L'écran d'accueil Bien démarrer avec la nouvelle version
L'écran d'accueil Sommaire 1. L'écran d'accueil... 4 1.1. Présentation de l'écran d'accueil... 4 1.2. La rubrique Visites... 5 1.2.1. Les différentes rubriques... 5 1.2.2. Créer une nouvelle visite... 5 1.3. La rubrique Alertes... 6 1.3.1. Les différents évènements... 6 1.3.2. Créer une nouvelle alerte... 7 1.3.3. Créer une nouvelle tâche... 7 1.4. La rubrique Derniers mouvements... 7 1.5. Barre de menu et barres d'outils... 8 1.5.1. Le menu BIENS... 8 1.5.2. Le menu ACQUEREURS... 8 1.5.3. Le menu PUBLICITES... 9 1.5.4. Le menu AGENDA... 9 1.5.5. Le menu EDITIONS... 9 1.5.6. Le menu RECHERCHE... 10 1.5.7. Le menu AIDE... 10 1.5.8. Le menu PARAMETRES... 10 1.5.9. Le menu NCIS... 11 2. Les BIENS... 12 2.1. Les différentes listes... 12 2.2. Rechercher un bien dans la liste... 13 2.2.1. Avec les critères... 13 2.2.2. Dans les colonnes directement... 13 2.3. Afficher /masquer le détail d'un bien... 15 2.3.1. L'onglet Descriptif... 16 2.3.2. L'onglet Infos complémentaires... 17 2.3.3. L'onglet Infos confidentielles... 17 2.3.4. L'onglet Infos visite et pub... 18 2.3.5. L'onglet détail recoupement... 18 2.3.6. Les différentes actions possibles depuis le détail d'un bien... 19 2.4. Créer un nouveau bien... 19 2.5. Archiver un bien et un vendeur... 20 2.6. Calculettes et simulateur de crédit... 21 3. Les ACQUEREURS... 22 3.1. Les listes... 22 3.2. La recherche express... 23 3.3. Le recoupement général... 23 4. Les PUBLICITES... 25 Page 2
L'écran d'accueil 4.1. Sites Internet... 25 4.2. Parutions... 26 4.3. Affichettes... 28 4.4. Catalogues... 28 4.5. Diaporama... 28 5. Les EDITIONS... 28 5.1. Editions sur les biens... 28 5.2. Editions sur les acquéreurs... 31 5.3. Editions sur les vendeurs... 31 6. NCIS... 31 6.1. Le portail Immobilier... 31 6.2. Le site d'information... 32 6.3. L'annuaire des Notaires... 32 Page 3
L'écran d'accueil 1. L'écran d'accueil 1.1. Présentation de l'écran d'accueil L'écran d'accueil de NegoWeb vous présente un résumé de votre activité passée, en cours et à venir grâce aux différentes rubriques Visites, Alertes et Derniers mouvements. Outre ces 3 rubriques, vous disposez de la barre de menus qui vous permet d'accéder à toutes les fonctionnalités de NegoWeb. Vous verrez un peu plus loin dans ce guide le détail de chaque menu et outils disponibles. A chaque fois que vous cliquez dans la barre sur un menu, son icône s'affiche en haut à gauche. Vous repèrerez aisément sur quelle fonction vous travaillez. Chaque menu a un code couleur qui là aussi vous aidera à identifier en un coup d'œil où vous êtes. L'ergonomie de l'écran NegoWeb a été réfléchie en fonction des tâches que vous réalisez dans votre métier. Certaines tâches font appel à plusieurs intervenants et c'est donc pour cela que vous les retrouverez dans plusieurs menus (ex : la recherche express). Le but de l'écran d'accueil étant de vous donner une vision d'ensemble de votre activité, voici une présentation des différentes fonctions qui le composent. Page 4
L'écran d'accueil 1.2. La rubrique Visites 1.2.1. Les différentes rubriques Dans la rubrique Visites, vous disposez de renseignements sur vos visites avec notamment : Les visites du jour : affichera uniquement les visites programmées pour la journée en cours. Les visites de la semaine : Affichera les visites programmées dans les 8 prochains jours hors journée en cours. Les visites à plus de 8 jours : Affiche les visites programmées au-delà de 8 jours. Les visites Echues.: Affichera toutes les visites dont la date est inférieure à la date du jour. 1.2.2. Créer une nouvelle visite NB : Quand vous créez une nouvelle visite depuis l'écran d'accueil, vous devrez rattacher le(s) bien(s) et l'acquéreur concernés par cette visite. La fenêtre de la visite vierge s'ouvre. Page 5
L'écran d'accueil 1.3. La rubrique Alertes 1.3.1. Les différents évènements Dans cette rubrique vous allez retrouver la situation de différents évènements présents dans NegoWeb : Les offres : liste des offres d'achat dont la date d'expiration est supérieure ou égale à la date du jour. Appels non traités : Liste des appels provenant du centre d'appels NCIS pour les demandes d'informations de prospects. Alertes programmées : Liste des alertes que vous pouvez créer depuis cette rubrique en cliquant sur les dossiers (rubrique "Evènements"). ou depuis Tâches programmées : Liste des tâches que vous pouvez créer depuis cette rubrique en cliquant sur ou Page 6
