Cahier des Charges Rendez-vous national de la participation des enfants et des jeunes Congrès Anacej 2016 23/24/25/26 octobre 2016 Ce cahier des charges a pour objectif de présenter la nature des besoins liés à l accueil du congrès 2016 de l Anacej. 1. Présentation du Congrès Les congrès de l Anacej se déroulent tous les 2 ans, durant les vacances d automne. Cet événement d envergure nationale, accueil plus de 800 personnes, enfants/jeunes/adultes venues de toute la France, métropole et outre mer. Ce rassemblement est à la fois un moment de travail, d échange, de rencontre, de fête et de valorisation de la collectivité accueillante. La presse nationale et locale suit ce moment particulier et unique durant lequel des élus, des professionnels, des jeunes et des enfants, venant de tous les territoires, sont amenés à dialoguer et travailler ensemble. Chaque fois, les plus hautes autorités de l état et les autorités locales se déplacent pour profiter de ce moment de visibilité au milieu de la diversité de la jeunesse de France. Depuis 1991, 10 congrès ont déjà eu lieu : Laval (1991) Épinal (1994) Nevers (1998) Figeac (2000) Bordeaux (2002) Conseil général du Tarn (2004) Paris (2006) Pau (2010) Lille (2012) Villeurbanne Région Rhône Alpes (2014) Le congrès est co-organisé par l Anacej et une ou plusieurs collectivités retenues par les instances de l association après un appel à candidature. Un processus d une année s engage alors jusqu à la date du congrès durant lequel ces deux partenaires travaillent vers un objectif partagé : la réussite de cet événement. Quatre documents régissent leurs relations : ce cahier des charges, une convention de partenariat, un organigramme et un rétro-planning. 1
Le pilotage «politique» du congrès est assuré par un comité regroupant des administrateurs de l Anacej, des membres de l équipe et des représentants de la collectivité. Un comité de pilotage, plus opérationnel, rassemblant ces 2 partenaires est mis en place et se réunit régulièrement avec le prestataire technique choisi par l Anacej. Pour l Anacej, le congrès est un moment fort de la vie de l association. C est aussi un moment important pour les enfants et les jeunes engagés dans les dispositifs de participation. Il se veut aussi un moment de rencontre et de travail pour les adultes, élus et professionnels qui accompagnent ces dispositifs et/ou travaillent sur les politiques jeunesse dans les territoires. Il doit donc permettre et faciliter la rencontre de tous les acteurs qu ils soient élus, animateurs, militants associatifs, invités et, bien entendu, enfants et jeunes engagés. Pendant 2 jours pleins, ils échangent, débattent, confrontent leurs expériences et analyses. C est un moment fédérateur qui permet de dynamiser le réseau de l association mais aussi de faire évoluer les pratiques et les politiques publiques en faveur des jeunes. Pour la collectivité qui accueille, le congrès permet de mettre en valeur son action dans le domaine de la participation des enfants et des jeunes et plus globalement de valoriser ses politiques en matière d enfance et de jeunesse, d accueillir des représentants de toute la France et même au-delà, des élus locaux, des journalistes, de faire découvrir son territoire et ses richesses. La valorisation de la collectivité se déroule avant, pendant et après le congrès via les différents supports de communication prévus mais aussi par la présence de la presse. 2
2. Configuration du Congrès 2016 La configuration du congrès 2016 est construite sur la base des congrès précédents 800 participants : 400 jeunes et 300 adultes 100 organisateurs et invités 2 jours pleins le lundi 24 et le mardi 25 octobre 2016. L arrivée des délégations se fera la veille soit le dimanche 23 octobre 2016. Le départ des délégations se fera le mercredi 26 octobre 2016. Dimanche 23/10/16 Jour 0 Lundi 24/10/16 Jour 1 Mardi 25/10/16 Jour 2 Mercredi 26/10/16 Jour 3 Matin Accueil Travaux 2 Départ Déjeuner Anacej 1 Anacej 2 Anacej 3 Après-midi Travaux 1 Travaux ou Activités Dîner Collectivité Collectivité Collectivité Soirée En plus Collectivité Collectivité 3. Responsabilités dans la préparation et l organisation du congrès Le congrès est préparé et organisé par deux acteurs en coopération : l Anacej et la-les collectivité-s. Certains domaines sont placés sous la responsabilité d un des acteurs, d autres sous la double responsabilité. Dans tous les cas, l organisation fait l objet de dialogues réguliers. La réussite du congrès tient également à l adéquation entre le programme, le site et les ressources locales. La répartition générale est la suivante (à préciser selon les spécificités de la