Formation débutants AtoM donnée par Mathias Walter le 9 décembre 2014 à Prilly dans le cadre du développement de la plateforme archivescommunales-vd.ch
Contenu et structure 1. Introduction: AtoM et la plateforme archivescommunales-vd.ch 2. Caractéristiques générales du logiciel 3. Compréhension générale du fonctionnement (architecture du système) 4. La navigation et la recherche 5. Création de nouvelles descriptions: les premiers pas 6. Les fonctionnalités incontournables (import, export, photographies) 7. Forces et faiblesses du logiciel 8. Exercice: créer votre propre système description archivistique! 1
1. Introduction La formation d aujourd hui a pour objectif de fournir les éléments de base pour la mise en route et l utilisation du logiciel AtoM En lien avec le projet de mise en ligne des inventaires communaux panorama 1 (scopearchiv) puis plateforme acrhivescommunalesvd.ch (AtoM) Potentiel d utilisateur bien plus étendu Groupe de travail Utilisateurs «vaudois» d'ica-atom 2
2. Présentation générale du logiciel AtoM est la contraction de «Access to Memory» Logiciel permettant la saisie et la mise en ligne des inventaires Lancement en 2008 par la société Artefactual Systems sous l égide du Conseil international des archives (ICA) Version actuelle: 1.3.1 Caractéristiques Open source (Apache, MySQL, PHP, symfony) «Gratuit» Application web Intégration des principaux standards (ICA, EAD, EAC, Dublin Core) 3
En résumé: Solution professionnelle Pérenne A moindre coût Facilement intégrable et utilisable par des petites structures -> Explique le choix de ce logiciel pour la plateforme archivescommunale-vd.ch 4
3. Architecture du système Les normes internationales de description de l ICA ISAD (G) 1994, 2000: General International Standard Archival Description => Description du contenu et du contexte des fonds, séries, dossiers, etc. ISAAR (CPF), 1996, 2004: International Standard Archival Authority Record for Corporate bodies, Persons and Families => Contextedes fonds, series, par la description du producteur d archives ISDIAH, 2008: International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings => Contexte par le service d archives ISDF, 2008: International Standard for Describing Functions => Contexte par les fonctions du producteur 5
3. Architecture du système le système des normes de description archivistiques de l ICA 6
3. Architecture du système Modélisation utilisée par le logiciel AtoM 7
4. La navigation et la recherche Le point de vue du visiteur (sans log-in in) Explication de la page d accueil de la plateforme archivescommunales-vd.ch, mais principe identique pour tous les autres utilisateurs La barre de recherche permet des recherches type Google La recherche avancée permet de sélectionner des critères de recherche Les facettes permettent de préciser les critères de recherche en fonction des résultats successifs Puis navigation par liens 8
5. Création de nouvelles descriptions (Avec log-in in) A. La mise en route I. Création de la notice du service d archives II. Création d au moins un producteur B. La description d un fond Il est important de respecter cet ordre. La notice du service d archives est à créer une fois au début. De même, il est préférable de créer les notices des producteurs avant la description du fond afin de permettre au logiciel d opérer le lien. 9
A.I. 10
A.I. 11
A.II. 12
A.II. 13
B. 14
B. 15
B. 16
6. Les fonctionnalités de base Modifier Supprimer Ajouter Dupliquer Déplacer 17
6. Les fonctionnalités + Photographies et objets numériques Localisation physique Import et exports d inventaires Rapports Gestion des référentiels 18
7. Forces et faiblesses du logiciel Les points positifs : o Solution professionnelle, «facile» à implanter, économique et garantissant la pérennité des données o Nombreuses fonctionnalités o Entités séparées => Grande souplesse d utilisation Les points négatifs: o Certains aspects techniques (affichage de la structure, navigation, rapports, sauvegarde, etc.) o Outil de gestion ou outil de diffusion? 19
8. Remarque conclusive Le plus difficile lors de la mise en œuvre d AtoMn est pas le logiciel luimême, mais c est qu il oblige à repenser nos pratiques archivistiques. Et notamment: Traitement intellectuel des inventaires afin de les rendre ICA compatibles Données personnelles Formats et droits d auteur Etc. L implantation d AtoMrévèle la diversité des pratiques actuelles et passées, mais offre dans le même temps une base et un langage pour le partage et la collaboration. 20
8. Exercice Prenez l exemple de votre service d archives et créez les producteurs et fonds d archives associés (ou du moins la version simplifiée de la structure) OU Prenez l exemple d une commune fusionnée par exemple Mies-Gryon et créez une structure dans AtoM qui comprendrait les anciennes et nouvelles autorités, les anciens et les nouveaux fonds ainsi que leur relation. 21