Mémoire Idex Environnement Bretagne Aurore GOURLET BTS Comptabilité gestion Session 2015
Durant ma formation en Comptabilité et Gestion des Organisations j'ai réalisé un stage d une durée de 8 semaines divisées en deux périodes. 6 semaines de stage en fin de première année et 2 semaines durant la seconde année.n ayant jamais effectué de stage dans le domaine de la comptabilité, j ai choisi d effectuer mon stage dans une entreprise avec un service de comptabilité, afin de connaître les activités et fonctions de la comptabilité dans la vie professionnelle. J'ai ainsi effectué mon stage, durant ces deux périodes, à IdexEnvironnement Bretagne à Taden Dans ce dossier, je présenterai successivement l'organisation de l'entreprise, son systèmed'information comptable, puis les tâches que j'ai réalisées au sein de cette entreprise 2
Descriptif et analyse de la situation de l entreprise a) Historique et présentation (Fiche d identité de l entreprise) b) Implantation de l entreprise c) Organigramme Le système d information d) Méthodes du système d information e) Environnement informatique Mes Missions ACTIVITES Domaine Comptable TACHES REALISEES codifications des factures fournisseur Classement des documents comptables suivant leurs natures (factures, relevés fournisseurs, factures intra, banque, caisse et autres). Tenue des journaux et comptabilisation des factures de ventes ou d'achats. Lettrage et analyse des comptes.. saisie des factures fournisseurs sur le logiciel comptable. Annexes 3
Cette entreprise est d origine familiale. Elle a été créée le 1er juillet 1963 par Georges Planchot, qui l a dirigée jusqu en 1992, date de transmission de la direction à son fils Alain, lui-même resté aux commandes jusqu en 2011. Idex n a cessé d entreprendre et d innover pour devenir un acteur majeur dans les secteurs énergétiques et environnementaux. Tout d abord la création Il faut remonter au tout début des années 60 pour voir une société, alors nommée "L'Industrielle de Chauffage", s'illustrer sur des projets complexes d installations de chauffage et de climatisation. Fiche d identité IDEX Environnement Bretagne : Adresse les Basse Landes Route de Ploubala 22 Côtes-d'Armor - Bretagne Date d'ouverture 01/06/1998 Type de service Incinération avec valorisation énergé Mode de gestion Marché de prestation de service Capacité règlementaire (tonnes) 106400 Maître d'ouvrage Syndicat Mixte de Traitement des Dé Activité Traitement Catégorie Eau et ges Siège social 6 Les land Siège Social Groupe 148 Route 92100 BOU Forme Juridique SASU : So Numéro SIRET 5281 8627 RCS Saint Malo Capital 10 000 Eur 4
Immatriculation 09/11/2010 Nos implantations : Implanté sur tout le territoire national, y compris dans les DOM, avec plus de 100 agences territoriales, Idex reste à la disposition de ses clients et assure leur accompagnement. Organigramme L organigramme qui sera présenté en annexe sera la représentation graphique de l entreprise Idex Environnement à Taden, l organigramme suivant va montrer les points suivants les noms des services, les noms des services avec leurs responsables, 5
les noms des services avec leurs responsables ainsi que la profession des personnes y travaillant, les noms des services avec leurs responsables, ainsi que le nom et la profession des personnes y travaillant. Tout d abord,le système d information se définit par un ensemble d informations circulant dans l'entreprise Idex Environnement ainsi que des moyens (méthodes, matériels et humains) mis en œuvre afin de les gérer. Lesfonctions de ce système sont de recueillir, mémoriser, exploiter et diffuser l'information dedifférentessources externes et internes.son rôle est aussi de faciliter la prise de décision, et le contrôle de l'organisation afin de coordonner les activités des différentes composantes de l'entreprise. 6
Idex Environnement Bretagne utilise le système centralisateur de traitement des données comptables, qui permet à plusieurs comptables de travailler sur la même comptabilité, puisque la comptabilité est devisée.la comptabilité principale est effectuée par des comptables au siège qui se situe à Paris. Dans ce système de comptabilité, le journal classique est divisé en journaux auxiliaires spécialisés et créés en fonction des besoins de l'entreprise. Mais pour créer des nouveaux comptes ou bien de nouveaux fournisseurs il faut se connectersur le site comptable qui s intitule «Qualiac». Ensuite, la secrétaire Comptable d Idex Environnement Bretagne opère dans un système de comptabilité autonome. Les différentes opérations sont saisies manuellement avec différents codes qu elle doit saisir pour effectuer la bonne saisie comptable. Les saisies comptabless effectuentsur un Progiciel comptable intégré à leur ordinateur qui est disponible sur le réseau Idex Environnement Bretagne. A partir de cela le siège peut exercer un système de contrôle direct. Le progiciel Comptable Qualiac, utilisé dans l entreprise s'exécute dans un environnement réseau de type Intranet. Son interface graphique est accessible depuis un poste utilisateur multi plateformes (PC via un navigateur Internet). L'architecture de Qualiac d Idex Environnement Bretagne se schématise de la façon suivante. Environnement informatique Le matériel La secrétaire comptable ainsi que le Directeur disposentd un ordinateur fixe. dans la salle de contrôle il y a plusieurs ordinateurs avec des logiciels spécifiques pour contrôler et vérifier les incidents techniques dans l usine. Une imprimante en réseau effectue diverses tâches (scanne, archive, transforme les documents en pdf ) elle est à la disposition