SOMMAIRE 1. GÉNÉRALITÉS ET DÉFINITIONS...1

SOMMAIRE 1. GÉNÉRALITÉS ET DÉFINITIONS...1 1.1. PRINCIPES DE BASE...1 1.2. VOCABULAIRE...2 1.3. CARACTÉRISTIQUES TECHNIQUES...4 Base de données...4 Tables...4 Requêtes...4 Formulaires et Etats...4 Macros...4 1.4. DEMARRAGE D ACCESS...5 2. LA BASE DE DONNÉES...6 2.1. CRÉATION D'UNE NOUVELLE BASE...6 2.2. OUVRIR UNE BASE DE DONNEES...7 Boîte de dialogue «Microsoft Access»...7 Menu Fichier...8 2.3. COMPACTER ET RÉPARER UNE BASE...9 Base de données fermée...9 Base de données ouverte...9 Compacter automatiquement lors de la fermeture de la base de données...9 2.4. CONVERTIR UNE BASE...10 De Access 97 vers Access 2000...10 De Access 2000 vers Access 97...11 3. OBJETS ET GROUPES...12 3.1. LA FENÊTRE BASE DE DONNÉES...12 Barre d accès aux objets et aux groupes...12 Afficher, masquer la fenêtre...13 La barre d outils...13 3.2. OBJETS...13 Accéder à un objet...13 Paramétrer l ouverture par simple clic...13 Modifier l affichage des objets...14 3.3. GROUPES...14 Création d un groupe...14 Supprimer un groupe...15 Création d un raccourci...15 3.4. GESTION DES OBJETS...15 Créer un nouvel objet...15 Modifier la structure d un objet...15 Visualiser l apparence ou le contenu d un objet...16 Renommer un objet...16 Dupliquer un objet...16 Supprimer un objet...16 3.5. LA BARRE D'OUTILS ASSOCIEE A LA BASE DE DONNEES...17 4. LES TABLES...18 4.1. DEFINITION...18 4.2. CREATION D'UNE TABLE...19 4.3. MODE CRÉATION...20 Barre d outils...20 4.4. NOM, TYPE ET DESCRIPTION DES CHAMPS...20

Nom...20 Type de données...21 4.5. LES PROPRIETES DE CHAMPS...21 Les différentes propriétés...22 La taille du champ...22 Les formats d'affichage...23 Valeur par défaut...23 Règles de validation...24 4.6. INDEX ET CLE PRIMAIRE...25 Index...25 Définition d'une clé primaire...25 Visualiser et modifier les index et la clé primaire...26 4.7. MODIFICATION DES CHAMPS...27 Insérer un nouveau champ...27 Supprimer un champ...27 Modifier un nom de champ...27 Déplacer un champ...27 Modifier un type de données...28 4.8. LE GENERATEUR DE CHAMP...28 4.9. CREATION DE LISTES DE CHOIX...28 Liste de valeurs saisies...29 Création d une liste à partir des valeurs d une autre table...30 4.10. AUTRES METHODES DE CREATION DE TABLES...31 Mode feuille de données...31 Création à l aide de l Assistant...32 4.11. RELATIONS ENTRE LES TABLES...34 Type de relations...34 L'intégrité référentielle...35 Mise en place de relations...36 Ajouter une table...37 La barre d outils associée aux relations...37 Afficher les relations...37 Imprimer...37 Remarques...38 4.12. MODE FEUILLE DE DONNEES...38 Visualiser le contenu d une table...38 Travailler sur les enregistrements...39 Barre d outils du mode Feuille de Données...41 4.13. PERSONNALISATION DES FEUILLES DE DONNEES...41 Sélection de colonnes et de lignes...41 Largeur des colonnes...42 Position des colonnes...42 Masquer et afficher des colonnes...42 Figer et libérer des colonnes...43 Modifier la police d affichage...43 Modifier l apparence des cellules...43 Modifier la hauteur des lignes...44 Sous-feuilles de données...44 5. LES REQUETES...45 5.1. PRESENTATION...45 5.2. MODE CREATION...46 5.3. AJOUT, SUPPRESSION DE TABLES ET DE JOINTURES...47 Ajouter une table...47 Jointure des tables...47 Activer/Désactiver les jointures automatiques...48 Supprimer une table...48 Supprimer une jointure...48 Ajout de champ...49 Ajout de tous les champs...49

Gestion des champs dans la grille...49 5.4. BARRE D'OUTILS ASSOCIEE AUX REQUETES...49 5.5. MISE EN PLACE D UNE REQUÊTE...50 Spécification du tri...50 L'afficheur...50 Les critères...50 Les opérateurs...51 5.6. ENREGISTRER UNE REQUETE...52 5.7. EXECUTER UNE REQUETE...52 5.8. LA FEUILLE DE REPONSES...53 Modifier les en-têtes de colonnes...53 Modifier les formats d'affichage...54 Imprimer une requête...54 5.9. LES OPERATIONS DANS LES REQUETES...54 Liste des fonctions disponibles...54 Calcul de somme...55 Calcul du nombre d'enregistrements...55 Utilisation de l'opération OU...56 5.10. CHAMPS CALCULES...56 5.11. LES REQUETES PARAMETREES...57 Type de données des paramètres...58 5.12. LES REQUÊTES D'ANALYSE CROISEE...58 5.13. LES REQUÊTES ACTION...59 Changer le type de la requête...60 Création de Tables...60 Requête de mise à jour...60 Requête de suppression...61 5.14. ASSISTANT DE CREATION DE REQUETE...61 Exemple de requête simple...62 6. LES FORMULAIRES...64 6.1. PRESENTATION...64 6.2. CREATION D UN FORMULAIRE...64 Assistant formulaire...65 Formulaires instantanés...68 Formulaire graphique...68 6.3. FORMAT AUTOMATIQUE...70 6.4. LES BARRES D'OUTILS ASSOCIEES AUX FORMULAIRES...71 Barre d outils du mode Création...71 Barre d outils du mode Formulaire...71 6.5. MODE CREATION...71 Mode Création...72 Sélection des contrôles...72 La grille et les règles...73 Déplacement des contrôles...73 Alignement...73 Espacement...74 Taille...74 Copie...74 Suppression...74 Mise en forme...75 6.6. AJOUT DE CONTROLES...76 Ajout de contrôle dépendants...76 Ajout de contrôle indépendants ou calculés...76 Insertion de texte...77 Insertion d'objets indépendants...77 Images...77 Groupes, cases et boutons...78 6.7. LIENS HYPERTEXTE...79 6.8. PAGES ET ONGLETS...80

Contrôle Onglet...80 Contrôle Saut de page...81 6.9. SOUS FORMULAIRES ET FORMULAIRES ATTACHÉS...82 Insertion d'un sous formulaire...82 Formulaires attachés...84 6.10. LES SECTIONS...85 Travail sur les sections...86 6.11. PROPRIETES DU FORMULAIRE...86 6.12. ENREGISTREMENT ET IMPRESSION...87 6.13. FILTRES...88 Filtrer par sélection...88 Filtre hors sélection...88 Filtrer par formulaire...88 Filtre avancé...89 7. LES ÉTATS...90 7.1. PRESENTATION...90 7.2. CREATION D'UN ETAT...90 7.3 L'ASSISTANT ÉTAT...91 Etape 1 : Tables et champs...91 Etape 2 : Les regroupements...91 Etape 3 : Tri et Informations de synthèse...93 Etape 4 : Présentation...94 Etape 5 : Style...94 Etape 6 : Titre et ouverture...94 7.4. L ASSISTANT ETIQUETTE...95 Etape 1 : Types d étiquettes...95 Etape 2 : Mise en forme du texte...96 Etape 3 : Prototype de l étiquette...96 Etape 4 : Tri...96 Etape 5 : Nom de l état...97 7.5. LES BARRES D OUTILS ASSOCIEES AUX ETATS...97 Mode Création...97 Mode Aperçu avant impression...97 7.6. LA MODIFICATION D UN ETAT...98 7.7. LES SECTIONS DANS UN ETAT...98 Travail sur les sections...98 7.8. LES TRIS ET REGROUPEMENTS...99 Tri des données...99 Regrouper des données...99 7.9. LA CRÉATION DE SOUS-ÉTATS...100 7.10. MISE EN PAGE ET IMPRESSION...101 Aperçu avant impression...101 Ajout de saut de page...101 Mise en page...101 Imprimer...102 8. LES EXPRESSIONS...103 8.1. SAISIE D'UNE EXPRESSION...103 Les opérateurs...103 Les identificateurs...104 Les fonctions...104 8.2. LA FENETRE ZOOM...105 8.3. LE GENERATEUR D EXPRESSIONS...105

Initiation à Access2000 : LA BASE DE DONNEES 1. GENERALITES ET DEFINITIONS 1.1. PRINCIPES DE BASE Une base de données est en résumé l'équivalent d'une banque d'informations structurées, permettant la collecte, la gestion et la recherche la plus optimum possible. Ces informations peuvent être de plusieurs types : texte, numérique, booléen, son ou image. La conception structurelle d'une base de données représente l étape la plus importante dans la création d une nouvelle base de données. L élaboration d une base de données peut se décomposer en plusieurs étapes : - La définition de l Objectif consiste à préciser les tâches assurées et les informations (données) qui seront traitées. - La définition de la Structure des tables consiste à répartir les différentes informations sous forme d entités distinctes (Tables). La table CLIENTS contiendra toutes les informations relatives à chaque client, La table PRODUITS contiendra toutes les informations relatives au stock. - Dans une table, chaque catégorie d informations correspond à un Champ. La référence du produit, sa désignation, son prix peuvent constituer des champs de la table PRODUITS. Un Enregistrement de la table contiendra les valeurs saisies pour ces champs et ceci pour un produit donné. Détailler au maximum les informations (séparation du nom et du prénom, détail de l adresse en plusieurs champs ) Les champs devant contenir des informations particulières, étudier le type de données qu ils contiendront ainsi que les particularités (longueur, affichage, valeur par défaut ) Les informations pouvant découler de calculs à partir d informations déjà présentes ne seront pas stockées dans des champs mais calculées et affichées au moment voulu. - Chaque table contient une Clé primaire, champ dont la valeur identifie de façon unique un enregistrement de la table (par exemple la référence d un produit). - La définition des Relations permet de spécifier les liens unissant les données de plusieurs tables et l accès aux données connexes (Dans une table COMMANDES, la référence du client permettra d accéder aux informations concernant ce client dans la table stockée dans la table CLIENTS). - La validité de la structure de la base de données sera testée sur un jeu d enregistrements. La saisie de données dans les tables et la mise en place de quelques requêtes permet de vérifier si la structure définie correspond bien à l objectif défini, s il n y a pas de données redondantes (saisie multiple d informations identiques) - Les Requêtes permettent d interroger la base de données et de définir un ensemble de données à visualiser par l intermédiaire de Formulaires (Ecran) ou d Etat (Impression).

Initiation à Access2000 : LA BASE DE DONNEES 1.2. VOCABULAIRE Clé primaire Champ de la table qui identifie de façon unique les différents enregistrements. Deux enregistrements de la table ne peuvent avoir la même valeur pour la clé primaire. La clé primaire est utilisée lors de la mise en place des relations dans la base de données. Dans une table FOURNISSEURS, la référence du fournisseur est une clé primaire, deux fournisseurs ne peuvent avoir la même référence. Clé externe Champ de la table qui permet d accéder aux données d une autre table. Dans une table PRODUITS, la référence du fournisseur est une clé externe et permet d accéder aux informations de la table FOURNISSEURS. La clé externe doit avoir le même type de données et la même taille que la clé primaire correspondante. Champ Elément d une table contenant une information spécifique. Dans une feuille de données les différents champs d une table sont représentés en colonne. Contrôle Objet graphique placé sur un formulaire ou un état, et utilisé pour afficher des données d une table, le résultat d'un calcul, améliorer l aspect du formulaire ou de l état par ajout de texte, titre dessin ou une image. Enregistrement Ensemble des valeurs données aux champs d une table (Ensemble d informations concernant un produit, un client particulier). Dans une feuille de données les différents enregistrements d une table sont représentés en ligne. Etat Un état est conçu pour imprimer les données provenant d une table ou d une requête. Evénement Action reconnue par un objet (clic, frappe d une touche...) et pour laquelle on peut définir une réponse sous forme de macro ou de module. Feuille de réponse Ensemble d'enregistrements dynamique répondant à une requête. Formulaire Un formulaire est conçu pour afficher les données provenant d une table ou d une requête de façon personnalisée. Les formulaires peuvent être utilisés pour visualiser, modifier, supprimer ou ajouter des enregistrements. Index Ensemble de pointeurs triés logiquement selon l'ordre des valeurs d'une clé. Les index créés sur une table permettent un accès plus rapide aux enregistrements lors des requêtes et peuvent obliger l'unicité des enregistrements dans une table. Jointure Association entre deux champs de même type dans des tables ou des requêtes indiquant la façon dont les données sont liées. On distingue les types de jointures interne, externe, reflexive. Macro Une macro est une séquence d actions dont l exécution est déclenchée par un événement survenu dans un formulaire ou un état. Elle permet d automatiser des tâches.

Initiation à Access2000 : LA BASE DE DONNEES Module Un module contient des procédures et fonctions Visual Basic permettant d'automatiser l utilisation de la base de données. Objet Elément identifiable désignant une table, un formulaire, un état ou un contrôle pouvant être sélectionné et manipulé en tant qu'entité indépendante. Propriété Attribut paramétrable d un contrôle, d un champ ou d un objet d une base de données. Relation Association de champs communs à deux tables. Une relation peut être de type un-à-un ou un-à-plusieurs. Les relations sont utiles pour afficher des données de plusieurs tables. Les relations s effectuent de la clé primaire d une table vers la clé externe de l autre table. Requête Une requête permet d extraire certaines données d une ou de plusieurs tables en fonction d'un ou plusieurs critères. Certaines requêtes permettent d agir directement sur le contenu des tables. (Requêtes d action). Table Elément fondamental de la structure de la base de données. Chaque table contient des données relatives à un sujet spécifique. Une base de données est souvent constituée de plusieurs tables entre lesquelles sont définies des relations. Visual Basic Langage de programmation.

Initiation à Access2000 : LA BASE DE DONNEES 1.3. CARACTERISTIQUES TECHNIQUES Base de données Attributs Maximum Tables -Taille d une base de données (.mdb) 2 Go Les tables pouvant être stockées dans des fichiers séparés puis liées, la taille n est pas vraiment limitée, sauf par la capacité du disque de stockage. -Nombre de caractères d'un nom d'objet 64 -Nombre d objets 32768 -Nombre de caractères d'un nom d'utilisateur ou de groupe 20 -Nombre d'utilisateurs simultanés 255 -Nombre de tables ouvertes 255 Attention des tables cachées sont ouvertes par Access de façon interne -Nombre de caractères d'un nom de table 64 -Nombre de caractères d'un nom de champ 64 -Nombre de champs dans une table 255 -Taille d'une table 1Go -Nombre d'index dans une table 32 -Nombre de champs dans un index 10 Requêtes -Nombre de tables dans une requête 32 -Nombre de champs dans une feuille de réponses 255 -Nombre de niveaux d'emboîtement des requêtes 50 -Taille d'une feuille de réponses 1Go - Nombre de caractères dans une cellule de la grille d interrogation 1024 -Nombre de caractères d une instruction SQL env. 64 000 Formulaires et Etats Macros -Nombre de caractères dans une étiquette 2048 -Nombre de caractères dans une zone de texte 65 535 -Largeur d'un formulaire ou d un état 22 pouces - 55,87 cm -Hauteur d'une section 22 pouces - 55,87 cm -Hauteur de toutes les sections en mode création 200 pouces - 508 cm -Nombre de niveaux d imbrication de formulaires 3 -Nombre de champs de tri ou de regroupement 10 - Nombre total de contrôles et sections 754 -Nombre d'actions dans une macro 999 -Nombre de caractères d'une condition, commentaire, argument 255

Initiation à Access2000 : LA BASE DE DONNEES 1.4. DEMARRAGE D ACCESS - vrir le menu DEMARRER, sélectionner le dossier PROGRAMMES puis MICROSOFT ACCESS, - Cliquer sur l icône du programme Access dans la barre d outils Microsoft Office. Il est important de préciser que vous ne pouvez ouvrir qu une seule base de données à la fois. L'ouverture d'une autre base de données entraîne automatiquement la fermeture de la base déjà ouverte. A l'ouverture du logiciel ACCESS, la boîte de dialogue «Microsoft Access» s affiche, Cette boîte de dialogue permet de, - Créer une nouvelle base de données, - Utiliser les assistants de création, - vrir une base de données existante. La partie inférieure de cette boîte de dialogue affiche la liste des bases de données sur lesquelles vous avez travaillé, permettant une ouverture rapide. Vous pouvez annuler l affichage de cette boîte de dialogue, - Sélectionner dans le menu OUTILS la commande OPTIONS, - Dans l onglet «Affichage», décocher la case Boîte de dialogue de démarrage.

Initiation à Access2000 : LA BASE DE DONNEES 2. LA BASE DE DONNEES Un fichier de base de données ACCESS, contient les tables de données et les différents objets créés en vue de la saisie d informations, l interrogation de la base, l affichage ou l impression des données et de l automatisation. Sept types d objets sont disponibles : - les Tables, - les Requêtes, - les Formulaires, - les Etats, - les Pages Web - les Macros, - les Modules. 2.1. CREATION D'UNE NOUVELLE BASE - Sélectionner l option Nouvelle base de données Access dans la boîte de dialogue «Microsoft Access», - Sélectionner dans le menu FICHIER la commande NOUVELLE BASE DE DONNEES. Icônes Liste Détail Onglet «Général», - Sélectionner l icône Base de données pour bâtir une base de données de toutes pièces. - Cliquer sur le bouton OK. Onglet «Bases de données», - Sélectionner un modèle de base de données parmi les modèles proposés, - Cliquer sur le bouton OK.

Initiation à Access2000 : LA BASE DE DONNEES - La nouvelle base de données doit être enregistrée. La boîte de dialogue «Fichier Nouvelle base de données» s affiche, Dossier de sauvegarde Raccourcis vers des dossiers souvent utilisés Nom de la base de données Format de fichier - Sélectionner le dossier pour la sauvegarde, - Saisir le nom de la base de données, - Cliquer sur le bouton Créer. L'extension du fichier pour les bases de données Access est.mdb. 2.2. OUVRIR UNE BASE DE DONNEES Plusieurs méthodes existent pour ouvrir une base de données existante depuis Access. Boîte de dialogue «Microsoft Access» Au démarrage, la boîte de dialogue «Microsoft Access» s affiche, La liste des derniers fichiers sur lesquels vous avez travaillé apparaît au bas de la boîte de dialogue. Fichier de base de données présent dans la liste, - Sélectionner le fichier de base de données voulu, - Cliquer sur le bouton OK. Fichier de base de données non présent, - Sélectionner l option Autres fichiers pour afficher la boîte de dialogue «vrir» et sélectionner le fichier dans l arborescence, - Cliquer sur le bouton OK.

Initiation à Access2000 : LA BASE DE DONNEES Menu Fichier - Sélectionner le fichier de base de données s il apparaît dans la liste des derniers fichiers ouverts en bas des commandes du menu. - Sélectionner dans le menu FICHIER la commande OUVRIR, La boîte de dialogue «vrir» s affiche, - Sélectionner le dossier puis le fichier de base de données voulu, - Cocher la case Mode exclusif pour empêcher que d autres utilisateurs puissent aussi ouvrir la base de données. - Cliquer sur le bouton vrir. La liste associée au bouton vrir : - vrir, l utilisateur peut modifier les objets de la base de données, en créer, en supprimer et enregistrer les modifications. En cas de travail en environnement multi-utilisateurs, plusieurs utilisateurs peuvent accéder simultanément à la base de données. - vrir en lecture seule, l utilisateur ne peut ni ajouter de nouveaux objets, ni modifier ceux existants. Il ne peut que consulter la base de données. - vrir en exclusif, un seul utilisateur peut accéder à la base de données à la fois. La fenêtre «Base de données» s affiche contenant les différents objets créés.

