GUIDE PRATIQUE A L ATTENTION DES PARENTS GESTIONNAIRES : INFORMATIONS RELATIVES A LA GESTION DE LA STRUTURE : LES STATUTS LE FONCTIONNEMENT LES PARTENAIRES LES OBLIGATIONS LE CALENDRIER Ce document n est pas exhaustif et peut être remis à jour à tout moment. DATE DE CREATION : OCTOBRE 2013 MISE A JOUR LA PLUS RECENTE :
SOMMAIRE 1. Identité de l association. 2. Textes et Documents de référence. 3. Organigramme et Fonctionnement. 4. Calendrier indicatif des échéances. 5. Partenaires administratifs et financiers.
1. Identité de l association : Statuts et Numéro d identifiant : Graine d éveil est une association loi 1901 à but non lucratif dont les statuts sont déclarés en Préfecture. Notre Numéro d association en Préfecture : - 01 41 00 20 50 date de la déclaration 25 avril 2002 - Date de publication au journal officiel : 11 mai 2002 Graine d éveil est également déclaré comme entreprise à l état : - Notre numéro de Siret : 44362781500014 NAF : 853G Création : Graine d éveil est née de la volonté de parents de maintenir un mode de garde de type Halte garderie suite à la fermeture de la croix rouge en 1992 Graine d éveil a été depuis sa création gérait par des parents bénévoles. Si jusqu à présent, nous avons eu la chance de ne connaître aucune crise menaçant directement la structure, il n en ai pas de même pour d autres structures du même type. En l absence de parents motivés pour intégrer le conseil d administration et le bureau, c est la survie même de Graine d éveil qui entre en jeu. L investissement parental, tant en terme de petites tâches bénévoles qu en tant terme d actions ressources ou d implication dans la gestion de l association, est vivement recherché. La survie de Graine d éveil dépend des parents! Si vous souhaitez vous investir dans la structure qui accueille vos enfants, n hésitez pas à entrer en contact avec les membres du bureau ou du conseil d administration. Liste des administrateurs de l année en cours : Suite à l Assemblée Générale de l association, en date du 5 avril 2013, ainsi qu à la réunion de Conseil du 5 avril 2013, voici les membres administrateurs et la constitution du nouveau Bureau : STATUT NOM PRENOM PRESIDENT LEFRANCOIS ANNE-LISE PRESIDENT-ADJOINT BASLEY CHRISTELLE TRESORIER BRIANE AURELIE TRESORIER-ADJOINT AVOINE CHARLOTTE SECRETAIRE BOUCEY VIRGINIE
SECRETAIRE-ADJOINT MORIEUL PEGGY MEMBRE DU CA DESRUES INGRID MEMBRE DU CA MARE SOPHIE MEMBRE DU CA CAMBRON EMILIE MEMBRE DU CA BRIANE JUSTIN 2. Textes et Documents de référence : Décret : Le décret n 2007-230 du 20 février 2007 relatif aux établissements et services d accueil des enfants de moins de 6 ans et modifiant le code de la santé publique. Il précise notamment les taux d encadrements légaux et les diplômes requis en crèche. Voir sur Internet au Journal Officiel : www.legifrance.gouv.fr Agrément PMI : A chaque visite contrôle de la PMI ou changement de situation signalé de notre part, la Protection Maternelle et Infantile (PMI) délivre un arrêté de fonctionnement. Le dernier arrêté reçu date du 20 MARS 2012 et mentionne notamment une capacité d accueil accordée pour 18 enfants sous la responsabilité de Mme Emilie Besnard, responsable technique. En cas de changement de salariée au poste de Responsable Technique, la PMI doit en être informée. Convention Collective Nationale du 4 juin 1983 : En tant qu employeur, nous devons nous référer au Droit du Travail bien sûr, mais d abord à la Convention Collective Nationale du 4 juin 1983 (CCN83), qui régit le secteur de l animation, les centres sociaux et l accueil de la petite enfance. Un exemplaire doit toujours être disponible à la garderie. (obligation envers les salariés) Toutes les Conventions Collectives sont accessibles sur internet (www.legifrance.gouv.fr) Projet d établissement et Protocoles internes : Le dernier projet d établissement de la structure a été rédigé en NOVEMBRE 2013 Le projet d Établissement est rédigé pour une durée de 5 ans et contient le projet associatif, ainsi que le projet pédagogique. Il est riche et intéressant de mener une réflexion commune, entre CA et Responsable Technique, sur le contenu.