L'écran d'accueil depuis un dossier dans la rubrique "Evènements". Echéances mandats : Vous trouverez ici les mandats dont la date de fin est atteinte dans la semaine, dans le mois ou déjà dépassée. Vous connaîtrez ainsi simplement les vendeurs à relancer pour renouveler le mandat ou l'archiver. 1.3.2. Créer une nouvelle alerte Pour créer une nouvelle alerte, cliquez sur, la fenêtre vierge de l'alerte s'ouvre : Renseignez tous les champs nécessaires. ATTENTION, l'intitulé est obligatoire. Terminez en cliquant sur pour enregistrer. La liste des alertes se mettra alors à jour. 1.3.3. Créer une nouvelle tâche Pour créer une nouvelle tâche, cliquez sur, la fenêtre vierge de création s'ouvre : Renseignez les champs obligatoires puis cliquez sur pour enregistrer la nouvelle tâche. La liste de l'écran d'accueil se mettra à jour. 1.4. La rubrique Derniers mouvements Vous retrouverez ici le nombre de derniers mouvements sur les biens. En cliquant sur un détail, la liste de ces mouvements s'affichera en dessous. (la liste globale des derniers mouvements s'affiche par défaut lorsque vous arrivez sur l'écran d'accueil). Le carré de couleur devant chaque rubrique sert de légende dans les couleurs utilisées pour l'affichage de la liste. Page 7
L'écran d'accueil 1.5. Barre de menu et barres d'outils 1.5.1. Le menu BIENS En cliquant sur le bouton vous lancez la fonction et affichez le menu de gestion des biens : Dans la barre d'outils des biens vous retrouvez toutes les fonctions dont vous avez besoin pour gérer, rechercher, trier, créer vos biens et vos vendeurs. L'outil Recherche Express vous permettra de renseigner et proposer des biens à un acquéreur, tout en créant son dossier de recherche. (NB : La recherche Express est présentée dans la partie ACQUEREURS de ce guide). L'outil permet de lancer différents simulateurs comme la calculette d'honoraires de négociation, ou les simulateurs de crédit et de financement. En cliquant sur un outil, vous l'ouvrez dans l'espace de travail, à la place du précédent outil affiché. 1.5.2. Le menu ACQUEREURS En cliquant sur le bouton vous lancez la fonction et affichez le menu de gestion des acquéreurs : Page 8
L'écran d'accueil 1.5.3. Le menu PUBLICITES En cliquant sur le bouton vous lancez la fonction et affichez le menu de gestion des publicités : 1.5.4. Le menu AGENDA En cliquant sur le bouton et offres d'achat : vous lancez la fonction et affichez le menu de gestion de l'agenda, visites 1.5.5. Le menu EDITIONS En cliquant sur le bouton vous lancez la fonction et affichez le menu de gestion des éditions : Page 9
L'écran d'accueil 1.5.6. Le menu RECHERCHE En cliquant sur le bouton vous ouvrez le moteur de recherche de NegoWeb. Ce moteur recherche sur toute la base de données de negoweb. La recherche se faisant plus simplement maintenant depuis les listes à l'aide de tous les critères dont vous disposez. Ce moteur n'a pas encore été refait et son fonctionnement sera revu lors d'une prochaine mise à jour. 1.5.7. Le menu AIDE En cliquant sur le bouton vous lancez la fonction et affichez le menu d'aide : 1.5.8. Le menu PARAMETRES En cliquant sur le bouton vous lancez la fonction et affichez le menu des paramètres de NegoWeb : Page 10
L'écran d'accueil 1.5.9. Le menu NCIS En cliquant sur le bouton vous lancez la fonction et affichez le menu N.C.I.S : Page 11
Les BIENS 2. Les BIENS 2.1. Les différentes listes La liste des biens en cours s'affiche par défaut quand vous ouvrez le menu BIENS. Cette liste ne vous présentera que les mandats actifs, c'est-à-dire non archivés ou supprimés. Peu importe aussi l'échéance du mandat. L'écran est divisé en 3 parties : Les critères permettent de filtrer les informations de la liste et rechercher un ou plusieurs biens. Pour les études en groupement vous disposez de cette barre de filtres supplémentaires vous permettant de choisir d'afficher indépendamment les biens de votre étude uniquement, les biens du groupement ou les deux mélangés : Vous disposez aussi dans la liste elle-même de possibilités de recherche par rapport à une ou plusieurs colonnes. Page 12
