1 mise à jour Objet Passage au prélèvement SEPA Logiciel(s) GPI Métier Gestion locative
2 Sommaire INTRO... 3 VOCABULAIRE UTILE... 3 Rappel des prérequis avant activation... 3 Activation de l'option "Gestion des Mandats de Prélèvement SEPA"... 5 ACTIVATION DEPUIS LES PARAMETRAGES GENERAUX... 5 Conséquence de l'activation... 5 CONTROLE AVANT ACTIVATION... 6 Création automatique des courriers d'informations préalables... 7 Gérance :... 7 Création automatique des mandats de prélèvements... 8 CREATION AUTOMATIQUE DES RUM... 9 Mailing du courrier d'information préalable... 9 Sélection automatique des Locataires (Colocataires ou Copropriétaires) basculés :... 9 Sélection manuelle des Locataires basculés :... 10 Sélection manuelle des Colocataires basculés :... 11 ACTIVATION SUR LE DOSSIER COMPTABLE... 12 Activation de l'option "Gestion des Mandats de Prélèvement SEPA"... 12 Activation de l'option de génération des fichiers de Prélèvement SEPA... 13 Visualisation mandat de prélèvement... 14 Locataires... 14 Description du mandat de prélèvement... 15 COLOCATAIRES :... 15 VISUALISATION HISTORIQUE DES MANDATS... 16 CREATION / MODIFICATION D'UN MANDAT... 17 EDITION D'UN MANDAT... 20 Suppression d'un mandat... 21 MODIFICATION BIC/IBAN... 22 Nouvelles fonctionnalités après activation des prélèvements SEPA... 23 Traitement des prélèvements SEPA... 23 Génération des fichiers :... 23 Intégration en comptabilité :... 23 Conséquence de la comptabilisation dans le Mandat de Prélèvement :... 23 Impayé passé sur un prélèvement SEPA... 24 Rejet de prélèvement (Raison technique)... 25 Retour de prélèvement ou demande de remboursement (Impayé)... 25 Correction comptable... 25 Ecran de saisie du motif de l impayé... 26 Bascule «rejet-retour» ou «retour-rejet»... 27 Outils... 28 Changement Code BIC :... 28 modification de la R.U.M. :... 29
3 INTRO A partir du 1 er Février 2014, les prélèvements à la norme SEPA deviennent obligatoires. Cette nouvelle norme implique la mise en place d une gestion des mandats de prélèvement et la génération d un fichier de prélèvement au format XML. VOCABULAIRE UTILE Voici quelques notions utiles lors de la mise en place du prélèvement SEPA : S.D.D : S.E.P.A Direct Debit (Prélèvement SEPA) N.N.E. : Numéro national d émetteur de prélèvements nationaux I.C.S. : Identifiant créancier SEPA (Remplacera le N.N.E.) o o o Identifie de manière unique un créancier dans tout l espace SEPA Structure de l I.C.S. : FRKKZZZNNNNNN FR Code pays ISO KK Clé de contrôle ZZZ Code activité (au choix du créancier et déclinable à volonté ZZZ par défaut) NNNNNN N.N.E. des prélèvements nationaux En copropriété : possibilité d avoir un I.C.S. par copropriété R.U.M. : Référence unique du mandat de prélèvement SEPA o Identifie de manière unique un mandat de prélèvement pour un créancier donné o Est attribuée par le créancier o 35 caractères maximum o Le CFONB (Comité Français d Organisation et de Normalisation) préconise également de faire commencer les R.U.M. attribuées aux autorisations de prélèvements national migrées par les caractères «++» o Le couple I.C.S. / R.U.M. doit impérativement être unique RAPPEL DES PREREQUIS AVANT ACTIVATION Nous vous rappelons qu il vous appartient de prendre l initiative de migrer vos AVP (prélèvements nationaux au format ETEBAC) vers le SDD (prélèvements SEPA au format ISO 20022). Ci-dessous un rappel sur les tâches qui vous incombent, AVANT l activation de ces modules. Démarches que vous devez entreprendre auprès de votre banque Demander l autorisation d émettre des prélèvements SDD). Demander votre I.C.S. (Votre banque en fera la demande auprès de la Banque de France (attention le délai d obtention peut être long)) Définir un planning de migration. Récupération des BIC/IBAN de vos débiteurs Manuellement (envoi de demandes d informations aux débiteurs avec coupon réponse à signer, saisie des BIC/IBAN). Si le BIC/IBAN fourni ne correspond pas au RIB utilisé pour les prélèvements nationaux, vous devrez Soit relancer le débiteur pour obtenir un BIC/IBAN correspondant au RIB Soit conserver le coupon réponse du débiteur daté et signé et l annexer à l autorisation de prélèvement Soit envoyer au débiteur un mandat de prélèvement SEPA incorporant le nouveau compte bancaire afin que celui-ci le signe.
