- Transmettre les guides pratiques de l'équipe aux stands d'inscriptions - Positionner le stand prés des stands de pauses - Mettre en place la nappe et l'éclairage Mise en place du stand de libraire 2 pers -- 2 heures LISTE DE TACHES - Faire l'inventaire de la livraison et disposer les publications par thème sur le stand - positionner les prix sur les publications - positionner le panneau "libellez vos chèques à" - Prévoir un espace sur le stand pour les dons avec bulletin de don et corbeille - Réserver un espace pour les objets trouvés - Organiser votre caisse - Disposer stylos et bons de commandes ( à utiliser en cas de rupture) - Brancher l'ordinateur et la facturette - Tester le programme de facturation - Finaliser la décoration du stand - Prendre connaissance des livres et (re)lire la feuille de descriptions des publications - Mettre la bâche et le panneau de fermeture de la librairie sur le stand MATERIELS DOCUMENTS les cartons de livraisons Descriptions des publications ordinateur avec logiciel EBP Affiche "libellez vos chèques à" rallonge électrique Affiche " librairie Fermée" bâche et panneau de fermeture Affiche "objets trouvés" nappe de décoration et Lampes Annuaire de la formation corbeille à objets trouvés N d'urgence Chevalets pour tenir les livres droits bons de commande stylos / Feutres caisse, calculettes et enveloppe de clôture bulletin de don Corbeille à DON et enveloppe de clôture Eclairage + Emplacement = Librairie Réussie REMARQUES L'idéal est de proposer un pack de démarrage pour les nouveaux parcours : -??? -??? -??? En cas de rupture et si l'accès à Internet est possible, relayer les commandes sur la boutique en ligne il est possible d'utiliser un écran vidéo pour diffuser (sans son) quelques vidéos de l'association)
Mise en place du stand de Pauses LISTE DE TACHES Bien réfléchir sur le positionnement des tables en fonction de l'accueil et des salles plénières Disposer les buffets pour les pauses 1 buffet pour 100 personnes Sur chaque table, mettre une à deux nappes en papier (qu'il faudra peut être remplacer pendant le week end) Répartissez les verres et assiettes en plastiques et serviettes en papier Disposer les jus d'orange et dose de café Remplisse les percolateurs d'eau Positionner un percolateurs par buffet Mettre en place les rallonges et tester chaque percolateur MATERIELS les courses Percolateurs ( 1 pour 100 pers.) nappes en papier multiprises des rallonges et encore des rallonges la liste de course DOCUMENTS éponges sacs poubelles REMARQUES Bien réfléchir à la circulation des participants ( plus d'une centaine en même temps!) Pour limiter l'attente au pauses, il est préférable de faire plusieurs buffets Bien répartir les biscuits et jus de fruits sur les différents buffets Ne pas tout mettre dès le départ, garder du stock pour les dernières pauses Attention à la coupure de courant en branchant trop de matériels sur la même rallonges Se renseigner sur le supermarché le plus proche pour des courses d'appoint Annoter vos rallonges et multiprises ( avec un marqueur) pour ne pas les perdre
Liste de course pour les pauses 1 pers -- 2 heures A faire une semaine avant la formation LISTE DE TACHES Avant d'effectuer les courses, se faire valider le nombre de participants attendus. Voici la liste des courses pour assurer les pauses pour les formations Alpha : gobelets plastiques serviettes en papier opalins rouleau de nappes en papier sacs poubelle (50 L) cuillères + touillettes Thé(sachets) pots de café de 200 g Sucre (kg) lait (Litres) Jus de fruits/ Sodas ( Litres Eau de source de 50 cl (Litres) biscuits (nb) bonbons/ chocolats rouleaux de papier toilette bombes désodorisantes savons liquides torchons essuie-main pour 100 pers. 1 journée 2 journées 300 600 250 500 1 2 1 1 1 2 300 600 30 60 2 4 0,5 1 1,5 3 20 40 2 4 1600 3200 50 100 6 12 1 2 1 2 2 4 1 2 éponges Produit ménager pour les sanitaires (eau de javel) 2 Balais, 2 Balais Brosse, 2 seaux, 2 serpillières MATERIELS DOCUMENTS REMARQUES Si possible, effectuer les courses chez un grossiste, type "Métro" Garder vos tickets de caisses et/ou demandez une facture ( à l'ordre de "Cours ALPHA France") Prévoir de se réapprovisionner le samedi soir auprès d'un supermarché de proximité Vous pouvez regrouper l'achat de matériel avec celui des courses
