Direction du Protocole P1.1 NOTE CIRCULAIRE IMMATRICULATION DES VÉHICULES DIPLOMATIQUES (05 mars 2014) Le Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement présente ses compliments aux Missions diplomatiques établies à Bruxelles, et a l honneur de les informer des nouvelles dispositions relatives à l immatriculation des véhicules diplomatiques pour ces missions et leur personnel privilégié. Le Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement saisit cette occasion pour renouveler aux Missions diplomatiques établies à Bruxelles, l assurance de sa tres haute considération. Aux Missions diplomatiques établies à Bruxelles.
TABLE DES MATIÈRES 1 PROCÉDURE D IMMATRICULATION EN SÉRIE «CD» ET DEMANDE EXONÉRATION FISCALE : Rôle central de la Direction du Protocole Immatriculation de véhicules de service ou de véhicules personnels. Aperçu des formalités à remplir pour l obtention d une plaque d immatriculation CD Délais, délivrance et réception des plaques Leasing de véhicules en usage officiel 2 INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES GÉNÉRALES : Transfert Certificats d immatriculation et duplicatas Documents de bord requis Changement d adresse ou de fonction du propriétaire Respect du code de la route amendes en cas d infraction Restitution des plaques CD procédure pour l obtention de plaques transit Contrôle technique annuel du véhicule 3 ABBREVIATIONS 4 QUELQUES ADRESSES UTILES 2
1 PROCEDURE D IMMATRICULATION EN SERIE CD La Direction du Protocole est la seule instance à laquelle les Missions diplomatiques s adressent pour l obtention de plaques d'immatriculation en série CD destinées aux diplomates et aux membres du personnel administratif et technique, et aux Missions diplomatiques eux-mêmes établis à Bruxelles. Les demandes pour les autres plaques sont introduites directement à la DIV. Les voitures officielles (de service) peuvent être immatriculées en série «CD» au nom de la Mission. Le nombre de voitures officielles immatriculées en série «CD» ne peut dépasser le nombre de diplomates en fonction en Belgique.* Pour un véhicule personnel, celui-ci ne peut être immatriculé qu au nom d un membre du personnel de la mission. Les membres de la famille sont exclus. Le nombre maximum de plaques CD autorisé par membre du personnel est : Fonction Nombre maximum de véhicules immatriculés en plaque CD Diplomate 2 * Membre du personnel administratif et technique 1 * sauf exceptions découlant de la réciprocité ou de mesures spécifiques prises par la Direction du Protocole (les Missions concernées étant avisées par note verbale individuelle). Les véhicules immatriculés en Belgique en série CD sont exonérés de la taxe de mise en circulation et de la taxe de circulation. Seuls les moyens de transport mentionnés sous le point 1 de la circulaire du 1 er décembre 2012, à l exclusion des motocyclettes, peuvent être immatriculés sous plaque CD. Aperçu des formalités à remplir pour l obtention d une plaque d immatriculation CD : Toute demande est introduite au moyen d une note verbale accompagnée, de préférence et dans la mesure du possible, d un SEUL formulaire rose de demande d immatriculation dûment complétée de manière lisible et signée par le demandeur. Il est demandé de ne pas changer de formulaire rose en cours de demande. Celui-ci est en effet muni d un code-barres unique, et tout changement de formulaire rose en cours de procédure entraînerait l annulation de celle-ci. Case X3 : cocher «plaque spéciale» (plaque CD) et éventuellement «format carré 20x33cm». Il existe un plus petit format, uniquement avec l autorisation du contrôle technique. Case P1 : indiquer la cylindrée (cc) Case P2 : indiquer la puissance (kw) Case P3 : cocher le carburant Case C1.1 et C 1.2 : nom du demandeur (la Mission ou le diplomate / membre du personnel administratif et technique) Case C1.3 : toujours l adresse de la Mission (code postal et dénomination officielle de la commune exemple : 1150 Woluwe-St-Pierre et non 1150 Bruxelles). Case X8 : signature du demandeur + le sceau du vendeur ainsi que celui de la Mission. Case X10 : pour un véhicule privé, l adresse privée du diplomate (code postal et dénomination officiel de la commune exemple : 1190 Forest et non 1190 Bruxelles). 3
