Extrait n 1 du Guide Pratique du Secrétaire CE

Extrait n 1 du Guide Pratique du Secrétaire CE «Le CE peut-il librement organiser des réunions avec le personnel?» Communiquer avec les salariés Organiser des réunions avec le personnel Toutes les étapes pour être sûr d appliquer la bonne méthode La réponse à la question En tantquecomitéd entreprise,vousassurezuneexpressioncollectivedessalariésquipermetde prendre en compte leurs intérêts dans les domaines les plus variés de la vie de l entreprise : conditions de travail, formation, emploi, activités sociales et culturelles etc. S informer des réalités du terrain et recueillir les attentes des salariés sont essentiel pour assurer de manière efficace votre mission. Organiser des réunions avec les salariés peut ainsi être un bon outil de communication. Votre liberté reste toutefois limitée car ces réunions doivent s inscrire dans un cadre précis. La bonne méthode Étape 1 L objet des réunions doit s inscrire dans le cadre des missions du comité Le Code du travail prévoit que le comité peut organiser des réunions avec le personnel lorsqu il s agit de «réunions d information internes au personnel portant notamment sur des problèmes d actualité». Cette formulation permet d organiser des réunions avec le personnel pour toutes les questions relatives à la vie de l entreprise qui s inscrivent dans le cadre des missions du comité d entreprise. -Ilpeuts agirderéunionsavantdeschangements importants pour lesquels la consultation du comité d entreprise est prévue (changement de l horaire collectif, mise en place du travail posté, mise en place de nouvelles technologies, plan de restructuration, compression d effectif, changement ou mise en place d un contrat de prévoyance, etc.). Il peut s agir de réunions sur des sujets qui n ont pas un caractère exceptionnel comme le plan de formation, des informations sur les activités sociales et culturelles etc. Les tribunaux admettent que le comité puisse organiser des réunions d information sur une actualité autre que celle de l entreprise si cette actualité peut avoir une incidence sur la vie interne de l entreprise.! ATTENTION Des réunions ayant pour objet des débats au niveau politique, syndical ou religieux ne rentrent pas dans le cadre général des missions du comitéd entreprise. Étape 2 Respecter le cadre prévu par le Code du travail pour l organisation matérielle des réunions Les réunions doivent avoir lieu en dehors du temps de travail des salariés Cette disposition peut poser quelques difficultés lorsque les salariés sont en travail posté ce qui peut par exemple obliger le comité à organiser pour chaque équipe une réunion. Le comité peut demander à l employeur d organiser les réunions pendant le temps de travail L employeur est en droit de refuser sauf accord conventionnel plus favorable. Les réunions doivent se dérouler dans le local du comité d entreprise Cette disposition pose souvent des difficultés car les locaux réservés aux comités d entreprise sont généralement de taille modeste, ce qui oblige les élus à demander l autorisation de l employeur pour la mise à disposition d un local approprié. L employeur est également en droit de refuser, sauf accord conventionnel plus favorable. Des mises en garde afin d éviter les erreurs Des exemples concrets pour appuyer les explications Exemple : Le comité peut organiser des réunions d information sur la situation économique du secteur d activité de l entreprise ou du groupe auquel appartient l entreprise, car cette situation peut avoir des incidences positives ou négatives sur la vie interne de l entreprise (embauches ou au contraire délocalisation, restructuration possible) et d une manière générale des incidences sur les conditions de travail et d emploi des salariés. Étape 3 r quelesparticipants font bien partie de l entreprise Conformément au Code du travail, le comité peut inviter aux réunions des personnalités syndicales sans l accord du chef d entreprise. Il faut entendre par personnalités syndicales : un délégué syndical, un membre de l union locale départementale ou un représentant au niveau national par exemple. S il s agit d autres personnes, comme l expert comptable du comité, un juriste, un consultant, un représentant d un organisme de pré- Guide Pratique du Secrétaire CE - Éditions Tissot Avril 2014 1