4 Via le service d enrichissement automatisé proposé par SEPTEO Pôle Immobilier et CEDRICOM. Via les services d enrichissement éventuellement proposés par votre banque. Signature de mandats SEPA Malgré la continuité de vos autorisations de prélèvement national, vous pouvez décider de faire signer un mandat SEPA à tous vos débiteurs. Ceci peut vous permettre d intégrer dans vos mandats SEPA un accord bilatéral sur un délai inférieur à 14 jours pour les avis préalables aux prélèvements. Si vous choisissez de ne pas faire signer de mandat SEPA, vous devez impérativement vous assurer de détenir physiquement ou numériquement chaque demande d autorisation de prélèvement national, preuve de ce mandat.
5 ACTIVATION DE L'OPTION "GESTION DES MANDATS DE PRELEVEMENT SEPA" La procédure d'activation est différente selon que la base de données soit paramétrée avec un multi dossier comptable (plusieurs sociétés) ou sans multi dossier comptable (une seule société). Attention: l'opération d'activation étant IRREVERSIBLE, nous vous demandons d'effectuer une sauvegarde de vos données juste avant. En cas de problème, il sera nécessaire de restaurer cette sauvegarde. ACTIVATION DEPUIS LES PARAMETRAGES GENERAUX Dans le cas d'un multi dossier comptable l'activation devra être faite dans chacun des dossiers comptables. Dans le cas d'un dossier comptable unique (une seule société), l'activation se fait dans le menu Fichier Utilisation Paramétrage généraux : il faut cocher "Gestion des Mandats de prélèvements SEPA". Après avoir coché la case, il faut impérativement saisir les champs "Identifiant Créancier SEPA" (I.C.S) et "Ville de signature mandats SEPA" à porter sur les mandats de prélèvements et le mois au cours duquel vous comptez émettre vos premiers prélèvements SEPA, dans la limite de Février 2014. Cliquer sur la disquette pour enregistrer les paramètres afin de continuer la procédure. Le logiciel va procéder aux contrôles des BIC-IBAN pour les tiers soumis à Prélèvement. Précision sur le mois des premiers prélèvements SEPA : Tant que la case à cocher «Fichier Prélèvements SEPA" n est pas activée, vous continuerez d émettre des prélèvements ETEBAC, malgré la présence de mandats de prélèvements SEPA. Vous devez indiquer dans ce champ le mois auxquelles appartiendront les premières échéances de prélèvement que vous émettrez au format SEPA. Cette information permettra au système de calculer la date de signature des mandats relatifs à vos autorisations de prélèvement national migrées. Celle-ci doit en effet correspondre à la date de premier prélèvement SEPA. Si votre planning de démarrage change (émission des premiers prélèvements SEPA plus tardive que prévu), vous pourrez modifier ce mois. Le système mettra alors à jour la date de signature de tous les mandats relatifs à vos autorisations de prélèvement migrées, avec la nouvelle valeur. CONSEQUENCE DE L'ACTIVATION Le système recherche les tiers prélevés, en place ou partis depuis moins de 14 mois (en se basant sur le champ date de Fin de préavis en Gérance) et va créer pour chacun d eux un mandat de prélèvement SEPA de type "Autorisation de prélèvement national migrée". Plus précisément, il va générer un mandat de prélèvement par bail prélevé.