des collectivité-s retenue-s) Anacej Collectivité Conception et organisation du programme (animation des ateliers, tables rondes, conférences et plénières...) Gestion des inscriptions Réservation et règlement des hébergements Repas 3 déjeuners Communication, signalétique Assurance (responsabilité civile des participants de leur arrivée jusqu au départ) Assurance (tous les lieux utilisés pendant l événement) Mise à disposition du lieu du congrès avec un espace de restauration unique Mise à disposition d animateurs et intervenants experts autour des ateliers Mise à disposition de 20 bénévoles Recherche et encadrement des hébergements collectifs (astreinte de nuit) Animation et encadrement des activités / visites locales (jour 2) Organisation et gestion des transports de l hébergement vers les différents temps et vice et versa Sécurité et Poste de secours 3 Repas et soirées festives (jour 0-1 et 2) Mobilisation des ressources locales Adaptation du programme aux lieux Questions protocolaires Relations presses Choix de certains prestataires 3
4. Financement d un Congrès Les Congrès sont financés par 3 principales sources : les participants, l Anacej et la collectivité (ou les collectivités en cas de proposition à plusieurs collectivités). Selon la thématique et le territoire, d autres partenaires contribuent financièrement. Sur les 2 derniers congrès, les enveloppes financières prévues par les collectivités (subvention versée à l Anacej ou dépenses prisent en charge par la-les collectivité-s) étaient comprises entre 130.000 et 150.000 euros (hors frais de personnel ou mise à disposition). Cette enveloppe comprend les frais d hébergements, de repas, de transports (localement) pour les congressistes, la location des espaces du congrès et leur équipement, la prestation extérieure d organisation (gestion des inscriptions, des répartitions d atelier, assistance technique, gestion des hébergements). 5. Procédure pour désigner la collectivité qui accueillera le Congrès Le choix se fera par les instances de l Anacej, lors du conseil d administration prévu en novembre 2015, sur la base d un dossier de candidature remis avant le 06 novembre 2015 et qui comprendra : Une lettre de la collectivité (ou des collectivités) faisant acte de candidature officiellement Un dossier de candidature complet composé : Des réponses aux éléments demandés au paragraphe 6 (voir ci-dessous) De tout élément que la collectivité souhaitera ajouter 6. Eléments à remplir par la collectivité d accueil Ces éléments s appuient sur nos précédents congrès et donc aux besoins jugés nécessaires pour répondre aux objectifs d un tel événement comprenant des acteurs variés : élus locaux, animateurs, militants associatifs, enfants et jeunes engagés dans les dispositifs de participation. Un congrès, s il est un événement médiatique, reste néanmoins un temps de travail et de débats qui nécessite à ce titre de nombreux espaces. La collectivité candidate a toute la latitude pour répondre à ces demandes et proposer des solutions ainsi que des suggestions originales. A. La mise à disposition d un lieu unique disponible durant 4 jours (avec accès pour montage et préparation jour 0) 1 salle de plénière 800 à 1000 places (sonorisation, moyens de projections et écrans, scène, aménagement) 3 salles de conférences de > 50 places dont 1 >250 places (avec sonorisation, paperboard) 22 salles d ateliers > 20 places (équipées de sièges, paperboard) 1 salle de spectacle équipée (éventuellement la salle de plénière) 1 salle de bagagerie 3 salles de travail fermant à clés pour 10 personnes (accès 24h/24h, accès réseaux wifi et téléphonie, équipées de tables et chaises, fax et photocopieur) 1 espace d accueil (équipé de bornes d accueil et de réserve) 1 salle de restauration pouvant accueillir 800 personnes en 1h30 (équipée tables et chaises) avec les espaces techniques nécessaires. 1 espace café/bar 1 espace de détente pour les plus jeunes 1 poste de secours Ces espaces devront être dotés de fontaines à eau et alimentées régulièrement. Ces espaces sont mis à disposition, assurés, avec le personnel et le matériel nécessaire à leur utilisation, et à la manutention du matériel. Le nettoyage est également compris dans cette mise à disposition pendant toute la période du congrès. 4
Une décoration florale peut être prévue si nécessaire notamment pour les 2 séances plénières. 5