Organiser des s aveclepersonnel voyance, un formateur, etc., le comité devra solliciter l accord préalable du chef d entreprise. Les membres titulaires du comité d entreprise peuvent participer à ces réunions pendant leur temps de travail sur les heures de délégation dont ils disposent dans le cadre de leur mission.! ATTENTION L entreprise est un lieu privé dans lequel des règles de sécurité doivent être observées. Les personnes extérieures doivent s y conformer et le comité doit veiller, pour la sécurité des personnes invitées et de l entreprise, au respect de ces prescriptions (ne pas laisser les personnes se déplacer seules dans l entreprise, port d une tenue de protection, port d un badge etc.). Étape 4 Respecter le principe de Les membres du comité d entreprise sont tenus à une obligation de discrétion à l égard des informations présentant un caractère tiel et données comme telles par l employeur. Vous ne pouvez donc pas divulguer au cours de ces réunions des informations expressément présentées par l employeur comme dentielles. À défaut, l employeur pourra sanctionner les élus qui n auront pas respecté cette obligation.! ATTENTION Toutes les informations délivrées en réunion de comité d entreprise n ont pas forcément un caractère Toutefois, selon les principes de droit civil, l employeur ne doit pas abuser de ce droit. Cela pourrait être constaté en cas de demandes systématiques et s dediscrétion au cours de chaque réunion mensuelle. Évitez les erreurs Ne multipliez pas les Ne banalisez pas les réunions en les multipliant, au risque d en réduire leur impact. Réservez-les pour les informations ou événements qui vous paraissent les plus importants. N oubliez pas d informer votre employeur de l organisation de vos s aveclepersonnel Avant d organiser une réunion, vous pouvez inscrire ce point à l ordre du jour de la réunion mensuelle (s il n y pas d urgence) n dedébattre des modalités pratiques de la réunion (date, heure, lieu, etc.). Si vous avez besoin d utiliser un autre local que celui qui vous est réservé et/ou d inviter des personnalités extérieures, n oubliez pas de demander l autorisation à votre employeur. Un accord écrit est recommandé. N entravez pas la bonne marche de l entreprise En tant que représentants du personnel, vous pouvez prendre tous les contacts nécessaires à votre mission auprès des salariés, sous réserve que ces contacts sur le poste de travail des salariés n apportent pas de gène incompatible avec la bonne marche de l entreprise. Dans ce cadre, refusez les contacts simultanés avec plusieurs salariés, ce qui pourrait être assimilé à une réunion faite en dehors de votre local pendant le temps de travail des salariés et donc une réunion illicite susceptible d être sanctionnée par l employeur. Les sanctions possibles L employeur ne peut pas faire obstacle à une réunion organisée dans les conditions prévues par le législateur. Il ne peut pas non plus imposer abusivement et systématiquement une obligation de tialité à toutes les informations diffusées en réunions plénières avec le comité, mettant ainsi les élus dans l impossibilité d informer les salariés. Si l employeur nuisait par ses interventions au bon fonctionnement du comité, la peine encourue serait le délit d entrave, soit 1 an d emprisonnement et/ou une amende de 3.750 euros (en cas de récidive, emprisonnement de 2 ans et jusqu à 7.500 euros d amende). Vos recours face à l employeur Guide Pratique du Secrétaire CE - Éditions Tissot Avril 2014 2

Des conseils pratiques pour vous aider au quotidien Des fiches en relation avec le thème traité r s réunions l Conseil z s réunionspour r D une manière générale, les réunions doivent permettre au comité non seulement d informer les salariés, mais également de connaître leurs souhaits et leurs attentes pour être un interlocuteur efficace face à l employeur. Ces réunions doivent permettre au comité de créer une dynamique d échanges entre le personnel et les élus et de renforcer ainsi leur audience. Il est donc essentiel de préparer soigneusement chacune de vos réunions pour en faire un moyen de communication efficace : - z lestempsfortsdelaréunion (nature des informations qui seront