6 Pourquoi les 14 mois? La norme SEPA prévoit un délai de 13 mois pour les contestations. La norme n indique pas si ce délai est valable, après que vous ayez migré vers SEPA, pour les prélèvements ETEBAC précédents. Les 14 mois permettent de couvrir cette incertitude. CONTROLE AVANT ACTIVATION Avant de passer au prélèvement SEPA, il faut s assurer que tous les locataires et copropriétaires concernées par le prélèvement aient leur BIC et leur IBAN renseignés. Comme indiqué ci-dessus, le système vérifie que tous les tiers prélevés, en place ou partis depuis moins de 14 mois ont bien un BIC-IBAN renseigné. Lorsque vous cochez "Gestion des Mandats de prélèvements SEPA", si le logiciel détecte au moins un locataire ou un colocataire (Gérance) ou un copropriétaire (Syndic) qui ne remplit pas la condition ci-dessus, un fichier CSV avec la liste des tiers à corriger, apparaitra comme ci-dessous : Le fichier comporte les colonnes suivantes : - Société : pour les locataires, la société est égale à Gerance, pour les copropriétaires la Société est égale au code de la copropriété concernée. Dans le cas où le problème concerne un colocataire, la société est Gerance-Coloc. - NoCompte : correspond au numéro du compte Auxiliaire du locataire ou du copropriétaire concerné. - Nom : correspond au nom du locataire ou du copropriétaire concerné. - Libellé : si le problème concerne un colocataire, la mention "le prélèvement du compte Lxxxxx ne sera pas traité car il y a une anomalie sur le mandat de ce colocataire" apparaitra sur la ligne concernée. Il faudra donc corriger l'iban du colocataire car sinon c'est l'ensemble du prélèvement qui ne sera pas pris en compte. Si le problème concerne un locataire ou un copropriétaire, la colonne "libellé" sera vide. Pour corriger, il faut soit : Exemple : Le Locataire VACARESSE Marie dont le numéro de compte est LVAC344 a un colocataire Martin Maud dont l'iban ou le BIC ne sont pas correctement renseignés. Si vous ne corrigez pas le BIC-IBAN du colocataire Martin Maud, quand vous lancerez le traitement des prélèvements le locataire VACARESSE (LVAC344) ne sera pas traité du tout. Dans une colocation il faut que l'ensemble des BIC-IBAN de tous les colocataires soient correct pour que le compte soit prélevé. Saisir le BIC-IBAN du tiers dans la fiche Annuaire et sauver la fiche du Locataire ou du Colocataire. Codifier le Locataire comme non prélevé : dans la fiche du Locataire dans l'onglet Loyer, décocher "Prélèvement automatique" et sauver. ATTENTION : si vous possédez aussi le logiciel de Syndic, vous devez aussi corriger les copropriétaires soit en saisissant le BIC-IBAN dans la fiche annuaire du copropriétaire, soit en décochant la case "Prélèvement automatique" dans la fiche du copropriétaire, onglet Coordonnées.
