ORGANISATION D UN EVENEMENT CULINAIRE LORS DE LA SEMAINE DU GOUT 2013 CAHIER DES CHARGES SYNDICAT MIXTE POUR LE SUNDGAU Quartier Plessier Bât. 03 68130 ALTKIRCH Tél : 03 89 25 49 82 / Fax : 03 89 07 03 17 www.pays-sundgau.fr 1
Contexte L organisation de cet événement culinaire s inscrit dans un projet global de structuration de la filière viande locale, porté par le Syndicat Mixte pour le Sundgau (SMS) et le Syndicat Mixte du Pays Thur Doller (SMPTD). Ces deux territoires d élevage travaillent depuis 2 années avec les éleveurs et l Abattoir départemental pour développer la vente directe de viande locale (vente de caissettes de viande). Les éleveurs intéressés se sont structurés au sein d un groupement d intérêt économique et vont proposer leur viande via une centrale de réservation internet (mise en ligne en octobre). Pour accompagner leur démarche, un concours de cuisine intitulé «Duo en cuisine» est en cours d organisation. L objectif de ce concours est la création d un livre de recettes sur les morceaux de viande à cuisson lente présents dans les caissettes. Les restaurateurs de deux territoires ont été sollicités pour participer à ce concours : 27 se sont inscrits. Le concours aura lieu en 2 rounds : - 1 er round (juillet-septembre 2013) : les 27 restaurateurs participants créent une recette spécifique à base d un morceau de viande à cuisson lente tiré au sort. Les 27 recettes ainsi créées seront compilées dans un livre de recette. Un jury de 5 personnes se rend dans chaque restaurant un soir courant de l été pour goûter le plat et attribue une note pour choisir 5 finalistes. Ces derniers pourront participer au 2 ème round - 2 ème round (le 14 octobre 2013) : les 6 finalistes cuisineront tous ensemble et en direct un plat avec l aide d un conjoint d éleveur. L objectif de ce 2 ème round est d organiser une action de promotion pour le lancement de la centrale de réservation. La présente consultation porte sur l organisation du 2 ème round du concours de cuisine. Article 1er : OBJET DE LA MISSION L objet de la mission est d assister le Syndicat Mixte pour le Sundgau dans l organisation d un événement culinaire pour le lancement de la Semaine du Goût. Le Syndicat Mixte pour le Sundgau, est le maître d ouvrage de cette prestation. Les objectifs à atteindre pour cet événement sont les suivants : - Lancer de la Semaine du Goût - Promouvoir la viande locale et le travail des éleveurs - Promouvoir grâce à l événement une communication sur le produit, les éleveurs et les restaurateurs 2
- Créer un événement original en accord avec la philosophie du projet 1.1. ELEMENTS D ORGANISATION DE L EVENEMENT 1.1.1 Date Le 2 ème round du concours de cuisine aura lieu le 14 octobre 2013 en soirée. 1.1.2 Lieu Le lieu est à définir en partenariat avec le maître d ouvrage. Il est envisagé d organiser cet événement sous un abri couvert dans une exploitation agricole. 1.1.3 Principe de base - 6 restaurateurs en binôme avec un conjoint d éleveur (soit 10 participants) disposent de deux heures pour cuisiner en direct, devant un public, un plat à base de viande locale et son accompagnement (organisation type Masterchef) - La soirée sera animée par un présentateur - Les 6 plats seront goûtés et notés par un jury de 5 personnalités et dégustés par les invités et la presse - Le public pourra assister à la représentation sur des gradins (environ 50 personnes) - Un espace réservé (VIP-Room) est à prévoir pour les invités et la presse à l écart (environ 50 personnes) 1.1.4 Matériel nécessaire Espace «Duo en cuisine» - 6 kitchenettes et plans de travail - Point d eau (évier) - Nécessaires de cuisine (à définir avec les restaurateurs participants) - Ensemble frigorifique - Garde-manger approvisionné (viande et légumes) - Gestion des déchets - Gradins - Raccordement électrique et eau - Eclairage et sons Espace réservé «VIP-ROOM» - tables et chaises, vaisselle - organisation d un vin d honneur 3
1.1.5 Moyens humains nécessaires - Animateur(s) de soirée - Techniciens sons et lumière - Serveurs - Sécurité et gestion parking 1.1.6 Prestations complémentaires - Lien avec la presse et média - Gestion des invitations - Gestion des assurances, normes accessibilité, sécurité, parking 1.1.7 Options - Recrutement de personnalités culinaires pour le jury - Organisation d une exposition photo et d une vente aux enchères (photos fournies par le maître d ouvrage) 1.2. LES DONNEES DE REFERENCE Le Syndicat Mixte mettra à disposition du consultant l ensemble de la documentation et notamment : - Les dossiers de presse antérieurs à l événement - Le règlement du concours - L étude marketing et le plan de communication réalisée pour le compte du groupement d éleveurs - Charte graphique du groupement d éleveurs 2.1. CONDITIONS Article 2 : SUIVI DE LA MISSION Un groupe de travail «événementiel» sera mis en place dès le début de la mission, constitué de représentants des techniciens du Syndicat Mixte pour le Sundgau et du Syndicat Mixte du Pays Thur Doller, des deux Présidents des GALs, des éleveurs. Celui-ci pourra être modifié en fonction des besoins. Le groupe de travail aura pour mission de: - Valider le scénario choisi 4
