Fiche conseil n 1 POLITIQUE 1. Ce qu exigent les référentiels Environnement ISO 14001 EMAS 4.2 : Politique environnementale Annexe I.-A.2 : Politique environnementale SST OHSAS 18001 4.2 : Politique de santé et sécurité au travail Correspondance avec ILO OSH 2001 3.1 : Politique de sécurité et de santé au travail 2. Introduction et points particuliers La politique est l'élément fondateur du système de management. Elle traduit, dans un contexte donné, la volonté et l'engagement de la direction en matière d'environnement et/ou définit les orientations en matière de maîtrise des risques SST. Sa qualité de mise en œuvre déterminera la performance de l'organisme. Il est primordial que la direction accorde une attention toute particulière à la politique et s'implique dans son élaboration, sa diffusion, sa promotion et le suivi de son application. Cette politique doit être en cohérence totale avec les préoccupations réelles de l organisme concerné, ceci est d autant plus vrai si cet organisme appartient à un groupe industriel. La politique doit être «définie» (ISO 14001 et EMAS) ou autorisée (OHSAS) par la direction à son plus haut niveau [Renvoi Fiche n 5]. En d autres termes, il est nécessaire qu'elle soit signée par une personne située au bon niveau hiérarchique. Dans l hypothèse ou cette responsabilité est partagée par plusieurs personnes, il est nécessaire que l approbation du document soit collégiale. Par définition le (ou les) responsable(s) qui appose(nt) leur(s) signature(s) sur ce document possède(nt) à lui seul (ou à eux seuls) les compétences, les moyens et l autorité nécessaires pour mettre en oeuvre la totalité de la politique ainsi définie. Il est également important de définir et de justifier, à ce stade du processus, le domaine d application du SM [Renvoi Introduction- Domaine d application du SM]; ceci peut être documenté dans la politique de l organisme. La direction doit ensuite veiller à une bonne déclinaison de cette politique dans l ensemble des services de l organisme, qui doivent se l approprier le plus rapidement possible et avec le plus d intérêt possible. FC1_V1 1 / 6
3. Vue synthétique des actions à réaliser Politique groupe (éventuellement) Enjeux et contraintes de l'organisme Volonté et orientations de la direction de l'établissement Impacts Environnementaux (IE) et risques SST Avis des parties intéressées Retour d'expérience Contexte socio-politique (ex : développement durable) Définir la politique SSE de l'organisme Politique écrite Communiquer la politique à tout le personnel Tenir la politique à disposition du public / des parties intéressées Mettre en œuvre la politique Connaissance de la politique par le personnel Description de la mise à disposition Responsabilités Programme de management et indicateurs Ensemble du système Evaluer et réviser la politique Compte-Rendu de revue de direction Politique révisée FC1_V1 2 / 6
4. Actions à mettre en œuvre ➊ DEFINIR LA POLITIQUE SSE DE L ORGANISME POLITIQUE ECRITE Qui définit la politique? La direction à son plus haut niveau représente la personne ou le groupe de personnes qui possède la responsabilité et surtout l autorité concernant le fonctionnement de l'organisme. Il s'agit de la personne ou du groupe de personnes qui aura le pouvoir de prendre les décisions pour mettre en œuvre en totalité la politique, d'affecter les ressources, d'engager des moyens pour la réalisation d'un programme de management, de mettre en place, de maintenir et d améliorer le Système de Management (SM). Il s'agit donc le plus souvent du directeur du site ou parfois, du directeur du groupe lorsque les responsables sur site ne disposent pas de l autorité nécessaire, plus rarement le directoire ou le comité de direction dans son ensemble. Cela va essentiellement dépendre du périmètre et du champ d application du SM. Quoiqu il en soit, celui qui a la responsabilité opérationnelle des activités du site concerné par le SM, même s il n en a pas le responsabilité administrative (ou que partiellement), doit personnellement s engager a veiller à la bonne mise en oeuvre de cette politique sur son site (engagement SSE, déclaration d adhésion à la politique groupe...). Ceci est souvent le cas pour les unités industrielles d un grand groupe, leurs filiales ou encore des grands chantiers. ENGAGEMENT SSE Dans le cas d une collectivité locale (zone d activité, services municipaux), l'instance qui détient le pouvoir décisionnaire en terme de budget (comité syndical, conseil municipal ) signera la politique. Il est conseillé d'envisager une co-signature entre ses représentants et la direction opérationnelle de l'organisation mettant en œuvre le système. Que doit aborder la politique? Les spécificités de l'organisme La politique doit "être appropriée : à la nature, à la dimension et aux impacts environnementaux de ses activités, produits et services". à la nature et à l'étendue des risques pour la SST". Il est nécessaire que la politique intègre les spécificités du site. Il serait, par exemple, regrettable pour un site classé SEVESO, de ne pas faire figurer la notion de risques liés aux substances dangereuses. L'OHSAS 18002 introduit la notion de "bon sens" qui doit effectivement être à la base de l'écriture de la politique. L'ambition doit être adaptée aux moyens humains, financiers, techniques disponibles dans l'organisme (cohérence avec le programme qui sera mis en place). L'engagement de mise à disposition des moyens peut par exemple