Initiation à Access2000 : LA BASE DE DONNEES 2.3. COMPACTER ET REPARER UNE BASE Microsoft Access combine les opérations de compactage et de réparation de base de données en une seule opération. Au fur et à mesure de l'utilisation de la base (ouverture, création, modification, saisie, suppression que ce soit des données ou des objets), la taille du fichier augmente et le fichier se fragmente sur le disque ce qui ralentit les opérations de lecture. Le compactage consiste à défragmenter le fichier en rassemblant les différents morceaux, ce qui libère aussi de l espace disque. La réparation consiste à reconstruire les index. Cette opération crée une copie temporaire de la base d'origine et l espace disponible sur le disque doit donc être suffisant pour que le traitement s effectue correctement. Dans un environnement multi-utilisateurs, veiller à ce que personne n utilise la base de données. Base de données fermée - Sélectionner le sous-menu UTILITAIRES DE BASE DE DONNEES dans le menu OUTILS, - Sélectionner la commande COMPACTER UNE BASE DE DONNEES, Dans la boîte de dialogue «Compacter une base de données», - Sélectionner le dossier puis la base de données à compacter, - Cliquer sur le bouton, Dans la boîte de dialogue «Compacter la base de données sous», - Sélectionner le dossier de stockage, - Spécifier un nom pour la base compactée, - Cliquer sur le bouton. - Si vous spécifiez un nouveau nom, le compactage terminé, deux fichiers sont présents, le fichier de base de données original et la copie compactée. - Si vous spécifiez le même nom, la base de données compactée remplace le fichier original. Base de données ouverte - Sélectionner le sous-menu UTILITAIRES DE BASE DE DONNEES dans le menu OUTILS, - Sélectionner la commande COMPACTER UNE BASE DE DONNEES, La base de données est compactée et réparée sous le même nom, aucune boîte de dialogue ne s affiche. Compacter automatiquement lors de la fermeture de la base de données - vrir la base de données concernée, - Sélectionner dans le menu OUTILS la commande OPTIONS, - Cliquer sur l onglet «Général», - Activer la case Compacter lors de la fermeture. En environnement multi-utilisateurs, la fermeture de la base de données par un utilisateur ne déclenche pas le compactage si la base est ouverte par un autre utilisateur.

Initiation à Access2000 : LA BASE DE DONNEES 2.4. CONVERTIR UNE BASE De Access 97 vers Access 2000 Une base de données créée dans une version antérieure peut être ouverte dans Access 2000. - Valider une base de données L ouverture s effectue en lecture seule. Vous pourrez donc ajouter, supprimer ou modifier des enregistrements mais vous ne pourrez modifier la structure des objets existants ni en ajouter de nouveaux. - Convertir une base de données Les objets sont convertis au format Access 2000 et la base de données ne pourra plus être utilisée avec la version native. - Sélectionner un dossier et donner un nom à la base de données au format Access 2000 qui sera générée, - Cliquer sur le bouton Enregistrer.

Initiation à Access2000 : LA BASE DE DONNEES Certains objets ou éléments de code devront être recréés ou réécrits du fait de la non compatibilité entre les versions. De Access 2000 vers Access 97 - vrir la base de données Access 2000, - Sélectionner le sous-menu UTILITAIRES DE BASE DE DONNEES dans le menu OUTILS, - Sélectionner le sous-menu CONVERTIR UNE BASE DE DONNEES, - Sélectionner la commande CONVERTIR A LA VERSION PRECEDENTE DE LA BASE ACCESS, - Sélectionner la commande CONVERTIR UNE BASE DE DONNEES, La boîte de dialogue «Convertir la base de données sous» s affiche, - Sélectionner le dossier de destination et donner un nom pour la nouvelle base de données qui sera générée, - Cliquer sur le bouton Enregistrer.

Initiation à Access2000 : OBJETS ET GROUPES 3. OBJETS ET GROUPES Tous les objets stockés dans une base de données sont affichés dans la fenêtre «Base de Données». La fermeture de cette boîte de dialogue ferme la base de données active. 3.1. LA FENETRE BASE DE DONNEES Barre d outils Création de nouveaux objets Liste des objets existants Barre d accès aux objets et aux groupes Barre d accès aux objets et aux groupes Affiche ou masque les types d objets et les groupes Largeur de la barre Hauteur de la zone Groupes

Initiation à Access2000 : OBJETS ET GROUPES Afficher, masquer la fenêtre Lorsqu un objet est ouvert, la fenêtre de base de données peut être affichée de plusieurs façons : - Appuyer sur la touche «F11» du clavier. - Cliquer sur le bouton de la barre d outils. - Cliquer sur le bouton dans la barre des tâches. La barre d outils vre l objet en mode visualisation des données Crée un nouvel objet du type actif Affichage grandes icônes Affichage petites icônes vre l objet en mode modification de la structure Supprime l objet sélectionné Affichage détail Affichage liste 3.2. OBJETS Accéder à un objet L accès aux différents types d objets se fait par l intermédiaire de la barre des objets située à gauche de la fenêtre. - Un double-clic sur l objet ou un clic sur le bouton ouvre l objet dans le mode d affichage correspondant à la visualisation des données. Ce mode d affichage dépend du type de l objet. Par exemple, une table s ouvrira en mode feuille de données, un état s ouvrira en mode aperçu avant impression - Un clic sur le bouton ouvre l objet dans le mode Création qui permet la modification de la structure. Lorsqu un objet est ouvert dans un mode, le passage d un mode à l autre s effectue par le menu AFFICHAGE ou par le premier bouton à gauche de la barre d outils. L aspect de ce bouton dépend du type d objet ouvert et du mode d ouverture. La liste associée propose les différents modes d affichage disponibles pour l objet. Un bouton s affiche sur la barre des tâches pour chaque objet ouvert permettant un accès plus rapide que l ouverture du menu FENETRE. Paramétrer l ouverture par simple clic - Sélectionner dans le menu OUTILS la commande OPTIONS, - Dans l'onglet «Affichage» - Sélectionner l option voulue. L option verture par simple clic génère des liens hypertexte. Pointer l objet pour le sélectionner et cliquer pour l ouvrir.

Initiation à Access2000 : OBJETS ET GROUPES Lorsque vous tapez une lettre, Access sélectionne le premier objet commençant par cette lettre. Modifier l affichage des objets Modifier l affichage - Sélectionner dans le menu AFFICHAGE la commande voulue ou cliquer sur un bouton de la barre d outils : - ICONES GRAND FORMAT, - ICONES PETIT FORMAT, - LISTE, - DETAILS. Pour ranger les objets dans la fenêtre, - Sélectionner dans le menu AFFICHAGE la commande ALIGNER LES ICONES. Trier les objets - Sélectionner dans le menu AFFICHAGE le sous-menu REORGANISER LES ICONES, - Sélectionner la commande voulue, - PAR NOM trie les objets par ordre alphabétique, - PAR TYPE trie les objets suivant leur type, - PAR DATE DE CREATION trie les objets du plus récent au plus ancien, - PAR DATE DE MODIFICATION trie les objets suivant la date de dernière modification. Afficher/Masquer les raccourcis de création de nouveaux objets - Sélectionner dans le menu OUTILS la commande OPTIONS, - Dans l'onglet «Affichage» et dans la zone «Afficher», - Cocher ou décocher la case Raccourcis vers de nouveaux objets. 3.3. GROUPES Les groupes permettent de réunir des raccourcis vers des objets particuliers. Par exemple, un formulaire et les sous-formulaires et/ou requêtes associés. Création d un groupe - Dans la fenêtre «Base de données», - vrir le menu contextuel en cliquant avec le bouton droit sous la barre Groupes, - Sélectionner la commande NOUVEAU GROUPE, - Saisir le nom du nouveau groupe.

Initiation à Access2000 : OBJETS ET GROUPES Supprimer un groupe Création d un raccourci - Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le groupe à supprimer dans la barre d accès aux objets, - Sélectionner la commande SUPPRIMER UN GROUPE du menu contextuel. 1. Cliquer sur le type d objet 2. Faire glisser l objet vers le groupe voulu 3.4. GESTION DES OBJETS Pour toutes les manipulations décrites, vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel en effectuant un clic droit sur l objet. Créer un nouvel objet - Sélectionner dans le menu INSERTION la commande portant le nom de l objet à créer. - Activer le type d objet correspondant au nouvel objet à créer, - Cliquer sur le bouton Nouveau de la barre d outils Base de données. - Sélectionner le type d objet voulu dans la boîte de dialogue «Base de données», - Sélectionner dans la liste un des objets précédés de l icône suivante en fonction du mode de création voulu. (Les différents modes de création sont décrits dans les chapitres concernant chaque type d objets). Modifier la structure d un objet Pour modifier un objet, il faut ouvrir ce dernier en mode Création. - Sélectionner le type d objets, - Sélectionner l objet à modifier dans la liste, - Cliquer sur le bouton.

Initiation à Access2000 : OBJETS ET GROUPES Visualiser l apparence ou le contenu d un objet Pour visualiser l apparence finale d un objet ou son contenu, il faut l ouvrir en mode Utilisation. - Sélectionner la catégorie d objets, - Sélectionner l objet à visualiser dans la liste, Renommer un objet Dupliquer un objet - Cliquer sur le bouton, - Double-cliquer sur l icône de l'objet. - Sélectionner l objet, - Sélectionner dans le menu EDITION la commande RENOMMER, - Cliquer dans la zone contenant le nom pour faire apparaître le curseur, - Taper le nouveau nom ou modifier l ancien, - Valider avec la touche «ENTREE» ou cliquer n importe où dans la fenêtre. Vous pouvez dupliquer un objet pour servir de base à un objet de même type dans la base de données courante ou générer un objet de type différent (par exemple, créer un état à partir d un formulaire existant). - Sélectionner l objet à dupliquer, - Sélectionner dans le menu EDITION la commande COPIER, - Sélectionner dans le menu EDITION la commande COLLER, - Spécifier un nom pour le nouvel objet. - Sélectionner l objet dont on veut réaliser une copie, - Sélectionner dans le menu FICHIER la commande ENREGISTRER SOUS, La boîte de dialogue «Enregistrer sous» s affiche, Cette boîte de dialogue diffère suivant le type d'objet dupliqué. Dans la zone du haut : - Saisir le nom du nouvel objet, Dans la zone «Comme» : - Sélectionner le type d objet qu Access doit générer. Supprimer un objet - Sélectionner l objet à supprimer, - Sélectionner dans le menu EDITION la commande SUPPRIMER, - Appuyer sur la touche «SUPPR». La suppression de certains objets (TABLES par exemple) peut entraîner la perte des données associées. Certains objets sont utilisés par d autres objets et leur suppression peut entraîner ensuite des erreurs.

Initiation à Access2000 : OBJETS ET GROUPES 3.5. LA BARRE D'OUTILS ASSOCIEE A LA BASE DE DONNEES Nouvelle base de données Couper Code vrir une base de données Enregistrer Copier Coller Annuler Propriétés Relations Organiser les boutons Imprimer Vérifier l orthographe Aperçu avant impression tils d analyse Liaison avec Office Reproduire la mise en forme Nouvel objet Compagnon Office

Initiation à Access2000 : LES TABLES 4. LES TABLES 4.1. DEFINITION Une table permet de regrouper des informations relatives à un même thème (Personnel, clients, facture...). Chaque enregistrement (Fiche) de la table contient les données spécifiques à un élément de la table (un membre du personnel, un client, un produit,...) stockées dans des champs. Chaque champ contient l'information de base (Nom, Prénom, Code, Libellé,...). L illustration ci-dessous représente une table en mode CREATION. Ce mode permet de définir la structure de la table, la définition des différents champs de la table et de leurs propriétés. Champs de la table Propriétés du champ actif L illustration ci-dessous montre une table en mode FEUILLE DE DONNEES. Ce mode permet de visualiser les données contenues dans une table, de les modifier, d ajouter de nouveaux enregistrements ou d en supprimer. Nom et type d objet Sélection de tous les enregistrement Sélecteur d enregistrement Noms des champs Enregistrements Sous feuille de données (Données liées) Déplacement sur les enregistrements montre l enregistrement actif signale un nouvel enregistrement montre un enregistrement en cours de saisie donc non enregistré

Initiation à Access2000 : LES TABLES 4.2. CREATION D'UNE TABLE Depuis la fenêtre «Base de données» : - Sélectionner le type d objets Tables, - Double-cliquer sur un des objets suivants : Créer une table en mode Création Définition complète par l utilisateur des différents champs et de leurs propriétés. Créer une table à l aide de l Assistant Choix des champs dans des listes correspondant aux cas les plus courants. Créer une table en entrant des données Saisie directe de données en mode feuille de données, Access interprète les données saisies pour mettre à jour les propriétés des champs. - Cliquer sur le bouton Nouveau, La boîte de dialogue «Nouvelle table» s affiche, - Sélectionner le mode de création voulu. - Les trois premières options correspondent aux choix explicités au dessus. - Importer la table Permet de dupliquer une table d une autre base de données. On peut importer la structure de la table uniquement ou l ensemble, structure et données. - Attacher la table Permet de créer un lien vers une table stockée dans une autre base de données. Cette option permet de créer plusieurs bases de données utilisant les mêmes données ou de favoriser l évolution d une base de données existante en stockant à part les données et les éléments de travail tels que les requêtes, les formulaires et les états.

Initiation à Access2000 : LES TABLES 4.3. MODE CREATION Sélecteur de champ Nom du champ à créer Type de données que contiendra le champ Description littérale du champ qui apparaît sur la barre d état Propriétés du champ du champ actif Les autres méthodes de création sont décrites à partir de la page 31. Barre d outils Mode d affichage Feuille de données Enregistrer Couper Copier Annuler Insérer des lignes Supprimer des lignes Objet instantané Coller Aide Reproduire la mise en forme Clé primaire Index Propriétés Fenêtre Base de données Assistant de création Personnalisation Barre d outils 4.4. NOM, TYPE ET DESCRIPTION DES CHAMPS Nom - Chaque champ est identifié par son nom. - Un nom de champ peut avoir jusqu'à 64 caractères alphanumériques (espaces compris). - Vous pouvez donner des noms très explicites pour mieux identifier les champs concernés (Matricule employé, Quantité livrable, Chiffre d'affaire 93,...). Il est cependant possible de donner des noms abrégés et d utiliser la propriété Légende (voir page 22) pour désigner le champ dans les formulaires ou requêtes.

Initiation à Access2000 : LES TABLES Type de données - Chaque champ contient un seul et unique type de données. Il est donc impossible de stocker du texte dans un champ numérique ou logique. - Le type de données est associé à un espace de stockage (taille en octets). - Des opérations ne seront pas possibles pour certains types donnés, (addition d'une valeur numérique avec un texte). - Des champs ne pourront pas être triés s'ils sont définis en mémo ou OLE. - Le type Texte est toujours assigné par défaut à un nouveau champ. Texte Caractères alphanumériques. Jusqu'à 255 caractères Mémo Paragraphes alphanumériques. Jusqu'à 64000 caractères Numérique Nombres entiers ou décimaux. 1, 2, 4 ou 8 octets Date/Heure Dates et heures. 8 octets Monétaire Valeurs monétaires. 8 octets NuméroAuto Valeur incrémentée automatiquement. 4 octets i/non Valeurs booléennes. 1 bit (1/8 d'octet) Objet OLE Objets OLE ou graphiques. Jusqu'à 1Go Lien hypertexte Adresse de lien hypertexte Jusqu'à 64000 caractères Liste de choix Construction d une liste de valeurs Taille de la clé utilisée pour la recherche - L option Assistant Liste de choix peut être sélectionnée après avoir défini le type de données du champ. Elle n est disponible que pour des champs de type Texte, Numérique, Monétaire ou i/non. - La taille des champs Texte et Numérique peut être définie de façon plus fine en agissant sur la propriété Taille du champ. 4.5. LES PROPRIETES DE CHAMPS En mode Création, la partie inférieure de la boîte de dialogue affiche les propriétés du champ sélectionné. - Sélectionner un champ pour visualiser ses propriétés dans la partie inférieure. L onglet «Général», tre la taille du champ, le format et les conditions qui doivent être satisfaites pour accepter l'introduction des données seront à définir. Dans les formulaires et les états liés à une table, les champs reprendront automatiquement les propriétés définies dans celle-ci.

Initiation à Access2000 : LES TABLES Les différentes propriétés Taille du champ Format Décimales Masque de saisie Légende Valeur par défaut Valide si Message si erreur Null interdit Chaîne vide autorisée Indexé Compression unicode Définit la taille du champ. Permet d'afficher les textes, dates et nombres sous une certaine présentation. Permet de fixer le nombre de chiffres à afficher après la virgule. Le masque spécifié est affiché lors de la saisie de données. Spécifie un autre nom pour le champ qui apparaîtra en étiquette lors de la création de formulaires ou états. Donne une valeur par défaut au champ pour chaque nouvel enregistrement de la table. Subordonne la validation des données du champ à un critère conditionnel. Le message spécifié apparaît en cas de saisie non conforme au critère. Fixé à i, force la saisie d une donnée non vide dans le champ. Fixé à i, accepte la non saisie de donnée dans le champ. Permet d'accélérer la recherche des champs fréquemment consultés. Permet de réduire l espace de stockage pour les champs de type Texte, Mémo et Lien hypertexte. (En effet, chaque caractère est stocké sous forme de deux octets pour permettre un affichage fidèle quelle que soit la langue utilisée.) La liste des propriétés diffère en fonction du type de données du champ. La taille du champ Taille d'un champ de type Texte : - Par défaut : 50 caractères. - Peut être comprise entre 1 et 255 caractères. Taille d'un champ de type Numérique : - Par défaut : Entier long Il est recommandé de choisir la plus petite définition possible, afin d'optimiser les temps d'exécution. Plage de valeurs Décimales Stockage (octets) Octet 0 à 255 0 1 Entier -32 768 à 32 767 0 2 Entier long -2 147 483 648 à 2 147 483 647 0 4 Réel simple Nombres négatifs entre 3,402823E38 et 1,401298E 45 7 4 Nombres positifs entre 1,401298E 45 et 3,402823E38 Réel double Nombres négatifs entre 1,79769313486231 E308 15 8 et 4,94065645841247 E 324 Nombres positifs entre 1,79769313486231E308 et 4,94065645841247E 324 Décimal Nombres compris entre -10^28-1 et 10^28-1 28 12 La taille Décimal permet des calculs de grande précision.