données, leur chronologie, les intervenants, les supports, etc.) ; - n hésitez pas à la rendre attractive en utilisant les supports de présentation appropriés (vidéos, rétroprojecteurs, etc.) et en sollicitant des intervenants extérieurs spécialistes des sujets qui seront abordés ; - sollicitez les échanges avec le personnel par un débat. Veillez à garder le contrôle en évitant les dérives et débordements, tout en permettant une expression libre et spontanée des salariés. Si vous souhaitez recueillir l avis des salariés sur un point particulier, préparez et distribuez en cours de réunion un questionnaire simple que les participants pourront vous remettre en n deréunionouultérieurement. Pour aller plus loin sur le sujet Voir les s : SCE.01.1.030 Heures de délégation : à quel moment les prendre? SCE.01.1.090 L accès au local CE Modèles téléchargeables Réunion d information du CE : demande d autorisation Mod.2777 Tous les modèles sont personnalisables et téléchargeables sur Internet (dans le cadre de l abonnement) Guide Pratique du Secrétaire CE - Éditions Tissot Avril 2014 3

Droit du travail, comptabilité & fiscalité Service client 04 50 64 08 08» Voir la fiche produit en ligne www.editions tissot.fr GUIDE PRATIQUE DU SECRÉTAIRE CE Secrétaire du CE : mettez toutes les chances de votre côté pour mener à bien votre mission! Les fiches conseils Les fiches conseils spéciales Secrétaire du CE vous permettent d instaurer un véritable échange avec la direction, de donner une orientation positive au CE et de gagner la confiance des salariés que vous représentez. Elles sont basées sur des situations vécues et vous donnent toutes les clés pour : respecter la réglementation ; discuter d égal à égal avec la direction ; mieux représenter les salariés ; gérer vos budgets ; négocier avec les fournisseurs. Pour faciliter vos recherches, le moteur de recherche (sur Internet) et un index très détaillé (dans l ouvrage) sont à votre disposition Sur Internet, les fiches sont mises à jour et enrichies chaque trimestre Inclus : Alertes de mise à jour Le Code du travail sur Internet Accédez rapidement et simplement à tous les articles du Code du travail. Inclus : Alertes de mise à jour. VOS AVANTAGES 1. Efficace : les réponses concrètes, précises et pertinentes pour chaque situation que vous rencontrez. 2. Opérationnel : évitez les erreurs et les conflits grâce à tous les conseils et outils pratiques. 3. Simple : bénéficiez d'une documentation accessible et pratique, sans jargon juridique. Support papier Support internet Les modèles personnalisables sur Internet Retrouvez tous les modèles de lettres, de contrats, de certificats, de formulaires, de check lists, de tableaux de synthèse et de calculs essentiels pour agir concrètement, rapidement et sans faire d erreur. Vous personnalisez chaque modèle puis vous imprimez le document final : c est prêt! Le fascicule "Vos représentants du personnel, 110 réponses utiles pour tous les jours" Communiquez avec les salariés sur votre rôle de représentant du personnel! Ce fascicule est le support d information idéal pour communiquer avec ceux qui vous ont élu : Faites mieux connaitre votre rôle et vos attributions ; Valorisez votre image de représentant du personnel en montrant que vous avez à cœur d informer au mieux les salariés sur leurs droits et leurs obligations ; Ouvrez le dialogue avec les salariés grâce à un support pédagogique. Offres d abonnement disponibles Tarifs totaux, hors frais de port Internet + Papier : 274 HT Internet : 244 HT

Droit du travail, comptabilité & fiscalité» Voir la fiche produit en ligne www.editions tissot.fr BON DE COMMANDE Votre commande : Guide Pratique du Secrétaire CE Cochez votre choix Référence Prix HT Frais de port HT** Frais d ouverture d abonnement HT Total HT Total TTC Offre Internet + Papier L abonnement d 1 an comprend : Les fiches conseils, Le Code du travail sur Internet, Les modèles personnalisables sur Internet, Le fascicule «Vos représentants du personnel, 110 réponses utiles pour tous les jours». SCEA 239, 00 8, 00 35, 00 282, 00 302, 59 Offre Internet L abonnement d 1 an comprend : Les fiches conseils sur Internet, Le Code du travail sur Internet, Les modèles personnalisables sur Internet, Le fascicule «Vos