- Résoudre les problèmes qui pourraient apparaître en cours de mission et si nécessaire, proposer des réajustements. Le Syndicat Mixte se chargera de la coordination de ces séances de travail, des envois de convocations aux membres du groupe de travail. Le consultant désignera un interlocuteur unique pour des raisons de gain de temps et de suivi continu de la mission. Des réunions techniques avec le consultant et le SMS pourront être organisés dès que cela se révèle nécessaire. 2.2. MODIFICATION DE LA MISSION Toute modification à ce présent cahier des charges fera l objet d un avenant, lequel ne pourra pas bouleverser l économie générale du contrat. 2.4. DISPONIBILITE DE L EQUIPE DE TRAVAIL La bonne exécution des prestations dépendant d une part du mandataire et d autre part de la composition qualitative et quantitative de l équipe, le titulaire du marché a l obligation de maintenir en place chacun de ses membres nommément désignés, en particulier le chef de projet, interlocuteur unique pour le Syndicat Mixte pour le Sundgau, pendant la durée nécessaire à l accomplissement des prestations. Si l un des membres désignés, n est plus en mesure d accomplir sa mission, le titulaire doit en aviser immédiatement le maître d ouvrage par lettre recommandée et prendre toutes les dispositions nécessaires pour que la bonne exécution des prestations ne soit pas compromise. A ce titre, obligation est faite au titulaire de désigner un remplaçant (de qualité et de disponibilité au moins équivalente) et d en communiquer le nom et les titres au maître d ouvrage dans un délai de 15 jours à compter de la date d envoi de l avis dont il est fait mention à l alinéa précédent. Le titulaire s engage, si cela s avère nécessaire pour mener à bien la mission, à augmenter l effectif de son équipe sans augmentation du coût de la prestation. ARTICLE 3 : CONTRACTUALISATION 3.1. CONTENU DE L OFFRE Les candidats auront à produire un dossier comprenant à minima les pièces suivantes : 5
Le présent cahier des charges accepté sans modification. une note descriptive technique (max. 40 pages) détaillant : - le descriptif du ou des scénarios proposés ; - le calendrier de réalisation de la mission détaillant chaque étape ; - le chiffrage détaillé de la prestation, et le temps passé sur place et des taux horaires; - les moyens et les caractéristiques de l équipe de travail (dont le nom et la présentation de la personne référente) ; - Les moyens humains et techniques mobilisés pour l évènement - les contacts et partenaires du candidat - tout élément que le candidat jugera utile d apporter. leurs références, à savoir : - les évènements similaires déjà organisés ; 3.2. DELAI DE REMISE DE L OFFRE La date limite de remise des propositions est fixée au 19 août 2013 à 16h00, le cachet de la poste faisant foi. Une audition des prestataires est prévue le 21 août 2013 à partir de 14h. Pour toute information complémentaire : Mme Nathalie BERBETT / Tél : 03 89 25 49 82 3.3. BUDGET PREVISIONNEL Le budget prévisionnel pour cette prestation est de 20 000 TTC. Le prix comprend l ensemble des prestations nécessaires à la réalisation de la mission. Il inclut le cas échéant la coordination des co-traitants et des sous-traitants éventuels, ainsi que la participation aux réunions. Il est donc exclusif de tout autre émolument et de tout autre remboursement de frais au titre de l exécution de ces prestations y compris tous les frais de déplacement. Le titulaire s engage à ne percevoir aucune autre rémunération dans le cadre de la réalisation de sa mission. 3.4. CRITERES DE SELECTION DES CANDIDATS La sélection, sera effectuée en fonction des critères suivants : Valeur technique de l offre : 40% Le coût : 40% L originalité du concept : 20% 6
3.5. DÉLAIS DE PAIEMENT Les factures devront être adressées au siège du Syndicat Mixte pour le Sundgau. Le délai global de paiement des prestations est de 30 jours maximum à compter de la réception de la demande de paiement par le maître d ouvrage. L échéancier des paiements sera le suivant : acompte de 30 % après validation du scénario choisi solde de 70% après l exécution de la mission Le paiement ne sera réalisé que si la phase à laquelle il correspond est achevée. Dans le cas contraire, le Maître d Ouvrage, suspendra le paiement jusqu à ce que la phase soit achevée. 3.6. RÉSILIATION DU MARCHÉ En cas de difficulté dans l application du présent cahier des charges, le maître d ouvrage et le titulaire arrêteront ensemble les dispositions qui leur paraîtront les mieux adaptées aux intérêts des deux parties. Le maître d ouvrage se réserve, en cas de défaillance du titulaire dans l exécution de sa mission, le droit de résilier unilatéralement le contrat et de confier la suite de la mission à un autre intervenant. La liquidation des rémunérations dues au titulaire à la date de résiliation, interviendra en tenant compte des prestations effectivement accomplies. 3.7. JURIDICTION Tout litige relatif à l exécution de la présente convention relèvera du Tribunal Administratif de Strasbourg. 3.8. MAÎTRE D OUVRAGE Le maître d ouvrage est le Syndicat Mixte pour le Sundgau représenté par son Président. Les coordonnées du Syndicat sont les suivantes : SYNDICAT MIXTE POUR LE SUNDGAU Quartier Plessier Bât. 03 68130 ALTKIRCH Tél : 03 89 25 49 82 / Fax : 03 89 07 03 17 Courriel : info@pays-sundgau.fr 7
Le présent cahier des charges est approuvé dans sa totalité. Le titulaire Fait à Le.. Le Syndicat Mixte pour le Sundgau Fait à Altkirch Le.. Nom + Prénom Qualité La personne responsable du marché M. René DANESI 8