du laboratoire Harmonisation des pratiques qui sont aujourd'hui différentes selon les tutelles 11
LA FORMATION 12
Nom du Mise en œuvre de la FTLV au sein de l'université de Lille La FTLV est un enjeu majeur pour l'université de Lille. Notre vision est fondée sur une nouvelle perception de l évolution des parcours personnels et professionnels. L enjeu de la formation tout au long de la vie c est de garantir à toute personne qui en a la capacité, à tout moment de son parcours, la possibilité d intégrer et de réintégrer l enseignement supérieur ou de bénéficier des ressources qu il peut mettre à disposition. On est dans une sécurisation des parcours. Objectif 1 : Information, orientation, accompagnement, et prescription individuelle avec une offre de service complète vers tous les apprenants, via la mise en place d un guichet unique. Objectif 2 : Rendre visible la carte des formations dans l objectif de la rendre disponible tout le temps et de la faire évoluer vers les besoins. Objectif 3 : Mettre en synergie les offres de formation des établissements de l Université de Lille. Avoir une offre concertée pour valoriser les compétences croisées et la pluridisciplinarité et répondre aux besoins du monde économique et sociétal. Objectif 4 : Accessibilité de l offre de formation : veiller à ce que l'accréditation d'une nouvelle offre de formation respecte le plus possible les temporalités de la Formation Continue Bénéfices attendus Répondre aux enjeux économiques et sociétaux. Exemple : Montée en qualification d une population ayant fait le choix d études universitaires courtes Maintenir et amplifier l'avance des établissements d'enseignements supérieurs de la région sur le champ de la formation continue et de la formation ouverte à distance Construire une synergie FI/FC/Recherche Obligation d'une adhésion de la communauté universitaire Nécessité d'un accompagnement fort des personnels (enseignants- chercheurs, ingénieurs de formation, personnels administratifs.) Coût de l'investissement initial - Guichet unique avec des conseillers de formation - Ingénieurs de formation 13
Nom du Mutualisation de cours de langues «modimes» L objectif est de mutualiser des cours de langues «modimes» (autres qu anglais, espagnol, allemand) sur des créneaux du soir ouverts à tous les étudiants des neuf établissements, avec des groupes de niveaux et en combinant le présentiel avec l autoformation. Il est important de distinguer deux situations : les cours de langues dans le cadre de la formation et ceux dans le cadre d une mobilité. Dans le premier cas, la cible est toute personne qui a une LV2 obligatoire dans son parcours et qui souhaite poursuivre une langue apprise au collège/lycée, comme par exemple l italien. Dans le deuxième cas, la cible est toute personne qui part en mobilité et qui veut s initier à d autres langues, comme par exemple le portugais. Pour la mise en œuvre de ces cours de langues, deux cas de figures se présentent et seront utilisés en fonction de l offre et des besoins : 1) Créer des nouveaux cours sur les horaires du soir 2) Compléter des cours existants dans lesquels il existe des disponibilités Proposer des langues qui auparavant ne pouvaient pas être proposées Répondre aux besoins existants Maintenir la diversité de l'offre en langues Distinction formation initiale / préparation à la formation continue problème de la validation des enseignements : il faudra préciser comment le cours est reconnu en termes de validation, d ECTS, propre à chaque établissement. Si pour mise en œuvre rentrée 2014 : tous en nouveaux contrats notamment sur les licences. Comme on travaille à la nouvelle offre il se peut que les disponibilités constatées aujourd hui ne soient plus les mêmes à la rentrée 2014, en termes d organisation les éléments peuvent changer. 14
Nom du Accompagnement des réorientations à l'issue du semestre 1 Les réorientations à l'issue du semestre 1 sont nombreuses. Les étudiants doivent aller chercher les informations sur les sites des différents établissements pour connaître les possibilités qui s'offrent à eux et les échéances à respecter. L objectif est de mettre en synergie les pratiques d'accompagnement et les procédures de réorientation entre les établissements de façon à aider les étudiants à appréhender leur nouvelle orientation et faciliter leur intégration dans la nouvelle structure. Plusieurs étapes à ce : 1) Etablir un état des lieux des dates et des procédures des différents dispositifs de réorientation dans les établissements. 2) Echanger des bonnes pratiques sur l'accompagnement des étudiants en réorientation. Pour cela, des ateliers de réorientation communs débuteront dès cette année. 3) Réfléchir aux possibilités de création d'outils commun (brochure sur la réorientation...) et d'uniformisation des calendriers. Enrichir le dispositif de réorientation grâce à un travail commun entre les établissements Uniformiser les calendriers et les procédures pour une meilleure lisibilité et une meilleure fluidité des réorientations entre les établissements Disparité importante entre les calendriers des établissements Année 2014/2015 pour les ateliers 15
