Vie de l entreprise Plus d informations sur les obligations d une entreprise sur www.apce.com Les délais de conservation des documents d une entreprise Ce document présente un récapitulatif des durées légales de conservation pour l essentiel des documents à caractère professionnel qui apparaissent dans la vie d une entreprise. Des durées variables selon les documents La durée de conservation est variable selon la nature du document. Il s agit d une durée minimale, l entreprise peut décider de les conserver au-delà si elle juge nécessaire, sachant que c est l histoire de l entreprise qui se matérialise par ses documents écrits. Quel l intérêt pour l entreprise? L intérêt de respecter les règles en vigueur dans ce domaine est de : - ne pas se mettre en contravention avec la loi, - préserver ses droits car c est au moyen d écrits que l on prouve le plus facilement la réalité et l étendue de ses droits, - prouver que l on a bien rempli ses obligations, par exemple vis-à-vis de l administration fiscale, des caisses sociales ou encore à l égard d un co-contractant. Par exemple, pour prouver que l entreprise a payé ses loyers, elle présentera ses quittances ; pour prouver une créance, elle présentera un contrat, un bon de commande. - prouver la date de règlement d une dette (un justificatif écrit de paiement donne «date certaine» au règlement), - présenter «un commencement de preuve par écrit» en cas de différend : tout document écrit peut constituer un commencement de preuve par écrit s il rend vraisemblable le fait que l on veut prouver ; par exemple, un relevé de banque où apparaît le versement d une somme peut constituer le commencement de preuve par écrit d une dette qui n a pas fait l objet d un engagement écrit. Document APCE www.apce.com 1
Quel lien entre durée légale de conservation et prescription? Le plus souvent, La durée obligatoire de conservation d un document correspond à la prescription audelà de laquelle il ne peut plus y avoir de contestation : la prescription correspond au principe selon lequel l écoulement d un délai entraîne l extinction d un droit, ce qui rend toute poursuite impossible. Or, il existe de multiples délais spéciaux pour tel droit ou action. Il faut savoir que la prescription commence à courir au jour où le titulaire du droit ou de l action a connu les faits lui permettant de l exercer (Article 2224 du code civil). Ce point de départ est donc variable selon les circonstances. Par exemple, la découverte d un dommage amènera à exercer un droit, celui de demander réparation au responsable de ce dommage. Sous quelle forme faut-il conserver les documents de l entreprise?. Original ou copie? Dans le cadre d une procédure judiciaire, il arrive qu une partie ait perdu son document original. Dans ce cas, la loi accepte que cette partie fournisse une copie du document pour prouver l existence d un acte, à condition que cette copie soit une reproduction «fidèle et durable (indélébile)» de l original. Il faut ensuite que les juges reconnaissent la force probante de cette copie. Notons que seule la partie qui a perdu l original est en droit de fournir une copie.. Format papier ou format électronique? Le support du document conservé peut être le papier ou la forme électronique, pourvu que la personne qui a établi cet écrit puisse être identifiée, et que le document électronique soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir son intégrité (code civil art 1316-1). Cependant, certains documents doivent être obligatoirement conservés dans leur forme originale, ce qui exclut la conservation sous forme de microfilms ou photocopies, c est le cas des :. livres comptables obligatoires (livre-journal, livre d inventaire et grand livre),. pièces justificatives relatives aux opérations ouvrant droit à une déduction en matière de taxe sur le CA (telles que les factures d achat et autres pièces de dépenses). A noter : les livres facultatifs comme le livre de caisse, le livre d achats, peuvent être archivés sur tout support. L écrit électronique Il est admis comme preuve (au même titre que l écrit sur support papier) sous réserve que l on puisse identifier la personne dont il émane, et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. D ailleurs, le code de commerce autorise le commerçant à tenir son livre-journal et son livre d inventaire sous forme électronique, à condition qu ils soient identifiés, numérotés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve. La durée de conservation d un document sur support informatique Les documents établis ou reçus sur support informatique doivent être obligatoirement conservés sous la forme électronique pendant 3 ans, délai pendant lequel l administration fiscale peut exercer un droit de reprise. L entreprise n est pas tenue de constituer d archivage supplémentaire sur papier. Puis, passé ce délai, ils doivent être conservés pendant un délai de 6 ans sur support informatique ou bien sur un autre support. Utile à savoir aussi Ce que l on peut utilement conserver aussi Document APCE www.apce.com 2