Initiation à Access2000 : LES TABLES Les formats d'affichage Plusieurs formats d'affichage sont proposés pour les valeurs de types numérique, date et monétaire. Les formats définis dans une table s'appliquent automatiquement dans tous les nouveaux formulaires et états. Ceux déjà existants ne sont pas modifiés par des modifications de formats. Les règles d'affichages des nombres et des dates sont subordonnées à la définition du pays sélectionné dans la section PARAMETRES NATIONAUX du PANNEAU DE CONFIGURATION de Windows 95. Type Format Exemple Affichage Numérique Nombre général 1234,5 1234,5 Monétaire 1234,5 1 234,50 F Euro 1234,5 1 234,50 Fixe 1234,5 1234,50 Standard 1234,5 1 234,50 Pourcentage 0,123 12,30 % Scientifique 1234,5 1,23 E+03 Date/Heure Date, général 31/01/93 31/10/93 15:30:00 Date, complet 31/01/93 dimanche 31 janvier 1993 Date, réduit 31/01/93 31-jan-93 Date, abrégé 31/01/93 31/01/93 Heure, complet 15:30:00 15:30:00 Heure, réduit 15:30:00 15:30 Heure, abrégé 15:30:00 15:30 i/non Vrai/Faux -1 Vrai i/non 0 Non Actif/Inactif 0 Inactif Lorsque l on utilise un format de date abrégé, Access interprète les dates comme suit : De 1/1/00 à 31/12/29 1/1/2000 à 31/12/2029 De 1/1/30 à 31/12/99 1/1/1930 à 31/12/1999 Les dates comme 1/1/800 ou 31/12/1432 sont reconnues par Access Valeur par défaut Lorsque le champ reçoit très régulièrement la même valeur, il est possible de fixer cette valeur par défaut. La valeur apparaît à la place d'un vide lors de la création d un nouvel enregistrement dans la feuille de données ou dans un formulaire. Cette valeur peut être une constante numérique ou un texte littéral, mais également une expression qui ne peut dans ce cas contenir de noms de champs ni de fonctions définies par l utilisateur. Exemples : Type de Champ Valeur par défaut Particularité - Numérique, Octet 100 PartDate("m";Date()) Extrait le mois de la date du jour - Numérique, Réel simple 1256,55 - Texte "TOULOUSE" - Date Date() Date système - Heure Maintenant() Date et heure système

Initiation à Access2000 : LES TABLES Règles de validation Le type d'un champ est systématiquement vérifié à chaque introduction d'une valeur dans un champ. Ainsi du texte ne pourra pas être accepté pour un champ de type numérique. Il est possible d'éviter des erreurs en vérifiant la validité de la donnée entrée au moment de la saisie au moyen de règles de validation. Validation de champ En complément de ce premier contrôle, il est possible d'ajouter à chaque champ des contrôles plus spécifiques. Avec la propriété Valide si, l'utilisateur spécifie les conditions de validation de la valeur saisie dans un champ. Cette valeur peut être une constante numérique ou un texte littéral, mais également une expression qui ne peut dans ce cas contenir de noms de champs ni de fonctions définies par l utilisateur. Exemples : Champ Valeur par défaut - Numérique >100 Entre 200 Et 250 >1000 OU Est Null - Texte Dans ("Paris"; "Toulouse"; "Bordeaux") Comme "P?T*" - Date/Heure <=Date() - La règle s'applique lors de l'ajout ou de la modification de données dans ce champ. - L exemple «> 1000 Est Null» permet de laisser le champ vide. Si l expression Est Null ne figure pas dans l expression de validation, l utilisateur est obligé de renseigner le champ. La propriété Message si erreur s'utilise en complément de la précédente. Elle permet de spécifier le texte du message d'erreur qui s'affichera en cas de saisie incorrecte. Le texte du message d'erreur est saisi simplement dans la zone de saisie associée à la propriété. Si aucun message n'est saisi, un message interne d'access apparaît en cas d'erreur, mais ce message peut ne pas être très compréhensible pour l'utilisateur. Validation d'enregistrement Cette règle s'applique au niveau de la validation de l'enregistrement et peut, contrairement à la précédente faire intervenir des champs. En mode Création, - Sélectionner dans le menu AFFICHAGE la commande PROPRIETES, - Cliquer sur le bouton Propriétés de la barre d'outils, - Entrer la règle de validation dans la propriété Valide si, - Entrer le texte du message dans la propriété Message si erreur.

Initiation à Access2000 : LES TABLES 4.6. INDEX ET CLE PRIMAIRE Index La création d index pour un ou plusieurs champs d une table permet d'accélérer l'accès aux données fréquemment consultées ou triées. Les valeurs d'un champ indexé sont en fait triées dans un ordre croissant, en association avec leur numéro d'enregistrement respectif. Une valeur cherchée sera plus rapidement trouvée dans la liste et permettra d'accéder ainsi plus vite à l'ensemble des champs de l'enregistrement voulu. Les indexations accélèrent la consultation et les tris, mais ralentissent les mises à jour d'enregistrements. Différents types d index : Non i - Avec doublons i - Sans doublons Ne pas créer d'index sur le champ spécifié. Créer un index sur le champ spécifié. Plusieurs valeurs identiques peuvent exister dans l index. Créer un index unique sur le champ spécifié. Chaque valeur est unique et la saisie d une valeur déjà existante est refusée. L indexation sans doublons est utilisée pour des champs servant d'identificateur comme le matricule, le code produit, la référence fournisseur,... Pour affiner les recherches d'enregistrements, il est parfois utile de créer des index composés de plusieurs champs à la fois. Création d un index - Dans la table en mode création, - Activer le champ à indexer, Dans le cas d un index composé de plusieurs champs, sélectionner les différents champs à l aide du sélecteur de champs. - Dans la propriété Index, sélectionner l option voulue. Définition d'une clé primaire Access est une base de données relationnelles, ce qui permet de trouver et de rassembler rapidement des informations situées dans des tables différentes. Pour ce faire, une table doit toujours contenir un champ ou une combinaison de plusieurs champs qui identifie de manière unique chacun des enregistrements. Ce champ est appelé Clé primaire. Lors de la saisie de nouveaux enregistrements, la clé primaire devra contenir une valeur obligatoirement et cette valeur devra être différente de toutes les valeurs déjà saisies. Création d'une clé primaire sur un champ - La table est ouverte en mode Création, - Cliquer sur le champ voulu, - Sélectionner les différents champs qui composeront la clé primaire (les touches MAJ et CTRL permettent de sélectionner des champs contigus ou non). - Sélectionner dans le menu EDITION la commande CLE PRIMAIRE, - Cliquer sur le bouton Clé primaire de la barre d outils. Une clé apparaît à gauche du nom de champ.

Initiation à Access2000 : LES TABLES Pour modifier la clé primaire, - Cliquer sur le champ voulu, ou sélectionner les champs qui doivent composer la clé primaire, - Cliquer à nouveau sur le bouton. Lors de l'enregistrement d'une nouvelle table, si aucune clé primaire n a été définie, Access propose d en créer une. En répondant par l'affirmative : - S il existe un champ de type NuméroAuto, il est utilisé pour la clé primaire. - S il n existe pas de champ de type NuméroAuto, Access en crée un, portant le nom N et associé à la clé primaire. Visualiser et modifier les index et la clé primaire - vrir la table en mode création, - Sélectionner dans le menu AFFICHAGE la commande INDEX, - Cliquer sur le bouton Index de la barre d outils, La fenêtre des index définis pour la table s affiche, La colonne «Nom de l index» affiche la liste des index définis. Lorsque les index sont créés à l aide de la propriété Index, l index porte le même nom que le champ indexé. L index PrimaryKey correspond à la clé primaire qui est automatiquement indexée sans doublons. - La colonne «Nom du champ» contient le nom du champ indexé. - La colonne «Ordre tri» contient l ordre de classement de l index, celui-ci peut être inversé. Créer un index basé sur plusieurs champs Supprimer un index Propriétés des index - Donner un nom à l index dans la colonne de gauche, - Sur la même ligne et dans la colonne «Nom de champ», sélectionner le premier champ de l index, - Choisir l ordre du tri à affecter à l index (croissant ou décroissant), - Sur les lignes suivantes, dans la colonne «Nom de champ», sélectionner successivement les autres champs de l index. La colonne «Nom de l index» doit rester vide. - Sélectionner les lignes correspondant à l index, - Appuyer sur la touche «SUPPR» du clavier. - Primaire est à i pour une clé primaire, à Non pour un index. - Unique est à i pour un index sans doublons ou une clé primaire, à Non pour un index avec doublons. - Ignorer Nulls à i spécifie que les enregistrements possédant la valeur Null ne sont pas inclus dans l'index. (Seuls ceux possédant une valeur sont présents dans l index).

Initiation à Access2000 : LES TABLES 4.7. MODIFICATION DES CHAMPS Les besoins en informatique évoluent sans cesse, et la définition d'une table peut varier avec le temps. Il devient nécessaire à un moment donné de supprimer ou d'ajouter des champs à une table déjà existante. Il est parfois nécessaire de changer également des noms ou des types de champs. La modification de la structure d'une table ne pose aucun problème tant que celle-ci ne contient aucune donnée. Par contre, dès que la table contient des données, les modifications seront subordonnées à un certain nombre de transformations possibles. Nous vous conseillons donc la plus grande vigilance lors de ces manipulations. Insérer un nouveau champ - Cliquer sur le champ libre en fin de liste, - Cliquer sur la case grise à gauche d'un nom de champ existant pour sélectionner la ligne, - Sélectionner dans le menu INSERTION la commande LIGNES, - Cliquer sur le bouton de la barre d outils. Pour insérer plusieurs nouvelles lignes en une seule opération, sélectionner autant de champs que de lignes à insérer. Les champs ajoutés dans la table ne le sont pas dans les formulaires, requêtes et états existants. Supprimer un champ - Cliquer sur la case grise à gauche du nom de champ à supprimer, - Appuyer sur la touche «SUPPR». La suppression d un champ entraîne la suppression des données correspondantes dans la table. Les champs supprimés dans la table ne le sont pas dans les formulaires, requêtes et états existants. Si vous avez défini des relations entre les tables, il faut supprimer la relation avant de pouvoir supprimer un champ intervenant dans cette relation. Modifier un nom de champ Déplacer un champ - Il est facile de saisir un nouveau nom de champ par dessus celui existant. Dans la plupart des cas, Access fera la mise à jour au niveau des formulaires et des requêtes. Seules les étiquettes ne sont pas modifiées. - Sélectionner le champ à déplacer en cliquant sur son sélecteur (pointeur Ł), - Cliquer et faire glisser la souris (pointeur ı) jusqu'au niveau où l'on désire placer le champ.

Initiation à Access2000 : LES TABLES Modifier un type de données C'est cette opération qui aura le plus de répercussions sur l'ensemble de la base de données. En effet, il faut tenir compte des champs liés à celui modifié, aux expressions, aux conditions de validation, à la taille des données, aux formulaires, requêtes et états l'utilisant. Le logiciel fait au mieux lors des conversions de type de données, mais en cas d'impossibilité il affiche un message d'avertissement. En répondant par l affirmative, les valeurs non valides sont remplacées par des valeurs Null, entraînant la perte des données initiales. Si des valeurs indexées ne peuvent être converties, l'indexation est perdue. 4.8. LE GENERATEUR DE CHAMP Guidé par le générateur de champ, l utilisateur a accès à une liste de tables et de champs prédéfinis. - Créer une nouvelle table en Mode Création, - vrir la table à compléter en Mode Création, - Sélectionner la ligne dans laquelle on souhaite insérer un nouveau champ, - Cliquer sur le bouton de la barre d outils, La boîte de dialogue «Générateur de champ» s affiche, - Sélectionner un thème, Affaire ou Privé, - Sélectionner une table dans la zone «Tables exemple», - Sélectionner un champ dans la zone «Champs exemples», - Valider en cliquant sur le bouton OK. Le nouveau champ est inséré dans la table, modifier éventuellement ses propriétés. 4.9. CREATION DE LISTES DE CHOIX En mode Création sur une table, Access donne la possibilité de créer des listes de choix constituées de valeurs saisies par l utilisateur ou de données provenant d une autre table. Lors de la saisie de valeur dans ce champ, une liste de propositions s affiche (table en mode feuille de données, formulaire). L affichage de liste de choix n est disponible que pour des champs de type Texte, Numérique, Monétaire ou i/non. - vrir la table en Mode Création, - Taper le nom du champ ou sélectionner un champ existant, - Sélectionner un type de données adéquat, - Sélectionner l option Assistant Liste de choix dans la colonne «Type de données», L assistant de création de liste démarre,

Initiation à Access2000 : LES TABLES Liste de valeurs saisies Exemple de construction d une liste associée à un champ PAIEMENT. La saisie d une valeur dans ce champ se fera par l intermédiaire d une liste proposant différents modes de paiement. Dans la boîte de dialogue «Assistant liste de choix», - Sélectionner l option Je taperai les valeurs souhaitées, - Cliquer sur le bouton Suivant, - Spécifier le nombre de colonnes que comportera la liste (ici 1), - Dans la zone inférieure, saisir les différentes valeurs. La touche «TABULATION» permet de passer à la zone de saisie suivante. - Régler la largeur des colonnes en utilisant les méthodes indiquées, - Cliquer sur le bouton Suivant, Dans la fenêtre suivante, - Spécifier le texte de l étiquette qui apparaîtra à côté de la liste dans un formulaire. La propriété Légende sera mise à jour avec le texte saisi. - Cliquer sur le bouton Terminer. Dans les propriétés du champ, l onglet «Liste de choix» montre les propriétés du contrôle, - Dans la propriété Afficher le contrôle, sélectionner le type de liste désiré. - La propriété Origine source précise l origine des données de la liste (Table, requête ou valeurs saisies).

Initiation à Access2000 : LES TABLES - La propriété Contenu contient les différentes valeurs de la liste ou une instruction SQL définissant le contenu de la liste. - La propriété Largeurs colonnes permet de régler la largeur des colonnes. Lorsqu il y a plusieurs colonnes dans la liste, séparer les différentes largeurs par un «;». - La propriété Largeur liste permet de définir la largeur de la liste une fois ouverte. Création d une liste à partir des valeurs d une autre table Dans une table, un champ doit contenir la référence d un client. Comme il est plus facile de mémoriser le nom d un client plutôt que sa référence, la saisie se fera par l intermédiaire d une liste créée à partir de la table Client et reprenant les noms des différents clients existants. - Dans la boîte de dialogue «Assistant liste de choix», - Sélectionner l option Je veux que la liste de choix recherche les valeurs dans une table ou une requête, - Cliquer sur le bouton Suivant, - Sélectionner la table (ou la requête) contenant les valeurs devant figurer dans la liste, - Cliquer sur le bouton Suivant, - Sélectionner les champs qui constitueront la liste, Ici le champ Société contient le nom du client et c est la donnée qui apparaîtra dans la liste. Le champ Code client est aussi sélectionné car c est la valeur qui sera stockée dans le champ pour lequel la liste est créée.

Initiation à Access2000 : LES TABLES Access masque automatiquement la colonne faisant référence à un champ clé primaire d une table et la place à gauche. - Régler la largeur des colonnes suivant les méthodes indiquées, - Cliquer sur le bouton Suivant, - Spécifier ensuite l étiquette que vous voulez attribuer à cette liste, - Cliquer sur le bouton Terminer. L onglet «Liste de choix» montre les propriétés du contrôle, - Dans la propriété Afficher le contrôle, sélectionner le type de liste désiré. - La propriété Contenu contient la requête SQL permettant d afficher les données dans la liste. - La propriété Colonne liée contient le numéro de la colonne correspondant à la valeur retournée par la liste. 4.10. AUTRES METHODES DE CREATION DE TABLES Mode feuille de données - Dans la fenêtre «Base de données», les objets Tables étant affichés, - Double-cliquer sur Créer une table en entrant des données, - Cliquer sur le bouton Nouveau puis, - Sélectionner l option Mode Feuille de données, Access affiche une table en mode Feuille de données, - Saisir les données dans les différentes colonnes.

Initiation à Access2000 : LES TABLES Access interprète les données saisies pour déterminer le type des champs. En passant en mode création, les propriétés des champs peuvent être modifiées. - Enregistrer la table en cliquant sur le bouton, - Répondre non pour la création de la clé primaire, - Passer en Mode Création en cliquant sur le bouton à gauche de la barre d outils. Renommer les champs Ajouter une colonne - En mode Feuille de données, - Double-cliquer dans la colonne du champ à renommer, - Entrer le nom voulu (64 caractères maximum). - Par défaut Access propose dix champs, pour ajouter un champ, - Sélectionner dans le menu INSERTION la commande COLONNE. - Renommer les champs en utilisant successivement la commande RENOMMER LA COLONNE du menu FORMAT sur chaque colonne contenant des données. A tout moment, vous pouvez ajouter, modifier ou renommer les champs dans le mode feuille de données. Création à l aide de l Assistant - Depuis la fenêtre Base de Données, - Sélectionner l onglet «Table», - Cliquer sur le bouton Nouveau, - Sélectionner l option Assistant table, - Double-cliquer sur l objet Créer une table à l aide de l Assistant, - Sélectionner le thème Affaire ou Privé, - Sélectionner la table adéquate dans la zone «Tables exemple», Les champs disponibles apparaissent dans la zone «Champs exemple». Les champs qui constitueront la table doivent apparaître dans la zone «Champs dans nouvelle table». - Sélectionner un champ ou plusieurs champs (en utilisant la touche «CTRL») dans la zone «Champs exemple» puis cliquer sur le bouton. - Le bouton permet de faire passer tous les champs. - Les boutons et permettent de supprimer un ou tous les champs. - Le bouton Renommer le champ permet de renommer le champ sélectionné.

Initiation à Access2000 : LES TABLES - Cliquer sur le bouton Suivant, - Spécifier le nom de la table, - Préciser si Access doit définir la clé primaire ou pas. Voir le chapitre CLE PRIMAIRE page 25. - Cliquer sur le bouton Suivant. Cette étape permet de définir les relations entre la nouvelle table et les tables existantes. Pour définir une relation avec une table, - Sélectionner la ligne de relation voulue, - Cliquer sur le bouton Relations, Voir le chapitre suivant. - La boîte «Relations» s affiche, - Sélectionner le type de relation qui lie les deux tables, - Cliquer sur le bouton OK. Procéder de même si l on doit définir des relations avec d autres tables de la base de données. Puis passer à l étape suivante, Sélectionner une des options suivantes : - Modifier la structure de la table Affiner la structure de la table en modifiant les propriétés des champs. - Insérer des données vre la table en mode Feuille de données pour la saisie. - Entrer des données dans la table en utilisant un formulaire Access génère automatiquement un formulaire de saisie.

Initiation à Access2000 : LES TABLES 4.11. RELATIONS ENTRE LES TABLES Puisque le logiciel ACCESS est un gestionnaire de bases de données relationnelles (SGBDR), il est donc possible de manipuler simultanément les données de plusieurs tables. Pour relier les données de deux tables, il est nécessaire de créer une relation entre les deux tables. Les requêtes permettent ensuite de réunir des informations issues de plusieurs tables. Des champs identiques dans chacune des deux tables reliées seront nécessaires pour cette opération. Ces champs portent souvent le même nom, et contiennent des valeurs identiques par enregistrement. Les champs reliés doivent avoir le même type de données et la même taille. Une seule relation entre deux tables est autorisée. Type de relations Relation Un à Un Chaque enregistrement de la table A est associé à un seul enregistrement de la table B. Ce type de relation est peu courant car la relation peut être supprimée en regroupant toutes les informations dans une seule table. Un employé identifié dans une table des employés peut adhérer une seule fois à un club de sport géré par le comité d entreprise. (TABLES EMPLOYES : B, CLUB : A) EMPLOYES CLUB Clé primaire N Employé N Employé Clé primaire Nom Discipline Prénom Relation Un à Plusieurs Chaque enregistrement de la table A peut être associé à plusieurs enregistrements de la table B. C'est à dire que chaque valeur de la clé primaire peut exister plusieurs fois dans la table liée. Un fournisseur identifié dans une table des fournisseurs peut livrer plusieurs produits identifiés chacun dans des enregistrements spécifiques de la table des produits. (TABLES PRODUITS : B, FOURNISSEURS : A) PRODUITS Ref produit 1 FOURNISSEURS N Frs Clé primaire Libellé Nom Clé externe Prix N Frs N Adresse

Initiation à Access2000 : LES TABLES Relation Plusieurs à Plusieurs Chaque enregistrement de la table A peut être associé à plusieurs enregistrements de la table B et chaque enregistrement de la table B peut être associé à plusieurs enregistrements de la table A. Un produit peut apparaître dans plusieurs commandes et une commande peut comporter plusieurs produits différents. (TABLES PRODUITS, COMMANDES) Ce type de relation ne peut être représenté qu en créant une table intermédiaire qui transforme la relation Plusieurs à Plusieurs en deux relations Un à plusieurs. La clé primaire de cette table est composée des deux champs clé primaire des tables côté 1. Un produit peut apparaître dans plusieurs lignes de commande et une commande peut être composée de plusieurs lignes de commande. (TABLES PRODUITS, COMMANDES, LIGNES COMMANDE) PRODUITS LIGNES COMMANDES COMMANDE 1 1 Ref produit N Commande N Commande Libellé N Ref produit N N Client Prix Quantité Date commande L'intégrité référentielle L intégrité référentielle est un ensemble de règles utilisées pour garantir la cohérence des données entre les tables liées. Dans le champ Clé externe ne peuvent être saisies que des valeurs existantes pour la clé primaire correspondante. (Un produit peut être créé uniquement si son fournisseur est déjà créé) Les enregistrements du côté 1 ne peuvent être effacés si des enregistrements correspondants existent dans la table liée. (Un client ne peut être supprimé si des commandes existent pour ce client) La valeur d une clé primaire ne peut être modifiée s il existe des enregistrements liés. (Le numéro d un client ne peut être modifié si des commandes existent pour ce client) Suppression et mise à jour en cascade Les deux options Effacer en cascade les enregistrements correspondants et Mettre à jour en cascade les enregistrements correspondants permettent de contrer les deux dernières règles. En supprimant l enregistrement d un fournisseur dans la table des fournisseurs, il est ainsi possible de supprimer tous les bons de commande associés à ce fournisseur dans la table liée regroupant l ensemble des bons de commandes.