LES RELATIONS INTERNATIONALES 16
Nom du Ouverture d'un centre de passage du TOEFL Lillois Plusieurs universités, et notamment les établissements américains, demandent le TOEFL comme condition d'accueil des étudiants français. Aujourd'hui ces étudiants qui souhaitent partir en mobilité et qui ont besoin de cette certification en anglais sont obligés d'aller la passer à Bruxelles, Paris ou Londres. L'enjeu est de leur proposer un centre sur Lille afin de faciliter le passage du TOEFL et limiter les coûts de transport. Ce centre appartiendra à ETS Global, Lille 3 met à disposition les locaux sur son campus. Il s'agit d'un centre lillois ouvert à tous mais dans lequel l'université de Lille peut réserver des places de manière systématique ou non. Les étudiants s'inscriront et payeront leurs frais d'inscription directement sur le site ETS Global. Passage de la certification TOEFL sur Lille Permettre à un plus grand nombre d étudiants de l Université de Lille de pouvoir accéder à cette certification On ne connaît pas encore le dédommagement prévu par ETS Global. Il se peut qu'il faille payer les surveillants Des surveillants pour les sessions de passage Rentrée 2014 17
Nom du Création d un guichet unique d accueil pour les invités internationaux L objectif est de mettre en place un système simple et personnalisé d accueil à destination des doctorants, post- doctorants, professeurs et chercheurs invités. Celui- ci permettra d attirer les personnes qui ne viennent pas à Lille notamment les collègues d Universités d excellence (USA, Canada, Australie, Japon, Corée du Sud) L enjeu est que les contraintes logistiques liées à une mobilité ne soient pas un frein à l arrivée d un invité. Il en va également de l attractivité de l Université de Lille. Deux possibilités existent pour avoir un tel système d accueil : un service commun qui nécessite un personnel important, expérimenté et formé (5-6 personnes minimum) externaliser auprès d une entreprise les services suivants : accueil physique, recherche logement, inscription école enfant, permis de travail, permis de séjour Les services proposés seraient à prix coûtant pour l invité, sans frais pour l université. Renforcer l attractivité Décharger les établissements de l accueil des doctorants et PHD Rendre un service que nous n offrons pas ou offrons mal Nécessite un budget de départ Euraxess existe mais n est pas adapté car a une dimension régionale et non locale - un outil informatique commun sous forme de guichet électronique - un référent par établissement 18
Nom du Créer un Label International Université de Lille L université Lille1 a lancé en septembre 2011 son «label international» afin de valoriser les compétences linguistiques, la sensibilisation à l interculturalité ainsi que la mobilité internationale de ses étudiants. L objectif est d étendre ce Label International à l Université de Lille. Le label se décline en 2 niveaux qui se valident séparément (label 1 et label 2). L octroi du label dépend de la validation de 3 critères : - obtention d une certification externe en langue étrangère (B2 acquis ou C1) - mobilité internationale (études ou stage) intégrée au cursus (2 mois consécutifs ou un semestre) - validation d un module de formation en communication interculturelle. Ce label est accessible à tout étudiant de la 2 ème année de licence au doctorat. Un positionnement de niveau B2 en langue est requis pour faire acte de candidature. Le label est un personnel de l étudiant qui pourra valider les 3 critères à tout moment de son cursus dans l enseignement supérieur. Il pourra être intégré au supplément au diplôme. Valorisation des compétences linguistiques des étudiants Sensibilisation à l interculturalité Incitation à la mobilité internationale Donner une image internationale de l Université de Lille Avoir les mêmes critères d attribution pour tous les établissements Rentrée 2015 19
LES CONDITIONS DE VIE ET DE TRAVAIL 20
