LIGUE REGIONALE NORD PAS DE CALAIS DE LA FEDERATION FRANCAISE DE CYCLOTOURISME COMPTE-RENDU REUNION DU COMITE DIRECTEUR du 24 octobre 2012 Présents : Philippe CARPENTIER, Francis BOULAS, Louis DELOBEL, Alain DUMORTIER, Paulette DUPONCHEL, Bernard DUPONT, Daniel FLAMBARD, Claude HAUSTRAETE, Christian LOSER, Claude MEURISSE, Christian THERON, Absents excusés : Jean-Marie DRELON, Robert DUPONCHEL, Jean-Claude HENNEBICQ, Jean Claude LOIRE, Yves YAU Absent non excusé : Jean Claude MEYRE, 1. Mot d accueil du Président 2. Validation du dernier compte-rendu de la réunion du Comité Directeur Validé après quelques modifications. 3. L Olympiade et le Comité Directeur 2013-2016 3.1. Dernier tour de table et souhait des différents candidats quant aux postes à occuper Paulette : secrétaire adjointe Francis : finances voire Présidence Christian L : jeunesse pour 2 ans car ensuite retraite et peut être départ pour une autre région Christian T : Secrétariat Daniel : VTT Claude H : Sécurité Claude M : Plan de développement et relations extérieures ; communication. Ne se représentent pas : Philippe Alain Louis Bernard - Jean-Claude L. 3.2. Point sur les candidatures potentielles Des candidatures semblent attendues suite au mail envoyé aux licenciés disposant d une adresse mail. Ouverture des enveloppes des candidatures par le bureau 21/11/2012 avant la réunion de Comité. 4. La préparation de l Ag de Ligue du 1 er décembre 2012 à Carvin 4.1. Validation de la convocation Validée après quelques dernières rectifications ou ajouts. 4.2. La matinée du 1 er décembre : que faisons nous, y a-t-il un thème à aborder? En raison de la fin de l Olympiade, cette matinée d information n est pas mise en place. 4.3. Les documents d invitations Vu. 4.4. Les pointages à l entrée ou comment s organise-t-on pour le travail à faire Reporté à la prochaine réunion 4.5. Bulletin de vote : vote de la lettre alphabétique pour commencer la liste Lettre tirée au sort : N 5. Les dates d AG 2013 de la Ligue et des Comités Départementaux Codep 59 : 26 octobre (non encore arrêtée) Codep 62 : 16 novembre Fédération : 7 et 8 décembre Ligue : 14 décembre 6. La représentation de la Ligue à l AG fédérale de Saint-Malo Francis représentera la Ligue Louis ou Jean-Claude H. irait au nom du Codep59. 7. Tour de table par membres élus présents 7.1. Alain 7.1.1. Challenge de la Ligue (en partenariat avec Daniel) Bien amusé avec le challenge. Esprit sympathique. Alain déplore le peu de réponses bien que le chiffre soit en hausse. Certains ne se sachant même pas inscrit au challenge. Kilométrage des cyclo-découvertes en hausse suite à la manifestation toutes à Paris. Des modifications devront être apportées à l organisation pour l année prochaine. Des pistes sont proposées comme, par exemple, prendre toutes les randonnées.
7.1.2. Challenge 2013 La prochaine équipe décidera de sa poursuite et de la façon de l envisager. Une information sera donnée à l AG. 7.2. Bernard 7.2.1. Effectifs 2012 avec les derniers connus 5354 licenciés. 7.2.2. Effectifs 2013 et les clubs à suivre Certains clubs n ont pas inscrit de manifestation pour le calendrier 2013. Vont-ils se ré-affilier? Il faudrait peut-être aller au devant d eux. 7.3. Christian L. 7.3.1. Séjour sportif et découverte Du 1 er au 4 novembre à MERLIMONT (62) au Centre les Argousiers. Sont inscrits, 57 participants soit : - 39 jeunes inscrits - 12 adultes encadrant - 6 adultes de passage Les modalités d organisation ont été envoyées aux responsables des écoles de cyclotourisme participantes. Le programme également, ainsi que la composition des groupes. Reste à envoyer (ou pas) la composition dans les chambres par âges, clubs, sexe et affinités. Une invitation officielle parviendra aux Présidents de la Ligue, des CODEPS pour la soirée du 1 er novembre consacrée à la remise des récompenses régionales «Ecole de Cyclotourisme» et la soirée Halloween. 7.3.2. Calendrier des manifestations Jeunesse 2013 : Après la réponse du Codep 59 concernant la date du Séjour Jeunes et Familles en Camping, le calendrier définitif (version Indice G) a été envoyé à la Commission Communication pour intégration dans le GR 2013. La date du 6 avril est chargée en raison de 3 manifestations, les Ecoles de Cyclotourisme devront choisir entre l une ou l autre. 7.3.3. Réunion de la Commission Jeunesse du 26 septembre : Un compte-rendu a été envoyé à chaque responsable des Ecoles ou Structures d accueil. 