Case X13 : le cachet de l Inspection automobile (si requis) Case Y : le sceau du vendeur lorsqu il est requis (voix tableau) Case Z : vignette de l assureur belge ou de l assureur étranger, agréé par l office de Contrôle des Assurances, avec le nom et la signature de son représentant /délégué. Afin que le dossier / la demande soit traité(e) rapidement, il est absolument nécessaire de compléter correctement le formulaire de demande et de joindre les annexes requises. Si le formulaire est mal ou insuffisamment complété, les demandes sont renvoyées à la Mission. Si l adresse privée mentionnée sur la demande ne correspond pas à celle en notre possession, la demande est renvoyée. Ce formulaire rose s obtient soit auprès du vendeur, soit auprès de la compagnie d assurance, soit à la Douane, soit auprès du Contrôle technique. Il y a lieu de joindre ou apposer les documents ci-dessous : original du certificat d immatriculation étranger (si importation d un pays extraeuropéen : copie suffit) La preuve (autocollant ou cachet) du contrôle technique (pour le véhicule d occasion), qui est valable 2 mois ; la vignette de l assureur belge ou d un assureur étranger agréé par l Office de Contrôle des Assurances ; le cas échéant, apposer dans la case X12 la vignette ATV (document par lequel la douane informe la D.I.V. que ledit véhicule routier bénéficie temporairement d un régime d exonération des droits à l importation et/ou de la T.V.A.) ou la vignette 705 (document émanant de l Administration de la Douanes de l Union économique Belgo-Luxembourgeoise (UEBL) signalant à la DIV qu un véhicule susceptible d être immatriculé est en ordre sur le plan de la réglementation douanière). Ces vignettes sont délivrées par les Services centraux de l Administration des Douanes et Accises sur présentation du véhicule. Remarque : la carte internationale d assurance automobile, le certificat de conformité et le certificat de visite du contrôle technique DOIVENT rester à bord du véhicule. Il n est pas nécessaire de joindre ces documents à la demande. 1.1 Procédure : 1.1.1 Véhicule acquis sur le marché belge : 1.1.1.1 Procédure pour un véhicule neuf : Pour bénéficier de l exonération de la T.V.A., une demande d exemption de la T.V.A., pour des achats effectués en Belgique sera adressée au moyen du document 450 (1) (usage officiel) ou du document 451 (usage personnel) fournis en deux exemplaires accompagnés de la facture d achat, aux Services centraux de l Administration des douanes et accises. (1) : Cfr note circulaire : Les formulaires concernant la fiscalité. http://diplomatie.belgium.be/fr/binaries/voertuigen_fr_tcm313-207639.pdf Seront après apposés sur le formulaire de demande d immatriculation (formulaire rose), délivré par le vendeur : - la vignette ATV (cette vignette : document par lequel les Services centraux de l Administration des Douanes et Accises informent la D.I.V. que ledit véhicule routier bénéficie temporairement d un régime d exonération des 4
droits à l importation et/ou de la T.V.A.) délivrée par les Services centraux de l Administration des Douanes et Accises ; - le sceau du vendeur dans la case Y ; - la vignette de l assureur. 1.1.1.2 Procédure pour un véhicule d occasion : Achat auprès d un vendeur assujetti à la T.V.A. (garage qui n applique pas le régime particulier d imposition de la marge bénéficiaire, personne physique ou morale). Pour bénéficier de l exonération de la T.V.A., la «Demande d exemption pour les achats effectués en Belgique» sera adressée au moyen du document 450 (usage officiel) ou du document 451 (usage personnel) fournis en deux exemplaires accompagnés de la facture d achat, aux Services centraux de l Administration des douanes et accises. Seront apposés sur le formulaire de demande d immatriculation (formulaire rose), délivré par le revendeur : - le sceau d un organisme agréé de contrôle technique (valable 2 mois) ; - la vignette ATV délivrée par les Services centraux de l Administration des douanes et accises cette vignette : document par lequel les Services centraux de l Administration des Douanes et Accises informent la D.I.V. que ledit véhicule routier bénéficie temporairement d un régime d exonération des droits à l importation et/ou de la T.V.A.) ; - le sceau du vendeur dans la ces Y ; - la vignette de l assureur. Achat auprès d un garage qui applique le régime particulier d imposition de la marge bénéficiaire. Lorsque le garagiste applique au véhicule le régime particulier d imposition de la marge bénéficiaire, aucune exonération n est octroyée. Le revendeur fournira à l acheteur une demande d immatriculation (formulaire rose), munie du sceau d un organisme agréé de contrôle technique (valable 2 mois). Achat auprès d un particulier belge. La demande d immatriculation (formulaire rose) dûment complétée et signée par le demandeur, sera munie du sceau d un organisme agréé de contrôle technique (valable 2 mois). 