Nom du Santé et bien- être Travail entre le SIUMMPS et les associations Le service de santé est déjà interuniversitaire. Il y a un directeur du service universitaire qui impulse les objectifs de santé et de formation. Tous les centres sont devenus «centre de santé et de prévention». Ils sont ouverts aux étudiants pour un suivi médical. La proposition est la suivante : Mettre le SIUMMPS au centre des activités festives, le rapprocher encore plus de ces manifestations et les encourager à travailler avec les associations sur des s de sensibilisation santé. Avoir un accompagnement pour l organisation de moments festifs. Un travail doit donc être fait directement avec les associations pour les former et ce par le biais de chaque centre de santé en relation avec le bureau de la vie étudiante et/ou les représentants de la vie étudiante. Etudiants en situation de handicap Harmoniser les pratiques pour les aménagements des étudiants en situation de handicap dans les trois universités en mettant en place une commission plurielle commune et des réunions de travail régulières (en lien avec le travail sur les régimes spécifiques) Assurer une meilleure sécurité en termes de santé/prévention (alcool, gestes de premiers secours...) dans les manifestations festives Sensibiliser les associations aux risques Etre vigilant et trouver un moyen efficace de répondre au problème des addictions lors de l'organisation de manifestations festives 21
Nom du Valorisation du sport Il existe aujourd hui une grosse disparité entre les Universités Par exemple, Lille 3 ne possède pas d installations sportives. Trois actions sont proposées : 1) 1) Avoir des équipements particuliers sur des pôles géographiques différents et proches des différentes universités. Il ne faut pas doubler les infrastructures et les achats mais avoir un élément attractif par pôle géographique. 2) 2) Organiser des événements - «Les rendez- vous du sport» - pour valoriser le sport au sein de l Université de Lille (exemple à Lille 3 de la «Semaine du Sport» à partir du 14 avril, «Les Jeudi de la forme» à Lille 1) 3) Maintenir la pause méridienne pour l'activité sportive des personnels et pouvoir choisir son activité sur l'ensemble des sites Faire connaître et dynamiser l'activité sportive Donner une image sportive de l'université de Lille Valoriser la vie associative sportive Inciter les étudiants à être plus mobiles entre les sites pour leurs pratiques sportives Trouver des créneaux pour des tournois sportifs communs Potentielles difficultés à créer un sentiment d'appartenance à une équipe «Université de Lille» 22
Nom du Harmonisation des régimes spécifiques étudiants L'étudiant salarié L objectif est de reconnaître au sein de la formation initiale un régime salarié identique dans tous les établissements, et de proposer plusieurs adaptations possibles, que les composantes peuvent choisir en fonction des situations (mise en place d'un binôme, cours le soir ou le samedi matin...). En effet, il est aujourd hui constaté, suite au salariat étudiant, une hausse de l absentéisme et du taux d échec. Il s agit donc de répondre à un besoin qui existe en permettant aux étudiants de concilier études et travail. Autres statuts Faire le même travail sur d'autres statuts spécifiques : sportif de haut niveau, étudiant en situation de handicap... Réduire les taux d'absentéisme et d'échec dus au salariat étudiant Permettre aux étudiants de concilier études et travail Intégrer le mieux possible tous les étudiants, quelle que soit leur situation leur donner toutes les chances de réussir Il faut proposer des aménagements adaptés lorsque cela est possible en fonction des différents parcours. Un groupe de travail réunissant la vie étudiante, la formation et des représentants des composantes des différents établissements se met en place pour définir des règles et un ensemble d adaptations possibles. Puis, ce sont les composantes qui mettront en œuvre en fonction des situations rencontrées. Rentrée universitaire 2015 23
Nom du Créer un cadre commun pour les associations étudiantes Quatre propositions d action sont faites dans l objectif d avoir un cadre commun pour les associations étudiantes des établissements de l Université de Lille : 1) Avoir des principes communs de base sur un 1 er niveau concernant l organisation de la vie associative. Chaque établissement peut ensuite adapter ces principes communs en fonction des s et des spécificités. 2) Organiser une commission commune pour financer les s qui se déroulent sur au moins 2 sites. 3) Créer un lieu type Maison des Etudiants de Lille, équipé et avec un budget adapté comme centrale des activités associatives (pour permettre l'accueil d'un grand nombre d'étudiants de tous les sites universitaires, permettant l'organisation de manifestations transversales de grande ampleur). Ce qui n'empêche pas chaque MDE des établissements de fonctionner en local. 4) Permettre aux associations transversales (ex : Orchestre universitaire de Lille qui fédère des s communs aux trois universités) de bénéficier d'une adresse mail @univ- lille.fr. Fédérer des s communs entre associations Créer une dynamique pour que les associations travaillent entre elles. Chaque commission commune devra pouvoir évaluer la pertinence d'un montage à plusieurs établissements de certains s associatifs étudiants 24