Règlement de fonctionnement et contrat d accueil: Le règlement de fonctionnement est affiché en permanence dans la structure et doit être appliqué par toute personne fréquentant l association, adhérente ou non : salariés, parents, familles, bénévoles, etc Celui-ci est distribué à chaque famille, lors de son entrée à l association, qui se doit d en prendre connaissance et de le signer comme engagement à le respecter. Le règlement de fonctionnement est remis à jour chaque année scolaire. Les dates de fermeture de la structure doivent être votées en mai (traditionnellement 2 semaines à Noël et 3 semaines l été) Les contrats d accueil sont individuels aux familles et pour chaque enfant. Ils sont signés lors de l entrée à l association et peuvent être consultés par la Commission d attribution des places en dehors des informations concernant les ressources du foyer dans un souci de respect de la confidentialité de certaines informations personnelles. Il y est joint une demande d autorisation de sorties accompagnées et de photographier. 3. Organigramme et Fonctionnement : Autorités légales : CAF, PMI Concernant l accueil des enfants : Le contrôle de la bonne application des textes de lois ainsi que des normes d accueil de jeunes enfants en collectivité se fait par les services de la Protection Maternelle Infantile (PMI), notamment le médecin du secteur. Bayeux dépend de l antenne PMI de Bayeux, Dr PATUREL. Concernant les tarifs horaires pratiqués : La Caisse d Allocation Familiale (CAF) fixe les tarifs au niveau national selon les revenus de chaque famille. Ils sont remis à jour annuellement et nous sont communiqués directement par les services de la CAF du Calvados. Pour les familles qui le désirent, une simulation est possible sur le site : www.mon-enfant.com
Organigramme : Bénévoles : administrateurs, bureau : Le Conseil d Administration (CA) est l organe de décision légal de l association. Lors de l Assemblée Générale (AG), les membres du CA sont élus pour un an ou jusqu à la nouvelle AG. Les candidats doivent être adhérents à l association, parents ou non, mais non salariés de l association. Le Bureau : l ensemble des administrateurs se réunit, ensuite, pour élire en son sein les représentants du Bureau (Président, Trésorier, Secrétaire et leur suppléant). Le Bureau est l organe exécuteur des décisions prises en CA, il peut s en charger seul ou créer des délégations de tâches. Salariés : hiérarchie, fiches de postes : La Responsable technique, Éducatrice de Jeunes Enfants (EJE) est à la fois garante de la bonne qualité d accueil des enfants et à la fois chef d équipe. C est en premier lieu à elle que doit en référer une salariée pour des questions courantes : planning de travail, demande d absence, proposition d activité, difficulté face au comportement d un enfant ou relative à la relation à une famille, etc Mais toute décision de gestion associative, budgétaire ou de ressources humaines (GRH) se fait sous l autorité du CA. L auxiliaire de puériculture n a pas de place hiérarchique supérieure vis à vis de ses autres collègues. Nous avons choisi de lui confier différentes tâches en tant qu adjointe de la
responsable afin de soulager celle-ci au niveau administratif ou de la seconder en cas d absence. L auxiliaire, les animatrices, la personne chargée de l aide aux repas et du ménage et le comptable sont donc tous au même niveau hiérarchique, avec des fiches de poste différentes mais complémentaires. L ensemble des contrats de travail et leur fiche de poste est classé dans le dossier personnel de chaque salarié Médecin référent : rôle et contrat : Docteur LAVIER Le médecin de PMI cité précédemment a un rôle de contrôleur, il veille au bon encadrement des enfants et coordonne les actions d éducation et de prévention liées la santé dans le respect du cadre législatif. Nous avons une convention signée avec Dr LAVIER, à Bayeux conformément au décret 2007-230 DU 1.02.2007. Pour cela, Dr LAVIER intervient une fois par an pour réexpliquer protocoles de santé. Puis intervient en fonction des besoins de l équipe éducative. Le docteur Lavier assure la liaison entre famille, médecins et équipe éducative en cas de PAI (Protocole d Accueil Individualisé). C est au Docteur référent d écrire le PAI et ensuite de faire un travail de formation auprès de l équipe pour la mise en place de celui-ci. La convention est renouvelable par tacite reconduction et peut prendre fin à tout moment, à l initiative de l une ou de l autre des parties. 