2 Compétence Micro Excel 2007 Volume 1 Peter Franck Traduction : Denis Dornoy Révision : Stéphanie Guillaume Copyright: KnowWare EURL Société d édition : KnowWare E.U.R.L. 70, rue Georges Villette F-77250 Ecuelles France Responsable de la publication : Mikkel Franck Adresse électronique : mfranck@competencemicro.com Dépôt légal : Mai 2007 ISBN : 2-915605-71-8 Imprimeur : Imprintsa, Espagne D.L. Num. 29318-2007 Imprimé en Espagne - Printed in Spain Vente au numéro : Voyez page 92 ou cherchez un revendeur sur le site de Compétence Micro. Contact réservé aux dépositaires de presse : Média dif - Olivier Le Potvin Tél. : 33 (1) 01 49 72 59 53 Fax. : 33 (1) 01 43 60 05 83 olivier.lepotvin@wanadoo.fr Lorsqu il est question de réaliser des tableaux, des graphiques et des calculs automatisés et complexes, Excel est la solution idéale. C est aujourd hui l outil de nombreuses entreprises. Dans cet ouvrage, nous avons décidé de vous proposer bien plus qu un simple manuel. Vous pourrez en effet aborder la nouvelle version d Excel à l aide de 17 exercices complets et très faciles à suivre. Ils vous guideront de façon progressive à travers les fonctions de bases, la création de graphique et vous aideront à réaliser vos propres formules selon les besoins rencontrés. L exercice le plus large de cet ouvrage est celui consacré à la mise en forme de vos tableaux. Vous verrez qu il est non seulement possible de rendre vos tableaux attractifs, mais aussi de mémoriser vos paramètres pour les réutiliser. Une fois que vous aurez maitrisé le premier niveau, vous pourrez repousser encore les possibilités d Excel en suivant des exercices plus avancés. Ils vous permettront entre autres d aborder les fonctions financières, de travailler sur plusieurs feuilles de calculs à la fois dans le même classeur ou encore de régler les préférences de votre logiciel pour une plus grande flexibilité. Mikkel Franck, editeur. mfranck@competencemicro.com Tous les produits cités dans cette publication sont des marques déposées ou des marques commerciales. L auteur et l éditeur déclinent toute responsabilité pouvant provenir de l usage des données ou programmes figurant dans cet ouvrage.
10 Exercice 2 : créer un budget Exercice 2 : créer un budget Dans cet exercice et les suivants, vous allez préparer un budget. Vous calculerez le total des revenus, le total des dépenses, et le surplus résultant. Vous apprendrez aussi à copier, à déplacer et à remplir de différentes façons des cellules pour qu Excel travaille pour vous. Vous verrez aussi comment ajouter des lignes et des colonnes à la feuille de calcul. Tapez les données suivantes dans une nouvelle feuille de calcul, ou, si vous préférez, ouvrez le fichier exercice02.xlsx dans le supplément disponible sur www.competencemicro.com : Nous allons examiner quatre façons de copier et d entrer des données dans les cellules : deux à l aide de la souris, et deux au clavier. Copier Une méthode de copie consiste à passer par le Presse-papiers. Ce presse-papiers est une entité étrange, qui flotte quelque part dans votre ordinateur. Vous ne pouvez pas le localiser précisément, mais c est une zone de stockage temporaire qui peut contenir jusqu à 24 éléments de toutes sortes que vous avez copiés. Vous pouvez «coller» le contenu du Pressepapiers dans toutes les applications de Microsoft Office. Coller à partir d Excel en passant par le Pressepapiers nécessite 4 actions : 1. La sélection de la zone de la feuille de calcul que vous voulez copier. 2. La copie dans le Presse-papiers. 3. La sélection de la zone où vous voulez placer le copie. 4. L insertion (le collage) de la copie. Copier à l aide de la souris Vous allez copier les cellules B4, B5, B6 et B7 dans les colonnes C, D et E. 1. Cliquez sur la première cellule à copier (B4) et, en maintenant pressé le bouton de la souris, tirez le pointeur vers la dernière cellule (B7) : Vous aurez évidemment besoin d un budget pour l année entière, et il vous faudra aussi le deuxième, troisième et quatrième trimestre. Mais ne les tapez pas encore! Si toutes les revenus et dépenses sont les mêmes pour tous les trimestres, il est inutile de les taper plusieurs fois. Il suffit de copier les données. 2. Dans la barre d outils, cliquez sur le bouton Copier :