représentants du personnel, 110 réponses utiles pour tous les jours». SCEW 209, 00 35, 00 244, 00 262, 50 VOTRE MODE DE PAIEMENT Virement bancaire (Banque Laydernier RIB 10228 02648 14746000200 20 SWIFT BIC LAYDFR2W) Chèque bancaire ou postal (à l ordre des Éditions Tissot) VOS COORDONNÉES (*Champs obligatoires) Raison sociale* Civilité* Monsieur Madame Mademoiselle Nom* E mail* Prénom* Fonction, mandat* Adresse de facturation Code postal* Ville* Adresse de livraison (si différente) Code postal* Téléphone* Ville* Fax Effectif : Salariés SIRET Code APE/NAF Commentaires Tarifs HT (pleins tarifs) valables jusqu au 31/12/2014. TVA incluse dans les tarifs TTC (5,5% supports papier et informatique ; 20% services), sous réserve des taux de TVA applicables à la date de facturation. L abonnement couvre une période d un an et se renouvelle par tacite reconduction. Conformément à la loi Informatique et Libertés 78 17 du 06/01/78, vous disposez d un droit d accès et de rectification pour toute information vous concernant. **DOM COM et étranger : selon nos conditions générales de vente disponibles sur www.editions tissot.fr, une participation aux frais de port et d emballage d un montant forfaitaire de 18 HT (pour toute commande au montant inférieur à 120 HT) ou de 27 HT (pour toute commande au montant supérieur ou égal à 120 HT) pourra vous être réclamée. Photos, dates et sujets non contractuels. Les conditions générales de vente sont disponibles sur simple demande ou sur le site www.editions tissot.fr. DATE, CACHET ET SIGNATURE OBLIGATOIRES /73/ET/VBF1411 Éditions Tissot 9 rue du Pré Paillard CS 80109 74941 Annecy le Vieux CEDEX Fax 04 50 64 01 42 service.client@editions tissot.fr Pour tout renseignement, notre service client est à votre disposition au : 04 50 64 08 08 SAS AU CAPITAL DE 500.000 EUROS R.C.S. ANNECY B 306 589 953 SIRET 306 589 953 000 42 NAF 5811Z TVA INTRACOMMUNAUTAIRE FR 60/306 598 953

Pour aller plus loin, découvrez la formation complémentaire Secrétaire du CE La formation opérationnelle pour maîtriser vos attributions : prérogatives - responsabilités - rédaction d'ordre du jour et de procès verbal O B J E C T I F S Identifier l étendue de vos responsabilités, droits et obligations Remplir sereinement votre rôle : ordre du jour, procès-verbaux, contrôle Être à l aise sur les aspects réglementaires L E S + T I S S O T - Réponses juridiques accessibles à des non juristes - Ordre du jour et procès verbal de réunion : ce qu il faut faire/ne pas faire - Cas pratiques et QCM - Séance de questions/réponses P R O G R A M M E 1. Quelle place occupe le secrétaire du CE et le secrétaire adjoint? - Sa désignation, son remplacement ou sa révocation - Sa protection contre le licenciement, sa responsabilité - Le règlement intérieur : le secrétaire en première ligne! 2. Etablir l ordre du jour des réunions - La préparation collective entre les élus : recueil des questions et choix des thèmes abordés - Les priorités et la rédaction des sujets abordés - Que faire en cas de désaccord avec le président? 3. Rédiger ou faire rédiger les Procès Verbaux des réunions de CE - Choisir qui rédige le PV : le secrétaire, organisme spécialisé, secrétaire de l entreprise - La forme du PV : résumé ou in extenso? A partir de l enregistrement ou de prise de notes? - Que faire en cas de désaccord avec le président concernant le contenu du PV? - Les délais de rédaction - Les objectifs du PV : un outil d information, un outil juridique - L adoption et la diffusion du PV 4. Gérer les affaires courantes : ce qu il faut faire - La préparation des réunions : qui prend la parole? Sur quel sujet? Qui prend des notes?... - L archivage des PV, de la correspondance, des contrats - L engagement des dépenses pour le compte du CE : signature des chèques, plafond 5. Bien utiliser les moyens mis à disposition du secrétaire - Le crédit d heures : utilisation, dépassement, paiement, etc. - La liberté de déplacement : pour rencontrer les salariés ou à l extérieur de l entreprise - Les frais dépensés à cette occasion : sur quel budget les imputer, sont-ils limités? - Le local et le matériel du CE : accès, assurance, hygiènesécurité, aménagement - Les conditions d accès à la «formation économique» P U B L I C C O N C E R N É Secrétaire et secrétaire adjoint du CE I N T E RV E N A N T Nathalie ATTIA, juriste en droit social, consultante terrain et auteur aux Editions TISSOT DURÉE : 1 JOUR TARIF : 690 HT DATES & LIEUX : 16 JUIN 2014, PARIS 22 SEPTEMBRE 2014, LYON 16 OCTOBRE 2014, PARIS 12 MAI 2014, PARIS RETROUVEZ TOUS LES PROGRAMMES SUR www.tissot-formation.fr BULLETIN D INSCRIPTION page suivante