7 Dès que les corrections ont été faites, l activation devient possible. Vous devez retourner soit dans le menu principal soit dans le dossier comptable pour cocher l'option des "Gestion des Mandats de prélèvements SEPA". CREATION AUTOMATIQUE DES COURRIERS D'INFORMATIONS PREALABLES Lorsque l on coche «Gestion des Mandats de prélèvements SEPA» sur les paramétrages généraux ou sur le dossier comptable, les courriers ci-dessous sont créés automatiquement. Ces courriers sont modifiables. Ils sont créés avec la sous-catégorie Divers et se nomment : "Information préalable SEPA" ou "Coloc Information Préalable". Vous pouvez, si vous le souhaitez, modifier la souscatégorie afin de retrouver plus facilement ces courriers. ATTENTION : Il faut que les courriers : - Lettre_Information_SEPA.4W7, - Lettre_Information_Coloc_SEPA - Lettre_Information_SEPA_Syndic.4W7 se situent dans le dossier DATA de l application Gérance : Si la Gérance est activée la fenêtre suivante va s'ouvrir afin de vous proposer un courrier d'information préalable à envoyer à tous les Locataires concernés et un autre courrier pour les Colocataires. Ces courriers sont livrés à titre d'exemple. Nous vous conseillons de modifier les courriers immédiatement afin de les personnaliser. Pour cela, ouvrez le courrier en plein écran à l'aide du bouton en haut à droite et procéder aux modifications puis enregistrer avec la disquette : Les informations en rouge, doivent être modifiées avant l'envoi aux locataires et aux colocataires. Courrier pour les locataires : Information préalable SEPA :
8 CREATION AUTOMATIQUE DES MANDATS DE PRELEVEMENTS Après la création des courriers, cliquer sur la disquette pour continuer la procédure. Si vous n'avez pas saisi les champs Identifiant Créancier SEPA et Ville de signature mandats SEPA, les messages ci-dessous vont s'afficher : Si vous répondez NON, les champs renseignés précédemment seront réinitialisés. Attention : Vous devez vérifier que toutes les conditions décrites dans le message ci-dessus sont réunies pour procéder à l'activation. Il ne sera pas possible de revenir en arrière. Merci de bien vouloir en prendre connaissance avec la plus grande vigilance et en déduire les actions à mener dans votre organisation interne. SEPTEO Pôle Immobilier ne pourra être tenu pour responsable des conséquences négatives découlant du non-respect de notre mise en garde. Si vous répondez OUI, un dernier message d'avertissement apparait :
9 Si vous répondez NON, les champs renseignés précédemment seront réinitialisés. Si vous répondez OUI, un écran de saisie d informations complémentaires vous est présenté. Il permet de saisir l adresse postale de votre cabinet telle que vous souhaitez qu elle apparaisse sur les mandats : Cette adresse pourra ensuite être modifiée depuis l écran principal des paramètres cabinet. Les mandats de prélèvement sont automatiquement crées pour les Locataires et Colocataires (Si vous possédez aussi le logiciel de Syndic, les mandats sont créés en même temps pour les Copropriétaires en prélèvement automatique selon les conditions indiqués préalablement). CREATION AUTOMATIQUE DES RUM La R.U.M. de chaque mandat créé est automatiquement définie par le système, avec un algorythme permettant de limiter les risques de collision lors, par exemple, d un rachat de cabinet ou d une fusion. Composition de la RUM lors de la migration : ++ Si dossier comptable : les 3 premières lettres du dossier comptable, sinon GPI Les 3 premières lettres du nom du locataire ou propriétaire Le n de compte Les 8 premiers chiffres du n d annuaire L ID mandat calculé automatiquement Composition de la RUM lors d une création manuelle : Si dossier comptable : les 3 premières lettres du dossier comptable, sinon GPI Les 5 premières lettres du nom du locataire ou propriétaire Le n de compte Les 8 1ers chiffres du n d annuaire L ID mandat calculé automatiquement MAILING DU COURRIER D'INFORMATION PREALABLE Sélection automatique des Locataires (Colocataires ou Copropriétaires) basculés : Si la Gérance est activée, une fois les mandats créés automatiquement, la liste de tous les locataires basculés apparait afin que vous puissiez les informer du passage au prélèvement SEPA. La sélection ayant été faite automatiquement, depuis le catalogue des locataires, cliquer sur Imprimer puis sélectionner Imprimer un courrier. Par défaut la sélection se fait par rapport aux Locataires actifs. Colocataires : à la fin de la sélection des locataires, si vous avez des colocataires, une fenêtre de sélection des colocataires actifs va apparaitre avec le même principe. Vous devrez sélectionner le courrier " Coloc - Information préalable".