4. Calendrier indicatif des échéances : Calendrier Général : MOIS JANVIER FEVRIER MARS AVRIL ECHEANCE Prélèvement URSSAF 1er trimestre Statistiques CAF du 4eme trimestre Finalisation du Budget Prévisionnel et des demandes de subventions Adhésion à l ACEPP Rédaction du Plan de Formation Statistiques PMI de l année écoulée Détermination de la date de l AG Appel de cotisation annuel du CMAIC (médecine du travail) Participation au réseau Petite Enfance : carnaval de Bayeux Organisation de l AG, élection du nouveau CA Élection du nouveau Bureau et déclaration Préfecture Prélèvement URSSAF 2eme trimestre
Statistiques CAF du 1er trimestre MAI JUIN JUILLET AOUT SEPTEMBRE OCTOBRE NOVEMBRE DECEMBRE Vote au sein du bureau pour les dates de fermeture de la structure Action d autofinancement : Kermesse Commission d attribution des places pour la rentrée Prélèvement URSSAF 3eme trimestre Statistiques CAF du 2eme trimestre Mise à jour du Règlement intérieur et documents de contractualisation FERMETURE ANNUELLE : 3 SEMAINES JOURNEE PEDAGOGIQUE Accueil des nouvelles familles Entretien annuel des salariés et valorisation de la RIS Mise à jour du rapport d activités Réservation de la salle pour le spectacle de Noël pour l'année prochaine Prélèvement URSSAF 4eme trimestre Statistiques CAF du 3eme trimestre Décision des dates de fermetures pour l année scolaire en cours Établissement du budget prévisionnel Organisation du spectacle de Noël Bilan annuel comptable Fermeture : 2 semaines pendant les fêtes. 5. Partenaires administratifs et financiers : S3A et GE Média (poste comptable). S3A : Structure d Aide Aux Associations, son président Grégory Autier. C est une réelle ressource d informations pour nous. S3A a été missionnée pour nous accompagner officiellement entre fin 2007 et 2009 lors des restructurations et mises aux normes de l association. G.Autier est également président du GEMédia avec qui nous avons signé en Janvier 2010 un contrat de mise à disposition d un salarié pour le poste comptable, mutualisé entre 6 crèches du département, toutes associations à gestion parentale. Mairie : La municipalité nous met à disposition le local, les frais d eau courante et d électricité. Leur coût est valorisé chaque année dans le BP actuellement 9000 euros. Penser à demander une attestation de valorisation tous les ans auprès du secrétariat général. La petite maintenance ainsi que l entretien des cours est réalisé par les agents de la ville. Le montant de la subvention de fonctionnement annuelle est voté en Conseil Municipal chaque année après dépôt des dossiers de subvention en début d année. Depuis plusieurs années cette subvention est d un montant de 20 000 euros
L'adjoint au maire chargé de la Petite Enfance sur Bayeux est Mr SOETE. CAF : La CAF est donc notre interlocuteur concernant le calcul des participations parentales ainsi que pour la subvention de fonctionnement annuelle : c est la Prestation de Service Unique (PSU). PMI : La PMI est une branche des services sociaux du Conseil Général. MSA : Pour les familles ne relevant pas de la CPAM mais de la MSA, il n y a pas de participation CAF. La Mutuelle Sociale Agricole (MSA) compense donc par son propre régime le versement de l équivalent des diverses allocations CAF, pour nous il s agit donc de l équivalent à la PSU. Graine d'éveil a signé une Convention avec la MSA qui est tacitement renouvelable tous les ans. Nous avons un préavis de 3 mois pour dénoncer cette convention avant le 1 er janvier de chaque année. Nous devons renvoyer les états de présence des familles concernées dans les 15 jours après chaque fin de trimestre pour toucher leur participation, sachant qu ils appliquent le même tarif que la CAF ACCEPP : Il s agit de l «Association Collectif Enfant Parents Professionnels». C est l association nationale de référence dans le domaine de la petite enfance, nous y sommes adhérents et cotisons à leur assurance spécifique aux lieux d accueil associatifs comme le notre. MMA : Graine d'éveil a contracté un contrat d'assurance pour les locaux, les membres du bureau et les salariés. 6. Fiches de poste des bénévoles