Nom du Actions culturelles communes Objectif : Développer des actions culturelles communes aux établissements de l université de Lille. - Conférence de rentrée - Ateliers de pratique artistique à destination des étudiants et des personnels - Partenariat commun avec des structures artistiques de la métropole - Mutualisation d événements culturels - Communication commune sur les propositions culturelles Enjeu : L une des six missions de l université est «La diffusion de la culture humaniste». La culture participe à l ouverture constitutive de la formation universitaire. Les actions culturelles communes sont des possibilités de rencontre pour les personnels et les étudiants par delà les cadres des «cultures» d établissement et des disciplines. En ce sens, des actions culturelles communes et partagées concourront à la formation d une culture Université de Lille chez les étudiants et les personnels. Participer à la visibilité de l Université de Lille Amener les communautés universitaires (personnels des étudiants) à mieux se connaître Avoir plus de poids dans les relations avec les partenaires culturels Réussir des opérations culturelles de grande envergure grâce à la mise en commun de moyens et de compétences Articulation à mener en lien avec les actions de la CUE Eviter une structuration trop lourde Budget pour développer les ateliers de pratiques artistiques Moyens de communication Travail de coordination Conférence de rentrée : septembre 2014, organisation en cours 25
LES FONCTIONS SUPPORTS 26
Nom du Mutualisation des achats Dans le cadre de l Université de Lille, les établissements partenaires ont décidé d un effort de mutualisation de leurs achats. Les établissements de l Université de Lille réalisent de nombreux achats de même nature (papier, petites fournitures de bureau, produits d entretien ). Le regroupement de ces achats dans le cadre des possibilités offertes par le code des marchés vise à réduire les coûts afférents à ces produits, à limiter le nombre des procédures et à créer une synergie entre les établissements par une action concrète. Tous les achats ne peuvent être concernés : autant il est possible de mutualiser la plupart des achats de fournitures courantes, autant cela est plus compliqué en matière de services. abaissement des coûts afférents aux achats déterminer de nouvelles idées de mutualisation et de nouveaux objectifs en termes d'achats L'abaissement des coûts ne sera pas toujours significatif pour tous les établissements les dates de fin de marché ne sont pas les mêmes pour tous les établissements Convention cadre signée en septembre 2013. Conventions de marché signées au fur et à mesure en fonction des contraintes de dates selon les marchés. 27
Nom du Création d une bourse à l'emploi BIATSS Université de Lille sur le site www.univ- lille.fr Afin de faciliter la mobilité des personnels BIATSS entre les neufs établissements partenaires, le groupe de travail propose la création d une bourse à l emploi commune hébergée sur le site www.univ- lille.fr. Chaque établissement a la possibilité d y publier les postes à pourvoir. A chaque nouvelle publication, un message électronique est adressé à l ensemble des référents RH désignés pour information et diffusion en interne. Tous les personnels des neufs établissements ont accès en consultation à cette page dédiée. De par les statuts juridiques actuels, la mobilité inter- établissements ne peut s adresser qu aux seuls personnels titulaires par le biais de la mutation, du détachement ou de la convention de mise à disposition (procédure qui permettra de faciliter la mobilité des personnels de l AENES dans l attente du mouvement intra- académique conduit par le rectorat). Accroître la mobilité inter- établissements Favoriser l'échange des pratiques, le transfert et le développement des compétences individuelles et collectives sur un socle de métiers communs favoriser l'émergence à terme d'une culture professionnelle partagée et l'appartenance à la communauté Université de Lille Faire accepter la mobilité entre établissements Risque de se limiter à de l'affichage 1er trimestre 2014 28
