Mobiliser son CA pour maximiser son apport : les déterminants de la participation Québec, 14 octobre 2014
Objectifs et déroulement Objectifs : Réfléchir sur ses pratiques et diagnostiquer le niveau d engagement de ses administrateurs et bénévoles; S approprier les déterminants de la participation; Formuler des pistes d actions concrètes pour maximiser la participation et l apport de son conseil d administration. Animatrice : Élise Demers, conseillère en participation citoyenne et formation, Table de concertation des forums jeunesse régionaux du Québec
Présentation des forums jeunesse Les mandats des forums jeunesse 1. Favoriser la représentation des jeunes en région. 2. Encourager et maintenir la concertation entre les représentants des jeunes et les partenaires locaux et régionaux. 3. Exercer un rôle-conseil en matière de jeunesse. 4. Promouvoir l implication sociale des jeunes à l échelle locale et régionale et coordonner les actions des agents de participation citoyenne. 5. Soutenir financièrement des actions jeunesse structurantes, ainsi que des projets locaux et régionaux, par l intermédiaire du Fonds régional d investissement jeunesse (FRIJ). Mais surtout, un réseau qui s est mobilisé contre le suicide il y a quelques années en collaboration avec l AQPS.
La Table de concertation des forums jeunesse régionaux du Québec La mission de la Table de concertation des forums jeunesse régionaux du Québec est : d offrir à ses membres un lieu de concertation, de partage d expertise, de transfert d information et de formation, afin de soutenir les forums jeunesse régionaux dans la réalisation de leurs mandats; de promouvoir les forums jeunesse, leurs actions, leurs intérêts et préoccupations communes, ainsi que leurs orientations collectives en matière de jeunesse et de développement régional; de représenter les actions, les intérêts et préoccupations communes des forums jeunesse ainsi que leurs orientations collectives en matière de jeunesse et de développement régional. Mais surtout, le développement d une expertise en animation et instances décisionnelles depuis plusieurs années.
C est quoi, un CA mobilisé? De 1 à 10,qualifiez l engagement de votre conseil d administration. 1 (Peu engagé) 10 (Très engagé)
C est quoi, un CA mobilisé? Vrai ou faux : Le conseil d administration est un peu un mal nécessaire : nous en avons un car c est ainsi qu est structuré un OBNL. Il y a toujours des élections aux assemblées générales : les gens se battent pour faire partie de notre conseil. Les administrateurs arrivent préparés aux rencontres et influencent souvent les orientations de l organisme. Certains de nos administrateurs viennent aux rencontres, mais ne parlent jamais. Nos administrateurs représentent l organisation dans certains évènements. Ils sont nos antennes dans la communauté. Les administrateurs comprennent bien leur rôle dans l organisation - et savent où s arrête celui du CA vs la direction générale.
Du CA spectateur au CA acteur Le CA spectateur : Il est généralement présent, mais il faut parfois pousser pour atteindre le quorum; Il approuve pratiquement toutes les propositions amenées, ne vote jamais; Le temps de parole des rencontres est occupé principalement par la direction générale et la présidence; Son implication commence à son entrée au conseil et se termine à la fin des rencontres.
Du CA spectateur au CA acteur Le CA acteur : Il pose des questions et est le gardien de la mission de l organisation; Il amène toujours plus de gens vers l organisation (recrute des bénévoles, d autres administrateurs, a des idées de financement...) Il comprend son rôle et ne tombe pas dans la microgestion; Il lui arrive de renvoyer l équipe à sa table à dessin, mais pour des choses qui en valent la peine, comme les grandes orientations; Il a une influence sur le plan d action de l organisation.
Du CA spectateur au CA acteur Que devrait faire d autre un CA mobilisé selon vous? Quels sont les besoins de l organisation que le CA pourrait mieux combler?
Comment en arriver là? Et si, au lieu de se demander uniquement comment le CA peut répondre à nos besoins, on se demandait aussi comment répondre à ses besoins? Ils sont là pourquoi, vos administrateurs? Que viennentils chercher?
