GUIDE DU MAITRE D APPRENTISSAGE

GUIDE DU MAITRE D APPRENTISSAGE Repères sur la fonction tutorale Version 3 Octobre 2013

SOMMAIRE QUELQUES DEFINITIONS... 2 1 La notion de «tuteur»... 2 2 La notion de «maître d apprentissage»... 3 2.1 Définition... 3 2.2 Le profil du maître d apprentissage... 4 2.3 Les quatre fonctions du maître d apprentissage... 4 LA FONCTION «ACCUEIL»... 5 1 Définition... 5 2 L entretien d accueil... 6 2.1 Mettre à l aise l apprenti... 6 2.2 Objectifs... 6 2.3 Contenu... 7 3 Le livret d accueil... 8 LA FONCTION «TRANSFERT DE SAVOIR FAIRE»... 9 1 Définition... 9 2 Le transfert de savoir faire... 10 LA FONCTION «EVALUATION»... 11 1 Définition... 11 2 L évaluation... 12 2.1 Les grilles d évaluation... 12 2.2 Les entretiens d évaluation... 13 LA FONCTION «DIALOGUE AVEC L ORGANISME DE FORMATION»... 14 1 Le suivi de la formation de l apprenti... 14 2 Contacts des formateurs référents... 14 ANNEXE 1 : MODELE DE FICHE DE POSTE... 16 ANNEXE 2 : MODELE DE GRILLE D EVALUATION... 17 Date de création : février 2007 / Version 3 : octobre 2013 1

QUELQUES DEFINITIONS Les textes conventionnels distinguent plusieurs dénominations qui prennent en compte les finalités et l organisation des dispositifs de formation. Ainsi, on parlera : de «responsable de stage», dans le cadre des séquences éducatives et des périodes de formation professionnelle en entreprise ; de «tuteur», dans le cadre des contrats d insertion en alternance ; et de «maître d apprentissage», dans le cadre de l apprentissage. 1 La notion de «tuteur» Le tuteur est chargé d encadrer, de former et d accompagner une personne dans l entreprise. Il est aussi chargé d assurer la liaison entre l individu et l entreprise. Il est choisi par l employeur en fonction de ses compétences et sur la base du volontariat. Son niveau de qualification devra être au moins égal à celui de la personne à former. Tout en continuant à exercer son emploi dans l entreprise, le tuteur doit disposer du temps nécessaire au suivi des personnes. Pour favoriser l exercice de ses missions, le tuteur bénéficie d une préparation à l exercice du tutorat et, si nécessaire, d une formation spécifique relative à cette fonction. Dans le cadre de la formation BPJEPS, par exemple, le tuteur est la personne référente dans l organisme d accueil en charge de la formation et de la certification de certaines compétences acquises dans le cadre professionnel. Date de création : février 2007 / Version 3 : octobre 2013 2

2 La notion de «maître d apprentissage» 2.1 Définition La personne directement responsable de la formation de l apprenti et assurant la fonction de tuteur est dénommée «maître d apprentissage» (MA). L apprenti est obligatoirement suivi par un MA. Celui ci est soit le chef d entreprise, soit l un des salariés de la structure. Pour les associations, et en l absence de salariés sur la structure, il est admis qu un bénévole puisse assurer cette fonction s il a une bonne connaissance générale de la structure et de son activité. Il a pour mission de contribuer à l acquisition par l apprenti des compétences nécessaires à l obtention du titre ou du diplôme préparé, en liaison avec le CFA. Le nombre maximal d apprentis pouvant être accueillis simultanément est fixé à deux pour chaque MA. La fonction tutorale peut être partagée entre plusieurs salariés constituant une équipe tutorale au sein de laquelle est désigné un «maître d apprentissage référent» qui assurera la coordination de l équipe et la liaison avec le CFA. La personne pouvant remplir les fonctions de maître d apprentissage doit être majeure, offrir toutes les garanties de moralité et posséder : soit un titre ou un diplôme au moins égal à celui préparé, ainsi qu une expérience professionnelle de 2 ans avec la qualification visée par ce diplôme ou ce titre ; soit une expérience professionnelle de 3 ans en relation avec la qualification préparée par le jeune et un niveau minimal de qualification déterminé par la Commission départementale de l emploi et de l insertion ; soit une expérience professionnelle de 3 ans en rapport avec le titre ou diplôme préparé par l apprenti après avis du Directeur régional de la Jeunesse, des Sports et de la Cohésion Sociale. L employeur doit permettre au MA de dégager sur son temps de travail les disponibilités nécessaires à l accompagnement de l apprenti et aux relations avec le CFA. L employeur doit également veiller à ce que le MA bénéficie de formations lui permettant d exercer correctement sa mission et de suivre l évolution du contenu des formations dispensées à l apprenti et des diplômes qui les valident. Date de création : février 2007 / Version 3 : octobre 2013 3