En l absence d écrits clairs, pour des dossiers qui peuvent être sources de différents, il peut être utile de garder : Télécopies, e-mails, pages numériques, car ce seront des commencements de preuve par écrit La destruction de documents L auteur de toute destruction volontaire d un titre prouvant l existence d un droit, quelle qu en soit sa forme ou son support, peut être puni d un emprisonnement de 2 ans et d une amende de 30.000. La preuve en matière commerciale La règle de la liberté des preuves en matière commerciale s applique, ce qui signifie que tout moyen de preuve est accepté dans le règlement d un conflit s il s agit de prouver un acte de commerce : témoignages, présomptions, documents tels que la souche d un carnet de chèques, un relevé manuscrit de débours, etc. La preuve en matière civile En matière civile, la preuve d un engagement, s il est supérieur à 1 500, doit résulter d un écrit ; cette règle s applique lorsque l engagement est pris entre deux personnes non commerçantes. Dans le cas où l acte est passé entre un commerçant et un non-commerçant, la règle de la liberté de la preuve s applique à l encontre du commerçant, mais la règle de preuve de droit civil, c est-à-dire l exigence d un écrit, s applique à l encontre du non-commerçant. Précisons que s il s agit de prouver un acte civil réalisé par un commerçant mais en dehors du cadre de son activité professionnelle, (comme un emprunt pour des besoins personnels par exemple), un écrit est nécessaire. Document APCE www.apce.com 3
SOMMAIRE Les documents comptables. p. 5 Les documents fiscaux. p. 6 Les documents sociaux. p. 7 Les documents bancaires. p. 9 Les documents liés au fonctionnement d une société. p. 10 Les contrats. p. 11 Divers. p. 12 Document APCE www.apce.com 4
Les documents comptables Nature du document Tous documents comptables Livre-journal Grand-livre Livre des Inventaires Bilans, comptes de résultat, comptes de pertes et profits, Balances générale et auxiliaires annuelles, Journaux et comptes auxiliaires, Journal centralisateur Textes de référence 10 ans Article L123-22 du code de commerce Commentaires Le délai court à compter de la date de clôture de l exercice social. Les documents comptables peuvent être demandés en consultation par les associés ou actionnaires. De même, l entreprise peut se voir tenue de les communiquer en justice dans des affaires de succession, communauté, partage de société, litige sur le prix de parts cédées, et en cas de redressement ou liquidation judiciaires. Enfin, L administration fiscale a un droit de communication, d enquête et de contrôle sur les livres, registres, documents pendant 6 ans à compter de la date de la dernière opération, ou de la date à laquelle ils ont été établis. (article L102 B du LPF) Toutes pièces comptables justificatives Contrats portant sur biens fonciers et immobiliers, autres immobilisations, contrats de prêt/emprunt/avance, d assurance, leasing, marchés, factures clients, fournisseurs, bons de livraison/réception, bons de commande 10 ans Article L123-22 du code de commerce Tous documents relatifs aux analyses, à la programmation et à l exécution des traitements informatiques Jusqu à l expiration de la 3 ème année suivant celle à laquelle elle se rapporte. Document APCE www.apce.com 5
Documents fiscaux Nature du document Textes de référence Commentaire Justificatifs du paiement de : l impôt sur le revenu (IR) ou sur les sociétés (IS), la CFE, la CVAE, la taxe sur le chiffre d affaires, la TVA, taxes sur les conventions d assurance (sauf cas particuliers notés au paragraphe suivant) 3 ans + l année en cours (= jusqu à la fin de la 3 ème année suivant celle au titre de laquelle l imposition est due) L169, L174 et L176 du Livre des procédures fiscales Délai de reprise de l administration : l administration fiscale a un droit de communication, d enquête et de contrôle sur les documents de l entreprise, sur les 3 ans qui précédent et l année au titre de laquelle l impôt est dû. Attention : en cas d activité occulte (pas de dépôt de déclaration de revenus dans le délai légal, pas d immatriculation au centre de formalités des entreprises ou au greffe si elle était requise) ou illicite, l administration fiscale peut contrôler les comptes sur une période de 10 ans en arrière. Par exception Justificatifs du paiement de : la TVA, en régime réel de l impôt sur les BIC, BNC, IS de l Eirl, la SARL, la SEARL, dont l associé unique est une personne physique, et si l entreprise a adhéré à un centre ou association de gestion agréée 2 ans + l année en cours L169 et L176 du Livre des procédures fiscales Ce délai de reprise de l administration fiscale est ramené de 3 à 2 ans, à condition d une part qu aucune pénalité n ait été appliquée par l administration fiscale pour cette période de 2 ans, et d autre part, que le compterendu de mission établi par l organisme agréé ait été communiqué à celle-ci. Taxe foncière 1 an + l année en cours L173 du Livre des procédures fiscales Document APCE www.apce.com 6