Les BIENS 2.2. Rechercher un bien dans la liste 2.2.1. Avec les critères Vous disposez d'un certain nombre de critères à renseigner de manière unique ou cumulative, et qui vont en temps réel vous afficher les informations correspondantes : 2.2.2. Dans les colonnes directement Chaque colonne est dotée d'un filtre accessible par un clic sur ce symbole ; il peut avoir 2 apparences : 2.2.2.1. Le Format "Liste" Ce format de recherche est en 2 parties : soit une recherche par sélection d'éléments (en jaune) soit par saisie d'éléments (en vert). Au fur et à mesure de vos choix, la liste se réactualise pour faire correspondre les résultats aux critères saisis. Les filtres une fois activés sont repérables par un changement de couleur au niveau du symbole dans l'entête de la colonne : le devient quand un filtre est activé. Vous pouvez cumuler différents filtres sur différentes colonnes. Dès qu'un filtre est activé, vous disposez de ce bouton pour réinitialiser tous les filtres d'un seul coup et revenir à un affichage complet de vos données. Le filtrage sur les colonnes n'est pas enregistré et n'est que temporaire. A propos de la zone de saisie de filtres, vous pouvez indiquer une ou 2 valeurs recherchées grâce à la condition "ET/OU". Cette condition va influer sur les résultats ; en effet, si vous sélectionnez "ET", les résultats qui répondent à la première et à la deuxième condition simultanément remonteront. Si vous sélectionnez "OU" les résultats correspondant au 2 conditions remonteront sans pour autant répondre à l'autre. Ce qui implique que le "OU" vous offrira plus de résultats que le "ET". Page 13
Les BIENS De même, dans chaque condition, par défaut est sélectionné "Est égal à" comme condition de recherche. Vous disposez des choix suivants pour élargir le champ de recherche : Pour un contenu Alpha numérique : Pour un contenu de dates NB : Nous vous conseillons de travailler plutôt avec la condition "Contient" pour le contenu Alphanumérique. Page 14
Les BIENS 2.2.2.2. Format "Curseur" Disponible uniquement sur les colonnes de montant (prix de vente par exemple). Là vous devez juste faire bouger les curseurs pour déterminer votre fourchette de recherche : 2.3. Afficher /masquer le détail d'un bien Chaque élément de la liste des biens peut vous afficher un détail regroupant un certain nombre d'informations. Pour visualiser le détail d'un élément dans la liste vous pouvez soit cliquer sur la ligne de l'élément soit sur le petit triangle Bleu en début de ligne. Vous pouvez ouvrir plusieurs détails, il n'y a pas de restrictions et vous pourrez ainsi présenter plusieurs biens sans avoir besoin de recliquer dessus pour les comparer. Page 15
Les BIENS 2.3.1. L'onglet Descriptif Cet onglet reprend le titre et le texte descriptif saisis dans l'onglet Texte Publicité du dossier du bien, ainsi que l'album photo et la visite virtuelle (optionnelle). Vous pouvez donc librement montrer votre écran avec cet onglet affiché, sans fournir à vos acquéreurs les informations confidentielles. En cliquant sur la photo principale de l'onglet, vous affichez à l'écran un diaporama qui va faire défiler les photos de l'album. A l'aide des touches vous pouvez faire avancer ou reculer les photos plus rapidement. Page 16
Les BIENS 2.3.2. L'onglet Infos complémentaires Ce deuxième onglet, que vous pouvez aussi afficher à l'écran en présence d'acquéreur, vous affiche les principales informations sur le bien. Ces informations sont saisies dans le dossier du bien : 2.3.3. L'onglet Infos confidentielles Comme son nom l'indique, ce troisième onglet est confidentiel car il vous affiche toutes les informations privées sur le dossier : Nom et coordonnées des vendeurs, Prix net vendeur, et estimatif, l'adresse du bien et les personnes en charge du dossier. Dans le cadre d'un groupement, vous verrez ici l'étude qui a créé le bien et les différentes personnes rattachées au dossier. Page 17
Les BIENS 2.3.4. L'onglet Infos visite et pub Dans cet onglet, vous retrouverez toutes les informations sur les visites faites et les publicités réalisées par rapport à ce dossier. Vous pourrez ainsi informer en direct votre vendeur sur vos actions menées si vous l'avez au téléphone. 2.3.5. L'onglet détail recoupement Cet onglet est un recoupement rapide par rapport au bien et aux acquéreurs intéressés. Le recoupement se base sur les niveaux de recoupement à paramétrer dans le menu paramètres. Page 18