2.2 Le profil du maître d apprentissage La compétence professionnelle. Le goût pour la pédagogie : être patient ; être capable d exprimer clairement ses idées ; avoir le sens des réalités et de la méthode ; avoir une vue globale de son métier. Des capacités d organisation. Une aptitude à la formalisation : élaborer un parcours de formation ; identifier, dans le contexte du travail, les différents interlocuteurs de l apprenti ; exercer un rôle d évaluateur dans les limites de la fonction. Le sens de la communication : avoir une capacité d écoute, d adaptation, de facilité de contact ; être ouvert, disponible. Un intérêt pour le social. 2.3 Les quatre fonctions du maître d apprentissage L accueil : Le maître d apprentissage est un référent pour le nouvel arrivant. Un accueil organisé permet de favoriser et d accélérer l intégration professionnelle de l apprenti au sein de la structure. La transmission du savoir faire : L organisme de formation a en charge la partie théorique de la formation du salarié. Le maître d apprentissage a la responsabilité de sa formation au sein de l entreprise avec pour objectif de le rendre opérationnel et autonome sur le métier qu il prépare. L évaluation : Le rôle du MA consiste à évaluer la progression professionnelle de l apprenti dans l entreprise, par rapport aux critères visés. Cette évaluation se fait à travers des entretiens réguliers entre le MA et l apprenti. Le dialogue avec l organisme de formation : Le MA doit veiller et contribuer à la mise en place d une réelle collaboration entre la formation théorique et la formation pratique. Il est le maillon essentiel entre l organisme de formation, l entreprise et le jeune apprenti. Date de création : février 2007 / Version 3 : octobre 2013 4

LA FONCTION «ACCUEIL» «Organiser l accueil prend du temps au début, mais en fait gagner ensuite!» Avant l arrivée de l apprenti : se ménager du temps ; planifier un temps consacré à l apprenti le 1 er jour de son contrat ; préparer les documents qui faciliteront l intégration de l apprenti (livret d accueil, historique, organigramme, fiche de poste ) ; informer l ensemble de l équipe de travail de son arrivée (communication orale ou note de service) ; s informer sur l apprenti (copie de son contrat d apprentissage, de son CV ) ; s informer sur le diplôme qu il prépare (référentiel professionnel). A son arrivée : mettre à l aise l apprenti : être direct, sincère, spontané ; demander aux collègues de se présenter eux mêmes ; déceler les symptômes de «rejet», si tel est le cas. 1 Définition L accueil, c est : Avoir analysé la tâche de l apprenti avant son arrivée. Faire découvrir sa structure, présenter son environnement de travail : faire visiter la structure et remettre le plan des locaux ; expliquer et montrer (dans le cas où c est possible) ce que fait votre structure, son organisation ; remettre un livret d accueil, s il en existe un. Expliquer ce que l apprenti aura à faire en lui présentant : le lieu où il va travailler ; la description des tâches confiées ; Date de création : février 2007 / Version 3 : octobre 2013 5