être rédigé ainsi : "Je m'engage à allouer les moyens et ressources nécessaires pour mettre en œuvre notre politique et atteindre nos objectifs tels qu ils seront arrêtés lors de nos revues de directions annuelles." L'organisme peut bien évidemment s'intéresser à ce que font les concurrents en matière de prévention des risques SSE pour définir ses engagements. Les périmètre et champ d'application [Renvoi Introduction-Domaine d application du SM] Il est souhaitable qu'ils soient explicités dans la politique, notamment si le périmètre comprend plusieurs sites. Toutes les exclusions d activités produits et services doivent être évitées et, en tous cas, justifiées. Une fois le domaine d application défini, il est impératif de prendre en compte, dans cette politique, l ensemble des activités, produits et services concernés. Les engagements de principe obligatoires Ceux-ci doivent être écrits de manière explicite. Il s'agit des engagements de : "prévention de la pollution", Il est permis de s'interroger sur l'absence d'engagement équivalent à l engagement de prévention de la pollution dans le référentiel OHSAS 18001. En tout état de cause, il apparaît indispensable de faire figurer au sein de la politique SST un engagement de prévention des dommages aux personnes, qu ils soient accidentels ou chroniques. "conformité à la réglementation et aux autres exigences auxquelles l organisme a souscrit", "amélioration continue". L'amélioration continue porte non seulement sur la performance environnementale ou SST, mais aussi sur l'amélioration des performances opérationnelles du système de management en soit. FC1_V1 3 / 6
Il est exigé en SST que la politique "indique clairement les objectifs généraux en termes de santé et sécurité et reflète l'engagement pris pour améliorer les performances de santé et sécurité". Il n existe pas d'exigence équivalente en environnement, cependant les grands axes d'amélioration étayant les engagements cités ci-dessus sont généralement énumérés. - Exemples d'engagements : améliorer la gestion au quotidien des déchets produits, concevoir les produits de manière à minimiser leur impact sur l'environnement, dans les phases de production, d'utilisation et de mise au rebut, autres exemples : voir ISO 14001, 4.1.4. diminuer les risques de maladies professionnelles, prévenir les accidents du travail, de trajet, faire baisser les taux de fréquence et de gravité, éduquer et former le personnel, établir une bonne communication avec les parties intéressées. Ces engagements peuvent parfois être relativement précis en terme d axe d amélioration, en particulier dans les organismes de petite taille (ex : réduire les consommations d eau). Dans ce cas, ceci peut conduire à réviser plus fréquemment la politique. Chaque engagement cité dans la politique doit pouvoir se décliner en objectif(s). Tous ces objectifs doivent pouvoir être mesurables et si possible quantifiés. Un cadre pour l'établissement et l'examen des objectifs Il est spécifié que la politique doit donner "un cadre pour l'établissement et l'examen des objectifs et cibles environnementaux". Il n existe pas d'exigence équivalente en SST, cependant il est intéressant d'introduire également cette notion. Il s agit de préciser dans la politique les éléments importants pris en compte par la direction pour permettre d aboutir à l établissement d objectifs et de cibles, par exemple : L avis des médias, des scientifiques, des parties intéressées diverses ; Le retour d expérience ; La prise en compte de la sensibilité de l environnement dans lequel évolue l entreprise ; La prise en compte des performances du site en matière de maîtrise des pollutions ; La volonté de s appuyer sur les meilleures techniques disponibles ; La prise en compte des attentes du personnel ; La prise en compte des performances du site en matière de maîtrise des risques SST. Il peut être utile, dans la politique, de décrire le processus général qui permet d aboutir aux objectifs, de les suivre et de les réviser sans aller pour autant jusqu à expliquer dans le détail comment l'organisme procède. Quel lien entre la politique HSE et les autres politiques du groupe ou de l'établissement? La politique ou l engagement site doit être cohérente avec la ou les politiques du groupe Il s agit donc de décliner la politique groupe au niveau local en prenant en compte les spécificités de l organisme en particulier la nature de ses risques SSE. Il faut également veiller, dans le cas ou l organisme dispose de plusieurs systèmes de management distincts (qualité, environnement, sécurité...) à ce que l ensemble de ces politiques soient cohérentes ; le mieux bien sûr étant de ne disposer que d une seule politique, par exemple QSSE. Quand écrire la politique? Il est plus pertinent pour les petites entreprises d'écrire la politique à l'issue de l'identification des AES / risques SST. L'organisme possède une meilleure vision de ces impacts environnementaux et/ou de ses risques pour la SST et peut donc définir une politique qui tient compte des constats effectués. Ecrire et surtout expliquer et justifier auprès du personnel la politique SSE en début de démarche peut faire naître un intérêt du personnel qui souvent ne voit pas de résultat concret de cet engagement avant la fin de la phase d'analyse et de mise en œuvre des actions sur le terrain. Une déclaration de la direction (sous la forme d une note de service par exemple) se révèle, en tout état de cause, nécessaire au lancement du projet afin que le personnel soit directement informé de la démarche et qu il prenne conscience qu une contribution lui sera demandée. Cet engagement peut notamment faire part de l'objectif de la démarche et de son intérêt pour l ensemble de l entreprise, des premières étapes qui seront réalisées, des personnes désignées et de la structure qui sera mise en place pour mener à bien le projet. Cet engagement, permet enfin d afficher clairement l importance du projet par rapport aux autres objectifs stratégiques de l entreprise. Cette lettre d'engagement est donc à distinguer totalement de la politique. DECLARATION DE LA DIRECTION FC1_V1 4 / 6
