RÉFÉRENTIEL D ACTIVITÉS D UN SERVICE DU PERSONNEL (Collectivités de plus de 50 agents) Conseils en gestion de personnel Direction générale du CDG 35 Service : Conseil et développement 04/08/2014
A QUI S ADRESSE CE DOCUMENT? L une des particularités de la gestion du personnel territorial est de pouvoir s appuyer sur des centres de décision proches, dans le cadre d un statut de la fonction publique disposant de spécificités fortes. La gestion du personnel territorial comprend donc des activités qui lui sont propres et le distinguent ainsi de celui des autres organisations publiques. Le «référentiel d activités du personnel territorial» est à ce jour un document non stabilisé. Il a pour ambition de recenser les activités principales d un service du personnel, à partir de discussions entre gestionnaires de personnel sur le département. A terme, ce document pourrait faciliter la pratique professionnelle des gestionnaires de personnel territorial en devenant un document de référence, permettant d identifier les contours d une fonction à ce jour peu définie, et uniquement portée par les pratiques en permettant une professionnalisation plus rapide des gestionnaires de personnel en prise de poste en orientant la formation des futurs gestionnaires de personnel, et notamment, les stagiaires de l option ressources humaines de la licence professionnelle «métiers de l administration territoriale «RÉFÉRENTIEL D ACTIVITÉS D UN SERVICE DU PERSONNEL», MODE D EMPLOI Ce référentiel a été conçu à partir de huit fiches analysant les activités principales des sous fonctions de la fonction personnel, sous-fonctions définies dans l ouvrage «personnels et territoires», rédigé en 1995 par les quatre centres de gestion de la fonction publique territoriale de Bretagne. Ces sept sous-fonctions sont précédées d une fiche présentant les activités d organisation internes d un service du personnel. Il se présente ainsi sous la forme de huit fiches mettant en perspective les activités principales de chaque sousfonction et les outils et documents qui leur sont associés. SOMMAIRE 1) L organisation du service du personnel 3 2) La mobilité 4 3) La formation 5 4) L évaluation 6 5) La rémunération 7 6) Les conditions de travail 8 7) Les relations sociales 9 8) La planification 10 Service : Conseil et développement 04/08/2014 2
1) L organisation du service du personnel répartir et coordonner le travail entre agents du service du personnel l orientation des activités du service pour l année en cours plan d actions pour l année en cours en matière de gestion de personnel, déclinaison du projet de service la définition des postes des agents du service. La répartition du travail à favoriser à partir du ficher des agents (partage vertical du travail pour identification du gestionnaire par les agents) Les fiches de poste des agents du service, l organigramme du service, les dossiers individuels des agents de la collectivité le contrôle de l activité déléguée Les guides d évaluation annuels des agents du service la circulation de l information entre agents du service du personnel Le plan de classement du service coordonner l activité du service à celle de la collectivité toute entière en matière de personnel propositions en matière de déconcentration de la fonction personnel lettre de mission du service conseils et contrôles en matière de gestion de personnel auprès des autres services (légalité des démarches entreprises, cohérence et harmonisation du dispositif participation à des réunions de coordination avec le niveau d encadrement projet de service l aide à la décision en matière de définition du projet de service, volet gestion de personnel Service : Conseil et développement 04/08/2014 3
2) La mobilité organiser les procédures de recrutement animation de la procédure de recrutement de l analyse du besoin à l encadrement de la prise de fonction d un agent procédures de recrutement, fiches outil recrutement encadrer les progressions de carrière des agents de la collectivité l application des principes de progression de carrière au sein de la collectivité selon cadre réglementaire et décisions de l autorité territoriale (nomination ou non après concours, principes d avancement d un échelon à l autre ) fiche synthèse progression carrière par agent, dossier professionnel de l agent suivi des relations avec les C.A.P. compte-rendu de réunions des CAP gérer les départs gestion des demandes de départ : mutations, congés parentaux, demandes de disponibilité gestion des dossiers de retraite accompagner la mobilité fonctionnelle fiche des procédures à suivre en cas de maladie et autres absences pour assurer la continuité du service, fiche d entretien d évaluation (vœux de changements professionnels), tableaux de bord des départs (départs provisoires et définitifs) accompagnement de la mise en œuvre des réaffectations avec le service demandeur gestion des congés, des remplacements et renforts Service : Conseil et développement 04/08/2014 4
3) La formation Mettre en œuvre la politique de développement des compétences individuelles et collectives La mise en place d un plan de formation pluriannuel, de l analyse des besoins à la mesure de ses effets sur les pratiques professionnelles Le plan de formation, le règlement du départ en formation (volet formation continue), le bilan d activités du service du personnel (volet formation continue) Le développement des situations formatives au sein de la collectivité : travail en réseau dans et hors de la collectivité, l aide au développement de l organisation transversale de la collectivité, la participation à la conception de bases de données accessibles par tous. document de présentation synthétique des bases de données numérisées accessibles, document de présentation des réseaux professionnels auxquels participent les agents de la collectivité Accompagner les actions de formation promotionnelle des agents L information des agents et responsables de service sur les règles encadrant l accès aux concours, et à la nomination dans la collectivité sur les grades pour les lauréats. Le règlement de départ en formation (volet formation promotionnelle), l organigramme prévisionnel de la collectivité de un à cinq ans L encadrement du dispositif de préformation et de formation initiale d application (relations avec le CNFPT, remplacements des agents en formation, participation à la définition des objectifs de stage ) Le bilan d activité du service du personnel (volet formations promotionnelles) Service : Conseil et développement 04/08/2014 5