ses collègues de travail et les rapports de hiérarchie ; ses responsabilités (en en fixant bien les limites), ainsi que celles de ses collègues ; sa fiche de poste (pour un modèle de fiche de poste, cf. annexe 1). Eviter les abréviations. Contrôler par des questions si l on est compris. Encourager discrètement pendant les 1 ers jours : le «suivi» fait partie de l accueil (intégration). Avoir des entretiens périodiques (toutes les semaines, par exemple) : organiser un bilan sur les tâches accomplies et les difficultés rencontrées. Ainsi, les résultats attendus de l accueil sont : Le respect des règles de fonctionnement de la structure par l apprenti (horaires de travail, planning, règlement intérieur, consignes de sécurité ). L aisance de l apprenti. L identification de l apprenti par les autres salariés et acteurs de l organisme. 2 L entretien d accueil 2.1 Mettre à l aise l apprenti «Pas de seconde chance pour faire une première bonne impression.» Manifester de l intérêt et de la convivialité envers l apprenti : Le mettre en confiance. Le rassurer. Répondre à ses questions. 2.2 Objectifs Cadrer l immédiat. Echanger entre partenaires. Situer l activité attendue du tutoré. Date de création : février 2007 / Version 3 : octobre 2013 6

2.3 Contenu Les craintes à réduire : Qui est le maître d apprentissage? : le MA commence par se présenter. Qui est l apprenti? : le MA invite l apprenti à parler de lui (itinéraire de formation, expérience professionnelle, projet...). Que va t il se passer après l entretien? : essai au poste de travail, aspects administratifs et pédagogiques, programme de formation, évaluation, liens avec l organisme de formation... Comment s organisent le temps et l espace? : jours, horaires de travail, pause, règlement intérieur, consignes de sécurité, repas, parking, accès par transport en commun... Qu attend t on de l apprenti? : positionnement, définition technique du travail, conditions d exécution et de contrôle, clarification des objectifs et des moyens pour les atteindre. Les espoirs à faire naître : convaincre l apprenti que son action va s inscrire dans un cadre motivant! L entrée dans une entreprise qui sait où elle va. La participation à un effort commun : créer un sentiment d appartenance et d identification ; diffuser une culture d entreprise. L appui d un «aîné» pour une réelle collaboration. Un travail précis et reconnu. Les réalités à concrétiser : Les produits et les métiers de la structure. L organisation de la structure : avec un schéma, un organigramme ou sur le lieu d activité. Les tâches à accomplir (pour un modèle de fiche de poste, cf. annexe 1). Date de création : février 2007 / Version 3 : octobre 2013 7

3 Le livret d accueil Les informations devant figurer sur le livret d accueil sont les suivantes: Nom exact de l entreprise (par exemple, déclinaison du sigle), date de création, noms des principaux dirigeants et responsables. Secteur d activité de l entreprise et ses principaux produits. Position sur le marché et face à la concurrence. Taille : nombre de salariés, principaux clients. Réseaux : principaux partenaires économiques et financiers. Visées : ambitions et préoccupation actuelles. Structure : schéma simplifié des unités, services ou succursales. Organisation : organigramme général non détaillé. Description succincte des principaux avantages socio économiques éventuellement consentis aux salariés. Les principales consignes de sécurité, de sûreté ou de confidentialité. L idée centrale du règlement intérieur, son esprit. Coordonnées et activités des services sociaux. Résumé des éléments qui concourent à la qualité de l accueil Je me sentais attendu On m a présenté, expliqué, informé On m a appelé par mon nom Le tuteur est venu me chercher, il m a reçu pour un entretien individuel On m a fait visiter le site Tout était déjà prêt : le planning, le livret d accueil, les étapes à parcourir Vous savez que la 1 ère opinion est celle que l on garde Date de création : février 2007 / Version 3 : octobre 2013 8

