La gestion des documents du conseil multidisciplinaire
Plan de la présentation Objectif de l atelier Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) et la Direction générale des archives (DGA) Mission et mandats Loi sur les archives et Loi sur le cadre juridique des technologies de l information Calendrier de conservation et recueil de la santé Gestion des documents du CM
Objectifs Répondre aux questions suivantes : Comment classer les documents du CM de façon à les repérer rapidement? Quels sont ceux qui doivent être conservés, et combien de temps doivent-ils l être? Doit-on conserver les documents en version papier ou électronique? Présenter certaines pistes de solutions et quelques outils pour aider les professionnels dans la gestion des documents de ces entités
Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) et la Direction générale des archives (DGA)
BAnQ DGA : Mission 31 janvier 2006 Les Archives nationales du Québec (ANQ) et la Bibliothèque nationale du Québec (BNQ) sont fusionnées pour former Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). Les ANQ deviennent la Direction générale des archives (DGA) et celle-ci a pour principale mission : «d encadrer, de soutenir et de conseiller les organismes publics en matière de gestion de leurs documents, d assurer la conservation d archives publiques, d en faciliter l accès et d en favoriser la diffusion. L institution est aussi chargée de promouvoir la conservation et l accessibilité des archives privées».
BAnQ - DGA : Mandats L orientation de la gestion des archives québécoises La gestion et la diffusion des archives du gouvernement et des tribunaux L encadrement et le soutien à la gestion des archives publiques décentralisées Le soutien et la collaboration avec le milieu pour la gestion des archives privées
BAnQ DGA : Organisation Direction du Centre d archives de Québec et des archives gouvernementales Direction du Centre d archives de Montréal et des archives privées, civiles et judiciaires Direction du conseil et de l action régionale (7 centres d archives en région)
Loi sur les archives Adoptée par l Assemblée nationale en 1983, elle encadre la gestion des archives publiques et privées au Québec. Il y a deux types d organismes : Centralisés : organismes gouvernementaux (M/O, tribunaux) Décentralisés : municipal, scolaire, santé Les organismes publics du secteur décentralisé, comme les établissements de santé, doivent adopter une politique de gestion de leurs documents actifs et semi-actifs.
Loi sur les archives (suite) Les établissements de santé doivent établir et tenir à jour un calendrier de conservation. Les établissements de santé doivent faire approuver leur calendrier de conservation par BAnQ, de même que toute modification qui y sera apportée. Tout organisme public du secteur décentralisé doit assumer la gestion de ses documents inactifs.
Loi sur le cadre juridique des technologies de l information Adoptée en 2001, elle a pour objet : «d assurer notamment la sécurité juridique des communications effectuées au moyen de documents, l équivalence fonctionnelle des documents et leur valeur juridique, quels qu en soient les supports, ainsi que l interchangeabilité de ces derniers».
Loi sur le cadre (suite) art. 2 À moins que la loi n exige l emploi exclusif d un support ou d une technologie spécifique, chacun peut utiliser le support ou la technologie de son choix, dans la mesure où ce choix respecte les règles de droit, notamment celles prévues au Code civil. art. 3 Un document est constitué d information portée par un support. L information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d images.
Loi sur le cadre (suite) art. 5 La valeur juridique d un document, notamment le fait qu il puisse produire des effets juridiques et être admis en preuve, n est ni augmentée ni diminuée pour la seule raison qu un support ou une technologie spécifique a été choisi. Le document dont l intégrité est assurée a la même valeur juridique, qu il soit sur support papier ou sur un autre support, dans la mesure où, s il s agit d un document technologique, il respecte par ailleurs les mêmes règles de droit.
Calendrier de conservation Le calendrier de conservation est : «un instrument de gestion qui regroupe les règles de conservation dont se dote une institution pour rationnaliser la conservation de ses archives. Il permet de diffuser les règles de conservation, de les appliquer, de les faire approuver et d en assurer le contrôle, le suivi, le maintien et la tenue à jour.»
Calendrier de conservation (suite) Le calendrier vient fixer la durée du cycle de vie des documents à partir de leur création jusqu à leur élimination ou conservation permanente. (ex. : facture 2-5-D). En vertu de la Loi sur les archives, chaque établissement de santé doit avoir un calendrier de conservation et celui-ci doit être approuvé par BAnQ.
Le recueil Afin d aider les établissements de santé dans l élaboration de leur calendrier de conservation, BAnQ a produit le «Recueil de règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec». Le recueil est un outil de référence qui vient établir des délais minimums de conservation pour les documents des établissements de santé. (ex. : comités, réunions internes et conseils professionnels conseil multidisciplinaire).
Gestion des documents du CM Comment classer les documents du CM de façon à les repérer rapidement? Se référer à la méthode de classement de votre institution responsable de la gestion des documents (numériques, alphabétiques ou alphanumériques) Codifier et identifier chacun des dossiers (code, titre clair, date) Classer du plus récent au plus ancien
Gestion des documents (suite) Quels sont les documents qui doivent être conservés, et combien de temps doivent-ils ils l être? Selon le recueil, la règle est la suivante : 1 4 T* (* Pour les comités statutaires ou formés par le conseil d administration, conserver les documents sur la constitution du comité, les règlements, les procès-verbaux, les résolutions, les documents déposés officiellement, les comptes rendus, les rapports et les index cumulatifs.) Note : Le critère de tri peut être différent d un établissement à un autre voir le calendrier de conservation de votre établissement.
Gestion des documents (suite) À conserver : Les procès-verbaux, les comptes rendus, les recommandations, les avis, les rapports, la liste des membres du conseil, etc. À détruire : Les avis de convocation, les ordres du jour, les calendriers de réunions, les frais de voyage, etc.
Gestion des documents (suite) Doit-on on conserver les documents en version papier ou électronique? Selon la Loi sur le cadre juridique des technologies de l information, un document électronique a la même valeur juridique qu un document papier, si l intégrité de celui-ci est respectée. (art. 5) Pour la conservation des documents papiers vs les documents électroniques, se référer aux orientations de vos établissements.
Merci de votre attention