10 Sélectionner la sous-catégorie "Divers" (ou la sous-catégorie que vous avez indiqué lors de la création des courriers, si vous l'avez modifié) puis le courrier nommé "Information préalable SEPA" et procéder à l'édition de ce courrier. Cela vous permettra d'informer tous les locataires, colocataires migrés du passage au prélèvement SEPA. Sélection manuelle des Locataires basculés : Il est possible de retrouver l'ensemble des Locataires concernés pour faire le mailing ultérieurement. Depuis le menu Structure Locataire en cliquant sur le bouton Rechercher, une nouvelle option "Autorisation SEPA migrée" vous permet de retrouver les locataires pour lesquels un mandat de prélèvement a été créé automatiquement.
11 Vous pouvez ainsi procéder au mailing quand vous le souhaitez. Sélection manuelle des Colocataires basculés : Il est possible de retrouver l'ensemble des Colocataires concernés pour faire le mailing ultérieurement. Depuis le menu Structure Colocataire, en cliquant sur le bouton Rechercher, une nouvelle option "Autorisation SEPA migrée" vous permet de retrouver les locataires pour lesquels un mandat de prélèvement a été créé automatiquement. Vous pouvez ainsi procéder au mailing quand vous le souhaitez.
12 ACTIVATION SUR LE DOSSIER COMPTABLE Lorsque l on est en multi dossier comptable, il faut faire le passage au prélèvement SEPA dans chacun des dossiers Comptables en allant dans le menu Fichier Menu Principal puis Dossier Comptable. ACTIVATION DE L'OPTION "GESTION DES MANDATS DE PRELEVEMENT SEPA" Sélectionner un dossier sur lequel vous souhaitez mettre en place les mandats de prélèvements SEPA en double cliquant dessus. Cocher la case "Gestion des Mandats de prélèvements SEPA". Le reste de la procédure est identique à celle décrite lorsqu'on active cette option depuis les paramétrages généraux.
13 ACTIVATION DE L'OPTION DE GENERATION DES FICHIERS DE PRELEVEMENT SEPA Pour activer la génération des fichiers de prélèvements au format SEPA, vous devez cocher la case Prélèvement SEPA.
14 VISUALISATION MANDAT DE PRELEVEMENT LOCATAIRES Il s agit d une nouvelle fonction permettant de gérer les mandats de prélèvement successifs d un locataire donné. Un bouton «Mandat de prélèvement» apparait sur l onglet «Loyer» d'un locataire en prélèvement automatique si l'option "Gestion des Mandats de prélèvements SEPA" est cochée. L écran des Mandats de prélèvement contient deux tableaux : En partie haute, la liste des mandats successifs, mandats actifs en premier, En partie basse, l historique des modifications du mandat sur lequel on pointe, de la plus récente à la plus ancienne.
15 DESCRIPTION DU MANDAT DE PRELEVEMENT Si on double clique sur la liste des mandats de prélèvements on obtient le formulaire suivant (qui n est pas modifiable) : Date de signature et de début de validité : sont initialisées pour les mandats migrés à la date de prochain prélèvement, pour ceux créés manuellement à la date du jour. Elles sont modifiables tant que la zone «Dernier prélèvement» est égale à 00/00/00, en double cliquant sur le mandat en question Fin validité : «En cours» ou «date de fin de validité». Lors de la création d un nouveau mandat la date de fin de validité se met à jour sur le mandat précédent et est égale à J-1 de la date de début de validité du nouveau mandat. Origine : SEPA (création nouveau mandat) ou AVP MIGRE (basculé en prélèvement SEPA) Type : RECURENT ou PONCTUEL (Pour l'instant la valeur sera toujours égale à RECURENT Le mode Ponctuel est prévu lors d'un futur développement) Premier prélèvement, Prélèvement précédent et Dernier prélèvement : ces dates sont égales à 00/00/00 lors de la création automatique des mandats. Elles seront mise à jour au fur et à mesure de l'intégration des prélèvements. COLOCATAIRES : La visualisation se situe sur la fiche du colocataire qui est accessible soit directement depuis le Locataire en double cliquant sur le nom du colocataire concerné, soit depuis le menu Structure - Colocataire :
16 VISUALISATION HISTORIQUE DES MANDATS Sur le Locataire, ou le Colocataire, on visualise la liste des modifications faites sur le mandat de prélèvement. Un double clic sur la ligne permet de visualiser le détail qui n'est pas modifiable. Le bouton «Imprimer Historique» sur le mandat de prélèvement permet d'imprimer la totalité de l historique.