Exercice 2 : créer un budget 11 Vous pouvez aussi appuyer sur le raccourci clavier C+c. 3. Sélectionnez les cellules où vous voulez coller la copie : cliquez dans la cellule C4 et, en pressant la touche M, cliquez deux fois sur la touche de direction D : 4. Dans la barre d outils, cliquez sur Coller : Vous pouvez aussi appuyer sur C+v. Les cellules sont copiées dans les colonnes C, D et E : 5. Les cellules B4, B5, B6 et B7 sont toujours sélectionnées (entourées d un cadre pointillé clignotant). Annulez la sélection en appuyant sur E. Notez qu il n est pas nécessaire de sélectionner la totalité de la zone dans laquelle seront copiées les cellules. Il suffit de sélectionner le coin supérieur gauche de la zone. C est très pratique, surtout si vous devez copier un grand nombre de cellules, où il serait très difficile de sélectionner exactement le même nombre de lignes et de colonnes que la zone copiée. Dans cet exemple, vous avez sélectionné les trois cellules du haut, ce qui a permis de copier trois fois les cellules sélectionnées. Copier au clavier, par le Presse-papiers Utilisez le clavier le plus possible, surtout si vous devez travailler avec un ordinateur portable dans des circonstances difficiles. Pour cela, il faut évidemment se rappeler les raccourcis clavier, et il y en a beaucoup. Mais je vous recommande d apprendre à utiliser les plus courants, en particulier ceux de Copier et Coller, que vous utiliserez beaucoup : Pour copier, appuyez simultanément sur C et sur c (C+c). Pour coller, appuyez simultanément sur C et sur v (C+v). Pour sélectionner une zone, maintenez M pressée en appuyant sur les touches de direction (H, B, G, D). 1. Effacez ce que vous venez de coller avec la souris en sélectionnant la zone et en appuyant sur U, ou annulez la copie en appuyant sur C+z. 2. A l aide des touches de direction, allez à la première cellule que vous voulez copier (B4). 3. En pressant M, appuyez trois fois sur B pour sélectionner les autres cellules à copier. 4. Appuyez sur C+c pour copier dans le Presse-papiers. 5. Avec les touches D et M, sélectionnez les cellules où vous voulez coller la copie. 6. Appuyez sur C+v pour coller la copie.
Exercice 4: les fonctions 15 Exercice 4: les fonctions Dans ce chapitre, vous allez continuer à créer des formules en utilisant une fonction intégrée : SOMME. Les fonctions intégrées Au lieu de construire vous-même les formules, vous pouvez utiliser les fonctions d Excel, qui sont des formules toutes faites. Elles consistent en un nom de fonction suivi de parenthèses. SOMME() La fonction la plus commune est SOMME(), qui additionne les valeurs de cellule entre les parenthèses. 1. Ouvrez la feuille de calcul du budget, si ce n est déjà fait. 2. Changez le contenu de certaines des cellules afin que votre budget ressemble à l illustration suivante, ou ouvrez le fichier Exercice04.xlsx, que vous trouverez dans le supplément disponible à www.competencemicro.com : 5. Avec la souris ou le clavier, allez à la première cellule (B4) et tapez +. 6. Allez à la cellule suivante (B5) et tapez +. 7. Continuez jusqu à la dernière cellule à additionner (B7), puis appuyez sur R. 8. La formule devrait être =B4+B5+B6+B7, et le résultat devrait être 27820 : Comme le contenu de toutes les cellules, les formules peuvent être copiées dans d autres cellules, mais attendez un peu avant de le faire. Nous allons utiliser la fonction SOMME() : 1. Allez à la cellule C8. 2. Tapez =somme(. N oubliez pas la parenthèse ( : 3. Cliquez dans la cellule B8 (ligne Total, colonne 1er trimestre). Tapez une formule additionnant le contenu des cellules B4, B5, B6 et B7 comme vous l avez fait à un exercice précédent : 4. Tapez le signe d égalité (=) 3. Sélectionnez les cellules que vous voulez additionner (C4, C5, C6 et C7). Avec la souris, cliquez et tirez. Avec le clavier, utilisez les touches de direction en pressant M :