Les BIENS 2.3.6. Les différentes actions possibles depuis le détail d'un bien Au dessus des onglets du détail vous disposez d'une barre d'outils proposant différentes actions possibles : 2.4. Créer un nouveau bien Pour créer un nouveau dossier BIEN, cliquez sur pour afficher l'écran de sélection du bien dans lequel vous allez choisir le type de bien à créer. Attention, ce choix est définitif et conditionne les écrans à renseigner par la suite. Il ne sera donc plus possible de changer le type d'un bien par la suite, si vous vous êtes trompé au moment de la sélection. Choisissez en haut le type d'offre (par défaut Vente est présélectionné) puis cliquez directement sur le type de bien à créer. Les types de biens varient en fonction du type d'offre que vous choisissez en haut de la fenêtre. S'ouvre alors l'écran de création du dossier. NB : Cet écran est toujours sur l'ancienne ergonomie de NegoWeb et en cours de redéveloppement. Prochainement vous bénéficierez des nouveaux écrans de création et ce manuel sera remis à jour en fonction. Page 19
Les BIENS 2.5. Archiver un bien et un vendeur L'archivage ne peut être fait que depuis la liste des biens en cours. Pour archiver un bien, affichez son détail dans la liste, puis cliquez sur le bouton d'action "Archiver". Dans l'écran d'archivage, choisissez le motif d'archivage puis validez pour continuer Suivant le motif, renseignez tous les champs nécessaires. Attention, veillez à renseigner le plus de champs possibles, certains champs seront utilisés pour les statistiques de fin d'année. Cliquez sur pour continuer Page 20
Les ACQUEREURS Un dernier message vous informe du succès de l'archivage du bien. Validez pour archiver le(s) vendeur(s) rattaché(s). Ce(s) dernier(s) sera archivé automatiquement s'il n'y pas d'autres biens rattachés en cours ; Dans le cas contraire le vendeur concerné ne sera pas archivé. 2.6. Deux calculettes et simulateur de crédit Une calculette de frais d'acte et un simulateur de crédit ont été ajouté ; pour y accéder : Depuis la barre d'outils des biens, cliquez sur ou sur depuis le détail d'un bien ou dans le dossier. Page 21
Les ACQUEREURS 3. Les ACQUEREURS En cliquant sur le bouton vous lancez la fonction et affichez le menu de gestion des acquéreurs : 3.1. Les listes Page 22
Les ACQUEREURS 3.2. La recherche express La recherche express vous permet de renseigner un acquéreur tout en créant son dossier. La nouveauté de cette version est qu'à la fin de la proposition des biens sélectionnés, vous pouvez convertir cette sélection en une visite programmée. Le fonctionnement de la recherche express reste inchangé. 3.3. Le recoupement général Le recoupement général ne peut se faire que pour les acquéreurs acceptant les informations par email. Pour pouvoir proposer aux autres acquéreurs, vous ne pouvez le faire que depuis le dossier du bien (onglet Recherche acquéreurs). Le recoupement vous permet de croiser tous les biens et tous les acquéreurs. Pour accéder au recoupement général, cliquez sur ACQUEREURS. dans la barre d'outils du menu Page 23
Les ACQUEREURS Les niveaux de recoupement sont définis dans les paramètres de NegoWeb (c.f. 7. Les Paramètres). Vous pouvez cocher des critères supplémentaires pour affiner le recoupement. Cette sélection ne modifie pas les critères présélectionnés dans les niveaux de recoupement. Cochez les différents acquéreurs à qui vous voulez faire les propositions. Le nombre indiqué correspond à la totalité des biens qui correspondent à l'acquéreur, c'est-à-dire les biens déjà proposés et les nouveaux biens. Par défaut, seuls les nouveaux biens sont pré-sélectionnés. Si vous affichez le détail d'un acquéreur, vous verrez la liste de tous ces biens avec : sur fond vert, les biens déjà proposés (case décochée) sur fond blanc les nouveaux biens (case déjà cochée) : En cliquant sur vous afficherez la liste des mails prêts à partir : Page 24