➋ COMMUNIQUER LA POLITIQUE A TOUTE PERSONNE TRAVAILLANT POUR OU POUR SON COMPTE Que ce soit pour le personnel de l'organisme ou pour le personnel travaillant pour son compte (intérimaires, certains sous-traitants [Renvoi Fiche n 11]), l'entité doit communiquer sa politique. Il ne s'agit de simplement remettre un document mais bien d'expliciter les engagements de la direction et de s'assurer que ceux-ci sont compris. ➌ TENIR LA POLITIQUE A DISPOSITION DU PUBLIC / DES PARTIES INTERESSEES [Renvoi Fiche n 8] La politique est le seul document du système de management devant, au vu des exigences des référentiels, être tenu à la disposition du public et des parties intéressées. ➍ METTRE EN ŒUVRE LA POLITIQUE La politique est mise en œuvre essentiellement à travers le ou les programme(s) de management dont les objectifs reprennent les grandes orientations édictées par la politique et l ensemble des processus de management du SME (veille réglementaire, surveillance, traitement des non-conformités, audits internes...) ➎ EVALUER ET REVISER LA POLITIQUE La politique est un élément qui doit être relativement pérenne, en l absence d évolutions significatives du contexte. Les valeurs et engagements qu'elle comporte doivent s'inscrire dans le moyen, voire long terme. Cependant, il est nécessaire de s'assurer périodiquement que la politique reste adaptée à l'organisme, pour, si le besoin s'en ressent, la faire évoluer. Quand réviser la politique? - périodiquement : Les référentiels demandent que la revue de direction aborde les éventuels besoins de changement au niveau de la politique, des objectifs et autres éléments du SM [Renvoi Fiche n 17]. L'OHSAS impose en particulier une revue périodique de la politique. La politique sera donc systématiquement examinée et éventuellement révisée, en général au moins une fois par an. - ponctuellement : Au-delà de la révision périodique, la direction peut réviser la politique quand elle le juge nécessaire. Cela sera notamment fait en cas de modifications ayant des répercussions sur les orientations définies dans la politique : évolution de la politique groupe, changement important dans l'organisation, changement de direction, accident ou incident, évolution du contexte économique et commercial, des connaissances SSE, de la réglementation, de l'environnement local de l entreprise, etc. MANUEL FC1_V1 5 / 6
5. Compléments Exemple de présentation Le schéma ci-après est un exemple de présentation, sur un seul document, de la ou des politique(s) SST et environnement ainsi que des objectifs SST et environnement. Des objectifs qualité peuvent venir compléter cette politique lorsqu un tel système est en place au sein de l organisme. Objectifs SST Objectifs Environnement POLITIQUE(S) SST ET ENVIRONNEMENT Il est, de plus, intéressant de noter que beaucoup d objectifs peuvent être communs ou complémentaires à ces deux types de systèmes de management par exemple : la volonté de diminuer le nombre de produits dangereux, le bruit, etc. A éviter "Nous mettons en place un système de management environnemental ou SST selon la norme ISO 14001 ou le référentiel OHSAS 18001 afin d obtenir la certification" : Ecrit dans la politique, d'une part ce type de phrase la rend caduque une fois la certification obtenue. D'autre part, il est judicieux d'éviter d afficher un objectif unique de résultat qui, lorsqu il est atteint, semble mettre en défaut le principe d amélioration continu. Une façon de contourner la difficulté d avoir une politique "d actualité" avant et après la certification est par exemple : "nous sommes engagés dans la mise en place et le maintien d un système de management environnemental conforme aux exigences de la norme ISO 14001" ou bien encore "La certification OHSAS 18001 concrétisant nos efforts en matière de maîtrise des risques SST...". Par ailleurs, il vaut mieux éviter les phrases du type "Nous engagerons tous les moyens nécessaires " et préférer un engagement à réaliser le programme de management défini. Politique intégrée SSE et QSSE Dans le cas ou il existe d autres systèmes de management dans l entreprise, il faut à tout prix que l organisme essaie de définir une stratégie et une politique unique. Ceci évitera de perturber la bonne compréhension par le personnel de la stratégie globale de l entreprise et de ses priorités. Cette disposition évitera par ailleurs toute forme de conflits et de contradiction du style "il faut tout faire pour respecter les délais de livraison" et "il faut stopper toute activité dès qu un risque SSE est mis en évidence". Elle donnera beaucoup plus de sens, de clarté et de cohérence à la stratégie de l entreprise. La définition d une politique commune SSE est l élément préalable à toute forme de réflexion en matière d intégration de systèmes de management. FC1_V1 6 / 6