1.1.2. Véhicule acquis à l étranger : 1.1.2.1 Véhicule neuf achat dans un Etat membre de l U.E. autre que la Belgique. Pour bénéficier de l exonération de la T.V.A., le certificat d exonération de la T.V.A. et des droits d accises doit être présenté en deux exemplaires avec la facture d achat, aux services centraux de l Administration des douanes et accises. Seront apposés sur le formulaire de demande d immatriculation (formulaire rose) : 5
- la vignette ATV délivrée par les Services centraux de l Administration des douanes et accises après présentation du Certificat d exonération de la T.V.A. et des droits d accises ; - la vignette de l assureur. 1.1.2.2. Véhicule neuf achat en dehors de l Union Européenne. - pour les véhicules en provenance d un territoire situé hors de l U.E., la demande d immatriculation sera munie d une vignette ATV (cette vignette : document par lequel les Services centraux de l Administration des Douanes et Accises informent la D.I.V. que ledit véhicule routier bénéficie temporairement d un régime d exonération des droits à l importation et/ou de la T.V.A.) délivrée par les Services centraux de l Administration des douanes et accises sur présentation de la déclaration d imposition de biens bénéficiant des exonérations diplomatiques (document 136F) (1) ; - le formulaire sera accompagné de la facture d achat. (1) Cfr. Note circulaire les formulaires concernant la fiscalité http://diplomatie.belgium.be/fr/binaries/voertuigen_fr_tcm313-207639.pdf 1.1.2.3. Véhicule d occasion achat à l intérieur de l Union Européenne Achat auprès d un revendeur assujetti à la T.V.A. (garage ou firme). Pour bénéficier de l exonération de la T.V.A., le certificat d exonération de la T.V.A. et des droits d accises doit être présenté en deux exemplaires, avec la facture d achat, aux Services centraux de l Administration des douanes et accises. La demande d immatriculation, dûment complétée et signée par le demandeur, comportera : - le sceau du contrôle technique (valable 2 mois) et l original du certificat d immatriculation étranger ; - la date de la première mise en circulation ; - une vignette ATV (cette vignette : document par lequel les Services centraux de l Administration des Douanes et Accises informent la D.I.V. que ledit véhicule routier bénéficie temporairement d un régime d exonération des droits à l importation et/ou de la T.V.A.) délivrée par les Services centraux de l Administration des douanes et accises sur présentation du Certificat d exonération de la T.V.A. et des droits d accises. Les dispositions du point 1.1.1.2 concernant les achats effectués en Belgique de véhicules soumis au régime particulier d imposition de la marge bénéficiaire, s appliquent également aux achats effectués dans d autres Etats membres étant donné que ce régime de taxation est basé sur une directive européenne et est donc d application dans tous les Etats membres. Achat auprès d un particulier La demande d immatriculation dûment complétée et signée par le demandeur comportera : une vignette 705 délivrée par l Administration des douanes et accises sur présentation du véhicule (cette vignette est : l attestation prévue par la loi permettant à la douane de confirmer à la D.I.V. qu un véhicule déterminé est en ordre sur le plan de la réglementation douanière) ; 6