des salariés et de la direction. Chaque poste informatique dispose de logiciels de bureautique. Microsoft Word est utilisé pour la rédaction des notes internes ainsi que du courrier postal, pour rédiger les relances de paiement des fournisseurs. Il dispose également d un tableur : Microsoft Excel, sert essentiellement à effectuer l état des stocks, les inventaires et effectuer les fiches de paie des salariés. Qualiac a été choisi comme progiciel pour effectuer la comptabilitépure.sur le réseau informatique, les comptables ont la possibilité de travailler en local.les données sont enregistrées uniquement sur leur ordinateur ; la sauvegarde est réalisée sur une clé USB. Mais l essentiel de la direction travailleprincipalement en réseau par l intermédiaire d un serveur équipé du systèmed exploitation Windows Server 2008 pour permettre le partage des informations avec les autres collaborateurs. Dans ce système, les données seront alors sauvegardées sur le disque dur du serveur. Le serveur est équipé d un antivirus pour se protéger de toutes menaces via Internet. L imprimante est installée en réseau pour être accessible depuis chaque ordinateur. 7
Pendant mon stage en tant que stagiaire dans le service comptable de l entreprise Idex j ai participé à diverses activités de l entreprise, tellesque l enregistrement de factures, de déclarations de TVA, le lettrage des comptes clients et fournisseurs ou encore les rapprochements bancaires. J ai également pu observer la saisie informatique des bulletins de paie. J ai pu découvrir égalementle logiciel de comptabilité Qualiac très différent du logiciel Sage avec lequel j ai pu commencer la comptabilité. J ai choisi de traiter dans ce mémoire de la tenue d un dossier client, ce choix étant justifié 8
par la diversité du travail. J y ai découvert beaucoup de choses et approfondi mes connaissances. Enregistrement comptable (codification des factures et classement) Tout abord avant de procéder à l enregistrement comptable, il est nécessaire de codifier les factures de manière très précise (cf annexes).ensuite il faut de trier les divers documents en fonction de leur catégorie (achats, ventes, documents bancaires). Ce tri peut être qualifié de travail préparatoire et permet un gain temps pour la saisie comptable.par la suite, j ai procédé à l enregistrement comptable sur le logiciel de comptabilité qui est réalisé, pour ce service comptable, sur le logiciel Qualiac. J ai effectué la saisie des factures de ventes et d achats. Plusieurs journaux sont à notre disposition, parmi lesquels : Achat (Code AC),Vente (Code VT) ;Banque (Code BQ) ;Caisse (Code CA) ;ce service dispose également de nombreux codesjournaux que le service a défini pour des éléments bien spéciaux comme les dépenses pour effectuer les travaux ou l entretien des machines. Dans l entreprise nous utilisons le code journaux suivant GER (Gros Entretien Régulier). Lettrage des comptes de tiers Chaque compte de fournisseur ou de client doit faire l objet d un lettrage afin de vérifier que toutes les factures se lettrent par une opération inverse en banque. Ce travail a pour but de mettre en évidence les éventuels doublons ainsi que les factures manquantes ou impayés. Parconséquent, à défaut de paiement de facture assez ancienne, nous relançons le client par tous moyens de communication (ex : la poste, Internet, téléphone). Dans ce service comptable, un tableau Excel regroupant tous les documents manquants et toutes les demandes d informations complémentaires est établi et envoyé au client. Exemple de lettrage d un compte client La réalisation d une fiche de paie Au lancement du logiciel EBP ce logiciel est utilisé uniquement pour effectuer le bulletin salaire des salariée de l entreprise il 9
nous interroge pour connaître le numéro de du salarié afin de retrouver sa fonction et son niveau d étude. Cela va correspondre au salaire de base qui a été défini lors de la signature du contrat de travail. Lorsque que l on effectue un bulletin paieon doit voir apparaitre plusieurs critères obligatoires : Présentation du logiciel EBP pour effectuer une fiche de paye d un salarié (e) 10
Cf (fiche de paie en annexe ) Tout abord il faut savoir que les bulletins ne peuvent pas se chevaucher sur une même période pour un même salarié. Ils doivent être consécutifs dans le temps. De plus, il faut les clôturer individuellement avant de saisir le bulletin suivant 11
c Comme il ressort dans tout ce qui précède, la période de stage que j ai passée au service comptable de l entreprise idex Environnement Bretagne, m a été très profitable. J ai appris surtout que l efficacité d un service comptabilité dans une entreprise de cette taille tient à : 12
Un travail bien réparti, précis et méthodique. Une organisation nette et une bonne coordination. Les relations humaines et les hautes qualités morales qui lient les membres du personnel d une part et les fournisseurs d autre part. Enfin, je tiens à noter que je suis très fièrede ce que j ai vu, j ai appris et de ce que j ai connu dans ce service comptable, La structure juridique de l'entreprise est très compliquée à expliquer car beaucoup de sociétés interfèrent dans sa structure. Le travail d'équipe est très important car tous les services sont liés et doivent communiquer entre eux. Une bonne ambiance règne dans l'entreprise et tout le personnel a été très coopératif et attentif à mes questions. Est de mon devoir d exprimer à la fin de ce rapport toute ma gratitude et tous mes remerciements à tous les membres de cette Entreprise 13
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