17 CREATION / MODIFICATION D'UN MANDAT Sur l'écran du Mandat existant, il est possible de créer ou de modifier un mandat à l'aide du bouton Création / Modification. En cliquant sur ce bouton, vous allez avoir accès à 3 possibilités comme indiqués ci-dessous : En cliquant sur chacune des options, un libellé explicatif vous permet d'opter pour l'option qui vous concerne. Les 2 premières options ne nécessitent pas de création d un nouveau mandat. Donc sur l écran suivant, accessible après avoir sélectionné l'option et validé avec la disquette, il vous sera proposé l'écran de modification du BIC ou de l'iban :
18 Faites vos modifications et cliquer sur la sauvegarde. On retrouvera l information dans l historique.
19 Pour le 3 ème choix, «Le tiers débiteur n est plus le même (il ne faut plus prélèver la même personne)», l écran suivant apparait : Vous devez IMPERATIVEMENT choisir un tiers différent avec un BIC/IBAN renseigné. Dans la liste des Tiers associés, les colocataires, le locataire, le garant apparaissent. Vous devez sélectionner le tiers qui doit être prélevé afin de récupérer ses coordonnées. Renseigner la date de Début de validité (la date de signature se mettra à jour avec la même valeur). En validant, le mandat précédent est automatiquement considéré comme terminé et sa date de fin de validité se met à jour à jour. Le nouveau mandat est effectif. Le logiciel vous propose d'imprimer le mandat de Prélèvement que vous venez de créer afin de pouvoir l'envoyer au locataire pour qu'il le retourne signé. Quand on revient sur l'écran des Mandats du locataire, on obtient donc l'écran suivant : On voit que l ancien mandat à une date de fin de validité renseignée. Le nouveau mandat est «En cours».
20 EDITION D'UN MANDAT Pour éditer un mandat, il faut d'abord sélectionner un mandat dans l'écran du haut puis cliquer sur le bouton Edition : Exemple d'édition de Mandat :
21 SUPPRESSION D'UN MANDAT S il y a plusieurs mandats de prélèvements, le bouton «Supprimer» apparait : Vous ne pouvez pas supprimer un mandat d origine «Migré». Après avoir cliqué sur "Supprimer" l écran d'avertissement suivant apparait : Après validation, le mandat sélectionné a été supprimé. La date de fin de validité du mandat précédent est remise à 00/00/00.