LA FONCTION «TRANSFERT DE SAVOIR-FAIRE» «Ce qui est automatique pour le maître d apprentissage est nouveau pour l apprenti. Transmettre son savoir n est pas inné, cela s apprend.» Le rôle du MA est d organiser l apprentissage du métier dans la structure en complétant la formation que le jeune salarié acquiert dans l organisme de formation. Son rôle est donc essentiel : le maître d apprentissage doit se considérer comme le co pilote de la formation professionnelle en alternance du jeune salarié. 1 Définition Former une personne suppose au préalable : de s interroger sur son propre style relationnel, de tenir compte des valeurs et des possibilités de chacun, de réfléchir à son travail, de le décomposer en actes visibles, élémentaires. Le formateur (du CFA) fonde son intervention à partir d un programme de formation détaillé. Votre démarche, celle du maître d apprentissage, est différente. En effet, c est à partir de l analyse du métier, tel qu il est pratiqué au sein de votre structure, que vous allez : mettre en place des situations d apprentissage pour rendre le jeune apprenti de plus en plus opérationnel dans l entreprise, développer les compétences plus directement liées au métier et à la façon dont il a évolué, agir pour développer les bons comportements nécessaires à l apprenti pour tenir efficacement son poste de travail. Date de création : février 2007 / Version 3 : octobre 2013 9

2 Le transfert de savoir faire Pour transférer vos savoirs, vous devez procéder en deux étapes : Dans un premier temps, vous devez revisiter votre métier, essayer de mieux le formaliser. En effet, il ne suffit pas de bien posséder son métier pour bien le transmettre, il faut procéder à un effort de clarification pour que le jeune puisse s y repérer et que l apprentissage s organise de façon cohérente. A cette fin, vous devez : déterminer le niveau de connaissances pratiques requis et vérifier s il est compatible avec le niveau de l apprenti, préparer le plan de travail, l équipement, l outillage ou les dossiers, éveiller l intérêt de l apprenti en lui présentant les objectifs de la séance de formation, exécuter la tâche complète, en expliquant chaque geste et chaque opération, susciter des questions pour évaluer la compréhension de l apprenti, décomposer chaque opération et la faire exécuter par l apprenti, observer les hésitations et les fausses manœuvres pour déceler les difficultés de réalisation, rester patient, éviter les moqueries, laisser l apprenti faire le travail tout seul, en espaçant progressivement votre aide et votre contrôle, encourager la réussite. Dans un second temps, vous devez mettre en place le parcours de formation pratique du jeune dans l entreprise, complément indispensable au programme de formation que le formateur appliquera dans l organisme. Pour cela, vous devez : vous interroger sur les objectifs d apprentissage visés (cf. référentiel de formation), le type d information dont l apprenti a besoin, le type de consigne à lui transmettre et le type de contrôle à effectuer, construire des situations professionnelles d apprentissage, établir une progression dans l apprentissage, déterminer des critères d évaluation. Date de création : février 2007 / Version 3 : octobre 2013 10

LA FONCTION «EVALUATION» «Pour rendre le travail formateur pour le nouvel arrivant, il est important que le maître d apprentissage évalue avec lui sa progression professionnelle.» Les jugements généraux du type, «bon comportement», «adaptation difficile», ne reflètent pas avec précision votre pensée. Ils ne peuvent pas non plus être exploités par votre entreprise ou l organisme de formation. L apprenti, quant à lui, se trouve dans l impossibilité d en retirer une analyse lui permettant d améliorer les compétences comportementales, sociales et relationnelles qui peuvent lui faire défaut. Il vous faut donc disposer de critères observables et objectifs vous permettant de mettre en évidence les atouts et faiblesses de l apprenti que vous formez. Pour cela, vous pouvez utiliser des grilles d appréciation (cf. annexe 2) où il vous suffira de cocher les cases correspondant aux comportements que vous avez pu identifier. 1 Définition Définition de l évaluation : Une procédure d évaluation, dans le cadre de toute action de formation, a pour fonction de contrôler la réalisation des objectifs fixés par la formation. Le contrôle est un simple constat. Evaluer c est : Définir les résultats attendus : objectifs, critères, indicateurs, ratios, niveau acceptable de performance. Estimer les écarts entre les résultats attendus et les effets obtenus. Rendre compte des écarts : expliquer, comprendre, interpréter. Formuler des jugements. Prendre des décisions en conséquence. Date de création : février 2007 / Version 3 : octobre 2013 11