la facture et les documents de bord ; le sceau du contrôle technique (valable 2 mois) et l original du certificat d immatriculation étranger ; la date de la première mise en circulation. 1.1.2.4. Véhicule d occasion achat en dehors de l Union Européenne - Pour les véhicules en provenance d un territoire situé en dehors de l Union Européenne, la demande d immatriculation sera munie d une vignette ATV (cette vignette est le document par lequel la douane informe la D.I.V. que ledit véhicule routier bénéficie temporairement d un régime d exonération des droits à l importation et/ou de la T.V.A.) délivrée par les Services centraux de l Administration des douanes et accises sur présentation de la déclaration 136 F - La demande comportera : - la facture d achat ; - le sceau d un organisme belge du contrôle technique (valable 2 mois) ; - l original du certificat d immatriculation étranger ; - la date de la première mise en circulation. 7
Achat en Belgique Achat dans un pays de l Union européenne autre que la Belgique Achat en dehors de l Union européenne Achat à un collègue diplomate Véhicule neuf - Vignette ATV - Sceau du vendeur - Vignette ATV (délivrée sur présentation au SPF Finances du certificat d exonération de la TVA et des droits d accises) - Facture d achat - Vignette ATV délivrée sur présentation au SPF Finances de la déclaration d importation des biens bénéficiant des exonérations diplomatiques (136F) - Facture d achat Véhicule d occasion À un vendeur A un particulier assujetti à la TVA (garagiste, entreprise) * - Certificat de - Certificat de contrôle technique contrôle technique - Original du - Original du certificat certificat d immatriculation d immatriculation - Vignette ATV - Sceau du vendeur À un vendeur A un particulier assujetti à la TVA (garagiste, entreprise) * - Certificat de contrôle technique si le véhicule n est pas immatriculé au nom du demandeur dans le pays d origine - Original du certificat d immatriculation étranger - Vignette ATV - Vignette ATV ou 705 - Sceau du vendeur - Certificat de contrôle technique si le véhicule n est pas immatriculé au nom du demandeur dans le pays d origine - Original du certificat d immatriculation étranger - Vignette ATV - Vignette 705 - Certificat de contrôle technique si le véhicule n est pas immatriculé au nom du demandeur dans le pays d origine - Copie du certificat d immatriculation étranger - Vignette ATV (ou 705) - Certificat de contrôle technique - Original du certificat d immatriculation étranger - Vignette ATV (ou 705) Importation intracommunautaire Importation en dehors de l UE Vignette ATV ou 705 Original du certificat d immatriculation étranger Document 136F Vignette ATV ou 705 Copie du certificat d immatriculation étranger * En cas d achat chez un vendeur non assujetti à la TVA, aucune exonération n est octroyée. 8
IMPORTANT : La Direction du Protocole rappelle que la note verbale est la procédure la plus appropriée pour prendre contact avec ses services. Vu que la procédure dépend de services extérieurs à la Direction du Protocole, notamment du SPF Mobilité et de B- Post, la Direction du Protocole n est pas en mesure de donner des informations concernant l état d avancement des demandes de délivrance de plaques d immatriculation CD. En cas de questions urgentes, les secrétariats des Missions diplomatiques peuvent les adresser par notes verbales via info.plaquescd@diplobel.fed.be. Délais, délivrance et réception des plaques : Les plaques sont délivrées par bpost sur une base «CASH ON DELIVERY». L adresse de livraison est celle du demandeur, en l occurrence la Mission. La livraison à l adresse de résidence temporaire privée n est pas possible. Le prix de la plaque officielle (pour l arrière du véhicule) est de 30. La copie de la plaque (pour l avant du véhicule) est obligatoire et doit être reproduite aux frais du titulaire de la plaque. Remarque importante : Dans l attente d une plaque CD, il n est pas conseillé de demander une plaque transit (plaque avec fond rouge et chiffres blancs) ou une plaque internationale. Si cela se fait malgré tout, aucune exonération fiscale ne sera accordée pour cette période. Leasing de véhicules en usage officiel : Si une Mission souhaite obtenir une plaque CD pour un véhicule officiel en leasing, il faut que ce véhicule soit immatriculé au nom de la Mission. Si le véhicule a été préalablement immatriculé au nom de la société de leasing, la demande doit être accompagnée du certificat d immatriculation perforé (comme c est le cas pour un changement de propriétaire). 