Initiation à Access2000 : LES TABLES Mise en place de relations La fenêtre Base de données étant active, - Sélectionner dans le menu OUTILS la commande RELATIONS, - Cliquer sur le bouton Relations de la barre d outils, La fenêtre de présentation des relations entre les tables apparaît, Si aucune relation n a encore été définie, la boîte de dialogue «Relations» est vide et une boîte de dialogue «Ajouter une table» s affiche, permettant de sélectionner les tables entre lesquelles on veut définir des relations. Voir page 37. - Cliquer sur un nom de champ d une table source (en général la clé primaire) et faire glisser la souris vers le champ identique de la table destination, La fenêtre des propriétés de la relation s affiche, - Une relation un-à-plusieurs est créée si un seul des champs liés est une clé primaire ou a un index unique. - Une relation un-à-un est créée si les deux champs liés sont des clés primaires ou ont des index uniques. - Désigner ou changer le champ de la table source servant de liaison, dans la colonne de gauche, - Désigner ou changer le champ de la table destination servant de liaison, dans la colonne de droite, - Cocher ou non la case sur l intégrité référentielle si celle-ci doit être appliquée pour cette liaison. Si l intégrité référentielle est appliquée, - Cocher la case Mettre à jour en cascade les champs correspondants pour qu une modification d une valeur pour le champ source provoque la mise à jour dans la table destination. - Cocher la case Effacer en cascade les enregistrements correspondants pour que la suppression d un enregistrement dans la table source entraîne la suppression des enregistrements dans la table destination. Pour créer une nouvelle relation, vous pouvez, depuis la boîte de dialogue «Modification des relations», - Cliquer sur le bouton Nouvelle relation, - Sélectionner les options voulues dans les listes déroulantes et cliquer sur OK pour revenir à la boîte de dialogue précédente.

Initiation à Access2000 : LES TABLES Ajouter une table - Sélectionner dans le menu RELATIONS la commande AJOUTER UNE TABLE, - Cliquer sur le bouton Ajouter une table de la barre d outils. L onglet «Tables» étant sélectionné, - Sélectionner une ou plusieurs tables, - Cliquer sur le bouton Ajouter, - Cliquer sur le bouton Fermer pour fermer cette boîte de dialogue. Vous pouvez sélectionner plusieurs tables en utilisant les touches «CTRL» et «MAJ» ou en faisant glisser la souris. La barre d outils associée aux relations Afficher les relations Pour une table Toutes les relations Imprimer - Sélectionner dans le menu EDITION la commande EFFACER LA MISE EN PAGE, La fenêtre des relations est vide. - Cliquer sur le bouton puis sélectionner la table voulue, - Cliquer sur le bouton. Les tables liées s'affichent ainsi que les relations. - Sélectionner dans le menu EDITION la commande EFFACER LA MISE EN PAGE, - Cliquer sur le bouton. Toutes les tables sont affichées ainsi que les relations. Access propose l'impression du contenu de la fenêtre «Relations». - vrir la fenêtre des relations, - Sélectionner dans le menu FICHIER la commande IMPRIMER LES RELATIONS, - Access génère un état affichant le contenu de la fenêtre. - Imprimer l'état à l'aide du bouton Imprimer de la barre d'outils.

Initiation à Access2000 : LES TABLES Remarques - Pour modifier une relation, double-cliquer sur le trait de la relation. - Pour supprimer une relation, cliquer sur le trait puis appuyer sur la touche «SUPPR» du clavier. - Pour modifier la structure d une table depuis la fenêtre «Relations», cliquer sur la table avec le bouton droit de la souris puis sélectionner la commande CREATION DE TABLE. A tout moment des relations peuvent être ajoutées ou supprimées. Il est cependant fortement recommandé de définir les relations entre tables avant de créer les formulaires, requêtes et états relatifs à celles-ci. - Pour créer une relation impliquant plusieurs champs, sélectionner les champs nécessaires dans la table primaire (utiliser les touches «MAJ» et «CTRL») puis faire glisser ces champs vers la table liée. - Pour créer une relation entre une table et elle-même, l ajouter à nouveau dans la fenêtre des relations. 4.12. MODE FEUILLE DE DONNEES Visualiser le contenu d une table - Dans la fenêtre «Base de données», - Sélectionner les objets Tables, - Sélectionner la table voulue, - Cliquer sur le bouton vrir, - Double-cliquer sur la table à ouvrir. Une fois la table ouverte en Mode Feuille de données, ses données peuvent être visualisées différemment, filtrées, triées ou modifiées. En Mode Feuille de données, les champs apparaissent sous forme de colonnes, les enregistrements apparaissent sous forme de lignes.

Initiation à Access2000 : LES TABLES Travailler sur les enregistrements Ajout - Cliquer sur le bouton (barre d outils) ou (boutons de déplacement). - Commencer la saisie dans la ligne précédée du symbole. - Sélectionner dans le menu ENREGISTREMENTS la commande SAISIE DE DONNEES qui affiche une feuille vide (les enregistrements existants n apparaissent pas). La commande AFFICHER TOUS LES ENREGISTREMENTS permet de revenir à l ensemble des enregistrements. Les champs comportant la mention NuméroAuto sont mis à jour automatiquement par Access. La combinaison de touche «CTRL» + «"» reproduit la valeur saisie pour ce champ dans l enregistrement précédent. - La sauvegarde du nouvel enregistrement s effectue automatiquement si l on change d enregistrement actif, si l on ferme la feuille de données ou si l on clique sur le sélecteur d enregistrement (Le symbole est remplacé par ). - Si les données saisies ne sont pas conformes aux exigences de la table, des messages d erreur apparaissent et l enregistrement ne peut être sauvegardé. Appuyer autant de fois que nécessaire sur la touche «ECHAP» pour annuler la saisie non conforme. - Le bouton Enregistrer de la barre d outils permet d enregistrer les modifications apportées à la mise en forme de la feuille de données. Modification Suppression - Activer l enregistrement voulu, - Apporter les modifications nécessaires, - Cliquer sur le sélecteur d enregistrement ou activer un autre enregistrement. - Activer l enregistrement voulu ou sélectionner plusieurs enregistrements à l aide du sélecteur, - Appuyer sur la touche «SUPPR» du clavier ou cliquer sur le bouton de la barre d outils. - Une boîte de dialogue de confirmation s affiche. Si l intégrité référentielle est appliquée sur la relation et que l option Effacer en cascade les enregistrements correspondants est : - Non Activée : Un enregistrement ne peut être supprimé s il existe des enregistrements liés dans d autres tables. - Activée : La suppression de l enregistrement provoque la suppression des enregistrements liés dans l autre table. Tri - Cliquer dans la colonne du champ sur lequel doit s effectuer le tri, - Cliquer sur le bouton pour trier en ordre croissant. - Cliquer sur le bouton pour trier en ordre décroissant. Pour trier sur plusieurs champs, - Disposer les colonnes dans l ordre de tri voulu. Le tri s effectue d abord d après les valeurs de la colonne la plus à gauche. (Voir dans les pages suivantes, le changement de position des colonnes) - Sélectionner les colonnes puis cliquer sur un des boutons de tri.

Initiation à Access2000 : LES TABLES Filtre Les filtres sont utilisés pour afficher un sous-ensemble d enregistrements répondant à un critère particulier. Les différentes méthodes utilisées pour les filtres sont détaillées à partir de la page 88. Recherche de données - vrir la table en mode Feuille de Données, - Cliquer dans le champ sur lequel on désire effectuer la recherche (cliquer sur la case portant son nom ou dans n importe quelle cellule de la colonne), - Sélectionner dans le menu EDITION la commande RECHERCHER. - Cliquer sur le bouton Rechercher de la barre d'outils. Onglet «Rechercher» - Dans la zone «Rechercher», saisir le texte, date ou valeur recherchée, - Dans la zone «Rechercher dans», sélectionner l option Table si on ignore dans quel champ se trouve la donnée recherchée. - Dans la zone «Où», préciser où doit être recherché le texte spécifié (Champ entier, N importe où dans le champ, Début de champ), - Le bouton Suivant permet de lancer la recherche puis de passer à l occurrence suivante si elle existe. Pour afficher des options supplémentaires, cliquer sur le bouton Plus : - La liste «Sens» permet de définir le sens de la recherche par rapport à l enregistrement actif. - Cocher la case Respecter la casse pour que l emploi des majuscules/minuscules soit pris en compte. - Cocher la case Rechercher champs comme formatés pour rechercher sur le format d affichage et non pas sur la valeur seule. Les caractères génériques La recherche peut s'effectuer parfois sur des chaînes de caractères non entièrement connues. Aussi l'utilisation de caractères génériques sera très utile.? Remplace un caractère unique * Remplace un ou plusieurs caractères

Initiation à Access2000 : LES TABLES Remplacement de données Une recherche peut également être utile pour remplacer des données par d'autres. - Sélectionner dans le menu EDITION la commande REMPLACER, Onglet «Remplacer» Cette commande fonctionne de la même manière que la précédente, mais avec une chaîne de caractères à spécifier en plus pour le remplacement. - Le bouton Suivant lance la recherche et Access s arrête sur la première occurrence trouvée. - Le bouton Remplacer remplace le texte trouvé par celui présent dans la zone «Remplacer par». - Le bouton Remplacer tout effectue directement l ensemble des remplacements. Barre d outils du mode Feuille de Données 4.13. PERSONNALISATION DES FEUILLES DE DONNEES Sélection de colonnes et de lignes Colonnes Lignes - Positionner le pointeur de la souris sur l en-tête de la colonne (Nom du champ), - Le pointeur prend la forme suivante Œ. - Cliquer ou cliquer et faire glisser pour sélectionner plusieurs colonnes voisines. - Positionner le pointeur de la souris sur la zone grisée à gauche de la ligne, - Le pointeur prend la forme suivante Ł. - Cliquer ou cliquer-glisser pour sélectionner plusieurs lignes voisines.

Initiation à Access2000 : LES TABLES Largeur des colonnes - Positionner le pointeur dans la colonne en cliquant dans une cellule, - Sélectionner les colonnes voulues, - Sélectionner dans le menu FORMAT la commande LARGEUR DE COLONNE, - Taper la valeur voulue dans la zone «Largeur de colonne», - Cocher la case Largeur standard pour revenir à celle-ci. - Cliquer sur le bouton Ajuster pour ajuster la taille de la colonne au contenu le plus grand présent dans la colonne. Vous pouvez utiliser la souris pour modifier la taille des colonnes, - Positionnez le pointeur sur le trait de séparation entre deux colonnes, au niveau du nom du champ, - Cliquez et faites glisser jusqu'à obtenir la taille voulue ou double-cliquez pour ajuster la largeur de la colonne à son contenu. Position des colonnes Pour déplacer une colonne, - Sélectionner la colonne à déplacer (Œ), - Positionner le pointeur de la souris sur l en-tête de la colonne (ı), - Cliquer et faire glisser jusqu'à la nouvelle position. - La colonne est matérialisée par un trait vertical. Masquer et afficher des colonnes Si vous ne désirez imprimer ou visualiser qu une partie de la feuille de données, vous pouvez masquer certaines colonnes. Ces colonnes pourront être réaffichées à tout moment. Masquer des colonnes - Positionner le pointeur dans la colonne à masquer, - Sélectionner les colonnes voulues, - Sélectionner dans le menu FORMAT la commande MASQUER LES COLONNES. Afficher des colonnes masquées - Sélectionner dans le menu FORMAT la commande AFFICHER LES COLONNES. La boîte de dialogue affiche la liste de l ensemble des colonnes de la feuille de données. La case à cocher précédant le titre des colonnes actuellement affichées est cochée, celle des colonnes masquées non. - Cocher les cases des colonnes que l on désire réafficher, - Cliquer sur le bouton Fermer.

Initiation à Access2000 : LES TABLES Figer et libérer des colonnes Lorsqu une feuille de données est constituée d un grand nombre de colonnes, elles ne peuvent pas être visibles toutes en même temps. Il est possible de conserver certaines colonnes visibles en permanence à gauche de la fenêtre. Seules les colonnes situées à droite des colonnes figées pourront défiler. Figer des colonnes Libérer les colonnes figées - Placer les colonnes que vous voulez figer les unes à coté des autres, - Les sélectionner, - Sélectionner dans le menu FORMAT la commande FIGER LES COLONNES. Une colonne figée est automatiquement placée à gauche de la feuille de données. - Sélectionner dans le menu FORMAT la commande LIBERER TOUTES LES COLONNES. Modifier la police d affichage - Sélectionner dans le menu FORMAT la commande POLICE - Effectuer les choix de mise en forme pour les caractères. Ces choix affectent l ensemble de la feuille de données. Modifier l apparence des cellules - Sélectionner dans le menu FORMAT la commande FEUILLE DE DONNEES, - Effectuer les choix voulus, La zone «Exemple» montre le résultat obtenu. Les listes «Styles de bordures et de ligne» permettent de personnaliser le style des différents traits. Les choix affectent l ensemble des cellules de la feuille de données.

Initiation à Access2000 : LES TABLES Modifier la hauteur des lignes - Placer le pointeur entre deux sélecteurs d enregistrements (zone grise à gauche de la ligne), - Cliquer et faire glisser pour obtenir la hauteur voulue. - Sélectionner dans le menu FORMAT la commande HAUTEUR DE LIGNE, - Taper la valeur voulue dans la zone «Hauteur de ligne» (en points), - Cocher la case Hauteur standard pour revenir à la hauteur standard. La modification affecte l ensemble des lignes de la feuille de données. Sous-feuilles de données Par défaut lors de l affichage d une table située du côté 1 d une relation, la première colonne permet d afficher les enregistrements liés. - Cliquer sur le + pour afficher les données liées de l enregistrement. - Cliquer sur le - pour masquer les données liées à l enregistrement. Dans le menu FORMAT le sous-menu SOUS-FEUILLE DE DONNEES permet : - DEVELOPPER TOUT, affiche les sous-feuilles de données pour tous les enregistrements. - REDUIRE TOUT réduit l ensemble des sous-feuilles de données. - ENLEVER masque la colonne d accès aux sous-feuilles de données. La création, la modification et la suppression d'enregistrements sont possibles dans la sous-feuille de données.

Initiation à Access2000 : LES REQUETES 5. LES REQUETES 5.1. PRESENTATION Les requêtes sont les objets d Access qui vont permettre d interroger une base de données afin d afficher ou de modifier des données, d analyser les informations stockées, de calculer d autres informations. L exécution d une requête renvoie une Feuille de réponse dont les données peuvent être modifiables ou pas, en fonction des champs présents ou du type de requête. Les requêtes seront très utiles pour - Visualiser ou modifier des parties de tables sur des champs spécifiques, - Restreindre le nombre d'enregistrements sur lequel on désire agir, - Trier des enregistrements, - Interroger plusieurs tables et regrouper les données sur une seule feuille, - Calculer des données, - Créer des formulaires ou des états, - Créer d'autres requêtes, - Générer des graphiques, - Interroger d'autres bases de données que celles du logiciel ACCESS. Il existe plusieurs types de requêtes : Requêtes de sélection : Permettent de visualiser les données d'une ou plusieurs tables selon certains critères, dans une feuille de réponses dynamique. Elles permettent aussi de regrouper des enregistrements pour effectuer des calculs statistiques (somme, moyenne, comptage ) Requêtes d'analyse croisée : Présentent les données avec le format d'une feuille de calcul, avec des étiquettes de lignes et de colonnes comme un tableau de synthèse. Requêtes action : Permettent de modifier plusieurs enregistrements en une seule opération. Utiles pour la création de table, l ajout, la suppression ou la mise à jour des enregistrements d une table. Requêtes SQL direct : Permettent d exécuter des requêtes dans la base de données active ou dans une base de données externe, à l aide d instructions écrites en langage SQL. Parmi les requêtes SQL, on distingue les requêtes Union, SQL directe, Définition des données et sous-requête.

Initiation à Access2000 : LES REQUETES 5.2. MODE CREATION Plusieurs méthodes existent pour la création de requête en mode création : - Sélectionner dans le menu INSERTION la commande REQUETE. - Sélectionner les objets Requêtes dans la fenêtre «Base de données» et cliquer sur le bouton Nouveau. - Cliquer sur le bouton Nouvel objet de la barre d outils et choisir Requête. - Double-cliquer sur. La boîte de dialogue ci-contre est affichée dans les 3 premiers cas. La création d une requête avec l assistant sera détaillée dans le chapitre suivant. - Choisir l option Mode Création. La fenêtre de la requête s affiche ainsi que la boîte de dialogue «Ajouter une table». - Sélectionner l onglet voulu pour visualiser les «Tables» ou les «Requêtes». L onglet «Les deux» affiche l ensemble des tables et requêtes existantes. - Sélectionner les tables ou requêtes sur lesquelles portera la nouvelle requête, puis cliquer sur le bouton Ajouter. - Cliquer sur le bouton Fermer. Pour ajouter plusieurs objets, répéter l'opération pour chacun ou les sélectionner en utilisant les touches «MAJ» ou «CTRL».

Initiation à Access2000 : LES REQUETES 5.3. AJOUT, SUPPRESSION DE TABLES ET DE JOINTURES Ajouter une table - Cliquer sur le bouton de la barre d outils, - Choisir la table ou la requête à ajouter, dans la liste proposée, - Puis valider en cliquant sur le bouton Ajouter. - Double-cliquer sur le nom de la table ou de la requête dans la liste. - Fermer la fenêtre. Jointure des tables Une jointure apparaît automatiquement si une relation a déjà été définie ou si deux champs de même nom sont présents dans les tables de la requête. Pour créer de nouvelles jointures entre deux tables, il est nécessaire d ajouter les tables nécessaires dans la requête. Les jointures définies dans une requête n existent que dans la requête. Créer une jointure - vrir les deux tables dans la requête, - Sélectionner le champ à lier dans la première table, - Faire glisser le champ jusqu'au champ correspondant de la seconde table. Si un des champs de jointure est une clé primaire, la jointure ne peut être créée qu avec un champ de même type et de même taille. - Si l intégrité référentielle est appliquée, les symboles 1et matérialisent la relation un à plusieurs, les symboles 1 et 1, la relation 1 à 1. Dans le cas contraire, aucun symbole n apparaît. Modifier le type de jointure Par défaut la jointure permet d afficher les enregistrements dans lesquels les champs joints sont égaux. - Double-cliquer sur le trait la matérialisant, - La boîte de dialogue «Propriétés de la jointure» s affiche, - Vérifier la logique des champs intervenant dans la jointure, - Sélectionner une des options proposées.

Initiation à Access2000 : LES REQUETES Les options : 1 : Jointure interne Seuls les enregistrements ayant les mêmes valeurs dans les champs joints sont affichés. - 2 : Jointure externe gauche Affiche les enregistrements ayant les mêmes valeurs dans les champs joints ainsi que les autres enregistrements de la table vers laquelle pointe la flèche (ici Commandes). - 3 : Jointure externe droite Affiche les enregistrements ayant les mêmes valeurs dans les champs joints ainsi que les autres enregistrements de la table vers laquelle pointe la flèche (Ici Employés). Dans le cas où l intégrité référentielle est appliquée sur les relations, la jointure externe gauche donne le même résultat que la jointure interne. (Une commande est obligatoirement affectée à un employé ). Activer/Désactiver les jointures automatiques Supprimer une table Supprimer une jointure - Sélectionner dans le menu OUTILS la commande OPTIONS, - Cliquer sur l onglet «Tables/Requêtes», - Cocher ou décocher l option Activer Jointure automatique. - Sélectionner la table en cliquant sur sa barre de titre, - Appuyer sur la touche «SUPPR». - Sélectionner la ligne de jointure, - Appuyer sur la touche «SUPPR».