16 Exercice 4: les fonctions 3. Vous pouvez aussi appuyer sur A+=. 4. Appuyez sur R. Les résultats que vous avez obtenus dans B8 et C8 sont tous deux parfaitement corrects, mais les formules sont très différentes : Dans la colonne B, vous avez dit à Excel d additionner individuellement le contenu des cellules B4, B5, B6 et B7, par la formule =B4+B5+B6+B7. Dans la colonne C, la formule est =SOMME(C4:C7). Les deux points (:) entre C4 et C7 signifient «de C4 à C7». La formule signifie «calcule la somme des cellules de C4 à C7». C est très différent, comme vous allez le voir. La somme automatique Cette fonction SOMME est une des fonctions les plus utilisées dans les feuilles de calcul d Excel, à tel point qu elle est disponible à partir d un bouton de la barre d outils et qu il existe un raccourci clavier pour cette fonction. 1. Allez à la cellule D8 et cliquez sur l onglet Accueil en haut de la fenêtre : 2. Cliquez sur le bouton Somme, situé à la droite du ruban Accueil : Excel vous présente une suggestion : «Voulezvous additionner les cellules de D4 à D7?» Vous pouvez accepter cette suggestion en appuyant sur R, ou la refuser en appuyant sur E. Vous pouvez aussi cliquer sur d autres cellules pour les additionner. La somme automatique cherche toujours vers le haut pour trouver des cellules à additionner. Si elle ne trouve aucune cellule, elle cherche à gauche : Allez, par exemple, à la cellule F4 et cliquez sur le bouton Somme, ou appuyez sur A+= : Dans ce cas, Excel ne trouve pas de cellule audessus de F4, et il cherche à gauche de la cellule. Si vous aviez tapé 2007 dans la cellule F3 (audessus de F4) la suggestion aurait été différente : Vous pouvez toujours sélectionner d autres cellules à additionner avant d appuyer sur R. Si vous ne voulez pas accepter cette formule, appuyez simplement sur E.
Exercice 5 : la mise en forme 21 Exercice 5 : la mise en forme Vous avez presque terminé votre budget. Au moins, vous avez terminé la partie la plus difficile. Il ne vous reste plus qu à donner à votre travail l aspect que vous voulez. Les calculs sont une chose, la présentation en est une autre. Que ce soit une lettre, un roman ou une feuille de calcul, la présentation doit faire ressortir les parties les plus importantes. Dans le cas de notre budget, il serait plus facile à lire si les chiffres comprenaient des séparateurs de milliers et si les chiffres des revenus et des dépenses étaient mis en retrait. Tout cela s appelle la mise en forme, et c est le sujet de ce chapitre. Le format automatique La façon la plus facile et rapide de mettre en forme une feuille de calcul consiste à sélectionner la zone à mettre en forme et de demander à Excel de la mettre automatiquement en forme. 1. Sélectionnez votre budget, c est-à-dire les cellules que vous voulez inclure : Essayez quelques-unes des mises en page proposées. Cliquez sur une mise en forme et confirmez la zone en appuyant sur OK : 2. À l onglet Accueil, cliquez sur le bouton Mettre sous forme de tableau et sélectionnez une des options : L inconvénient de ces mises en forme toutes faites est le manque d originalité : votre présentation ressemblera à celle de beaucoup d entreprises pour leurs comptes annuels : Vous pouvez toujours modifier ces mises en page ou les annuler en appuyant sur C+z. Mais si vous voulez contrôler vous-même l aspect de votre feuille de calcul, il vous faudra la mettre en forme vous-même. Les nombres Pour commencer, vous allez afficher les nombres avec des séparateurs de milliers : 1. Sélectionnez toutes les cellules contenant des nombres.