Bulletin d inscription À imprimer, compléter et renvoyer : Par fax au 01 53 35 16 77 Par mail à contact@tissot-formation.fr Par courrier à Tissot Formation - 249 rue de Crimée - 75019 PARIS TITRE DU STAGE Secrétaire du CE Vous pouvez également réserver : Par téléphone au 01 53 35 20 25 Sur www.tissot-formation.fr DATE *Groupez vos inscriptions pour bénéficier de tarifs préférentiels ( 10 % sur vos 2 ème Remise Prix et 3 ème inscriptions ; 15 % sur la 4 ème et suivantes). Les réductions s appliquent sur les formations les moins chères et ne sont pas cumulables avec d autres offres. N de déclaration d activité : 82 74 02373 74 Montant Participant 1 690 Participant 1 : Montant Participant 2 Montant Participant 3 10 % 10 % FONCTION : SERVICE : TOTAL HT TOTAL TTC (TVA : 19,6 %) Participant 2 : Participant 3 : FONCTION : SERVICE : FONCTION : SERVICE : Responsable du suivi de l inscription : Adresse de facturation (si différente) / organisme collecteur : FONCTION : NAF : TAILLE : ADRESSE : FONCTION : NAF : TAILLE : ADRESSE : CODE POSTAL : VILLE : CODE POSTAL : VILLE : Cachet, date et signature : /73/E3/U070203 CONDITIONS GENERALES DE PARTICIPATION L inscription aux formations suppose le renvoi à Tissot Formation, par courrier, télécopie ou sur le site www.tissotformation.fr, d un bulletin d inscription dûment complété soit par le stagiaire, soit par le responsable de l inscription. Les inscriptions par téléphone ne sont définitivement prises en compte qu à réception d une confirmation écrite. Suite à la réception du bulletin d inscription, le stagiaire reçoit sa convention de formation récapitulant l ensemble des caractéristiques de la formation. Les réductions pour inscriptions multiples s appliquent sur les formations les moins chères et ne sont pas cumulables avec d autres offres. Les frais d inscription comprennent l accès à la formation, les pauses, le déjeuner et aux documents dédiés. Ils ne comprennent pas l hébergement et le transport. Tissot Formation se réserve le droit de modifier le programme si les circonstances les y obligent, sans que les participants ne puissent prétendre à une quelconque indemnisation. Dates, programmes et intervenants non contractuels. Le règlement peut se faire par chèque ou par virement à l ordre de : Éditions Tissot. Domiciliation : Laydernier Entreprises Banque : Laydernier - Code banque : 10 228 - Code guichet : 02 648 N de compte : 14746000200 - Clé RIB : 20 BIC : LAYDFR2W IBAN : FR76 1022 8026 4814 7460 0020 020 Adresse d envoi du règlement : Ééditions Tissot - Tissot Formation CS 80109-74941 Annecy-le-Vieux Cedex Remplacement / Report Les participants peuvent, sans frais, se faire remplacer ou reporter leur inscription à une date ultérieure. En cas d annulation reçue moins de 15 jours avant la date de la Formation, les frais d inscription restent dûs en totalité. En cas d annulation reçue plus de 15 jours avant la date de la Formation, des frais de dossier à hauteur de 190 HT seront dûs. Les annulations doivent nous être communiquées par écrit, le cachet de la poste faisant foi. Confidentialité Le stagiaire s interdit de reproduire ou de représenter au bénéfice de toute personne n ayant pas pris part à la formation, à titre gratuit ou onéreux, tout ou partie des supports de formation qui lui ont été remis, sans avoir préalablement obtenu l autorisation expresse des Éditions Tissot ou de ses ayants droit. Informatique et libertés En application de la loi Informatique et Libertés du 6/01/1978, les informations qui vous sont demandées sont nécessaires au traitement de votre inscription. Vous pouvez exercer votre droit d accès, d opposition et d annulation par courrier adressé à Tissot Formation - CS 80109-74941 Annecy-le-Vieux Cedex. Vos données personnelles peuvent être transmises à nos partenaires commerciaux. Vous pouvez vous y opposer en écrivant à cette même adresse.