Initiation à Access2000 : LES REQUETES Ajout de champ - Double-cliquer sur le champ à ajouter dans la requête (positionne le champ à droite du dernier inséré). - Faire glisser le champ jusqu'à la grille d'interrogation (permet d insérer un champ entre deux autres). - Cliquer sur la cellule Champ de la grille d'interrogation, - Choisir le champ dans la liste déroulante associée à la cellule. Plusieurs champs peuvent être ajoutés simultanément, en maintenant la touche «CTRL» enfoncée pendant la sélection. La touche «MAJ» permet quant à elle de sélectionner un bloc de champs contigus. Ajout de tous les champs - Double-cliquer sur la barre de titre de la liste des champs, Tous les champs sont sélectionnés, - Faire glisser les champs jusqu'à la grille d'interrogation. - Faire glisser l'astérisque jusqu'à la grille d'interrogation. - Sélectionner dans la liste déroulante de la ligne Champ, le nom de la table suivi de *. Les champs sélectionnés à l'aide de l'astérisque (*) ne pourront ni être triés, ni affectés de critères de sélection. Gestion des champs dans la grille Déplacement Suppression - Sélectionner la colonne à déplacer (Œ), - Positionner le pointeur de la souris sur l en-tête de la colonne (ı), - Cliquer et faire glisser jusqu'à la nouvelle position. - La colonne est matérialisée par un trait vertical. - Sélectionner le ou les champs à supprimer à l aide du sélecteur du champ, - Appuyer sur la touche «SUPPR». Pour supprimer tous les champs de la grille d'interrogation, - Sélectionner dans le menu EDITION la commande EFFACER LA GRILLE. 5.4. BARRE D'OUTILS ASSOCIEE AUX REQUETES

Initiation à Access2000 : LES REQUETES 5.5. MISE EN PLACE D UNE REQUETE Spécification du tri Dans la feuille de réponse, les enregistrements apparaissent triés suivant la clé primaire. Afin de visualiser une liste de données dans un ordre précis, il convient de trier la feuille de réponses sur un ou plusieurs champs. - vrir la requête en mode Création, - Cliquer sur la cellule «Tri» du champ à ordonner, dans la grille d'interrogation, - Choisir Croissant ou Décroissant, - Passer en mode Feuille de Données, La liste apparaît triée dans la feuille de réponses, pour le champ spécifié. Lorsque l on spécifie un ordre de tri pour plusieurs champs, les données sont triées d abord sur le champ placé le plus à gauche, les autres champs servant à trier les doublons. L'afficheur Le fait de sélectionner un champ pour l'inclure dans la requête, ne signifie pas forcément que l'on désire voir apparaître les données le concernant dans la feuille de réponses. Il faut donc indiquer si un champ doit s'afficher ou non, dans la feuille de réponses. Les critères - Décocher la case de la ligne «Afficher» pour les champs qui ne doivent pas figurer sur la feuille de réponses. Après enregistrement de la requête, les champs non affichés sont placés à droite dans la grille d'interrogation. Si des champs non affichés ne sont pas utilisés (critères, tri ) ils sont automatiquement supprimés à l enregistrement. La mise en place de critères permet de restreindre le nombre d enregistrements affichés dans la feuille de réponse. Le critère se définit à l'aide d'une expression, voir le chapitre LES EXPRESSIONS page 103. Texte Pour sélectionner uniquement les enregistrements correspondant au critère Pays est égal à France, la saisie peut s'effectuer de plusieurs manières : France, = France, "France", ="France", Quelle que soit l expression correcte entrée, Access la traduira par "France" Pour des recherches non exactes, il sera nécessaire d'utiliser les caractères génériques. Critère Traduction Résultat Franc* Comme "Franc*" France, Francia, Francette, Franck *les* Comme "*les*" Toutes les valeurs comportant les lettres les positionnées n importe où dans le champ. Nombres et Dates - Pour les champs de type Numérique, Monétaire ou NuméroAuto, seuls les chiffres suffisent. Ne pas inscrire les symboles et séparateurs. - Pour les dates, les saisir en abrégé, Access les délimitera de la façon suivante : 1/1/95 est traduit par #01/01/1995# Lorsque l on utilise la saisie de dates abrégées, Access interprète les dates comme suit : De 1/1/00 à 31/12/29 1/1/2000 à 31/12/2029 De 1/1/30 à 31/12/99 1/1/1930 à 31/12/1999

Initiation à Access2000 : LES REQUETES Les opérateurs Opérateurs de comparaison In (Dans) < Inférieur à > Supérieur à <= Inférieur ou égal à >= Supérieur ou égal à <> Différent Est Null Vide Est Pas Null Non vide Permet de faire un critère sur une liste de valeurs. - In("France";"Allemagne";"Italie") - In(100;1000) sélectionne les enregistrements dont le champ contient - In(#1/8/96#;#1/9/96#;#1/10/96#) une de ces trois valeurs. Entre Permet de faire un critère sur une plage de valeurs. Entre 1 Et 100 sélectionne les enregistrements dont la valeur pour ce champ est supérieure ou égale à 1 et inférieure ou égale à 100 Entre #1/1/98# Et #31/12/98# Sélectionne les enregistrements correspondants à l'année 1998. Les séparateurs de dates sont insérés automatiquement par Access. Les opérateurs logiques Les opérateurs OU et ET peuvent être utilisés dans les expressions, mais également au travers des différentes cellules de la grille d'interrogation. Critère ET dans un champ - Rechercher les enregistrements pour les employés embauchés en 1994. Critère ET dans plusieurs champs - Rechercher les enregistrements pour les employés embauchés à partir de 1993 et habitant Londres. Critère OU dans un champ - Rechercher les enregistrements pour les employés habitant soit à Londres soit à Tacoma.

Initiation à Access2000 : LES REQUETES Critère OU dans plusieurs champs - Rechercher les enregistrements pour les employés habitant soit à Toulouse soit dans une ville ayant un code postal supérieur à 31500. Placer le critère OU sur plusieurs lignes différentes. Critère OU et ET dans plusieurs champs - Rechercher les enregistrements pour les employés qui sont représentant ou qui sont des hommes. 5.6. ENREGISTRER UNE REQUETE - Cliquer sur le bouton de la barre d'outils, - Si la requête n'a jamais été enregistrée, lui donner un nom. Lors de la fermeture d'une requête non enregistrée, un message invite l'utilisateur à l'enregistrer. C'est la structure de la requête qui est enregistrée, le contenu de la feuille de réponses variant en fonction du contenu des tables. 5.7. EXECUTER UNE REQUETE L'exécution d'une requête consiste à afficher la feuille de réponse (requête de sélection ou d'analyse croisée) ou à agir sur les tables concernées (requêtes d'action). - Cliquer sur le bouton de la barre d'outils, - Passer en mode Feuille de Données ( bouton de la barre d'outils), - Sélectionner dans le menu REQUETE la commande EXECUTER. Pour interrompre une requête en cours d'exécution, appuyer sur les touches «CTRL» et «PAUSE». Le passage en mode Feuille de données n'exécute pas une requête action, il permet dans ce cas de visualiser les enregistrements pour lesquels l'action sera effectuée.

Initiation à Access2000 : LES REQUETES 5.8. LA FEUILLE DE REPONSES La requête ci-contre : Sélectionne dans une table CLIENTS, les clients habitant en France et affiche le nom, le contact et le numéro de téléphone de ces clients. obtenue est la suivante : La feuille de réponse Modifier les en-têtes de colonnes Afin d'améliorer la lecture des feuilles de réponses, il est possible de modifier les noms des colonnes. Les noms de champs demeurent intacts dans leurs tables respectives. Dans la requête en Mode Création - Positionner le curseur dans la colonne du champ dont on veut modifier l intitulé, - Cliquer sur le bouton Propriétés de la barre d outils, - Sélectionner la commande PROPRIETES du menu AFFICHAGE ou du menu contextuel, La fenêtre des propriétés apparaît, - Sélectionner l onglet «Général», - Dans la propriété Légende entrer le nouvel intitulé pour la colonne.

Initiation à Access2000 : LES REQUETES Modifier les formats d'affichage Les nombres, dates et texte sont affichés avec les mêmes paramètres que dans leur table respective. Il peut être nécessaire de modifier le format dans la feuille de réponses. Dans la requête en Mode Création - Positionner le curseur dans la colonne du champ dont on veut modifier l intitulé, Imprimer une requête - Cliquer sur le bouton Propriétés de la barre d outils, - Sélectionner la commande PROPRIETES du menu AFFICHAGE ou du menu contextuel, La fenêtre des propriétés apparaît, - Sélectionner l onglet «Général», - Dans la propriété Format, sélectionner le format voulu. Il est impossible d'imprimer la requête elle-même, seuls les enregistrements qui figurent dans la feuille de réponses peuvent l être. A Case de sélection de tous les enregistrements : - Cliquer pour imprimer tous les enregistrements. B Cases de sélection de chaque enregistrement : - Cliquer et faire glisser pour sélectionner un groupe d enregistrements. 5.9. LES OPERATIONS DANS LES REQUETES Après avoir collecté les données dans une feuille de réponses, il est possible de visualiser le résultat ou de l'imprimer. Mais il peut s'avérer utile parfois, d'obtenir en complément des données quantitatives. - Quel est le montant moyen des commandes? - Combien de clients n'ont pas régularisé leur compte? - Quel est le montant total des cotisations perçues au premier trimestre? Liste des fonctions disponibles Somme Moyenne Min Max Compte Ecartype Var Premier Dernier Calcule la somme des valeurs d'un champ. Calcule la moyenne des valeurs d'un champ. Détermine la plus petite valeur dans un champ. Détermine la plus grande valeur dans un champ. Calcule le nombre de valeurs non nulles dans un champ. Calcule l'écart-type des valeurs d'un champ. Calcule la variance des valeurs d'un champ. Donne la première valeur d'un champ pour les critères demandés. Donne la dernière valeur d'un champ pour les critères demandés.

Initiation à Access2000 : LES REQUETES Calcul de somme - Créer la requête avec les tables voulues, - Placer les champs voulus dans la grille d'interrogation, - Cliquer sur le bouton Opérations dans la barre d'outils, - Sélectionner dans le menu AFFICHAGE la commande OPERATIONS. Une ligne supplémentaire apparaît dans la grille d'opération. Elle se nomme Opération et comporte le terme «Regroupement» dans chacun des champs constituant la requête. Chaque cellule de cette ligne dispose d'une liste déroulante comportant tous les types d'opérations. - Choisir le type d'opération à appliquer pour le champ souhaité, - Entrer les critères et les tris nécessaires, - Exécuter la requête. La requête ci-contre affiche le nombre total d'articles en stock pour chaque catégorie de produits. Des en-têtes reprenant les types d'opérations apparaissent sur la feuille des réponses. Calcul du nombre d'enregistrements L'exemple ci-contre affiche les pays pour lesquels il existe plus de 2 fournisseurs.

Initiation à Access2000 : LES REQUETES Utilisation de l'opération OU Lorsque l'on veut regrouper pour obtenir des résultats sur des groupes d'enregistrements, ceux-ci s'effectuent en ligne. Pour que deux enregistrements soient regroupés, il faut que toutes les valeurs des champs affichés dans la requête soient identiques. L'opération OU permet de faire intervenir le champ en tant que champ de critères mais de l'ignorer pour le regroupement. Cette requête calcule pour chaque pays dans lequel des clients ont passé des commandes, le nombre total de commandes et la somme des quantités commandées pour l année 1996. L image ci-contre montre un extrait de la feuille de réponse. Pour calculer sur la totalité des enregistrements d'une table, seuls les champs avec les opérations de calcul doivent apparaître dans la requête. 5.10. CHAMPS CALCULES Il est possible d'afficher dans une feuille de réponse, le résultat de calcul sur des champs présents dans les tables sur lesquelles sont basées la requête en créant des Champs calculés. - Dans la grille de création, sur la ligne Champ d'une colonne vide, - Saisir l'intitulé de la colonne suivi de deux-points (:), - Saisir l'expression de calcul. Le bouton de la barre d'outils permet d'afficher le Générateur d'expression qui peut aider à mettre en place une formule de calcul (voir dernier chapitre). Si aucun intitulé ne précède la formule, la colonne sera intitulé "Exp N".

Initiation à Access2000 : LES REQUETES Cette requête affiche dans une colonne intitulée "Employé", le nom et le prénom et dans une colonne "Ancienneté", leur ancienneté calculée en années. Les employés sont triés par ordre alphabétique croissant de leur nom. L'opérateur & est utilisé pour concaténer des chaînes de caractères. La fonction Date() renvoie la date système. La fonction Année appliquée à une date, retourne l'année sur 4 chiffres. Les noms de champ utilisés dans une expression doivent être obligatoirement encadrés par des crochets lorsqu'ils comportent des espaces. 5.11. LES REQUETES PARAMETREES Ces requêtes sont identiques aux précédentes, mais permettent en plus de solliciter des critères de sélection comme paramètres. Cette solution envisageable pour des sélections fréquemment utilisées, mais dont une information sélective doit changer. - Créer une requête Sélection, - Sur la ligne Critère du champ, à utiliser en paramètre, entrer un nom de paramètre entre crochets [ ], Le texte mis entre crochets apparaîtra dans une boîte de saisie, il doit donc être suffisamment explicite et indiquer à l'utilisateur quelle donnée saisir. Cette requête permet d'afficher le nombre de commandes pour une ville de livraison précise. Lors de l'exécution ou de l'affichage en mode Feuille de données, une boîte de dialogue s affiche, sollicitant la valeur du paramètre, Dans la feuille de réponses apparaissent les enregistrements correspondant à la ville de livraison spécifiée.

Initiation à Access2000 : LES REQUETES Type de données des paramètres Cette opération n est pas obligatoire. Elle doit être utilisée uniquement pour vérifier la validité des données saisies par l utilisateur. Si un paramètre de type Date/Heure est spécifié, Access vérifiera la validité de la date saisie par l'utilisateur. Cela permet d'éviter les erreurs d'exécution. - Dans la requête en mode Création, - vrir le menu REQUETE et choisir la commande PARAMETRES, - Entrer le nom du paramètre (tel qu'il apparaît dans la zone Critères de la requête, - Préciser le type de données. Si vous avez entré des paramètres dans la boîte de dialogue «Paramètres de la requête», la suppression des paramètres dans la grille de la requête n a aucune influence sur le contenu de cette boîte. A l exécution de la requête, Access réclame toujours une valeur pour le paramètre. Il convient donc de supprimer aussi le paramètre dans la boîte de dialogue «Paramètres de la requête» en supprimant le nom du paramètre. 5.12. LES REQUETES D'ANALYSE CROISEE Ce type de requête permet de présenter une feuille de réponses dans un format plus compact, facilitant les comparaisons de données par catégories. La feuille obtenue à partir d'une analyse croisée est en fait un tableau à double entrée avec pour en-tête de colonnes et de lignes, des valeurs de champ. - Créer la requête en ajoutant les tables désirées, - Placer les champs voulus dans la grille d'interrogation, - Sélectionner dans le menu REQUETE la commande ANALYSE CROISEE, - Utiliser la liste des types de requêtes de la barre d outils. Deux lignes supplémentaires apparaissent dans la grille d'opération. La première est celle des Opérations précédemment décrite, la seconde se nomme Analyse. - Champ(s) à déclarer en ligne : - Sélectionner Ligne dans la liste Analyse et Regroupement dans la liste Opérations, - Champ à déclarer en colonne : - Sélectionner Colonne dans la liste Analyse et Regroupement dans la liste Opérations, - Champ de données servant à remplir le tableau : - Sélectionner Valeur dans la liste Analyse et sélectionner l opération voulue dans la liste Opérations, - Exécuter la requête.

Initiation à Access2000 : LES REQUETES Comparons ci-dessous les résultats d'une requête Sélection et d'une autre en analyse croisée, pour les mêmes informations et critères. Requête Sélection Extrait de la feuille de réponse. Requête Analyse croisée Extrait de la feuille de réponse 5.13. LES REQUETES ACTION Les requêtes Action permettent d'effectuer des calculs et des mises à jour sur des enregistrements sélectionnés. L'utilité de telles requêtes sera la création ou la mise à jour rapide de tables. En effet, les requêtes Sélection permettent de visualiser des données, de les modifier éventuellement et ponctuellement. Alors que les requêtes Action modifient automatiquement tous les enregistrements sélectionnés. Une confirmation sera demandée à chaque exécution d'une requête Action. Nous vous conseillons de toujours créer une requête Sélection, puis d'en visualiser les résultats, avant de la transformer en requête action. - Créer d abord une requête sélection, - Tester la requête, - La transformer ensuite en requête action.

Initiation à Access2000 : LES REQUETES Les différents types de requêtes sont identifiables grâce à leur icône dans la liste Base de Données. - REQUETE SELECTION : Affiche les enregistrements dans une feuille - REQUETE CREATION DE TABLE : Permet de générer de nouvelles tables à partir des enregistrements obtenus. - METTRE A JOUR UNE REQUETE : Modifie les données d'un groupe d'enregistrements. - REQUETE AJOUT : Ajoute un groupe d'enregistrements à une table. - SUPPRIMER UNE REQUETE : Supprime les enregistrements d'une ou plusieurs tables. Changer le type de la requête Création de Tables - vrir la requête en mode Création, - Sélectionner dans le menu REQUETE la commande correspondant au type de requête à créer. - Cliquer sur la liste Type de requête de la barre d'outils. - Créer la requête de sélection, - Vérifier la validité de la feuille de réponse, - Sélectionner dans le menu REQUETE la commande CREATION DE TABLE, - Compléter la boîte de dialogue «Création de table». Un nom identique à celui d'une table déjà existante, peut être spécifié si l'on souhaite remplacer les données qu elle contient avec les données issues de la requête. Lors de l'exécution, si la table à créer existe déjà, elle est supprimée puis recréée avec les données actuelles. Requête de mise à jour Une requête Mettre à jour une requête est utilisée lorsque l on veut modifier de façon rapide et homogène un groupe d enregistrements. Une ligne Mise à jour apparaît dans la grille d'interrogation. - Entrer sur cette ligne, pour le ou les champs concernés, la nouvelle valeur ou l expression la produisant. Dans l'exemple ci-contre, tous les produits dont le prix unitaire est supérieur à 1000 F subiront une augmentation de 10 %.

Initiation à Access2000 : LES REQUETES Requête de suppression Une requête Supprimer une requête permet de supprimer des enregistrements d une ou de plusieurs tables liées en fonction de certains critères. - Faire glisser l'astérisque (*) de la table concernée dans la grille d'interrogation et choisir le terme A partir de dans la ligne Supprimer. - Ajouter une colonne champ décrivant le critère de suppression. Le terme Où apparaît sur la ligne Supprimer. Dans l'exemple, on supprime de la table des commandes, toutes celles destinées à l Italie. Si l'on a défini des relations entre des tables et que des enregistrements connexes existent, la suppression ne pourra être réalisée, un message d'erreur s'affiche. Il sera nécessaire de supprimer d'abord les enregistrements liés. Vous pouvez utiliser une seule requête de suppression pour supprimer les enregistrements de plusieurs tables ayant une relation un-à-un, ou de plusieurs tables ayant une relation un-à-plusieurs si l option Effacer en cascade les enregistrements correspondants est active pour la relation. 5.14. ASSISTANT DE CREATION DE REQUETE - Dans la fenêtre «Base de données», - Activer le groupe d'objets Tables, - Cliquer sur le bouton, Requête simple : Requête Analyse croisée : Requête Trouver les doublons : Requête de non correspondance : Requête basée sur une ou plusieurs tables. Les critères peuvent être définis en modifiant la requête. Présente les données avec le format d'une feuille de calcul, avec des étiquettes de lignes et de colonnes comme un tableau de synthèse. Permet de rechercher les enregistrements ayant des valeurs identiques sur un ou plusieurs champs dans une table. Permet de rechercher tous les enregistrements d une table qui ne sont pas liés à d autres enregistrements d une table destination.

