Communications Adoptée : Le 26 juin 2001 (CC-2001-262) En vigueur : Le 26 juin 2001 Amendements : Le 12 décembre 2007 (CC-2007-536) Le 23 juin 2015 (CC-2015-251) Section 02 Direction générale adjointe
Dans ce document, le genre masculin est utilisé dans son sens neutre de façon à alléger le texte.
1. But de la politique Déterminer le cadre général de la communication auprès des différents publics que la Commission scolaire dessert, quant à son fonctionnement et quant aux fondements définis par sa mission, ses valeurs et ses orientations, par la voie de canaux structurés de communication. 2. Visée de la politique Par cette politique, la Commission scolaire entend : Définir les responsabilités de ses différents intervenants en matière de communication et, précisément, de l information; Contribuer à l établissement d une culture d éducation dans le milieu; Développer les sentiments d appartenance et de fierté chez l ensemble des intervenants de la Commission scolaire; Favoriser un rayonnement de la Commission scolaire dans la communauté par le maintien de liens d échange et de communication, par l expression d une visibilité et d une collaboration entrepreneuriale; Développer un esprit d ouverture et de collaboration avec les différents publics; Faciliter la circulation de l information quant aux : - orientations stratégiques, règlements et politiques de la Commission; - services offerts, plans d action, programmes, projets éducatifs et activités Commission - réalisations et résultats s y rattachant. Encadrer les communications recourant aux médias d information (radio, télé, presse écrite) et aux différentes plateformes d information et d échanges (médias sociaux, sites de réseautage en ligne, forums, blogues, sites de partages, etc.) Assurer la fiabilité et la crédibilité des informations et des communications, autant en matière de valeurs, de transparence et d éthique1. 1 EL MZEM, A., LECLERC, S., LEROUX, ARP, P., LITALIEN, ARP, G. (Septembre 2014). Vocabulaire des relations publiques ; conçu à l intention des étudiants du Certificat de relations publiques de l Université de Montréal, [en ligne], http://fep.umontreal.ca/documents/pdf/vocabulaire_rp_udem.pdf, (Page consultée le 2 février 2015). Section 02 3 Direction générale adjointe
3. Les ressources Les membres du Conseil des commissaires; La direction générale; Les intervenants; Les directions d établissement; La loi sur l Instruction publique; La Charte des droits et libertés de la personne Les directions de service; Le code d éthique du personnel et des bénévoles de la Commission scolaire des Rives-du-Saguenay Le service des communications; La loi sur l Accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels; Le Règlement de délégation et de pouvoirs; Le Règlement sur le code d éthique et de déontologie des commissaires ; Code de conduite sur l'utilisation et la gestion des technologies de l'information et des télécommunications à la Commission Scolaire des Rives-du-Saguenay. 4. L énoncé de la politique La Commission reconnaît que la communication est une fonction importante dans l établissement et le maintien de relations efficaces et harmonieuses avec les divers publics qu elle dessert. À cet égard, la Commission scolaire reconnaît l importance de communiquer avec ses différents publics internes et externes quant au fonctionnement et aux activités de son Conseil, de son Exécutif et de l ensemble de ses unités administratives. Ces communications s appuient sur les fondements définis par sa mission, ses valeurs et ses orientations, et s effectuent par la voie de canaux structurés de communication privilégiant la transparence, l objectivité et le respect des divers publics. Ces voies de communication concernent : Les communications privilégiées du président et des commissaires; Les communications réservées aux intervenants de la Commission scolaire; Les communications déléguées par mandat; Les communications associées à la promotion des activités dans les différentes unités administratives; Section 02 4 Direction générale adjointe
Les communications en temps de crise. La Commission scolaire confie à la direction générale la responsabilité d actualiser la présente politique. 5. Les publics-cibles / Définitions 5.1. Les publics internes Tous les intervenants (membres du personnel, stagiaires, bénévoles) et toute autre personne, directement impliqués dans les activités de la Commission scolaire des Rives-du-Saguenay et de ses établissements. Les parents; Les élèves jeunes et adultes; Les syndicats, organismes et associations; Le Conseil des commissaires; Le comité consultatif de gestion; Les conseils d établissement; Le comité de parents; Le comité consultatif EHDAA. 5.2. Les publics externes Presse écrite et électronique, locale, régionale ou nationale; Population du territoire de la Commission scolaire; Entreprises; Organismes socio-économiques, communautaires et du milieu de l éducation; Fournisseurs de produits et de services. 6. Les responsabilités des intervenants 6.1 Principe directeur La responsabilité de communiquer de l information tient compte des fonctions spécifiques dévolues à chaque délégataire. 6.2 Les communications privilégiées Principe général : les membres du Conseil assurent les communications privilégiées par les pouvoirs qu ils ont de faire des représentations. Plus précisément : Section 02 5 Direction générale adjointe