Former une personne, c est lui permettre de reconnaître : Ce qu il sait : domaine du SAVOIR, des connaissances. Ce qu il peut : domaine du SAVOIR FAIRE, des tâches réalisées ; Ce qu il est : domaine du SAVOIR ETRE, des comportements adoptés. Ces évaluations doivent toujours être conduites par rapport à des résultats attendus et à des performances prédéfinies et repérables. Beaucoup de grilles d évaluation donnent la priorité à la dimension relationnelle au détriment des savoirs professionnels spécifiques et des savoir faire professionnels spécialisés. Les documents d évaluation les plus pertinents intègrent tout ou partie du Référentiel Emploi. D où l intérêt d établir au préalable le Référentiel Emploi regroupant les différents savoirs : SAVOIR CONNAITRE SAVOIR FAIRE qu il est nécessaire de REALISER pour tenir l emploi SAVOIR ETRE ADOPTER 2 L évaluation 2.1 Les grilles d évaluation Les grilles d évaluation les plus utiles à l apprenti ont les caractéristiques suivantes : Elles sont connues et expliquées avant d être utilisées. L apprenti sait ce que son MA attend de lui. Il peut ainsi s y préparer. Cette présentation préalable des critères d évaluation permet une auto évaluation sereine de l apprenti. Elles comprennent des échelles de cotations avec des choix binaire (oui/non, par exemple) afin d obliger les évaluateurs à des décisions sans ambiguïté. Date de création : février 2007 / Version 3 : octobre 2013 12

Elles cumulent les possibilités d appréciation avec des échelles de cotations préétablies et des possibilités d appréciation laissées à la libre rédaction du MA. Elles sont assorties de conseils et propositions d aide pour chaque rubrique aux cotations faibles. Pour un modèle de grille d évaluation, cf. annexe 2. 2.2 Les entretiens d évaluation Ces moments d échange et d analyse entre MA et apprenti ne se justifient que si : le MA a pu récolter suffisamment de faits probants pour appuyer son avis, l apprenti connaît objectivement avant l entretien ce qu on attend de lui, de manière repérable et à quel moment. Ces entretiens permettent : d associer l apprenti à l évaluation de son travail à partir des résultats attendus et dans le respect des contraintes, de déterminer la marge de progrès à réaliser lors de l activité suivante, de valoriser le travail de l apprenti, d accompagner l apprenti pour compléter son livret de formation (auto évaluation), de formaliser un temps d échange et de bilan sur le travail de l apprenti, et sur la progression du parcours de formation pratique du jeune dans l entreprise. Date de création : février 2007 / Version 3 : octobre 2013 13