22 MODIFICATION BIC/IBAN Lorsqu un mandat de prélèvement est actif (Date de fin de validité non renseignée), on ne peut pas modifier le BIC ou l IBAN par le cursus normal (depuis la fiche du tiers). Si vous double cliquez dans l'annuaire, sur la banque en question, les champs sont non saisissables. Vous devez IMPERATIVEMENT faire la modification depuis le mandat de prélèvement pour modifier ou créer un nouveau mandat :
23 NOUVELLES FONCTIONNALITES APRES ACTIVATION DES PRELEVEMENTS SEPA TRAITEMENT DES PRELEVEMENTS SEPA Dans le cas d'un dossier comptable unique (une seule société) afin d'activer la génération des prélèvements au format SEPA, il faut, si vous ne l'avez pas fait lors de l'activation des Mandats de prélèvements, vous assurez que dans le menu Fichier Utilisation Paramétrage généraux, la case "Fichier Prélèvement SEPA" soit cochée. Le traitement des prélèvements SEPA est similaire à celui des prélèvements ETEBAC. Quelques contrôles ont néanmoins été ajoutés : Absence d un mandat de prélèvement SEPA actif. Erreur sur un IBAN ou un BIC. Le logiciel va générer des bordereaux avec l'iban à la place du RIB. GENERATION DES FICHIERS : Les fichiers de prélèvement au format SEPA se nomment PREL_GLOC.xml et sont générés au même endroit que les fichiers ETEBAC, dans le chemin complet de l'application. (Menu Fichier Menu Principal, Utilisation Paramètres Généraux : Chemin complet de l'application du type c:\usr\admbiens\data). Comme pour les fichiers ETEBAC, une copie du fichier est effectuée dans le sous-répertoire FichBQ qui se trouve dans le chemin ci-dessus. Dans le répertoire de copie, le nom du fichier est sous la forme PREL-GLOC27112013164208.xml. On reprend donc le nom du fichier auquel on rajoute la date, heures minutes et secondes afin de conserver un historique. INTEGRATION EN COMPTABILITE : A la fin de la génération du fichier, vous arrivez sur l'écran suivant : Attention: l'opération d'intégration est IRREVERSIBLE, ne validez pas tant que le fichier n'a pas été validé par la banque En effet, dans le cas où le fichier serait rejeté, il faut pouvoir corriger les éventuels problèmes retournés par la banque et refaire le traitement. Si vous avez validé l'intégration en comptabilité, cela ne sera pas possible. En cas d'erreur signalé par la banque, cliquer sur Annuler. Corriger les données (IBAN, BIC ect ) et relancer le traitement pour générer un nouveau fichier de prélèvement SEPA. Si le fichier est validé au niveau de la banque, vous pouvez cliquer sur Oui afin de générer les écritures comptables. Il sera alors impossible de générer à nouveau les prélèvements de la période en question. Conséquence de la comptabilisation dans le Mandat de Prélèvement : S'il y a déjà eu un prélèvement validé, on modifie la date d'avant dernier prélèvement avec cette date et on met à jour la date de dernier prélèvement avec la date du traitement que vous venez de validé.
24 Pour le premier prélèvement, la date de Premier prélèvement est mise à jour ainsi que la date de Dernier Prélèvement. A ce moment-là, elles sont identiques étant donné que le dernier prélèvement est aussi le premier validé : Prélèvement suivant pour le même Locataire : IMPAYE PASSE SUR UN PRELEVEMENT SEPA La saisie d impayés de règlements est lourdement impactée par la norme SEPA. Il vous faut en effet à chaque impayé passé sur un prélèvement SEPA, indiquer s il s agit d un rejet de la banque caractérisé par un problème technique (Anomalie dans le fichier, problème de totaux ou de BIC, caractère non requis) ou d un retour de la banque du débiteur. (Impayé).