6.2.1 La présidence Conformément à l article 155 de la Loi sur l Instruction publique : «Le Président est le porte-parole officiel de la Commission scolaire. À ce titre, il fait part publiquement de la position de la Commission scolaire sur tout sujet qui la concerne, notamment lorsqu il participe, au nom de la Commission scolaire, aux divers organismes voués au développement local et régional». Ce caractère d officialisation provient des pouvoirs propres au Président tels que spécifiés dans la Loi sur l instruction publique, des mandats qui lui sont conférés par le Conseil des commissaires et le Comité exécutif et des décisions officielles prises par le Conseil des commissaires et le Comité exécutif et auxquelles un suivi doit être donné. 6.2.2 Le Conseil des commissaires Comme membre participant aux délibérations ainsi qu aux décisions prises au cours des sessions du Conseil des commissaires ou du Comité exécutif, chaque commissaire a le pouvoir de faire toute déclaration personnelle qu il croit d intérêt public (voir article 4.5.5 du Règlement sur le code d éthique et de déontologie des commissaires). Dans tous les cas, la déclaration d un commissaire demeure à caractère personnel s il n a pas reçu le mandat officiel d intervenir au nom de l ensemble des membres du Conseil. De ce fait, cette déclaration n engage pas le Conseil des commissaires. 6.3 Les communications réservées aux gestionnaires et autres intervenants 6.3.1 Les directions d établissement Les directions d établissement sont responsables des communications, respectivement au niveau de leur école ou de leur centre. À ce titre, ils sont les premiers relationnistes de leur établissement et ils interviennent au niveau des activités de promotion, de publicité, de relations communautaires et d information. C est ainsi qu ils peuvent fournir des informations concernant l ensemble des activités et des opérations respectives de leur école ou de leur centre. Dans le cas d informations à transmettre aux médias Section 02 6 Direction générale adjointe
d information, la direction générale doit en être informée. Les situations de crise ou d urgence et les situations exceptionnelles sont toutefois gérées en lien avec la direction générale et le service des communications. 6.3.2 Les directions de service Les directions de service sont responsables des communications dans leur service. À ce titre, ils sont les premiers relationnistes de leur service. Ainsi, ils ont le pouvoir de transmettre des informations concernant l ensemble des activités et des opérations de leur service. Dans le cas d informations à transmettre aux médias d information, la direction générale doit en être informée. Les situations de crise ou d urgence et les situations exceptionnelles sont toutefois gérées en lien avec la direction générale et le service des communications. 6.3.3 La direction générale La direction générale a le pouvoir de communiquer des informations relatives au fonctionnement de l ensemble des activités et des opérations des services et des établissements de la Commission. En son absence, la direction générale adjointe peut jouer ce rôle. Par ailleurs, la direction générale adjointe a le pouvoir de fournir les informations relatives au fonctionnement de l ensemble des activités et des opérations des services éducatifs jeunes ou adultes, selon le cas. Dans le cas d informations à transmettre aux médias, la direction générale se coordonne avec le service des communications. Les situations de crise ou d urgence et les situations exceptionnelles sont gérées en lien avec le service des communications 6.3.4 Les autres intervenants de la Commission scolaire Les intervenants de la Commission scolaire autres que ceux identifiés précédemment ne sont pas mandatés pour informer, au nom de la Commission scolaire, sur la nature et sur le contenu des dossiers au niveau desquels ils sont appelés à travailler dans l accomplissement de leurs fonctions. Section 02 7 Direction générale adjointe
6.4 Les communications déléguées par mandat 6.4.1 Le service des communications Dans le cadre de ses responsabilités relativement aux relations internes et externes de la Commission scolaire, le service des communications : Assure la communication des décisions officielles de la Commission scolaire; Organise différentes activités de communication telles des activités de promotion, de publicité, de relations de presse, de relations communautaires et d information; Offre un rôle de soutien et de conseil à l endroit des différentes unités administratives de la Commission, de la Présidence et des commisaires; Voit à ce que soit élaboré le plan de communication annuel de la Commission ; Assure une veille (dans la mesure du possible) sur les différentes plateformes d information et d échanges (médias sociaux, sites de réseautage en ligne, forums, blogues, sites de partages, etc.) 6.5 Les communications en temps de crise ou d urgence et lors de situations exceptionnelles Une situation de crise ou d urgence et de situations exceptionnelles se rapportent à des événements hors du commun qui deviennent difficiles à gérer localement, compte tenu de leur impact sur les différents publics. Les situations qui nécessitent une stratégie de communication particulière sont définies dans le plan prévu à cet effet. Les personnes qui y sont impliquées doivent se référer et collaborer avec la direction générale et le service des communications: Afin que celles-ci bénéficient du soutien de la Commission scolaire; Afin que les plans des mesures d urgence et lors de situations exceptionnelles soient appliqués; Afin que les faits soient divulgués ou rectifiés officiellement par la Commission scolaire; Afin que l impact de l événement, quel qu il soit, puisse être contrôlé. Section 02 8 Direction générale adjointe
6.5.1 Accès des médias aux biens immeubles et terrains appartenant à la Commission scolaire Les personnes représentant les médias d information doivent avoir été préalablement autorisés par la direction générale en collaboration avec le service des communications pour : Circuler sur les terrains ou à l intérieur des établissements ou centres appartenant à la Commission scolaire; Rencontrer, interviewer le personnel et ou les élèves fréquentant les établissements ou centres de la Commission scolaire. 7. Moyen privilégié de communication Pour faciliter l atteinte des objectifs précités, la Commission scolaire privilégiera comme moyen de communication la préparation et la présentation d un plan annuel de communication. L élaboration de ce plan sera sous la responsabilité de la direction générale adjointe et du service des communications. 8. Le répondant La direction générale. 9. Entrée en vigueur La présente politique entre en vigueur le jour de son adoption par le Conseil des commissaires, soit le 23 juin 2015. Section 02 9 Direction générale adjointe