22 Exercice 5 : la mise en forme 2. Appuyez sur C+M+1 (le 1 de la rangé de chiffre de votre clavier, pas le 1 du clavier numérique!), ou cliquez sur le bouton Format de cellule de la rubrique Nombre du ruban de l onglet Accueil : Centrer un titre Le titre Budget personnel en euros ( ) aurait bien meilleur aspect s il était centré au-dessus du budget. Pour cela, deux méthodes sont possibles. Fusionner et centrer 1. Sélectionnez les cellules de la ligne 1 dans lesquelles vous voulez centrer le titre : 3. Dans les deux cas, vous affichez la boîte de dialogue suivante : 7. Cliquez sur le bouton Fusionner et centrer, situé sur le ruban de l onglet Accueil : 4. Cliquez sur l onglet Nombre et, dans la liste de gauche, sélectionnez Nombre. 5. Sélectionnez 0 comme Nombre de décimales, cochez la case Utiliser le séparateur de milliers, et sélectionnez le - 1,234 rouge dans la liste Nombres négatifs : 6. Cliquez sur OK et voyez le résultat. Les nombres sont affichés avec un séparateur de milliers. Ce séparateur dépend du choix que vous avez fait dans les Options régionales du Panneau de configuration : Langue Français (France) Séparateur de milliers Espace Français (Belgique) Point (.) Français (Suisse) Apostrophe ( ) Le titre est centré dans les cellules : Cette méthode est la plus rapide, mais pas nécessairement la meilleure. Le bouton Fusionner et centrer fusionne les cellules sélectionnées, et cela empêche parfois l utilisation de certaines fonctions telle l impression de titre à chaque page (voyez Titres à imprimer page 32). Centrer sur plusieurs colonnes Une meilleure méthode consiste à garder les cellules individuelles sans les fusionner, en centrant le titre dans les cellules sélectionnées. En plus, il est possible de centrer le titre à la fois horizontalement et verticalement. 1. Annulez ce que vous venez de faire en appuyant sur C+z. 2. Augmentez la hauteur de la ligne 1 : cliquez sur la ligne de séparation entre les lignes 1 et 2, et tirez vers le bas.
54 Exercice 13 : créer un graphique Exercice 13 : créer un graphique Les feuilles de calcul sont souvent intégrées à des rapports, comptes de résultats ou bilans de sociétés. Ces rapports comprennent normalement non seulement la feuille de calcul avec les chiffres, mais aussi un graphique illustrant les chiffres. Dans ce chapitre, vous allez créer un graphisme à partir des chiffres d une feuille de calcul. Je vous montrerai aussi comment mettre en forme le graphique et comment l importer dans un document Word. Ce ruban vous propose plusieurs options de graphique. 4. Cliquez sur le bouton Colonne : Créer un graphique en colonnes Dans cet exercice, vous allez d abord créer un graphique simple basé sur des données simples, après quoi vous le mettrez en forme. N oubliez pas qu un graphique ne fait que refléter les données de votre feuille de calcul. Si ces données disparaissent, le graphique disparaîtra aussi. Pour commencer, vous allez créer un graphique relativement simple. 