25 ATTENTION : Il est capital pour vous de bien appréhender la différence entre un rejet de prélèvement et un retour de prélèvement. Chaque impayé enregistré avec le mauvais type peut entraîner le rejet du prélèvement suivant : sur la masse de vos débiteurs, ceci peut être synonyme d énormes pertes de temps. Nous vous engageons vivement à vous rapprocher le plus tôt possible de votre banque afin que celle-ci vous indique comment identifier de manière certaine un rejet d un retour dans leurs avis d impayés. REJET DE PRELEVEMENT (RAISON TECHNIQUE) Le rejet de prélèvement intervient AVANT la date d échéance du prélèvement. C est-à-dire que la banque du débiteur n enregistre pas dans son système d information, les éléments relatifs au prélèvement rejeté. En conséquence : Si le prélèvement rejeté est le premier prélèvement SEPA réalisé pour le mandat considéré, il faut représenter le prochain prélèvement comme premier d une série. (Il existe dans le message SDD une notion de «premier prélèvement» appelé FIRST et de «nième prélèvement» appelé RECURRENT). Si des données relatives au mandat avaient été modifiées depuis le dernier prélèvement SEPA ou depuis la migration des autorisations de prélèvement national et donc transmises à la banque du débiteur dans le message de prélèvement rejeté, il faut envoyer à nouveau ces modifications lors du prochain prélèvement. Il faut donc impérativement remettre les mandats de prélèvement concernés dans l état où ils se trouvaient avant l émission du prélèvement rejeté. RETOUR DE PRELEVEMENT OU DEMANDE DE REMBOURSEMENT (IMPAYE) Le retour de prélèvement ou la demande de remboursement (notions tout à fait similaires en termes d impact sur les mandats de prélèvement) intervient APRES la date d échéance du prélèvement. C est-à-dire que la banque du débiteur a enregistré dans son système d information, les éléments relatifs au prélèvement retourné ou à rembourser. En conséquence : Si le prélèvement retourné ou à rembourser est le premier prélèvement SEPA réalisé pour le mandat considéré, il faut présenter le prochain prélèvement comme le nième d une série. (Il existe dans le message SDD une notion de «premier prélèvement» appelé FIRST et de «nième prélèvement» appelé RECURRENT). Si des données relatives au mandat avaient été modifiées depuis le dernier prélèvement ou depuis la migration des autorisations de prélèvement national, il sera inutile de les envoyer à nouveau lors du prochain prélèvement. Il est donc impératif de conserver les mandats de prélèvement concernés dans l état où ils se trouvent. CORRECTION COMPTABLE Le prélèvement a été accepté par la banque du débiteur mais vous souhaitez apporter des corrections comptables (changement de date ou d affectation des dettes). La correction comptable n a aucun impact sur les mandats de prélèvement. Du point de vue de la norme SEPA, on le considère comme un retour de prélèvement.
26 ECRAN DE SAISIE DU MOTIF DE L IMPAYE Dans le menu Locataire Annulation règlement / Impayés, à chaque saisie d impayé de règlement sur un prélèvement SEPA, le système vous demande de sélectionner soit : REJET (Raison Technique) : impact sur le mandat : Avant Impayé Apres Impayé On revient à la situation avant le prélèvement rejeté. RETOUR-REMBOURSEMENT/CORRECTION COMPTABLE (Impayé) : aucun impact sur le mandat : Avant Impayé Apres Impayé
27 BASCULE «REJET-RETOUR» OU «RETOUR-REJET» Il est encore possible une fois l impayé enregistré et validé par le brouillard de modifier le motif de l impayé. Il faut pour cela aller dans le mandat, cliquer sur l'historique qui concerne l'impayé et cliquer sur Rejet (Raisons Techniques) / Retour (Impayés). La bascule fonctionne de rejet (Raisons Techniques) à retour (Impayés) et inversement. Le mandat de prélèvement associé est automatiquement modifié. Cette opération peut se faire autant de fois que nécessaire. A chaque changement, le mandat de prélèvement est mis à jour.
28 OUTILS Des outils sont disponibles dans le menu Fichier Menu Principal : CHANGEMENT CODE BIC : Cet outil permet de modifier un code BIC si celui-ci a été modifié par la banque. Il suffit de saisir l'ancien code et le nouveau code et de valider. Le logiciel va modifier tous les codes BIC que vous avez choisi de modifier, dans les Annuaires, Banques et Agence ainsi que dans le dernier fichier xml généré. A la fin du traitement vous obtiendrez l'écran suivant avec la liste des modifications. Vous pouvez si nécessaire imprimer ce rapport en cliquant sur le bouton "Imprimer Rapport".
29 MODIFICATION DE LA R.U.M. : Cet outils permet de modifier la R.U.M d'un tiers manuellement si, par exemple, vous avez établi un mandat avec une R.U.M généré matnuellement. Il donc mettre à jour la R.U.M pour indiquer celle donné au tiers. Sélectionner le débiteur concerné, modifier la R.U.M pour indiquer celle du mandat et valider.