LA FONCTION «DIALOGUE AVEC L ORGANISME DE FORMATION» «Ce qu on attend d une bonne alternance, c est qu elle sache organiser un partenariat équilibré entre le savoir qu apporte l organisme de formation et les connaissances présentes dans l entreprise.» Pour ce qui est de cette fonction, notre Unité de Formation par Apprentissage (UFA) vous donnera un document et une méthodologie propres à chaque diplôme préparé par votre apprenti(e). Ce document vous permettra de participer au suivi de la formation et a des appellations diverses : «Livret de suivi du stagiaire», «Livret de suivi formation», «Livret de suivi de l alternance», «Guide de l alternance», «Livret de liaison», «Carnet», «Livret d apprentissage» 1 Le suivi de la formation de l apprenti Participer au suivi de la formation de l apprenti, c est : réaliser un bilan des acquis de l apprenti en entreprise à la fin de chaque période d alternance (renseigner le livret de suivi), échanger sur ce bilan avec l apprenti lors d un entretien, échanger également sur ce bilan avec le formateur référent (par l intermédiaire du livret de suivi, lors de la visite en structure du formateur, par téléphone, par mail ), suivre les résultats de l apprenti au CFA, envisager et mettre éventuellement en place les actions correctives nécessaires, informer le responsable de l entreprise et l équipe des résultats de l apprenti. 2 Contacts des formateurs référents Chaque formation est coordonnée par un formateur référent qui sera votre interlocuteur en matière de suivi de l apprenti. Date de création : février 2007 / Version 3 : octobre 2013 14

LISTE DES UFA Unités de formation par apprentissage ADPS.63 BPJEPS ACTIVITES PHYSIQUES POUR TOUS Christophe RODIER Tél. : 04 73 30 44 65 Mail : c.rodier@adps formation.com BPJEPS ACTIVITES SPORTS COLLECTIFS Philippe GAURAN Tél. : 04 73 30 44 65 Mail : p.gauran@adps formation.com CREPS.03 INFA.15 BPJEPS ACTIVITES AQUATIQUE ET DE LA NATATION DEJEPS PERFECTIONNEMENT SPORTIF MENTION NATATION Thierry LEFAURE Tél. : 04 70 59 52 82 Mail : thierry.lefaure@creps vichy.sports.gouv.fr BPJEPS ACTIVITES NAUTIQUES MENTION AVIRON DEJEPS PERFECTIONNEMENT SPORTIF MENTION AVIRON Ophélie SIMON Tél. : 04 70 59 52 91 Mail : ophelie.simon@creps vichy.sports.gouv.fr TITRE ANIMATEUR DE TOURISME LOCAL Laure OLIVIER Tél. : 04 71 48 47 22 Mail : lolivier@infamail.com ITSRA.63 DE MONITEUR EDUCATEUR Dominique BALESTRINO Tél. : 04 63 05 03 79 Mail : dominique.balestrino@itsra.net BPJEPS ACTIVITES GYMNIQUES, DE LA FORME ET DE LA FORCE François JEAN Tél. : 04 70 59 52 72 Mail : françois.jean@creps vichy.sports.gouv.fr INFA.63 BPJEPS LOISIRS TOUS PUBLICS BPJEPS ANIMATION SOCIALE Claire DOS SANTOS LLINARES Tél. : 04 73 34 97 97 Mail : cdossantos@infa formation.com DE EDUCATEUR SPECIALISE Jean Yves SAURET Tél. : 04 63 05 03 80 Mail : jean yves.sauret@itsra.net UCPA FORMATION.43 BPJEPS ACTIVITES NAUTIQUES MENTION CANOË KAYAK Jérôme MAINGUY Tél. : 06 77 04 70 59 Mail : jmainguy@ucpa.asso.fr Date de création : février 2007 / Version 3 : octobre 2013 15

ANNEXE 1 : MODELE DE FICHE DE POSTE Intitulé du poste : I Missions Activités à accomplir : Objectifs à atteindre : II Environnement du poste Place dans la structure (affectation, lien hiérarchique) : Personnes en relation avec le poste (relations internes, externes) : Moyens mis à disposition (matériels et humains) : III Compétences/comportements attendus Compétences : Comportements requis pour le poste : Date de création : février 2007 / Version 3 : octobre 2013 16

ANNEXE 2 : MODELE DE GRILLE D EVALUATION Période en entreprise du au Activités visées Compétences acquises OUI NON Difficultés rencontrées Observations / compétences à développer ou autonomie de réalisation Date de création : février 2007 / Version 3 : octobre 2013 17

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