Initiation à Access2000 : LES REQUETES Un double clic sur lance l'assistant Requête simple. Exemple de requête simple Dans la zone «Tables/Requêtes», Sélectionner une table ou une requête comportant les champs qui doivent apparaître dans la requête. Les champs de la requête doivent apparaître dans la liste «Champs sélectionnés» Le bouton > passe le champ sélectionné. Le bouton >> passe l'ensemble des champs. Si la requête nécessite des champs de plusieurs tables, - Procéder comme précédemment pour chaque table et champs nécessaires. Lorsqu'on sélectionne des champs de plusieurs tables, il est nécessaire que ces tables soient en relation. - Cliquer sur le bouton Suivant,

Initiation à Access2000 : LES REQUETES Les informations demandées peuvent être listées en détail, Regroupées pour obtenir des calculs de synthèse. Les calculs de synthèse ne sont possible que lorsque des champs de type numérique sont inclus dans la requête. - Cocher les cases correspondant au(x) calcul(s) à effectuer. - Cliquer sur OK. La dernière étape de l'assistant consiste à nommer la requête et à choisir son mode d'ouverture. Pour modifier la requête générée automatiquement, passer en mode Création puis apporter les modifications nécessaires : Tri, paramètres, fonctions de regroupement

Initiation à Access2000 : LES FORMULAIRES 6. LES FORMULAIRES 6.1. PRESENTATION Le formulaire est un écran personnalisé permettant de créer, modifier, imprimer ou consulter des données issues des tables de la base de données en cours d'utilisation. Très utile pour ajouter ou modifier fréquemment les données dans une table, il offre un espace de travail plus convivial que la feuille de données. Simples d utilisation et pratiques, les formulaires incorporent également la possibilité d'inclure des images, des graphiques, des calculs, des messages, des dessins, des couleurs et des effets d'ombre. Il existe trois méthodes à votre disposition, pour créer des formulaires : - L'Assistant : Guide permettant de définir son formulaire à partir d'exemples et de questions. - Les formulaires instantanés : Créés directement sur le style défini dans l Assistant. - Les outils : Permettant de définir personnellement le type et les caractéristiques des objets à intégrer. Les informations apparaissant dans un formulaire, sont en fait placées dans des contrôles. Ceux-ci sont associés aux champs de la table ou de la requête source du formulaire ou indépendant (Texte, graphismes ou contrôles calculés). 6.2. CREATION D UN FORMULAIRE - Afficher la boîte de dialogue «Base de données», - Activer les objets Formulaires, - Cliquer sur le bouton Nouveau, La boîte de dialogue «Nouveau formulaire» s affiche, - Sélectionner l'option voulue, - Sélectionner la table ou la requête sur laquelle sera basée le formulaire, - Cliquer sur le bouton OK. - Le Mode création affiche un formulaire vierge qui sera entièrement mis en forme par l utilisateur. Il est utilisé pour construire des formulaires de menus ou servant de base à l'exécution de requêtes.

Initiation à Access2000 : LES FORMULAIRES Assistant formulaire - Les Assistants guident l utilisateur dans la définition et la mise en forme des formulaires, - Les Formulaires instantanés sont générés à partir de la totalité des champs de la table ou de la requête et suivant la dernière mise en forme utilisée dans l Assistant. Dans la boîte de dialogue «Nouveau formulaire», - Sélectionner l option Assistant formulaire, - Double-cliquer sur dans la liste des objets, - Sélectionner la table ou la requête servant de base pour le formulaire, Etape 1 : Sélection des champs Dans la zone «Tables/Requêtes», - Sélectionner la table ou la requête contenant les champs à afficher dans le formulaire, Dans la liste «Champs disponibles» - Double-cliquer sur les champs qui seront affichés dans le formulaire, - Utiliser les boutons de la partie centrale. - Procéder de même si vous désirez ajouter des champs provenant de plusieurs tables liées. Si vous avez sélectionné des champs provenant de plusieurs tables, Access demande la façon dont il doit présenter les données. - Choisir par Catégories pour visualiser pour chaque catégorie, le détail des produits sous forme de sous-formulaire (interne) ou de formulaire attaché (accessible depuis un bouton). - Choisir par Produits pour visualiser les données demandées dans un formulaire simple. Formulaires attachés et sousformulaires sont détaillés plus loin dans ce chapitre.

Initiation à Access2000 : LES FORMULAIRES Etape 2 : Présentation du formulaire Colonne simple - Sélectionner une des options de présentation proposées, certaines ne sont pas disponibles si le formulaire contient des données provenant de plusieurs tables ou requêtes. Tabulaire Les champs sont présentés les uns en dessous des autres. On ne visualise qu'un enregistrement à la fois Feuille de données Les champs sont présentés les uns à côté des autres. On visualise les enregistrements en ligne, les uns à la suite des autres. Justifié Le formulaire à l'aspect d'une feuille de données avec les colonnes et les lignes. Les champs et leur étiquette sont affichés les uns à la suite des autres de façon à remplir le formulaire dans sa largeur et sa hauteur. Etape 3 : Style du formulaire - Sélectionner une des options de mise en forme proposées, Le style de mise en forme retenu devient le style de base pour les formulaires instantanés créés par la suite.

Initiation à Access2000 : LES FORMULAIRES Etape 4 : Titre du formulaire - Taper un titre pour le formulaire, ce dernier apparaîtra dans l en-tête du formulaire, - Sélectionner l option vrir le formulaire pour visualiser le formulaire, - Sélectionner l option Modifier la structure du formulaire pour le personnaliser. partir de la table Client Colonne simple Justifié Exemples de formulaires obtenus à Tabulaire Feuille de données

Initiation à Access2000 : LES FORMULAIRES Formulaires instantanés Les formulaires instantanés sont constitués de tous les champs de la table ou de la requête source et sont construits sur le dernier style utilisé dans l assistant, style Standard par défaut. - Dans la fenêtre «Base de données» - Sélectionner la table ou la requête voulue, - Cliquer sur le bouton pour générer un formulaire en colonne simple. - Cliquer sur l onglet «Formulaires», - Cliquer sur le bouton Nouveau, Dans la boîte de dialogue «Nouveau formulaire», - Sélectionner une des options de Formulaire instantané, - Sélectionner la table ou la requête servant de base pour le formulaire. Les différents types de formulaires sont détaillés dans le chapitre consacré à la création de formulaires à l'aide de l'assistant. Formulaire graphique L assistant graphique permet de créer des formulaires contenant un graphique créé à partir des données de la table ou de la requête spécifiée. Dans la boîte de dialogue «Base de données», - Activer les objets Formulaires, - Cliquer sur le bouton Nouveau, - Sélectionner l option Assistant graphique, - Sélectionner la table ou la requête servant de base pour le formulaire, L Assistant Graphique démarre, Etape 1 : Sélection des champs qui seront utilisés pour la création du graphique - Sélectionner les champs contenant les données numériques mais aussi les champs qui contiennent les données qui composeront la légende ou les étiquettes de l axe des abscisses. La requête sur laquelle est basé cet exemple utilise les données suivantes : EMPLOYES : Nom COMMANDES : An (champ calculé à partir de la date de commande) Requête SOUS TOTAUX COMMANDES : SousTotal

Initiation à Access2000 : LES FORMULAIRES Etape 2 : Choix du type de graphique - Sélectionner un type de graphique parmi ceux proposés, Etape 3 : Agencement des lignes et colonnes Pour modifier, - Faire glisser le champ depuis la liste de droite vers son nouvel emplacement, Série ou Axe. Access utilise par défaut la fonction de synthèse Somme, - Double-cliquer sur le champ figurant dans la zone Données pour la modifier. - Sélectionner la fonction voulue. - Cliquer sur le bouton OK.

Initiation à Access2000 : LES FORMULAIRES - Le bouton Aperçu du graphique permet de visualiser le résultat obtenu, - Cliquer sur le bouton Fermer pour quitter l Aperçu et revenir à l assistant. Etape 4 : Titre et légende - Taper le titre pour le graphique, - Préciser l affichage ou non d une légende, - Opter pour la visualisation ou la modification du graphique. AUTOMATIQUE 6.3. FORMAT Cette commande permet d appliquer un format automatique de mise en forme sur un formulaire mais aussi de créer de nouveaux formats basés sur les mises en forme effectuées par l utilisateur sur le formulaire actif. - Sélectionner dans le menu FORMAT la commande FORMAT AUTOMATIQUE, - Cliquer sur le bouton de la barre d outils Formulaire, La boîte de dialogue «Format automatique» s affiche, - Sélectionner un format dans la liste, La partie droite montre l aspect du format sélectionné. - Cliquer sur le bouton OK.

Initiation à Access2000 : LES FORMULAIRES - Cliquer sur le bouton Options pour afficher dans la partie basse de la fenêtre les champs d application du format, - Décocher les cases voulues pour que le format appliqué n affecte pas la mise en forme de ces éléments. - Cliquer sur le bouton Personnaliser pour créer, modifier ou supprimer un format, Dans la zone «Options de personnalisation», sélectionner l option voulue, - Créer un nouveau format basé sur la mise en forme du formulaire actif, - Modifier le format actuel en prenant en compte les modifications de mise en forme apportées au formulaire actif, - Supprimer le format actuel. Dans le cas d une création de format automatique, une boîte de dialogue s affiche en vue de la saisie du nom du nouveau format. 6.4. LES BARRES D'OUTILS ASSOCIEES AUX FORMULAIRES Barre d outils du mode Création Barre d outils du mode Formulaire 6.5. MODE CREATION

Initiation à Access2000 : LES FORMULAIRES Que l'on ait utilisé l'assistant ou créé un formulaire vierge, il est souvent nécessaire de modifier le contenu ou l'aspect des éléments du formulaire. Ces manipulations s'effectuent en mode Création. Mode Création Sélection des contrôles - Avant de manipuler un contrôle ou un objet, il est impératif de le sélectionner en cliquant dessus. En cliquant sur la zone de texte, des petites poignées noires apparaissent autour du champ, tandis que des grandes poignées noires apparaissent en haut à gauche de l'étiquette et du champ. En cliquant sur l'étiquette du contrôle, des petites poignées noires apparaissent autour de l'étiquette, tandis que des grandes poignées noires apparaissent en haut à gauche de l'étiquette et du champ. - Pour sélectionner plusieurs contrôles en même temps, cliquer à l'extérieur du groupe et faire glisser la souris afin d'entourer tous les contrôles, puis lâcher le bouton de la souris. - Pour sélectionner des contrôles non adjacents ou se chevauchant, maintenir la touche «MAJUSCULE» enfoncée et cliquer sur chacun des contrôles. La touche «MAJUSCULE» peut aussi être utilisée pour désactiver la sélection. - Pour sélectionner des contrôles disposés en colonne, positionner le pointeur au niveau de la règle au dessus des contrôles à sélectionner (Œ) puis cliquer. - Pour sélectionner des contrôles disposés en ligne, positionner le pointeur au niveau de la règle à gauche des contrôles à sélectionner (Ł) puis cliquer. Les petites poignées permettent de modifier les dimensions des éléments sélectionnés, tandis que les grandes permettent de les déplacer.

Initiation à Access2000 : LES FORMULAIRES La grille et les règles Grille Lorsqu un formulaire est en mode Création, une grille est utilisée lors du déplacement ou de la modification des dimensions d un contrôle. Lorsque l alignement de la grille est actif, le déplacement de la souris amène le contrôle déplacé vers le point de la grille le plus proche. Pour des déplacements précis, il est nécessaire de désactiver l alignement sur la grille. - Sélectionner dans le menu FORMAT la commande ALIGNER SUR LA GRILLE. L alignement sur la grille est actif lorsque la commande est précédée d une coche. L affichage ou le masquage de la grille se fait par la commande GRILLE du menu AFFICHAGE. Règles Les règles permettent de positionner les différents éléments du formulaire et de régler la taille (hauteur et largeur) du formulaire ou des différents contrôles. L affichage ou le masquage des règles se fait par la commande REGLE du menu AFFICHAGE. Déplacement des contrôles Déplacement du contrôle et de l étiquette - Activer le contrôle, - Positionner le pointeur au niveau du contrôle, lorsque le pointeur prend la forme d une main ouverte, faire glisser le contrôle jusqu'à la position finale. Déplacement du contrôle ou de l étiquette - Activer le contrôle, - Pour déplacer uniquement le contrôle ou l étiquette, placer le pointeur de la souris sur la poignée dans le coin supérieur gauche (le pointeur prend la forme d une main avec un doigt pointé), faire glisser jusqu'à la position finale. Pendant le déplacement, si la touche «MAJUSCULE» est enfoncée, il sera possible de conserver un déplacement des éléments sur un même axe. Alignement Pour aligner plusieurs contrôles les uns par rapport aux autres, - Sélectionner les contrôles à aligner, - Sélectionner dans le menu FORMAT le sous-menu ALIGNER puis sélectionner une des commandes suivantes, - GAUCHE aligne l ensemble des contrôles sélectionnés sur celui placé le plus à gauche. - DROITE aligne l ensemble des contrôles sélectionnés sur celui placé le plus à droite. - HAUT aligne l ensemble des contrôles sélectionnés sur celui placé le plus haut. - BAS aligne l ensemble des contrôles sélectionnés sur celui placé le plus bas. - SUR LA GRILLE aligne l ensemble des contrôles sélectionnés sur le point de la grille le plus proche.

Initiation à Access2000 : LES FORMULAIRES Espacement Pour modifier l espacement vertical ou horizontal entre plusieurs contrôles sélectionnés, - Sélectionner dans le menu FORMAT le sous-menu ESPACEMENT HORIZONTAL ou le sous-menu ESPACEMENT VERTICAL puis sélectionner une des commandes suivantes, - EGALISER, l espacement entre les contrôles est identique. - AUGMENTER, l espacement entre les contrôles est augmenté. - DIMINUER, l espacement entre les contrôles est réduit. Activer plusieurs fois la commande jusqu'à obtention de l espacement voulu. Taille - Pour modifier la taille d un contrôle, placer le pointeur sur une des poignées entourant le contrôle sélectionné, puis faire glisser la souris jusqu'à obtention de la taille voulue. - Sélectionner dans le menu FORMAT le sous-menu TAILLE puis sélectionner une des commandes suivantes, - AU CONTENU ajuste la taille des contrôles sélectionnés à leur contenu. - A LA GRILLE ajuste la taille du contrôle sélectionné au point de la grille le plus proche. - AU PLUS GRAND ajuste la taille (hauteur) des contrôles sélectionnés par rapport au plus grand. - AU PLUS PETIT ajuste la taille (hauteur) des contrôles sélectionnés par rapport au plus petit. - AU PLUS LARGE ajuste la taille (largeur) des contrôles sélectionnés par rapport au plus large. - AU PLUS ETROIT ajuste la taille (largeur) des contrôles sélectionnés par rapport au plus étroit. Copie - Sélectionner le contrôle à copier, - vrir le menu EDITION et choisir la commande DUPLIQUER, - Placer le contrôle dupliqué à l'endroit voulu. En sélectionnant à nouveau la commande DUPLIQUER, le contrôle est reproduit avec un déplacement relatif. Vous pouvez utiliser aussi les commandes COPIER et COLLER du menu EDITION. Suppression - Sélectionner le contrôle à supprimer, - Appuyer sur la touche «SUPPR». - vrir le menu EDITION et choisir la commande SUPPRIMER.

Initiation à Access2000 : LES FORMULAIRES Mise en forme La mise en forme d un contrôle concerne l aspect du contrôle lui-même mais aussi l aspect du texte ou des données qu il affiche. La mise en forme peut être réalisée globalement par les formats automatiques ou individuellement par l intermédiaire de la barre d outils de mise en forme associée au mode Création des formulaires. Mise en forme conditionnelle La mise en forme conditionnelle permet d'appliquer une mise en forme particulière lorsque le contrôle affiche une valeur répondant à des conditions spécifiques. - Sélectionner le(s) contrôle(s), - Sélectionner dans le menu FORMAT la commande MISE EN FORME CONDITIONNELLE, Dans la zone «Format par défaut», - Définir les éléments de mise en forme de base du contrôle. Dans la zone «Condition1» - Sélectionner une des options suivantes : Valeur du champ Applique le critère défini dans les zones suivantes sur le contenu du contrôle. Expression Le critère entré est une expression (voir dernier chapitre). Contrôle activé Les éléments de mise en forme définis sont appliqués au contrôle lorsque celui-ci est activé. - Sélectionner un opérateur de comparaison, - Saisir la ou les valeurs de comparaison. Pour ajouter d'autres critères (Jusqu'à trois critères reliés par un ET), cliquer sur le bouton Ajouter. Pour supprimer un ou plusieurs critères, cliquer sur le bouton Supprimer.

Initiation à Access2000 : LES FORMULAIRES 6.6. AJOUT DE CONTROLES Il est toujours utile de créer ou d'ajouter des contrôles à un formulaire ou même de remplacer un type de contrôle par un autre. Les contrôles peuvent être dépendants, indépendants ou calculés. Dépendants Indépendants Calculés - Ces contrôles affichent les données de la table ou de la requête source du formulaire. - Ils servent à afficher, saisir et mettre à jour des valeurs dans les champs. - Ces contrôles affichent des informations diverses. - Ils ne sont ni associés à des champs, ni à des expressions. Ils servent à afficher des textes informatifs, des éléments graphiques. - Ces contrôles affichent des données générées à partir d'une expression. - Ils sont associés à une expression commençant par le signe =. Ajout de contrôle dépendants - vrir le formulaire en mode Création, - Cliquer sur le bouton Liste des champs dans la barre d'outils, - Sélectionner dans le menu AFFICHAGE la commande LISTE DES CHAMPS, - Cliquer sur le(s) champ(s) à ajouter au formulaire, - Faire glisser la sélection jusqu'au formulaire, Pour un champ donné, une zone de texte et une étiquette placée à sa gauche sont créées automatiquement. Ajout de contrôle indépendants ou calculés Utilisez les outils de la boîte à outils pour insérer dans vos formulaires ou vos états des contrôles indépendants ou calculés. Pour créer un contrôle indépendant ou calculé, sélectionner un outil de la palette d'outils puis tracer les limites du contrôle sur le formulaire. Cette boîte s'ouvre automatiquement avec un formulaire en mode de création.

Initiation à Access2000 : LES FORMULAIRES Lorsque la boîte d outils n apparaît pas, - Sélectionner dans le menu AFFICHAGE la commande BOITE A OUTILS, Insertion de texte - Cliquer sur le bouton de la barre d outils. - Sélectionner l'outil Intitulé de la boîte à tils, - Cliquer dans le formulaire à l'endroit où l'on désire insérer du texte. - Saisir le texte voulu. - Utiliser la barre d'outils de mise en forme pour la présentation du texte. Celle-ci se fait sur l'ensemble du texte. Pour écrire sur plusieurs lignes, appuyer sur la combinaison de touches «CTRL» + «ENTREE» pour générer une nouvelle ligne de texte. Insertion d'objets indépendants Un objet indépendant peut être affiché sur le formulaire, et ceci sans rapport avec les enregistrements affichés, modifiés ou saisis (logo d'une société par exemple). - vrir le formulaire en mode Création, - Cliquer sur l'outil Objet indépendant dans la boîte à outils, - Tracer le cadre de l'objet dans le formulaire, Créer nouveau - Sélectionner le type d'objet voulu, - Valider puis créer ou afficher l'objet à partir de l'application source, - Quitter l'application source en validant la mise à jour. A partir d'un fichier - Cliquer sur le bouton Parcourir pour sélectionner le fichier dans l'arborescence. Images Un objet indépendant peut être copié, collé, déplacé ou redimensionné. Pour modifier un objet de type OLE, il suffit de double-cliquer dessus pour accéder à l'application source qui a servi à le créer. - Cliquer sur le bouton de la boîte à outils, - Cliquer à l'endroit d'insertion, - Dans la boîte de dialogue «Insérer une image», - Sélectionner le fichier graphique dans l'arborescence.