Les PUBLICITES 4. Les PUBLICITES En cliquant sur le bouton vous lancez la fonction et affichez le menu de gestion des publicités : Ce menu vous permet de gérer directement tous les modes de communication dont vous disposez dans NegoWeb pour envoyer vos annonces sur internet ou dans les journaux de parution, pour imprimer vos affiches vitrine et vos catalogues ainsi que pour générer le diaporama au format PowerPoint 2007. 4.1. Sites Internet En cliquant sur vous accédez à la gestion des transferts vers les différents sites paramétrés. En cochant une case, un contrôle est fait au niveau des informations saisies dans le bien. Si vous n'avez pas renseigné correctement votre dossier, vous aurez le message suivant : Page 25
Les PUBLICITES Le bien ne pourra pas être sélectionné tant que vous n'aurez pas apporté dans le dossier les modifications nécessaires. Pour cela, cliquez simplement sur la photo du bien pour ouvrir le dossier et allez faire les saisies d'informations demandées. Pour connaître la liste des références qui ont été transférées la veille, placez le curseur au-dessus du nom du site, une fenêtre s'affichera avec la liste des dernières références transférées. Si vous voyez la référence dans cette liste alors qu'elle n'est pas visible sur le site, veuillez vous rapprocher directement du site en question pour connaître la raison de la non intégration. 4.2. Parutions Cette fonction vous permet d'éditer votre liste de parutions pour l'envoyer à un journal d'annonces, et d'informer vos vendeurs de la publicité à venir pour leur bien : Page 26
Les PUBLICITES Lorsque vous cochez des biens vous pouvez avoir le message cicontre qui s'affiche ; cela provient d'un manque d'information au niveau du texte pour les petites annonces dans l'onglet "Texte / Publicité" du bien. Cliquez sur la photo du bien pour ouvrir son dossier et allez faire les modifications nécessaires. Lorsque vous avez cliqué sur Générer, la fenêtre suivante s'ouvre : Une fois le mail envoyé au journal, cliquez sur le bouton "Informer les vendeurs" (ce bouton est visible si vous avez coché au départ l'option "Oui" pour informer les vendeurs) pour afficher l'écran suivant : Page 27
Les EDITIONS 4.3. Affichettes Information : Compte tenu de l'obligation d'afficher le DPE et les 2 pyramides graphiques sur les affiches, les modèles vont être entièrement refais d'ici le 1er Janvier 2011. Nous en profiterons pour alléger la quantité de couleur utilisée afin de vous faire économiser l'encre lors de vos impressions. Une prochaine mise à jour vous informera de ces modifications et de l'application du DPE. 4.4. Catalogues L'écran d'édition du catalogue est identique à celui des affichettes à part les modèles qui diffèrent bien sûr. 4.5. Diaporama Vous retrouvez ici la fonction Diaporama pour le générer et le paramétrer comme dans l'ancienne version de NegoWeb. 5. Les EDITIONS 5.1. Editions sur les biens Dans la barre d'outils du menu Biens ou depuis la fonction EDITIONS vous disposez de cette icône pour accéder aux éditions sur les biens : Page 28
Les EDITIONS Suivant le choix du mode d'édition vous aurez dans le cas d'envoi par email, à sélectionner la ou les personnes à qui vous envoyez le mail. NB : Pour les documents vierges, ces derniers s'afficheront directement à l'écran pour pouvoir les imprimer. Après avoir cliqué sur générer, vous obtenez l'écran suivant : Page 29
Les EDITIONS Si vous aviez choisi l'impression comme mode d'envoi, ou converti un email en impression en cliquant sur, Vous disposeriez des boutons supplémentaires suivant : Page 30
NCIS 5.2. Editions sur les acquéreurs Dans la barre d'outils du menu ACQUEREURS ou depuis le menu EDITIONS vous disposez de cette icône pour accéder aux éditions sur les acquéreurs. Le fonctionnement reste comme celui sur les biens 5.3. Editions sur les vendeurs Dans la barre d'outils du menu BIENS ou depuis le menu EDITIONS vous disposez de cette icône pour accéder aux éditions sur les vendeurs. Le fonctionnement reste comme celui sur les biens ou les acquéreurs 6. NCIS 6.1. Le portail Immobilier Pour consulter le portail immobilier de N.C.I.S cliquez sur quand vous cliquez sur NCIS). (c'est le site qui s'affiche par défaut Page 31
NCIS Vous pouvez y consulter vos annonces si vous les transférez sur ce site. 6.2. Le site d'informations Pour accéder au site d'informations de NCIS et tout connaitre de notre activité, cliquez sur 6.3. L'annuaire des Notaires Page 32
NCIS Page 33