Mise en place des stands d'inscriptions 10 pers -- 8 tables -- 2 heures LISTE DE TACHES Le stand d'inscription se compose de 8 tables Chaque table doit être décorée d'un nappe et si possible d'un bouquet (que l'on utilisera ailleurs pendant la journée, ex: réfectoire) la table de validation cette table doit être le seul accès possible aux salles de formation - préparer les listings surligneurs feutres procédure la table de paiement A positionner en plus : annuaire Tarifs de la formation caisse Formulaires d'inscription enveloppe de remise de chèque Badges vierges affiche "libellez vos chèques à" Calculette 3 tables de badges Positionner les badges par ordre alphabétiques en 3 groupes - les personnes inscrites de A à H - les personnes inscrites de I à P - les personnes inscrites de Q à Z - les personnes invitées Positionner la signalétique adéquate 3 tables pour entreposer les dossiers du participants et le guide pratique ces tables doivent être à l'intérieur de la salle - préparer les badges avec les cartes de visites et les supports plastiques veiller à conserver l'ordre alphabétiques des participants préparer des badges vierges pour les non inscrits - Récupérer, auprès de la librairie, les "guides pratiques du participant" et les distribuer avec les badges et les dossiers du participants - Répéter la procédure de validation d'inscription
Rallonge et multiprise listing des : Affichage: calculatrice - inscrits "libellez vos chèques à:" Caisse pour les inscriptions sur place - bénévoles "Tarifs de la formation" - Invités enveloppe de remise de chèque - équipes de prière Bouquet de fleurs 30 Badges vierges( et portes badges) 30 Formulaires d'inscription pour les inscriptions sur place 1 carnet de reçu Annuaire de la formation 4 corbeilles MATERIELS remise des questionnaires, remise des bulletins de réponse Dons choix d ateliers Mise en place des stands d'inscriptions 10 pers -- 8 tables -- 2 heures DOCUMENTS Post it 1 gomme 1 paire de ciseaux Crayons à papier Stylos noir et rouge Marqueurs Rouleaux de scotch ficelle agrafeuse trombones/punaises élastiques REMARQUES Pour gagner du temps, les dossiers du participants se prépare une semaine avant la formation de même pour la préparation des badges (toujours conserver l'ordre alphabétique des badges!) Une bonne signalétique fait gagner beaucoup de temps! des tables larges permettent un accueil rapide d'un groupe de personnes Ne tombez pas en rupture de stylos/surligneurs, prévoyez-en plus que nécessaire Arrivez très tôt le matin de la formation
Procédure d'accueil Ne pas donner accès aux salles avant d'avoir valider l'inscription et le paiement de chaque participant Valider le paiement demander le Nom demander le mode d'inscription demander le mode de règlement Valider les coordonnées adresse téléphone E-mail Autoriser l'accès aux badges par ordre alphabétique donner accès aux salles Distribuer le dossier du participant et le manuel