7.3.4. Critérium Local VTT : A la demande de Guillaume B, nous avons testé le concept d un Critérium «allégé» à Liévin fin septembre. Ce Critérium est un mélange de Rallye-Raid VTT et de Critérium. Le test s est concrétisé à Forest sur Marque en Octobre avec des améliorations Lambres-lez-Douai sera la prochaine étape avec l intégration de l attente des 13/18 ans souhaitant plus de «compétition». Une formule qui a plu à tous, car l intérêt est que tout le monde participe (jeunes, encadrement, accompagnateurs) et de ne plus mettre en «défaut» le jeune par des tests trop compliqués. L allégement permet également de ne plus faire attendre aux tests les jeunes, tout se passant sur le terrain. Cerise sur le gâteau : plus besoin de cette énorme logistique qui est trop lourde pour l organisateur. La Commission Jeunesse proposera le concept au club organisateur d un critérium Vtt local, et présentera un «cahier des charges» selon ce concept. 7.3.5. Dotation de la Région de matériels de communication : Suite à la demande de la Commission Jeunesse, la Région devrait doter la ligue de : - Quatre drapeaux «Région Nord Pas de Calais» - Deux gouttes d eau «Région Nord Pas de Calais» Cette demande a été faite en premier lieu pour permettre de valoriser l identité des jeunes de la Ligue dans les manifestations «Jeunesse» Régionales ou Nationales, mais également pour les clubs qui souhaiteraient les emprunter pour leurs manifestations. 7.4. Christian T. et la «Communication» 7.4.1. Le Guide 2013 7.4.1.1. Nombre de manifestations Le guide est pratiquement terminé. 167 clubs y sont mentionnés. 244 manifestations sont inscrites, contre 256 en 2011. Des clubs ont été relancés.
Un mode opératoire a été rédigé et envoyé aux membres du Comité. Livraison du guide le 28 novembre. 7.4.1.2. La page réservée habituellement à la composition des structures La composition des comités (Codeps 59 et 62 ainsi que Ligue) n étant pas encore connue à ce jour, un texte annoncera la parution des comités dans un document à venir à l initiative des différentes structures. 7.4.1.3. Les partenaires Des négociations sont encore en cours 7.4.1.4. Choix de la couverture Un jeune Vététiste en action. 7.4.2. Autres points - Il serait souhaitable d éditer un FIL avec rappel de la date de l AG et rapport moral du Président - 2 banderoles ont été reçues de la FFCT. 7.5. Claude H. et la «Sécurité» - Le nombre de délégués de sécurité déclaré dans les bureaux est faible. Ce n est pas pour autant qu ils n existent pas car des clubs ne les inscrivent pas au même titre que les membres du Bureau. L information peut se retrouver au sein des extractions du site FFCT. Rappeler aux 2 Codeps de demander aux clubs l adresse mail de leur éventuel délégué de sécurité - Besoin d une formation d animateur pour les délégués de sécurité avec passage du PSC1. - Jacques Fourna (FFCT) demande aux structures d organiser une action pour les angles morts. Nous le faisons déjà. Cette formation pourrait être proposée aux clubs. 7.6. Claude M. R.A.S. 7.7. Daniel F. et le «VTT» - Les 15 et 16 octobre à Gravelines, réunion nationale pour les bases VTT. Sur les 56 bases, seules 8 étaient présentes - Vertes tout terrain et semaine fédérale en concurrence pour la date. Besoin de décaler la maxi-verte. - Partenariat FFCT/GrDF concrétisé par un kakémono et un module de pilotage VTT (matériel pédagogique). Pourrait être utilisé dans des forums, à Vital-Sport, aux clubs à utiliser sous conditions de prêt. En 2013 livraison d une oriflamme et d un présentoir par base - La centrale d achat de la FFCT propose aux écoles de cyclotourisme d acheter des VTT Cannondale à des tarifs préférentiels bien qu un peu cher. Sont également proposés des GPS avec réduction de 40 % du tarif public. - Un stage de formation maniabilité VTT est prévu pour 2013. - Lecteurs de code barre pour inscription au départ de manifestations. Il serait utile que la Ligue se charge de la mise en œuvre de ce nouveau mode d inscription pour sensibiliser le public sur la présentation de la licence FFCT. Le choix du logiciel (PSGI pour la Fédé qui est difficilement gérable) est crucial. 7.8. Francis B. et les «Finances» 7.8.1. Les comptes et le bilan financier 2011/2012 BILAN 2011-2012 La rencontre du 10/10 avec les censeurs aux comptes a duré 3 heures, toutes les requêtes et réponses aux questions posées ont donné satisfaction, seul bémol il manquait la facture de la SNEJ, sous 48h la Ligue de l Orléanais a satisfait à notre demande. Sur les conseils des censeurs aux comptes la facture NOTEA Web de la Ligue a été passée en Immobilisations Incorporelles. L exercice 2011-2012 se solde donc par un déficit de 6.293.53. Ce déficit intègre le provisionnement des 3.713,23 de subventions non utilisées à ce jour. (2.713,23 jeunesse et 1.000 santé). Les résultats de l exercice ont été présentés au Comité pour validation. Tous les documents comptables qui seront remis en AG ont été présentés en vidéo, ainsi que le commentaire du Trésorier et le CR des Censeurs aux comptes.