Documents sociaux Nature du document Textes de référence Commentaires Contrats de travail, lettres d engagement, de démission, de sanction disciplinaire et de licenciement 30 ans Registre unique du personnel 5 ans R1221-26 du code du travail Bulletins de paie (remis sous forme papier ou électronique) 5 ans L3243-4 du code du travail En pratique, l entreprise conserve souvent un double à vie, dans le cas où les salariés en auraient besoin pour faire valoir leurs droits à la retraite. Documents justifiant la comptabilisation des horaires de travail des salariés, des heures d astreinte accomplies chaque mois et leur compensation correspondante Documents justifiant la comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait 1 an 3 ans D3171-16 du code du travail D3171-16 du code du travail Ces documents peuvent être réclamés par l Inspection du travail Documents relatifs aux charges sociales 3 ans L244-3 du code de la sécurité sociale Documents relatifs à la taxe sur les salaires 3 ans L169 A du livre des procédures fiscales Délai de reprise de l administration fiscale Doubles des bordereaux de paiement des cotisations sociales 5 ans + l année en cours L244-3 du code de la sécurité sociale Documents en rapport avec un accident du travail à vie Utiles en cas de rechute ou d'aggravation de l état de santé du salarié Document APCE www.apce.com 7
Nature du document Textes de référence Commentaires Documents émanant de l inspection du travail Déclarations d accident Fiches individuelles par salarié de répartition de la participation et de l intéressement 5 ans D4711-3 du code du travail 30 ans Document APCE www.apce.com 8
Documents bancaires Nature du document Textes de référence Commentaires Remises de chèque Talons de chèques, relevés de comptes bancaires ou postaux 10 ans L110-4 du code de commerce Avis de débit/crédit, relevés trimestriels, ordres de virement automatique, Toute autre pièce bancaire 10 ans Document APCE www.apce.com 9
Documents liés au fonctionnement d une société Nature du document Textes de référence Commentaire Statuts de la société et pièces modificatives des statuts 30 ans à compter de la radiation de la société du RCS Les greffes des tribunaux de commerce, qui reçoivent les statuts au moment de l immatriculation de la société et en cas de modification, les conservent sans limitation dans le temps Registre des procès-verbaux d assemblées et de conseils d administration 30 ans Feuilles de présence et pouvoirs Rapports du gérant ou du conseil d administration, du commissaire aux comptes Pour les 3 derniers exercices sociaux L225-117 du code de commerce Tout associé ou actionnaire a le droit, à toute époque, d'obtenir communication des documents visés à l article L225-115 (comptes annuels, rapports du conseil d administration ou directoire, etc) et de ces documents concernant les trois derniers exercices. Document APCE www.apce.com 10
Les contrats Nature du document Contrats créant des obligations nées entre commerçants, et entre commerçants et non-commerçants 5 ans Textes de référence L110-4 du code de commerce Commentaire L article L110-4 du commerce précise que les obligations nées à l'occasion de leur commerce entre commerçants ou entre commerçants et noncommerçants se prescrivent par 5 ans si elles ne sont pas soumises à des prescriptions spéciales plus courtes. Contrats et documents relatifs aux titres de propriété de l entreprise 30 ans 2227 du code civil En matière civile immobilière, une action se prescrit en 30 ans Contrats conclus par voie électronique d un montant > 120 10 ans L134-2 du code de la consommation Cette obligation de conservation vise à protéger le consommateur qui a le droit de demander communication du contrat électronique. Document APCE www.apce.com 11
Divers Nature du document Texte de référence Commentaires Jugements, ordonnances concernant l entreprise, actes de transaction amiable homologués A conserver sans limitation dans le temps Document APCE www.apce.com 12