Etat des lieux des salles Salle plénière par parcours Parcours ALPHA Classic 300 pers. 40 pers. (approfondissement) Parcours ALPHA Couple / Duo 150 pers. Parcours ALPHA Jeune / Campus Nombre de salles nécessaire pour les formations 100 pers. Salles d'ateliers Parcours ALPHA Classic 5 salles 40 pers. Parcours ALPHA Couple / Duo 2 salles 40 pers. Parcours ALPHA Jeune / Campus 2 salles 40 pers. Lieu de Messe / Culte Capacité Salle de prière Capacité Réfectoire Capacité 400 pers. 50 pers. 400 pers. Déjeuner Prêtres et Pasteurs Capacité Lieux de Pauses Capacité Café Donateur Capacité 40 pers. 300 pers. 20 pers. Etablissements scolaires ( Collèges / Lycées ) Maison diocésaine Séminaire Salles paroissiales Exemple d'établissement adapté De nombreux établissements sont susceptibles de réduire radicalement leur grille tarifaire en fonction de l'événement. A titre de repère, la location de la salle ne doit pas dépasser plus de 6 euros par participant
Etat des lieux des salles Informations Générales Nom Prénom Coordonnées Personne à contacter le Jour J Disponibilité de la salle la veille au soir 17houi non Horaires d ouverture et de fermeture Nombre de clés/ mots de passe connexion internet oui non Parking voiture oui non capacité : Accès Handicapés oui non Monte charge/ Ascenseur oui non Diable/ transpalette oui non livraison de la librairie sur place oui non 5 cartons livrés une semaine avant Existence d'un plan oui non Trousse de 1er secours oui non Salle d'infirmerie oui non Salle Principale assises debout nombre de places salle sonorisée oui non type de sonorisation parole musique Branchement pour grpe de musique oui non type de branchement : XLR Pupitre pour orateurs oui non Vidéo Projecteur oui non Câble ordinateur <--> Vidéo projecteur oui non Attention à la longueur jusqu à position de l ordi en mode projection Besoin de décoration oui non Eclairage oui non Salles d'ateliers assises debout nombre de places salle sonorisée oui non possibilité de sono portative? Vidéo Projecteur oui non Câble ordinateur <--> Vidéo projecteur oui non Attention à la longueur jusqu à position de l ordi en mode projection Besoin de décoration oui non Lieu de Messe / Culte assises debout nombre de places salle sonorisée oui non Vidéo Projecteur oui non Câble ordinateur <--> Vidéo projecteur oui non Besoin de décoration oui non
Etat des lieux des salles Salle pour le self/cafétéria assises debout nombre de places Capacité de nombre de repas Nombre de file de service Matériels de cuisine oui non salle sonorisée oui non Vidéo Projecteur oui non Câble ordinateur <--> Vidéo projecteur oui non Besoin de décoration oui non Salles pour les pauses/ Accueil /Librairie Electricité oui non Ampérage max pour les vaches à eau Lieu des prises électriques Rallonge pour ordi librairie et ordi projection oui non Nb Percolateurs / Vache à eau Sanitaires Produits d entretien WC et sol oui non Papier toilettes oui non Jour de nettoyage Vestiaires Salle fermée oui non Nb de portant Nb de cintres Tickets de vestiaire oui non Signalétique Affichage à l'extérieur ok ko à l intérieur ok ko Possibilité d'utiliser des panneaux d'affichage oui non nb: Propreté Nettoyage compris dans le la prestation oui non Jour de nettoyage Matériel de nettoyage à disposition oui non Sacs poubelles à disposition oui non Matériels Panneau d'affichage oui non Micros sans fils oui non Nb de chaises disponibles en plus oui non
Décoration des salles LISTE DE TACHES Décoration des salles plénières Mettre en valeur le pupitre à disposition Déposer un grand bouquet sur l'estrade au pied du pupitre Cacher les pieds des tables des orateurs avec une belle nappe et des bouquets de fleurs Une grande et simple croix est mise en valeur au devant l'estrade Disposer quelques bouteilles d'eau pour les orateurs à l'abris des regards de la salle Dérouler un Kakémono Alpha sur l'estrade Les murs de la salle peuvent être décorés d'affiches/ banderoles et/ou drapés de tissus Décoration des salles d'ateliers Cacher les pieds des tables des orateurs avec une belle nappe et des bouquets de fleurs Disposer quelques bouteilles d'eau pour les orateurs à l'abris des regards de la salle Les murs de la salle peuvent être décorés d'affiches/ banderoles