Le projet de budget a quelque peu été réajusté en fonction des décisions prises lors de cette réunion de Comité. L ensemble du Comité a validé les comptes de l exercice 2011-2012 et projet de budget 2012-2013 ETAT DE LA TRESORERIE AU 22/10 Trésorerie disponible au 22/10 13 713,92 ACTIONS COMMISSIONS SANTE - 2 000,00 (1000 CNDS +1000 fonds propres) JEUNESSE - SSD - (recettes et dépenses déjà enregistrées - bonus +/ 500 ) JEUNESSE - CHALLENGES - 300,00 COMMUNICATION - 682,50 (682,50 règlements non pris en compte) TOURISME 955,00 (acomptes inscriptions en février) TOURISME - CONCOURS PHOTOS - 300,00 CHALLENGE CLUBS - 300,00 FRAIS DE GESTION jusqu'au 31 mars 2013 loyer permanence - 1 er tr 2013-536,25 loyer stockage + caution - 564,00 téléphonie-internet (nov-mars 2013) - 186,00 (avoir intégré) secrétariat-frais postaux - 400,00 frais AG Ligue (matinée) - 500,00 (si validée) frais AG Ligue - 200,00 frais déplacements (oct-mars 2013) - 1 200,00 (4 réunions de Comité) GESTION COMMISSIONS frais déplacements (oct-mars 2013) - 1 200,00 (réunions de Commission) A RECEVOIR solde ristournes fédérales (au 18/10) 190,45 (courant décembre) interets livret A 232,72 (31/12) Trésorerie qui serait disponible au 01/04 6 723,34 COMMISSIONS La Commission Santé : «Sensibilisation et information risque cardio» budget disponible 2k, cette action est à réaliser impérativement sur le 4ème trimestre 2012. STOCKAGE DU MATERIEL Le Comité a validé le projet de location de 6m2 de stockage à Roubaix chez Liberty Box, le Trésorier prendra contact avec cette société pour établir le contrat à partir de décembre. 7.8.2. Autre point AG DE LA LIGUE Le livret des Comptes rendus Moral, d Activités et Financier a été présenté en vidéo, ce document sera imprimé dès vendredi, il a été décidé d envoyer ce document avec les autres documents adressés aux clubs. 7.9. Jean Claude H. 7.10. Jean Claude L. et le «Tourisme» 7.11. Jean Claude M. et la «Formation» Absent. 7.12. Jean Marie D.
7.13. Louis 7.13.1. Point sur les récompenses. Avons-nous l historique des récompenses pour le Pas de Calais? A ce jour, peu de demandes. 7.13.2. Autre point Au nom du Codep : Pour la prochaine olympiade il désire une réunion pour harmonisation les buts et des moyens des structures pour une Olympiade constructive. 7.14. Paulette R.A.S. 7.15. Philippe 7.15.1. Longues Distances Le Club de Douai n organisera pas de brevet longue distance l année prochaine. L apparition de Houchain par le biais de l ACP (UFOLEP et FFCT) organisera une manifestation sous l étiquette UFOLEP. Le «jeune adulte» emmené en diagonale envoyait sur internet des messages en direct. Plus tard, il en a fait une seule avec également des infos transmises en direct sur internet avec photos. Opération réussie. La communication par l usage d internet est un plus. 7.16. Robert D. Absent excusé 7.17. Yves Y. et la «Santé» Absent excusé 8. Questions diverses Aucune 9. Rappel des réunions à venir La prochaine : 21 novembre Les suivantes : 1er décembre : AG de Ligue à Carvin