B. Des espaces d hébergement collectifs sur 1, 2 ou 3 sites à proximité du lieu du congrès L Anacej se chargera de trouver un prestataire pour la répartition dans les hébergements 800 places divisibles en 5 espaces : enfants garçons, enfants filles, jeunes garçons et jeunes filles (avec les accompagnateurs) 1 espace petit-déjeuner par site pouvant accueillir le nombre de personnes concernées en 1h Personnel : 1 responsable par site/bâtiment + 1 personne d astreinte pour le levé et le couché des délégations Le personnel est mis à disposition par la collectivité d accueil. Ces espaces sont loués par l Anacej. Un accueil (repas du soir et hébergement collectif) pour 600 personnes doit être possible le jour 0 (veille du congrès). C. L hébergement individuel 100 places disponibles dans des hôtels de 2 à 3 étoiles (en chambres simples et doubles) La gestion de l hébergement en hôtel sera sous-traitée à un partenaire/prestataire (type office de tourisme/centrale de réservation) proposé par la collectivité Les hôtels doivent être dans un périmètre proche pour faciliter les navettes de transport 20 places doivent être à proximité directe du lieu du congrès (organisation) D. Transports La collectivité assure les transports des congressistes : Des gares et aéroports d arrivée vers le lieu du congrès Du lieu du congrès vers les lieux d hébergement et vice-versa Du lieu du congrès vers les lieux d autres activités et vice-versa Du lieu du congrès vers les gares et aéroports de départ Elle est également responsable des transports des intervenants et des invités VIP E. Repas Les petits déjeuners de tous les participants seront pris dans chaque hébergement L Anacej prend en charge 3 repas (3 déjeuners) La collectivité prend en charge 3 dîner (jour 0-1 et 2) Elle met à disposition 1 salle de restauration (cf. lieu unique), avec du personnel chargé de l organisation des repas. Elle met à disposition un espace dédié aux organisateurs pour les repas. Le choix du ou des prestataires sera fait en commun. F. Animation des ateliers enfants / jeunes Les jeunes participants poursuivent un parcours spécifique co-construit avec la collectivité. Une vingtaine d ateliers ont lieu et sont animés par des animateurs choisis par la collectivité. De plus, des intervenants experts viennent rencontrer les jeunes congressistes pour leur apporter des ressources en lien avec le thème du congrès. Ces intervenants locaux sont proposés également par la collectivité. G. Animation des soirées La-les collectivité-s, prend-nent en charge la première soirée plus basée sur la connaissance du territoire et les animation proposées localement et la deuxième soirée dite festive, «la boom du Congrès». H. Activités culturelles et sportives 6
La-les collectivité-s prend-nnent en charge l organisation et l encadrement des activités culturelles et sportives proposées l après-midi du jour 2 pour l ensemble des participants. L Anacej l épaulera dans le choix des activités si besoin. I. La collaboration des équipes Deux équipes vont travailler ensemble pour l organisation de l événement. L Anacej s engage à mobiliser ses salariés tandis que la-les collectivité-s constitue-nt une équipe et désigne-nt un interlocuteur qui fera le lien entre les deux équipes. De plus, la-les collectivité-s devra-ont désigner un élu référent. Les deux équipes se rencontrent régulièrement lors des comités de pilotage et restent en lien tout au long de la préparation. La-les collectivité-s devra-ont nommer des référents responsables des différentes tâches à réaliser : la gestion du lieu unique (accueil des congressistes, bagagerie, sécurité et poste de secours ) l encadrement des hébergements collectifs (un référent par hébergement qui dort sur place ou assure une astreinte ) la recherche et le lien avec les prestataires de bouche la gestion et l organisation des transports la maintenance du matériel mis à disposition (informatique, téléphonie, fax, photocopieur ) la proposition d experts et d animateurs pour les ateliers enfants/jeunes la gestion des bénévoles autour des différents temps l organisation et la mise en œuvre des activités culturelles et sportives l organisation et la mise en œuvre de la soirée festive Jour 2 le lien avec les services du protocole et de la communication J. Sécurité Les locaux mis à disposition par la-les collectivité-s sont assurés par elle. Les participants sont assurés en responsabilité civile par l Anacej au moment de leur arrivée, pendant toute la durée de l événement et jusqu au départ. La sécurité et le contrôle des accès aux différents lieux du congrès, hébergement compris, sont assurés par la-les collectivité-s. La gestion du poste de secours est assurée par la-les collectivité-s K. Proposition de partenariats La-les collectivité-s accompagnera-ont l Anacej dans la recherche de partenaires locaux et nationaux et de ressources financières (hors partenaires nationaux de l Anacej). 7