et/ou drapés de tissus Décoration de la librairie un bouquet de fleurs pour le stand de la librairie Décoration lieux de prières fleurs et bougies dans le lieux de prières Décorer les buffets / tables de restauration d'un simple bouquet ou de quelques pétales de fleurs Décoration de l'accueil Décorer les tables d'accueil de nappes et de petits bouquets de fleurs Décoration des pauses Décorer les buffets de quelques bouquets ou pétales de fleurs MATERIELS DOCUMENTS Plan des salles Cutter paires de ciseaux par respect pour l'ensemble des confessions Petit fil de fer réunies lors d'une formation, évitez 10aine de bouquets de fleurs toute décoration relative à Marie, scotch les icones Vitraux Nappes rouge Draps Nappes blanche Tissus Nappes en papier Bougies REMARQUES Généralement, on utilise les bouquets de fleurs à différents endroits ( ex. les bouquets de l'accueil peuvent servir l'après midi pour les salles d'ateliers ) L'effet "Bambou" fonctionne bien dans les salles plénières sans être trop onéreux, salissant et se met facilement en place Pensez à respectez le code couleurs des parcours ( cf. logos)
Signalétique extérieure (utiliser des affiches plastifiées ): - indiquer le parking - indiquer l'accès pour les personnes à mobilité réduite - orienter vers les stands d'inscriptions Signalétique intérieure Mise en place de la signalétique 2 pers -- -- 1 heure LISTE DE TACHES - pour les stands d'inscriptions - matérialiser les 5 files d'attente - positionner les affiches " Libellez les chèques à l'ordre de " - pour les stands de pauses - Afficher le plan de la formation (avec toilettes/ réfectoire/ ateliers/ lieu de prière/ ascenseur) - mettre à disposition un panneau pour le covoiturage -les objets trouvés - les menus des repas - la librairie - Numéro d'urgence - positionner les affiches " Libellez les chèques à l'ordre de " et " Alpha News gratuits" - pour le réfectoire / buffets - indiquer les menus des repas ( préciser les quantités si nécessaire) - Identifier la tables des prêtres et des pasteurs - identifier les tables de repas Alpha régions - dans la salle plénière - disposer au 1er rang les affiches "comptes à rebours " ( 10,5, 1 min. Fin) pour l'orateur - Réserver les 1ers rangs pour les orateurs, le groupe de louange et les groupes de prières - dans les salles d'ateliers - flécher le parcours entre la salle et les ateliers - indiquer le nom de l'atelier sur les portes d'entrée MATERIELS Scotch / punaise / pâte à fixer marqueur Feutres feuilles vierges avec logo ALPHA Affiches imprimées ( voir liste ) Annuaire de la formation DOCUMENTS REMARQUES la signalétique est un travail à ne surtout pas négliger. Les déplacements de centaines de personnes sont compliqués et doivent être anticipés Dans la mesure du possible, préférer des Affiches au format A3 plutôt que A4 Des panneaux d'affichage mobiles sont les bienvenus
Mise en place de la signalétique 2 pers -- -- 1 heure LISTE DES AFFICHES Intitulé Plan de la formation (avec toilettes/ réfectoire/ ateliers/ lieu de prière/ Participants inscrits ( de A à I ) Participants inscrits ( de J à P ) Participants inscrits ( de Q à Z ) Personnes non inscrites Invités ( bénévoles / Orateurs / prêtres / pasteurs / louange / groupe de Messages Co Voiturage Toilettes Noms des ateliers Noms des différentes pièces ou lieux Repas prêtres et pasteurs (pour samedi midi) Repas Alpha dans les régions (pour dimanche midi) Réfectoire Coin secours Vestiaires Objets perdus Information Accueil Sécurité N d urgence Une série de flèche haut/bas/droite/gauche Places réservées( 20) Comptes à rebours (10, 5, 1 min, Fin) "Libellez les chèques à l'ordre de " Affiche avec nom de l atelier Quantité Taille 2 A3 2 A3 2 A3 2 A3 2 A3 2 A3 1 A2 2 A2 fléchage adapté A3 A4 5 A4 20 A4 20 A4 4 A5 fléchage adapté 3 A4 Suivant le besoin A4