1. Tapez les données suivantes dans une feuille vide, ou ouvrez le fichier Exercice13.xlsx du supplément : 2. Sélectionnez tout le tableau, avec la souris ou en cliquant sur une cellule du tableau et en appuyant sur C+*. 3. Cliquez sur l ongle Insérer : 5. C est dans cette liste que vous choisissez le type de graphique en colonnes que vous voulez utiliser. Dans la catégorie Histogramme 3D, sélectionnez Histogramme 3D groupé :
Excel 2007 Volume 1 AVANT-PROPOS... 3 L OBJECTIF DE CE CAHIER... 3 À QUI S ADRESSE CE CAHIER?... 3 L AUTEUR... 3 PREMIER CONTACT... 4 LA ZONE DE TRAVAIL... 5 EXERCICE 1: LE TEXTE ET LES NOMBRES... 6 ARITHMETIQUE DE BASE... 7 EXERCICE 2 : CREER UN BUDGET... 10 COPIER... 10 LA POIGNEE DE RECOPIE... 12 EXERCICE 3: EXERCICES DE RECOPIE... 14 EXERCICE 4: LES FONCTIONS... 15 LES FONCTIONS INTEGREES... 15 EXERCICE 5 : LA MISE EN FORME... 21 LES NOMBRES... 21 CENTRER UN TITRE... 22 LE RETRAIT... 23 LES STYLES... 24 LES FORMATS PERSONNALISES... 25 SELECTIONNER LES CELLULES... 27 LA BORDURE DU BUDGET... 27 LA MISE EN PAGE... 29 FIGER LES VOLETS... 33 LES THEMES... 33 EXERCICE 6: LES REFERENCES ABSOLUES... 35 MASQUER ET AFFICHER LES COLONNES... 38 LES REFERENCES MIXTES... 39 EXERCICE 7: MOYENNE... 41 LES FONCTIONS... 41 MOYENNE... 41 EXERCICE 8 : SI... 44 L INSERTION MANUELLE... 45 LA MISE EN FORME CONDITIONNELLE... 45 EXERCICES 9 ET 10 : NB ET NBVAL... 49 NB... 49 NBVAL... 50 EXERCICE 11 : MAX ET MIN... 51 EXERCICE 12 : RECAPITULATION... 52 EXERCICE 13 : CREER UN GRAPHIQUE... 54 CREER UN GRAPHIQUE EN COLONNES... 54 CREER UN GRAPHIQUE EN SECTEURS... 57 EXPORTER VERS WORD... 60 EXERCICE 14 : FORMULES SUR PLUSIEURS FEUILLES DE CALCUL... 61 LES GROUPES DE FEUILLES DE CALCUL... 62 LES FORMULES... 63 COPIER OU DEPLACER UNE FEUILLE... 64 EXERCICE 15 : FORMULES SUR PLUSIEURS CLASSEURS... 65 EXERCICE 16 : QUELQUES AUTRES FONCTIONS.. 68 ARRONDI... 68 PLAFOND... 68 PLANCHER... 70 ARRONDI.AU.MULTIPLE... 70 LES FONCTIONS FINANCIERES... 71 VPM... 71 INTPER ET PRINCPER... 72 EXERCICE 17 : LES MODELES... 75 ENREGISTRER LE MODELE... 77 REUTILISER LE MODELE... 77 LA CONFIGURATION... 79 LES OPTIONS STANDARD... 79 LES FORMULES... 80 ENREGISTREMENT... 81 OPTIONS AVANCEES... 82 PERSONNALISER... 83 LES NOMS... 84 NOMMER DES CELLULES... 84 ATTEINDRE UN NOM... 85 LES NOMS DANS LES FORMULES... 86 LES ZONES NOMMEES... 87 LES INCONVENIENTS DES NOMS... 87 SUPPRIMER UN NOM... 87 CONCLUSION... 88 RACCOURCIS CLAVIER... 89 ENTREE DE DONNEES, DEPLACEMENT... 89 FORMULES... 89 EDITION... 89 FORMAT... 90 INSERER, SUPPRIMER ET COPIER... 90 GROUPE... 90 DEFILEMENT... 90 GRAPHIQUES... 90 DEPLACEMENT... 90 APERÇU AVANT IMPRESSION... 90 FORMULAIRES... 91 FILTRE AUTOMATIQUE... 91 DEFILEMENT... 91 SELECTIONNER... 91 CATALOGUE... 92 BON DE COMMANDE... 93 INDEX ALPHABETIQUE... 95 ISBN 9 *uksoat#n-bmyn* 2-915605-71-8