2 INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES GÉNÉRALES Depuis le 15 novembre 2010, les plaques comptent 7 caractères de couleurs rouge rubis sur fond blanc et sont aux dimensions européennes. Il existe un format long et un format carré (voir point 5.3.2) Transfert : Il est toujours autorisé de transférer une plaque CD d une voiture à l autre à condition qu une demande d immatriculation soit introduite. Le numéro de la plaque sera repris sur le certificat d immatriculation du nouveau véhicule. Cette opération n est plus possible si la plaque à transférer appartient à l ancienne série (plaques bicolores vert et rouge sur fond blanc). S il s agit d une ancienne plaque, une nouvelle immatriculation sera attribuée au prix de 30 euros. Les véhicules d occasion importés doivent être soumis à un contrôle technique avant l immatriculation à moins que le demandeur de l immatriculation en Belgique ne soit le titulaire de l immatriculation à l étranger. Il suffit, dans ce cas, de joindre le certificat d immatriculation étranger. Certificats d immatriculation (CIM) et duplicata : Dès le 1er septembre 2013, le CIM est composé de deux parties. Chaque élément est conservé à part : une partie «véhicule» et une partie «maison». 9
Chaque CIM à 2 volets est payant : 26 à payer au facteur de bpost. Le certificat d'immatriculation (CIM) est composé de deux parties : une à garder dans le véhicule et une à conserver au domicile. Lors de sa réception, le titulaire doit les découper avec précaution. Les CIM s abîmés ne sont pas échangés comme c est le cas pour les plaques abîmées. Donc : un nouveau CIM, et pas de nouvelle plaque. En cas de perte/vol d un seul volet du CIM, il faut en faire la déclaration auprès de la Police. Elle procède au signalement du document complet. Il faut ensuite demander un duplicata à la Direction du Protocole en joignant le morceau «restant» à la déclaration délivrée par la Police. En cas de changement d adresse : un nouveau CIM doit être demandé à la Direction du Protocole. CIM seul = 26 euros CIM + plaque = 30 euros Seule la perte / le vol de la plaque officielle (placée à l arrière avec l écusson du SPF Mobilité) doit être déclaré à la police. Le certificat d immatriculation émis par un autre Etat membre de l UE est conservé pendant 6 mois par la DIV, l autorité qui a émis ce document peut le réclamer pendant ce délai à la DIV, ensuite il est détruit. Documents requis à bord du véhicule : - La carte internationale d assurance automobile (carte verte) valable - Un permis de conduire belge ou étranger valable et reconnu en Belgique, ou un permis de conduire international valable - L original du certificat d immatriculation (partie «véhicule») - L original du certificat de conformité - Le «certificat de visite» du contrôle technique si le véhicule a 4 ans ou plus. Changement d adresse OU de fonction du propriétaire : Il y a lieu d envoyer une demande d immatriculation sur laquelle est écrit dans la case X10 (renseignements complémentaires) qu il s agit d un changement d adresse. La DIV établira un nouveau certificat d immatriculation. De même lorsque le titulaire part travailler dans un autre organisme, cette procédure doit être suivie. Une nouvelle vignette ATV est requise uniquement si l identité du titulaire change : par exemple une voiture officielle change d organisme. Si le propriétaire est titulaire d une plaque de l ancienne série, une plaque de la nouvelle série sera attribuée au prix de 30. Pour les véhicules immatriculés en série ordinaire, il y a lieu de s adresser à la police. Obligation de respecter le Code de la route amendes en cas d infractions : Le Service du Protocole rappelle aux Missions diplomatiques que les règlements et prescriptions belges en matière de circulation routière doivent être respectés par tous les conducteurs de véhicules munis d une plaque CD ou internationale et ce conformément à l obligation de respecter les lois et règlements de l Etat accréditaire comme prévue par l'article 41 de la Convention de Vienne sur les Relations diplomatiques (1961). Il est rappelé également que les personnes privilégiées sont tenues en cas de non-respect du code de la route de payer les éventuelles amendes transactionnelles proposées par les Parquets ou éventuellement par les Tribunaux suivant les modalités des lettres circulaires en vigueur. La Direction du Protocole se réserve le droit de prendre en compte le respect du code de la route lors de la délivrance des plaques CD et de prendre des sanctions fiscales. 10