Nom du (5 max) Gestion des identités numériques pour l'université de Lille Aujourd'hui, chaque établissement gère les identités numériques sur son périmètre, selon ses propres règles. L'identité numérique est un lien technologique entre une entité réelle (la personne) et une entité virtuelle (sa ou ses représentation(s) numériques : identifiant, adresse de messagerie). Il est possible de partager certains services numériques à l'échelle de l'université de Lille, en déléguant l'identification et l'authentification des personnes à chaque établissement. Cela est suffisant, par exemple, pour contrôler l'accès au site web Université de Lille ou l'accès à un service de «roaming» WIFI commun à nos établissements. Cette première étape peut- être mise en place assez rapidement. Elle permettra, si souhaité, de déployer les premiers services numériques mutualisés nécessitant une authentification des utilisateurs ou l'éventuelle attribution d'adresses de messagerie dans le domaine univ- lille.fr. Pour préparer l'étape suivante, il faut harmoniser nos règles de gestion des identités numériques et déployer une infrastructure technique commune et mutualisée de gestion de ces identités. Cela constituera une des briques de base d'un futur système d'information de l'université de Lille. Les règles de gestion des identités numériques seront formalisées dans un document qui précisera, pour les différentes catégories d'utilisateurs, les règles de création, de modification, de suppression de leurs identités numériques et les délégations de responsabilité. L'infrastructure technique sera composée d'un répertoire des données d'identités de référence pour l'université de Lille et de dispositifs pour l'alimenter et permettre son utilisation par les applications et services numériques mutualisés. Faciliter la mobilité des étudiants et des personnels entre les établissements Harmoniser la gestion des identités numériques entre les établissements Créer un cadre de confiance pour partager et mutualiser nos ressources Reprise et intégration de l'existant - Moyens matériels : 2 serveurs (virtuels) hébergés par un des membres - Compétences nécessaires : conduite de, architecture d'authentification, LDAP, développement web, fédération d'identités - Charge globale estimée : 3 à 6 homme- mois pour l'étude et le développement 1ére étape : 3 à 6 mois organisation de la fédération des répertoires d'identités des établissements élaboration d'une politique commune de gestion des identités numériques 2nde étape : 1 an Mise en place du répertoire et réalisation des interfaces : 6 mois Intégration dans les SI des établissements : 6 mois à 1 ans. Nom du Politique patrimoniale : définir et mettre en œuvre une politique de site Les cinq axes de travail suivant ont été identifiés en vue d'initier une «politique de site» : La connaissance juridique et technique, foncière et bâtimentaire du patrimoine immobilier 29
La maîtrise du coût global de l'immobilier L'organisation de la fonction immobilière, notamment sous l'angle RH Les outils informatiques et SI de la gestion immobilière La politique de développement durable et de maîtrise de l'énergie La première étape consistera à établir un état des lieux autour de chacun de ces axes. Dans un deuxième temps, des actions pourront être proposées afin d'engager une démarche commune, en privilégiant celles pouvant connaître un développement opérationnel à court terme. Un premier pourrait être d'étudier l'opportunité et la possibilité d'associer les universités de Lille 2 et Lille 3 au développement du SUNRISE initié et porté par l'université de Lille 1. Meilleure efficience de la fonction par le partage d'expertise Adaptation des outils Cohérence de la stratégie immobilière de notre site Mutualisation d'équipements Eclatement des implantations Niveau qualitatif différencié des immeubles 30
Nom du Avoir une politique commune pour les personnels en situation de handicap Dans les établissements, on constate que les politiques handicap sont plus développées pour les étudiants que pour les personnels. Un travail étant de plus en plus fait pour accompagner les personnels, l'objectif est de travailler ensemble pour compléter et enrichir ce qui s'est déjà mis en place. Trois axes clés ont été déterminés : La communication avec la réalisation d'une plaquette d'information commune La formation par la mise en commun de formations L'organisation d'événements de sensibilisation au handicap : Journées du Handicap. Ces événements peuvent également être combinés à une démarche de recrutement par le biais de «Jobdatings». L'emploi et l'accessibilité restent des questions qui relèvent de chaque établissement. Diffusion d'une information complète auprès des personnels en situation de handicap Sensibilisation des personnels et des dirigeants pour qu'ils agissent sur la politique d'emploi Certaines personnes qui ont un handicap ne souhaitent pas se déclarer auprès des services ressources humaines Plaquette commune : au plus tard rentrée 2014 Evénements : année 2014/2015 31
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