Demande d agréation d un OCI par VEGAPLAN.BE asbl Vegaplan.be asbl, en abrégé Vegaplan.be, dont le siège social est situé Avenue de Tervuren 182, B-1150 Bruxelles Tél: 02.775.80.63 Fax: 02.775.80.75 N d entreprise : 0861.199.454 représenté par d une part; et...... (nom), dénommé ci-après OCI établi à (adresse) Tél : Fax:. e-mail :.. N d entreprise : représenté par.... d autre part. déclarent convenir ce qui suit : L OCI coche le Standard GIQF pour lequel il désire auditer : O Standard GIQF pour la Production Primaire Végétale, y compris le Guide sectoriel de l Autocontrôle pour la Production Primaire (G-040) O Standard GIQF des Entrepreneurs de Travaux Agricoles & Horticoles pour la Production Primaire Végétale, y compris le Guide sectoriel de l Autocontrôle pour les Entrepreneurs de Travaux Agricoles & Horticoles (G-033) 1. Objet Art. 1.1. L OCI déclare satisfaire aux conditions générales d adhésion prévues dans le Règlement de certification de Vegaplan.be et se déclare expressément d accord avec le Règlement de certification de Vegaplan.be et avec le(s) Standard(s) GIQF dont il contrôlera les dispositions. Il déclare également avoir reçu un exemplaire de ces documents. Art. 1.2. Toutes modifications au Règlement de certification précité effectuées ultérieurement et toutes modifications apportées au Standard GIQF seront préalablement portées à la connaissance de l OCI par Vegaplan.be, ainsi que la date ultime avant laquelle il doit faire connaître par écrit ses éventuelles objections à Vegaplan.be. A l échéance de cette date et sans
réaction de sa part, l OCI est considéré comme d accord avec ces modifications et devra en informer l opérateur dans le mois. 2. Durée Art. 2.1. L OCI déclare vouloir être agréé et enregistré par Vegaplan.be en tant qu Organisme de Certification agréé pour le contrôle et la certification du Standard GIQF y compris le Guide sectoriel correspondant, et ce, pour une durée indéterminée prenant cours dès la signature du présent contrat après acceptation de sa demande par le Conseil d Administration de Vegaplan.be. Art.2.2 L OCI déclare avoir pris connaissance de la procédure à suivre pour mettre fin au contrat avec Vegaplan.be selon les modalités décrites dans le Règlement de certification du Standard GIQF. Il peut également être mis fin au contrat sur base d exclusion. Les conditions d exclusion d un OCI sont reprises sous le point «Conditions pour les OCI» du Règlement de certification. L OCI peut également mettre volontairement fin au contrat, selon les modalités décrites dans le point «Conditions pour les OCI». 3. Formation des auditeurs Art. 3.1 Art. 3.2 Le candidat auditeur doit répondre aux dispositions prévues dans le Règlement de certification du Standard GIQF sous le point «Exigences pour le personnel des OCI». La sous-traitance entre deux OCI n est pas autorisée. En d autres mots, un OCI ne peut pas déléguer la réalisation des audits à un autre OCI. Des auditeurs freelance peuvent néanmoins intervenir si ceux ci sont intégrés dans le système des OCI concernés, que leurs compétences sont validées par les OCI concernés et qu ils ont été reconnus par Vegaplan. 4. Respect des exigences Art. 4.1 Art. 4.2 Art. 4.3 Vegaplan se réserve le droit d accompagner, ou de mandater une personne tierce, chaque auditeur minimum 1 fois par an afin de vérifier si les exigences du Standard GIQF sont auditées d une manière satisfaisante. Les durées d audit spécifiées dans le cahier des charges doivent être strictement respectées. Les 10 % d audits non annoncés prévus dans le cadre du Standard GIQF sont choisis aléatoirement par l OCI, mais peuvent également être intentionnellement choisis via une analyse de risques réalisée par l OCI.