Initiation à Access2000 : LES FORMULAIRES Pour modifier la taille de l'image, - Activer l'image, - Utiliser les poignées pour la redimensionner. Pour modifier les paramètres d'affichage, - Afficher les propriétés de l'image, Dans l'onglet «Format» et dans la propriété Mode d'affichage, - Découpage La taille de l'image est indépendante de la taille de l'objet dans le formulaire. - Echelle La taille de l'image est modifiée en même temps que la taille de l'objet. - Zoom La taille de l'image est modifiée en même temps que la taille de l'objet mais elle reste proportionnelle à l'image d'origine, pas de déformation. Groupes, cases et boutons Il y a trois types de boutons dont les fonctions sont identiques et qui peuvent être insérés dans un formulaire. Case à cocher : Case d'option : Bouton bascule : Le nom du champ associé figure à côté de la case à cocher. Le nom du champ associé figure à côté de la case d'option. Le nom du champ ou une image Bitmap se trouve à l'intérieur du bouton. Ces contrôles renvoient des valeurs de type numérique, il faut en tenir compte si ces contrôles doivent servir à la mise à jour d'un champ. Les cases et les boutons sont souvent regroupés à l'intérieur d'un cadre, nommé groupe d'options. Dans ce cas, une seule des cases ou boutons peut être activé. Création d'un groupe d'options - Cliquer sur l'outil, - Tracer un cadre définissant la zone qui contiendra les différentes options, - Cliquer sur l outil, ou, - Cliquer à l intérieur du cadre du contrôle Groupe d options, celui-ci se noircit pour montrer que le contrôle fera partie du groupe. - Recommencer pour définir l ensemble des options du groupe.

Initiation à Access2000 : LES FORMULAIRES Lorsqu une option est sélectionnée dans un groupe d options, la valeur renvoyée est une valeur numérique fonction de l'ordre de création de l option dans le groupe. Le premier contrôle (Terre) renvoie la valeur 1, le second (Mer) la valeur 2 et le dernier (Rail) la valeur 3. Ces valeurs peuvent être modifiées dans les propriétés respectives des contrôles. Utilisation de l'assistant Un assistant vous permet de définir les différentes options du groupe, de spécifier les valeurs renvoyées ainsi que l'apparence des options du groupe. - Vérifier que l'assistant contrôle est activé, - Cliquer sur l'outil, - Cliquer dans le formulaire à l'endroit d'insertion. - Suivre les différentes étapes de l'assistant. 6.7. LIENS HYPERTEXTE Un lien hypertexte permet d accéder à des objets de la base de données, à une page Web créé dans Access, à des documents sur un Intranet (réseau interne à l entreprise) ou sur un Internet (réseau mondial). Vous pouvez créer un champ dans une table destinée à recevoir des adresses de lien hypertexte ou créer des liens hypertexte sur des contrôles de formulaires Bouton de commande, Image et Etiquette. Entrer l adresse du lien hypertexte pour un enregistrement - En mode Feuille de données ou Formulaire, - Cliquer dans la zone de saisie correspondant au champ Lien hypertexte, - Cliquer sur le bouton Lien hypertexte, Dans la colonne de gauche, sélectionner le type de lien, La partie droite de la fenêtre se modifie en fonction du type de lien choisi. - Fichier ou Page Web existante pour insérer un lien vers un fichier quelconque ou vers la page d'un site. - Objet dans cette base de données affiche la liste de tous les objets existants dans la base de données.

Initiation à Access2000 : LES FORMULAIRES - Créer une nouvelle page permet de créer un nouveau document (cela peut-être un fichier Word, Excel ) en spécifiant par exemple le chemin d'accès et le nom d'un modèle de document. - Adresses de messagerie permet d'ouvrir la fenêtre de création d'un nouveau message, l'adresse spécifiée apparaît dans la zone Destinataire. Si vous utilisez le bouton dans un formulaire en mode création, un nouveau contrôle de type Etiquette est inséré dans le formulaire. Son comportement est le même que précédemment mais il est identique quel que soit l'enregistrement actif. 6.8. PAGES ET ONGLETS Contrôle Onglet Les différentes pages sont intégrées dans un seul contrôle. Pour passer d'une page à l'autre, il suffit de cliquer sur l'un des onglets. - Créer au besoin la requête rassemblant toutes les informations que l on veut afficher sur l ensemble des pages du formulaire, - Créer un formulaire vierge (Mode Création), - Sélectionner le contrôle Onglet dans la boîte à outils, - Cliquer sur le formulaire pour insérer le contrôle. Un objet apparaît comportant deux pages repérées par des onglets. Les poignées matérialisent la sélection du contrôle complet. - Cliquer sur l onglet de la page sur laquelle on veut ajouter des contrôles, - Cliquer sur le bouton Liste des champs, - Faire glisser les contrôles voulus vers la page. - Procéder de même pour la seconde page. Modifier le nom d un onglet - Afficher les propriétés de la page par un double-clic sur l'onglet de la page, - Dans l'onglet «Format» et la propriété Légende, spécifier le nom de l onglet.

Initiation à Access2000 : LES FORMULAIRES Gestion des onglets (pages) du formulaire - vrir le menu contextuel en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le formulaire, - Sélectionner la commande : - INSERER UNE PAGE pour ajouter un onglet à la suite de ceux existants. - SUPPRIMER LA PAGE pour supprimer la page active - ORDRE DES PAGES pour modifier l ordre d apparition des onglets, Utiliser la boîte de dialogue ci-contre pour ordonner les pages. Modifier l apparence des pages Le contrôle onglet est un tout et les pages ne peuvent être personnalisées individuellement. - Activer le contrôle Onglet en cliquant dans l'espace à droite des onglets des pages, - Afficher les propriétés du contrôle par un double-clic, le menu contextuel ou, - Affecter les valeurs voulues aux propriétés de l onglet «Format». Vous pouvez modifier la couleur de fond des pages, en modifiant la couleur de fond de la section Détail du formulaire et en affectant la valeur Transparent à la propriété Style fond du contrôle Onglet. Contrôle Saut de page Un contrôle Saut de page marque une rupture horizontale entre les contrôles d'un formulaire. Les touches «PAGE PRECEDENTE», «PAGE SUIVANTE» font défiler le formulaire jusqu'à la page précédant ou suivant le contrôle Saut de page. - vrir le formulaire en mode Création. - Sélectionner le contrôle Saut de page dans la boîte à outils, - Cliquer sur le formulaire à l endroit voulu pour insérer le saut de page. Access indique le saut de page sur le bord gauche du formulaire par un petit trait en pointillés. Utiliser la règle verticale pour créer des pages de taille identique. Un saut de page est actif en mode Formulaire uniquement lorsque la propriété Affich par défaut est définie sur Mode simple.

Initiation à Access2000 : LES FORMULAIRES 6.9. SOUS FORMULAIRES ET FORMULAIRES ATTACHES Un sous-formulaire est un formulaire inséré dans un formulaire principal et permettant de représenter les données d une autre table liée à la table du formulaire principal par une relation «Un à plusieurs». Les données du formulaire principal sont affichées en colonne, tandis que celles du sous-formulaire sont affichées de préférence sous forme tabulaire ou feuille de données. Un formulaire attaché est un formulaire indépendant qui s affiche et présente les données de la table liée (pour l enregistrement actif d un formulaire) lors du clic sur un bouton. Lorsque l'on utilise l'assistant pour la création de formulaire et que l'on sélectionne des champs de plusieurs tables liées, Access propose d'afficher les données de la table côté plusieurs sous forme de sous-formulaire ou de formulaire attaché. (Voir page 65) Insertion d'un sous formulaire - Créer le formulaire principal, - Créer le formulaire qui sera inséré dans le formulaire principal (sous-formulaire), - Enregistrer les formulaires, - Fermer tous les objets ouverts - vrir le formulaire principal en mode Création, - Sélectionner dans le menu FENETRE la commande MOSAIQUE VERTICALE, Les fenêtres «Base de données» et du formulaire sont affichées l'une à côté de l'autre, - Dans la fenêtre «Base de données», activer les objets Formulaires, - Faire glisser le sous-formulaire à l'intérieur du formulaire principal.

Initiation à Access2000 : LES FORMULAIRES Lors de l'insertion du sous-formulaire, si les champs de jointure portent le même nom, Access met à jour deux propriétés du sous-formulaire. Ainsi en mode formulaire, les données du sous-formulaire sont mises à jour lorsque l'on change d'enregistrement sur le formulaire principal. Si ce n'est pas le cas : - Dans le formulaire principal en mode Création, - Cliquer sur le sous-formulaire pour l'activer, - Cliquer sur le bouton de la barre d'outils, - Dans l'onglet «Données», mettre à jour les propriétés Champs fils et Champs pères. Formulaire et sousformulaire en mode d'affichage Formulaire.

Initiation à Access2000 : LES FORMULAIRES Formulaires attachés - Créer les deux formulaires nécessaires, - vrir le formulaire principal en mode Création, - Créer un bouton de commande à l'aide du bouton de la boîte à outils. Le bouton Assistant doit être actif pour qu'access génère lui-même le code nécessaire à l'ouverture du formulaire attaché. - Dans la liste «Catégories», sélectionner l'option Opérations sur formulaire, - Dans la liste «Actions», sélectionner vrir un formulaire, - Cliquer sur le bouton Suivant, - Sélectionner le formulaire qui doit être ouvert, - Sélectionner l'option vrir le formulaire et trouver des informations spécifiques à afficher,

Initiation à Access2000 : LES FORMULAIRES - Sélectionner dans les deux listes le champ de jointure commun aux deux formulaires, - Cliquer sur le bouton, - La zone «Champs correspondants» est mise à jour. - Sélectionner l'option Texte puis saisir l'intitulé du bouton dans la zone de saisie. - Sélectionner l'option Image. Pour modifier l'image proposée, cocher la case Afficher toutes les images puis sélectionner l'image voulue dans la liste ou cliquer sur le bouton Parcourir pour sélectionner un fichier graphique (.bmp ou.ico) dans l'arborescence. - Cliquer sur le bouton Suivant, - Saisir un nom significatif pour le bouton, - Cliquer sur le bouton Terminer. Afficher le formulaire en mode Formulaire, cliquer sur le bouton pour afficher le formulaire attaché. 6.10. LES SECTIONS L'efficacité d'un formulaire sera meilleure si on divise celui-ci en sections. Chaque section a sa propre définition, et ses propres propriétés. Il peut exister cinq sections dans un formulaire. - En-tête de formulaire Affiche le titre du formulaire, des informations générales d'emploi ou des boutons de commande. Cette section apparaît en haut de l écran. L en-tête n'est pas affiché en mode Feuille de Données. A l'impression, il n'apparaît que sur la première page. Pour ne pas imprimer un en-tête, il suffit de définir dans l'onglet «Format»la propriété Afficher avec la valeur A l'écran.

Initiation à Access2000 : LES FORMULAIRES Travail sur les sections - En-tête de page Affiche un titre, des intitulés de colonnes et des informations. Il n'apparaît qu'à l'impression. - Détail Affiche tous les enregistrements, les contrôles, les objets, les étiquettes et les textes. - Pied de page Pour afficher la date, le numéro de la page et des informations. Il n'apparaît qu'à l'impression. - Pied de formulaire Affiche le titre du formulaire, des informations générales d'emploi ou des boutons de commande. Cette section apparaît en bas de l'écran. Elle n'est pas affichée en mode Feuille de Données. A l'impression, n'apparaît que sur la dernière page. Pour ne pas imprimer un pied de formulaire, il suffit de donner à la propriété Afficher la valeur A l'écran. Afficher ou supprimer une section dans un formulaire, - Sélectionner dans le menu AFFICHAGE la commande EN-TETE et PIED DE PAGE ou la commande EN-TETE/PIED DE FORMULAIRE. Changer la taille d'une section, - Placer le pointeur (double flèches noires) sur la limite inférieure ou la limite droite de la section à redimensionner, puis faire glisser la souris jusqu'à obtention de la taille voulue. Redéfinir les propriétés d'une section, - Double-cliquer sur la section désirée. Inclure un saut de page dans une section, - Cliquer sur l'outil Saut de page de la boîte d'outils, - Positionner le point d'insertion du saut de page sur le formulaire. Un pointillé marquera le saut de page sur le formulaire. 6.11. PROPRIETES DU FORMULAIRE Chaque formulaire possède des propriétés que vous pouvez modifier de manière à transformer le comportement ou l'apparence du formulaire. Pour afficher les propriétés d'un formulaire, - vrir le formulaire en mode Création, - Cliquer sur la case à gauche de la règle horizontale, - Sélectionner dans le menu AFFICHAGE la commande PROPRIETES, - Cliquer sur le bouton Propriétés de la barre d'outils.

Initiation à Access2000 : LES FORMULAIRES 6.12. ENREGISTREMENT ET IMPRESSION - Sélectionner dans le menu FICHIER une des commandes suivantes : - ENREGISTRER En mode Création, sauvegarde sur l'unité de stockage (disque dur ou disquette) le formulaire avec son nom. Le formulaire est stocké dans le fichier Base de Données. En mode Formulaire, sauvegarde l'enregistrement en cours. - ENREGISTRER SOUS En mode Formulaire ou Création permet de donner un nom à un nouveau formulaire, ou de sauvegarder un formulaire modifié sous une autre appellation. Enregistrer comme un état Le formulaire prendra la forme d'un état (Voir chapitre suivant). La mise en forme d'un formulaire ne donnant pas toujours un résultat satisfaisant lors de l'impression, il peut être intéressant d'enregistrer un formulaire sous forme d'état, certaines mises en forme (Couleur de fond en particulier) sont alors supprimées. - Donner un nom à l'état, - Dans la liste «Comme», sélectionner l'option Etat. - APERÇU AVANT IMPRESSION Fortement recommandé pour pré-visualiser l'impression du document à l'écran. Vérifiez surtout le rendu des couleurs, les nuances de gris, les formes, les polices de caractères. - MISE EN PAGE Voir le chapitre suivant, page 101. - IMPRIMER Si l'impression est demandée à partir du mode formulaire, tous les enregistrements seront imprimés. Le bouton Imprimer de la barre d outils lance l impression de l ensemble des enregistrements et n affiche pas la boîte de dialogue «Imprimer». Pour imprimer l enregistrement courant du formulaire ou une sélection d enregistrements (Mode d'affichage Feuille de données), - Sélectionner dans le menu FICHIER la commande IMPRIMER, - Sélectionner l'option Enregistrements sélectionnés. Pour n'imprimer qu'une partie des enregistrements en mode Formulaire, il convient de définir un filtre sur le formulaire. En mode Feuille de données, l'impression s'effectue en colonnes et l'orientation Paysage est préférable. Dans ce mode, un filtre peut également être défini.

Initiation à Access2000 : LES FORMULAIRES 6.13. FILTRES Les filtres permettent d effectuer une sélection et un tri temporaire des enregistrements. Ils peuvent être effectués sur la feuille de données d une table ou sur un formulaire. Contrairement aux requêtes, ils ne permettent pas l affichage restreint de champs. Filtrer par sélection En mode Feuille de données ou mode Formulaire, - Sélectionner le contenu d un champ ou une partie seulement, - Cliquer sur le bouton Filtrer par sélection, Le résultat du filtre n affiche que les enregistrements contenant la valeur sélectionnée. Pour supprimer le filtre et retrouver l'ensemble des enregistrements, cliquer sur le bouton Supprimer le filtre. Filtre hors sélection Affiche les enregistrements ne répondant pas au critère sélectionné. En mode Feuille de données ou mode Formulaire, Filtrer par formulaire En mode Formulaire, - Sélectionner le contenu d un champ ou une partie seulement, - Sélectionner dans le menu ENREGISTREMENTS la commande FILTRE HORS SELECTION. - Cliquer sur le bouton Filtrer par formulaire, La fenêtre du formulaire est modifiée, - Entrer les valeurs voulues dans les différents champs. Les critères sont reliés par un ET. - Cliquer sur l onglet pour définir d autres critères. Deux critères entrés dans un même champ sur deux onglets différents sont reliés par un OU. - Cliquer sur le bouton Appliquer le filtre.

Initiation à Access2000 : LES FORMULAIRES En mode Filtrer par formulaire, de nouveaux boutons apparaissent sur la barre d outils : Filtre avancé - Cliquer sur le bouton Fermer pour revenir au formulaire, - Cliquer sur le bouton pour supprimer tous les critères, Le filtre avancé permet de définir des tris et des critères de filtre plus élaborés. L entrée des critères s effectue de la même façon que pour une requête. (voir chapitre LES REQUETES page 45) En mode Formulaire ou mode Feuille de données. - Sélectionner dans le menu ENREGISTREMENTS le sous-menu FILTRE, - Sélectionner la commande FILTRE/TRI AVANCE. Utilisé sur les tables : Un filtre avancé s applique à une seule table. Un filtre avancé affiche tous les champs de la table en mode Feuille de données. Un filtre peut être enregistré en tant que requête par l intermédiaire du menu FICHIER.

Initiation à Access2000 : LES ETATS 7. LES ETATS 7.1. PRESENTATION La meilleure solution pour imprimer un ensemble de données sur papier est de créer un état. En outre sur un état, il est facile de réaliser des calculs par groupe ou sous-groupe d'informations. En exemple d'états, il est possible de citer les factures, devis, étiquettes de publipostage, les mémos, les rapports d'activité, les budgets, les tableaux de bord,... Les tables affichent les données en brut, les formulaires les affichent par enregistrements, les états affichent les données avec une mise en page adaptée à l'impression. 7.2. CREATION D'UN ETAT Un état peut être créé manuellement, mais il est souvent bien plus simple de s'aider au départ de l'assistant. En répondant aux différentes questions de l'assistant, l'état se composera automatiquement. - Activer les objets Etats, - Cliquer sur le bouton, - Double-cliquer sur, La boîte de dialogue «Nouvel état» s affiche, - Sélectionner un mode ou un assistant, - Sélectionner la table ou la requête sur laquelle l état sera fondé, - Cliquer sur le bouton OK. Le Mode création affiche un état vierge qui sera entièrement créé et mis en forme par l utilisateur, Les Assistants guident l utilisateur dans la définition et la présentation de l état, Les Etats instantanés sont générés à partir de la totalité des champs de la table ou de la requête et suivant la dernière présentation utilisée dans l Assistant.

Initiation à Access2000 : LES ETATS 7.3 L'ASSISTANT ETAT Dans la boîte de dialogue «Nouvel état», - Sélectionner l option Assistant Etat, - Sélectionner la table ou la requête servant de base pour l état, L Assistant Etat démarre, Etape 1 : Tables et champs Sélection des champs qui apparaîtront dans l état Dans la zone «Tables/Requêtes», - Sélectionner la table ou la requête contenant les champs à afficher dans l état, La zone «Champs disponibles» contient l ensemble des champs de la table ou de la requête sélectionnée. - Utiliser les boutons ou le double clic pour remplir la zone «Champs sélectionnés» pour les champs qui apparaîtront sur l état. Vous pouvez sélectionner des champs issus de plusieurs tables si ces tables sont en relation. Etape 2 : Les regroupements Lorsque les champs sélectionnés appartiennent à une seule table, la fenêtre suivante s affiche, Ajouter un regroupement - Sélectionner un champ de regroupement dans la liste, - Cliquer sur le bouton. Supprimer un regroupement - Sélectionner dans la partie droite le regroupement à supprimer en cliquant dans le cadre correspondant, - Cliquer sur le bouton. Modifier l ordre - Sélectionner dans la partie droite le regroupement en cliquant dans le cadre correspondant, - Cliquer sur la flèche Priorité adéquate.

Initiation à Access2000 : LES ETATS L image suivante montre un état présentant deux champs de regroupement. Lorsque les champs de l état proviennent de plusieurs tables, l Assistant affiche une boîte de dialogue permettant de spécifier quelle table déterminera l affichage des données. Options de regroupement Le bouton Options de regroupement permet de définir sur quelle partie du champ le regroupement doit se faire. - Champ de type caractères, le regroupement peut se faire sur la totalité des caractères, Normal ou sur un nombre déterminé de caractères (les 3 premiers par exemple). - Champ de type date, le regroupement peut se faire sur la date ou sur une partie de la date (Jour, Mois, Trimestre ). - Champ de type numérique, le regroupement peut se faire sur la valeur entière ou sur une partie (Dizaine, Centaine ) - Sélectionner le champ de regroupement, - Sélectionner l intervalle de regroupement dans la liste proposée. - Le contenu de la liste varie en fonction du type du champ de regroupement.