Introspection Pouvez-vous vous rappeler votre meilleure et votre pire expérience d engagement? Les besoins liés à l engagement : A P P L
Appartenance : moyens Attribuer des responsabilités aux participants, et leur demander de présenter eux-mêmes aux autres leurs résultats. Valoriser l apport de chaque participant et non seulement des «experts» ou décideurs. Tenir les participants informés des petits détails qui font qu ils se sentent «dans le coup», qu ils savent pourquoi ils font les choses de cette façon. Rencontrer les participants pour savoir pourquoi ils s impliquent et quels sont leurs objectifs. Avoir des attentes claires par rapport aux participants. Planifier l accueil des participants. Briser les cliques, traiter équitablement les membres
Pouvoir : moyens Donner de réelles décisions à prendre aux participants, quitte à donner des choix. Utiliser le vote indicatif à l occasion. Aborder les problématiques plus profondes avec eux et non seulement entre les employés ou l exécutif. Après un évènement / une rencontre où ils se sont impliqués, s assurer qu ils reçoivent un suivi des résultats : à quoi leur implication a-t-elle servi? Qu estce que leur présence a permis? Porter une attention particulière aux suivis des décisions prises dans les CA (courriel, modifications, transparence).
Plaisir : moyens Différents éléments mettent du plaisir dans une implication : L atmosphère positive et détendue La valorisation de son apport ou de ses idées Une animation ou une coordination adéquate Un moment informel post-évènement Un café Un merci L impression d apprendre et de se développer comme personne (sentiment de défi) Sentiment d être utilisé à sa juste valeur
Liberté : moyens Poser des questions ouvertes, qui ne tracent pas de direction ou ne désignent pas des réponses comme étant meilleures. Présenter des documents qui n ont pas l air final. Donner de la formation ou de l information aux participants afin qu ils cernent bien les enjeux en cours et se sentent pertinents et compétents au moment de s exprimer sur les sujets le faire dans des délais raisonnables. Appeler les opinions divergentes. Ne pas prendre pour acquis l adhésion des gens : la valider. Briser le grand groupe à certaines occasions.
Besoins liés à l engagement Appartenance Pouvoir Plaisir Liberté
Besoins liés à l engagement Plusieurs clés : La présidence de rencontre La préparation des rencontres Une vision commune du rôle du conseil
À faire à votre retour Quels sont les besoins qui selon vous sont comblés chez vos administrateurs? Quels sont les besoins pour lesquels vous devez intervenir en priorité? Manque-t-il un besoin à ce modèle selon vous?
Le recrutement Le recrutement, étape essentielle vers un CA mobilisé : quelles sont les portes d entrée à l engagement, quel est le déclic?
Le déclic à l engagement 1) Les Obélix Présence de modèles dans le milieu social en bas âge Agir sur les parents Présenter des modèles Les approcher personnellement Source : BUSSIÈRES, Félix. 2011. La participation citoyenne des jeunes en Outaouais (mémoire), Université du Québec en Outaouais, Gatineau, 176 pages.
Le déclic à l engagement 2) Les Idéfix Par des motivations personnelles Vendre la participation Court terme Concret Les piéger Source : BUSSIÈRES, Félix. 2011. La participation citoyenne des jeunes en Outaouais (mémoire), Université du Québec en Outaouais, Gatineau, 176 pages.
Le déclic à l engagement 3) Les Astérix Par une prise de conscience choc Voyage Confrontation à un enjeu Événement Source : BUSSIÈRES, Félix. 2011. La participation citoyenne des jeunes en Outaouais (mémoire), Université du Québec en Outaouais, Gatineau, 176 pages.
Intervenir : Recruter différents types de membres peut diversifier le conseil, ce qui peut avoir un impact positif sur son efficacité. Dans les messages de recrutement, il faut penser aux 3 types de personnalité.
Autres références www.forumsjeunesse.qc.ca Cadre de référence en participation citoyenne Guide d accueil et formation des administrateurs Atelier sur les déterminants de la participation Cap sur les jeunes bénévoles (Réseau de l action bénévole)