5. Litiges entre les parties Art. 5.1 En cas de litige entre les parties (entre l OCI et l agriculteur, entre Vegaplan et l auditeur/oci), les différentes voies de recours possibles, conformément aux procédures décrites dans le Règlement de certification doivent avoir été épuisées avant de pouvoir porter le litige devant les juges. 6. Utilisation du logo Art. 6.1 L asbl Vegaplan.be confère à l organisme de certification le droit non exclusif d utilisation du logo Vegaplan, uniquement en combinaison avec l octroi d un certificat GIQF à l agriculteur/entrepreneur audité. 7. Facturation Art. 7.1 Pour les droits qui lui sont accordés par Vegaplan.be, l OCI lui est redevable d une indemnité de 750,00 par an (hors TVA), additionnée d une indemnité de 1,00 par agriculteur ou entrepreneur agricole & horticole contractant. Les indemnités annuelles sont dues à Vegaplan.be au début de chaque exercice. Art. 7.2 Conformément au Règlement de certification, chaque agriculteur/entrepreneur paie une indemnité pour l utilisation du Guide sectoriel/standard GIQF. Le montant de l indemnité est mentionné dans le Règlement de certification. Cette indemnité est payée à l OCI. Celui-ci est dans l obligation de percevoir l indemnité auprès de l agriculteur/entrepreneur et de la transférer à l asbl Vegaplan.be au plus tard dans le mois qui suit la délivrance du certificat. Ceci a lieu au moyen de la facture mensuelle envoyée à l OCI par Vegaplan.be. Art. 7.3 Toutes les factures de l asbl Vegaplan.be ou d un tiers mandaté sont payables au comptant. A partir de la date d échéance (30 jours date de facture), tout montant impayé entraîne de plein droit et sans mise en demeure préalable un intérêt de retard équivalant au taux d intérêt défini à l art. 5 de la Loi relative à la lutte contre les arriérés de paiement lors des transactions commerciales du 2 août 2002. Lorsque le montant principal de la facture et les intérêts ne sont pas payés dans les 15 jours de l envoi d un avertissement, le montant dû est majoré d une indemnité forfaitaire conventionnellement fixée à 10% du montant dû à la date d échéance, avec un minimum de 50,00. Art. 7.4 L OCI s engage à respecter les éventuelles adaptations de l indemnisation décidées par le Conseil d Administration de Vegaplan.be, conformément à l art. 1.2.
8. Mot de passe pour l extranet Art. 8.1 Après paiement de l indemnité fixée annuellement (suivant les Conditions pour les OCI), l OCI obtient l accès au système extranet du site Internet www.vegaplan.be, via un mot de passe. Le système extranet contient une base de données reprenant tous les agriculteurs et entrepreneurs agricoles & horticoles affiliés. L OCI a exclusivement accès aux données des agriculteurs et entrepreneurs agricoles avec lesquels il a signé un contrat dans le cadre de la certification. Le mot de passe est personnel et l OCI s engage à ne pas le révéler à des tiers. 9. Actualisation de la base de données et rapportage à VEGAPLAN.BE Art. 9.1 L OCI s engage à introduire quotidiennement les adaptations de la base de données (reprenant les coordonnées des agriculteurs/entrepreneurs agricoles) dans l environnement extranet du site Internet www.vegaplan.be selon les derniers développements relatifs aux données de l entreprise et au statut de l agriculteur/entrepreneur agricole, comme décrit dans le Règlement de certification; il peut s agir : A. de l enregistrement d un nouvel agriculteur / entrepreneur agricole ; B. du résultat des audits exécutés (= statut). Vegaplan.be s accorde le droit de vérifier par échantillonnage si l OCI satisfait aux conditions relatives à l actualisation de la base de données et au rapportage à Vegaplan.be. Art. 9.2 Tout OCI est tenu d introduire les données administratives de l agriculteur/entrepreneur agricole dans la base de données de Vegaplan.be avant même d effectuer un audit. L OCI a dès lors la responsabilité de vérifier si l agriculteur / l entrepreneur agricole est enregistré auprès d un autre OCI. Nous référons également aux dispositions reprises dans le Règlement de certification du Standard GIQF sous le point «Transfert d un opérateur vers un autre OCI». Art. 9.3 L OCI établit un rapport annuel sur les activités effectuées dans le cadre du Standard GIQF et du Guide sectoriel correspondant. Le rapport contient toutes les informations mentionnées sous le point «Rapportage à Vegaplan» du Règlement de certification du Standard GIQF.
Art. 9.4 Vegaplan.be a le droit de réclamer les rapports d audit qui devront lui être fournis dans un délai de huit heures ouvrables. Une personne de contact et un n de gsm seront communiqués à Vegaplan.be. Etabli et signé en double exemplaire, Date :. /. /.. Nom : Nom : Vegaplan.be asbl : OCI :