Initiation à Access2000 : LES ETATS Etape 3 : Tri et Informations de synthèse Un tri est déjà effectué au niveau des champs de regroupement, cette étape permet de spécifier un ordre de tri pour l affichage du détail des données. - Sélectionner le champ sur lequel on désire effectuer un tri, - Sélectionner l ordre de tri en cliquant sur l icône à droite du champ. Vous pouvez définir jusqu'à 4 champs de tri. Lorsque vous spécifiez plusieurs champs de tri, le champ 2 est utilisé pour trier les doublons sur le champ 1 Options de synthèse - Le bouton Options de synthèse affiche une boîte de dialogue permettant d effectuer des calculs sur les valeurs affichées par les champs de type numérique. La partie gauche de la fenêtre affiche les différents champs numériques de l état. Pour chaque champ de la liste, - Cliquer dans la case correspondant à l opération à effectuer. Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs opérations parmi la Somme, la Moyenne, la valeur Maximum ou Minimum. Dans la zone «Afficher», préciser si le calcul doit être, - Effectué sur la totalité de l état, Total uniquement, - Pour chaque regroupement et en fin d état, Détail et total. - Cocher la case Calculer le pourcentage du total pour les sommes pour afficher en plus les pourcentages correspondant.

Initiation à Access2000 : LES ETATS Etape 4 : Présentation - Sélectionner un type de présentation, - Sélectionner une orientation, - Cliquer sur le bouton Suivant. Lorsque l'option Ajuster la taille des champs est cochée, la taille des colonnes n'est pas fonction du contenu et les textes peuvent être tronqués. Le résultat imprimé ne sera peut-être pas correct. Etape 5 : Style - Sélectionner un style de présentation pour l état, - Cliquer sur le bouton Suivant. Etape 6 : Titre et ouverture - Taper le titre que l on souhaite donner à l état, ce titre s'inscrit dans l'en-tête de l'état. - Sélectionner la réponse Modifier l état, pour visualiser l état en mode création, afin de pouvoir le modifier ou l'agrémenter d'objets et de contrôles supplémentaires. - Cliquer sur le bouton Terminer.

Initiation à Access2000 : LES ETATS 7.4. L ASSISTANT ETIQUETTE L Assistant Etat démarre, Dans la boîte de dialogue «Nouvel état», - Sélectionner l option Assistant Etiquette, - Sélectionner la table ou la requête servant de base pour l état, Etape 1 : Types d étiquettes - Sélectionner la marque des étiquettes dans la liste «Filtrer par fabricant», - Sélectionner la référence dans la liste du haut, - Sélectionner le mode d alimentation Continu ou Feuille à feuille, - Cliquer sur le bouton Personnaliser pour définir votre propre format d étiquettes : Personnalisation des étiquettes - Modifier, permet de modifier les caractéristiques du type d étiquette actif, - Supprimer, supprime le type d étiquette sélectionné, - Dupliquer, crée une copie du type d étiquette sélectionné pour créer un nouveau type d étiquette proche. - Nouveau, permet de définir un nouveau format d étiquette : La boîte de dialogue «Nouvelle étiquette» s affiche, - Spécifier le nom qui sera attribué à ce type d étiquettes, - Spécifier les options adéquates, - Préciser le nombre d étiquettes dans la largeur de la feuille, - Entrer les dimensions voulues dans les différentes zones de saisie, - Cliquer sur le bouton OK.

Initiation à Access2000 : LES ETATS Etape 2 : Mise en forme du texte - Sélectionner les éléments de mise en forme voulus pour le texte des étiquettes, - Cliquer sur le bouton Suivant, l étiquette Etape 3 : Prototype de Les champs disposés sur une même ligne doivent être séparés par un espace, Vous pouvez saisir du texte qui apparaîtra ainsi sur chaque étiquette. Pour insérer un champ - Sélectionner le champ dans la liste «Champs disponibles» puis cliquer sur le bouton > ou double-cliquer sur le champ. Pour supprimer un champ - Cliquer sur le champ dans la zone «Etiquette prototype» puis appuyer sur la touche «SUPPR». Pour passer à la ligne, - Appuyer sur la touche «ENTREE» ou cliquer sur la ligne voulue. Etape 4 : Tri - Sélectionner le ou les champs qui serviront de clé de tri,

Initiation à Access2000 : LES ETATS Etape 5 : Nom de l état - Saisir le nom de l état, - Préciser si l on désire modifier l état ou afficher un aperçu des données. L image ci-dessous montre l état en mode Création La présentation de chaque contrôle de l étiquette peut être personnalisée à l aide de la barre d outils de mise en forme. 7.5. LES BARRES D OUTILS ASSOCIEES AUX ETATS Mode Création Mode Aperçu avant impression

Initiation à Access2000 : LES ETATS 7.6. LA MODIFICATION D UN ETAT La modification d un état se fait en mode Création. La plupart des possibilités offertes pour les formulaires se retrouvent pour la modification d'état. Se reporter aux pages 70-85 Pour les particularités des états, nous détaillons dans les chapitres suivants les sections, tris, regroupements, sous-états, impressions et les sauts de page. 7.7. LES SECTIONS DANS UN ETAT Pour ajouter ou supprimer une section, - Sélectionner dans le menu AFFICHAGE la commande EN-TETE ET PIED DE PAGE ou la commande EN-TETE/PIED D'ETAT. Travail sur les sections - Section Détail Contient l'élément principal de l'état. Recherchez les zones de texte et les autres contrôles qui affichent des enregistrements à partir de la requête ou de la table source de cette section. - Sections En-tête/Pied d'état Contiennent des informations (un titre, une date ou un résumé) que vous souhaitez seulement voir apparaître dans l'en-tête ou le pied d'un état. Ces sections ne sont imprimées qu une fois. - Section En-tête/Pied de page Contiennent des informations (des en-têtes de colonne ou un numéro de page) que vous souhaitez seulement voir apparaître dans l'en-tête ou le pied de chaque page d'un état. Ces sections sont imprimées sur chaque page de l état. - Section En-tête/Pied de groupe Contiennent des informations (un nom de groupe ou des totaux de groupes) que vous souhaitez voir apparaître dans l'en-tête ou le pied de chaque groupe d'enregistrements. Access ajoute automatiquement la section appropriée quand vous définissez un en-tête ou un pied de groupe dans la fenêtre «Trier/Regrouper» ou à l aide de l Assistant. Pour changer la taille d'une section, - Placer le pointeur sur le bord inférieur ou droit de la section à redimensionner, - Faire glisser la souris jusqu'à obtention de la taille voulue.

Initiation à Access2000 : LES ETATS Pour redéfinir les propriétés d'une section, - Cliquer dans la section ou sur la barre de titre de la section, - Cliquer sur le bouton Propriétés de la barre d'outils. 7.8. LES TRIS ET REGROUPEMENTS - vrir l'état en mode Création, - Sélectionner dans le menu AFFICHAGE la commande TRIER et GROUPER, - Cliquer sur le bouton dans la barre d'outils, Tri des données Il est possible de trier les données d'un état, sur un ou plusieurs champs. Regrouper des données - Dans la fenêtre «Trier et regrouper» : - Dans la liste «Champ/Expression», sélectionner le champ, - Dans la colonne «Ordre de tri», sélectionner Croissant ou Décroissant. Le regroupement des enregistrements permet de repérer rapidement l'information recherchée en rassemblant les enregistrements pour lesquels la valeur du champ de regroupement est identique. Il permet également d'effectuer des calculs intermédiaires. - Dans la fenêtre «Trier et regrouper» : - Définir l'ordre de tri des données dans l'état, tel qu'il est indiqué précédemment. - Cliquer sur le champ ou sur l'expression dont vous souhaitez définir les propriétés de groupe. - Définir les propriétés voulues : - En-tête de groupe, Ajoute ou supprime l'en-tête de groupe du champ ou de l'expression. - Pied de groupe, Ajoute ou supprime le pied de groupe du champ ou de l'expression. - Regrouper sur, Spécifie les critères de regroupement. Les options disponibles dépendent du type de données dans le champ de regroupement. Dans le cas d'un regroupement sur une expression, toutes les options sont affichées. - Intervalle, Spécifie tout intervalle valide pour les valeurs du champ ou de l'expression de regroupement. - Section insécable, Lorsqu elle est à i, cette propriété permet d imprimer toutes les lignes d un même groupe sur une même page.

Initiation à Access2000 : LES ETATS Lors d'un regroupement sur un champ de type Texte, la propriété Regrouper Sur affiche les options suivantes, - Chaque valeur, regroupe les enregistrements ayant la même valeur dans le champ ou l'expression. - Premiers caractères, regroupe les enregistrements ayant les mêmes n premiers caractères dans le champ ou l'expression. Lors d'un regroupement sur un champ de type Date/Heure, la propriété Regrouper Sur affiche les options suivantes, - Chaque valeur, regroupe les enregistrements ayant la même valeur dans le champ ou l'expression. - Année, regroupe les enregistrements ayant des dates dans la même année. - Trimestre, regroupe les enregistrements ayant des dates dans le même trimestre. - Mois, regroupe les enregistrements ayant des dates dans le même mois. - Semaine, regroupe les enregistrements ayant des dates dans la même semaine. - Jour, regroupe les enregistrements ayant des dates le même jour. - Heure, regroupe les enregistrements ayant des valeurs horaires à la même heure. - Minute, regroupe les enregistrements ayant des valeurs horaires à la même minute. Lors du regroupement sur un champ de type Compteur, Monétaire ou Numérique, la propriété Regrouper Sur affiche les options suivantes, - Chaque valeur, regroupe les enregistrements ayant la même valeur dans le champ ou l'expression. - Intervalle, regroupe les enregistrements ayant des valeurs figurant dans l'intervalle spécifié (par exemple 100, regroupe les enregistrements suivant la centaine). 7.9. LA CREATION DE SOUS-ETATS Un état inséré à l'intérieur d'un autre état est un sous-état. Vous pouvez l'utiliser pour : - Combiner deux états (ou plus) non connexes dans un seul état, - Afficher des données de synthèse ou des enregistrements détaillés relatifs aux informations dans un état principal. Quand les données contenues dans le sous-état sont relatives aux données contenues dans l'état principal, vous devez veiller à ce que le sous-état imprime les enregistrements corrects pour chaque groupe en liant un contrôle de sous-état à un autre d'état principal. Pour insérer un sous-état à l'intérieur d'un état principal - vrir l'état principal en mode Création, - Afficher la boîte de dialogue «Base de données», - Faire glisser le sous-état de la fenêtre Base de données jusqu'à la section appropriée de l'état principal. (Par exemple, pour imprimer un sous-état avant chaque groupe, le faire glisser jusqu'à l'en-tête de groupe). - Déplacer le contrôle Sous-état jusqu'à l'endroit désiré et ajuster éventuellement la taille de l'objet. Si vous devez lier le sous-état à l'état principal, affichez la feuille des propriétés du contrôle Sousétat en ouvrant le menu contextuel de l'objet sous-formulaire. Pour lier les états, définissez les propriétés Champs Fils et Champs Pères.

Initiation à Access2000 : LES ETATS 7.10. MISE EN PAGE ET IMPRESSION Aperçu avant impression Pour voir un état tel qu'il sera imprimé, vous pouvez le visualiser avant impression en choisissant un des deux modes suivants : (Ces modes d'affichage sont présents dans la liste obtenue avec le premier bouton de la barre d'outils) - Le mode Aperçu du format permet de vérifier rapidement le format d'un état. En effet, Access utilise une partie des données contenues dans la table sous-jacente pour donner une idée de l'apparence de l'état. - Le mode Aperçu avant impression permet de vérifier les données en visualisant l'ensemble de l'état exactement comme il sera imprimé. Vous pouvez imprimer un état à partir de différents modes de visualisation. Mais pour le visualiser en aperçu avant impression il est nécessaire de le faire à partir du mode Création. Ajout de saut de page Pour commencer une nouvelle page, il faut insérer un saut de page afin de signaler la coupure. Le saut de page sera placé de préférence au-dessus ou au-dessous d'un contrôle qui ne divisera pas les données. - vrir l'état en mode Création, - Afficher la boîte d'outils, - Sélectionner l'outil Saut de page, - Cliquer à l'endroit où le saut de page doit être inséré. Un saut de page peut également être placé avant une section, pour cela, afficher la fenêtre propriété de la section correspondante. Dans l'onglet «Format», paramétrer la propriété Saut de page. Mise en page La mise en page peut être définie pour chaque objet. - Sélectionner dans le menu FICHIER la commande MISE EN PAGE, Onglet «Marges» Cet onglet permet de définir les marges. Celles-ci sont définies en millimètres. L'option Données seulement permet d'imprimer les données sans tenir compte des éléments de présentation des contrôles. L'option Imprimer les titres (Mode feuille de données) reprend sur chaque page imprimée les en-têtes de colonnes.

Initiation à Access2000 : LES ETATS Onglet «Page» - Orientation Modifier le sens d'impression en sélectionnant l'option Portrait ou Paysage. - Papier L'option Source permet de spécifier un bac particulier comme source de papier pour l'état (dépend de l'imprimante utilisée) - Imprimante par défaut Si plusieurs imprimantes sont disponibles, on peut sélectionner une imprimante particulière pour l'impression de l'état. Onglet «Colonnes» Si l'on imprime un état présentant peu de champs, on peut choisir d'optimiser la feuille de papier en imprimant sur plusieurs colonnes. - Paramètres de la grille Préciser le nombre de colonnes, l'espacement des lignes et des colonnes. - Taille des colonnes Par défaut, si l'état est imprimé en une colonne ou si la case Comme section Détail est cochée, le chiffre correspond à la largeur de la section Détail. Tenir compte des marges spécifiées pour calculer la largeur des colonnes et la hauteur des lignes. - Format des colonnes Correspond au sens d'impression des enregistrements. Imprimer Vous pouvez lancer l'impression d'un état aussi bien à partir de la fenêtre «Base de données» qu'en mode Création ou en mode Aperçu avant impression. Les options d'impression seront à régler dans la commande IMPRIMER du menu FICHIER.

Initiation à Access 2000 : LES EXPRESSIONS 8. LES EXPRESSIONS Une expression est une combinaison d'opérateurs, constantes, valeurs littérales, fonctions, noms de champs, contrôle ou propriétés dont l'évaluation donne un résultat unique. Les expressions sont utilisées pour les calculs, définir des critères de recherche, contrôler des macros, dans des fonctions et dans les modules. Exemples - Contrôle calculé =[Prénom] & " " & [Nom] - Concatène les champs Nom et Prénom avec un espace entre deux. - Règle de validation > 100 - La valeur saisie doit être supérieure à 100 - Critère de requête <Date()-30 - Inclut les enregistrements datant de plus de 30 jours. - Condition de macro Formulaires![Clients]![Ville]="Toulouse" - Réalise une action si dans l'enregistrement courant du formulaire Clients, la ville est égale à Toulouse. 8.1. SAISIE D'UNE EXPRESSION Les dièses # entourent les dates. Les guillemets " entourent les textes. Les [ ] entourent les noms d'objets. Obligatoire si le nom comporte un espace ou un signe de ponctuation. Les opérateurs Opérateurs arithmétiques + Addition de nombres ou de dates - Soustraction de nombres ou de dates * Multiplication / Division de nombres à virgule flottante \ Division d'entier (retourne un nombre entier) ^ Elévation à la puissance Mod Retourne le reste d'une division (5 Mod 2 = 1) Opérateurs de comparaison < Inférieur <= Inférieur ou égal > Supérieur >= Supérieur ou égal = Egal <> Différent Opérateur de concaténation & Concatène des chaînes de caractères

Initiation à Access 2000 : LES EXPRESSIONS Opérateurs logiques Les opérateurs logiques comparent deux expressions et renvoient une valeur logique Vrai, Faux ou Null suivant les cas. Et Et logique inclusif _X exclusif Pas Non logique Opérateurs divers Entre Plage de valeurs - Entre 10 Et 100 In (Dans) Liste de valeurs - Dans ("Paris"; "Toulouse"; "Nantes") Est Null N'a pas de valeur Comme Comparaison de chaînes Comme "S*", commence par S Comme "*le*", contient la chaîne de caractères "le" Les identificateurs Les identificateurs réfèrent à la valeur d'un champ, d'un contrôle ou d'une propriété. Ils peuvent inclure : - des noms de formulaires, état, champ, contrôle ou propriété, - les opérateurs d'identificateur, point d'exclamation (!) et point (.), - les noms d'objets Formulaires, Etats... Les crochets [ ] entourent les noms des champs, de formulaires ou d'états. Exemples : Les fonctions - Formulaires![Produits]![Qté en stock], désigne le champ Qté en stock contenu dans le formulaire Produits. - [Sous formulaire Commandes].[Formulaire]![SousTotalCommande] renvoie dans le formulaire «Commandes» la valeur du contôle «SousTotalCommande» du sous formulaire «Sous formulaire Commande» - Formulaires![Clients].Visible désigne la propriété visible du formulaire Clients Les fonctions intégrées d'access sont classées dans différentes catégories, - Fonctions de conversion - Fonctions de date et heure - Fonctions de regroupement de domaines - Fonctions Mathématiques - Fonctions financières - Fonctions texte - Exemples d expressions contenant des fonctions = Somme ([Port facturé]) / Somme ([Montant]+[Port facturé]) Calcule le pourcentage représenté par le port dans le montant total facturé = SomDom ("[Montant]";"[Commandes]"; "[Code client]='ratco' ") Calcule la somme des champs Montant de la table Commandes pour lesquels le champ Code client est égal à RATCO = PartDate("m";Date()) Renvoie le mois courant = Année ([Date commande]) = 1991 Commandes passées en 1991

Initiation à Access 2000 : LES EXPRESSIONS 8.2. LA FENETRE ZOOM Lorsque vous devez visualiser ou entrer des données dans une zone de saisie, vous pouvez demander l'affichage de la fenêtre Zoom. - Activer la zone de saisie en cliquant, - Appuyer sur la combinaison de touches «MAJ» + «F2». Le bouton Police permet de modifier l'apparence des caractères affichés. 8.3. LE GENERATEUR D EXPRESSIONS Le générateur d expressions peut vous permettre d élaborer plus facilement des expressions plus ou moins complexes. - Cliquer sur à droite d une zone de saisie ou cliquer sur le bouton dans la barre d outils. - Appuyer sur la combinaison de touches «CTRL» + «F2», - Lorsqu un + accompagne un type d objet, double-cliquer pour afficher la liste d objets disponibles. - Pour faire apparaître un élément dans la zone d expression, utiliser les deux premières colonnes pour afficher l objet voulu, sélectionner la propriété voulue (par défaut «Valeur» est sélectionné) dans la troisième colonne puis cliquer sur le bouton Coller ou double-cliquer sur l élément.

INDEX Analyse,58 Base de données,1, 6 Boutons,78 Cases,78 Champ,20, 27 Contrôle,72 Crochets,104 Dépendants,76 Détail,86 Dièses,103 Doublons,25 Enregistrement,18 En-tête,86 ET,51 Etats,2 Expression,24, 103 Fenêtre Zoom,105 Filtrer par formulaire,88 Filtrer par sélection,88 Filtres,88 Format,23 Générateur d expressions,105 Générateur de champ,28 Guillemets,103 Images,77 Indépendants,76 Informations,1 Jointure,47 Jointure,2 Lien hypertexte,79 Listes de choix,28 mise en forme conditionnelle,75 Modules,3 NuméroAuto,26 Objet,3 Onglet,80 Opération,55 OU,51 verture,7 Page,80 Pied de page,86 Poignées,72 Propriétés des champs,21 Recherche,40 Relation,34 Requête Action,59 Requête Sélection,45 Requêtes,3 Saut de page,81 Sections,85 Sélecteur,27 Table,18 Tri,50, 88 Type,21 Validation,24 Vocabulaire,2