4) L évaluation Mettre en œuvre le dispositif d évaluation de l activité des services Programmation et suivi des activités liées au cycle annuel de l évaluation des activités des services : informations préalables sur le cadrage du dispositif, déroulement des entretiens d évaluation, remontées vers la direction générale. Informations sur les principes de notation annuelle, démarche clôturant l entretien d évaluation individuelle. les guides d évaluation à l usage d un agent ou d un responsable de service (comportant les principes applicables de notation), le plan d actions pour le service n+1 (projets et nouvelles activités à mettre en œuvre pour l année prochaine), le bilan d activités du service Encadrer les évaluations négatives : les affaires à caractère disciplinaire Conseils à la direction et aux services en matière de sanctions disciplinaires Relations avec instances de juridiction en matière de sanctions disciplinaires guide de la conduite à suivre en matière de sanctions disciplinaires, à l usage des responsables de service L application des procédures disciplinaires selon les règles applicables, Service : Conseil et développement 04/08/2014 6
5) La rémunération Assurer la rétribution de l activité des agents et élus la gestion d un système d information reposant sur des relais des services, informant rapidement le service du personnel des changements liés à l absence des agents (maladie, intentions d absence des agents pour autres motifs) Tableau mensuel des présences des agents de chaque service (gestion des absences et congés) la fabrication mensuelle de la paie de chaque agent, l indemnité des élus, à partir de leurs variables, en respectant le cadre juridique de ces rétributions et les principes d attribution des primes. fiches de paie mensuelle, déclarations DAS de fin d année, notes d information en direction des services en matière d application du régime indemnitaire Le calcul des charges sociales et des différentes cotisations à verser par la collectivité Suivi de l assurance contre les risques statutaires Mise en application des principes régissant les principes d attribution d avantages en nature et remboursement des frais engagés par les agents ou élus Tableau des statistiques liées à l absentéisme de l assurance contre les risques statutaires Gérer le budget du personnel et aider à la décision en matière de pilotage Analyse des différentes composantes de la masse salariale par catégorie d agents, par types de charge, par secteurs d activité, de la part du régime indemnitaire Analyse des charges afférant à la fonction personnel : formation, événements liés aux relations sociales, subventions de l amicale, campagnes de prévention, équipements personnels note d information concernant l attribution des avantages en nature, note d information sur les principes et procédures de remboursement des frais engagés par les agents ou élus Présentation de documents analytiques et synthétiques, volet analyse masse salariale et frais de personnel en période de préparation budgétaire Service : Conseil et développement 04/08/2014 7
6) Les conditions de travail Développer une culture de prévention des risques professionnels Animation d un CHSCT et communication régulière auprès du CTP sur la sinistralité dans la collectivité et actions de prévention à entreprendre Comptes-rendus des CHSCT, comptesrendus des CTP La mise en place de campagnes de sensibilisation, de formation auprès des responsables de service et des agents par le relais de l ACMO, à partir de l analyse des accidents de travail et des risques identifiés. Comptes-rendus d accidents du travail, volet prévention du plan de formation Suivi de l application des consignes de prévention et de changement rédigés par l ACFI Rapports d inspection Suivi de la médecine préventive et de l organisation pratique des visites médicales Documents de planification des visites médicales Gérer les conséquences de la maladie et des accidents de travail L accompagnement des reclassements professionnels Comptes-rendus du comité médical L accompagnement des aménagements de poste de travail Comptes-rendus de la médecine professionnelle La gestion des procédures et droits afférant à la maladie ordinaire, les maladies professionnelles, les accidents du travail, à partir des décisions du comité médical Guide des procédures applicables en matière de maladie et accidents du travail Service : Conseil et développement 04/08/2014 8
7) Les relations sociales Participer au développement d une culture professionnelle favorisant la confiance, la responsabilité et l engagement gestion d un système de communication interne montant, descendant et transversal l organisation d événements favorisant la cohésion d équipe et le sentiment d appartenance à une collectivité (vœux, accueil des nouveaux, cérémonies de départs, arbres de Noël ) le journal interne, les notes d information, les supports d affichage selon la nature des informations, diffusion des comptesrendus de réunion livret d accueil, procédures d accueil, protocole d accueil et des départs participation à la définition et la mise à jour des règles s appliquant aux agents de la collectivité (règles de la vie au travail, règles d utilisation des lieux et des matériels) règlement intérieur, les notes de service concernant le personnel Assurer la gestion des relations sociales au sein de la collectivité Secrétariat des réunions de CTP Relations avec les organisations syndicales comptes-rendus des réunions de CTP Traitement des demandes individuelles des agents concernant la carrière et conditions de travail Service : Conseil et développement 04/08/2014 9
8) La planification Participer à l adaptation de la structure à son environnement et à l ambition de ses projets Mise à jour annuelle des organigrammes Propositions en matière de modes de gestion après études : internalisation de certaines activités, externalisation, développement de la sous-traitance Organigrammes par service, par direction, organigramme général Développer une vision stratégique en matière de gestion de personnel Mise à jour annuelle et développement des tableaux de bord et ratios en matière de gestion de personnel Les principaux tableaux de bord en matière de gestion de personnel Analyse de l évolution du personnel territorial par catégorie Pyramide des âges, des sexes, des anciennetés. Pyramides pour l ensemble du personnel ou par direction et service Élaboration et mise en œuvre de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) Les référentiels d emploi, la nomenclature des métiers Rédaction du bilan social de la collectivité (annuel ou bi-annuel) Le bilan social Service : Conseil et développement 04/08/2014 10