La transformation numérique : facteur de convergence pour les professionnels de l information Florence GICQUEL Directrice des Etudes florence.gicquel@ebd.fr 10 octobre
LA TRANSFORMATION NUMERIQUE 2
La transformation numérique : un concept parapluie 1975-1985 1985-1995 PC 1995-2005 Documents Internet 2005-2015 Contenus Social, Cloud et Mobilité Interactions Transformation Numérique 1960-1975 Mini Bases de données Mainframe Fichiers La transformation numérique exprime l'utilisation des technologies numériques dans les organisations pas simplement pour automatiser leurs processus mais pour ouvrir des voies à des manières différentes de travailler. 3
La transformation numérique met en jeu de nombreuses technologies Médias sociaux Gestion multi-canale Big Data Web TV RSE Collaboration temps-réel GED Search Expérience client Collaboration Internet Processus Infrastructure ERP Entrepôt de données Big data Dataviz / Infoviz Cloud Terminaux mobiles Objets / Systèmes connectés Les contenus et les données sont au cœur de la transformation numérique 4
PRESENTATION DE L ENQUETE 5
Objectifs de l enquête La réflexion sur la transformation numérique oublie trop souvent la dimension «contenus et données» pourtant centrale L'objet de cette enquête est de faire le point sur la manière dont cette dimension est prise en compte dans les organisations à l'heure actuelle en termes de : Dispositifs Fonctions Gouvernance 6
Intervenants sur l enquête Initialisation, définition de l enquête et formalisation du guide d entretien et du questionnaire pour l enquête en ligne Identification des interlocuteurs Réalisation d entretiens Réalisation d entretiens Définition et gestion de l enquête en ligne Dépouillement et analyse des résultats Dépouillement et analyse des résultats 7
PROFIL DES REPONDANTS 8
Profils des répondants Webmaster Secrétaire Général Resp. Record Management Resp. KM Resp. Gouvernance de l'information Resp. Gestion de l'information Resp. Documentation Resp. Communication Resp. Bibliothèque Resp Veille Record Manager MOA SI Haut Fonctionnaire Gestionnaire de contenu Expert documentaliste En reconversion DSI Documentaliste Document controller Dirigeant Correspondant informatique Consultant MOA GED Chef de projet Documentaire Chargée de communication visuelle Chargé de marketing Chargé d'étude Analyste N = 83 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 9
Types d organisations et secteurs représentés Organisations publiques 26% Petites et Moyennes Entreprises 27% Grandes Entreprises 47% Industrie Pharmaceutique Communication 5% 5% Telecom 2% Luxe 5% Transport 2% Banque - Finance - Assurance 16% Formation - Education 5% Ministère - Organisme public 18% Services 16% N = 66 BTP 5% Ingénierie 2% Energie 7% Industrie 12% 10
RESULTATS DE L ENQUETE 11
Une multitude et une hétérogénéité de dispositifs de gestion de données et contenus [ERP] [Entrepôts de données (Datawarehouse ou Datamart) ] [Outils d analyse et de reporting ] [Outils de visualisation de l information ] [Système de partage de fichiers (type Windows) ] [Partage de fichiers dans le cloud ] [GED] [Base de connaissances ] [Portail Intranet ] [Site web ] [Espace de travail collaboratif ] [Wiki] [Réseau Social d Entreprise ] [Messagerie instantanée/chat ] [Outil de web conferencing ] [Moteur de recherche interne ] [Outil de gestion de terminologie ] [Plateforme d e-learning ] [Web TV ] 0 10 20 30 40 50 60 70 N = 66 Cette situation est le fruit de la mise en place de dispositifs en plus de ceux existants à chaque nouvelle vague technologique. De fait, de nombreux dispositifs se retrouvent en «concurrence» d un point de vue fonctionnel. Par exemple : système de partage de fichiers Windows vs partage de fichiers dans le cloud vs GED. 12
qui ne sont pas gérés de manière centralisée Il exsite une fonction centralisée 11% Les fonctions centralisées se trouvent toutes dans des grandes entreprises (industrie, banque / assurance, services, communication, industrie pharma) NSP 22% Pas de fonction dédiée 89% Aucune fonction 27% Plusieurs fonctions 51% Ces fonctions centralisées n ont pas d appellation claire et uniforme : Direction de la gestion et conservation de l information IMO (Information Management Office) Direction Records Management CDO (Chief Data Officer) Ces fonctions sont avant tout focalisées sur les contenus et non les contenus ET les données. N = 83 13
et pour lesquels il n y a pas vraiment de règles de gestion Oui 20% Il s agit de règles globales de gestion des contenus. Elles ne concernent que les grandes entreprises. Elles ne sont pas vraiment respectées. Non 80% Dans le cas où il n y a pas de règles globales, il y a tout de même des règles sur des aspects spécifiques et notamment : Archivage Sécurité / confidentialité N = 41 14
ni de véritable dispositif de pilotage Réseau de collaborateurs 13% NSP 27% Indicateurs / Statistiques 60% Oui 37% N = 41 Non 63% Quand il existe un pilotage celui-ci est assuré par les statistiques issues des outils. Seules les entreprises ayant une fonction dédiée globale se préoccupent d un dispositif de pilotage complet. 15
Cependant des évolutions sont en cours Pas de projet 33% Paradoxalement, malgré les problèmes liés à un trop grand nombre de dispositifs, les organisations ont des projets de mise en œuvre de nouveaux dispositifs Projet(s) en cours 67% Développement de pratiques communes Amélioration de l'organisation et/ou de la gouvernance des contenus Accompagnement des collaborateurs Amélioration ou mise en place d'outils logiciels N = 83 0 5 10 15 20 25 30 35 40 16
avec une prise de conscience de la nécessité d actions de conduite du changement adaptées Se focaliser sur la réponse aux besoins opérationnels Obtenir l'appui de la Direction Accompagner et impliquer les collaborateurs Disposer des moyens nécessaires 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 N = 39 17
PRINCIPALES PISTES POUR LES CONTENUS ET DONNEES A L HEURE DE LA TRANSFORMATION UNMERIQUE 18
Principales pistes d amélioration Stratégie Prendre la mesure des enjeux Evaluer la maturité des entreprises Définir une vision adaptée Organisation Adopter des modes ouverts de fonctionnement Mettre en place une gouvernance digitale Mobiliser individuellement les collaborateurs Ressources Budgéter des initiatives d ampleur Se préparer à des évolutions technologiques notables Repenser la répartition des rôles entre les DSI et les professionnels de l information Compétences Cibler la polyvalence et le leadership Intégrer la gestion du changement Développer la capacité à toujours apprendre 19
Compétences attendues pour les professionnels de l information Cœur de Métier Structuration des contenus et organisation de leur accès Connaissance et application des normes Droit de l information Informatique Maîtrise des outils de production, traitement, diffusion, recherche, archivage et accès au support Connaissance des contraintes liées à l infrastructure informatique Management Capacité à argumenter et convaincre; à dialoguer Capacité à fédérer et animer un réseau Capacité à conduire le changement et à gérer un projet Posture Revendication des spécificités de nos métiers Ouverture vers les frontières de nos métiers Accompagnement et pédagogie pour les utilisateurs 20
Quels moyens? 21