Les autorités en la matière sont donc en droit d'interpeller le conducteur d'une voiture munie d une plaque CD ou internationale pour vérifier la validité des documents suivants : certificat d'immatriculation, certificat de conformité, carte verte d'assurance, permis de conduire, et éventuellement certificat de visite du contrôle technique. Par ailleurs, la Direction du Protocole se réserve le droit de demander à une Mission le certificat d assurance de ses véhicules automobiles et de lier la possibilité d'achat de carburant en franchise à la présentation d'un certificat d'assurances. Le défaut d'assurance peut également entraîner la radiation d'office de l'immatriculation et le paiement des droits d importation ou de la TVA. La Direction du Protocole rappelle à ce sujet la double responsabilité, tant celle du propriétaire du véhicule que celle du conducteur. Les voitures immatriculées en série CD sont liées à la fonction du titulaire et ne peuvent être conduites que par le titulaire (et les membres de la famille) ou le chauffeur attitré du diplomate ou de la mission diplomatique. Restitution des plaques procédure d obtention de plaques transit : A la fin de ses fonctions officielles, le titulaire est obligé de restituer la plaque CD officielle du véhicule (plaque arrière) à la Direction du Protocole pour radiation. Le non-renvoi de la plaque officielle endéans les 30 jours suivant la fin de fonction entraîne une suspension de la délivrance de nouvelles plaques à la Mission. Pour le transfert du véhicule vers un autre pays, le véhicule pourra être immatriculé au moyen d une plaque transit à validité limitée à 3 mois. Cette plaque (à caractères rouges sur fond blanc et délivrée dans l attente du transfert ou de l exportation du véhicule vers l étranger) peut être obtenue auprès de la D.I.V. City Atrium, rue du Progrès 56-1210 Bruxelles ( 02.277.30.50), au même prix que pour les autres plaques (payable par carte bancaire). Cette plaque transit ne doit pas être renvoyée en Belgique après immatriculation de la voiture à l étranger. Contrôle technique : Conformément à la réglementation belge, le propriétaire d un véhicule âgé de quatre ans est automatiquement invité par les services du Contrôle technique automobile (CTA), à présenter le véhicule au contrôle technique annuel ou bisannuel (selon les cas). Cette obligation s applique également aux véhicules immatriculés CD. Si le véhicule fait l objet d une vente, ledit contrôle devra également être effectué à l'initiative du vendeur, avant toute demande d'immatriculation par le nouveau propriétaire. Plus d info sur www.autosécurité.be Le contrôle administratif a lieu dans un Centre de Contrôle technique automobile. Il se limite à un contrôle des documents du véhicule. 3 ABREVIATIONS TVA : taxe à la valeur ajoutée DIV : Direction de l Immatriculation des Véhicules du Service public fédéral Mobilité et Transports Vignette ATV : document émis par le SPF Finances (Administration des Douanes et Accises) attestant l admission temporaire du véhicule en exonération des droits à l importation et / ou de la TVA. Vignette 705 : document de dédouanement délivré par la firme qui livre le véhicule et émanant de l Union économique belgo-luxembourgeoise. 11
4 QUELQUES ADRESSES UTILES SPF FINANCES Administration de la fiscalité des entreprises et des revenus (AFER) Services centraux, Secteur T.V.A. Direction III/2, North Galaxy Tour A 24 ème étage Boulevard du Roi Albert II, 33 boîte 25 1030 BRUXELLES Tél. : 02.576.27.16 ou 02.576.27.47 Fax : 02.576.17.60 Heures d ouvertures : tous les jours ouvrables entre 9h et 11h30. SPF FINANCES Administration des Douanes et Accises, Services centraux North Galaxy Tour A 8 e étage Boulevard du Roi Albert II, 33, boîte 37 1030 BRUXELLES Tél. : 02.576.31.79 Fax : 02.576.17.16 Heures d ouvertures : tous les jours ouvrables entre 9h et 11h30. SPF MOBILITE ET TRANSPORTS Mobilité et Sécurité Routière Direction Circulation Routière D.I.V. City Atrium Rue du Progrès 56 1210 BRUXELLES Tél. : 02 277 30 50 (infokiosque) Heures d ouvertures : tous les jours ouvrables de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 16h 12